Si votre équipe se sent bloquée et peu inspirée lors des sessions de brainstorming, votre lieu de travail pourrait en être la cause.
Si l'environnement familier est réconfortant, il peut aussi engendrer la prévisibilité et entraver la pensée créative. Les réunions hors site constituent un puissant antidote à la stagnation. C'est d'autant plus important pour les Teams éloignés, car cela vous donne l'occasion de passer du temps seul à seul et d'établir des relations personnelles solides.
Sortez votre équipe de la routine des bureaux pour l'emmener dans un nouvel environnement. Le fait d'être entouré de paysages frais stimule la créativité et ouvre l'esprit à de nouvelles idées.
En savoir plus sur le forfait des réunions hors site .
Qu'est-ce qu'une réunion hors site ?
Une réunion hors site est une réunion organisée en dehors de votre bureau ou de votre lieu de travail habituel, spécialement conçue pour favoriser la productivité, stimuler la créativité et renforcer les liens au sein de l'équipe.
Ces réunions associent souvent des discussions productives à des activités attrayantes visant à favoriser les connexions personnelles.
En particulier pour les équipes travaillant à distance, des réunions périodiques hors site peuvent aider à renforcer les liens avec les collègues, à faire germer des idées novatrices et à relever des défis de collaboration tout en échappant à la monotonie du travail télétravail individuel.
Voici quelques raisons pour lesquelles les réunions hors site peuvent être importantes.
- Concentration et productivité accrues: L'élimination des distractions et des routines quotidiennes permet aux équipes de se concentrer sur des objectifs spécifiques
- Amélioration de la créativité: Les environnements frais stimulent la pensée innovante, ce qui conduit à des idées révolutionnaires
- Des liens d'équipe plus forts: Sortir du contexte professionnel favorise les interactions informelles et les expériences partagées
- Motivation et engagement renouvelés: La nouveauté des paramètres et l'accent mis sur des objectifs spécifiques dynamisent les participants, ce qui leur permet de voir les défis et les obstacles sous un jour nouveau
- Spécialement pour les équipes éloignées: Les réunions hors site comblent le fossé géographique pour les équipes dispersées, en luttant contre l'isolement, en favorisant l'interaction en face à face, en renforçant la collaboration et en créant une équipe plus cohésive et plus motivée
Évolution des réunions hors site
Le monde des réunions hors site a connu une transformation fascinante, à l'image de l'évolution vers le travail télétravail. Finies les conférences rigides et les chambres d'hôtel stériles, les réunions hors site d'aujourd'hui adoptent une approche dynamique et axée sur la technologie, répondant aux besoins d'équipes géographiquement dispersées et d'un paysage de travail en pleine évolution.
Les réunions traditionnelles hors site: Avant l'ère du virtuel, les réunions traditionnelles hors site consistaient à réunir des équipes en dehors de leur lieu de travail habituel pour un travail ciblé et un renforcement de l'esprit d'équipe.
Ces retraites s'étendaient souvent sur plusieurs jours dans des emplacements décalés tels que des centres de villégiature, des centres de conférence ou des refuges naturels.
Réunions virtuelles hors site: Les réunions virtuelles hors site se sont imposées comme une alternative puissante, brisant les limites géographiques et offrant une expérience plus inclusive. Les équipes peuvent désormais se connecter de n'importe où dans le monde et participer à des ateliers interactifs, à des jeux en ligne et même à des réunions virtuelles activités de team-building en réalité virtuelle .
L'accent n'est plus mis sur la création de liens en personne, mais sur l'utilisation de la technologie pour établir des relations de collaboration plus solides dans un paramètre distant.
Avantages des réunions hors site
Les réunions hors site ne sont pas seulement des sorties amusantes. Il s'agit d'un investissement stratégique dont les avantages se répercutent sur toute l'équipe et la culture de l'entreprise.
1. Productivité et concentration: Loin des distractions du bureau, les équipes se penchent sur des objectifs spécifiques, ce qui favorise des discussions ciblées et des objets clairs
**La possibilité d'établir des connexions en personne et de nouer des relations peut déboucher sur des collaborations précieuses et un réseau professionnel plus étendu
3. Stimulation créative: Qu'il s'agisse d'une retraite sereine dans la nature, d'un café animé en ville ou même d'un espace de coworking original, le changement de décor stimule la réflexion et encourage un état d'esprit plus ouvert et plus créatif
**Les tableaux blancs interactifs, les plates-formes de collaboration numérique et les systèmes d'information en temps réel sont autant d'atouts pour les entreprises modification en cours permettent aux équipes de faire du brainstorming, de partager des idées et de participer de manière transparente, créant ainsi une expérience véritablement inclusive et flexible sur le plan géographique
Le forfait d'une réunion hors site Forfait d'une réunion peut être passionnant, mais il y a beaucoup à prendre en compte pour en assurer la réussite.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à organiser votre prochaine réunion hors site.
1. Définir les objets de la réunion
À faire de votre réunion ? Le fait d'avoir des objectifs clairs guidera l'ensemble de votre processus de planification.
L'objectif guide chaque décision que vous prenez, de la forme aux activités de l'équipe. Connaître vos objectifs garantit une utilisation efficace des ressources et aligne l'ensemble de l'expérience sur le résultat souhaité.
Utilisez les Cadre SMART : Assurez-vous que vos objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Cela garantit la clarté et fournit un cadre pour l'évaluation des résultats de la réunion par rapport à vos cibles.
2. Choisir les bonnes activités/sessions
La sélection des activités appropriées pour votre évènement hors site nécessite de trouver un équilibre entre l'objectif et l'engagement.
Tenez compte de vos objectifs prédéfinis et choisissez des activités qui y répondent directement. Par exemple, un exercice de jeu de rôle peut améliorer la communication, tandis qu'une session de réflexion sur la conception suscite de nouvelles idées.
Équilibrez les sessions axées sur le travail avec des activités de renforcement de l'équipe pour éviter l'épuisement. Pensez aux salles d'évasion, aux chasses au trésor ou aux aventures en plein air favoriser la collaboration et ajoutez des moments de détente à vos réunions.
Prévoyez du temps gratuit ou des activités non structurées pour favoriser les interactions spontanées et le travail en réseau. N'oubliez pas que les réunions hors site ne se limitent pas au travail !
3. Paramétrer les règles de base
Établissez des règles de base claires qui concilient plaisir et concentration afin de garantir le succès de votre réunion hors site. Mettez l'accent sur le respect et encouragez la participation active.
La promotion d'une communication ouverte et l'encouragement d'un retour d'information constructif créent un espace sûr et inclusif où chacun se sent à l'aise.
4. Garantir l'interaction en face à face
L'interaction en face-à-face est cruciale dans la planification des réunions hors site, car elle va au-delà du simple échange d'informations. Alors que les outils virtuels permettent de connecter les équipes mais la présence physique débloque une compréhension et une connexion plus profondes.
Checklist pour les réunions hors site
Le forfait d'une réunion hors site ne doit pas être un casse-tête. Cette checklist vous permettra de rester organisé et de garantir une retraite réussie et sans heurts pour chaque membre de l'équipe.
- Sécuriser la date, le lieu et le transport: Réserver le lieu et le moyen de transport bien à l'avance pour garantir la disponibilité
- Finaliser le budget et suivre les dépenses: Allouer des budgets clairs pour différents aspects tels que l'hébergement, les activités et la nourriture
- Envoyer les invitations et collecter les RSVP: Inclure les détails clés tels que les dates, le lieu et l'agenda
- Développerun agenda détailléMon travail: Planifiez les sessions de travail, les pauses, les activités de renforcement de l'équipe, et n'oubliez pas de prévoir du temps gratuit
- Confirmer les orateurs et les animateurs: Vérifier les orateurs et informer les animateurs de la réunion
- Identifier les besoins technologiques: Organiser la location ou s'assurer de la compatibilité avec l'équipement existant
- Faites circuler à l'avance les documents et les sujets de discussion : Encourager la participation active
- Recueillir les idées de brise-glace et les préférences des équipes: Rendre les choses personnelles et engageantes
- **Préparez des activités de renforcement de l'équipe en fonction des objectifs et des intérêts : brisez la glace et encouragez la collaboration
- Préparer des documents et des modèles pour les sessions en petits groupes: Faciliter des discussions efficaces
Suivi de la réunion hors site
Si vous suivez la checklist ci-dessus, nous savons que votre réunion hors site sera un succès. Vous aurez assisté à des discussions énergiques, à des percées en matière de collaboration et à un nouvel esprit d'équipe. Mais la vraie magie opère ensuite : consolider ces acquis et les transformer en résultats durables.
Si vous ne voulez pas que l'impact de votre réunion hors site s'arrête à la session de Fermé, assurez-vous de faire un suivi post-séminaire qui encourage l'amélioration continue et les réalisations de l'équipe ! Voici comment procéder :
- Distribuez un résumé des discussions, des décisions et des résultats cléséléments d'action avec des propriétaires et des délais clairs dans les 24 heures
- Utiliser des rapports visuels et d'autres formes interactives pour partager des informations clés lors des réunions hors site
- Planifiez des contrôles réguliers pour suivre la progression des éléments d'action
- Reconnaître les réalisations et célébrer les réussites
- Utiliser des outils et des plateformes de collaboration pour suivre la progression
- Recueillir des commentaires anonymes sur l'expérience hors site
- Suivre la façon dont la réunion hors site a contribué à l'atteinte d'objectifs plus larges
- Forfait pour la prochaine réunion hors site
Conseils pour des réunions hors site réussies
Pour qu'une réunion hors site ait un véritable impact, il ne suffit pas de réserver un lieu et d'établir un agenda.
Voici quelques conseils et outils uniques pour faire passer votre réunion hors site de la routine à l'excellence.
1. Forfaitiser la réunion en collaboration
Essayez toujours de forfaiter une réunion hors site en tenant compte de l'avis des membres de votre équipe, afin qu'ils se sentent écoutés, valorisés et appréciés.
Proposez, planifiez et partagez votre plan d'évènement hors site avec le modèle de briefing d'évènement de ClickUp, qui vous aidera à obtenir l'alignement de toutes les parties prenantes
Utiliser La gestion des réunions de ClickUp comme ClickUp Bloc-notes pour capturer idées lors d'un brainstorming . Attribuez les tâches aux membres appropriés de l'équipe, prenez la responsabilité du hors site et utilisez la vue checklist pour suivre la progression au fur et à mesure que vous avancez dans l'élaboration de votre forfait évènement.
Les calendriers Google sont le meilleur moyen d'afficher en temps réel toutes les tâches en cours dans l'application ClickUp. Obtenez instantanément un aperçu de votre liste de tâches pour la journée, la semaine ou le mois !
Utiliser Intégrations ClickUp telles que Google Agenda , Calendrier Outlook, ou même des outils de travail tels que Slack pour tenir les membres de votre équipe au courant des évènements prévus à l'extérieur.
3. Paramétrer les critères budgétaires
Utilisez le modèle de budget d'évènement ClickUp pour vous aider à forfaiter, gérer et suivre les dépenses liées à votre évènement
Définir un budget pour votre réunion hors site dès le départ vous aide à prioriser les activités et les dépenses qui correspondent à vos objectifs. Vous éviterez ainsi tout dépassement de budget qui pourrait entraîner des difficultés financières ou un sentiment d'insatisfaction.
En fin de compte, un budget réaliste vous permet d'atteindre vos objets sans mettre vos ressources à rude épreuve.
4. Recueillir et utiliser efficacement le retour d'information
Permettez à vos employés de partager facilement des commentaires riches et pertinents, puis organisez automatiquement les données de réponse et agissez avec ClickUp Form View
Recueillir un retour d'information après une réunion hors site est crucial pour deux raisons principales : l'amélioration et l'évaluation de l'impact.
Le retour d'information vous permet d'identifier les domaines à améliorer dans la planification des réunions hors site à venir. L'agenda était-il intéressant ? Les activités se sont-elles alignées sur les objectifs ? Savoir ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné permet d'affiner votre approche pour les prochaines retraites.
Le retour d'information vous aide également à mesurer l'impact du séminaire hors site. A-t-il fait atteindre les objectifs fixés ? À fait progresser l'esprit d'équipe et l'engagement ? Ces informations vous permettent d'évaluer le retour sur investissement et de justifier les futures initiatives hors site.
Utiliser Affichage du formulaire ClickUp pour obtenir un retour d'information par le biais d'un sondage pour les réunions organisées après le site. Les formulaires de ClickUp sont personnalisables, faciles à achever et se connectent à des tâches traçables pour une action rapide.
L'avenir des réunions hors site
À mesure que le travail évolue, le rôle des réunions hors site va probablement se transformer.
Les avantages fondamentaux de ces réunions - stimuler l'esprit d'équipe, encourager la créativité et favoriser la planification stratégique - resteront les mêmes, mais la manière dont nous atteignons ces objectifs pourrait changer de manière significative.
Voici quelques tendances potentielles à surveiller :
- Les formes mixtes physiques et virtuelles s'adresseront aux équipes géographiquement dispersées
- La technologie interactive jouera un rôle clé pour garantir que tous les participants se sentent également engagés et impliqués
- Les expériences hors site seront adaptées aux intérêts et aux besoins individuels
- Les expériences hors site seront personnalisées en fonction des intérêts et des besoins individuels
- La mesure et l'évaluation deviendront encore plus importantes, avec des indicateurs clairs permettant de suivre l'impact des séminaires hors site sur la productivité, l'innovation et la dynamique d'équipe
- **L'alignement sur les objectifs plus larges de l'entreprise sera primordial
- Les lieux et activités respectueux de l'environnement seront privilégiés, reflétant une conscience environnementale croissante
- Les opportunités de volontariat et d'engagement communautaire peuvent être intégrées dans les agendas des séminaires hors site, favorisant ainsi la responsabilité sociale et la cohésion de l'équipe.
- Le développement des compétences et le partage des connaissances seront des éléments clés, permettant aux équipes de s'adapter et de prospérer dans l'avenir dynamique du travail
Préparez des réunions hors site réussies avec ClickUp
Félicitations ! Vous êtes presque prêt à forfaiter la réunion hors site dont tout le monde parlera pendant des mois !
La dernière étape ? S'inscrire sur ClickUp votre partenaire de confiance en matière de gestion de projet, une plateforme qui vous donnera les moyens d'agir à chaque étape !
ClickUp est votre solution de référence pour la gestion des réunions, le brainstorming, le paramétrage des budgets, la programmation des activités et l'attribution des tâches. Elle garantit que chaque réunion hors site que vous forfaiterez sera une expérience marquante.
FAQ communes
1. Qu'est-ce qu'une réunion hors site ou sur site ?
Une réunion sur site se déroule dans votre environnement de travail habituel, généralement le bureau. Elle est efficace pour les discussions rapides, les vérifications régulières de l'équipe et les tâches qui nécessitent un accès aux ressources du bureau.
En revanche, une réunion hors site se déroule en dehors du lieu de travail, souvent dans un emplacement loué ou dans un paramètre de retraite. Elle est idéale pour les sessions de brainstorming, les activités de renforcement de l'équipe, la planification stratégique ou l'encouragement de la créativité dans un environnement nouveau.
**2. Quel est l'objectif d'une réunion hors site ?
Au-delà de l'évasion des lumières fluorescentes, les sites offsites offrent une rampe de sortie mentale. S'éloigner de la routine quotidienne permet de se recentrer, de sortir des sentiers battus et de renforcer les liens par le biais d'expériences partagées.
**3. Quel est l'exemple d'un site offsite ?
Imaginez une équipe de marketing qui s'échappe du bureau pour un séjour de deux jours dans une cabane isolée dans les bois. La première journée est consacrée à un brainstorming stratégique, animé par un expert externe, dans l'air vivifiant de la montagne.
Les après-midi sont consacrés à des sessions de formation et à des activités de renforcement de l'équipe, telles qu'un parcours de cordes collaboratif, une salle d'évasion et une chasse au trésor, qui favorisent la communication et la confiance.
Les soirées sont consacrées à des dîners décontractés et à des jeux de société, ce qui permet de renforcer les connexions à un niveau personnel au-delà des rôles professionnels.
Ce mélange de sessions de travail ciblées et d'activités amusantes, axées sur l'esprit d'équipe, illustre la manière dont les séminaires hors site peuvent permettre d'atteindre des objectifs stratégiques et des objectifs de cohésion d'équipe dans un paramètre nouveau et mémorable.