Tipos de comunicación electrónica en la empresa

¿Alguna vez se ha preguntado cómo un rápido correo electrónico da lugar a un acuerdo millonario o cómo equipos dispersos por continentes colaboran sin fisuras? Bienvenido a la comunicación electrónica en la empresa, donde los intercambios digitales impulsan el comercio mundial.

La comunicación electrónica en la empresa se refiere a cualquier intercambio digital de información dentro de una organización o entre organizaciones. Desde los puntos y rayas del telégrafo hasta los actuales chatbots impulsados por IA, ha revolucionado nuestra forma de hacer negocios.

Mientras que los métodos tradicionales, como las reuniones individuales, ofrecen un toque personal, los formularios digitales modernos proporcionan conexión (a internet) instantánea e intercambios ricos en datos. Sin embargo, también plantean retos como la sobrecarga de información y los riesgos de ciberseguridad.

En esta guía, exploraremos los tipos de comunicaciones electrónicas, abordaremos problemas de cumplimiento y ofreceremos un plan de implantación paso a paso.

Tipos de comunicación electrónica

Dado que existen tantas opciones para la comunicación electrónica, es necesario comprender los puntos fuertes de cada medio y asignarle funciones básicas. Exploremos los tipos de comunicación empresarial más destacados que dependen de medios electrónicos.

Correo electrónico: Para comunicación formal y documentación oficial

El correo electrónico o email es el formulario más antiguo de comunicación electrónica que sigue vigente en los lugares de trabajo actuales.

Según un informe de Radicati, 361.6.000 millones de correos electrónicos se compartirán en todo el mundo sólo este año

El correo electrónico ha resistido el paso del tiempo porque se utiliza ampliamente como medio oficial de comunicación. Es ideal para mantener registros y lo suficientemente flexible como para utilizarse tanto en modo síncrono como asíncrono.

Sin embargo, el gran volumen de correos electrónicos que recibimos cada día puede provocar una sobrecarga de la bandeja de entrada, por lo que es crucial aplicar estrategias eficaces de gestión del correo electrónico. Aquí es donde las herramientas integradas de comunicación y gestión del trabajo pueden marcar una diferencia significativa.

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Mensajería instantánea: Para preguntas rápidas y respuestas inmediatas-formal e informal

Las plataformas de mensajería instantánea ganaron popularidad porque existía una demanda de comunicaciones sincrónicas no oficiales. La gente necesitaba alternativas al correo electrónico para chatear en tiempo real e intercambiar mensajes urgentes.

La mensajería instantánea ha revolucionado la comunicación en el lugar de trabajo, ofreciendo modos rápidos y a menudo informales de conexión entre los miembros de un equipo. Las plataformas más populares son:

• Slack: Conocida por su organización basada en canales e integraciones
• Microsoft Teams: Integrado con Office 365 para un flujo de trabajo fluido
• WhatsApp: Se utiliza a menudo para la comunicación internacional (y promocional)

También lea: 25 trucos de Slack para mejorar la comunicación en el trabajo Aunque estas plataformas ofrecen una gran funcionalidad, a menudo existen aisladas de tu trabajo. En última instancia, terminas manteniendo varias aplicaciones de comunicación en el lugar de trabajo .

Este tipo de cambio de contexto es contraproducente.. investigación de la Asociación Americana de Psicología (APA) sugiere que el cambio frecuente de tareas puede reducir la productividad hasta en un 40%, ya que el cerebro necesita tiempo para reorientarse entre tareas. ClickUp una plataforma integral de gestión de proyectos y productividad, ofrece una solución a este reto con Chat ClickUp . Esta herramienta te ayuda a evitar el impuesto interruptor de la mensajería instantánea integrándola directamente con tus tareas.

Colabore en tiempo real con las partes interesadas para asignar, seguir y completar tareas más rápidamente con ClickUp Chat

Este software de comunicación interna permite a los equipos:

• Discutir tareas y proyectos en contexto: cada conversación se enlaza automáticamente con la tarea correspondiente
• Compartir archivos y actualizaciones sin cambiar de plataforma
• Organizar las conversaciones por temas o proyectos para facilitar su consulta
• Convierta mensajes en tareas al instante, con un solo clic
• Obtenga al instante resúmenes de IA de sus hilos de conversación para ponerse al día rápidamente sin leer cientos de mensajes

Al mantener las conversaciones vinculadas a su trabajo, ClickUp Chat ayuda a reducir la falta de comunicación y aumenta la productividad, por lo que es una herramienta invaluable en su arsenal de comunicación electrónica.

A continuación le explicamos cómo Rosana Hungria , Directora de Proyectos, experimentó estas ventajas de primera mano:

ClickUp trasladó todas las comunicaciones de diferentes canales como correos electrónicos, chats, whatsapp a un solo lugar. Así, sabes dónde ir para encontrar la información que necesitas.

Rosana Hungria, Gestora de proyectos

Redes sociales: Para tender puentes entre las empresas y sus clientes

A medida que la red de comunicaciones electrónicas se amplía para reflejar las tendencias actuales, las plataformas de medios sociales se han convertido en componentes integrales, que desempeñan un doble rol como potentes herramientas de creación de redes y de marketing para las empresas.

• LinkedIn, con sus más de 800 millones de miembros, es una gran plataforma para que los profesionales se comuniquen entre sí, sigan las noticias del sector y a las personas influyentes, busquen y soliciten empleo, establezcan relaciones, busquen talentos y mucho más
• Otras apps como X (antes Twitter), Instagram y Facebook son utilizadas por las marcas para mantenerse en contacto con sus clientes, dirigirse a posibles clientes y mantener una imagen de marca positiva

Las bandejas de entrada de estas aplicaciones ofrecen las mismas soluciones instantáneas y de bajo coste que prefiere la gente. Si lo que busca es mejorar el soporte al cliente y la imagen de marca, tiene que utilizar las redes sociales.

De hecho, 87% de los vendedores encuestados en Informe sobre redes sociales de HubSpot cree que los consumidores encontrarán las marcas más a menudo en las redes sociales que en los motores de búsqueda

Sin embargo, la gestión de varias cuentas en las redes sociales puede suponer todo un reto. Integrar la estrategia de redes sociales en la gestión de proyectos puede ayudar a mejorar este proceso y garantizar la coherencia de los mensajes en todas las plataformas.

Plataformas de comunicación por vídeo: Para sincronizar en tiempo real

Las plataformas de vídeo se han vuelto indispensables, sobre todo con el auge del teletrabajo.

Algunas de las omnipresentes son:

• Zoom: Un software de videoconferencia conocido por su fiabilidad y facilidad de uso
• Skype: Pionera en videollamadas, todavía muy utilizada para la comunicación internacional
• Google Meet: Se trata de una herramienta de videoconferencia sencilla y muy utilizada que forma parte del entorno de trabajo de Google

Aunque estas herramientas son estupendas para reuniones en tiempo real, no siempre resuelven el problema de la comunicación asíncrona en equipos distribuidos.

En el frente asíncrono, Loom popularizó el uso compartido de grabaciones de pantalla, perfeccionado por Clips ClickUp .

ClickUp Clips está diseñado para situaciones en las que las palabras no bastan para explicar las cosas. Para utilizar ClickUp Clips, abra cualquier conversación en ClickUp y utilice el icono de vídeo para grabar rápidamente su pantalla (con voz en off, por supuesto) y enviarla directamente a los destinatarios. Es la forma más sencilla de compartir comentarios, resaltar incidencias, crear tutoriales y enviar demos.

Cree y comparta instantáneamente grabaciones de pantalla con audio con las partes interesadas sin cambiar de pestaña utilizando ClickUp Clips

Esta función permite a los miembros del equipo:

• Grabar mensajes de vídeo cortos para explicar ideas complejas
• Proporcionar comentarios visuales sobre los proyectos
• Crear tutoriales o guías rápidas
• Reducir la necesidad de largas reuniones, mejorando la productividad general

Lo mejor de ClickUp Clips es que puede solicitar Cerebro ClickUp el asistente de IA polivalente de ClickUp, para transcribir el vídeo y analizarlo para la base de conocimientos.

A diferencia de Loom, no tienes que gestionar una app separada para los clips. Todas las grabaciones de pantalla y las tareas asociadas a ellas se encuentran dentro de ClickUp, lo que la convierte en una solución nativa.

Aunque el uso de múltiples modos de comunicación electrónica nos ha hecho más productivos y eficientes, también puede tener varios escollos. La dependencia excesiva de estas herramientas puede distraernos y entorpecer la comunicación y las relaciones en persona, los costes de cambiar de contexto son elevados y debemos prestar atención a los riesgos de seguridad y cumplimiento normativo.

Riesgos de la comunicación electrónica y cumplimiento de la normativa

A pesar de sus numerosas ventajas, los canales de comunicación electrónica conllevan riesgos potenciales que las empresas deben abordar:

• Amenazas a la ciberseguridad: Phishing de correo electrónico, malware y violación de datos
• Problemas de privacidad: Garantizar la seguridad de la información confidencial
• Cumplimiento legal y normativo: Adhesión a leyes de protección de datos como el GDPR

Proofpoint, fundada por el ex CTO de Netscape Eric Hahn, juega un rol crucial en la mitigación de estos riesgos. Como empresa líder en ciberseguridad, Proofpoint ofrece soluciones que:

• Protegen contra las amenazas basadas en el correo electrónico
• Garantizan el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos
• Proporcionan formación a los empleados sobre buenas prácticas de ciberseguridad

Proofpoint también supervisa apps de comunicación para empresas , ayuda a los equipos jurídicos con una potente visualización de datos y simplifica el cumplimiento ofreciendo visibilidad de los flujos de captura de datos.

Para mantener la integridad de la comunicación electrónica en la empresa, es crucial aplicar medidas de seguridad sólidas y mantenerse informado sobre posibles vulnerabilidades. Por eso es importante elegir herramientas de comunicación que den prioridad a la seguridad y el cumplimiento.

Mejorar la comunicación electrónica en la empresa

Según las Estadísticas de comunicación 2024 de Project.co, 70% de los empleados consideran que pierden tiempo en el trabajo por problemas de comunicación. Pero no todo es pesimismo.

Puede tomar medidas proactivas para mejorar el sistema electrónico de comunicación en el trabajo. Aunque herramientas como Proofpoint abordan los problemas de seguridad, la aplicación de buenas prácticas puede mejorar considerablemente la eficacia de la comunicación de tu equipo.

He aquí algunas estrategias para optimizar su comunicación electrónica en la empresa:

Aplicar políticas de comunicación claras

• Ajuste las expectativas de tiempos de respuesta
• Defina el uso adecuado de los distintos canales de comunicación
• Establezca directrices para el uso compartido de información sensible

Sea cortés y breve en la comunicación empresarial

• Respete el tiempo de los destinatarios yendo rápidamente al grano
• Mantenga un tono profesional, incluso en los canales informales

Elija el canal de comunicación adecuado para el mensaje

• Utilice el correo electrónico para comunicaciones formales o cuando necesite documentación
• Opte por la mensajería instantánea para preguntas o actualizaciones rápidas
• Aproveche las videollamadas para discusiones complejas o reuniones de equipo

Mantenga líneas de asunto concisas y descriptivas

• Permita que los destinatarios comprendan rápidamente el contenido del mensaje
• Mejore la capacidad de búsqueda y la organización de los correos electrónicos

Limpie y organice periódicamente las comunicaciones digitales

• Archive correos electrónicos y mensajes antiguos
• Utilice carpetas o etiquetas para clasificar la información importante
• Cancelar la suscripción a listas de correo innecesarias

Mejorar las medidas de seguridad

• Exija contraseñas únicas y alfanuméricas de 14 caracteres para las aplicaciones de comunicación y cámbielas periódicamente
• Utilice un cifrado potente siempre que esté disponible para evitar ataques de fuerza bruta
• Refuerce el control de acceso con autenticación multifactor y redes privadas virtuales para mejorar la seguridadcomunicaciones híbridas* Ponga en práctica planes de respuesta a incidencias para mitigar el tiempo de inactividad y proteger los datos confidenciales

Siguiendo estas prácticas, las empresas pueden mejorar la eficacia y seguridad de sus comunicaciones electrónicas, fomentando un entorno de trabajo más productivo y protegido.

Cómo crear un plan de comunicación electrónica para su equipo

Ahora, vamos a explorar cómo puede incorporar los consejos anteriores y poner en práctica un plan de comunicación sólido, paso a paso.

1. Revise el plan de comunicación existente

Antes de empezar a crear un nuevo método de comunicación electrónica, compruebe si la empresa ya dispone de un plan de comunicación. En caso afirmativo, destaque lo que funcionaba antes y lo que podría mejorarse.

Realice análisis DAFO y PEST para tener una visión más clara. Una vez conocida la situación de la empresa, es más fácil mejorar o aplicar una nueva estrategia.

En Plantilla de plan de comunicación de ClickUp es una plantilla todo en uno que almacena su estrategia de comunicación.

Puede utilizarse como referencia y ayudar a las personas a desarrollar una idea coherente de cómo debería ser la comunicación ideal, desde los detalles y objetivos del proyecto hasta las partes interesadas, las herramientas y la evaluación.

Esta plantilla puede ayudarle:

• Organizar su estrategia de comunicación
• Hacer un seguimiento de las metas específicas de comunicación y su progreso
• Asegurarse de que todos los miembros del equipo están en la misma página

Esta plantilla ofrece un marco estructurado para desarrollar y poner en práctica su plan de comunicación, lo que facilita la alineación de todos en la estrategia de comunicación de su equipo.

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2. Definir las metas y las normas

Ahora viene la parte emocionante. Tienes dos elementos clave de tu estrategia de comunicación: las metas a alcanzar y las reglas del juego.

Como ya hemos dicho, hay que elegir canales que tengan sentido para las metas de la empresa. A continuación, tienes que codificar las normas para que las partes externas sepan qué esperar de ti.

Por ejemplo, si uno de sus KPI es mejorar la comunicación con el cliente, tendrá que trabajar en la entregabilidad del correo electrónico, el seguimiento del correo electrónico, los informes previos y posteriores a las reuniones y los protocolos de mensajes.

Decide cuánto quieres compartir sobre un proyecto, cuándo deben esperar los clientes las actualizaciones y qué aspecto deben tener los entregables. Entra en detalles y crea plantillas para agilizarlo todo. También puedes utilizar uno de Plantillas de planes de comunicación de ClickUp para empezar.

3. Explicar las expectativas

Internamente, las cosas funcionan mejor cuando los equipos saben lo que sus jefes esperan de ellos. Y a ti te corresponde explicarlo con detalle.

Comparta un folleto en el que explique su estilo de dirección, lo que le gusta y lo que no en el trabajo, sus preferencias de comunicación y las expectativas del equipo. Esto ayudará a los empleados a entenderte mejor.

En Trabajar Conmigo [Manager] Plantilla de ClickUp es un buen punto de partida. Puedes editar la página para añadir más información, personalizarla más e incluir relaciones y referencias para aclarar las cosas.

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ClickUp Trabaja Conmigo [Manager] Plantilla

Con esta plantilla, usted puede:

• Definir su estilo de liderazgo, proceso de toma de decisiones y métodos preferidos para dar/recibir feedback
• Mejorar la transparencia en las relaciones entre directivos y empleados
• Establecer expectativas claras para la comunicación y el rendimiento del equipo
• Articular su enfoque para apoyar el crecimiento y el desarrollo de los miembros del equipo

De este modo se reducen los conflictos entre las partes interesadas y se evita la falta de comunicación, lo que nos lleva al siguiente paso.

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4. Describa roles y responsabilidades

Dado que la comunicación es la base de la colaboración, puedes pedir a los empleados que compartan con sus compañeros de equipo y jefes un resumen similar. Debe incluir su estilo de trabajo, canales de comunicación preferidos y horarios, entre otra información relevante.

A partir de estos datos, los jefes pueden asignar tareas a las personas más capacitadas para llevarlas a cabo y planificar en consecuencia. De este modo, se aprovechan al máximo las capacidades al tiempo que se genera confianza.

Los empleados pueden mejorar su productividad utilizando la herramienta Trabajar Conmigo [Individual] Plantilla de ClickUp . Son totalmente personalizables Documentos de ClickUp que puede editarse y ampliarse para incluir datos relevantes.

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ClickUp Trabaja Conmigo [Individual] Plantilla

Puede utilizar esta plantilla para:

• Personalizar secciones para preferencias de trabajo, estilos de comunicación y métodos de retroalimentación
• Promover el autoconocimiento y ayudar a los miembros del equipo a reflexionar sobre sus hábitos de trabajo
• Facilitar un mejor entendimiento entre los miembros del equipo, reduciendo la falta de comunicación
• Comparta fácilmente estrategias de trabajo personales con todo el equipo

Estos documentos pueden enlazarse con Tareas de ClickUp para una mejor visibilidad dentro del espacio de trabajo.

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5. Establecer opciones de copia de seguridad

¿Qué ocurre cuando hay una laguna de conocimientos? ¿O cuando un miembro del equipo principal no está disponible debido a una emergencia? Los gestores de proyectos deben prepararse para las interrupciones.

Cree una matriz de escalonamiento para cuando las tareas requieran una atención especial y explique esta matriz a todas las partes interesadas. También debe detallar canales de comunicación de copia de seguridad para que el trabajo pueda continuar sin problemas. Cuando tenga todo esto claro, será menos probable que los empleados entren en pánico si el trabajo se complica.

Enhorabuena Estás en el buen camino para evitar problemas de comunicación y aprovechar al máximo todos los modos de comunicación electrónica en el trabajo

Potencia tu comunicación electrónica

La comunicación electrónica ha revolucionado el mundo de la empresa, ofreciendo una velocidad y flexibilidad sin precedentes. Sin embargo, también plantea retos: riesgos de ciberseguridad, sobrecarga de información y necesidad de políticas claras.

Para prosperar, las empresas deben elegir los canales de comunicación electrónicos adecuados, implantar una seguridad sólida y establecer buenas prácticas. Gestionar múltiples herramientas puede resultar abrumador, pero existen soluciones.

ClickUp integra varios canales de comunicación en una sola plataforma, con funciones como ClickUp Chat para mensajes de texto contextuales y ClickUp Clips para comunicación asíncrona por vídeo.

Agiliza los flujos de trabajo, mejora la colaboración y mantiene la seguridad, resolviendo muchos de los problemas que hemos comentado.

¿Está preparado para potenciar la comunicación y la productividad de su equipo? Inscríbase hoy mismo en ClickUp y disfrute de un cómodo acceso a una comunicación empresarial integrada y sin fisuras.