Imaginez : vous êtes assis à votre bureau, les yeux rivés sur un écran vide, essayant de rédiger un e-mail parfait. Mais trouver les mots justes semble impossible.
Et donc… 🥁
Vous vous tournez vers l'IA. 👀
L'IA est en train de révolutionner la manière dont les tâches numériques sont effectuées. Il fut un temps où la rédaction d'e-mails efficaces était considérée comme une compétence rare. Aujourd'hui, ce n'est plus le cas, grâce aux Outils d'IA !
Un sondage mené en 2023 auprès de spécialistes du marketing par e-mail aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Europe révèle que plus de la moitié (51 %) d'entre eux trouvent le marketing par e-mail basé sur l'IA plus efficace que les méthodes traditionnelles. Cela inclut également la rédaction d'e-mails.
Les assistants de rédaction d'e-mails basés sur l'IA peuvent rédiger des e-mails clairs, concis et professionnels qui donnent des résultats. Cerise sur le gâteau, vous gagnez du temps en intégrant l'IA à votre processus de rédaction d'e-mails.
Ce guide pour débutants sur l'utilisation de l'IA pour rédiger des e-mails couvre tout, des avantages aux considérations éthiques, en passant par les outils, les astuces et les conseils pour intégrer en douceur l'IA dans votre processus de rédaction d'e-mails.
Mais avant cela, découvrez quelques opportunités que vous risquez de manquer si vous ne vous êtes pas familiarisé avec l'IA.
Avantages de l'utilisation de l'IA pour la rédaction d'e-mails
Découvrez comment l'IA peut transformer vos e-mails en communications convaincantes qui ne peuvent être ignorées.
Gagnez du temps et économisez votre effort sur les e-mails répétitifs
Imaginez ne plus jamais avoir à rédiger d'e-mails de vérification ou de suivi. Les outils de rédaction IA peuvent automatiser ces e-mails routiniers en apprenant votre style d'écriture et en générant des brouillons à partir de modèles d'e-mails prédéfinis. Personnalisez ces brouillons en quelques clics pour gagner un temps précieux. Avec tout le temps que vous gagnerez, vous pourrez peut-être même atteindre l'objectif « Inbox Zero »!
Gagnez en efficacité grâce à une communication cohérente et personnalisée
L'IA peut vous aider à analyser vos réponses et discussions passées par e-mail et à identifier les schémas de votre style d'écriture, notamment le ton et le vocabulaire. Ainsi, la prochaine fois que l'IA générera une réponse, elle pourra produire un texte qui vous ressemble parfaitement. Tout cela en conservant un ton cohérent et professionnel tout au long de votre communication.
Réduisez les erreurs grammaticales
Même les relecteurs les plus méticuleux peuvent laisser passer une faute de frappe ou une erreur grammaticale. Utilisez l'IA pour analyser vos e-mails à la recherche d'erreurs d'orthographe, de ponctuation ou de structure de phrase. Assurez-vous que vos e-mails donnent une impression soignée et professionnelle.
Personnalisez votre communication pour renforcer l'engagement
Utilisez la capacité de l'IA à segmenter votre liste de contacts. Demandez ensuite à l'IA de personnaliser vos e-mails avec des détails spécifiques tels que le nom du destinataire, son entreprise ou vos interactions précédentes. Donnez l'impression que vos e-mails sont conçus spécialement pour chaque destinataire.
Rédigez des objets convaincants
Un objet bien rédigé est essentiel pour que vos e-mails soient ouverts. L'IA peut analyser les e-mails les plus performants et identifier les éléments qui rendent les messages et leurs objets si efficaces.
Mieux encore, l'IA peut utiliser sa vaste base de données pour suggérer des objets d'e-mails percutants qui attirent l'attention, incitent le destinataire à ouvrir l'e-mail et, au final, font passer votre message.
À lire également : Outils d'IA pour les spécialistes du marketing
Comment rédiger des e-mails à l'aide de l'IA
Présentation de ClickUp Brain
ClickUp Brain est une suite de fonctionnalités basées sur l'IA intégrées à ClickUp. Elle offre des capacités d'IA conversationnelles, contextuelles et basées sur les rôles, accessibles depuis n'importe où dans ClickUp. Elle vous aide à travailler plus rapidement et à augmenter votre productivité.
Non seulement elle peut répondre à toutes vos questions sur le travail dans ClickUp, mais elle peut également réaliser l'automatisation de tâches et générer toutes sortes de textes.
Outre la création de contenu basée sur l'IA, ClickUp Brain peut vous aider à rédiger des e-mails. Voici comment :
Rédiger un nouvel e-mail avec ClickUp Brain
- Recherchez une tâche ouverte et accédez à sa section commentaires.
- Cliquez sur l'icône e-mail.
- Tapez la commande slash « /Write e-mail » et appuyez sur Return ou Enter dans le champ de commentaires.
- Une fenêtre modale ClickUp Brain apparaîtra. Entrez un sujet de discussion qui résume brièvement l'objectif de l'e-mail. ClickUp Brain analysera ce sujet de discussion et générera un brouillon d'e-mail basé sur vos informations.
Personnalisez ce brouillon généré à votre convenance. ClickUp Brain propose également des options supplémentaires :
- Copiez le texte de l'e-mail généré.
- Si nécessaire, cliquez sur « Réessayer » pour demander à ClickUp Brain de générer une autre version de l'e-mail à partir du même sujet de discussion.
Répondre à un e-mail existant avec ClickUp Brain
Dans votre environnement de travail ClickUp, localisez le fil de discussion auquel vous souhaitez répondre. Cliquez ensuite sur le fil de discussion pour l'ouvrir.
Dans la zone de réponse, tapez la commande slash « / » suivie de reply et appuyez sur Entrée. ClickUp Brain vous proposera deux méthodes pour rédiger une réponse :
- Rédigez votre argumentaire en résumant les points clés de votre réponse dans le champ prévu à cet effet.
- Utilisez des modèles de messages prêts à l'emploi comme point de départ pour votre réponse, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire vos efforts dans la formulation d'une réponse. Si vous choisissez un message pré-rédigé, vous devrez peut-être remplir certains détails spécifiques afin de le personnaliser pour le fil d'e-mail.
- Une fois que vous avez un sujet de discussion, ClickUp Brain générera un brouillon de réponse par e-mail en fonction de vos informations. À présent, comme pour les nouveaux e-mails générés, vous pouvez : Copier le texte de la réponse Cliquer sur « Réessayer » pour demander à ClickUp Brain de générer une autre version de la réponse en utilisant le même sujet de discussion
- Copiez le texte de la réponse
- Cliquez sur « Réessayer » pour demander à ClickUp Brain de générer une autre version de réponse en utilisant le même argument.
- Copiez le texte de la réponse
- Cliquez sur « Réessayer » pour demander à ClickUp Brain de générer une autre version de réponse en utilisant le même argument.
Remarque : ClickUp Brain fonctionne également avec ClickUp Docs pour améliorer votre processus de création de texte.
Utilisez ClickUp Brain pour :
- Réfléchissez à des idées de contenu et utilisez les meilleures dans Docs.
- Générez des variantes de texte et de titres pour les tests A/B.
- Relisez vos documents pour corriger les erreurs grammaticales et orthographiques.
- Résumez les informations ou les données complexes contenues dans vos documents et tâches.
- Résumez vos notes de réunion et générez des conclusions et des éléments à prendre en compte.
- Effectuez l'automatisation des tâches répétitives telles que la génération de textes standard ou la mise en forme de sections.
Nous avons également demandé à ClickUp Brain de résumer pour vous le processus de rédaction d'e-mails :
Pour vraiment booster votre efficacité dans la création de documents et générer du contenu de haute qualité en moins de temps, vous devez utiliser les bonnes invitations. Nous avons mis en évidence ci-dessous quelques instances d'invites utiles.
Bonus : les meilleures stratégies de gestion des e-mails pour les personnes très occupées 🐝
10 exemples de messages pour rédiger des e-mails avec l'IA
Explorons dix exemples d'instructions pour illustrer comment ClickUp Brain vous aide à gagner du temps dans divers scénarios liés aux e-mails :
1. Suivi d'une réunion
Invite : Rédigez un e-mail faisant suite aux points clés abordés lors de notre réunion sur [sujet de la réunion] qui s'est tenue le [date]. Incluez les éléments spécifiques à prendre par [nom] et [nom] ainsi qu'un échéancier pour leur mise en œuvre.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Suivi du sujet de la réunion – Éléments à prendre et délais
Chère équipe,
J'espère que vous allez bien. Je vous écris pour faire suite à notre réunion productive sur le sujet de la réunion qui a eu lieu le [date]. Vous trouverez ci-dessous les points clés dont nous avons discuté, ainsi que les éléments spécifiques attribués à chaque personne et les échéanciers prévus pour achever leur mise en œuvre.
Éléments à prendre :
- Nom 1 : Vous êtes chargé d'une tâche spécifique. Celle-ci est cruciale pour une raison importante. La date limite pour cette tâche est fixée à une date précise.
- Nom 2 : Votre élément implique une tâche spécifique. Cela nous permettra d'obtenir des avantages ou des résultats. Veuillez vous efforcer d'achever cette tâche avant la date spécifiée.
Échéancier de réalisation :
- Nom 1 : élément spécifique à achever avant une date précise.
- Nom 2 : élément spécifique à achever avant une date précise.
Veuillez vous assurer de donner la priorité à ces tâches et de respecter les délais, car elles sont essentielles pour la prochaine phase de notre projet. Si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin de ressources supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter.
Continuons sur notre lancée et assurons-nous d'atteindre nos cibles. Merci pour votre dévouement et votre travail acharné.
Cordialement,
Votre nom
Vos coordonnées
2. Demander des informations à un client
Consigne : Rédigez un e-mail demandant des informations supplémentaires à [nom du client] concernant [nom du projet]. Demandez plus précisément [information requise 1] et [information requise 2]. Insistez sur l'importance de ces informations pour l'avancement du projet.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Informations nécessaires pour la progression sur [Nom du projet]
Cher [Nom du client],
J'espère que vous allez bien.
Je vous écris pour faire le point sur notre projet, [nom du projet]. Afin de nous assurer que nous restons sur la bonne voie et que nous obtenons les meilleurs résultats possibles, je vous demande de bien vouloir me fournir quelques informations supplémentaires.
Plus précisément, nous apprécierions vos commentaires sur [informations requises 1] et [informations requises 2]. Ces informations seront cruciales pour [expliquez comment elles seront utilisées].
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour fournir ces informations. Nous sommes à votre disposition.
Merci pour votre collaboration continue.
Cordialement,
[Votre nom]
3. Envoyer un rappel poli
Invite : Rédigez un rappel courtois et un e-mail à [nom] concernant la date limite prochaine pour [nom de la tâche] le [date]. Exprimez votre confiance en sa capacité à achever cette tâche avec succès.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Petit rappel : la date limite pour [nom de la tâche] approche
Bonjour [Nom],
Nous vous rappelons que la date limite pour achever [nom de la tâche] approche, soit le [date]. Nous sommes convaincus que vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour mener à bien cette tâche dans les délais impartis.
Si vous avez fait des progrès significatifs et avez besoin d'une assistance supplémentaire pour finaliser votre projet, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider dans la mesure du possible.
Nous avons hâte de voir le résultat de votre excellent travail !
Cordialement,
[Votre nom]
4. Exprimer sa gratitude
Invite : Rédigez un e-mail de remerciement à [nom] pour [acte de gentillesse ou d'aide spécifique]. Mentionnez brièvement l'impact positif de sa contribution et exprimez votre gratitude.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Merci pour votre [action spécifique] !
Cher [Nom],
Je vous écris pour vous exprimer ma sincère gratitude pour votre [acte de gentillesse ou aide spécifique]. Votre volonté de [expliquer en quoi leur action vous a aidé] a été très appréciée.
[Mentionnez en quoi cela a eu un impact positif sur vous ou sur le projet]. C'est un plaisir de travailler avec des collègues comme vous, qui sont si encourageants et serviables.
Merci encore une fois.
Cordialement,
[Votre nom]
5. Planifier une réunion
Invite : Rédigez un e-mail pour planifier une réunion avec [nom(s)] afin de discuter de [sujet de la réunion]. Suggérez plusieurs dates possibles au cours de la semaine prochaine et montrez-vous flexible afin de vous adapter à leur disponibilité.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Demande de réunion : Discussion sur [sujet de la réunion]
Bonjour [Nom(s)],
J'aimerais organiser une réunion pour discuter plus en détail de [sujet de la réunion]. Ce sera une occasion précieuse pour [expliquer l'objectif de la réunion].
Je suis disponible pour organiser une réunion la semaine prochaine [proposez plusieurs dates et heures spécifiques]. Veuillez m'indiquer le créneau horaire qui vous convient le mieux ou si vous avez d'autres disponibilités.
Au plaisir de réaliser une connexion !
Cordialement,
[Votre nom]
6. Se présenter
Invite : Rédigez un e-mail de présentation à [nom] dans le cadre de votre nouveau rôle chez [nom de l'entreprise]. Mentionnez brièvement votre parcours et exprimez votre intérêt pour une connexion et une collaboration.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Présentation : [Votre nom] – Nouveau titre [Votre fonction] chez [Nom de l'entreprise]
Cher [Nom],
Je vous écris pour me présenter en tant que [Votre nom], le nouveau [Votre titre] chez [Nom de l'entreprise]. Je suis ravi de rejoindre l'équipe marketing et de contribuer à [mentionnez un domaine spécifique du travail de l'entreprise].
Auparavant, j'ai travaillé chez [ancienne entreprise] où j'ai [décrivez brièvement votre expérience pertinente]. Je possède une solide expérience dans [mentionnez vos compétences pertinentes] et une passion pour [mentionnez votre domaine d'expertise].
Je me suis familiarisé avec votre travail sur [mentionnez quelque chose de spécifique que vous avez trouvé à propos de leur travail] et je pense qu'il pourrait y avoir des opportunités de collaboration à l'avenir. Je vous serais reconnaissant de pouvoir vous contacter prochainement afin d'en savoir plus sur votre rôle et d'explorer les synergies potentielles.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous êtes disponible pour un bref appel téléphonique ou discuter virtuellement autour d'un café à votre convenance.
Merci de votre attention, j'ai hâte de réaliser une connexion avec vous !
Cordialement,
[Votre nom]
7. Annoncer une mauvaise nouvelle
Invite : Rédigez un e-mail à [nom] pour l'informer de [mauvaise nouvelle]. Exprimez votre empathie pour sa situation et proposez-lui votre assistance ou les ressources disponibles.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Concernant [brève description de la mauvaise nouvelle]
Cher [Nom],
Je vous écris pour vous informer de [expliquez la mauvaise nouvelle de manière claire et concise]. Je comprends que cette nouvelle puisse être décevante et je vous présente mes sincères excuses pour les désagréments qu'elle pourrait causer.
[Le cas échéant, expliquez les raisons qui ont motivé cette décision]. Nous apprécions votre [mentionnez ce que vous appréciez chez eux] et tenons à vous assurer que nous sommes là pour vous offrir de l’assistance pendant cette période.
[Proposez des suggestions de solutions ou de ressources spécifiques qui pourraient être utiles]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide supplémentaire.
Cordialement,
[Votre nom]
8. Demander un retour d'information
Invite : Rédigez un e-mail à [nom] pour lui demander son avis sur [nom du projet] ou [livrable spécifique]. Précisez les domaines spécifiques sur lesquels vous souhaitez obtenir son avis et exprimez votre gratitude pour sa contribution.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Demande de commentaires : [Nom du projet] ou [Livrable spécifique]
Cher [Nom],
Je vous écris pour solliciter votre précieux avis sur [nom du projet] ou [livrable spécifique]. Vos commentaires et votre expertise seraient très appréciés.
Plus précisément, je serais intéressé par vos commentaires sur [mentionnez les domaines spécifiques sur lesquels vous souhaitez obtenir des commentaires, par exemple la clarté, la fonctionnalité, la conception]. Votre point de vue sera essentiel pour nous aider à [expliquez comment le contenu généré par les commentaires sera utilisé].
N'hésitez pas à être franc et à nous faire part de vos critiques constructives. Nous apprécions vos commentaires honnêtes et nous nous efforçons d'améliorer continuellement notre travail.
Merci d'avance pour votre temps et votre attention.
Cordialement,
[Votre nom]
9. Offrir de l'aide ou de l'assistance
Invite : Rédigez un e-mail à [nom] pour lui proposer votre aide dans le cadre de [tâche ou défi spécifique]. Notez brièvement votre expérience ou vos compétences pertinentes et exprimez votre volonté de collaborer.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Offrir de l’assistance pour [tâche ou défi spécifique]
Bonjour [Nom],
J'ai vu votre récent message/publication concernant [mentionnez la tâche ou le défi spécifique]. J'ai remarqué que vous rencontriez [mentionnez brièvement la difficulté] et je souhaitais vous proposer mon aide.
J'ai de l'expérience dans [mentionnez votre expérience pertinente] et je pense pouvoir vous aider dans le domaine suivant [expliquez comment vous pouvez aider]. Je serais ravi d'en discuter plus en détail avec vous et de voir si je peux contribuer à votre réussite.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez un intérêt pour une collaboration ou si vous avez besoin d'aide.
Cordialement,
[Votre nom]
10. Négocier un délai
Invite : Rédigez un e-mail à [nom dans le corps de l'e-mail] pour demander une extension du délai pour [nom de la tâche]. Expliquez la raison du retard et proposez un nouveau délai réaliste. Exprimez votre engagement à achever la tâche avec un niveau de qualité élevé.
Exemple de résultat généré par ClickUp Brain :
Objet : Demande d’extension du délai : [Nom de la tâche]
Cher [Nom],
Je vous écris pour demander une extension du délai pour [nom de la tâche], qui devait initialement être achevée le [date limite initiale]. En raison de [expliquez la raison du retard de manière professionnelle, concise et opportune], je pense avoir besoin de plus de temps pour garantir un travail de haute qualité.
Je propose une nouvelle date limite fixée au [nouvelle date limite réaliste]. Ce délai me permettra de [expliquer comment le temps supplémentaire sera utilisé pour obtenir un résultat de haute qualité]. Je comprends l'importance de respecter les délais et je m'excuse pour tout désagrément causé par ce retard.
Je m'engage à fournir un travail exceptionnel dans le cadre de cette tâche. Veuillez me faire savoir si la nouvelle date limite proposée vous convient. Je me ferai un plaisir d'en discuter plus en détail avec vous ou de répondre à toutes vos questions.
Merci de votre compréhension et de votre flexibilité.
Cordialement,
[Votre nom]
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