Beaucoup de gens considèrent les réunions de l'équipe de direction comme une énorme perte de temps. En effet, la plupart des réunions sont dispersées et souvent perturbées par une dynamique d'équipe négative.
Une réunion vraiment efficace se concentre sur ce qui est vraiment important et sur ce qui doit être fait ensuite. Entrez dans la réunion de niveau 10.
Découvrons ensemble ce qu'est une réunion de niveau 10 et pourquoi elle fonctionne si bien. Nous examinerons ensuite la structure de la réunion et apprendrons quelques méthodes pour faire passer vos équipes de direction au niveau supérieur. Vous ne mènerez plus jamais vos réunions de la même manière. ✨
Qu'est-ce qu'une réunion de niveau 10 ?
Le format de réunion Level 10 (L10) a été développé pour aider les entrepreneurs, les équipes de direction et les start-ups à identifier, discuter et résoudre des problèmes. Cette réunion de 90 minutes rassemble chaque semaine l'ensemble de l'équipe de direction.
Alors que les réunions de résumé rapide se concentrent sur les tâches quotidiennes et que les réunions avec les clients portent souvent sur l'établissement de relations et la collecte d'informations, les réunions L10 sont davantage axées sur la stratégie et la résolution de problèmes. Elles favorisent la clarté, l'alignement et l'action, améliorant ainsi la productivité, augmentant les revenus et renforçant la collaboration au sein de l'équipe de direction. 👪
Les réunions hebdomadaires L10 ne sont qu'un des outils et principes qui composent l'Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fondé par Gino Wickman, EOS repose sur six éléments clés, à savoir :
- Vision
- Personnes
- Données
- Problèmes
- Processus
- Traction
Chacun de ces éléments est abordé lors des réunions L10, la majeure partie du temps étant consacrée aux trois problèmes les plus importants de l'agenda.
Avantages d'une réunion de niveau 10
Les réunions L10 sont extrêmement efficaces, et ce pour plusieurs raisons.
Ils sont axés sur les objectifs
Les objectifs commerciaux et stratégiques sont au cœur de la réunion. Les participants partagent rapidement les dernières informations sur leurs indicateurs de performance, donnant ainsi un aperçu de la situation de l'entreprise par rapport à ces objectifs. Il est ainsi plus facile de rester aligné et de continuer à avancer dans la bonne direction. 🎯
Ils résolvent les problèmes
Sur les 90 minutes que dure cette réunion hebdomadaire, 60 sont consacrées à la compréhension des problèmes qui empêchent l'entreprise d'atteindre ses objectifs. Le temps de réunion est bien utilisé pour traiter les causes profondes et rechercher des solutions à un niveau stratégique. Ce format est conçu pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie à long terme.
Ils sont extrêmement ciblés et faciles à mettre en œuvre.
Chaque élément de l'agenda dispose d'un délai spécifique (généralement court) qui lui est alloué, afin de ne pas perdre de temps. Les mesures à prendre sont clairement documentées, soumises à des rapports, puis cochées, reportées ou soulevées comme problèmes. ✅
Ils ont une structure claire
Les réunions L10 ont lieu à la même heure, le même jour chaque semaine, et suivent un processus standard afin que chacun sache à quoi s'attendre et puisse se préparer en conséquence.
Cela dit, il n'est pas surprenant que l'organisation de ce type de réunion nécessite une facilitation solide et un secrétaire/administrateur méticuleux, de préférence les mêmes personnes chaque semaine afin d'assurer la continuité.
Le rôle du facilitateur est de veiller à ce que les participants respectent l'agenda et les règles de conduite de la réunion, par exemple en étant préparés et en respectant les délais prévus. L'administrateur prend des notes, met à jour la liste des tâches à faire (qui fait partie de l'agenda) et tient tout le monde informé.
Avec les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils en place, les réunions L10 demandent un effort.
Structure des réunions de niveau 10
L'une des clés de la réussite réside dans le fait que la plupart des réunions L10 suivent le même agenda. Voyons exactement ce que cela implique, étape par étape.
Segue
Durée : 5 minutes
La réunion commence par une transition, également appelée « check-in ». Chaque membre de l'équipe partage une bonne nouvelle personnelle ou professionnelle, par exemple une victoire ou un moment marquant de sa semaine. Cela permet à chacun d'être pleinement présent à la réunion, crée des connexions au sein de l'équipe de direction et démarre la session sur une note positive. 😊
Tableau de bord
Durée : 5 minutes
Cette section passe en revue les objectifs et les résultats clés (OKR) — ou les indicateurs clés de performance (KPI) — qui contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le propriétaire de chaque indicateur clé indique simplement si son indicateur est « en bonne voie » ou « en retard », sans donner plus d'explications à ce stade. S'il est en retard, il est transféré vers la liste des problèmes, qui sera discutée plus tard au cours de la réunion.
Rock Review
Durée : 5 minutes
Les Rocks sont des objectifs trimestriels, et chaque membre de l'équipe est généralement responsable de trois à cinq d'entre eux. Les mises à jour des Rocks consistent également en une réponse purement « en bonne voie » ou « hors voie », les problèmes éventuels étant transférés vers la liste des problèmes. 🪨
Actualités clients et employés
Durée : 5 minutes
Les participants partagent ici toutes les bonnes ou mauvaises nouvelles concernant les employés ou les clients. Les bonnes nouvelles sont célébrées et les mauvaises nouvelles sont directement ajoutées à la liste des problèmes.
Liste des tâches à faire
Durée : 5 minutes
La liste des éléments à faire concerne les actions à achever dans un délai de 7 jours. Ainsi, la plupart des éléments abordés lors de la réunion précédente auront été achevés au cours de la semaine écoulée. Lors de la réunion en cours, les participants déclarent les éléments « terminés » ou « non terminés ». Tous les éléments qui entrent dans cette dernière catégorie peuvent soit être reportés à la semaine suivante pour être réexaminés lors de la prochaine réunion, soit, si ils sont devenus problématiques, être transférés dans la liste des problèmes à traiter cette semaine.
Liste des problèmes
Durée : 60 minutes
Également connue sous le nom d'Identify, Discuss, Solve (IDS®), cette partie de la réunion est consacrée à la recherche des véritables causes des problèmes, puis à la réflexion sur les moyens de les résoudre. Après un bref récapitulatif des problèmes figurant sur la liste de la semaine dernière et de ceux qui ont été ajoutés au cours de cette réunion, les participants votent pour les classer par ordre de priorité. Ils s'attaquent ensuite aux trois premiers, en commençant par le plus important. Toutes les étapes suivantes sont ajoutées à la liste des tâches à faire. Si un problème figurant sur la liste n'est pas traité dans les semaines qui suivent, il est transféré vers une liste à plus long terme qui sera discutée lors de la prochaine réunion trimestrielle.
Conclusion
Durée : 5 minutes
Les dernières minutes sont consacrées à l'examen de la liste des tâches à faire et des prochaines étapes. Les participants décident également des messages à transmettre au reste de l'organisation. Enfin, ils effectuent l'évaluation de la réunion sur une échelle de 1 à 10, et si la moyenne est inférieure à 8, ils discutent de ce qu'ils pourraient faire différemment la prochaine fois.
Grâce à ce modèle L10 clair, les sujets les plus importants sont toujours abordés et vous devriez toujours être terminé à l'heure, à chaque fois. ⏱️
10 conseils pour améliorer vos réunions de niveau 10
Maintenant que vous savez ce que vous visez, voyons comment améliorer ces réunions et gagner du temps et des efforts pour tout le monde.
1. Tirez le meilleur parti des outils de réunion
Les technologies modernes peuvent être une véritable aubaine, et les logiciels de gestion de réunions en sont un excellent exemple.
Prenez ClickUp Meetings, par exemple. Cette plateforme de réunion en ligne propose des checklists pour la planification, des modèles de réunion, des outils de prise de notes, une excellente gestion des tâches et bien plus encore, le tout conçu pour vous faciliter la vie. Commencez avec le modèle de réunion ClickUp Level 10 et partez de là.
Bon à savoir : les modèles ClickUp couvrent pratiquement toutes les éventualités. Des modèles de lancement de projet qui vous aident à planifier et à établir des priorités aux modèles de réunion individuelle pour gérer votre équipe, vous n'aurez plus jamais besoin de partir de zéro.
2. Planifiez de manière stratégique
Pour renforcer l'importance de votre réunion L10, organisez-la à la même heure chaque semaine. Lorsqu'elle figure systématiquement dans le Calendrier, les participants prennent l'habitude de s'y préparer et leurs équipes apprennent à planifier les autres réunions en fonction de celle-ci. 🗓️
La planification des réunions est un jeu d'enfant grâce à la vue Calendrier de ClickUp. Il suffit de configurer une réunion récurrente et d'inviter tous les participants nécessaires. Ensuite, effectuez la connexion de tous vos documents à cette réunion afin que tout le monde puisse les trouver.
3. Diffusez votre agenda de réunion à l'avance
Plus vous diffusez tôt l'agenda de la réunion L10, plus tout le monde aura de temps pour rassembler les données nécessaires à la préparation de la réunion. L'agenda permet également de définir clairement les points qui seront abordés, ce qui permet à tout le monde de rester concentré.
Utilisez ClickUp Docs et le modèle ClickUp Agenda pour élaborer l'ordre du jour de chaque réunion hebdomadaire. Rédigez l'ordre du jour vous-même ou collaborez avec toute l'équipe, chaque utilisateur étant identifié dans le système par son propre identifiant de couleur. Les outils de mise en forme intégrés permettent de créer facilement un document final d'aspect professionnel sans effort supplémentaire.
4. Respectez la durée prévue pour la réunion
Une partie du secret de la réunion L10 réside dans le respect scrupuleux du processus. Cela commence par le respect des horaires, ce qui signifie encourager les participants à arriver cinq minutes à l'avance afin de s'installer.
Respectez le planning grâce aux rappels ClickUp. Configurez un rappel pour inviter les participants à se préparer à la réunion bien à l'avance, afin que personne ne se précipite à la dernière minute et ne retarde la réunion. Configurez ensuite un autre rappel pour leur signaler que la réunion est sur le point de commencer, afin que tout le monde se connecte et soit prêt à l'heure. 🔔
5. Utilisez des outils visuels pour plus de clarté
La hiérarchisation des éléments de votre liste de problèmes est une étape très importante de la phase IDS de la réunion, et il est impossible de hiérarchiser si vous ne savez pas ce que vous hiérarchisez. Créez une liste claire que tout le monde peut consulter afin que chacun puisse prendre les bonnes décisions.
Pour ce faire, l'un des moyens les plus efficaces consiste à utiliser le Tableau blanc ClickUp. Au début de la session, votre secrétaire peut transférer les problèmes existants de la liste des problèmes vers le Tableau blanc. Les outils de collaboration de ClickUp permettent à chacun de saisir le problème qu'il soulève au fur et à mesure qu'il se présente, ce qui vous donne une liste complète pour faciliter la hiérarchisation des priorités lorsque vous arrivez à la phase de résolution des problèmes de la réunion. Il vous suffit ensuite de cocher les éléments au fur et à mesure que vous les traitez.
6. Prenez des notes de réunion détaillées
Il est essentiel de consigner avec précision le déroulement d'une réunion. Les comptes rendus de réunion constituent la base des réunions futures, garantissant la continuité et le progrès. Ils font également office de référence ultime lorsque les souvenirs divergent.
Un bon logiciel de compte rendu de réunion fait toute la différence. Vous pouvez commencer par utiliser ClickUp Bloc-notes pour prendre des notes pendant la réunion. Demandez ensuite à l'assistant de rédaction ClickUp AI de résumer ces notes pour vous et de les transformer en compte rendu de réunion. Le modèle de compte rendu de réunion ClickUp fournit un cadre prêt à l'emploi, garantissant la cohérence de tous vos comptes rendus de réunion. 📝
7. Capturez les vidéos importantes
Les participants partagent souvent des diapositives ou d'autres documents lors des réunions L10. Ces supports visuels constituent une partie importante du compte rendu de la réunion et sont souvent diffusés sous forme de documents séparés avant ou après la réunion.
Mais il existe un moyen plus simple. ClickUp Clip capture des clips vidéo de votre écran, de l'onglet de votre navigateur ou de la fenêtre de votre application, y compris un enregistrement vocal si vous le souhaitez, afin de fournir un contexte à la discussion. Vous pouvez enregistrer les clips dans le compte rendu de la réunion et les partager à l'aide d'un lien public qui s'ouvre directement dans votre navigateur.
8. Centralisez vos discussions
Les participants peuvent avoir des questions ou des suggestions à l'avance ou vouloir ajouter des commentaires supplémentaires après coup. Vous pouvez utiliser l'e-mail pour mener ces discussions, mais les fils de discussion ne sont pas toujours faciles à trouver ou à suivre, et ils sont en outre déconnectés de la réunion elle-même.
Créez plutôt un canal dédié avec la vue Chat de ClickUp, afin de tout centraliser et lier sur une seule plateforme. Utilisez le canal de discussion pour partager des mises à jour ou des ressources et discuter en temps réel. Vous pouvez contrôler qui a accès à votre canal de discussion, configurer des notifications pour les nouveaux messages et consulter votre discussion parallèlement à votre travail dans ClickUp pendant que vous préparez la réunion. 💬
9. Rationalisez votre flux de travail
La plupart des réunions L10 génèrent une liste d'éléments à faire, qui doivent être mis en œuvre, mais qui souvent ne le sont pas. L'astuce pour les terminer consiste à les intégrer dès que possible dans votre flux de travail, puis à les suivre jusqu'à leur achèvement.
ClickUp vous permet de transformer le texte de n'importe quel document ou Tableau blanc ClickUp en tâches ClickUp en un seul clic, sans avoir à copier-coller. Par exemple, vous pouvez créer des actions ou attribuer des tâches directement à partir d'un bloc-notes, d'un document, d'un Tableau blanc, d'un chat ClickUp ou de documents plus formels tels que des comptes rendus de réunion.
La fonctionnalité de gestion de projet de ClickUp prend ensuite le relais pour gérer cette tâche, vous aidant à la hiérarchiser et à l'intégrer de manière transparente dans votre flux de travail. Elle peut même vous envoyer des notifications lorsque la date d'échéance approche afin de vous permettre de rester sur la bonne voie jusqu'à la fin.
10. Tirez parti de vos technologies
Plutôt que d'investir dans de nouveaux outils pour votre réunion L10, tirez le meilleur parti des outils que vous utilisez déjà. Par exemple, si votre équipe de direction préfère utiliser Zoom ou Microsoft Teams, ou si elle est attachée à ses Google Agenda, suivez le flux dans la mesure du possible.
ClickUp propose une multitude d'intégrations, notamment Microsoft Teams et Zoom, ainsi qu'Apple, Outlook et Google Agenda. Lancez une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ou synchronisez les tâches de ClickUp avec le calendrier de votre choix, et bien plus encore.
Organisez des réunions de niveau 10 efficaces et performantes
Les réunions L10 ont été développées par EOS Worldwide afin d'améliorer la productivité et l'efficacité des réunions. Elles ont lieu à la même heure chaque semaine, suivent un modèle spécifique et réunissent l'ensemble de l'équipe de direction. 💯
Ce type de réunion est extrêmement axé sur l'alignement avec les objectifs stratégiques. Elle commence par un bref point de situation et passe rapidement en revue les progrès réalisés par rapport aux indicateurs de performance, aux objectifs trimestriels et aux listes de tâches hebdomadaires. Ensuite, la majeure partie du temps de réunion est consacrée à la compréhension et à la résolution des problèmes qui font obstacle à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Bien que les réunions L10 soient déjà beaucoup plus efficaces que la plupart des réunions, il est toujours possible de les améliorer. Les outils de réunion en ligne tels que ClickUp rationalisent tous les aspects de vos réunions L10, vous permettant ainsi de gagner du temps et d'économiser votre effort à chaque étape.
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