« La communication est la seule tâche que vous ne pouvez pas déléguer », a déclaré l'ancien PDG de Coca-Cola, Roberto Goizueta. C'est pourquoi le style de communication d'un leader est fondamental pour sa réussite.
Qu'il s'agisse de s'adresser à une assemblée publique, d'encadrer un junior ou de licencier un membre de l'équipe, une bonne communication est un super-pouvoir. Dans cet article, voyons comment vous pouvez façonner et utiliser votre super-pouvoir à votre avantage.
Comprendre la communication dans le leadership
Que fait un PDG ? Le travail d'un bon PDG consiste à diriger, à prendre des décisions, à guider les membres de l'équipe, à établir des relations et à persuader les parties prenantes, qu'il s'agisse de clients, de partenaires ou d'employés.
Le fondement de cette approche est la communication en matière de leadership, qui permet de transmettre un objectif, de faciliter la compréhension et d'inspirer l'action chez les collaborateurs.
Qu'est-ce que la communication en matière de leadership ?
La communication en matière de leadership désigne toute information ou instruction donnée par une personne occupant une position d'autorité à ses subordonnés ou à ses collègues moins expérimentés. Outre le message lui-même, elle englobe également le mode de transmission, les signaux non verbaux, le style et bien d'autres éléments.
Pourquoi la communication en matière de leadership est-elle importante aujourd'hui ?
La nature du travail évolue considérablement en réponse à la pandémie, aux préférences de la génération Z, à la dynamique du marché mondial et à l'innovation rapide impulsée par les start-ups.
De nos jours, les styles de travail sont plus démocratiques, avec des structures organisationnelles horizontales, contrairement à la nature autocratique du leadership traditionnel. Des pratiques telles que le leadership serviteur et le leadership authentique gagnent en popularité, modifiant la façon dont les dirigeants communiquent et collaborent avec leurs équipes.
De plus, différentes situations exigent un style de communication différent, en fonction du défi à relever, de la dynamique de l'équipe et des résultats attendus. Par exemple, le PDG d'une start-up doit adopter une approche complètement différente pour annoncer une nouvelle levée de fonds plutôt que pour annoncer des licenciements.
Pour diriger efficacement, vous devez comprendre les différents styles de communication en matière de leadership et savoir comment les utiliser.
Types de styles de communication en matière de leadership
Chaque leader dispose de plusieurs styles de communication. Vous utiliserez un style différent lorsque vous aurez besoin de motiver votre équipe, par opposition à l'envoi d'une simple note de service banale concernant le changement de machine à café dans la cafétéria.
Découvrons les différents styles de communication et comment vous pouvez les utiliser dans votre travail.
Écoute
Steve Jobs aurait déclaré : « Nous embauchons des personnes intelligentes afin qu'elles puissent nous dire quoi faire », ce qui constitue une leçon sur le style d'écoute dans la communication en matière de leadership.
Le style de communication « à l'écoute » fait référence à un engagement actif et à une véritable tentative de comprendre le message, les émotions et les intentions sous-jacentes de l'interlocuteur. Le style de communication « à l'écoute » en matière de leadership consiste à :
- Actif : se concentrer sur les indices verbaux et non verbaux de l'interlocuteur, poser des questions et explorer l'idée plus en détail.
- Réflexif : paraphraser ou résumer le message de l'interlocuteur pour confirmer que vous l'avez bien compris.
- Empathique : reconnaître les sentiments et les points de vue de votre interlocuteur.
Pourquoi l'écoute est-elle un bon style de communication ?
L'écoute permet de créer des connexions et d'instaurer la confiance au sein de l'équipe. Elle favorise la collaboration et permet de rassembler les idées de chacun. La diversité s'épanouit lorsqu'un leader sait écouter.
Cela aide à rester calme dans les situations chargées d'émotion ou tendues. Les dirigeants peuvent éteindre les incendies en écoutant attentivement et en validant : « C'est normal d'être anxieux. Je comprends ce que vous ressentez », les dirigeants peuvent éteindre les incendies.
Quand l'écoute est-elle le bon style de communication ?
L'écoute est un excellent style de communication dans les situations suivantes.
- Brainstorming pour résoudre des problèmes complexes
- Gérer les situations difficiles telles que les plaintes des clients ou la démission d'un employé
- Lorsque le leader est nouveau dans l'équipe et que les connexions ne sont pas encore solides
- Lorsqu'il existe un déficit de confiance entre les membres de l'équipe
Conseils
Les employés se tournent vers les chefs d'entreprise pour obtenir des directives. Même si un dirigeant ne peut pas avoir toutes les réponses, on attend de lui qu'il guide ses équipes sur la bonne voie. Le style de communication qui fonctionne le mieux dans ce cas est le conseil.
Ce style de communication se caractérise par :
- Donner du contexte : offrir une perspective, basée sur l'expérience ou la visibilité, que les équipes pourraient ne pas avoir.
- Partage d'expérience : se remémorer les approches utilisées par le passé pour recommander des réponses au problème actuel.
- Proposer des recommandations : suggérer plusieurs options parmi lesquelles l'équipe peut choisir en fonction de ses observations.
- Fournir du feedback : identifier les lacunes dans les performances actuelles et suggérer des moyens de s'améliorer.
Pourquoi le conseil est-il un bon style de communication ?
C'est un moyen direct de résoudre les problèmes, de renforcer le sentiment de fiabilité, d'accélérer la prise de décision et de tirer parti de l'expertise et de l'expérience du dirigeant au profit de toute l'équipe.
Quand le conseil est-il le bon style de communication ?
Personne n'aime recevoir des conseils non sollicités. Il convient donc d'utiliser le style de communication « conseiller » avec prudence. Il est particulièrement adapté dans les situations suivantes.
- Lorsque l'équipe vient vous voir avec un problème qu'elle n'a pas réussi à résoudre après avoir tout essayé
- Lorsque vous menez des évaluations/rétrospectives et que des conseils sont attendus
- Au cours des sessions de mentorat/coaching
Diriger
Diriger consiste à donner des instructions ou des commandes claires, concises et autoritaires qui guident les membres de l'équipe, souvent de manière directe et sans ambiguïté, vers ce qu'ils doivent faire.
Le style de communication directif dans la gestion d'équipe se caractérise par les éléments suivants :
- Clarté : des instructions spécifiques et sans ambiguïté qui décrivent ce qu'il faut faire, comment le faire et quand le faire.
- Feedback immédiat : feedback direct fourni instantanément si les performances sont inférieures à la moyenne.
- Esprit de décision : les décisions fermes sont communiquées clairement à l'équipe.
Pourquoi la direction est-elle un bon style de communication ?
La direction est simple et sans ambiguïté. Elle ne laisse aucune place à l'interprétation (erronée) de la communication, créant ainsi une cohérence et un contexte familier parmi les membres de l'équipe.
Bien qu'il soit autoritaire, ce style de communication ne doit pas être confondu avec une approche autoritaire. Les entreprises qui adoptent ce style de communication disposent souvent de suffisamment de mécanismes de contrôle pour garantir la démocratie du processus.
Quand le style de communication directif est-il approprié ?
Le style direct est adapté, voire nécessaire, dans les situations de forte pression, les urgences et les délais serrés. Dans les entreprises, ce style de communication est souvent utilisé en cas de crise. Par exemple, en cas d'accident dans une usine, les dirigeants ordonneront à leurs équipes de rentrer immédiatement chez elles, de se faire examiner par un médecin, de ne pas parler à la presse, etc.
Déléguer
Le style de communication « déléguer » fait référence à la capacité d'un leader à gérer le travail et à accomplir efficacement les tâches. Pour déléguer efficacement, vous devez définir les éléments suivants.
- Tâche : ce qui doit être fait
- Méthode (le cas échéant) : comment faut-il faire ?
- Normes : quels sont les critères d'acceptation pour la tâche ?
- Date limite : quand le travail doit-il être achevé ?
- Contexte : toute information supplémentaire pouvant être utile.
Pourquoi la délégation est-elle un bon style de communication ?
Tout leader doit déléguer, sans quoi il serait incapable d'achever son travail. De plus, cette approche apporte clarté et autonomie aux membres de l'équipe, qui peuvent ainsi s'approprier leurs résultats.
Quand la délégation est-elle un bon style de communication ?
La délégation est toujours une bonne pratique, en particulier lorsque le dirigeant a besoin d'assistance pour accomplir son travail.
Motiver
Un style de communication motivant vise à inspirer et à encourager les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes et à atteindre leurs objectifs personnels et ceux de l'organisation.
La motivation se caractérise par :
- Exprimer ses convictions : prononcer des mots qui valorisent les membres de l'équipe et leur inspirent confiance.
- Proposer des défis : fixer des objectifs clairs et réalisables qui poussent les membres de l'équipe à se dépasser.
- Encourager le développement personnel : recommander des moyens de développement personnel ; proposer d'envoyer les membres de l'équipe à des ateliers/formations, etc.
Pourquoi la motivation est-elle un bon style de communication ?
Tout le monde a besoin d'un soutien à ses côtés. Un style de communication motivant renforce le sentiment de confiance, de validation, d'acceptation et d'encouragement parmi les membres de l'équipe. Il aide les gens à se sentir considérés.
Pourquoi la motivation est-elle le bon style de communication ?
S'il est toujours bon de prononcer quelques mots motivants, cela s'avère particulièrement utile dans les situations suivantes :
- Le moral de l'équipe est un peu bas.
- Le défi auquel vous êtes confronté semble insurmontable.
- Vous essayez quelque chose de nouveau et vous vous inquiétez du résultat.
Enseignement
Enseigner le style de communication consiste à transmettre les connaissances, les compétences et les idées des dirigeants aux membres de leur équipe. Un enseignement efficace combine des instructions explicites, l'encouragement de la curiosité et la création d'un environnement où l'apprentissage est valorisé.
Le style de communication pédagogique se caractérise par les éléments suivants :
- Explications : décomposer des idées complexes en éléments compréhensibles.
- Questions encourageantes : créer une atmosphère dans laquelle les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour poser des questions.
- Expérimentation : travailler ensemble pour résoudre des problèmes, réfléchir à des idées, les tester dans des environnements sandbox, etc.
- Aide externe : organisation d'ateliers et de simulations avec des experts externes à l'organisation.
Pourquoi l'enseignement est-il un bon style de communication ?
Dans un monde où de nombreuses tâches manuelles sont automatisées, le travail intellectuel est ce qui restera. Pour que les employés soient bien informés, il faut parfois leur enseigner ce qu'ils ne savent pas. Dans ce cas, l'enseignement est un excellent moyen.
Quand est-il approprié d'enseigner le bon style de communication ?
L'enseignement est particulièrement efficace lorsque le transfert de connaissances est essentiel, comme dans les laboratoires de recherche. Il est également très utile pour le partage de connaissances entre services, lorsque le responsable commercial informe les équipes produit des besoins/demandes des clients.
Coaching
Le coaching est une interprétation du style d'enseignement de la communication en matière de leadership. Il vise à guider les membres de l'équipe afin qu'ils trouvent des solutions et réalisent leur potentiel grâce à l'introspection, à la définition d'objectifs et à la planification d'actions.
Le style de communication de leadership axé sur le coaching se caractérise par les éléments suivants :
- Partager ses expériences personnelles : enrichir l'enseignement en partageant ses expériences et les leçons apprises
- Encourager la responsabilisation : tenir les membres de l'équipe responsables de leur progression vers les objectifs et le faire avec un sens des responsabilités.
- Auto-évaluation : proposer des cadres et des modèles pour évaluer ses propres performances.
- Réflexion : pour l'employé comme pour le dirigeant, favoriser la croissance mutuelle.
Pourquoi le coaching est-il un bon style de communication ?
Le coaching vise à fournir aux personnes les outils, les techniques et les encouragements dont elles ont besoin pour s'épanouir. En utilisant ce style de communication, les dirigeants peuvent tirer le meilleur parti des membres de leur équipe.
Quand le coaching est-il le style de communication approprié ?
Le coaching est particulièrement efficace lorsque :
- Il est temps de résoudre le problème ou de réaliser de la progression.
- Les changements nécessaires sont d'ordre personnel ou comportemental, comme développer un état d'esprit orienté vers la croissance ou travailler ses compétences en matière de présentation.
- L'employé est motivé pour réaliser de la progression, mais ne sait pas comment s'y prendre.
Maintenant que nous avons découvert les différents styles de communication, voyons comment ils influencent la dynamique de l'équipe.
Le rôle de la communication managériale dans la dynamique de l'équipe
Les employés de toutes les organisations prennent des décisions en fonction de leurs sentiments. Si les commentaires leur donnent l'impression d'être attaqués, ils peuvent se mettre sur la défensive. Si un changement de politique leur semble restrictif, ils peuvent protester.
La communication des dirigeants joue un rôle fondamental dans la façon dont les employés se sentent sur leur lieu de travail. Elle peut avoir un impact sur divers facteurs organisationnels. En voici quelques-uns.
Renforcement de l'esprit d'équipe
Un leader, qu'il soit manager ou superviseur, est le pilier de toute équipe. Sa stratégie de communication permet de maintenir la cohésion de l'équipe. Elle :
- Créez une unité et un objectif communs
- Favorise l'alignement vers des objectifs communs basés sur une vision claire.
- Permet d'établir des relations de confiance et significatives avec le dirigeant et entre les membres de l'équipe.
- Favorise la créativité, la collaboration et l'innovation
- Facilite la résolution des conflits
En bref, la communication en matière de leadership permet de constituer des équipes productives, efficaces et résilientes.
Recrutement
Des études montrent que pour les employés de la génération Z, la mission de l'organisation est aussi importante que le travail lui-même. La communication du leadership joue un rôle essentiel dans la façon dont une organisation est perçue par :
- Communiquer la mission, la vision et les valeurs afin d'impliquer ceux qui y adhèrent
- Présenter la culture d'entreprise de manière convaincante
- Engager le dialogue pendant le processus de recrutement, établir des relations positives avec les candidats
- Exprimer clairement les objectifs et les attentes du candidat
Fidélisation des employés
Une communication efficace au sein d'une équipe crée une culture transparente, inclusive et solidaire où les employés se sentent valorisés, compris et connectés.
Pour y parvenir, la communication en matière de leadership doit inclure :
- Reconnaissance des efforts et des réalisations des employés
- Communication autour des opportunités de développement de carrière
- Discussions sur le développement professionnel
- Discussions hors site sur ce qui inspire/motive un individu
Meilleure performance de l'équipe
Une bonne communication en matière de leadership est un excellent point de départ. Les dirigeants répondent de manière appropriée lorsqu'ils s'adressent à leurs équipes de manière ouverte et transparente.
La capacité à discuter, débattre et exprimer son désaccord crée un sentiment d'appartenance et de propriété. Cet investissement émotionnel stimule considérablement le moral, renforce l'engagement et motive les individus à se dépasser dans leurs contributions.
Appliquer les styles de leadership pour une communication efficace en matière de leadership
Les styles de leadership et les styles de communication vont de pair. Tout comme les styles de leadership, qui sont souvent adaptés et évoluent en fonction de la situation, la communication évolue également.
Par exemple, un leader dont le style de communication préféré est l'écoute ou le coaching peut avoir besoin de se tourner vers la direction en période de crise.
Même Warren Buffet, connu pour son style de gestion laissez-faire, pourrait se tourner vers le conseil ou l'enseignement si les choses tournent mal.
Vous trouverez ci-dessous quelques excellents exemples de bonne communication en matière de leadership.
Brian Chesky annonçant des licenciements au début de la pandémie
Airbnb a été durement touché par l'arrêt complet du secteur du voyage au début de l'année 2020. L'entreprise a dû licencier 25 % de ses effectifs pour rester à flot. Brian Chesky, le PDG, a rédigé un message poignant et empathique à l'intention de son équipe. Il a expliqué comment et pourquoi cette décision avait été prise. Il a également proposé toute l'aide dont les employés licenciés pourraient avoir besoin.
Via Airbnb
Pour ceux qui ont un intérêt pour la communication en temps de crise, voici un excellent exemple.
Lettre d'Andy Jassy aux actionnaires pour 2022
Les PDG et les chefs d'entreprise écrivent régulièrement des lettres aux actionnaires. En 2022, Andy Jassy, PDG d'Amazon, a écrit au sujet des différents changements apportés à l'entreprise.
La longue lettre d'Andy explore les défis, les désinvestissements, les licenciements et la redéfinition des priorités. Il aborde également leur nouvelle stratégie d'investissement et leurs espoirs pour l'avenir.
Cette lettre est un excellent point de départ pour ceux qui ont un intérêt pour la communication en matière de leadership qui tisse une histoire à partir de nombres.
Première lettre de Satya Nadella en tant que PDG
Lorsque Satya Nadella a pris la direction de Microsoft, il a envoyé un e-mail à tous les employés contenant des questions (qui suis-je ? Pourquoi suis-je ici ? Que faisons-nous ensuite ? etc.) et des réponses.
Il adopte un style de communication motivant et personnel pour se présenter et donner le ton pour son mandat en tant que leader.
via The Verge
Lisez la lettre dans son intégralité pour découvrir comment susciter l'enthousiasme autour d'un changement organisationnel aussi important.
Bonus : Voici comment Indira Nooyi, ancienne PDG de PepsiCo, a écrit aux parents de ses subordonnés directs pour les remercier.
Techniques pour assurer la réussite de la mise en œuvre des styles de communication dans le leadership
Quel que soit le style de communication managériale que vous choisissez, voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour les mettre en pratique au quotidien. Si vous travaillez avec une équipe entièrement à distance, un logiciel de gestion de projet gratuit comme ClickUp vous sera d'une grande aide.
Effectuez des vérifications régulières (style d'écoute)
Écoutez votre équipe de manière formelle et informelle. Dans le cadre d'une pratique formelle, organisez des réunions individuelles pour encourager les membres de votre équipe à partager leurs réalisations, leurs besoins et leurs défis. Discutez de la progression, abordez les préoccupations et offrez votre assistance lors de ces sessions.
Au quotidien, gardez un œil sur les discussions de votre équipe. La vue chat de ClickUp permet une collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe, que vous pouvez surveiller. La détection de collaboration de ClickUp vous indique qui est en ligne, afin que vous puissiez discuter hors ligne avec eux lorsqu'ils sont disponibles.
Partager ses connaissances (style pédagogique)
Pour les situations où vous devez enseigner, essayez ClickUp Docs. Vous pouvez facilement créer votre base de connaissances, rédiger un wiki ou établir des connexions entre des idées dans des flux de travail.
Pour enseigner des concepts spécifiques, notez en détail les éléments ci-dessus (explications, contexte, matériel de formation, etc.) et partagez-les avec l'équipe. Et ce n'est pas tout ! Utilisez ClickUp Brain pour résumer et relire vos notes.
Si vous êtes du genre à déléguer, la tâche ClickUp est un excellent outil pour rassembler toutes les informations dont votre équipe a besoin, telles que la description de la tâche, la méthode, les normes, les délais et le contexte. Vous pouvez également attribuer des commentaires aux membres de l'équipe, inviter à répondre ou convertir les commentaires en tâches.
Brainstorming (style d'enseignement et de conseil)
Rendez vos conseils interactifs grâce au Tableau blanc ClickUp. Expliquez visuellement des concepts complexes ou offrez des conseils en plusieurs étapes, en combinant des dessins, des notes autocollantes, des diagrammes d’hiérarchie, etc.
Checklists (style directif)
Si vous dirigez une équipe dont le travail doit répondre à des normes spécifiques, demandez-lui de suivre une checklist. Les tâches ClickUp vous permettent d'ajouter des checklists individuellement à chaque tâche ou de créer des modèles et de les appliquer à des tâches similaires.
Définition d'objectifs (style de coaching et de motivation)
Menez votre équipe vers un objectif de communication commun en le rendant toujours visible. ClickUp Objectifs est conçu pour les dirigeants qui ont besoin du suivi du travail par rapport à la stratégie avec des cibles mesurables.
- Mesurez la réussite à l'aide de résultats clés.
- Conservez vos objectifs organisés dans des dossiers
- Fixez des cibles chiffrées, financières, vrais/faux et liées à des tâches.
- Automatisez le suivi de la progression
Si vous êtes un nouveau leader, essayez certains des modèles de plan de communication de ClickUp pour structurer vos messages.
Communiquez mieux avec ClickUp
Bien que nous ayons abordé différents styles de communication en matière de leadership et la manière de les mettre en œuvre, il est essentiel de comprendre qu'ils ne s'excluent pas mutuellement.
Un style de communication n'est pas un type de personnalité. Vous pouvez utiliser le style de communication le mieux adapté à une situation. Vous pouvez également combiner plusieurs styles.
Par exemple, si un employé est bloqué depuis longtemps à une étape, un style de communication directif peut être entrecoupé de méthodes de coaching. Vous pouvez également combiner une communication motivante avec votre style de délégation afin de vous assurer que l'équipe se sente enthousiaste à l'égard de son travail.
Si, comme le dit Goizueta, vous ne pouvez pas déléguer, mettez en place les systèmes dont vous avez besoin pour maîtriser cette compétence. L'environnement de travail dédié à la gestion de projet et à la communication de ClickUp est conçu précisément dans ce but.
Réduisez le fossé communicationnel entre vous et vos équipes. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !
FAQ sur les styles de communication en matière de leadership
1. Qu'est-ce que le style de communication dans le leadership ?
Le style de communication dans le leadership fait référence à la manière dont les dirigeants transmettent des messages, partagent des informations et fournissent des commentaires aux membres de leur équipe. Il englobe le ton, le langage, les méthodes et la fréquence de communication qu'un dirigeant utilise pour interagir avec les autres membres d'une organisation.
2. Quels sont les quatre types de styles de communication ?
Les quatre principaux styles de communication sont passif, agressif, passif-agressif et assertif.
Chaque style reflète une manière différente de s'exprimer et d'interagir avec les autres, influençant ainsi la dynamique interpersonnelle et l'efficacité de la communication.
3. En quoi la communication est-elle un facteur du style de leadership ?
La communication est un facteur fondamental dans la forme et la définition du style de leadership, et la manière dont un leader communique, que ce soit verbalement, non verbalement ou par ses actions, influence considérablement la façon dont ses équipes sont dirigées.
Par exemple, une communication transactionnelle lors d'un évènement transformationnel peut démotiver les employés et entraîner des départs. En revanche, une communication réfléchie sur des changements mineurs, comme le changement du fournisseur d'assurance, peut donner aux employés un sentiment d'appartenance et de communauté.
Votre façon de communiquer est le facteur déterminant le plus important de votre efficacité en tant que leader.