Oubliez le stylo et le papier : Comment utiliser l'IA pour les notes de réunion

Vous arrive-t-il de vous sentir coincé en train de prendre des notes pour une réunion alors que des idées brillantes s'envolent ? Vous n'êtes pas le seul !

En moyenne, les gens parlent 110 à 150 mots par minute. En revanche, ils ne peuvent chronométrer que 20-45 mots par minute comme vitesse d'écriture à la main !

À moins d'être un expert en sténographie, vous serez perpétuellement en train de rattraper votre retard. Au cours de cette lutte, vous manquez également les nouvelles idées échangées, ce qui vous laisse un sentiment d'abandon, de confusion et d'accablement.

Et s'il existait un moyen de prendre des notes précises sur les réunions sans avoir à se préoccuper de tout cela ?

À faire ? Alors, dites bonjour à l'assistant de réunion IA, un outil qui automatise intelligemment la prise de notes pendant que vous participez à des réunions.

Voici tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de l'IA pour les notes de réunion.

Comprendre l'IA pour la prise de notes

Les méthodes de prise de notes manuelles sont chronophages et gourmandes en ressources. Dans ce contexte, l'intelligence artificielle (IA) transforme la prise de notes d'une tâche banale en un avantage stratégique.

Voici un aperçu de la magie de l'IA pour la prise de notes notes de réunion :

Reconnaissance automatique de la parole (ASR) : Le fondement des notes de réunion générées par l'IA

La reconnaissance automatique de la parole (ASR), également connue sous le nom de Speech-to-Text (STT), est au cœur de toute prise de notes IA.

Cette technologie tire parti de l'intelligence artificielle (IA) ou de l'apprentissage automatique (ML) pour convertir les mots prononcés en texte précis et lisible. Elle a la capacité de suivre le rythme des conversations vocales, même les plus rapides. Une telle transcription en temps réel et évolutive garantit que vous pouvez capturer tous les petits détails de la discussion au fur et à mesure qu'elle se déroule.

À faire ?

La RAS est trois fois plus rapide que la dactylographie ! Vous pouvez donc consacrer le temps ainsi gagné à des tâches complexes ou de grande valeur - ou à faire défiler des vidéos de chats sur Internet si vous préférez !

Transcription, résumer et au-delà

Si l'objectif premier des outils de prise de notes en réunion est de transcrire les réunions en temps réel, les outils IA ajoutent encore plus de valeur à ce travail. Voici comment :

• Distinguer facilement les différents participants à la réunion car elle reconnaît les différents intervenants ; savoir qui a dit quoi facilite l'attribution claire des idées et élimine la confusion
• Mesurer l'efficacité de la réunion en analysant les lacunes en matière de connaissances, en découvrant les domaines d'amélioration, en limitant les discussions excessives ou les répétitions, etc
• Effectuer des recherches dans les transcriptions par mots-clés et par noms d'orateurs, ce qui permet de trouver rapidement et facilement des informations
• Capturez l'essence d'une réunion en quelques clics. Les outils IA vous font gagner du temps et économiser des efforts en générant automatiquement des résumés et des notes clés des points de discussion et des décisions essentielles de la réunion
• Identifiez les éléments d'action pour ne plus jamais manquer un suivi. Les notes de réunion générées par l'IA capturent et mettent en évidence les décisions, les tâches et les actions cruciales
• Améliorez l'accessibilité et le partage des connaissances au sein des équipes multilingues grâce àOutils d'écriture IA qui génèrent des notes de réunion en multiples langues

utilisez ClickUp Brain pour convertir les notes de réunion en différentes langues_

Avantages de l'utilisation de l'IA pour les notes de réunion

Maintenant que vous comprenez le rôle de l'IA dans la prise de notes de réunion, vous pouvez vous concentrer sur les avantages de l'utilisation de l'IA Outils d'IA dans la prise de notes si l'on se réfère aux notes de réunion prises par l'IA, passons rapidement en revue les avantages qu'elles présentent :

• Augmentation de la productivité : Les logiciels de prise de notes IA vous libèrent du fardeau de la prise de notes manuelle. Par conséquent, vous pouvez réfléchir librement, partager vos idées et participer activement aux discussions pendant que la prise de notes IA saisit chaque détail. Cela se traduit par une augmentation de la productivité globale pendant les réunions
• Une précision et un achevé améliorés : La transcription alimentée par l'IA convertit méticuleusement chaque extrait sonore de vos applications de vidéoconférence en son équivalent écrit. Tout étant fidèlement documenté, des discussions rapides au jargon technique, il devient plus facile de se fier à l'exactitude et à l'exhaustivité des notes achevées par l'IA
• Amélioration de la collaboration : Comme tous les participants à la réunion ont accès aux mêmes informations, ces notes de réunion les mettent sur la même page. Cette compréhension partagée ouvre la voie à un travail collaboratif avec des objectifs clairs, transparents et sans ambiguïté

collaborez sur les notes de réunion et les forfaits d'action avec ClickUp Docs_

• Résultats actionnables : Les outils d'IA enlogiciel de compte-rendu de réunion détectent et mettent automatiquement en évidence les tâches et décisions cruciales au sein des notes. En plaçant ces éléments d'action en tête de liste, ils vous permettent d'attribuer les tâches rapidement et efficacement. De plus, la clarté des attentes, des échéanciers, etc., facilite l'obtention de résultats positifs
• Amélioration de la prise de décision : L'assistant de réunion IA peut tirer des insights clés de la réunion, générer des résumés, et également établir une feuille de route pour les actions futures. Cela assiste la prise de décision tout en doublant comme un point de repère pour identifier les thèmes récurrents ou les domaines d'intérêt
• Gestion des connaissances approfondies : Les notes de réunion constituent un enregistrement de toutes vos réunions. Grâce aux outils d'IA, vous pouvez documenter, stocker et organiser cette base de connaissances pour y accéder facilement et s'y référer ultérieurement. Cela rend également ces réserves de données consultables, afin que vous puissiez rapidement retrouver les informations des réunions passées
• Croissance continue : Les outils d'IA pour la prise de notes en réunion étant de plus en plus populaires, vous pouvez également être sûr de bénéficier d'une amélioration continue. La technologie étant de nature itérative, chaque version de la prise de notes de réunion est plus raffinée et répond encore mieux à vos besoins. En conséquence, vous pouvez vous attendre à une valeur composée de l'assistant IA pendant les réunions
• Une étape vers l'inclusivité : Responsabilisez des équipes diversifiées en faisant tomber les barrières grâce aux notes de réunion de l'IA. Qu'il s'agisse de traduire les agendas de réunion d'une langue à l'autre ou de fournir un sous-titrage en temps réel pour permettre aux personnes souffrant de déficiences auditives, un assistant de réunion IA vous rapproche de votre objectif d'un lieu de travail inclusif et accessible

ClickUp Pro Tip : L'accessibilité n'est plus une fonctionnalité agréable à avoir, mais une mission essentielle à la réussite de l'organisation. De la stimulation de l'innovation et de l'augmentation de la portée du marché au maintien de la conformité, elle a un grand impact.

À lire également La validation de ClickUp en matière d'accessibilité

Cas d'utilisation et applications pratiques des assistants de réunion IA pour la prise de notes

Les nombreux avantages de l'utilisation de Outils d'IA pour les notes de réunion vous ont probablement donné envie de les essayer. Si c'est le cas, voici quelques façons d'utiliser un outil de prise de notes IA :

Générer des documents de pré-réunion

Invitations exemples:

• Sur la base des notes des réunions précédentes sur le <sujet/projet>, identifiez les points de discussion clés, les questions en suspens et les éléments potentiels de l'ordre du jour
• Élaborez un projet d'ordre du jour de la réunion sur la base des thèmes récurrents liés à <sujet/projet>
• Je travaille sur une équipe commerciale pour <produit/service> pour un . Que doit contenir l'équipe commerciale ?

traduisez votre texte dans une autre langue en quelques secondes à l'aide de ClickUp Brain_

La transcription en temps réel et la prise de notes sont les principales propositions de valeur d'un assistant de réunion IA. Les outils de prise de notes capturent toutes les discussions et les points de discussion d'une réunion dans les moindres détails, quel que soit le nombre de participants. Cette qualité est particulièrement cruciale dans les réunions au rythme rapide, les discussions à grande échelle et les conférences téléphoniques, car vous saurez clairement qui a dit quoi et quand. Elle aide également les participants à surmonter les difficultés liées à la langue et aux accents, qui pourraient les amener à omettre des détails ou à mal interpréter des informations.

Le logiciel de transcription IA reconnaît la voix de chaque intervenant, attribue leurs idées dans les notes, traduit en temps réel et génère des documents de réunion clairs et précis. Nous avons déjà parlé de son impact sur l'inclusion et l'accessibilité, il s'agit donc d'une solution facile à mettre en œuvre si vous cherchez à tirer parti de la technologie de l'IA Outils d'IA pour les réunions .

Récapituler le compte-rendu de la réunion ou les points clés

Exemples d'invitations, instructions:

• Récapituler les points clés discutés lors de la réunion
• Identifier tous les éléments d'action et les lister avec leurs échéances correspondantes
• Rédiger un compte-rendu concis de la discussion de cette réunion

résumer les notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp Brain_

Ne perdez pas votre temps à extraire les points clés de longues discussions. Au lieu de cela, utilisez des outils d'IA pour générer des récapitulatifs de réunion qui capturent l'essentiel de la discussion !

Les outils d'IA pour la prise de notes en réunion extraient les points clés pour élaborer un aperçu concis des points à retenir de la réunion. Tous les participants se retrouvent ainsi sur la même page sans avoir à parcourir de longues pages de transcriptions. Ils partagent également les horodatages de ces points clés afin que vous puissiez toujours revenir aux enregistrements de la réunion ou aux fichiers audio et délibérer sur la discussion.

Ces procès-verbaux constituent un document crédible, offrant un aperçu de toutes les réunions jamais organisées.

Susciter un brainstorming créatif

Exemples d'invitations, instructions:

• Nous avons discuté du processus étape par étape de <projet/sujet>. Transformez cette discussion en un organigramme
• Quels sont les défis et les obstacles mis en évidence lors de la réunion ? Quelles sont les solutions possibles pour y remédier ?

Générez, résumez, relisez, améliorez et traduisez vos rapports, e-mails et discussions avec ClickUp Brain's AI Writer for Work

Outre les résumés et les comptes rendus de réunion générés par l'IA, certaines applications de prise de notes par l'IA peuvent également générer des rapports post-réunion complets. Ceux-ci capturent l'essence de la réunion, achevée avec les points de discussion, la durée de la réunion, les horodatages, les profils des participants, etc. que vous pouvez consulter même après que la réunion se soit achevée.

De plus, il existe plusieurs façons d'exploiter les informations ou de mettre en œuvre des idées à partir de chaque rapport. Par exemple, vous pouvez identifier les personnes qui ont défendu une idée entre plusieurs intervenants, leur demander des éclaircissements, leur donner du crédit et leur attribuer la propriété des tâches associées.

Évaluer l'efficacité des réunions

Exemple d'invitations, instructions:

• Examinez le flux de la discussion et identifiez les sections qui se répètent fréquemment
• Comment aurions-nous pu réduire la durée de cette réunion ?
• Établissez l'agenda de la prochaine réunion et partagez vos idées sur la manière de la mener plus efficacement

Les outils d'IA formés à l'analyse des discussions peuvent capturer des informations précieuses au-delà des mots prononcés. Ils se targuent de fonctionnalités avancées pour analyser les discussions vocales et mettre en évidence la dynamique des réunions. En capturant des indicateurs tels que la distribution du temps de parole, les sections de points répétitifs, les zones de désengagement et les discussions excessives, vous pouvez identifier les domaines d'amélioration dans votre structure de réunion existante.

En conséquence, vous pouvez forfaiter des interventions, telles que l'amélioration de la planification de l'ordre du jour de la réunion, l'équilibrage de la participation, etc., afin d'optimiser les futures réunions pour une concentration et une efficacité accrues.

Personnaliser le forfait de réunion

Invitations exemples:

• Quelles sont les tâches qui m'ont été confiées au cours de cette réunion ? Ajoutez-les à ma liste de tâches
• Préparer un forfait avec des tâches classées par ordre de priorité et des échéances basées sur les éléments de cette réunion
• Synchroniser mon Google Agenda avec les tâches identifiées dans ces notes de réunion

Les solutions de prise de notes IA pour les réunions peuvent également convertir les listes de tâches ou les points d'action en feuilles de route personnalisées. Pour faciliter cela, elles pourraient analyser l'historique des notes de réunion, les profils individuels, les calendriers personnels, les horaires, etc. afin d'emplacement les thèmes récurrents, votre rôle dans ces réunions, les échéances à venir, etc.

Ensuite, sur la base de ces informations, ils génèrent des forfaits personnalisés qui hiérarchisent les tâches, attribuent les rôles et les responsabilités, et définissent les échéances. Une telle transition transparente entre la plateforme de réunion, les notes et la gestion des tâches facilite le suivi et le rend plus pratique. Les participants aux réunions peuvent ainsi se concentrer sur les tâches les plus importantes et contribuer de manière significative à la réussite globale de l'équipe.

Comment intégrer des outils IA aux notes de réunion

Il existe plusieurs façons de générer des notes à l'aide d'un assistant de réunion IA. Voici quelques options à prendre en compte :

Utiliser l'ASR pour des transcriptions en direct par l'IA

Avec ASR, vous pouvez paramétrer la transcription en temps réel et automatiser la prise de notes. Les fonctionnalités intelligentes alimentées par l'IA, telles que les suivantes ClickUp Brain fait plus que générer des notes. Utilisez-le pour transcrire automatiquement les enregistrements de réunions capturés par le biais de Clips (nous y reviendrons). Vous pouvez ensuite utiliser la transcription IA pour rechercher les points forts, parcourir les vidéos à l'aide des horodatages et copier des extraits

Employer les outils de prise de notes de l'IA pour revoir les enregistrements

Alors que les outils de RPA génèrent des transcriptions de réunion en temps réel, les outils d'IA dotés de capacités de prise de notes travaillent à partir d'enregistrements audio.

utilisez ClickUp Clips pour enregistrer des écrans et partager des vidéos avec les participants à la réunion ClickUp Clips est une façon intelligente de transformer des notes manuelles textuelles en médias enrichis. Voici comment vous pouvez les utiliser en réunion :

• Capturez un enregistrement de l'activité de l'écran, des fenêtres d'application ou de votre bureau lors de présentations, de vidéos, de démonstrations, etc.
• Auto-production de transcriptions, d'annotations et d'horodatages à partir d'enregistrements pour mettre en évidence les points clés d'une discussion
• Partager des clips vidéo pour la participation asynchrone des membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion en direct

De tels outils IA analyseront ces fichiers audio ou vidéo pour générer des notes détaillées. Vous pouvez également bricoler avec leurs fonctions IA avancées comme l'identification de l'orateur, la recherche par mot-clé, la génération d'horodatage et la mise en évidence des moments clés.

Mettre à profit les outils de résumer les réunions

Dans certains cas, vous disposez d'enregistrements de réunions que vous souhaitez convertir en notes et générer des résumés concis à partir de ces sorties. Dans d'autres cas, il se peut que vous disposiez déjà de transcriptions de réunions et que vous souhaitiez seulement les résumer. Avec ClickUp Brain, vous pouvez :

• Analyser les discussions et souligner automatiquement les éléments d'action. Ensuite, convertir ces points de discussion exploitables en tâches et les assigner aux parties prenantes pour promouvoir la responsabilisation dès le départ
• Générer des résumés concis de longues discussions ou de fils de discussion. Teams s'affranchit du bruit pour présenter les décisions essentielles de la réunion et les prochaines étapes afin de faciliter l'alignement de l'équipe

résumer les notes de réunion avec granularité grâce à ClickUp Brain_

• Utilisez la fonctionnalité de résumer pour générer un bref aperçu des décisions clés, des éléments d'action et des points à retenir en quelques clics

Connexion avec les outils de gestion de projet

Il y a deux façons de procéder. Premièrement, vous pouvez sélectionner un outil de prise de notes RIA ou IA qui s'intègre aux plateformes de gestion de projet. Deuxièmement, vous pouvez choisir un outil de gestion de projet comme ClickUp avec des fonctionnalités IA intégrées pour la prise de notes et la gestion des documents.

Voici quelques fonctionnalités qui font de ClickUp la meilleure solution logicielle alimentée par l'IA pour les notes de réunion :

1. Documents

documenter les notes de réunion et laisser des commentaires sur ClickUp Docs_ ClickUp Documents est un hub centralisé pour tous les documents liés à votre projet. Il sert d'espace de collaboration où vous et votre équipe pouvez :

• Documenter les notes de réunion pour une référence facile et une organisation effacée. Vous pouvez modifier les notes de réunion pour les rendre plus faciles à lire en utilisant diverses options de mise en forme comme les titres, les puces et les tableaux (PS. Vous pouvez également utiliser ClickUp Brain dans les documents)
• Réviser les notes de réunion et y contribuer. Comme les documents sont collaboratifs et partageables, les participants peuvent laisser des commentaires pour ajouter plus de contexte à ce qui a été discuté et pour corriger les erreurs ou les mauvaises interprétations
• Créez un **référentiel$a de toutes vos notes de réunion. Partagez les notes entre les parties prenantes dans un souci de transparence, de compte rendu et d'accès à l'information, tout en veillant à ce que l'ensemble de l'équipe reste alignée

2. Tableaux blancs ClickUp Tableau blanc le tableau blanc ClickUp est l'un des nombreux outils de collaboration de ClickUp. Il facilite le brainstorming visuel et l'idéation pendant les réunions de la manière suivante :

• Traduire les idées et les concepts en formes visuelles comme les cartes mentales, les organigrammes et les diagrammes qui favorisent l'exploration créative et la collaboration
• Visualiser les relations et les interdépendances entre les tâches ou les idées afin de maintenir la concentration sur l'ensemble de la situation tout en travaillant sur les moindres détails
• Intégrez les Tableaux blancs dans le contenu des réunions sur Docs pour une expérience intégrée de brainstorming et de développement de projet

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Release-2.176\_Whiteboard-Doc-Edit_V1.gif Intégrer des cartes Doc dans les Tableaux blancs ClickUp /$$img/

construire un écosystème intégré sur les tableaux blancs ClickUp

3. Modèles

ClickUp offre également une riche bibliothèque de modèles gratuits qui sont 100% personnalisables en fonction des besoins de votre projet ou de votre flux de travail.

Télécharger ce modèle

Documentez l'ensemble de la discussion de la réunion avec le modèle de compte-rendu de réunion ClickUp

De même, le modèle Docs personnalisable de Notes de réunion ClickUp offre une orientation. En établissant des lignes directrices et une structure pour vos réunions, vous pouvez faire en sorte que chaque réunion compte, qu'elle soit quotidienne ou annuelle.

Télécharger ce modèle

Gardez une trace de toutes vos réunions avec le modèle ClickUp Meeting Note Style

Puisque vous devrez maintenir un registre de toutes vos notes de réunion, nous avons également ce modèle sur Style de note de réunion ClickUp . Le modèle de réunion permet de capturer de brefs résumés de chaque réunion dans une forme simple et de constituer un référentiel central et consultable. Il facilite l'organisation des notes tout en permettant aux équipes et aux parties prenantes d'être informées en temps voulu de la progression des travaux.

4. Intégrations

synchronisez vos calendriers Google avec ClickUp pour une gestion efficace des disponibilités pour les réunions_

Comme si les fonctionnalités et capacités intégrées de ClickUp ne suffisaient pas, vous avez également la possibilité d'intégrer ClickUp à vos outils, plateformes et systèmes existants. Par exemple,

ClickUp s'intègre à Google Meet et à Microsoft Teams pour les réunions vidéo. De même, vous pouvez le connecter avec Fireflies et MeetGeek pour les transcriptions en direct. De telles intégrations vous permettent d'ajouter de puissantes fonctionnalités de gestion de projet à d'autres outils et de les rendre évolutifs.

Répondre aux attentes et au-delà avec l'IA pour la prise de notes en réunion

Que vous exploitiez Outils d'IA pour les présentations et les ordres du jour ou les utiliser pour générer des sous-titres fermés en direct - l'IA gagne du terrain dans le domaine de la prise de notes en réunion. Plus important encore, elle dessine un avenir positif et prometteur pour ce qui est à venir.

Au fur et à mesure que la technologie mûrit, vous trouverez des assistants de réunion IA plus intuitifs, axés sur la valeur et exploitables. Des fonctionnalités avancées comme l'analyse des sentiments vous renseigneront sur le moral de l'équipe, tandis que la traduction en direct connectera les géographies. Ce n'est qu'une question de temps avant que nous soyons témoins de ce changement.

Ainsi, exploiter cette technologie le plus tôt possible est l'un des meilleurs moyens de garder une longueur d'avance sur la courbe imminente. Au lieu de répartir vos investissements sur un assortiment d'outils, choisissez une solution unique pour obtenir un meilleur retour sur investissement. En d'autres termes, lancez-vous avec ClickUp et laissez l'IA transformer les opérations de votre entreprise. S'inscrire gratuitement sur ClickUp pour savoir comment !