Revue de Sunsama : Ce qu'il faut savoir sur cette application de productivité

Jongler entre les applications de gestion de projet, les bloc-notes, les e-mails et les post-it peut rapidement devenir compliqué : les délais ne sont plus respectés, les performances baissent et votre équilibre entre travail et vie privée en pâtit.

Et à mesure que la pression exercée par votre liste de tâches toujours plus longue s'intensifie, la culpabilité, le stress et l'anxiété liés aux tâches non accomplies s'accumulent également. Soudain, ce qui était autrefois votre emploi ou votre entreprise de rêve commence à ressembler à un cauchemar. 💀

Mais que diriez-vous si vous pouviez :

Découvrez Sunsama, un outil de gestion des tâches qui concrétise ces possibilités. Mais la question est la suivante : ses fonctionnalités tiennent-elles leurs promesses ?

C'est exactement ce à quoi nous répondrons dans cette revue de Sunsama. Nous examinerons en détail les fonctionnalités uniques, les limites, les avis des utilisateurs et les tarifs de Sunsama. Et si Sunsama n'est pas l'outil qui vous convient, nous vous présenterons l'une des meilleures alternatives à Sunsama qui pourrait répondre à tous vos besoins. ✅

Qu'est-ce que Sunsama ?

Un an après avoir décroché leur premier emploi à temps plein, Ashutosh Priyadarshy et Travis Meyer avaient besoin d'un moyen réfléchi et intentionnel de gérer leurs horaires de travail. Après quatre années passées à développer des produits qui n'ont pas abouti, ils ont touché le jackpot avec Sunsama en 2018.

Sunsama est une application d'agenda quotidien destinée aux professionnels très occupés qui ont besoin de planifier leurs semaines et leurs journées, de hiérarchiser leurs tâches en fonction de leur capacité quotidienne, de se concentrer sur leur travail et de réfléchir à leurs réalisations et aux domaines à améliorer. 💪

Contrairement à d'autres outils, Sunsama combine ces éléments dans un flux de travail fluide qui vous motive et vous aide à adopter de saines habitudes de travail.

Principales fonctionnalités de Sunsama

À première vue, l'interface minimaliste de Sunsama ne révèle pas grand-chose. Alors, quelles sont les fonctionnalités cachées qui font de cette application de planification numérique une favorite des utilisateurs ? Examinons-la de plus près.

1. Fixez vos objectifs hebdomadaires à l'avance

Commencez à utiliser Sunsama en fixant des objectifs hebdomadaires. Vous pouvez le faire plusieurs semaines à l'avance. Sunsama vous invite à planifier votre semaine chaque lundi, mais vous pouvez choisir le jour qui vous convient le mieux.

Si vous n'avez pas encore planifié votre semaine, c'est le moment de définir vos objectifs. Et si vous avez déjà noté certains objectifs, profitez-en pour les revoir et vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour la semaine à venir.

2. Planifiez vos tâches pour la journée

Après avoir défini vos objectifs hebdomadaires, déterminez les tâches que vous souhaitez terminer au cours de la journée. Vous pouvez lier les tâches clés à vos objectifs hebdomadaires. Cela vous aidera à planifier et à hiérarchiser efficacement vos tâches afin d'atteindre ces cibles. 🎯

Une fois tous vos projets planifiés, vous pouvez vous mettre directement au travail, en sachant précisément sur quoi vous devez vous concentrer pour assurer la réussite de votre journée et de votre semaine.

3. Centralisez les tâches sur plusieurs canaux de travail

Sunsama facilite la planification quotidienne en vous permettant de vous connecter à vos applications professionnelles préférées. Cela inclut Google Agenda, Gmail, Outlook Agenda, ClickUp, Notion, Asana, GitHub, Todoist et Slack.

Outre l'ajout manuel de tâches, vous pouvez glisser-déposer des tâches depuis ces applications vers Sunsama. Cela vous donne un meilleur aperçu de ce qui doit être fait et vous assure qu'aucune tâche importante ne passe entre les mailles du filet. 🕵️‍♂️

Et lorsque vous marquez des tâches comme achevées, tous les outils connectés sont mis à jour. Cela permet de garder vos listes de tâches à jour dans Sunsama ou dans toute autre application que vous utilisez.

4. Planifiez et hiérarchisez les tâches de la journée

Après avoir créé une liste de tâches à faire, vous pouvez choisir de terminer votre flux de travail quotidien en programmant vos tâches. Comment ? Il suffit de les inscrire dans votre Calendrier.

Contrairement aux autres applications de planification, Sunsama vous permet de vous concentrer sur la planification de vos priorités. L’estimation de durée pour toutes vos tâches ne doit pas dépasser votre capacité quotidienne (par exemple, 6 heures). Si vous dépassez cette limite, Sunsama vous alerte. 🚨

Cela vous oblige à repenser vos tâches, à choisir vos priorités pour la journée et à reporter toutes les autres tâches à une date ultérieure.

5. Gérer les tâches et suivre la progression

Lorsque vous créez une tâche dans Sunsama, vous pouvez :

Vos tâches sont présentées dans la vue Daily Kanban, où chaque colonne représente un jour de la semaine. La barre de progression en haut de chaque colonne se remplit à mesure que vous cochez les tâches.

Vous pouvez également passer à la vue Calendrier pour afficher votre emploi du temps par jour, trois jours, jours de la semaine, semaine entière ou mois. Cela vous aide à planifier rapidement plusieurs jours et semaines à la fois. 🗓️

6. Classez les tâches par canaux et contextes

Chaque tâche dans Sunsama peut être regroupée sous un canal, et plusieurs canaux peuvent être regroupés dans des contextes.

Par exemple, vous pouvez créer des catégories « Travail », « Personnel » ou « Activité secondaire ». Et votre contexte professionnel peut comporter des canaux tels que les projets marketing, les réunions avec les parties prenantes et les évaluations de l'entreprise.

Cette installation est utile pour afficher uniquement les tâches spécifiques au contexte et au canal dans vos vues Daily Kanban et Calendrier.

7. Mettez de côté les tâches imprévues et sans importance

Vous avez des tâches que vous n'êtes pas prêt à planifier ? Pas de souci, Sunsama vous permet de les stocker dans un backlog. Cela vous permet de garder votre liste de tâches quotidiennes bien organisée. 📋

Et qu'en est-il des tâches que vous reportez sans cesse au lendemain ? Si cela se produit pendant quatre jours consécutifs, Sunsama considère qu'elles ne sont pas importantes et les archive. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours replacer les tâches archivées dans votre liste quotidienne ou votre backlog.

Si le délai de quatre jours ne vous convient pas, vous pouvez l'ajuster en fonction de vos besoins ou désactiver la fonctionnalité d'archivage automatique pour afficher toutes les tâches.

8. Convertissez vos e-mails en tâches sans quitter votre boîte de réception

Oui, vous avez bien lu. Sunsama fournit deux adresses e-mail uniques : l'une pour ajouter des e-mails à votre liste de tâches quotidiennes et l'autre pour les placer dans votre backlog.

Il vous suffit d'enregistrer ces adresses dans votre application de messagerie. Ensuite, lorsque vous souhaitez convertir un e-mail en tâche, il vous suffit de le transférer à l'adresse appropriée. C'est simple comme bonjour ! 🤩

9. Utilisez le mode Focus et le chronomètre pour effectuer du travail intensif

Avoir toutes vos tâches sous les yeux peut être accablant. Le mode Focus de Sunsama vous permet d'éliminer ces distractions et de vous concentrer sur une seule tâche à la fois.

Ce mode dispose d'un chronomètre intégré pour suivre vos sessions de travail et les mini-pauses que vous prenez entre deux. Si vous utilisez la technique Pomodoro pour travailler, cette fonctionnalité pourrait bien devenir votre nouvelle meilleure amie.

10. Effectuez des évaluations quotidiennes et hebdomadaires

Une fois les tâches quotidiennes achevées, vous pouvez activer le rituel de fin de journée. Celui-ci résume votre journée et constitue un bon point de référence pour réfléchir à vos réalisations, aux leçons apprises et aux améliorations à apporter pour le lendemain. ✍️

En plus des analyses quotidiennes, vous recevez un rapport hebdomadaire résumé. Celui-ci vous indique où vous avez passé le plus de temps et si vous avez atteint vos cibles hebdomadaires.

11. Personnalisez vos routines quotidiennes et hebdomadaires

Vous pouvez activer manuellement vos routines de planification quotidienne, de révision quotidienne, de planification hebdomadaire et de révision hebdomadaire. Vous pouvez également les configurer pour qu'elles s'activent automatiquement à la date et à l'heure qui vous conviennent le mieux.

D'autres options de personnalisation vous permettent d'inclure le travail du week-end dans vos revues et d'intégrer votre processus de revue hebdomadaire dans votre planification hebdomadaire.

12. Invitez votre équipe à collaborer sur des tâches

Invitez votre équipe à rejoindre Sunsama en leur envoyant un lien d'invitation par e-mail. Une fois qu'ils auront rejoint la plateforme, vous pourrez leur attribuer des tâches, fixer des dates d'échéance et ajouter des notes (et des commentaires) pour discuter des clarifications et des mises à jour.

Grâce à l'intégration de Sunsama à Slack, les membres de l'équipe peuvent facilement partager leurs plans quotidiens et hebdomadaires ainsi que leurs réflexions sur les tâches achevées dans les canaux Slack appropriés. Cela permet à tout le monde de rester informé et favorise la collaboration au sein de l'équipe.

Tarifs de Sunsama

Sunsama propose une tarification à plusieurs niveaux qui débloque toutes les fonctionnalités. Vous pouvez choisir de payer un abonnement mensuel ou de bénéficier d'une réduction avec un abonnement annuel :

Avantages de l'utilisation de Sunsama

Outre ses fonctionnalités clés, voici quelques avantages supplémentaires offerts par Sunsama pour améliorer vos flux de travail de planification quotidiens.

Expérience d'intégration fluide

En tant que nouvel utilisateur, Sunsama vous guide à travers un flux d'intégration pour vous connecter à vos applications professionnelles et planifier votre journée. Une fois que vous avez terminé, vous êtes redirigé vers votre environnement de travail, où vous pouvez commencer les tâches de la journée. 🛠️

Interface conviviale

Le design minimaliste et intuitif de Sunsama facilite la navigation, même pour les débutants. L'environnement de travail est divisé en trois panneaux : les tâches non planifiées dans les intégrations tierces, les tâches planifiées dans une vue Kanban (ou Calendrier) et votre liste de canaux et de contextes. Et si vous aimez travailler en mode sombre, Sunsama a ce qu'il vous faut.

Raccourcis clavier

Avec Sunsama, pas besoin de multiplier les clics de souris pour accomplir vos tâches : il vous suffit d'utiliser les raccourcis clavier. Par exemple, appuyez sur « P » pour activer votre flux de travail quotidien, sur « A » pour ajouter une nouvelle tâche, sur « F » pour passer en mode Concentration et sur la « barre d'espace » pour activer/désactiver le chronomètre de tâches. ⏰

Compatibilité multiplateforme

Sunsama est une application web avec des applications de bureau pour Windows, Mac et Linux, et des applications mobiles pour iOS et Android. L'application de bureau dispose des mêmes fonctionnalités que l'application web, ce qui est excellent si vous souhaitez travailler sans être distrait par votre navigateur web. Cependant, tout comme l'application web, vous ne pouvez pas l'utiliser sans connexion Internet.

Service client réactif

Sunsama dispose d'une bibliothèque de ressources bien documentée qui vous apprend à naviguer dans votre environnement de travail et à utiliser ses fonctionnalités. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez contacter l'équipe d'assistance par e-mail ou par chat en direct via l'application. De nombreux utilisateurs affirment que l'équipe d'assistance est serviable et réactive.

Problèmes courants rencontrés par les utilisateurs de Sunsama

Comme la plupart des outils, Sunsama n'est pas sans défauts. Examinons quelques inconvénients afin de vous donner un aperçu complet et de vous aider à décider si cet outil vous convient.

Pas de forfait Free et forfaits payants coûteux

Sunsama ne propose pas de forfait gratuit, seulement un essai gratuit de 14 jours. Cela peut être un inconvénient majeur si vous avez un budget limité. Et même si vous souhaitez passer à un forfait payant, l'abonnement est coûteux : les frais peuvent rapidement s'accumuler si vous avez une équipe. 💸

Intégrations natives limitées

Bien que Sunsama offre des intégrations robustes avec certaines des applications de travail les plus populaires, celles-ci restent limitées. Il ne s'intègre pas à iCal, Confluence et Google Drive. Il n'y a pas non plus d'intégration avec Zapier ni d'accès à son API pour créer des flux de travail personnalisés.

Incapable de fournir l’assistance nécessaire pour des projets complexes

L'interface et les fonctionnalités de Sunsama sont optimisées pour la planification quotidienne afin d'améliorer la productivité personnelle. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées de gestion des tâches et de collaboration en équipe, Sunsama n'est pas fait pour vous. Il existe des outils de gestion de projet dédiés qui vous conviendront mieux.

L'application mobile ne dispose pas des fonctionnalités essentielles.

Contrairement à ses applications web et de bureau, l'application mobile de Sunsama fonctionne hors ligne. Cependant, elle ne dispose que de fonctionnalités de base. Ainsi, même si elle est idéale pour ajouter et réorganiser des tâches lors de vos déplacements, vous ne pouvez pas y effectuer vos tâches quotidiennes et hebdomadaires de planification.

Avis sur Sunsama sur Reddit

Pour conclure cette critique de Sunsama, nous avons consulté Reddit afin de recueillir les expériences d'autres utilisateurs de Sunsama. Et nous avons trouvé ce qu'il nous fallait. 🍵

De nombreux utilisateurs s'accordent à dire que l'interface, les intégrations et les flux de travail de planification quotidienne de Sunsama sont les meilleurs.

Un utilisateur a déclaré: « Les intégrations de Sunsama avec Asana, Trello, Jira, GitHub, etc. le rendent beaucoup plus facile à utiliser. Pour moi, le plus grand facteur de différenciation était toutefois la planification quotidienne. Sunsama encourageait la planification quotidienne grâce à une vue quotidienne dédiée qui m'aidait à hiérarchiser et à planifier mes tâches pour la journée. Le mode Focus était également une fonctionnalité très utile, tout comme les analyses/revues hebdomadaires et l'interface utilisateur apaisante. »

D'autres n'étaient pas satisfaits du prix élevé de Sunsama et des fonctionnalités limitées de son application mobile, qui ne permet pas de bloquer du temps.

Voici ce qu'un autre utilisateur a écrit dans son avis sur Sunsama : « Je suis également fan de Sunsama, mais son prix est trop élevé pour moi. J'utilise aussi beaucoup d'applications, car j'aime planifier mon temps lorsque je suis en déplacement. »

Outils de productivité alternatifs à utiliser à la place de Sunsama

Si vous recherchez une alternative à Sunsama avec un forfait Free et des fonctionnalités de gestion des tâches plus robustes, ClickUp pourrait être la solution idéale pour vous. Examinons de plus près certaines des fonctionnalités clés de ClickUp.

1. Gérez vos projets personnels et ceux de votre équipe sans difficulté

Les fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp facilitent la planification et l'exécution. Lancez-vous dans vos projets en :

Avec plus de 15 champs personnalisés, vous pouvez saisir des détails précis sur les tâches, tels que les personnes assignées, les priorités, les échéances, les barres de progression, les libellés et les cases à cocher. Vous pouvez également configurer des statuts personnalisés (tels que À faire, En cours et Terminé) pour suivre le flux des tâches dans un pipeline.

Chaque membre de l'équipe peut consulter la liste des tâches qui lui sont assignées sur sa page « Mes tâches ». Et s'il souhaite partager des mises à jour sur une tâche ou demander des éclaircissements, il peut le faire dans les commentaires de la tâche. 🧑‍💻

2. Passez à l'affichage Calendrier pour planifier vos tâches

ClickUp propose plus de 10 vues de tâches, notamment Liste, Kanban, diagramme de Gantt et Calendrier. Vous souhaitez planifier votre journée ou votre semaine ? Il vous suffit de passer à la vue Calendrier et de faire glisser vos tâches sur le calendrier.

Si vous avez des évènements prévus dans Google Agenda, effectuez la connexion avec ClickUp pour regrouper tout au même endroit et éviter les conflits.

Vous vous souvenez de la page « Mes tâches » ?

Il dispose également d'un Calendrier. Cela permet à chaque membre de l'équipe de bloquer ses tâches assignées à temps. C'est comme avoir un agenda personnel, séparé de toutes les tâches de l'équipe, ce qui est très pratique pour améliorer la concentration et stimuler la productivité.

3. Fixez-vous des objectifs et suivez votre progression de manière visuelle

Si vous avez des objectifs personnels ou professionnels ambitieux à atteindre, vous allez adorer la fonctionnalité « Objectifs » de ClickUp. Vous pouvez créer plusieurs objectifs, les attribuer à un chef d'équipe, ajouter des échéances et les diviser en jalons plus petits.

Vous pouvez également associer des tâches à vos objectifs. Cela aide chacun à comprendre comment son travail s'inscrit dans une vision plus globale. Cela vous permet également de mesurer la progression accomplie vers vos objectifs et vous rappelle de célébrer les petites victoires. 🙌

4. Utilisez des modèles pour démarrer vos plans de projet

La bibliothèque de modèles de ClickUp contient plus de 1 000 modèles personnalisables pour un usage personnel ou professionnel. Il est ainsi facile de trouver le modèle idéal pour démarrer n'importe quel projet.

Par exemple, vous pouvez :

5. Intégrez-le au reste de votre infrastructure technologique

Connectez vos applications préférées à ClickUp pour en faire une plateforme tout-en-un. Ses intégrations natives incluent Slack, GitHub, Google Drive, HubSpot, Dropbox, Zoom, Figma, YouTube, Calendly et bien d'autres. De plus, grâce à l'API ClickUp et à Zapier, vous pouvez créer des connexions et des automatisations personnalisées.

6. Accédez aux fonctionnalités de ClickUp avec un forfait Free ou un forfait payant abordable

Le principal avantage de ClickUp est que vous pouvez accéder à ses fonctionnalités clés dans le cadre de son forfait Free. Et lorsque vous aurez dépassé les limites de ce forfait, ses forfaits payants sont proposés à un prix abordable :

Simplifiez les flux de travail simples et complexes avec ClickUp

Sunsama peut changer la donne pour tous ceux qui souhaitent booster leur productivité sans être victimes du burn-out. Cependant, son prix élevé, ses intégrations limitées et ses fonctionnalités de gestion des tâches basiques pourraient ne pas convenir à tout le monde.

Si c'est votre cas, ClickUp pourrait mieux vous convenir.

Les fonctionnalités complètes de ClickUp vous permettent de gérer vos tâches personnelles dans le cadre plus large de projets d'équipe complexes. Et vous n'avez pas besoin de dépenser un centime pour commencer.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui au forfait Free de ClickUp pour améliorer votre productivité personnelle et celle de votre équipe ! ✨