Más del 60 % de los estudiantes universitarios cumplen actualmente los criterios de al menos un problema de salud mental, y el 97 % de las instituciones cuentan con un equipo de intervención conductual en el campus. Sin embargo, la mayoría de los equipos de atención siguen coordinando los casos a través de cadenas de correo electrónico, informes de Maxient inconexos y notas de reuniones que quedan guardadas en la bandeja de entrada de alguien.
Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar la admisión de casos, la clasificación por nivel de riesgo, las derivaciones entre departamentos y el seguimiento de resultados, al tiempo que mantiene controles de acceso que cumplen con la FERPA.
A continuación encontrarás una indicación lista para copiar que puedes pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo de gestión de casos de estudiantes en cuestión de minutos. Pero antes de usarla, conviene analizar el problema de coordinación que este tipo de sistema pretende resolver. Para la mayoría de los equipos de soporte al estudiante, el problema no es que falten derivaciones. Es que esas derivaciones llegan a través de demasiadas oficinas desconectadas entre sí, lo que dificulta tener una visión completa a tiempo para responder adecuadamente.
¿Quién debería utilizar esta configuración de gestión de casos de estudiantes?
Esta configuración está diseñada para equipos de atención (CARE), equipos de intervención conductual, oficinas del decano de estudiantes, equipos de conducta estudiantil, personal de coordinación de orientación, gestores de casos y responsables de asuntos estudiantiles encargados de la clasificación, las derivaciones y el seguimiento en varios departamentos. Resulta especialmente útil para instituciones que ya reciben derivaciones a través de varios sistemas, pero que siguen dependiendo de la coordinación manual para gestionar el riesgo, los traspasos y la visibilidad de los casos.
El problema: tu equipo de atención coordina las crisis de los estudiantes a través del correo electrónico y las hojas de cálculo
Los profesionales de asuntos estudiantiles ya conocen la realidad. Un miembro del profesorado envía un informe sobre un comportamiento preocupante. Un asesor residente señala a un estudiante que lleva días sin salir de su habitación. Llega un informe del Título IX a través del portal en línea. Un asesor académico se da cuenta de que un estudiante ha dejado de asistir a clase. Cada una de estas derivaciones entra en un sistema diferente, se remite a una oficina distinta, y se supone que el equipo CARE o el BIT deben tener una visión completa de la situación durante una reunión semanal que depende de quién se haya acordado de traer sus notas.
La demanda no deja de crecer. El número de estudiantes que acuden en busca de ayuda a los centros de ayuda de los campus aumentó casi un 40 % entre 2009 y 2015 y siguió creciendo hasta la pandemia. El estudio Healthy Minds 2024–25 reveló que casi el 40 % de los estudiantes universitarios sufre depresión de moderada a grave, y el 68 % afirma que las dificultades mentales o emocionales afectaron a su rendimiento académico. Estos estudiantes no vienen claramente etiquetados. Se presentan como casos de conducta, quejas sobre el alojamiento, avisos de suspensión académica y solicitudes de adaptaciones por discapacidad, a menudo en varias oficinas a la vez.
El resultado es previsible: duplicidad en la atención, en la que tres oficinas se ponen en contacto con el mismo estudiante sin saber que las demás ya lo han hecho; traspasos fallidos entre los servicios de conducta estudiantil y de orientación; planes de intervención que solo existen en las actas de las reuniones; y la ausencia de un método sistemático para el seguimiento de si un estudiante derivado ha accedido realmente a los recursos que se le indicaron.
Cómo lo solucionó la Universidad de Miami: El Centro para la Exploración y el Éxito Profesional de la Universidad de Miami utilizó ClickUp para gestionar más de 200 eventos para estudiantes al año con una tasa de éxito del 98 %, involucrando a 19 107 estudiantes mediante procesos estandarizados y un seguimiento centralizado.
Michael Turner, director adjunto:
ClickUp es una herramienta fantástica que utilizamos para mantenernos organizados y al día con los eventos. La plataforma nos ha proporcionado un repositorio de conocimientos.
ClickUp es una herramienta fantástica que utilizamos para mantenernos organizados y al día con los eventos. La plataforma nos ha proporcionado un repositorio de conocimientos.
Ese mismo valor es importante en la gestión de casos de estudiantes. No se trata de sustituir los sistemas de conducta o de orientación, sino de crear una capa operativa visible en torno a las derivaciones, los traspasos y el seguimiento. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de gestión de casos de estudiantes dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio flujo de trabajo de CARE o BIT? Empieza con la indicación que aparece a continuación y adáptala a la estructura de tu equipo, el volumen de derivaciones y los requisitos de cumplimiento.
Ese mismo valor es importante en la gestión de casos de estudiantes. No se trata de sustituir los sistemas de conducta o de orientación, sino de crear una capa operativa visible en torno a las derivaciones, los traspasos y el seguimiento. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de gestión de casos de estudiantes dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio flujo de trabajo de CARE o BIT? Empieza con la indicación que aparece a continuación y adáptala a la estructura de tu equipo, el volumen de derivaciones y los requisitos de cumplimiento.
Ese mismo valor es importante en la gestión de casos de estudiantes. No se trata de sustituir los sistemas de conducta o de orientación, sino de crear una capa operativa visible en torno a las derivaciones, los traspasos y el seguimiento. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de gestión de casos de estudiantes dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio flujo de trabajo de CARE o BIT? Empieza con la indicación que aparece a continuación y adáptala a la estructura de tu equipo, el volumen de derivaciones y los requisitos de cumplimiento.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio flujo de trabajo de CARE o BIT? Empieza con la indicación que aparece a continuación y adáptala a la estructura de tu equipo, el volumen de derivaciones y los requisitos de cumplimiento.
La indicación: Crea tu entorno de trabajo para la gestión de casos de estudiantes con IA
Copia esta indicación, pega ella en ClickUp Brain para crear tu propio «Superagente» de ClickUp, rellena los datos de tu institución y obtendrás un entorno de trabajo completo para la gestión de casos de estudiantes con flujos de trabajo de admisión, marcos de evaluación de riesgos, seguimiento de derivaciones y documentación de resultados.
El resultado debería proporcionarte un primer borrador sólido de tu estructura operativa, que incluya jerarquías de tareas, lógica de clasificación, flujos de trabajo con permisos específicos y puntos de control de seguimiento. A continuación, tu equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a tu volumen de casos, la estructura del campus y el entorno normativo.
El resultado debería proporcionarte un primer borrador sólido de tu estructura operativa, que incluya jerarquías de tareas, lógica de clasificación, flujos de trabajo con permisos específicos y puntos de control de seguimiento. A continuación, tu equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a tu volumen de casos, la estructura del campus y el entorno normativo.
Indicación:
→ ¿Listo para crear tu primer Superagente?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Super Agent personalizado para tu entorno de trabajo de ClickUp.
Una vez generado el modelo de agente, el siguiente paso es convertirlo en un entorno de trabajo práctico que tu equipo de gestión de casos pueda utilizar a diario.
Cómo realizar el ajuste en ClickUp (4 pasos)
Antes de configurar tu Espacio, recopila los datos de apoyo al estudiante que tu equipo ya utiliza en derivaciones, notas de casos, alertas tempranas, traspasos entre departamentos e informes de cumplimiento. Esto suele incluir datos de identificación del estudiante, fuentes de derivación, tipos de inquietudes, niveles de riesgo actuales, gestores de casos asignados, historial de intervenciones previas, destinos de derivación y cualquier requisito de gestión de la FERPA o el Título IX. Empezar con datos limpios hace que tus automatizaciones, paneles y flujos de trabajo de traspaso sean mucho más fiables.
- Crea la estructura de tu entorno de trabajo Configura un espacio específico llamado «Gestión de casos de estudiantes». Añade cuatro carpetas con ajustes de permisos estrictos desde el principio: «Casos activos» para los casos abiertos organizados por nivel de riesgo; «Derivaciones y alertas tempranas» para nuevas derivaciones, alertas académicas y autodervaciones en espera de revisión; «Coordinación interdepartamental» para derivaciones enviadas a orientación, servicios de discapacidad, conducta, Título IX y recursos externos; y «Informes y cumplimiento» para la elaboración de informes agregados, seguimiento de Clery, cronogramas del Título IX y resúmenes de resultados de casos.
- Configura campos personalizados en cada tarea de caso Añade campos personalizados a tus plantillas de tareas de caso para que cada caso de estudiante incluya los datos clave que tu equipo necesita para clasificar, coordinar y documentar el apoyo de forma coherente. Incluye campos para el ID del estudiante, la fuente de derivación, el tipo de problema, el nivel de riesgo, el gestor del caso, el estado de la autorización FERPA, la fecha del último contacto, las derivaciones enviadas y el estado del resultado. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y la coordinación de casos sean mucho más fiables.
- Pega la indicación en ClickUp Brain. Abre ClickUp Brain en tu nuevo espacio y pega la indicación anterior. Rellena las variables, incluyendo el nombre de la institución, la composición del equipo, el volumen mensual de derivaciones, los requisitos de cumplimiento y las herramientas actuales. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tu flujo de trabajo de admisión, el marco de evaluación de riesgos, el seguimiento de derivaciones y el panel de control de cumplimiento, y luego perfecciónalo para adaptarlo al proceso de gestión de casos de tu institución.
- Configura automatizaciones para la gestión continua Crea automatizaciones para que el trabajo de los casos de los estudiantes siga avanzando sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utiliza reglas para notificar al personal de guardia sobre casos de crisis, escalar el riesgo cuando se acumulan múltiples derivaciones, indicar tareas de seguimiento tras las reuniones, marcar las ausencias en las citas de derivación y programar revisiones de cierre para que ningún estudiante quede desatendido.
Configure un espacio específico llamado «Gestión de casos de estudiantes». Añada cuatro carpetas con ajustes de permisos estrictos desde el principio: «Casos activos» para los casos abiertos organizados por nivel de riesgo; «Derivaciones y alertas tempranas» para nuevas derivaciones, alertas académicas y autodervivaciones en espera de revisión; «Coordinación interdepartamental» para derivaciones enviadas a orientación, servicios de discapacidad, conducta, Título IX y recursos externos; y «Informes y cumplimiento» para la elaboración de informes agregados, seguimiento de Clery, cronogramas del Título IX y resúmenes de resultados de casos.
Añade campos personalizados a tus plantillas de tareas de casos para que cada caso de estudiante incluya los datos clave que tu equipo necesita para clasificar, coordinar y documentar el apoyo de forma coherente. Incluye campos para el número de identificación del estudiante, la fuente de derivación, el tipo de problema, el nivel de riesgo, el gestor del caso, el estado de la autorización FERPA, la fecha del último contacto, las derivaciones enviadas y el estado del resultado. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y la coordinación de casos sean mucho más fiables.
Abre ClickUp Brain en tu nuevo espacio y pega la indicación de arriba. Rellena tus variables, incluyendo el nombre de la institución, la composición del equipo, el volumen mensual de derivaciones, los requisitos de cumplimiento y las herramientas actuales. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tu flujo de trabajo de admisión, el marco de evaluación de riesgos, el rastreador de derivaciones y el panel de control de cumplimiento, y luego perfecciónalo para el proceso de gestión de casos de tu institución.
Crea automatizaciones para mantener el trabajo de los casos de los estudiantes en marcha sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utiliza reglas para notificar al personal de guardia sobre casos de crisis, escalar el riesgo cuando se acumulen múltiples derivaciones, indicar tareas de seguimiento tras las reuniones, marcar las ausencias en las citas de derivación y programar revisiones de cierre para que ningún estudiante quede desatendido.
¿Listo para convertir estos flujos de trabajo en un sistema repetible? Crea tu entorno de trabajo en ClickUp.
💡 Consejo profesional: Empieza con un solo flujo de trabajo, como la admisión y el triaje o las derivaciones entre departamentos, antes de implementar el sistema en toda la operación de CARE o BIT. Una prueba piloto a pequeña escala ayuda a tu equipo a perfeccionar las plantillas, los permisos y la lógica de escalado antes de ampliarla.
Campos personalizados recomendados para las tareas de gestión de casos de estudiantes
Estos campos crean un registro operativo coherente que abarca la admisión, la clasificación, las derivaciones, las intervenciones y los resultados de los casos.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| ID del estudiante | Texto breve | Identificador único del estudiante |
| Fuente de derivación | Menú desplegable | Profesorado, personal, estudiantes, autorremisión, anónimo |
| Tipo de problema | Menú desplegable | Área académica, Conductual, Salud mental, Conducta, Seguridad, Financiera, Vivienda |
| Nivel de riesgo | Menú desplegable | Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4, Nivel 5 |
| Gestor de casos | Personas | Miembro del personal principal responsable de la coordinación |
| Estado de la autorización FERPA | Menú desplegable | En el expediente, No en el expediente, No es necesario |
| Fecha del último contacto | Fecha | Último contacto del estudiante o de la oficina |
| Derivaciones enviadas | Rótulos o relaciones | Orientación, asesoramiento, conducta, Título IX, ayuda financiera, servicios para personas con discapacidad, recursos externos |
| Estado del resultado | Menú desplegable | Activo, En seguimiento, Resuelto, Derivado externamente, Retirado |
| Nivel de urgencia | Menú desplegable | Inmediato/Crisis, Alto, Moderado, Bajo/Informativo |
| Estado de participación | Menú desplegable | Conectados, Ausentes, Servicios rechazados, En lista de espera, En curso |
| Estado del consentimiento | Menú desplegable | Se ha obtenido el consentimiento del estudiante, consentimiento limitado, no se requiere consentimiento |
📘 Lee también: Consulta todos los tipos de campos personalizados para decidir cuáles se adaptan mejor a tu flujo de trabajo de subvenciones.
Ejemplos básicos de automatización para la gestión de casos de estudiantes
Una vez configurados tus Campos personalizados, crea automatizaciones que mantengan en marcha los flujos de trabajo de clasificación, derivaciones, intervenciones y seguimiento sin necesidad de realizar un seguimiento manual repetido.
| Cuándo… | A continuación… |
|---|---|
| Una nueva derivación se marca como «Inmediata/Crisis» | Notifica inmediatamente al personal de guardia y al servicio de seguridad del campus, y luego asigna el caso al flujo de trabajo de crisis. |
| Un estudiante recibe una segunda derivación abierta mientras ya existe un caso activo | Marca el caso para su revisión por duplicado y aumenta la prioridad de la revisión de riesgos |
| Se envía una derivación y el estudiante no realiza la conexión dentro del plazo previsto | Notifica al gestor de casos y crea una tarea de seguimiento |
| A un estudiante se le asigna un nivel de riesgo 4 o 5 | Desencadena el flujo de trabajo de intervención intensiva y notifica a todo el equipo de respuesta |
| Llega la fecha de seguimiento sin que se haya registrado ningún contacto actualizado | Crea una tarea de seguimiento y asígnasela al gestor del caso |
| Un caso se marca como Resuelto | Programa un punto de control de revisión de cierre y genera la indicación de resumen de resultados |
Qué abarca el agente a lo largo del ciclo de vida del soporte al estudiante
Un agente de IA para la gestión de casos de estudiantes no es un chatbot que da consejos a los estudiantes. Es un sistema que se ejecuta dentro de tu entorno de trabajo de gestión de proyectos y se encarga del trabajo de coordinación estructurado y repetitivo que tu equipo de CARE realiza actualmente de forma manual, incluyendo el envío de derivaciones, el seguimiento de las intervenciones, la gestión de los traspasos entre oficinas y la documentación de si los estudiantes realmente reciben el apoyo.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | A qué sustituye |
|---|---|---|
| Admisión y clasificación de casos | Estandariza las derivaciones, asigna niveles de urgencia, señala los duplicados y dirige los casos al flujo de trabajo adecuado | Cadenas de correos electrónicos, registros en hojas de cálculo y notas de admisión incoherentes |
| Evaluación de riesgos | Realiza un seguimiento de los factores de riesgo, actualiza la prioridad de los casos y permite la escalación por niveles | Memoria del equipo, puntuación manual y conjeturas en las reuniones semanales |
| Derivaciones entre departamentos | Realiza un seguimiento de dónde se enviaron las derivaciones, si los estudiantes se pusieron en contacto y qué seguimiento es necesario | Traspasos inconexos y propiedad poco clara entre departamentos |
| Seguimiento de las intervenciones | Mantiene un cronograma cronológico de las actividades de divulgación, las reuniones, las intervenciones y las decisiones sobre los casos. | Notas perdidas entre las bandejas de entrada, las actas de reuniones o los registros de oficina independientes |
| Cumplimiento normativo y elaboración de informes | Tiene compatibilidad con el seguimiento con control de permisos, la elaboración de informes agregados y el cronograma para las obligaciones relacionadas con la Ley Clery o el Título IX. | Hojas de cálculo para la elaboración de informes independientes y revisión reactiva del cumplimiento normativo |
| Respuesta de alerta temprana | Convierte los patrones de alerta académica y de comportamiento en casos activos cuando aumenta el riesgo | Alertas de un solo canal que nunca se combinan para ofrecer una visión completa |
A diferencia de las herramientas de IA genéricas, se trata de un Superagente de ClickUp que se ejecuta dentro del mismo entorno de trabajo donde tu equipo ya gestiona las tareas. Todas las acciones se realizan allí donde la gente ya está trabajando. Sin necesidad de iniciar sesión adicionalmente ni de consultar un sistema independiente.
¿Quieres ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Mira el tutorial a continuación para ver cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generadas por IA.
Variaciones para diferentes tipos de instituciones
La indicación anterior funciona en todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapta la indicación a tu institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
|---|---|
| Universidad de investigación R1 | Utilice la indicación completa tal cual. Añada estructuras de equipo más complejas, un mayor volumen de derivaciones y una coordinación más estrecha entre los servicios de orientación, disciplina, alojamiento y asesoramiento. |
| Universidad regional | Mantén la estructura completa de gestión de casos, pero simplifica las vías de derivación a especialistas en las que intervienen menos consultorios. Haz hincapié en los traspasos eficientes y en la elaboración de informes a escala moderada. |
| Facultad de humanidades | Céntrate en la intervención personalizada, la coordinación de equipos reducidos y los traspasos de casos que requieren permisos específicos en un entorno de apoyo al estudiante muy cohesionado. |
| Centro de formación profesional | Presta especial atención a la atención a los estudiantes que se desplazan diariamente, a las preocupaciones económicas y académicas, a las derivaciones a la comunidad externa y a los equipos más pequeños que desempeñan múltiples roles. |
| Escuela de formación profesional | Céntrate en las intervenciones relacionadas con el progreso, los problemas de asistencia, las barreras de vivienda o transporte cuando sea pertinente, y las vías de derivación optimizadas. |
Gestiona los casos de los alumnos en un solo lugar
La gestión de casos de estudiantes se complica cuando las derivaciones, las notas de intervención, las alertas tempranas y los traspasos entre departamentos se encuentran en sistemas separados sin una vista operativa compartida. Con ClickUp Brain, los campos personalizados y las automatizaciones, tu institución puede convertir la admisión de casos, la clasificación, el seguimiento de derivaciones y el seguimiento de intervenciones en un único sistema operativo repetible.
La meta no es sustituir tu sistema de conducta, los registros de orientación o los sistemas institucionales de registro. Se trata de reducir el trabajo de coordinación que estos implican, mejorar la visibilidad en todo el proceso de apoyo y garantizar que ningún estudiante se quede desatendido entre departamentos. Empieza con la indicación anterior, adáptala a la estructura de tu equipo y a los requisitos de cumplimiento normativo, y crea una configuración que tu equipo pueda utilizar realmente a diario.
Preguntas frecuentes
¿Puede un agente de IA gestionar la información de los estudiantes protegida por la FERPA?
Sí, con la configuración adecuada. El entorno de trabajo utiliza permisos basados en roles, por lo que solo los miembros autorizados del equipo de CARE pueden ver los detalles de los casos. ClickUp es compatible con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, la integración de SSO y el cifrado en reposo y en tránsito. Los permisos a nivel de caso pueden restringir la visibilidad a miembros específicos del equipo. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA. El responsable de la FERPA de su institución debe revisar los ajustes de permisos durante la configuración.
¿Esto sustituye a Maxient u otros sistemas de gestión de la conducta de los alumnos?
No. Maxient y otras plataformas similares son sistemas de registro de conducta diseñados para la resolución de casos, la imposición de sanciones y el mantenimiento de registros de cumplimiento. El espacio de trabajo del agente de IA es la capa de coordinación y flujo de trabajo donde su equipo CARE clasifica los casos, realiza el seguimiento de las derivaciones, documenta las intervenciones y gestiona los traspasos entre departamentos. Muchas instituciones utilizan ambos: Maxient como sistema de registro de conducta y ClickUp como capa operativa para la coordinación de la gestión de casos.
¿Cómo ayuda esto con los sistemas de alerta temprana?
El agente convierte los desencadenantes de alertas tempranas (ausencias a clase, bajadas de notas, preocupaciones del profesorado) en tareas de gestión de casos cuando los patrones indican un riesgo elevado. En lugar de que un miembro del profesorado envíe una alerta que vaya a parar a un único asesor, el sistema agrupa las alertas junto con las derivaciones por comportamiento y otras señales para ofrecer al equipo CARE una visión global. Se trata del mismo enfoque de coordinación que se utiliza en otros flujos de trabajo de la educación superior, como el cumplimiento normativo y la gestión de subvenciones.
¿Qué ocurre con la privacidad de los alumnos cuando intervienen varios departamentos?
El entorno de trabajo aplica el acceso «según sea necesario» a través del sistema de permisos de ClickUp. Un gestor de casos puede ver el cronograma completo del caso. Una persona de contacto de derivación del centro de orientación solo ve que se ha realizado una derivación y si el estudiante se ha puesto en contacto, no los detalles de la conducta subyacente. Un miembro del profesorado que haya enviado la alerta original solo ve la confirmación de que se ha recibido el caso y se está tratando. Los niveles de permiso se ajustan al estándar de interés educativo legítimo de la FERPA.
¿Esto solo es útil para grandes universidades con equipos de atención al estudiante especializados?
No. Los centros de formación profesional y las instituciones pequeñas con personal limitado son las que más se benefician de la clasificación automatizada y el seguimiento de derivaciones, ya que a menudo cuentan con menos personal que debe desempeñar más roles. Una oficina de asuntos estudiantiles formada por dos personas dispone del mismo flujo de trabajo estructurado, vías de escalado y registro documental que un equipo CARE de 15 personas en una universidad de investigación. El sistema se adapta automáticamente en función del tamaño de tu equipo y del volumen de derivaciones.