Nombreux sont ceux qui considèrent les réunions des équipes de direction comme une énorme perte de temps. La raison en est que la plupart des réunions sont dispersées et qu'elles déraillent souvent en raison d'opinions négatives dynamique d'équipe .
Une réunion vraiment efficace se concentre sur ce qui est vraiment important et sur ce qui doit se passer ensuite. Voici la réunion de niveau 10.
Voyons ce qu'est une réunion de niveau 10 et pourquoi elle travaille si bien. Nous examinerons ensuite la structure de la réunion et apprendrons comment faire passer vos équipes de direction au niveau supérieur. Vous ne ferez plus jamais les réunions de la même façon. ✨
**Qu'est-ce qu'une réunion de niveau 10 ?
Générez rapidement l'agenda de votre réunion sur un document collaboratif dans ClickUp
Le format de réunion Level 10 (L10) a été mis en forme pour aider les entrepreneurs, les équipes de direction et les startups à identifier les problèmes, à en discuter et à les résoudre. Cette réunion de 90 minutes est suivie chaque semaine par l'ensemble de l'équipe dirigeante.
Pendant que réunions en résumé rapide se concentrent sur les tâches quotidiennes et réunions avec les clients sont souvent consacrées à l'établissement de relations et à la collecte d'informations, les réunions L10 sont davantage axées sur la stratégie et la résolution de problèmes. Elles encouragent la clarté, l'alignement et l'action, ce qui permet d'améliorer la productivité, d'augmenter les revenus et de renforcer la collaboration au sein de l'équipe de direction. 👪
Les réunions hebdomadaires L10 ne sont qu'un des outils et principes qui composent le Système opérationnel entrepreneurial® (EOS). Fondé par Gino Wickman, l'EOS repose sur six éléments clés, à savoir :
- La vision
- Les personnes
- Les données
- Les problèmes
- Processus
- Traction
Chacun de ces éléments est abordé lors des réunions du L10, la majeure partie du temps étant consacrée aux trois problèmes les plus importants de l'agenda.
Avantages d'une Réunion de niveau 10 Réunion
Les réunions L10 sont extrêmement efficaces, et ce pour plusieurs raisons.
Elles sont orientées vers un objectif
Les objectifs de l'entreprise et les objectifs stratégiques sont au cœur de la réunion. Les participants partagent des mises à jour rapides des indicateurs de leur tableau de bord, fournissant un aperçu de la façon dont l'entreprise se fait par rapport à ces objectifs. Il est ainsi facile de rester aligné et de continuer à avancer dans la bonne direction. 🎯
Ils résolvent les problèmes
Soixante des 90 minutes de cette réunion hebdomadaire sont consacrées à la compréhension des problèmes qui font obstacle à la réunion des objectifs de l'entreprise. Le temps de la réunion est bien employé à traiter les causes profondes et à rechercher des solutions à un niveau stratégique. Cette forme est mise en place pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie.
Ils sont extrêmement ciblés et exploitables
Chaque élément de l'agenda est assorti d'un délai spécifique (généralement court), ce qui permet d'éviter toute perte de temps. Éléments d'action sont clairement documentées, font l'objet de rapports et sont soit cochées, soit reportées, soit soulevées en tant que problèmes. ✅
Ils ont une structure claire
Les réunions du L10 ont lieu chaque semaine à la même heure et le même jour, et elles suivent une structure abrégée processus standard afin que chacun sache à quoi s'attendre et puisse se préparer en conséquence.
Cela dit, il n'est pas surprenant que ce type de réunion nécessite une animation solide et un scribe/administrateur méticuleux - de préférence les mêmes personnes chaque semaine afin d'établir une continuité.
Le rôle de l'animateur est de veiller à ce que les participants respectent l'agenda de la réunion et à ce qu'ils s'y conforment l'étiquette de la réunion -comme la préparation et le respect des délais de l'agenda. L'administrateur prend les notes de la réunion, met à jour la liste À faire (qui fait partie de l'agenda) et tient tout le monde informé.
Avec les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils, les réunions L10 valent la peine qu'on y consacre des efforts.
Niveau 10 Structure de la réunion
L'une des clés de la réussite réside dans le fait que la plupart des réunions de niveau 10 suivent le même agenda. Voyons ce que cela implique exactement, étape par étape.
Segue
durée : 5 minutes
La réunion s'ouvre sur une transition, également appelée "check-in". Chaque membre de l'équipe partage une bonne nouvelle personnelle ou professionnelle, par exemple une victoire ou un moment fort de la semaine. Cela permet à chacun d'être pleinement présent à la réunion, de créer des connexions au sein de l'équipe de direction et de commencer la session sur une note positive. 😊
Scorecard
temps : 5 minutes
Cette section passe en revue les objectifs et les résultats clés (OKR) - ou les indicateurs clés de performance (ICP) - qui contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le propriétaire de chaque indicateur clé indique simplement si son indicateur est "sur la bonne voie" ou "hors de la bonne voie", sans autre explication à ce stade. Si l'indicateur n'est pas sur la bonne voie, il est placé sur la liste des problèmes, qui sera examinée plus tard au cours de la réunion.
Rock Review
durée : 5 minutes
Les Teams sont des objectifs trimestriels, et chaque membre de l'équipe est généralement responsable de trois à cinq d'entre eux. Les mises à jour de la pierre consistent uniquement en une réponse "en bonne voie" ou "en mauvaise voie", tout problème étant déplacé vers la liste des problèmes. 🪨
Les clients et Les employés à la une
temps : 5 minutes
Les participants partagent ici les bonnes ou mauvaises nouvelles concernant les employés ou les clients. Les bonnes nouvelles sont célébrées et les mauvaises passent directement à la liste des problèmes.
Liste À faire
durée : 5 minutes
La liste À faire fait état des éléments à achever dans les 7 jours. Ainsi, de nombreux éléments discutés lors de la réunion précédente ont été achevés au cours de la semaine précédente. Lors de la réunion en cours, les participants les déclarent "faits" ou "non faits" Les éléments qui tombent dans cette dernière catégorie peuvent soit passer à la semaine suivante pour être réexaminés lors de la prochaine réunion, soit - s'ils sont devenus un problème - être inscrits sur la liste des problèmes de la semaine en cours.
Liste des problèmes
durée : 60 minutes
Connue également sous le nom d'Identifier, Discuter, Résoudre (IDS®), cette partie de la réunion est consacrée à l'identification des véritables racines des problèmes, puis à leur résolution de réfléchir aux moyens de les résoudre . Après un bref rappel des problèmes figurant sur la liste de la semaine dernière et de ceux qui ont été ajoutés au cours de cette réunion, les participants votent sur la manière de les classer par ordre de priorité. Ils s'attaquent ensuite aux trois premiers, en commençant par le plus important. Les étapes suivantes sont ajoutées à la liste À faire. Si un problème de la liste n'est pas traité dans les semaines qui suivent, il est déplacé sur une liste à plus long terme pour être discuté lors de la prochaine réunion trimestrielle.
Récapitulation
durée : 5 minutes
Les dernières minutes sont consacrées à la révision de la liste À faire et des étapes suivantes. Les participants décident également des messages en cascade à transmettre au reste de l'organisation. Enfin, ils évaluent la réunion sur 10 et si la moyenne est inférieure à 8, ils discutent de ce qu'ils pourraient faire différemment la prochaine fois.
Avec un modèle L10 aussi clair, les sujets les plus importants sont toujours abordés et vous devriez toujours faire à temps, à chaque fois. ⏱️
10 Conseils pour améliorer vos Niveau 10 Réunions
Maintenant que vous savez ce que vous visez, voyons comment améliorer ces réunions - et gagner du temps et d'efforts.
1. Tirer le meilleur parti des outils de réunion
La technologie moderne peut être une véritable aubaine et logiciel de gestion des réunions en est un exemple.
Prenez Réunions ClickUp par exemple. Cette plateforme de réunion en ligne propose des checklists de planification, des modèles de réunion, des outils de prise de notes, une excellente gestion des tâches et bien d'autres choses encore, toutes conçues pour vous faciliter la vie. Commencez par le Modèle de réunion ClickUp Niveau 10 et de s'en inspirer.
Good to Know: Modèles ClickUp couvrent à peu près toutes les éventualités. De modèles de lancement de projet qui vous aident à forfaiter et à établir des priorités pour modèles de réunions en tête-à-tête pour gérer votre équipe, vous n'aurez plus jamais besoin de repartir de zéro.
2. Planifier stratégiquement
Gérez et organisez des projets, et planifiez des tâches dans l'affichage flexible du Calendrier pour que les équipes restent synchronisées
Pour renforcer l'importance de votre réunion L10, organisez-la à la même heure chaque semaine. Lorsqu'elle est toujours inscrite au Calendrier, les participants prennent l'habitude de s'y préparer et leurs équipes apprennent à programmer d'autres réunions en fonction de cette date. 🗓️
La planification des réunions est un jeu d'enfant avec L'affichage du Calendrier de ClickUp . Il suffit d'organiser une réunion récurrente, en invitant tous les paramètres nécessaires. Connectez ensuite tous vos documents de réunion à cette réunion, afin que tout le monde puisse les trouver.
3. Publiez l'agenda de votre réunion à l'avance
Plus l'ordre du jour de la réunion L10 est diffusé tôt, plus chacun dispose de temps pour rassembler les données nécessaires à la préparation de la réunion. L'agenda paramètre également les questions à traiter, ce qui permet à chacun de rester concentré.
Utiliser l'ordre du jour Documents ClickUp et le Modèle d'agenda ClickUp pour élaborer l'agenda de la réunion de chaque semaine. Rédigez vous-même l'agenda ou collaborez avec l'ensemble de l'équipe, chaque utilisateur se distinguant sur le système par son propre identifiant de couleur. Les outils de mise en forme intégrés facilitent la création d'un document final de qualité professionnelle sans effort supplémentaire.
4. Respecter l'horaire de la réunion
Paramétrer facilement des rappels avec la commande "R" de ClickUp
Une partie du secret de la réunion de niveau 10 consiste à suivre le processus à la lettre. Pour cela, il faut commencer à l'heure, ce qui implique d'encourager les participants à arriver cinq minutes à l'avance pour s'installer.
Faites en sorte que les participants respectent l'horaire avec Rappels ClickUp . Définissez un rappel pour inviter les participants à se préparer à la réunion bien à l'avance, afin que personne ne se précipite à la dernière minute et ne retarde la réunion. Puis définissez-en un autre pour les informer que la réunion est sur le point de commencer, afin que tout le monde se connecte et soit prêt à partir à la bonne durée. 🔔
5. Utiliser des outils visuels pour plus de clarté
La hiérarchisation des éléments de votre liste de problèmes est une étape très importante de la phase IDS de la réunion - et il est impossible d'établir des priorités si l'on ne sait pas ce que l'on priorise. Créez une liste claire que tout le monde pourra consulter afin de prendre les bonnes décisions.
Une façon très efficace de le faire est d'utiliser un tableau de bord Tableau blanc ClickUp . Votre scribe peut transférer les problèmes existants sur la liste des problèmes vers le Tableau blanc au début de la session. Les outils de collaboration de ClickUp permettent à chacun d'enregistrer le problème qu'il soulève au fur et à mesure qu'il se présente, ce qui vous permet de disposer d'une liste achevée, facile à classer par ordre de priorité, au moment où vous abordez la phase de résolution des problèmes de la réunion. Il vous suffit ensuite de cocher les éléments au fur et à mesure que vous les traitez.
6. Prendre d'excellentes notes de réunion
Résumer les notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp AI
Il est essentiel de créer un compte rendu précis de ce qui s'est passé lors d'une réunion. Les comptes rendus de réunion forment la base des réunions futures, assurant la continuité et le mouvement vers l'avant. Ils font également office de dernier mot lorsque les souvenirs de ce qui s'est passé diffèrent.
Bon logiciel de compte-rendu de réunion fait toute la différence. Vous pouvez commencer par utiliser ClickUp Bloc-notes pour prendre des notes pendant la réunion. Demandez ensuite au Assistant de rédaction ClickUp IA pour résumer ces notes à votre place et les transformer en compte rendu de réunion. L'assistant Modèle de compte rendu de réunion ClickUp fournit un cadre prêt à l'emploi, garantissant la cohérence de tous vos comptes rendus de réunion. 📝
7. Capturer des vidéos importantes
Partagez des enregistrements d'écran pour transmettre votre message avec précision sans avoir besoin d'une chaîne d'e-mails ou d'une réunion en personne grâce à Clip by ClickUp
Les participants partagent souvent des diapositives ou d'autres documents lors des réunions L10. Ces éléments visuels constituent une partie importante du compte rendu de la réunion et ils sont souvent distribués sous forme de documents distincts avant ou après la réunion.
Mais il existe un moyen plus simple. ClickUp Clip capture des clips vidéo de votre écran, d'un onglet de navigateur ou d'une fenêtre d'application - y compris un enregistrement vocal si vous le souhaitez - afin de fournir un contexte à la discussion. Vous pouvez enregistrer les clips dans le cadre de l'enregistrement de la réunion et les partager à l'aide d'un lien public qui se lit directement dans votre navigateur.
8. Centralisez vos discussions
Les participants peuvent avoir des questions ou des suggestions à l'avance ou vouloir ajouter des idées après la réunion. Vous pouvez utiliser l'e-mail pour tenir ces discussions, mais les fils de discussion ne sont pas toujours faciles à trouver ou à suivre, et ils sont déconnectés de la réunion elle-même.
Il est préférable de créer un canal désigné avec Affichage du ClickUp Chat clickUp Chat est un canal de discussion en ligne qui permet de tout centraliser et de tout lier sur une seule plateforme. Utilisez le canal de discussion pour partager des mises à jour ou des ressources et avoir des discussions en temps réel. Vous pouvez contrôler qui a accès à votre canal de discussion, configurer des notifications de nouveaux messages et voir votre discussion à côté de votre travail dans ClickUp pendant que vous préparez la réunion. 💬
9. Rationalisez votre flux de travail
Utilisez ClickUp Tableaux blancs pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
La plupart des réunions L10 génèrent une liste d'éléments d'action qui doivent être traités, mais qui ne le sont souvent pas. L'astuce pour les faire Terminé est de les intégrer dans votre flux de travail dès que possible et de les suivre jusqu'à ce qu'elles soient achevées.
ClickUp vous permet de transformer le texte de n'importe quel document ClickUp ou Tableau blanc en Tâches ClickUp d'un simple bouton - plus besoin de copier-coller. Par exemple, vous pouvez créer des éléments d'action ou assigner des tâches directement à partir d'un bloc-notes, d'un document, d'un Tableau blanc, d'un Chat ClickUp ou de documents plus formels tels que les comptes rendus de réunion.
Ensuite La gestion de projet de ClickUp prend le relais pour gérer cette tâche, en vous aidant à la hiérarchiser et à l'intégrer de manière transparente dans votre flux de travail. Elle peut même vous envoyer des notifications lorsque l'échéance est proche afin de vous assurer que vous restez sur la bonne voie pour l'achever.
10. Tirez parti de votre pile technologique
Plutôt que d'investir dans de nouveaux outils pour votre réunion L10, tirez le meilleur parti des outils que vous utilisez déjà. Par exemple, si votre équipe de direction préfère utiliser Zoom ou Microsoft Teams, ou si elle est attachée à son Calendrier Google, suivez le flux dans la mesure du possible.
ClickUp offre une multitude d'outils de gestion des réunions intégrations y compris Microsoft Teams et Zoom , ainsi que Apple, Outlook et Google Agenda . Lancez une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ou synchronisez les tâches ClickUp avec le calendrier de votre choix, et bien plus encore.
Exécutez des réunions efficaces et Efficaces de niveau 10
Les réunions L10 ont été développées par EOS Worldwide pour améliorer la productivité et l'efficacité des réunions. Elles ont lieu chaque semaine à la même heure, suivent un modèle abonné et sont suivies par l'ensemble de l'équipe dirigeante. 💯
Ce type de réunion est extrêmement axé sur l'alignement sur les objectifs stratégiques. Elle commence par une brève prise de contact et un examen rapide de la progression par rapport aux indicateurs du tableau de bord, aux objectifs trimestriels et aux listes de choses à faire de la semaine. La majeure partie de la réunion est ensuite consacrée à la compréhension et à la résolution des problèmes qui entravent la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Bien que les réunions L10 soient déjà bien plus efficaces que la plupart des réunions, il est toujours possible de les améliorer. Outils de réunion en ligne comme ClickUp rationalisent tous les aspects de vos réunions L10, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des efforts à chaque fois. S'inscrire gratuitement avec ClickUp dès aujourd'hui pour en faire plus en moins de temps, chaque jour. 🙌