Todos hemos utilizado las Hojas de cálculo de Google para la gestión de proyectos, la colaboración en equipo e incluso para realizar cálculos.
¿Pero sabías que puedes crear listas interactivas en Hojas de cálculo de Google con solo unos clics utilizando casillas de selección?
Tanto si eres un gestor de proyectos que realiza el seguimiento de los resultados del equipo, un estudiante que organiza sus metas de estudio o un autónomo que supervisa las tareas de los clientes, la función de casilla de selección de las Hojas de cálculo de Google te resultará muy útil.
Sin configuraciones complejas, solo gestión de tareas pura y sencilla al alcance de tu mano.
En este artículo, explicaremos el proceso paso a paso para insertar una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google.
¿Qué es una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google?
Una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google es una sencilla herramienta de validación de datos que permite a los usuarios insertar cuadros de selección interactivos de Sí/No o Verdadero/Falso directamente en las celdas de la hoja de cálculo de Google. En pocas palabras, las casillas de selección son cuadros en los que se puede hacer clic y que facilitan la introducción, el seguimiento y el filtrado de datos.
Así es como funcionan las casillas de selección en Hojas de cálculo de Google:
- Alternar: Alternar es una acción que permite cambiar entre dos estados, como accionar un interruptor de luz. Al hacer clic en una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google, se alterna su estado de desmarcado a marcado (o viceversa).
- VERDADERO y FALSO: Cada casilla de selección está enlazada a un sistema lógico. Si la casilla está marcada, el valor de la celda es VERDADERO (sí o activo). Si la casilla no está marcada, el valor de la celda es FALSO (no o inactivo).
Por ejemplo, si estás haciendo un seguimiento de la asistencia, una casilla de selección marcada para un estudiante podría significar que estaba presente (VERDADERO), mientras que una casilla de selección sin marcar significaría que estaba ausente (FALSO).
Puede utilizar una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google para:
- Creación de listas de control
- Seguimiento de tareas
- Gestión de registros de asistencia
- Seguimiento de la disponibilidad de equipos o elementos de inventario
- Marcar puntos de decisión en el seguimiento del flujo de trabajo
- Realización de encuestas
Ahora, veamos cómo insertar una casilla de selección en las Hojas de cálculo de Google.
📖 Más información: Crear una lista de prioridades para hacer las cosas: una guía paso a paso
Pasos para añadir casillas de selección en Hojas de cálculo de Google
Hay dos métodos para añadir una casilla de selección en Hojas de cálculo de Google:
Añadir casillas de selección con la barra de herramientas
Este es el método más sencillo y un excelente punto de partida si no está familiarizado con las casillas de selección o necesita una configuración rápida.
Paso 1: Abra su archivo de Hojas de cálculo de Google.
Inicie sesión en su cuenta de Google y abra el archivo de Hojas de cálculo de Google en el que desea añadir casillas de selección. También puede abrir el archivo directamente en la aplicación Google Sheets.
Si no tiene un archivo existente, cree uno nuevo haciendo clic en el botón «+ En blanco» en la página de inicio de las Hojas de cálculo de Google.
Paso 2: Seleccione las celdas donde desea añadir las casillas de selección.
Haga clic y arrastre el cursor para resaltar el intervalo de celdas donde desea colocar las casillas de selección. Por ejemplo, si está creando una lista de tareas pendientes, puede enumerar sus actividades en las celdas A2-A5 y seleccionar las celdas B2-B5 para insertar varias casillas de selección.
Paso 3: Insertar las casillas de selección
A continuación, ve a la barra de menú superior y haz clic en «Insertar». En el menú desplegable, selecciona «Casilla de selección». Al instante, todas las celdas seleccionadas mostrarán una casilla de selección.
Así es como se verá su hoja de cálculo:
¡Y eso es todo! Ha insertado casillas de selección en sus Hojas de cálculo de Google en menos de un minuto.
Ahora haz clic en cualquier casilla de selección para alternar entre marcada y sin marcar. Por ejemplo, cuando termines de regar las plantas, simplemente haz clic en la casilla de selección junto a ellas para marcarla como terminada. Puedes ver el valor VERDADERO/FALSO en la barra de fórmulas, como se muestra a continuación:
💡Consejo profesional: Las casillas de selección no funcionan en celdas combinadas. Si intentas combinar celdas, la casilla de selección desaparecerá y solo quedará el contenido restante de la celda (si lo hay). Por lo tanto, descombina las celdas antes de añadir casillas de selección.
Añadir casillas de selección mediante la validación de datos
También puede añadir casillas de selección en sus Hojas de cálculo de Google mediante la validación de datos. Veamos cómo.
Paso 1: Crea tus tareas y selecciona las celdas donde quieres colocar las casillas de selección.
Inserte las tareas para las que necesita crear una lista de control. Supongamos que la tarea en cuestión es crear una presentación de marketing para un cliente. Así es como podría verse su hoja de cálculo de Google:
Paso 2: Abra las reglas de validación de datos.
Ahora, haz clic en «Datos» > «Validación de datos» en la barra de herramientas.
Aparecerá una caja emergente para añadir los ajustes de validación de datos.
Paso 3: Insertar casilla de selección
Al hacer clic en «+Añadir regla», aparecerá una ventana emergente con «Criterios» en la hoja de cálculo.
Haz clic en «Criterios» y, en el menú desplegable, realiza la selección de «Casilla de selección».
¡Y terminado! Así de fácil, las casillas de selección aparecerán en las celdas seleccionadas.
Paso 4: Establece valores personalizados para las casillas de selección.
De forma predeterminada, la casilla de selección de las Hojas de cálculo de Google alterna entre TRUE (marcada) y FALSE (sin marcar). Sin embargo, a veces es posible que desee añadir valores personalizados como «Completada» y «Pendiente» en lugar de TRUE y FALSE.
En tales casos, puede hacer clic en «Usar valores de celda personalizados» e introducir los valores marcados y sin marcar que desee en los campos proporcionados. Por ejemplo, escriba «Completada» para marcada y «Pendiente» para sin marcar.
Seleccione «Terminada». Ahora, cuando marque una casilla, la celda mostrará «Completada». Si la casilla no está marcada, mostrará «Pendiente».
Puede utilizar los métodos mencionados anteriormente para insertar casillas de selección en su dispositivo Android, iPhone, Mac, iPad y ordenador portátil con Windows.
Además, si desea eliminar una casilla de selección de las Hojas de cálculo de Google, solo tiene que pulsar la tecla «Suprimir» de su ordenador portátil Mac o Windows (especialmente si solo desea eliminar una celda), de modo que no es necesario eliminar toda la celda, fila o columna.
Si desea añadir casillas de selección a varias celdas, simplemente arrastre el controlador de relleno (el pequeño círculo azul situado en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada). Hojas de cálculo de Google copiará la casilla de selección a las nuevas celdas.
Recuerda que las casillas de selección recién creadas heredarán los mismos valores enlazados y el mismo formato que las originales. Si la casilla de selección original formaba parte de una fórmula, esta se ajustará para reflejar la nueva posición.
🧠 ¿Sabías que puedes proteger un intervalo de celdas con casillas de selección para que otros usuarios que no tengan permisos de edición no puedan interrumpirlas?
Inconvenientes de utilizar las Hojas de cálculo de Google para crear listas de control
El uso de casillas de selección en las Hojas de cálculo de Google puede ser una gran idea para crear listas de control sencillas.
Sin embargo, las Hojas de cálculo de Google no están diseñadas para este fin. Son una herramienta excelente para organizar el trabajo y ejecutar fórmulas, al igual que Excel. Pero, ¿las utilizarías alguna vez para crear una lista de tareas pendientes? Probablemente no.
A continuación, se indican algunos límites que debe tener en cuenta antes de añadir casillas de selección a las Hojas de cálculo de Google:
- Automatización limitada y funciones dinámicas: Hojas de cálculo de Google carecen de automatización integrada para las listas de control. Por ejemplo, no se puede configurar una tarea para que actualice automáticamente su estado o notifique a los colaboradores cuando se marca una casilla de selección. Cualquier automatización requiere Google Apps Script o herramientas de terceros, lo que puede resultar complicado para los usuarios que no tienen experiencia en programación.
- Problemas de rendimiento con listas de control grandes: si su lista de control abarca miles de filas o incluye formatos condicionales y fórmulas complejas, las Hojas de cálculo de Google pueden volverse lentas. Desplazarse, realizar edición o incluso cargar la hoja puede llevar mucho tiempo, especialmente en dispositivos antiguos o con conexiones a internet deficientes.
- Permisos de usuario limitados y seguimiento de ediciones: cuando varios usuarios colaboran en una lista de control, no hay forma de asignar casillas de selección específicas a usuarios individuales ni de realizar un seguimiento de quién ha marcado qué. Aunque Hojas de cálculo de Google registra los cambios generales en el historial de versiones, no atribuye casillas de selección individuales a usuarios específicos.
- No optimizado para uso móvil: puede resultar complicado utilizar casillas de selección en las Hojas de cálculo de Google en dispositivos móviles. El tamaño reducido de la pantalla puede dificultar la selección de las casillas de selección y es habitual pulsar accidentalmente otras celdas. Además, las funciones avanzadas, como las fórmulas personalizadas o el menú de validación de datos, son más difíciles de acceder y realizar la edición en la interfaz móvil.
- Falta de integración con herramientas externas para listas de control: aunque las Hojas de cálculo de Google se integran con algunas herramientas de terceros, no ofrecen funciones de gestión de tareas fluidas, como la sincronización automática con calendarios o software de gestión de proyectos. Por ejemplo, completar una tarea en una casilla de selección de las Hojas de cálculo de Google no actualizará su estado en un software de gestión de proyectos.
📖 Más información: 11 plantillas gratuitas de listas de tareas en Excel y ClickUp
Uso de ClickUp para crear y gestionar listas de control
Si está buscando una herramienta que le permita superar todas las limitaciones mencionadas anteriormente y crear y gestionar listas de control sin esfuerzo, pruebe soluciones avanzadas de gestión de tareas como ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
Combina la gestión de proyectos, el seguimiento de tareas, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la IA, que le ayuda a trabajar de forma más rápida y eficaz. Veamos cómo.
Crea listas de tareas multifuncionales.
La función Lista de tareas pendientes en línea de ClickUp le ayuda a crear flujos de trabajo prácticos. Puede añadir tareas, enlazar los elementos de la lista de control, añadir varias personas asignadas a cualquier elemento de acción y utilizar diferentes colores para marcar las tareas importantes o de prioridad alta.
Lo mejor es que puede crear y acceder a sus listas de tareas pendientes desde cualquier lugar: escritorio, teléfono móvil o pestaña del navegador.
Básicamente, utilizamos ClickUp como una elegante lista de tareas pendientes. Es especialmente útil para procesos de varios pasos que realizamos repetidamente y en los que participan varias personas diferentes. Creamos una plantilla para ese proceso, lo que nos ayuda a asegurarnos de que no se nos escape nada y facilita la comunicación (automática) entre las personas cuando pueden realizar sus tareas.
Básicamente, utilizamos ClickUp como una elegante lista de tareas pendientes. Es especialmente útil para procesos de varios pasos que realizamos repetidamente y en los que participan varias personas diferentes. Creamos una plantilla para ese proceso, lo que nos ayuda a asegurarnos de que no se nos escape nada y facilita la comunicación (automática) entre las personas cuando pueden realizar sus tareas.
Añadir elementos subyacentes
Lo que distingue a ClickUp es su capacidad para optimizar la ejecución de tareas con sencillas listas de control.
Tanto si estás organizando tus metas diarias como si te aseguras de que tu equipo cumpla los hitos del proyecto, puedes confiar en ClickUp Tasks, que te permite dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables.
Desde tareas individuales hasta proyectos en curso, crea fácilmente elementos de acción, delégalos a los miembros del equipo, establece plazos y recordatorios, y supervisa el progreso para obtener una visibilidad completa del trabajo.
Las listas de control de ClickUp te permiten mantener la productividad sin esfuerzo, ya que realizan el seguimiento de cada acción de la tarea como una subtarea.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar las listas de control de ClickUp:
🙌 Organízate con subelementos: desglosa tareas complejas anidando elementos dentro de listas de control y creando pasos de acción claros.
🙌 Arrastrar y soltar sin problemas: ¿Necesitas reorganizar las tareas? Solo tienes que arrastrar y soltar los elementos para reordenarlos en cuestión de segundos.
🙌 Asigna con precisión: Delega tareas asignando elementos específicos de la lista de control a los miembros del equipo, asegurándote de que todos conozcan sus responsabilidades.
Estandarice los procesos con plantillas de listas de control.
No es necesario volver a crear la lista de control varias veces cuando se trabaja en un proyecto continuo. Con ClickUp, puede convertir fácilmente sus listas de tareas pendientes en plantillas con la función Plantillas de listas de control de ClickUp.
Puede guardar cualquier lista de control como plantilla haciendo clic en el icono de tres puntos situado junto al título de la lista de control y seleccionando «Guardar como plantilla». Para añadir la plantilla a cualquier tarea, vaya a «Tareas pendientes», haga clic en «Lista de control» y seleccione la plantilla guardada.
Y, ya que hablamos de listas de control, la plantilla de tareas de lista de control de proyectos de ClickUp es algo que no te puedes perder si diriges un proyecto complejo o un equipo grande.
Esta plantilla le ayuda a crear una lista de control detallada para cualquier proyecto, organizar y priorizar tareas en función de plazos o dependencias, e identificar cualquier posible problema o riesgo asociado al proyecto.
Además, la integración de esta lista de control con otras funciones, como calendarios o herramientas de terceros como Typeform, Zapier y otras, convierte esta plantilla en el sueño de cualquier gestor de proyectos.
Ya no tendrás que reinventar la rueda en cada proyecto: ¡solo tienes que hacerlo personalizado, hacer clic y listo!
Guía paso a paso para crear y gestionar listas de control en ClickUp.
Siga estos sencillos pasos para crear una lista de control en ClickUp.
Paso 1: Inicie sesión en ClickUp.
- Vaya a ClickUp e inicie sesión en su cuenta.
- Si no tienes una cuenta, haz clic en Registrarse para crear una.
Paso 2: Abra una tarea.
Navega hasta el entorno de trabajo en el que deseas crear una lista de control.
Haga clic en una tarea para abrirla. Si aún no tiene ninguna tarea:
- Haga clic en + Nueva tarea en la vista Lista.
- Asigne un nombre a su tarea y pulse Intro para crearla.
Paso 3: Añadir una lista de control
Abre la tarea en la que deseas crear la lista de control.
- Desplácese hacia abajo y seleccione la pestaña Elementos de acción.
- Haga clic en el signo + para comenzar a crear la lista de control.
- Añada cada elemento de la lista de control. Si pega una lista de elementos, verá la opción de crear varios elementos de la lista de control a partir de ella.
- Si pega una lista de elementos, verá la opción de crear varios elementos de (la) lista de control a partir de ella.
- Si pega una lista de elementos, verá la opción de crear varios elementos de (la) lista de control a partir de ella.
Paso 4: Asigne un nombre a su lista de control
Asigna a tu lista de control un nombre descriptivo para que quede claro para qué sirve, como «Tareas diarias» o «Lista de control de calidad». Escribe el nombre en el campo correspondiente y pulsa Intro.
Paso 5: Añadir elementos de la lista de control
Haz clic en + Añadir elemento debajo de tu lista de control. Introduce la primera tarea o paso que necesitas realizar el seguimiento. Ejemplo: «Enviar correo electrónico al cliente» o «Revisar informe».
Repita el proceso para añadir todos los elementos que necesite.
Paso 6: Personalizar elementos
Asigne elementos de la lista de control a los miembros del equipo haciendo clic en el icono + junto a cada elemento. Establezca fechas límite para elementos individuales de la lista de control si es necesario.
Paso 7: Marque los elementos completados.
Haga clic en la casilla de selección situada junto a cada elemento a medida que lo complete. Los elementos completados se tacharán automáticamente para indicar que ya están terminados.
Paso 8: Guardar y cerrar
Una vez que haya añadido todos los elementos necesarios, haga clic en cualquier lugar fuera de la lista de control para guardarla. Su lista de control ahora forma parte de la tarea y puede volver a consultarla en cualquier momento.
📖 Más información: 30 plantillas de listas de control gratuitas en Word, Excel y ClickUp documentos.
Convierta ClickUp en su aliado para la productividad.
La función de casilla de selección de las Hojas de cálculo de Google es útil para tareas básicas, pero puede que no sea la mejor solución cuando se necesita una lista de control totalmente funcional. Las Hojas de cálculo de Google carecen de funciones avanzadas, lo que las hace menos eficaces para proyectos complejos o la colaboración en equipo.
Si buscas un enfoque más profesional, ClickUp es una excelente alternativa. Ofrece listas de control personalizables, una gestión de tareas fluida y una fácil integración con otras herramientas, lo que lo hace perfecto tanto para individuos como para equipos. Con ClickUp, puedes asignar tareas, establecer fechas límite, realizar el seguimiento del progreso e incluso realizar la automatización de los flujos de trabajo, todo en un solo lugar.
Tanto si gestionas tareas personales como proyectos de equipos grandes, ClickUp redefine lo que puedes lograr mediante una lista de control bien organizada.
Si buscas algo más que marcar casillas, regístrate hoy mismo en ClickUp.