¿Alguna vez se ha preguntado cómo un simple correo electrónico puede dar lugar a un acuerdo millonario o cómo equipos repartidos por distintos continentes pueden colaborar a la perfección? Bienvenido al mundo de la comunicación electrónica en las empresas, donde los intercambios digitales impulsan el comercio global.
La comunicación electrónica en las empresas se refiere a cualquier intercambio digital de información dentro de una organización o entre organizaciones. Desde los puntos y rayas del telégrafo hasta los chatbots actuales basados en IA, ha revolucionado la forma en que hacemos negocios.
Si bien los métodos tradicionales, como las reuniones individuales, ofrecen un toque personal, los formularios digitales modernos proporcionan una conexión instantánea e intercambios ricos en datos. Sin embargo, también plantean retos como la sobrecarga de información y los riesgos de ciberseguridad.
En esta guía, exploraremos los tipos de comunicaciones electrónicas, abordaremos problemas de cumplimiento normativo y proporcionaremos un plan de implementación paso a paso.
Tipos de comunicación electrónica
Dado que existen tantas opciones para la comunicación electrónica, es necesario comprender las ventajas de cada medio y asignarle funciones básicas. Exploremos los tipos más destacados de comunicación empresarial que se basan en medios electrónicos.
Correo electrónico: para comunicaciones formales y documentación oficial.
El correo electrónico es la forma más antigua de comunicación electrónica que sigue siendo relevante en los lugares de trabajo actuales.
Según un informe de Radicati, ¡solo este año se realizarán usos compartidos de 361 600 millones de correos electrónicos en todo el mundo!
El correo electrónico ha resistido el paso del tiempo porque se utiliza ampliamente como medio oficial de comunicación. Es ideal para mantener registros y es lo suficientemente flexible como para utilizarse tanto en modo sincrónico como asincrónico.
Sin embargo, el gran volumen de correos electrónicos que recibimos cada día puede provocar una sobrecarga en la bandeja de entrada, por lo que es fundamental implementar estrategias eficaces de gestión del correo electrónico. Aquí es donde las herramientas integradas de comunicación y gestión del trabajo pueden marcar una diferencia significativa.
Mensajería instantánea: para preguntas rápidas y respuestas inmediatas, tanto formales como informales.
Las plataformas de mensajería instantánea ganaron popularidad porque existía una demanda de comunicaciones no oficiales y sincrónicas. La gente necesitaba alternativas al correo electrónico para chatear en tiempo real e intercambios urgentes.
La mensajería instantánea ha revolucionado la comunicación en el lugar de trabajo, ofreciendo modos rápidos y, a menudo, informales de establecer conexiones entre los miembros del equipo. Entre las plataformas más populares se incluyen:
- Slack: Conocido por su organización basada en canales y sus integraciones.
- Microsoft Teams: integrado con Office 365 para un flujo de trabajo fluido.
- WhatsApp: Se utiliza a menudo para la comunicación internacional (y de promoción).
Aunque estas plataformas ofrecen una gran funcionalidad, a menudo existen de forma aislada de su trabajo. Al final, acaba manteniendo varias aplicaciones de comunicación en el lugar de trabajo.
Este tipo de cambio de contexto es contraproducente: una investigación de la Asociación Americana de Psicología (APA) sugiere que el cambio frecuente de tareas puede reducir la productividad hasta en un 40 %, ya que el cerebro necesita tiempo para reorientarse entre tareas.
ClickUp, una plataforma integral de gestión de proyectos y productividad, ofrece una solución a este reto con ClickUp Chat. Esta herramienta le ayuda a evitar la carga que supone cambiar constantemente entre aplicaciones de mensajería instantánea, ya que se integra directamente con sus tareas.
Este software de comunicación interna permite a los equipos:
- Discuta las tareas y los proyectos en contexto: cada conversación se enlaza automáticamente con la tarea correspondiente.
- Realiza el uso compartido de archivos y actualizaciones sin cambiar de plataforma.
- Organice las conversaciones por temas o proyectos para facilitar su consulta.
- Convierta los mensajes en tareas al instante, con un solo clic.
- Obtenga resúmenes instantáneos generados por IA de sus hilos de chat para ponerse al día rápidamente sin tener que leer cientos de mensajes.
Al mantener las conversaciones relacionadas con el trabajo, ClickUp Chat ayuda a reducir los malentendidos y aumenta la productividad, lo que lo convierte en una herramienta invaluable en su arsenal de comunicación electrónica.
Así es como Rosana Hungria , directora de gestión de proyectos, experimentó estos beneficios de primera mano:
ClickUp ha reunido todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, en un solo lugar. Así, sabrás dónde encontrar la información que necesitas.
ClickUp ha reunido todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, en un solo lugar. Así, sabrás dónde encontrar la información que necesitas.
Redes sociales: para salvar la brecha entre las empresas y sus clientes.
A medida que la red de comunicación electrónica se expande para reflejar las tendencias actuales, las plataformas de redes sociales se han convertido en componentes integrales, desempeñando un doble rol como potentes herramientas de networking y marketing para las empresas.
- LinkedIn, con más de 800 millones de miembros, es una plataforma ideal para que los profesionales se comuniquen entre sí, sigan las noticias y a las personas influyentes del sector, busquen y soliciten puestos de trabajo, desarrollen relaciones profesionales, busquen talentos y mucho más.
- Otras aplicaciones como X (antes Twitter), Instagram y Facebook son utilizadas por las marcas para mantenerse en contacto con los clientes, promocionarse ante posibles clientes y mantener una imagen de marca positiva.
Las bandejas de entrada de estas aplicaciones ofrecen las mismas soluciones instantáneas y de bajo riesgo que prefieren los usuarios. Si lo que busca es mejorar el soporte al cliente y la imagen de marca, debe utilizar las redes sociales.
De hecho, el 87 % de los profesionales del marketing encuestados en el Informe sobre redes sociales de HubSpot cree que los consumidores encontrarán las marcas con más frecuencia en las redes sociales que en los motores de búsqueda.
Sin embargo, gestionar varias cuentas de redes sociales puede resultar complicado. Integrar su estrategia de redes sociales con la gestión general de proyectos puede ayudar a mejorar este proceso y garantizar la coherencia de los mensajes en todas las plataformas.
Plataformas de comunicación por vídeo: para sincronizar en tiempo real.
Las plataformas de vídeo se han vuelto indispensables, especialmente con el auge del teletrabajo.
Algunas de las más habituales son:
- Zoom: un software de videoconferencia conocido por su fiabilidad y facilidad de uso.
- Skype: pionero en videollamadas, sigue siendo muy utilizado para la comunicación internacional.
- Google Meet: se trata de una herramienta de videoconferencia sencilla y muy utilizada que forma parte de Google Workspace.
Aunque estas herramientas son excelentes para las reuniones en tiempo real, no siempre resuelven el problema de la comunicación asincrónica en equipos distribuidos.
En el ámbito asíncrono, Loom popularizó el uso compartido de grabaciones de pantalla, que ClickUp Clips ha perfeccionado.
ClickUp Clips está diseñado para situaciones en las que las palabras no bastan para explicar las cosas. Para utilizar ClickUp Clips, abra cualquier conversación en ClickUp y utilice el icono de vídeo para grabar rápidamente su pantalla (¡con voz en off, por supuesto!) y enviarla directamente a los destinatarios. Es la forma más fácil de compartir comentarios, destacar incidencias, crear tutoriales y enviar demostraciones.
Esta función permite a los miembros del equipo:
- Graba mensajes de vídeo cortos para explicar ideas complejas.
- Proporcione comentarios visuales sobre los proyectos.
- Cree tutoriales rápidos o guías paso a paso.
- Reducir la necesidad de reuniones prolongadas, mejorando la productividad general.
Lo mejor de ClickUp Clips es que puedes pedirle a ClickUp Brain, el asistente de IA multipropósito de ClickUp, que transcriba el vídeo y lo analice para la base de conocimientos.
A diferencia de Loom, no es necesario gestionar una aplicación independiente para los clips. Todas las grabaciones de pantalla y las tareas asociadas a ellas se encuentran dentro de ClickUp, lo que lo convierte en una solución nativa.
Aunque el uso de múltiples modos de comunicación electrónica nos ha hecho más productivos y eficientes, también puede tener varias desventajas. La dependencia excesiva de estas herramientas puede distraernos y perjudicar la comunicación y las relaciones personales, los costes del cambio de contexto son elevados y debemos prestar atención a los riesgos de seguridad y cumplimiento normativo.
Riesgos y cumplimiento normativo de la comunicación electrónica
A pesar de sus numerosas ventajas, los canales de comunicación electrónica conllevan riesgos potenciales que las empresas deben abordar:
- Amenazas a la ciberseguridad: phishing por correo electrónico, malware y violaciones de datos.
- Preocupaciones sobre la privacidad: garantizar la seguridad de la información confidencial.
- Cumplimiento legal y normativo: Adherirse a las leyes de protección de datos como el RGPD.
Proofpoint, fundada por el exdirector técnico de Netscape Eric Hahn, desempeña un rol crucial en la mitigación de estos riesgos. Como empresa líder en ciberseguridad, Proofpoint ofrece soluciones que:
- Protegerse contra las amenazas basadas en el correo electrónico.
- Garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos.
- Impartir formación a los empleados sobre las buenas prácticas en materia de ciberseguridad.
Proofpoint también supervisa las aplicaciones de comunicación empresarial, ayuda a los equipos jurídicos con una potente visualización de datos y simplifica el cumplimiento normativo al ofrecer visibilidad de los flujos de captura de datos.
Implementar medidas de seguridad sólidas y mantenerse informado sobre las posibles vulnerabilidades es fundamental para mantener la integridad de la comunicación electrónica en las empresas. Por eso es importante elegir herramientas de comunicación que den prioridad a la seguridad y el cumplimiento normativo.
Mejorar la comunicación electrónica en las empresas
Según las estadísticas de comunicación de Project. co para 2024, el 70 % de los empleados considera que pierde tiempo en el trabajo debido a problemas de comunicación. Pero no todo es pesimismo.
Puede tomar medidas proactivas para mejorar el sistema electrónico de comunicación en el trabajo. Si bien herramientas como Proofpoint abordan las preocupaciones de seguridad, la implementación de las buenas prácticas puede mejorar significativamente la eficiencia de la comunicación de su equipo.
A continuación, se indican algunas estrategias para optimizar la comunicación electrónica en la empresa:
Implemente políticas de comunicación claras.
- Establezca expectativas en cuanto a los tiempos de respuesta.
- Defina el uso adecuado de los diferentes canales de comunicación.
- Establezca directrices para el uso compartido de información confidencial.
Sea educado y conciso en la comunicación empresarial.
- Respete el tiempo de los destinatarios y vaya al grano rápidamente.
- Mantenga un tono profesional, incluso en canales informales.
Elija el canal de comunicación adecuado para el mensaje.
- Utilice el correo electrónico para las comunicaciones formales o cuando se necesite documentación.
- Opte por la mensajería instantánea para preguntas rápidas o actualizaciones.
- Aprovecha las videollamadas para debates complejos o reuniones de equipo.
Mantenga los asuntos concisos y descriptivos.
- Permita a los destinatarios comprender rápidamente el contenido del mensaje.
- Mejora la capacidad de búsqueda y la organización de los correos electrónicos.
Limpie y organice periódicamente las comunicaciones digitales.
- Archivar correos electrónicos y mensajes antiguos.
- Utilice carpetas o etiquetas para clasificar la información importante.
- Darse de baja de listas de correo innecesarias.
Mejorar las medidas de seguridad.
- Exija contraseñas únicas y seguras de 14 caracteres alfanuméricos para las aplicaciones de comunicación y cámbielas durante un periodo.
- Utilice un cifrado sólido siempre que sea posible para evitar ataques de fuerza bruta.
- Refuerce el control de acceso con autenticación multifactorial y VPN para mejorar las comunicaciones híbridas.
- Practique planes de respuesta ante incidencias para mitigar el tiempo de inactividad y proteger los datos confidenciales.
Al seguir estas prácticas, las empresas pueden mejorar la eficacia y la seguridad de sus comunicaciones electrónicas, fomentando un entorno de trabajo más productivo y protegido.
Cómo crear un plan de comunicación electrónica para su equipo
Ahora, veamos cómo puede incorporar los consejos anteriores e implementar un plan de comunicación sólido, paso a paso.
1. Revisar el plan de comunicación existente.
Antes de empezar a crear un nuevo método de comunicación electrónica, compruebe si la empresa ya cuenta con un plan de comunicación. Si es así, destaque lo que ha funcionado anteriormente y lo que se podría mejorar.
Realice análisis DAFO y PEST para obtener una visión más clara. Una vez que sepa cuál es la situación de la empresa, será más fácil mejorar o implementar una nueva estrategia.
La plantilla del plan de comunicación de ClickUp es una plantilla todo en uno que almacena su estrategia de comunicación.
Se puede utilizar como referencia y ayudar a las personas a desarrollar una idea coherente de cómo debería ser la comunicación ideal, desde los detalles y objetivos del proyecto hasta las partes interesadas, las herramientas y la evaluación.
Esta plantilla puede ayudarle a:
- Organice su estrategia de comunicación.
- Realice el seguimiento de las metas específicas de comunicación y su progreso.
- Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén en sintonía.
Esta plantilla proporciona un marco estructurado para desarrollar e implementar su plan de comunicación, lo que facilita que todos los miembros de su equipo se alineen con la estrategia de comunicación.
2. Definir las metas y las normas
Ahora viene la parte emocionante. Tiene dos elementos clave en su estrategia de comunicación: las metas que desea alcanzar y las reglas del juego.
Como se ha mencionado anteriormente, debe elegir canales que sean significativos para sus metas empresariales. A continuación, debe codificar las normas para que las partes externas sepan qué pueden esperar de usted.
Por ejemplo, si uno de sus KPI es mejorar la comunicación con los clientes, debe trabajar en la capacidad de entrega del correo electrónico, el seguimiento del correo electrónico, los informes previos y posteriores a las reuniones y los protocolos de mensajes.
Decida cuánto desea compartir sobre un proyecto, cuándo deben esperar los clientes las actualizaciones y cómo deben ser los resultados. Entre en detalles y cree plantillas para agilizar todo. También puede utilizar una de las plantillas de planes de comunicación de ClickUp para empezar con ventaja.
3. Explique las expectativas.
A nivel interno, las cosas funcionan mejor cuando los equipos saben lo que sus jefes esperan de ellos. Y depende de ti explicarlo con detalle.
Comparte una página en la que expliques tu estilo de gestión, lo que te gusta y lo que no te gusta en el trabajo, tus preferencias de comunicación y tus expectativas respecto al equipo. Esto ayudará a los empleados a comprenderte mejor.
La plantilla «Trabajar conmigo [Gerente] » de ClickUp es un excelente punto de partida. Puede realizar la edición de la página para añadir más información, personalizarla aún más e incluir relaciones y referencias para aclarar conceptos.
![Plantilla «Trabajando conmigo [Gerente]» de ClickUp](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-913.png)
Con esta plantilla, usted puede:
- Defina su estilo de liderazgo, su proceso de toma de decisiones y sus métodos preferidos para dar y recibir comentarios.
- Mejorar la transparencia en las relaciones entre directivos y empleados.
- Establezca expectativas claras para la comunicación y el rendimiento del equipo.
- Exprese claramente su enfoque para apoyar el crecimiento y el desarrollo de los miembros del equipo.
Esto reduce los conflictos entre las partes interesadas y evita la falta de comunicación, lo que nos lleva al siguiente paso.
4. Describir roles y responsabilidades.
Dado que la comunicación es la base de la colaboración, puede pedir a los empleados que compartan documentos similares de una página con sus compañeros de equipo y superiores. Estos documentos deben incluir su estilo de trabajo, sus canales de comunicación preferidos y sus horarios, entre otra información relevante.
Basándose en estos datos, los directivos pueden asignar tareas a las personas más aptas para llevarlas a cabo y planificar en consecuencia. De esta forma, se aprovechan al máximo las habilidades y se fomenta la confianza.
Los empleados pueden mejorar su productividad utilizando la plantilla «Working With Me [Individual]» (Trabajar conmigo [Individual]) de ClickUp. Se trata de documentos ClickUp totalmente personalizables que se pueden editar y ampliar para incluir datos relevantes.
![Plantilla «ClickUp Working With Me [Individual]» (ClickUp Trabajando conmigo [Individual])](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-914.png)
Puede utilizar esta plantilla para:
- Personaliza las secciones según las preferencias de trabajo, los estilos de comunicación y los métodos de retroalimentación.
- Promueva la autoconciencia y ayude a los miembros del equipo a reflexionar sobre sus hábitos de trabajo.
- Facilite un mejor entendimiento entre los miembros del equipo, reduciendo los malentendidos.
- Comparte fácilmente tus estrategias de trabajo personales con todo el equipo.
Estos documentos se pueden enlazar con las tareas de ClickUp para una mayor visibilidad dentro del entorno de trabajo.
5. Establecer opciones de copia de seguridad
¿Qué ocurre cuando hay una brecha de conocimientos? ¿O cuando un miembro clave del equipo no está disponible debido a una emergencia? Los gestores de proyectos deben estar preparados para las interrupciones.
Cree una matriz de escalamiento para cuando las tareas requieran una atención especial y explique esta matriz a todas las partes interesadas. También debe detallar los canales de comunicación de copia de seguridad para que el trabajo pueda continuar sin problemas. Cuando tenga esto resuelto, los empleados estarán menos propensos a entrar en pánico si el trabajo se ve afectado por algún contratiempo.
¡Enhorabuena! ¡Está en el buen camino para evitar problemas de comunicación y sacar el máximo partido a todos los medios de comunicación electrónica en el trabajo!
Potencia tu comunicación electrónica.
La comunicación electrónica ha revolucionado las empresas, ofreciendo una velocidad y flexibilidad sin precedentes. Sin embargo, también plantea retos: riesgos de ciberseguridad, sobrecarga de información y la necesidad de políticas claras.
Para prosperar, las empresas deben elegir los canales electrónicos adecuados, implementar una seguridad sólida y establecer las buenas prácticas. Gestionar múltiples herramientas puede resultar abrumador, pero existen soluciones.
ClickUp integra varios canales de comunicación en una sola plataforma, con funciones como ClickUp Chat para mensajes de texto contextuales y ClickUp Clips para comunicación por vídeo asíncrona.
Optimiza los flujos de trabajo, mejora la colaboración y mantiene la seguridad, abordando muchos de los retos que hemos comentado.
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