Los investigadores docentes de las universidades estadounidenses dedican el 44,3 % de su tiempo de investigación financiado con fondos federales a tareas administrativas en lugar de a la investigación propiamente dicha. En todo el sector, solo el cumplimiento normativo relacionado con la investigación cuesta aproximadamente 10 000 millones de dólares al año. Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar el seguimiento de protocolos, la supervisión del cumplimiento normativo, las divulgaciones de conflictos de intereses, las inspecciones de seguridad de los laboratorios y la coordinación de múltiples investigadores principales, lo que permite a los administradores de investigación y al personal docente recuperar horas cada semana.
A continuación, encontrará una indicación de agente de IA lista para copiar que puede pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo para la administración de la investigación en cuestión de minutos. Pero antes de utilizarlo, es útil examinar la expansión operativa que este tipo de sistema está diseñado para solucionar. Para la mayoría de las oficinas de investigación, el problema no es la falta de sistemas. Es el trabajo de coordinación manual disperso entre plataformas de protocolos, hojas de cálculo, bandejas de entrada y herramientas de cumplimiento desconectadas.
Quién debe utilizar esta configuración de administración de la investigación: esta configuración está diseñada para oficinas de cumplimiento normativo en materia de investigación, administradores de IRB e IACUC, responsables de operaciones de investigación, coordinadores de cumplimiento normativo, equipos de control de exportaciones y personal de apoyo docente que gestiona entornos de investigación con un gran volumen de protocolos o de cumplimiento normativo.
Es especialmente útil para instituciones que ya cuentan con sistemas de envío, pero que aún dependen de la coordinación manual para gestionar renovaciones, inspecciones, divulgaciones y seguimientos entre equipos.
El problema: su oficina de investigación está abrumada por el papeleo relacionado con el cumplimiento normativo, mientras que los investigadores principales esperan respuestas.
Si trabaja en una oficina de investigación, la situación le resultará familiar. Su equipo gestiona cientos de protocolos activos en IRB, IACUC, IBC y control de exportaciones, cada uno con sus propios requisitos de envío, cronogramas de revisión y fechas límite de renovación. Las declaraciones de conflictos de intereses se reciben en diferentes fechas de diferentes agencias. Las inspecciones de seguridad de los laboratorios se realizan mediante el seguimiento en un sistema, los planes de gestión de datos en otro y las declaraciones de invenciones en un tercero.
La encuesta sobre la carga de trabajo del profesorado realizada en 2018 por la Federal Demonstration Partnership confirmó lo que los administradores de investigación ya sabían: el profesorado declaró dedicar el 44,3 % de su tiempo de investigación a tareas administrativas, frente al 42 % de encuestas anteriores, sin que se apreciaran signos de mejora a pesar de los años de promesas federales de reducir la carga. Mientras tanto, se estima que todo el sector de la educación superior gasta 27 000 millones de dólares al año en el cumplimiento de la normativa federal, de los cuales 10 000 millones se destinan directamente al cumplimiento normativo relacionado con la investigación.
Esto difiere de la gestión de subvenciones, que se centra en el ciclo de vida financiero de las ayudas. La administración de la investigación es más amplia. Incluye los sistemas de cumplimiento, gobernanza y operativos que respaldan las aprobaciones de protocolos, las divulgaciones, las inspecciones, la gobernanza de datos y la coordinación entre múltiples equipos en toda la corporación de investigación. En muchas instituciones, ese trabajo sigue dependiendo de la memoria institucional, las cadenas de correo electrónico y las hojas de cálculo en las que nadie confía plenamente.
Esto difiere de la gestión de subvenciones, que se centra en el ciclo de vida financiero de las ayudas. La administración de la investigación es más amplia. Incluye los sistemas de cumplimiento, gobernanza y operativos que respaldan las aprobaciones de protocolos, las divulgaciones, las inspecciones, la gobernanza de datos y la coordinación entre múltiples equipos en toda la corporación de investigación. En muchas instituciones, ese trabajo sigue dependiendo de la memoria institucional, las cadenas de correo electrónico y las hojas de cálculo en las que nadie confía plenamente.
Cómo lo solucionó CU Anschutz: El campus CU Anschutz de la Universidad de Colorado sustituyó cinco sistemas heredados por ClickUp en más de 170 usuarios de su equipo de TI centralizado. La elaboración de informes manuales se redujo a cero.
Anna Alex, directora de Servicios Tecnológicos del Campus:
La moral del equipo mejoró porque la gente quiere resolver problemas, no crear tablas dinámicas.
La moral del equipo mejoró porque la gente quiere resolver problemas, no crear tablas dinámicas.
Esa es la oportunidad que se nos presenta. No se trata de sustituir los sistemas institucionales, sino de reducir el trabajo de coordinación manual que los rodea. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración de administración de la investigación que funcione dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
Esa es la oportunidad que se nos presenta. No se trata de sustituir los sistemas institucionales, sino de reducir el trabajo de coordinación manual que los rodea. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración de administración de la investigación que funcione dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
La indicación: cree su entorno de trabajo para la administración de la investigación con IA.
Copie esta indicación, pegue la indicación en ClickUp Brain para crear su propio ClickUp Super Agent, rellene los datos de su institución y obtendrá un entorno de trabajo completo para la administración de la investigación con rastreadores de protocolos, calendarios de cumplimiento, reglas de automatización y flujos de trabajo relacionados.
El resultado debería proporcionarle un primer borrador sólido de su estructura operativa, que incluya jerarquías de tareas, lógica de plazos y puntos de control de cumplimiento. A continuación, su equipo podrá personalizarlo para adaptarlo al tipo de institución, los comités de revisión y los requisitos de los patrocinadores.
¿Quiere probar un modelo similar en su propia oficina de investigación? Empiece con la indicación de administración de la investigación que se incluye a continuación y adáptela a su institución.
Indicación:
→ ¿Está listo para crear su primer superagente de administración de la investigación?
Abra ClickUp Brain y pegue la indicación anterior para generar una estructura de entorno de trabajo con seguimiento de protocolos, hitos de cumplimiento y flujos de trabajo de escalamiento. Empiece gratis.
Una vez generado el plan de su agente, el siguiente paso es convertirlo en un entorno de trabajo práctico que su oficina de investigación pueda utilizar a diario.
Cómo configurarlo en ClickUp (4 pasos)
Antes de configurar su espacio, recopile la información que su equipo ya utiliza para gestionar las operaciones de investigación. Por lo general, esto incluye listas de protocolos activos, propiedad de los investigadores principales, fechas de caducidad, ciclos de divulgación, calendarios de inspección, requisitos de los patrocinadores, registros de formación y cualquier sistema que se utilice actualmente para el seguimiento de IRB, IACUC, IBC o COI. Empezar con datos limpios hace que sus automatizaciones, paneles y flujos de trabajo de escalado sean mucho más fiables.
- Cree la estructura de su entorno de trabajo Configure un espacio dedicado llamado Administración de la investigación. Añada cinco carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida de la administración de la investigación: Gestión de protocolos para revisiones de IRB, IACUC, IBC y control de exportaciones, Cumplimiento y divulgaciones para divulgaciones de conflictos de intereses y cumplimiento de la formación, Seguridad en el laboratorio para inspecciones y medidas correctivas, Propiedad intelectual e invenciones para divulgaciones y actividad de patentes, y Equipos de investigación para proyectos con múltiples investigadores principales, subcontratos y cambios de personal.
- Configure campos personalizados en cada tarea de investigación Añada campos personalizados a sus plantillas de protocolos y tareas de cumplimiento normativo para que su equipo pueda realizar el seguimiento de los mismos datos básicos en todos los flujos de trabajo de investigación. Incluya campos para el número de protocolo, el investigador principal, el tipo de revisión, la agencia patrocinadora, el estado de cumplimiento, la fecha de caducidad, el nivel de riesgo y las subvenciones asociadas. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y los flujos de trabajo de escalado sean mucho más fiables.
- Pegue la indicación en ClickUp Brain Abra ClickUp Brain en su nuevo espacio y pegue la indicación anterior. Rellene las variables, incluyendo el nombre de la institución, el tipo de institución, los gastos de investigación, el número de protocolos activos, el tamaño de la plantilla y los patrocinadores principales. Utilice el resultado generado para crear un primer borrador de su sistema de seguimiento de protocolos, calendarios de cumplimiento y lógica de automatización, y luego perfecciónelo para los flujos de trabajo de su institución.
- Configure automatizaciones para la gestión continua Cree automatizaciones para que el trabajo de administración de la investigación siga adelante sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utilice reglas como desencadenantes de tareas de renovación de protocolos, iniciación de ciclos anuales de divulgación de conflictos de intereses, escalación de hallazgos de seguridad de laboratorio sin resolver, creación de tareas de elaboración de informes Bayh-Dole y señalamiento de cambios de personal clave que requieran notificación al patrocinador.
Configure un espacio dedicado llamado Administración de la investigación. Añada cinco carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida de la administración de la investigación: Gestión de protocolos para revisiones de IRB, IACUC, IBC y control de exportaciones, Cumplimiento y divulgaciones para divulgaciones de conflictos de intereses y cumplimiento de la formación, Seguridad en el laboratorio para inspecciones y medidas correctivas, Propiedad intelectual e invenciones para divulgaciones y actividad de patentes, y Equipos de investigación para proyectos con múltiples investigadores principales, subvenciones secundarias y cambios de personal.
Añada campos personalizados a sus plantillas de protocolos y tareas de cumplimiento para que su equipo pueda realizar un seguimiento de los mismos datos básicos en todos los flujos de trabajo de investigación. Incluya campos para el número de protocolo, el investigador principal, el tipo de revisión, la agencia patrocinadora, el estado de cumplimiento, la fecha de caducidad, el nivel de riesgo y las subvenciones asociadas. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y los flujos de trabajo de escalado sean mucho más fiables.
Abra ClickUp Brain en su nuevo espacio y pegue la indicación anterior. Rellene las variables, incluyendo el nombre de la institución, el tipo de institución, los gastos de investigación, el número de protocolos activos, el tamaño de la plantilla y los patrocinadores principales. Utilice el resultado generado para crear un primer borrador de su sistema de seguimiento de protocolos, calendarios de cumplimiento y lógica de automatización, y luego perfecciónelo para los flujos de trabajo de su institución.
Cree automatizaciones para mantener el trabajo de administración de la investigación en marcha sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utilice reglas como desencadenantes de tareas de renovación de protocolos, iniciadores de ciclos anuales de divulgación de conflictos de intereses, escaladores de hallazgos de seguridad de laboratorio sin resolver, creadores de tareas de elaboración de informes Bayh-Dole y señaladores de cambios de personal clave que requieran la notificación del patrocinador.
¿Está listo para convertir estos flujos de trabajo en un sistema repetible? Cree su entorno de trabajo de administración de la investigación en ClickUp.
💡 Consejo profesional: Comience con una oficina, un tipo de protocolo o un flujo de trabajo de cumplimiento antes de implementar el sistema en toda la corporación de investigación. Una prueba piloto más pequeña ayuda a su equipo a perfeccionar las estructuras, las reglas de automatización y los permisos antes de ampliarlo.
Campos personalizados recomendados para tareas de administración de la investigación
Estos campos crean un registro operativo coherente entre protocolos, divulgaciones, inspecciones y flujos de trabajo del equipo de investigación, lo que hace que los paneles y las automatizaciones sean mucho más útiles.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Número de protocolo | Texto breve | Identificador IRB, IACUC o IBC |
| Investigador principal | Personas | Investigador principal |
| Tipo de revisión | Menú desplegable | Exento, acelerado, pleno, no aplicable. |
| Agencia patrocinadora | Menú desplegable | NSF, NIH, DOE, DOD, ED, Fundación, Estado, Otros |
| Estado de cumplimiento | Menú desplegable | Cumplimiento, Acción necesaria, Vencido, En revisión |
| Fecha de caducidad | Fecha | Caducidad de protocolos o credenciales |
| Nivel de riesgo | Menú desplegable | Bajo, medio, alto, crítico |
| Subvenciones asociadas | Relación | Enlace a tareas de subvenciones en el entorno de trabajo de subvenciones. |
📘 Lea también: Vea todos los tipos de campos personalizados para decidir cuáles son los más adecuados para su flujo de trabajo de subvenciones.
Ejemplos básicos de automatización para la administración de la investigación
Una vez configurados los Campos personalizados, cree automatizaciones que mantengan los plazos, las renovaciones y los flujos de trabajo de escalamiento en marcha sin necesidad de realizar un seguimiento manual repetido.
| Cuándo... | A continuación... |
|---|---|
| El protocolo caduca dentro de 90 días. | Cree una tarea de revisión continua y asígnela al investigador principal y al coordinador de cumplimiento. |
| El plazo para la divulgación de conflictos de intereses vence al inicio del año fiscal. | Cree tareas de divulgación para todos los investigadores principales activos y establezca un plazo de 30 días. |
| El hallazgo de seguridad del laboratorio no se resuelve en 30 días | Escale el problema, notifique al director del departamento y cambie el nivel de riesgo a Alto. |
| La divulgación de la invención se presenta en un proyecto financiado con fondos federales. | Cree una tarea de elaboración de informes Bayh-Dole con la fecha límite de notificación a la agencia. |
| Se ha presentado un cambio de personal clave. | Cree una tarea de notificación al patrocinador y verifique las actualizaciones de la asignación de esfuerzos. |
Qué cubre el agente en todo el ciclo de vida de la administración de la investigación
Un agente de IA para la administración de la investigación no es un chatbot que interpreta las regulaciones federales. Es un sistema que se ejecuta dentro de su entorno de trabajo de gestión de proyectos y realiza el trabajo estructurado y repetitivo que su oficina de investigación realiza actualmente de forma manual: seguimiento de las renovaciones de protocolos, supervisión de los plazos de cumplimiento, coordinación de equipos con múltiples investigadores principales y escalado de los elementos vencidos.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | ¿A qué sustituye? |
| Envío de protocolos | Estructura las tareas de los protocolos con los requisitos específicos de cada agencia, realiza el seguimiento del estado de revisión a través de las fases del comité y gestiona los ciclos de revisión. | Seguimiento de envíos por correo electrónico y tableros de estado en hojas de cálculo. |
| Supervisión del cumplimiento normativo | Gestiona los ciclos de divulgación de conflictos de intereses, el cumplimiento de la formación (CITI, RCR) y las revisiones de control de exportaciones con un seguimiento automatizado de los plazos. | Auditorías anuales de hojas de cálculo y correos electrónicos de recordatorio manuales. |
| Seguridad en el laboratorio | Programa inspecciones por tipo de laboratorio y frecuencia, realiza el seguimiento de los resultados a través de flujos de trabajo de medidas correctivas y eleva los problemas sin resolver. | Formularios de inspección en papel y registros de hallazgos en archivadores |
| Gobernanza de datos | Realiza un seguimiento de los planes de gestión de datos según los requisitos de los financiadores, supervisa el cumplimiento de los DMP para las subvenciones activas y gestiona el archivo de datos para los proyectos cerrados. | Documentos DMP presentados al inicio de la concesión y nunca revisados. |
| Gestión de la propiedad intelectual | Realiza un seguimiento de las divulgaciones de invenciones mediante la evaluación de la patentabilidad y la concesión de licencias, y garantiza el cumplimiento de la ley Bayh-Dole para las invenciones financiadas con fondos federales. | Seguimiento reactivo de las divulgaciones tras las consultas de la oficina de transferencia de tecnología. |
| Coordinación del equipo | Gestiona los hitos de múltiples investigadores principales, la supervisión de subcontratos, los cambios de personal que requieren notificación al patrocinador y los calendarios de reuniones del equipo de investigación. | Hilos de correo electrónico inconexos y hojas de cálculo gestionadas por el investigador principal. |
¿Quiere ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Vea el tutorial a continuación para descubrir cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generadas por IA.
Variaciones para diferentes tipos de instituciones
La indicación anterior funciona en todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapte la indicación a su institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
| Universidad de investigación R1 (más de 1000 protocolos activos) | Utilice la indicación completa tal cual. Añada paneles de control de cumplimiento a nivel de departamento. Prevea más de 15 comités IRB/IACUC/IBC activos. Incluya el control de exportaciones y el seguimiento de CUI. Intégrelo con los flujos de trabajo de gestión de subvenciones. |
| Universidad R2 (200-500 protocolos activos) | Simplifique el seguimiento del IRB y el IACUC (elimine el IBC y el control de exportaciones, salvo que sea aplicable). Reduzca los niveles de escalamiento en uno. Combine la seguridad y el cumplimiento normativo del laboratorio en una sola carpeta. |
| Institución principalmente de grado (20-100 protocolos activos) | Céntrese en el IRB para los proyectos de investigación de grado. Simplifique el COI a la divulgación anual del profesorado únicamente. Añada listas de control para la tutoría de investigadores estudiantes. Elimine la supervisión de subadjudicaciones, a menos que tenga colaboraciones externas. |
| Universidad comunitaria (5-20 protocolos activos) | Céntrese en las revisiones exentas del IRB para la investigación en el aula. Simplifique el seguimiento de la formación básica en materia de cumplimiento (CITI). Elimine el seguimiento de la propiedad intelectual y las invenciones. Añada la coordinación de la investigación participativa basada en la comunidad. |
| Escuela profesional/de formación profesional (actividad de investigación mínima) | Céntrese en el cumplimiento de la investigación patrocinada por la industria y los acuerdos de uso de datos. Sustituya el IRB/IACUC por el seguimiento de la certificación de la industria. Añada flujos de trabajo de protección de datos patentados para las asociaciones corporativas. |
Gestione la administración de la investigación en un solo lugar.
La administración de la investigación no se interrumpe porque las instituciones carezcan de sistemas. Se interrumpe cuando el trabajo crítico se dispersa entre demasiados de ellos. Con ClickUp Brain, los Campos personalizados y las automatizaciones, su equipo puede convertir el seguimiento de protocolos, la supervisión del cumplimiento, las divulgaciones, las inspecciones y la coordinación entre varios equipos en un sistema operativo repetible.
En lugar de depender de la memoria, las cadenas de correos electrónicos y las herramientas inconexas, su oficina dispone de un entorno de trabajo compartido que ayuda a todos a ver los plazos con mayor antelación, actuar con mayor rapidez y mantenerse alineados durante todo el ciclo de vida de la investigación. Comience con la indicación anterior, adáptela a su institución y cree una configuración que su equipo pueda ejecutar con confianza todos los días.
Preguntas frecuentes sobre la administración de la investigación mediante IA
Sí. El agente no interpreta las normativas, sino que aplica los flujos de trabajo específicos de cada agencia. Los NIH, la NSF, el DOE y el DOD tienen diferentes umbrales de conflicto de intereses, cronogramas para la elaboración de informes y requisitos de gestión de datos. El asistente crea vías de cumplimiento independientes para cada agencia, de modo que su equipo siga la lista de control adecuada para cada concesión sin tener que recordar qué normas se aplican.
No. Sistemas como IRBManager, Cayuse IRB e iRIS son plataformas de envío y revisión. El agente ClickUp es la capa operativa que realiza el seguimiento del estado de los protocolos, gestiona los plazos de renovación, coordina entre la oficina de investigación y los investigadores principales, y garantiza que nada se pase por alto entre los ciclos de envío. Tienen diferentes propósitos y funcionan mejor juntos.
ClickUp cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, y tiene compatibilidad con SSO, permisos basados en roles y cifrado en reposo y en tránsito. Los permisos a nivel de protocolo permiten a los investigadores principales ver solo sus propios envíos. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA. Para investigaciones CUI o controladas por exportaciones, consulte a su oficina de seguridad informática para obtener una configuración adicional.
La gestión de subvenciones se centra en el ciclo de vida financiero: presupuestos, tasas de consumo, elaboración de informes sobre el esfuerzo y cierre. La administración de la investigación abarca el cumplimiento normativo y la infraestructura operativa en un sentido más amplio: protocolos, conflictos de intereses, seguridad en el laboratorio, gobernanza de datos y propiedad intelectual. La mayoría de las instituciones necesitan ambos, y realizan un uso compartido de los datos (los protocolos están enlazados con las subvenciones, las declaraciones de conflictos de intereses hacen referencia a las fuentes de financiación), pero prestan servicio a diferentes oficinas y flujos de trabajo.
Por supuesto. Las instituciones más pequeñas suelen tener una sola persona que se encarga de todas las responsabilidades relacionadas con el cumplimiento normativo en materia de investigación. El agente es especialmente valioso en esos casos, ya que crea la estructura y los recordatorios que proporcionaría una oficina con personal completo. Convierte una operación realizada por una sola persona en un sistema que no depende de la memoria.