Meri es una entusiasta de los contenidos y una devota adicta a los libros. Su amor por las imágenes coloridas y las ilustraciones brillantes impulsa su creatividad para producir artículos informativos y atractivos. Cuando no está trabajando, la puedes encontrar acurrucada en la cama con un libro.
¿Lo oyes?
¿El silencio aburrido durante tus conferencias de Zoom?
¿Notas falta de compromiso por parte de los miembros de tu equipo?
…🦗🦗🦗…
Si es así, probablemente sea el momento de revisar la estrategia de comunicación de tu equipo virtual. 👀
Ahora que el teletrabajo se ha convertido en la nueva normalidad, los jefes de equipo deben idear métodos creativos e innovadores para crear un entorno de trabajo más cooperativo.
El teletrabajo plantea sus propios retos tanto para los empleados como para los directivos, entre los que se incluyen barreras de comunicación, fatiga laboral, dificultades tecnológicas y mucho más.
Durante la pandemia de COVID-19, Harvard Business Review llevó a cabo una investigación para comprender los retos que plantea la gestión de equipos virtuales. El estudio revela que la mayoría de los responsables de equipos remotos tienen dificultades para comunicarse de forma eficaz y establecer una relación de confianza con sus equipos virtuales.
Nos guste o no, estos dos factores influyen enormemente en la productividad, la motivación y el rendimiento de los empleados, y las consecuencias de ignorarlos van más allá de la improductividad y los errores.
Entonces, ¿qué se necesita para generar confianza y una cooperación eficaz dentro de los equipos virtuales, y qué rol desempeñan en el rendimiento de los empleados? Vamos a descubrirlo.
¿Listo para eliminar los silencios incómodos? 🧨
¿Cómo mejora la productividad una buena comunicación en los equipos virtuales?
Algunos de nosotros hemos realizado nuestro trabajo en entornos negativos, donde los compañeros de trabajo son poco fiables, distantes y poco receptivos.
En tales situaciones, los empleados tienden a reprimir su energía, habilidades, pasión y motivación porque sienten una falta de confianza, soporte y conexión con sus equipos.
Entonces, ¿cómo puede ayudar el fomento de la confianza?
1. Más confianza = menos conflictos
La confianza es un superpoder que resuelve los problemas de comunicación dentro de los equipos virtuales. 💪
La confianza interpersonal entre empleados y directivos ayuda a reducir y resolver los malentendidos de una forma más fluida.
Comparte el espíritu de confianza para acelerar los procesos de negociación y establecer relaciones personales más estrechas dentro de los equipos virtuales. Aunque debes mantenerlo en un nivel profesional, piensa en construir una base sólida de confianza con el tiempo para evitar en la medida de lo posible conflictos futuros.
¿Cómo funciona? 🤔
Cuando las personas comparten una certeza mutua hacia sus compañeros de trabajo y sus jefes, se sienten seguras en su entorno laboral.
De este modo, se vuelven más abiertos a las negociaciones, los debates y los diálogos saludables con el equipo.
2. La confianza crea un aura de «¡Tienes un amigo en mí!».
Uno de los elementos fundamentales para lograr un excelente rendimiento de los empleados es una mayor colaboración dentro de los equipos. Especialmente con el teletrabajo, donde la comunicación cara a cara es mínima, gestionar un equipo colaborativo a distancia se ha convertido en un reto aún mayor.
Las relaciones laborales poco claras conducen a una cooperación deficiente, mientras que los vínculos de confianza pueden facilitar la creación de asociaciones más sólidas entre los empleados y los responsables. ✊
Un estudio de Harvard Business Review muestra que las personas que trabajan en entornos de alta confianza ofrecen una productividad un 50 % mayor. Esto demuestra que la confianza es el ingrediente número uno para crear equipos virtuales sólidos. 🥗
En pocas palabras, la comunicación basada en la confianza dentro de los equipos motivará a los miembros a unir sus fuerzas y generar ideas más innovadoras.
Redoble de tambores, por favor...🥁 para las dulces letras de Randy Man. 🎶
Bonus: Plantillas para planes de comunicación
3. Reduce el estrés y el aislamiento
Hoy en día, la mayoría de las empresas han pasado a un entorno de trabajo híbrido y a una cultura de teletrabajo, algo para lo que no todos los empleados y directivos estaban preparados.
Los nuevos retos y las numerosas barreras que conlleva el teletrabajo pueden provocar un alto nivel de estrés y una tendencia al aislamiento o al trabajo en silos entre sus empleados.
Por otro lado... 😍
Las relaciones abiertas, transparentes y de confianza con los equipos virtuales ayudan a los empleados a superar la presión del trabajo, a sentirse más motivados para participar y a reducir toda la presión del teletrabajo.
Bonus 👉 ¡Echa un vistazo a esta lista de citas inspiradoras sobre el trabajo en equipo!
7 formas inteligentes de mejorar la comunicación en equipos virtuales y reforzar la confianza
Afortunadamente, hay varias formas en que los gerentes sobresalientes pueden generar confianza y una comunicación transparente en los equipos virtuales. 🥳
Echa un vistazo a estos consejos prácticos para crear equipos colaborativos, alineados y empoderados.
1. Sé flexible en lo que respecta a la comunicación del equipo virtual.
Hoy en día, cada vez más empresas están adoptando una mentalidad abierta y una perspectiva más flexible en lo que respecta al trabajo en equipo. Especialmente en el caso de los equipos virtuales, donde la socialización efectiva es un poco compleja, se ha vuelto esencial implementar la simplicidad.
Los líderes de equipos virtuales deben ser accesibles y amigables para que los empleados se sientan libres de hacer preguntas, discutir problemas y expresar sus opiniones. 🗣️
Mantener una mente abierta a los cambios ayudará a los líderes a conservar la flexibilidad y la agilidad ante los cambios constantes. Además, una cultura empresarial transparente proporciona una comunicación más eficiente entre los miembros.
2. Establecer metas comunes que sean precisas
El método de trabajar desde casa ha supuesto sin duda un cambio en el equilibrio entre nuestra vida personal y profesional.
Lo que, a su vez, dificulta la organización de las prioridades.
Por eso, los responsables de equipos virtuales deben definir claramente las metas de la empresa para cada empleado.
A veces, los miembros pueden sentirse desconectados simplemente por estar geográficamente distantes. Por lo tanto, tanto si trabajas para una empresa de SaaS como para una panadería, como gerente, tu tarea es establecer un destino común con objetivos claramente definidos.
Cuando todos conocen sus tareas para el día/semana/mes, los plazos y otros requisitos, la comunicación se vuelve más fácil.
Además, esboza los objetivos compartidos para construir una base sólida de valores comunes de la empresa a los que cada miembro pueda contribuir. Consigue esto de una manera más sencilla con la función especial de gestión de tareas de ClickUp.
3. ¡Da las gracias a tu equipo virtual!
Admitámoslo: como seres humanos, todos deseamos sentirnos vistos y apreciados. 😌
Cuando se trata de trabajar con equipos virtuales, la valoración y el reconocimiento suelen perderse en el flujo constante de videollamadas, discusiones rápidas y proyectos interminables. Por eso, utilizar el poder del reconocimiento y el aprecio genuinos te da la ventaja de mejorar la comunicación con tu equipo virtual.
Según Glassdoor, el 53 % de los empleados admite que permanecería más tiempo en su empresa si se sintiera lo suficientemente apreciado.
A continuación, se presentan algunas prácticas creativas para reconocer a los empleados:
- Implemente un programa de reconocimiento a los empleados. Por ejemplo, puede otorgar puntos por completar incluso las tareas más pequeñas o por ser puntual. Estos puntos se pueden canjear más tarde por ventajas como más tiempo libre.
- Reconozca los logros individuales para destacar a los empleados productivos. Cuando los gerentes enfatizan los pequeños logros de los miembros y les agradecen mediante una llamada telefónica personal, estos se sienten valorados y se comprometen más.
- Celebre incluso los fracasos de los empleados apoyando la toma de riesgos y la determinación. Además, aproveche cualquier fracaso para motivar a otros miembros a probar cosas nuevas.
- Comparte los logros del equipo a través de las redes sociales y otras plataformas. Utiliza hashtags especiales de Instagram (por ejemplo, #empleadodelmese) y expresa tu gratitud en una sencilla publicación de Facebook para que los miembros de tu equipo se sientan especiales.
Los miembros de los equipos virtuales a menudo pueden sentirse desconectados de la empresa, por lo que reconocer su trabajo les ayudará a comprometerse y motivarse más.
4. Las reuniones individuales fomentan una excelente comunicación en los equipos virtuales
Una parte de la comunicación exitosa es un enfoque individual hacia los miembros de su equipo virtual.
Organizar reuniones periódicas es una forma de realizar un seguimiento del progreso del trabajo y del rendimiento general de los empleados, así como de ponerse al día con los miembros del equipo virtual.
Sin embargo, si quieres construir una base sólida de confianza y un entorno colaborativo, reserva también algo de tiempo para reuniones individuales. 🤝
Establecer una relación personal mientras se trabaja en la oficina es bastante fácil. Un simple «Hola» o una breve charla mientras se prepara el café son formas útiles de romper el hielo.
Aunque te pongas al día con el marketing por correo electrónico o los textos masivos a tus más de 100 empleados, la presencia física sigue siendo importante.
Aunque el teletrabajo ha traído consigo retos en materia de comunicación interpersonal, todavía existe la posibilidad de hacer amigos en el mundo virtual. 🧑💻
A continuación, te ofrecemos algunos consejos rápidos para organizar reuniones individuales satisfactorias con tus trabajadores remotos:
- Sigue un horario repetido
- Pregunte a los miembros cuáles son los retos a los que se enfrentan.
- Toma notas para llevar a cabo el seguimiento del progreso.
- Asegúrate de reducir el ruido de fondo y eliminar otros problemas técnicos.
- Prepare algunas preguntas informales.
- Sé un buen oyente
Los jefes de equipo que organizan reuniones presenciales con cada miembro tienen más probabilidades de ganarse su confianza y mejorar las relaciones amistosas.
La empatía sincera y genuina demuestra cuánto respetas y te preocupas por tu equipo virtual. Esto, a su vez, mejora las conexiones internas.
Además, debes crear un entorno adecuado en el que sea agradable chatear e intercambiar opiniones. Tanto si decides utilizar un software para reuniones como si optas por aplicaciones móviles, asegúrate de elegir el mejor momento, eliminar el ruido de fondo y crear un ambiente agradable.
ClickUp se convertirá fácilmente en tu herramienta favorita para mejorar todo tipo de comunicaciones en equipo. Especialmente cuando se trata de equipos virtuales que trabajan a distancia, las herramientas y funciones disponibles ayudan a organizar todo lo que sucede en tu empresa. Desde mapas de proyectos visualizados y supervisión del trabajo en tiempo real hasta gráficos de sprints y listas de prioridades, ¡puedes crear, completar y gestionar tareas desde un solo lugar!
5. Permita el uso compartido de la información por parte de su equipo virtual y la realización de lluvias de ideas
El intercambio de información es el santo grial de la comunicación.
(Aquí van algunos efectos de sonido, por favor... 🙌)
Una experiencia colaborativa como la lluvia de ideas ayudará a tu equipo virtual a expresar abiertamente sus ideas y sugerencias, opiniones sobre un tema determinado y soluciones a cualquier problema existente.
Dado que el intercambio de ideas es un esfuerzo colaborativo, ayuda a crear equipos más sólidos y vínculos con mayor productividad.
Especialmente para los líderes de equipos virtuales, es esencial organizar sesiones de brainstorming en las que los participantes se sientan escuchados y apreciados, incluso por sus «malas» ideas. 🧠
6. ¡Hay vida fuera del trabajo!
Hablar de temas ajenos al trabajo es la opción más sencilla para forjar relaciones de confianza con tu equipo virtual.
Esto, una vez más, refleja la transparencia y la apertura de su empresa hacia los empleados remotos.
Un estudio de Gallup muestra que el 50 % de los empleados dejan su trabajo porque no están satisfechos y se sienten desconectados de sus jefes.
La verdadera razón detrás de esto es que las personas solo buscan una interacción humana genuina.
Y, cuando las cosas se ponen difíciles, simplemente quieren alejarse del agotamiento laboral, los plazos de los proyectos y la elaboración de informes interminables.
Tener un líder con el que puedan hablar de proyectos de trabajo de la misma manera que hablan de su amor por los perros es una auténtica bendición.
7. No te olvides de la diversión
Por último, pero no menos importante, a todo el mundo le gusta divertirse. 💃
Incluso en el trabajo. 🤫
Teniendo en cuenta el estrés al que se ven sometidos los trabajadores de teletrabajo, los directivos deben crear tiempo libre para los equipos virtuales. Aunque las actividades de team building suelen considerarse una forma de desconectar del trabajo, ayudan a crear vínculos más fuertes.
¿De qué maneras se puede divertir a distancia?
- Jugar a vídeos virtuales y a juegos de preguntas y respuestas (seguro que hay algunos gamers entre tus miembros ).
- Participa en concursos virtuales como el Virtual Happy Hour Trivia
- Resuelve una sala de escape online.
- Crear y resolver situaciones difíciles
- Juega a «dos verdades y una mentira»: todo un clásico.
¡Y mucho más!
Especialmente en el caso de los equipos virtuales, proporcionar diversión ayuda a mantenerlos conectados y comprometidos. Además, ayudará a los miembros aislados a sentirse más cercanos y más dependientes de los gerentes.
¡Concluyendo!
Mejorar la confianza y la cooperación como líder de un equipo virtual no es fácil, pero nuestros consejos sencillos y prácticos están aquí para ayudarte a empezar y llevar las relaciones laborales al siguiente nivel. ↗️
Recuerde: al final, todo se reduce al aprecio, el respeto y el cuidado hacia los equipos virtuales.
Cuéntenos su experiencia trabajando con o en un equipo virtual.
Mi reseña sobre ClickUp
Empezamos a utilizar ClickUp cuando el teletrabajo se convirtió en la nueva normalidad. Con tantas herramientas nuevas con las que lidiar (Zoom, TeamViewer, etc.), ClickUp nos ha proporcionado un nuevo nivel de simplicidad. Lo utilizábamos principalmente para la gestión de tareas. Aunque el equipo era pequeño, necesitábamos algo que fuera fácil de manejar. Con ClickUp no teníamos que buscar la tarea o la fecha límite. También podíamos utilizar el sistema especial de codificación por colores, que hacía que todo fuera aún menos confuso.
Personalmente, me encantaron los cuadros de tareas, en los que se podían mover todas las tareas a sus respectivas fases (En proceso, Terminada, Por determinar, etc.). Me ayudó a comprender visualmente en qué punto me encontraba en la gestión de tareas y en qué punto se encontraba mi equipo. Así, si había algo en lo que pudiera ayudar, podía verlo directamente desde el panel.