Las universidades estadounidenses han perdido 2,7 millones de estudiantes desde 2010, y se prevé que el «precipicio demográfico» reduzca el número de graduados de secundaria en un 13 % más para 2041. Los equipos de matriculación siguen gestionando el proceso desde la consulta inicial hasta la matriculación a través de sistemas CRM inconexos, hojas de cálculo y hilos de correo electrónico. Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar el procesamiento de solicitudes, el seguimiento de rendimientos, las campañas de comunicación, la evaluación de créditos transferibles y la coordinación entre departamentos, desde la primera consulta hasta el día de la mudanza. A continuación encontrarás una plantilla lista para copiar de un agente de IA que puedes pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo para las operaciones de matriculación en cuestión de minutos.
A continuación encontrarás una plantilla lista para copiar que puedes pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo para las operaciones de matriculación en cuestión de minutos. Pero antes de usarla, conviene analizar los problemas de coordinación que este tipo de sistema pretende resolver. Para la mayoría de los equipos de matriculación, el problema no es la falta de herramientas, sino que el proceso abarca demasiados sistemas y oficinas como para que alguien pueda tener una visión clara y completa de todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el día de la mudanza.
¿Quién debería utilizar esta configuración de operaciones de inscripción?
Esta configuración está diseñada para equipos de matriculación, responsables de admisiones, personal de ayudas económicas, propietarios de CRM, coordinadores de transferencias, equipos de orientación y responsables de matriculación interdepartamentales encargados de guiar a los estudiantes desde su primera consulta hasta su estado de matriculación. Resulta especialmente útil para instituciones que ya cuentan con un CRM y un SIS, pero que siguen dependiendo de la coordinación manual para gestionar los traspasos, los plazos y la compatibilidad con la captación entre departamentos.
El problema: tu equipo de captación está gestionando un embudo cada vez más estrecho con las mismas herramientas que utilizaba cuando este estaba en expansión
Si tienes un trabajo en la gestión de matrículas, las cifras te son desfavorables. El llamado «precipicio de las matriculaciones» ya ha llegado: las universidades experimentaron en conjunto un descenso del 15 % en las matriculaciones entre 2010 y 2021, y WICHE prevé que 38 estados registrarán nuevos descensos en el número de graduados de secundaria hasta 2041. La tasa media de matriculación en las instituciones de cuatro años ha caído hasta alrededor del 33,7 %, lo que significa que dos de cada tres estudiantes admitidos se matriculan en otro centro.
Sin embargo, la mayoría de las oficinas de admisiones siguen utilizando las mismas herramientas inconexas: un CRM para gestionar las consultas, un SIS independiente para tramitar las solicitudes, hojas de cálculo para modelar las tasas de aceptación, el correo electrónico para la coordinación entre departamentos con las áreas de ayudas económicas, alojamiento y orientación, y traspasos manuales en cada fase del proceso. Cuando un futuro estudiante pasa de ser una consulta a solicitante, de admitido a matriculado y, finalmente, a inscrito, los datos se introducen varias veces, surgen lagunas en la comunicación y ningún sistema ofrece una visión global de la situación.
Hay más en juego que nunca. Cada punto porcentual de mejora en el rendimiento puede suponer millones en ingresos por matrículas. Cada punto de contacto que se pase por alto en la secuencia de comunicación puede hacer que un estudiante se decante por la competencia. Y cada día de retraso en la evaluación de la convalidación de créditos puede costar una decisión de matriculación.
Cómo lo solucionó la Universidad de Wake Forest: La Universidad de Wake Forest unificó los equipos que trabajaban en plataformas aisladas en un único sistema mediante los paneles de control de ClickUp, logrando así la elaboración de informes en tiempo real y la coordinación entre departamentos.
Morey Graham, director del proyecto de Servicios para Antiguos Alumnos y Donantes:
Ahora podemos trabajar en colaboración dentro de un mismo sistema y disponer de visibilidad sobre los datos críticos. Esto permite a nuestros distintos equipos informar sobre el progreso, identificar problemas relacionados con la carga de trabajo y la capacidad, y planificar con mayor precisión.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir los sistemas centrales de inscripción, sino de crear una capa operativa con visibilidad que gestione los traspasos entre ellos. La forma más rápida de poner a prueba ese modelo es crear una configuración operativa de inscripción dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio proceso de matriculación? Empieza con la siguiente indicación y adáptala a las metas de tu clase, a los distintos grupos de alumnos y a los puntos críticos de tu flujo de trabajo.
Cómo lo solucionó la Universidad de Wake Forest: La Universidad de Wake Forest unificó los equipos que trabajaban en plataformas aisladas en un único sistema mediante los paneles de ClickUp, logrando así la elaboración de informes en tiempo real y la coordinación entre departamentos.
Morey Graham, director del proyecto de Servicios para Antiguos Alumnos y Donantes:
Ahora podemos trabajar en colaboración dentro de un mismo sistema y disponer de visibilidad sobre los datos críticos. Esto permite a nuestros distintos equipos informar sobre el progreso, identificar problemas relacionados con la carga de trabajo y la capacidad, y planificar con mayor precisión.
Ahora podemos trabajar en colaboración dentro de un mismo sistema y tener visibilidad de los datos críticos. Esto permite a nuestros distintos equipos realizar la elaboración de informes sobre el progreso, identificar problemas relacionados con la carga de trabajo y la capacidad, y planificar con mayor precisión.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir los sistemas de inscripción principales, sino de crear una capa operativa con visibilidad que gestione los traspasos entre ellos. La forma más rápida de poner a prueba ese modelo es crear una configuración operativa de inscripción dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio proceso de matriculación? Empieza con la siguiente indicación y adáptala a las metas de tu clase, a los distintos grupos de alumnos y a los puntos críticos de tu flujo de trabajo.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir los sistemas centrales de inscripción, sino de crear una capa operativa visible que gestione los traspasos entre ellos. La forma más rápida de poner a prueba ese modelo es crear una configuración operativa de inscripción dentro de tu plataforma de gestión de proyectos.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio proceso de matriculación? Empieza con la siguiente indicación y adáptala a las metas de tu clase, a los distintos grupos de alumnos y a los puntos críticos de tu flujo de trabajo.
¿Quieres probar un modelo similar en tu propio proceso de matriculación? Empieza con la siguiente indicación y adáptala a las metas de tu clase, a los distintos grupos de alumnos y a los puntos críticos de tu flujo de trabajo.
La indicación: crea tu entorno de trabajo para las operaciones de matriculación con IA
Copia esta indicación, pega la indicación en ClickUp Brain para crear tu propio «Superagente de ClickUp», rellena los datos de tu institución y obtendrás un entorno de trabajo completo para las operaciones de matriculación con seguimiento del proceso, flujos de trabajo de comunicación, reglas de automatización y todo lo demás.
El resultado debería proporcionarte un primer borrador sólido de tu estructura operativa, que incluya flujos de trabajo por fases, puntos de control de traspaso, plazos y visibilidad entre equipos. A continuación, tu personal podrá personalizarlo para adaptarlo a tu volumen de matriculaciones, tu estrategia de embudo de conversión y las limitaciones de tu institución.
El resultado debería proporcionarte un primer borrador sólido de tu estructura operativa, que incluya flujos de trabajo por fases, puntos de control de traspaso, plazos y visibilidad entre equipos. A continuación, tu personal podrá personalizarlo para adaptarlo a tu volumen de matriculaciones, tu estrategia de embudo de conversión y las limitaciones de tu institución.
Indicación:
→ ¿Listo para crear tu primer Superagente?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Super Agent personalizado para tu entorno de trabajo.
Cómo realizar el ajuste en ClickUp (4 pasos)
Paso 1: Crea la estructura de tu entorno de trabajo
Crea un espacio específico llamado «Operaciones de matriculación» con cinco carpetas:
- Proceso de selección: listas organizadas por fase del proceso (candidatos potenciales, consultas, solicitantes, admitidos, con depósito, matriculados) o por ciclo académico
- Campañas de comunicación: listas para cada secuencia de campaña (gestión de consultas, finalización de solicitudes, captación, retención) con tareas por punto de contacto
- Coordinación de ayudas económicas: listas para la tramitación de la FAFSA, la elaboración de paquetes de ayudas, las apelaciones y la gestión de becas
- Transferencia y evaluación de créditos: listas de evaluaciones pendientes, convenios de convalidación y evaluaciones completadas
- Orientación e incorporación: listas para la gestión de sesiones, listas de control previas a la matriculación y coordinación de tareas entre departamentos
Paso 2: Configurar los campos personalizados en cada tarea de inscripción
Añade estos campos a tus plantillas de tareas de inscripción para que cada cliente potencial y cada proceso cuente con sus datos clave ( ver todos los tipos de campos personalizados ):
| Campo | Tipo | Objetivo |
| Fase del embudo | Menú desplegable | Interesado, Solicitante, Admitido, Con la matrícula pagada, Matriculado |
| Fuente: estudiante | Menú desplegable | Visita a institutos, Feria universitaria, Canal digital, Recomendación, Traslado |
| Interés académico | Menú desplegable | Carrera o programa que se desea cursar |
| Estado de residencia | Menú desplegable | Residentes del estado, no residentes del estado, internacionales |
| Estado de la ayuda financiera | Menú desplegable | Sin FAFSA, FAFSA recibida, Verificada, Tramitada, Concedida |
| Riesgo de rendimiento | Menú desplegable | Bajo, medio, alto (según las señales de interacción) |
| Precio neto | Moneda | Coste total menos todas las ayudas |
| Fecha límite para el pago | Fecha | Fecha límite para que el estudiante realice el pago |
Paso 3: Pega la indicación en ClickUp Brain
Abre ClickUp Brain en tu nuevo Espacio y pega la indicación de arriba. Rellena las variables (nombre de la institución, tamaño de la clase objetivo, volumen de solicitudes, tasa de admisión y número de empleados). Brain crea la estructura del proceso, los flujos de trabajo de comunicación y las reglas de automatización en forma de tareas y subtareas que puedes utilizar de inmediato. (¿Eres nuevo en Super Agents? Descubre cómo crear tu primer Super Agent paso a paso.)
Paso 4: Configurar automatizaciones para la gestión continua
Configura estas automatizaciones básicas para que el sistema funcione de forma autónoma ( descubre cómo funcionan los Campos personalizados en las automatizaciones ):
| Cuando… | Entonces… |
| Se crea una nueva consulta | Iniciar la secuencia de comunicación de seguimiento de consultas y asignarla al asesor territorial |
| El estado de la solicitud cambia a «Completada» | Desencadenar la tarea de revisión de la solicitud y informar al comité de admisiones |
| El estudiante admitido no ha abonado el depósito tras 14 días | Cambiar el riesgo de rendimiento a «Alto» como desencadenante del contacto personal por parte del asesor |
| El estudiante que ha abonado la matrícula no se ha inscrito en la sesión de orientación antes de la fecha límite | Crear una tarea de seguimiento, notificar al coordinador de matriculación |
| La evaluación de la convalidación de créditos supera el plazo de respuesta de 5 días | Elevar el asunto al director del departamento; marcarlo en el panel de control del proceso de traspaso |
Qué cubre el agente a lo largo del ciclo de matriculación
Un agente de IA para operaciones de matriculación no es un chatbot que responde a las preguntas de los futuros estudiantes. Se trata de un sistema que se ejecuta dentro de tu entorno de trabajo de gestión de proyectos y realiza el trabajo estructurado y repetitivo que tu equipo de matriculación lleva a cabo actualmente de forma manual: hacer avanzar a los candidatos a lo largo de las fases del embudo de conversión, desencadenar comunicaciones, coordinar entre departamentos y señalar a los estudiantes en riesgo antes de que se pierdan.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | A qué sustituye |
| Contratación | Realiza un seguimiento de las fuentes de clientes potenciales, gestiona la asignación de territorios y supervisa el volumen de consultas en relación con los objetivos por región y programa | Gestión de territorios basada en hojas de cálculo y seguimiento manual de fuentes |
| Tramitación de solicitudes | Gestiona las solicitudes a lo largo de las fases de revisión, señala los expedientes incompletos, asigna revisores y realiza el seguimiento del estado de las decisiones | Soluciones alternativas para el CRM y coordinación de revisores por correo electrónico |
| Gestión de la ocupación | Supervisa los tipos de interés de los depósitos por segmento, actúa como desencadenante de una campaña de captación cada vez más intensa para los clientes admitidos que no han realizado depósitos y señala los indicadores de riesgo de rentabilidad | Elaboración de informes semanales de rendimiento manuales a partir de exportaciones del SIS |
| Coordinación de ayudas económicas | Realiza un seguimiento del estado de tramitación de la FAFSA, gestiona los flujos de trabajo de apelación y ofrece a los responsables de admisiones visibilidad sobre los cronogramas de las ofertas de ayuda financiera | Consultas sobre el estado de los trámites por correo electrónico entre el departamento de admisiones y el de ayudas económicas |
| Evaluación de traspasos | Gestiona el proceso de evaluación de expedientes académicos con seguimiento de los plazos de entrega, enlaces a los acuerdos de convalidación y deriva las revisiones pendientes | Registros de evaluación en papel y actividades de divulgación manual de los departamentos |
| Incorporación | Coordina las tareas previas a la matriculación en los servicios de alojamiento, secretaría, informática, comedor y salud, con seguimiento de su ejecución | Listas de control independientes por departamentos, sin una vista unificada de los alumnos |
¿Quieres ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Echa un vistazo al tutorial que aparece a continuación para ver cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generadas por IA.
Variaciones según el tipo de institución
La indicación anterior es válida para todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapta la indicación a tu institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
| Universidad de investigación de categoría R1 (más de 20 000 solicitudes) | Añadir procesos para programas de posgrado y profesionales. Incluir el seguimiento de las becas de investigación y las ayudas de investigación en la ayuda financiera. Añadir flujos de trabajo para la tramitación de los formularios I-20 de los estudiantes internacionales. Adaptar las campañas de comunicación a cada facultad o escuela. |
| Universidad de categoría R2 (entre 5 000 y 20 000 solicitudes) | Centrarse en los canales de captación de estudiantes de grado y máster. Añadir paneles de control sobre las zonas de captación regionales. Incluir la matrícula dual y los programas de acceso temprano a la universidad como fuentes de captación de candidatos. |
| Centro dedicado principalmente a la formación de grado (entre 1 000 y 5 000 solicitudes) | Hacer hincapié en la gestión de la tasa de matriculación para un grupo de admitidos más reducido. Incorporar la programación y el seguimiento de las visitas al campus como indicador de la tasa de matriculación. Incluir la coordinación del reclutamiento deportivo. Simplificar el proceso para que quede reducido a una única vía de acceso a los estudios de grado. |
| Centro de formación profesional (admisión abierta) | Sustituir el proceso de admisión selectiva por el proceso de matriculación. Centrarse en las tasas de cumplimentación de la FAFSA y en la gestión de las ayudas económicas. Incorporar el seguimiento de la matriculación en programas sin créditos y de formación profesional. Hacer hincapié en una incorporación centrada en la retención. |
| Escuela de formación profesional (admisión continua) | Centrarse en la gestión de cohortes por fecha de inicio, en lugar de en ciclos anuales. Incorporar un seguimiento de las colaboraciones con las empresas para la inserción laboral. Incluir la coordinación de las prestaciones del Departamento de Asuntos de Veteranos (VA) y la financiación para el desarrollo de la fuerza laboral. Realizar un seguimiento de los requisitos de elegibilidad para los exámenes de habilitación profesional como requisito previo a la inscripción. |
Gestiona las operaciones de inscripción desde un único lugar
Las operaciones de matriculación se ven obstaculizadas cuando el seguimiento de los futuros alumnos, las comunicaciones, la coordinación de las ayudas económicas, las evaluaciones de transferencias y las tareas de incorporación se gestionan en sistemas independientes sin una vista operativa compartida. Con ClickUp Brain, los Campos personalizados y las Automatizaciones, tu institución puede convertir las operaciones de matriculación en un único sistema repetible que permite un seguimiento más rápido, traspasos más fluidos, una mayor visibilidad de los resultados y una mayor tasa de finalización de la preinscripción.
La meta no es sustituir tus sistemas de CRM, SIS o de ayudas económicas. Se trata de reducir el trabajo de coordinación que estos implican, mejorar la visibilidad a lo largo de todo el proceso de matriculación y ayudar a tu equipo a actuar con mayor antelación ante las señales que afectan a la configuración de las clases y a la desistencias. Empieza con la indicación anterior, adáptala a tu volumen de matriculaciones y a tus retos, y crea una configuración que tu equipo pueda utilizar realmente en cada ciclo. Empieza gratis con ClickUp.
Preguntas frecuentes
¿Puede la IA mejorar realmente los índices de rendimiento?
El sistema no predice qué estudiantes se matricularán. Lo que sí garantiza es que todos los estudiantes admitidos reciban un seguimiento oportuno y personalizado, y que nadie quede desatendido. Al automatizar las secuencias de comunicación, señalar los depósitos de matrícula no confirmados y ofrecer a los orientadores visibilidad en tiempo real sobre los indicadores de compromiso de los estudiantes, el sistema ayuda a tu equipo a centrar su esfuerzo donde más importa. Incluso pequeñas mejoras en la tasa de matriculación, de uno o dos puntos porcentuales, pueden traducirse en unos ingresos significativos a gran escala.
¿Esto sustituye a nuestro CRM de matriculación, como Slate o TargetX?
No. Tu CRM es el sistema de referencia para los datos de los futuros estudiantes, los detalles de las solicitudes y el historial de comunicaciones. El agente de ClickUp es la capa operativa en la que tu equipo coordina el trabajo interdepartamental: traspasos de ayudas económicas, evaluaciones de créditos transferidos, planificación de la orientación y flujos de trabajo internos que abarcan varias oficinas. Tienen fines distintos y funcionan mejor cuando se utilizan conjuntamente.
¿Qué hay de la seguridad de los datos de los expedientes académicos y el cumplimiento de la ley FERPA?
ClickUp cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, y tiene soporte para SSO, permisos basados en roles y cifrado tanto en reposo como en tránsito. Las tareas de inscripción pueden restringirse por roles, de modo que los orientadores vean sus territorios, mientras que el personal de ayudas económicas vea los flujos de trabajo de gestión de ayudas. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA.
¿Es esto útil para los centros de formación profesional con admisión abierta?
Por supuesto. Las instituciones de admisión abierta siguen teniendo procesos de matriculación complejos: seguimiento de la cumplimentación de la FAFSA, coordinación de las pruebas de nivel, gestión de la orientación y matriculación en programas sin créditos. El agente automatiza la parte operativa de la matriculación, independientemente de si se cuenta con un proceso de admisión selectivo. Las variables de las indicaciones te permiten saltarte el proceso de selección y centrarte en la matriculación y la incorporación.
¿Cómo se relaciona esto con otros flujos de trabajo de la educación superior?
Las operaciones de matriculación afectan a casi todos los departamentos. Este entorno de trabajo se integra de forma natural con la planificación de recursos para la capacidad de las aulas y el alojamiento, la planificación de planes de estudios en función de la demanda de los programas y el seguimiento del desarrollo profesional para la formación del personal de admisiones. Los campos de relación de ClickUp te permiten vincular los datos de matriculación con tareas de cualquier otro entorno de trabajo.