Por qué la gestión del cambio es ahora más que nunca el factor decisivo
Si actualmente dirige un equipo o una organización, sabrá que el terreno bajo sus pies está cambiando.
El ritmo de cambio en el lugar de trabajo es implacable, especialmente cuando se trata de navegar por la transformación de la IA. He dedicado mi carrera a ayudar a las organizaciones a adaptarse y puedo afirmar con certeza que la verdadera diferencia entre los equipos que prosperan y los que se estancan no es el conjunto de herramientas, sino la eficacia con la que gestionan el cambio.
Y la urgencia de hacerlo bien nunca ha sido mayor.
Sin una gestión del cambio adecuada, invertir en nueva tecnología no le proporcionará los resultados que busca. Los líderes deben reflexionar profundamente sobre cómo se realiza el trabajo, cómo colaboran los equipos y cómo se crea valor a partir de las nuevas herramientas.
Hay mucho más en juego que nunca, y la urgencia de gestionar correctamente el cambio de la IA nunca ha sido tan grande.
La proliferación del trabajo: el coste oculto de la fragmentación
Antes de unirme a ClickUp, gestionaba los sistemas empresariales de una gran empresa del sector sanitario. Contábamos con todas las herramientas SaaS imaginables, incluidas plataformas de contabilidad, recursos humanos, ingeniería, marketing e inversión.
Cada equipo tenía sus propios favoritos y ninguno de ellos se comunicaba con los demás. ¿El resultado? Atascos persistentes, horas perdidas e interrupciones constantes de TI solo para obtener una actualización del estado.
Esto es la proliferación del trabajo: la proliferación de herramientas desconectadas, flujos de trabajo fragmentados y contexto perdido, un obstáculo para una gestión eficaz del cambio. Enmarcarlo como un problema de TI es no entenderlo. Es un problema empresarial, simple y llanamente.
Cuando la información está dispersa y los equipos cambian de un sistema a otro, la productividad disminuye, la innovación se estanca y el compromiso decae.
También tiene un alto coste financiero: 2,5 billones de dólares perdidos en productividad global.
Incluso cuando las empresas intentan solucionarlo, los lanzamientos suelen quedarse cortos.
Cuando intentamos implementar Jira para marketing en mi antigua empresa, el equipo asistió diligentemente a la formación, pero luego volvió directamente a sus pizarras. ¿Por qué? Porque no les habíamos explicado por qué era importante el cambio, cómo les ayudaría o qué apoyo recibirían.
La adopción fracasa no porque las herramientas no funcionen, sino porque las personas no ven cómo el cambio se relaciona con su trabajo diario.
La carrera hacia la convergencia: por qué el contexto es todo
Harvard Business Review descubrió que los empleados dedican el 61 % de su tiempo a transmitir información, buscarla o actualizarla en diversas herramientas.
Cada día, nuevas herramientas y tecnologías prometen facilitar el trabajo, pero la mayoría de las organizaciones acaban teniendo más silos y más complejidad. El verdadero avance se produce cuando se converge el trabajo, el conocimiento y el contexto en un solo lugar, un principio básico de la gestión del cambio y la transformación de la IA exitosas.
Porque la verdad es que la IA, la automatización y la transformación digital solo son tan potentes como el contexto al que pueden acceder. Si tiene que alimentar su herramienta de IA manualmente cada vez, sigue haciendo doble trabajo. El futuro pertenece a las organizaciones que unifican el contexto, donde el trabajo, el conocimiento y los datos conviven, y la inteligencia puede operar a la perfección dentro de los flujos de trabajo reales. Y este futuro está llegando, esté usted preparado o no.
Para comprender el impacto real de los flujos de trabajo fragmentados, recientemente hemos realizado una encuesta a trabajadores del conocimiento sobre cómo convierten las conversaciones en acciones. Los resultados revelan una brecha crítica: la mayoría de los equipos siguen dependiendo de métodos manuales o inconsistentes para realizar el seguimiento de los siguientes pasos, y muy pocos utilizan herramientas específicas de gestión de proyectos. Esta falta de estructura hace que a menudo se pasen por alto tareas importantes, lo que dificulta que los equipos se mantengan alineados y sean productivos.
En ClickUp, esta es nuestra estrella polar. Nos fundamos con el objetivo de aumentar la productividad de las personas y, para ello, vamos más allá de la creación de funciones para crear una base en la que el contexto esté unificado, los flujos de trabajo estén conectados y los equipos puedan moverse más rápido con menos fricciones. Las organizaciones que actúen ahora, que rompan los silos y converjan su trabajo, definirán la próxima década.
Pero primero, necesita una forma de comprender cuál es su situación actual. Ahí es donde entra en juego la Matriz de Transformación de IA.
La matriz de transformación de la IA: diagnosticar su situación actual
Para ayudar a las organizaciones a ver dónde se encuentran y hacia dónde deben dirigirse, utilizo la Matriz de Transformación de IA, una herramienta práctica para diagnosticar su estado actual y trazar un camino a seguir.
Aquí tiene una representación visual de la matriz de transformación de la IA:
Los cuatro cuadrantes de la matriz de transformación de la IA
- Bajo contexto, baja convergencia: aquí es donde comienzan la mayoría de las organizaciones. Las herramientas están fragmentadas, los datos están dispersos y la inteligencia se limita a proyectos piloto aislados. Las soluciones manuales son la norma, y cada nueva iniciativa parece como reinventar la rueda.
- Alto contexto, baja convergencia: algunos equipos poseen datos valiosos y una gran experiencia, pero estos permanecen aislados. Los proyectos pueden parecer prometedores, pero es imposible ampliarlos porque no hay flujo de contexto a través de la organización.
- Bajo contexto, alta convergencia: aquí ha unificado sus herramientas, pero los datos y los conocimientos que alimentan la inteligencia siguen siendo escasos u obsoletos. La automatización es posible, pero los resultados son genéricos y carecen de impacto porque sigue faltando el contexto.
- Alto contexto, alta convergencia: esta es la meta. El trabajo, el conocimiento y el contexto están unificados. La inteligencia opera dentro de flujos de trabajo en tiempo real, proporcionando información y automatizaciones personalizadas que realmente marcan la diferencia. Los equipos dedican menos tiempo a buscar y más tiempo a crear valor.
Así que empieza por responder con sinceridad a la pregunta: ¿Dónde me encuentro en esta matriz? Según mi experiencia, la mayoría de las empresas piensan que están más avanzadas de lo que realmente están.
La siguiente pregunta es: ¿Cómo sigo adelante? Ahí es donde la gestión del cambio se convierte en el puente.
Del diagnóstico a la acción: por qué la gestión del cambio es el puente
Comprender su lugar en la matriz es solo el principio.
El verdadero reto, y la oportunidad, es avanzar hacia el cuadrante superior derecho, una zona que se caracteriza por un alto contexto y una alta convergencia.
Vale la pena repetirlo: la tecnología por sí sola no le llevará a su objetivo. Pero las personas sí lo harán.
El viaje de la fragmentación a la convergencia, de los datos aislados al contexto unificado, es fundamentalmente un viaje de las personas, y la columna vertebral de cualquier estrategia de transformación digital eficaz.
Requiere cambiar la mentalidad, crear nuevos hábitos y sentar las condiciones para un cambio sostenible. Ni siquiera las herramientas más avanzadas del mundo darán resultados si sus equipos no se comprometen con la idea. También necesita líderes que den ejemplo y procesos flexibles que apoyen la mejora continua.
Describiré esto con los cuatro pilares de la gestión del cambio: las palancas que impulsan a las organizaciones a pasar de saber lo que hay que cambiar a hacerlo realidad.
Los cuatro pilares de la gestión del cambio y cómo los ponemos en práctica en ClickUp.
Así es como se aplican en la práctica los cuatro pilares de la gestión del cambio.
1. Patrocinio ejecutivo: la base
El cambio comienza desde arriba. Los mejores líderes no solo aprueban el cambio, sino que se sumergen de lleno en él. Utilizan la plataforma, aprenden sus peculiaridades y su valor, luego comunican la visión y se aseguran de que los equipos tengan lo que necesitan. El patrocinio ejecutivo tiene visibilidad, es vocal y continuo.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Nuestro director ejecutivo y nuestro director de operaciones participan regularmente en iniciativas de IA, realizan el uso compartido de sus propios flujos de trabajo y celebran los éxitos en los canales de toda la empresa.
- Los directivos predican con el ejemplo utilizando ClickUp y herramientas de IA en su propio trabajo diario y con un uso compartido de los resultados.
- Cuando los ejecutivos dan ejemplo, establecen un estándar para todos los demás.
Pasos para impulsar el patrocinio ejecutivo:
- Consiga el soporte visible de los altos directivos.
- Elabore una estrategia de comunicación clara para que los líderes comuniquen los motivos del cambio y los beneficios esperados.
- Asigne el tiempo, el presupuesto y el personal necesarios para un intento correcto de implementación.
- Facilite a los líderes el uso de las nuevas herramientas y el uso compartido activo de sus experiencias.
2. Compromiso del equipo: implíquese desde el principio y con frecuencia
Los cambios impuestos desde arriba rara vez se mantienen. Los mejores resultados se obtienen cuando los equipos se sienten responsables desde el principio. Involucre a los miembros del equipo desde el principio, invíteles a probar el nuevo cambio y cree bucles de retroalimentación cuando ofrezcan sugerencias de mejora. A continuación, invíteles a mostrar cómo el cambio repercute de forma significativa en su trabajo.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Organizamos concursos de IA en toda la empresa en los que cualquier persona, de cualquier departamento, puede presentar sus propios flujos de trabajo basados en IA.
- Los envíos ganadores se muestran en nuestros principales canales de chat para inspirar a otros y difundir ideas.
- La participación abarca el equipo de ventas, finanzas, operaciones de personal y marketing, no solo productos e ingeniería.
Pasos para impulsar la aceptación del equipo:
- Involucre a los miembros del equipo desde el principio en la implementación y la toma de decisiones.
- Cree canales abiertos para que el personal pueda realizar un uso compartido de sus opiniones, inquietudes y sugerencias.
- Utilice los comentarios para perfeccionar los flujos de trabajo y demostrar su capacidad de respuesta.
- Explique claramente cómo los cambios afectan al trabajo diario y responda a la pregunta «¿qué ventajas me aporta?».
- Reconozca públicamente las contribuciones, incluso si no se adoptan todas las sugerencias.
3. Identifique a sus campeones: salve la brecha
Los campeones son agentes de cambio en su organización que conectan al liderazgo con el resto de la organización. Son muy respetados, innovadores y conocen a fondo cómo se realiza realmente el trabajo. Los campeones no solo evangelizan, sino que construyen, resuelven problemas e inspiran confianza en el proceso de cambio.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Los campeones lideran desde la Front, arremangándose para ayudar a sus compañeros de equipo a adoptar nuevas herramientas.
- Mi equipo y yo organizamos talleres y seminarios web semanales en los que tanto los expertos como los principiantes pueden aprender, hacer preguntas y obtener soporte práctico.
- Cuando los equipos se encuentran con obstáculos, los campeones y los miembros de mi equipo intervienen para resolver problemas, crear flujos de trabajo de forma conjunta y compartir las buenas prácticas.
Pasos para empoderar a los campeones:
- Seleccione campeones respetados e innovadores con sólidos conocimientos sobre flujos de trabajo.
- Involúcrelos como consultores, constructores y promotores del cambio.
- Involucre a los campeones desde el principio en las sesiones de formación y manténgalos presentes durante las implementaciones.
- Capacite a los campeones para reforzar los mensajes, abordar las preocupaciones y modelar la adopción.
- Asegúrese de que los defensores actúen como embajadores activos del cambio en toda la organización.
4. Acepte el cambio incremental: genere impulso
Intentar cambiarlo todo a la vez genera resistencia. El impulso se genera cuando los equipos pueden experimentar con seguridad, personalizar su experiencia y celebrar el progreso a lo largo del camino.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Cada concurso de IA se centra en un flujo de trabajo o problema empresarial, con mejoras iterativas a lo largo del tiempo.
- Se anima a los equipos a personalizar su experiencia, con límites claros sobre lo que se puede y no se puede cambiar.
- Los usuarios crean vistas privadas que se adaptan a sus necesidades sin dejar de cumplir con los estándares de la organización.
- Los pequeños logros se celebran en canales de toda la empresa, lo que refuerza el progreso como un viaje continuo.
Pasos para adoptar el cambio incremental:
- Implemente los cambios en fases manejables para generar impulso.
- Permita a los equipos probar nuevas funciones y sugerir mejoras.
- Establezca límites para flujos de trabajo flexibles frente a fijos.
- Permita la personalización con vistas privadas y experimentación segura.
- Asóciese con líderes para difundir la adopción y normalizar el cambio como una práctica de uso compartido.
El rol del gerente: convertir la visión en acción
Los grandes líderes predican con el ejemplo, y los gerentes son el eje central de cualquier transformación. En ClickUp, se espera que los gerentes comuniquen el «por qué» y el «cómo», faciliten la retroalimentación y modelen los comportamientos que esperan de los miembros de su equipo.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Los gerentes no son meros espectadores. Participan en talleres, comparten sus propios logros en materia de flujos de trabajo y animan a sus equipos a presentar sus entradas al concurso.
- Apoyan a los campeones, crean espacios seguros para la experimentación y utilizan ellos mismos nuevas herramientas.
Pasos para los gerentes:
- Explique claramente el propósito y el proceso del cambio.
- Facilite la retroalimentación abierta y aborde las inquietudes.
- Utilice nuevas herramientas y procesos junto con sus equipos.
- Provea soporte y colabore con los campeones.
El rol del gestor de éxito del cliente
Cuando ayudamos a nuestros clientes a implementar ClickUp, el proceso que fomentamos es el mismo. Y aquí, nuestros gestores de éxito del cliente (CSM) son un socio clave en la transformación.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Nuestros CSM ofrecen servicios de asesoramiento, ayudan con la planificación y comparten las buenas prácticas.
- Impulsan los resultados empresariales, facilitan las revisiones ejecutivas y garantizan que los equipos tengan acceso a formación y recursos.
- Nos ayudan a realizar el seguimiento de los KPI, a ejecutar programas de «formación de formadores» y a establecer conexiones con nuevas funciones y seminarios web.
Pasos para aprovechar su CSM:
- Utilice los servicios de asesoramiento para la gobernanza y las buenas prácticas.
- Desarrolle planes de éxito personalizados y forme a formadores internos.
- Utilice el compromiso con los KPI y la elaboración de informes para realizar el seguimiento del progreso.
- Aproveche los recursos disponibles, como la formación y los seminarios web.
Planificar para el éxito: en qué apoyarse
Los lanzamientos exitosos no se producen por casualidad ni gracias a las buenas intenciones. Deben diseñarse y planificarse estratégicamente.
Cómo se ve esto en ClickUp:
- Planificamos las puestas en marcha por fases, con hitos y comunicaciones claros.
- Identificamos las limitaciones desde el principio, como la escasez de recursos, los retos técnicos o las prioridades contrapuestas, y las abordamos de forma directa.
- Definimos los MVP para cada iniciativa, establecemos metas medibles y creamos equipos de proyecto multifuncionales.
Pasos para planificar el éxito:
- Decida entre una puesta en marcha única o una implementación por fases en función de la preparación de la organización.
- Establezca hitos realistas y comuníquelos con claridad.
- Identifique los posibles obstáculos desde el principio.
- Aclare qué significa «producto mínimo viable» para su transformación.
- Establezca objetivos medibles para el nuevo sistema o proceso.
- Reúna un equipo multifuncional que incluya un patrocinador, defensores, responsables de implementación, apoyo a la formación y evaluadores.
Incorporación de la inteligencia en el cambio
Uno de los mayores obstáculos para el cambio no es la resistencia directa, sino la fricción. Las personas quieren adoptar nuevas formas de trabajo, pero si eso implica más pasos, más herramientas o más gastos generales, tienden a volver a sus viejos y cómodos hábitos.
Aquí es donde ClickUp Brain y ClickUp Brain Max cambian las reglas del juego. En lugar de pedir a los equipos que recuerden nuevos procesos, Brain integra la inteligencia directamente en los flujos de trabajo diarios.
- ClickUp Brain permite buscar información de forma universal en tareas, documentos y comentarios. En lugar de preguntarse «¿Dónde está esa actualización?», los equipos solo tienen que preguntarle a Brain y obtienen la respuesta al instante.
- ClickUp Brain MAX va más allá: captura actualizaciones a través de entrada de voz, convierte notas en elementos pendientes e incluso muestra automáticamente el trabajo urgente.
Al reducir la carga cognitiva y facilitar las acciones correctas, los nuevos hábitos se consolidan de forma natural y sostenible.
Lecciones desde la primera línea
La gestión del cambio no es una lista de control, sino un trabajo continuo que consiste en escuchar, iterar y celebrar los éxitos. En ClickUp, hemos organizado concursos de IA, ofrecido incentivos y difundido los éxitos en los canales de toda la empresa. Pero el mayor impacto proviene de crear hábitos y mostrar a los equipos cómo la herramienta resuelve sus problemas de trabajo específicos. Nada impacta más que ver cómo tu problema se resuelve ante tus propios ojos.
Uno de mis momentos favoritos fue en un evento de Secret Supper en la Ciudad de México. Hice una demostración de un flujo de trabajo automatizado para puntuar las llamadas de ventas y generar contenido para campañas. Ver cómo la gente se daba cuenta de que «esto realmente resuelve mi problema» fue un punto de inflexión.
Esos momentos de revelación son los que impulsan la adopción real.
La urgencia del ahora
El impulso acelerado hacia la convergencia de contextos —la combinación de flujos de trabajo, contexto e IA— significa que la ventana para obtener una ventaja competitiva se está reduciendo. Las organizaciones que tratan la gestión del cambio como una estrategia, y no como una idea de último momento, superarán al resto.
Si está iniciando su propia transformación, no espere más. Empiece poco a poco, celebre los éxitos, empodere a sus campeones y nunca pierda de vista a las personas que están en el centro del cambio. Las organizaciones que actúan ahora, aquellas que unifican el contexto de trabajo, reducen la dispersión laboral e impulsan la transformación de la IA, definirán el futuro del trabajo.
Construyamos juntos algo mejor.