Las universidades estadounidenses recibieron 61 500 millones de dólares en donaciones benéficas durante el año fiscal 2024; sin embargo, el número de antiguos alumnos donantes ha descendido un 30 %, a pesar de que el importe total de las donaciones se mantiene elevado. Las oficinas de promoción están perdiendo la amplia base de antiguos alumnos comprometidos que sustenta las donaciones a largo plazo.
Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar la puntuación de compromiso, el seguimiento de campañas de recaudación de fondos, la coordinación de eventos y los flujos de trabajo de gestión de donantes, convirtiendo los datos fragmentados de antiguos alumnos en un sistema organizado.
A continuación encontrarás una plantilla lista para copiar de un agente de IA que puedes pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo de relaciones con antiguos alumnos en cuestión de minutos. Pero antes de usarla, conviene analizar la brecha operativa que este tipo de sistema pretende solucionar. Para la mayoría de los equipos de desarrollo, el problema no es la falta de datos de antiguos alumnos. Es que el compromiso, las campañas, los eventos y la gestión de donantes se encuentran dispersos en demasiados sistemas inconexos como para que alguien pueda ver claramente la relación en su totalidad.
¿Quién debería utilizar esta configuración de relaciones con antiguos alumnos?
Esta configuración está diseñada para equipos de relaciones con antiguos alumnos, personal de operaciones de promoción, equipos de donaciones anuales, personal de gestión de donantes, responsables de participación y líderes de promoción universitaria encargados de la divulgación entre antiguos alumnos, eventos, campañas y seguimiento de donantes. Resulta especialmente útil para instituciones que ya cuentan con un CRM, pero que siguen dependiendo de la coordinación manual para gestionar la puntuación de compromiso, la ejecución de campañas y los flujos de trabajo de gestión de donantes.
El problema: su oficina de desarrollo gestiona 200 000 registros de antiguos alumnos repartidos en cinco sistemas inconexos
Si trabajas en relaciones con antiguos alumnos, el reto no es la falta de antiguos alumnos. Es la falta de visibilidad sobre quién está comprometido, quién se está alejando y quién está dispuesto a donar. Tu equipo gestiona decenas de miles (a veces cientos de miles) de registros de antiguos alumnos repartidos entre tu CRM, la plataforma de correo electrónico, el sistema de inscripción a eventos, la base de datos de voluntarios y cualquier hoja de cálculo que tu coordinador de la jornada de donaciones creara el año pasado.
El resultado es previsible: las tasas de participación de los antiguos alumnos han descendido de aproximadamente el 20 % en la década de 1980 a alrededor del 7,8 %, las campañas de recaudación de fondos se llevan a cabo basándose en el instinto en lugar de en datos de compromiso, el seguimiento de los eventos se realiza con semanas de retraso (o no se realiza en absoluto), y el 70 % de las organizaciones de antiguos alumnos afirman que aumentar el compromiso es su principal meta, mientras que el 27 % admiten que no cuentan con una estrategia específica para lograrlo. Mientras tanto, los estándares de CASE siguen evolucionando y su equipo sigue conciliando los registros manualmente.
El problema de fondo es que las relaciones con los antiguos alumnos se han convertido en un juego de volumen que se lleva a cabo con herramientas rudimentarias. No se puede personalizar la comunicación con 100 000 antiguos alumnos utilizando los mismos métodos que funcionaban para 10 000. Y no se puede crear un flujo de donaciones sostenible cuando su equipo dedica más tiempo a introducir datos que a forjar relaciones.
Cómo lo solucionó la Universidad de Wake Forest: El Servicio de Antiguos Alumnos y Donantes de la Universidad de Wake Forest unificó equipos que estaban dispersos en diferentes plataformas en un único sistema, logrando la elaboración de informes de datos en tiempo real a través de los paneles de ClickUp y la coordinación interdepartamental en toda la Oficina de Promoción Universitaria.
Morey Graham, director del Proyecto de Servicios para Antiguos Alumnos y Donantes:
Ahora podemos colaborar en un mismo sistema y tener visibilidad de los datos críticos. Esto permite a nuestros distintos equipos informar sobre el progreso, identificar problemas de carga de trabajo y capacidad, y planificar con mayor precisión.
Ahora podemos colaborar en un mismo sistema y tener visibilidad de los datos críticos. Esto permite a nuestros distintos equipos informar sobre el progreso, identificar problemas de carga de trabajo y capacidad, y planificar con mayor precisión.
Esa es la oportunidad que se presenta aquí. No se trata de sustituir los sistemas de desarrollo, sino de crear una capa operativa con visibilidad en torno al trabajo que se lleva a cabo entre ellos. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de relaciones con antiguos alumnos dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en su propia operación de promoción? Empiece con la indicación que aparece a continuación y adáptela a su base de antiguos alumnos, combinación de campañas y metas de participación.
Esa es la oportunidad que se presenta aquí. No se trata de sustituir los sistemas de desarrollo, sino de crear una capa operativa con visibilidad en torno al trabajo que se lleva a cabo entre ellos. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de relaciones con antiguos alumnos dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en su propia operación de promoción? Empiece con la indicación que aparece a continuación y adáptela a su base de antiguos alumnos, combinación de campañas y metas de participación.
La indicación: Crea tu entorno de trabajo para la participación de antiguos alumnos con IA
Copia esta indicación, pégala en ClickUp Brain para crear tu propio Superagente de ClickUp, rellena los datos de tu institución y obtendrás un entorno de trabajo completo para las relaciones con antiguos alumnos con puntuación de compromiso, seguimiento de campañas, gestión de eventos y flujos de trabajo de gestión de donantes.
El resultado debería proporcionarle un sólido borrador inicial de su estructura operativa, que incluya la lógica de segmentación, los puntos de control de las campañas, los flujos de trabajo de los eventos y el seguimiento de la gestión de donantes. A continuación, su equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a su población de antiguos alumnos, sus prioridades de recaudación de fondos y sus canales de comunicación.
Indicación:
→ ¿Listo para crear tu primer Super Agent?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Super Agent personalizado para tu entorno de trabajo.
Una vez generado el modelo de agente, el siguiente paso es convertirlo en un entorno de trabajo práctico que tu equipo de desarrollo pueda utilizar a diario.
Cómo realizar el ajuste en ClickUp (4 pasos)
Antes de configurar tu espacio, recopila la información que tu equipo ya utiliza para gestionar la participación de los antiguos alumnos. Esto suele incluir categorías de participación, calendarios de campañas, niveles de donantes, tipos de eventos, segmentos de comunicación y expectativas de gestión de donantes. Empezar con datos limpios hace que tus automatizaciones, paneles y flujos de trabajo de divulgación sean mucho más útiles.
- Crea la estructura de tu entorno de trabajo. Configura un espacio específico llamado «Relaciones con antiguos alumnos y promoción». Añade cuatro carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida de la participación de los antiguos alumnos: «Compromiso y divulgación» para la segmentación de antiguos alumnos, comunicaciones, delegaciones regionales y grupos de afinidad; «Campañas de recaudación de fondos» para el fondo anual, el día de donaciones, campañas de capital, donaciones planificadas y donaciones en reuniones; «Eventos y programas» para reuniones, fiestas de bienvenida, eventos regionales, programas de mentoría y coordinación de voluntarios; y «Gestión y reconocimiento» para los flujos de trabajo de agradecimiento a los donantes, elaboración de informes de impacto, seguimiento de reconocimientos y reactivación de donantes inactivos.
- Configura campos personalizados en cada tarea relacionada con los antiguos alumnos Añade campos personalizados a tus plantillas de tareas para antiguos alumnos, de modo que cada registro incluya los datos clave que tu equipo necesita para realizar el seguimiento del compromiso y coordinar las actividades de divulgación. Incluye campos para la puntuación de compromiso, el año de graduación, el nivel de donante, la última fecha de compromiso, la región geográfica, las preferencias de comunicación, la campaña asignada y las donaciones acumuladas. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y la elaboración de informes de cartera sean mucho más fiables.
- Pega la indicación en ClickUp Brain. Abre ClickUp Brain en tu nuevo espacio y pega la indicación anterior. Rellena tus variables, incluyendo el nombre de la institución, el número de antiguos alumnos, el tamaño de la plantilla, las herramientas actuales, la meta anual de recaudación de fondos, la tasa de participación y los canales de participación. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tu modelo de puntuación de participación, flujos de trabajo de campañas, plantillas de eventos y estructura de gestión de donantes, y luego perfecciónalo para tu operación de promoción.
- Configura automatizaciones para la gestión continua Crea automatizaciones para que el trabajo de relaciones con antiguos alumnos siga adelante sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utiliza reglas como desencadenantes de acciones de divulgación basadas en el compromiso, poner en marcha hitos de campaña, programar el seguimiento de eventos, realizar indicaciones para reuniones de tutoría y comenzar secuencias de gestión tras la recepción de donaciones.
Crea un espacio específico llamado «Relaciones con antiguos alumnos y promoción». Añade cuatro carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida de la participación de los antiguos alumnos: «Compromiso y divulgación» para la segmentación de antiguos alumnos, comunicaciones, delegaciones regionales y grupos de afinidad; «Campañas de recaudación de fondos» para el fondo anual, el día de donaciones, campañas de capital, donaciones planificadas y donaciones en reuniones; «Eventos y programas» para reuniones, fiestas de bienvenida, eventos regionales, programas de mentoría y coordinación de voluntarios; y «Gestión y reconocimiento» para los flujos de trabajo de agradecimiento a los donantes, elaboración de informes de impacto, seguimiento de reconocimientos y reactivación de donantes inactivos.
Añade campos personalizados a tus plantillas de tareas de antiguos alumnos para que cada registro incluya los datos clave que tu equipo necesita para realizar el seguimiento del compromiso y coordinar las actividades de divulgación. Incluye campos para la puntuación de compromiso, el año de graduación, el nivel de donante, la última fecha de compromiso, la región geográfica, las preferencias de comunicación, la campaña asignada y las donaciones totales. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y los informes de cartera sean mucho más fiables.
Abre ClickUp Brain en tu nuevo Espacio y pega la indicación de arriba. Rellena tus variables, incluyendo el nombre de la institución, el número de antiguos alumnos, el tamaño del personal, las herramientas actuales, la meta anual de recaudación de fondos, la tasa de participación y los canales de participación. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tu modelo de puntuación de participación, flujos de trabajo de campañas, plantillas de eventos y estructura de gestión de donantes, y luego perfecciónalo para tu operación de promoción.
Crea automatizaciones para que el trabajo de relaciones con antiguos alumnos siga adelante sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utiliza reglas como desencadenantes de acciones de divulgación basadas en el compromiso, poner en marcha hitos de campaña, programar el seguimiento de eventos, realizar indicaciones para reuniones de tutoría y comenzar secuencias de gestión de donantes tras la recepción de donaciones.
¿Listo para convertir estos flujos de trabajo en un sistema repetible? Crea tu entorno de trabajo para la gestión de subvenciones en ClickUp.
💡 Consejo profesional: Empieza con un flujo de trabajo, como el día de donaciones, la reactivación de donantes inactivos o el seguimiento de eventos de antiguos alumnos, antes de implementar el sistema en toda la operación de desarrollo. Una prueba piloto a pequeña escala ayuda a tu equipo a perfeccionar las plantillas, la lógica de puntuación y las reglas de comunicación antes de ampliarla.
Campos personalizados recomendados para las tareas de relaciones con antiguos alumnos
Estos campos generan un historial operativo coherente que abarca la puntuación de compromiso, las campañas, los eventos, la tutoría y los flujos de trabajo de gestión de donantes.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Puntuación de compromiso | Número | Puntuación ponderada basada en la actividad de los antiguos alumnos |
| Año de graduación | Número o menú desplegable | Cohorte de antiguos alumnos |
| Niveles de donantes | Menú desplegable | Donante por primera vez, donante habitual, donación anual de liderazgo, donación importante, donación planificada |
| Última fecha de interacción | Fecha | Interacción más reciente con los antiguos alumnos |
| Región geográfica | Menú desplegable | Ubicación de la región o la sección |
| Preferencias de comunicación | Menú desplegable | Correo electrónico, correo postal, teléfono, textos, redes sociales |
| Campaña asignada | Menú desplegable | Fondo anual, Día de donaciones, Campaña de recaudación de fondos, Donaciones en reuniones de antiguos alumnos, Donaciones planificadas |
| Donaciones a lo largo de la vida | Moneda | Importe total de donaciones históricas |
| Segmento de compromiso | Menú desplegable | Muy comprometido, Comprometido, Poco comprometido, Descomprometido, Se ha perdido el contacto |
| Grupo de afinidad | Rótulos | Deportes, vida en las fraternidades, programa académico, voluntariado, antiguos alumnos jóvenes, sección regional |
| Estado de participación en eventos | Menú desplegable | Invitado, inscrito, asistente, ausente, seguimiento completado |
| Estado de la gestión de donantes | Menú desplegable | Se ha enviado el recibo, se ha enviado el agradecimiento, se ha enviado el informe de impacto, se ha activado la reactivación |
📘 Lee también: Consulta todos los tipos de campos personalizados para decidir cuáles se adaptan mejor a tu flujo de trabajo de subvenciones.
Ejemplos de automatización básica para las relaciones con antiguos alumnos
Una vez configurados tus Campos personalizados, crea automatizaciones que mantengan el seguimiento del compromiso, las campañas, los eventos y la gestión de donantes en marcha sin necesidad de un seguimiento manual repetitivo.
| Cuándo… | A continuación… |
|---|---|
| Un antiguo alumno hace una donación | Desencadena la secuencia de gestión de donantes según su nivel y asigna tareas de seguimiento |
| La puntuación de compromiso cae en el intervalo de desinterés | Crea una tarea de reactivación y asigna el segmento de contacto adecuado |
| La cuenta atrás para el día de donaciones alcanza un hito | Crea la lista de control para la próxima campaña y asigna tareas específicas para cada canal |
| Un evento se marca como «Completado» | Envía la encuesta posterior al evento y crea tareas de seguimiento para los asistentes y los que no acudieron. |
| Un donante lleva 13, 18 o 24 meses inactivo | El desencadenante de la siguiente secuencia de reenganche de donantes inactivos |
| Se crea una pareja de mentoría | Programa tareas de seguimiento y asigna revisiones de seguimiento de hitos |
Qué abarca el agente a lo largo del ciclo de vida de la participación de los antiguos alumnos
Un agente de IA para las relaciones con antiguos alumnos no es un chatbot que responde a preguntas sobre tu alma máter. Es un sistema que se ejecuta dentro de tu entorno de trabajo de gestión de proyectos y se encarga del trabajo estructurado y repetitivo que tu equipo de promoción realiza actualmente de forma manual, incluyendo la puntuación del compromiso, la coordinación de campañas, el seguimiento tras los eventos y garantizar que la gestión de donantes no se pase por alto.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | A qué sustituye |
|---|---|---|
| Seguimiento del compromiso | Califica la actividad de los antiguos alumnos en los distintos modos de participación de CASE y actualiza el estado de los segmentos | Registros de interacción fragmentados en hojas de cálculo y herramientas inconexas |
| Campañas de recaudación de fondos | Realiza un seguimiento de las metas de las campañas, los procesos, los hitos y el seguimiento de los donantes | Hojas de campaña puntuales y coordinación manual entre equipos |
| Eventos y programas | Gestiona la planificación de eventos, las inscripciones, los roles de los voluntarios, las encuestas y el seguimiento | Hilos de correo electrónico, unidades compartidas y notas de eventos que nunca sirven de base para el siguiente evento |
| Programas de mentoría | Realiza un seguimiento de las coincidencias, las reuniones, la satisfacción y la participación continuada | Hojas de cálculo de mentores improvisadas y un seguimiento inconsistente de los programas |
| Comunicaciones | Coordina los segmentos de público, el calendario de las campañas, la combinación de canales y el cumplimiento de las opciones de exclusión voluntaria | Separar los calendarios de comunicación y la gestión manual de las audiencias |
| Gestión y reconocimiento | Realiza un seguimiento del momento adecuado para enviar agradecimientos, los informes de impacto, los elementos de reconocimiento y los desencadenantes de la reactivación. | Seguimiento retrasado y gestión de donantes sepultada en las bandejas de entrada |
¿Quieres ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Mira el tutorial a continuación para ver cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generadas por IA.
Variaciones para diferentes tipos de instituciones
La indicación anterior es válida para todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapta la indicación a tu institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
|---|---|
| Universidad de investigación R1 | Utilice la indicación completa tal cual. Añada una segmentación de campañas más compleja, una mayor población de antiguos alumnos y una coordinación más sólida de la cartera de los responsables de donaciones. |
| R2 University | Mantenga la estructura completa, pero simplifique algunas capas de las campañas en las que los equipos de personal sean más reducidos. Haga hincapié en el fondo anual, los eventos y la participación regional. |
| Facultad de Humanidades | Céntrate en la interacción personalizada con los antiguos alumnos, las donaciones en las reuniones, los programas de voluntariado y una gestión sólida de las relaciones con poblaciones más reducidas de antiguos alumnos. |
| Centro de formación profesional | Haga hincapié en la participación de los antiguos alumnos locales, la tutoría adaptada a la plantilla, las estructuras de campaña más pequeñas y el establecimiento de relaciones, en lugar de la complejidad de las donaciones importantes. |
| Escuela profesional o de formación profesional | Céntrate en los resultados profesionales de los antiguos alumnos, la tutoría sectorial, la participación enlazada con las empresas y la gestión específica relacionada con casos de éxito profesional. |
Gestiona las relaciones con los antiguos alumnos desde un único lugar
Las relaciones con los antiguos alumnos se resquebran cuando el historial de participación, las campañas, los eventos, los programas de mentoría y la gestión de donantes se encuentran en sistemas separados sin una vista operativa compartida. Con ClickUp Brain, los Campos personalizados y las Automatizaciones, tu institución puede convertir la participación de los antiguos alumnos en un sistema repetible que permita un seguimiento más sólido, una segmentación más clara, una mejor coordinación de eventos y una gestión más coherente.
La meta no es sustituir su CRM o su base de datos de promoción. Se trata de reducir el trabajo de coordinación que estos implican, mejorar la visibilidad sobre quién está comprometido y quién se está alejando, y ayudar a su equipo a dedicar más tiempo a las relaciones en lugar de a la limpieza de registros. Empiece con la indicación anterior, adáptela a su base de antiguos alumnos y a sus prioridades de promoción, y cree una configuración que su equipo pueda utilizar realmente durante todo el año.
Preguntas frecuentes
¿Puede la IA mejorar realmente las tasas de participación de los antiguos alumnos?
Los agentes de IA no llaman a los antiguos alumnos ni escriben notas de agradecimiento sinceras. Automatizan el trabajo operativo que hace posible la participación personalizada a gran escala: evaluar el compromiso, segmentar audiencias, desencadenar comunicaciones oportunas y señalar a los donantes inactivos antes de que se pierdan. Cuando su equipo dedica menos tiempo a la introducción de datos, dedica más tiempo a las relaciones. Así es como mejoran las tasas de participación.
¿Funciona esto con nuestro CRM actual, como Raiser’s Edge o Salesforce?
El entorno de trabajo del agente de IA funciona en paralelo con su CRM de desarrollo ya existente. Los datos de interacción de Raiser’s Edge, Blackbaud o Salesforce se sincronizan con campos personalizados en las tareas de antiguos alumnos. El agente no sustituye a su sistema de registro. Se convierte en la capa operativa donde su equipo realiza el seguimiento de las campañas, coordina eventos y gestiona los flujos de trabajo de gestión de donantes a partir de esos datos de donantes.
¿Qué hay de la seguridad de los datos en el caso de la información confidencial de los donantes?
ClickUp cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, y tiene compatibilidad con el SSO, permisos basados en roles y cifrado tanto en reposo como en tránsito. Los permisos a nivel de donante permiten a los responsables de donaciones ver únicamente las carteras que se les han asignado. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA. Todos los detalles en la página de seguridad.
¿Cómo se gestionan los requisitos de elaboración de informes de CASE?
El sistema de puntuación de compromiso se ajusta a los cuatro modos de compromiso de CASE (filantrópico, voluntario, experiencial y de comunicación). Los campos personalizados realizan el seguimiento de cada modo por separado, por lo que puede generar informes de compromiso conformes con CASE directamente desde su entorno de trabajo. El agente estructura los datos tal y como espera CASE, lo que simplifica la preparación de las respuestas a las encuestas.
¿Esto solo es útil para las grandes oficinas de desarrollo?
No. La indicación incluye variables para el tipo de institución, el número de antiguos alumnos y el tamaño del personal. Una oficina de antiguos alumnos formada por dos personas en un centro de formación profesional se beneficia de las mismas automatizaciones de seguimiento de campañas y gestión de donantes que un departamento de desarrollo de 50 personas en una universidad de categoría R1. El sistema se adapta al tamaño de tu base de antiguos alumnos y a tu equipo.