Wenn Sie Gründer oder Führungskraft sind, fühlen sich die meisten Tage wie tausend kleine Entscheidungen an, die aufeinanderprallen. Sie wachen mit einem Plan auf, aber innerhalb einer Stunde werden Sie in Kommentarthreads hineingezogen, Genehmigungsanfragen stapeln sich und was um 8 Uhr morgens noch dringend erschien, ist um 11 Uhr schon längst in Vergessenheit geraten. Zur Mittagszeit ist es schwer zu sagen, woran Sie eigentlich zuerst arbeiten sollten.
Diese Lücke spiegelt genau das wider, was ich in meinen eigenen Workflows beobachtet habe. Mir wurde klar, dass die von mir verwendeten Tools – Aufgabenlisten, Boards, Dashboards – mir zwar zeigten, was vorhanden war, aber nicht, was heute wichtig war. Da wandte ich mich an eine neue Art von Teamkollegen, um mir dabei zu helfen.
Ein KI-Teamkollege in ClickUp: ein Daily Focus Super Agent, der für die Priorisierung von Aufgaben mit KI entwickelt wurde.
Im Gegensatz zu isolierten KI-Assistenten leben Super Agents in Ihrem ClickUp-Workspace, wo sie den tatsächlichen Kontext Ihrer Arbeit kennen – Aufgaben, Dokumente, Chats, Fristen und Aktivitäten insgesamt – und Ihnen dabei helfen können, Prioritäten auf eine für Menschen verständliche Weise zu erkennen.
Über mich: Ein ClickUp Verified Consultant und Effizienz-Experte
Ich bin Yvonne „Yvi“ Heimann, ClickUp Verified Consultant und Business Efficiency Coach, und ich kenne dieses Problem nur zu gut. In einem kürzlich abgehaltenen ClickUp Community-Webinar habe ich darüber berichtet, wie ich ClickUp Super Agents für mein Geschäft nutze.
In diesem Beitrag werde ich Ihnen zeigen, wie ich einen Daily Focus Super Agent nutze, um:
- Überspringen Sie Meetings, die „auch eine Nachricht hätten sein können“
- Bringen Sie das, was wirklich wichtig ist, zum Vorschein – genau dann, wenn es wichtig ist.
- Verwandeln Sie verstreute Aktivitäten in eine einfache, umsetzbare Liste.
Es geht hier nicht darum, Manager zu ersetzen oder Ihr Geschäft der KI zu überlassen. Super Agents sollen Ihnen dabei helfen, Entscheidungen schneller zu treffen und zu wissen, worauf Sie sich als Nächstes konzentrieren sollten – nicht darum, Ihr Geschäft für Sie zu leiten.
📚 Lesen Sie auch: So priorisieren Sie Ihre Arbeit
Warum die Priorisierung von Aufgaben mit KI für moderne Teams wichtig ist
In den letzten Jahren ist das Arbeitsvolumen, das Teams bewältigen müssen, explosionsartig angestiegen. 40 % von uns Wissensarbeitern wechseln täglich zwischen mehr als 26 tools, und fast 60 % einer typischen Arbeitswoche werden für „Arbeit über Arbeit” aufgewendet. Denken Sie dabei an Koordination, Kontextwechsel und Statusaktualisierungen statt an die eigentliche Ausführung.
Bei Produktivität geht es nicht immer nur darum, mehr Aufgaben zu erledigen. Es geht darum, eine tägliche Frage zuverlässig zu beantworten: „Womit sollte ich mich zuerst beschäftigen?“ Herkömmliche To-do-Listen und Dashboards können zwar alle bald fälligen Aufgaben anzeigen, aber sie verstehen den Kontext nicht.
Selbst mit gut aufgebauten Spaces, Listen und Workflows besteht immer noch eine Lücke zwischen dem, was in ClickUp steht, und dem, was tatsächlich erledigt wird. Die Arbeit kommt nicht deshalb zum Stillstand, weil das System defekt ist, sondern weil:
- Niemand bringt konsequent die wichtigsten nächsten Schritte zur Sprache.
- Entscheidungen und Genehmigungen bleiben in Threads hängen
- Eigentümer erkennen nicht immer, dass etwas im Block ist oder heute fällig ist.
Genau aus diesem Grund gewinnt die KI-Priorisierung von Aufgaben zunehmend an Bedeutung.
Dies reduziert die kognitive Belastung bei der Auswahl der wichtigen Aufgaben. Es fasst den Kontext aus mehreren Quellen zusammen und wendet konsistente Entscheidungsregeln an.
Und genau das macht ein Daily Focus Super Agent möglich. Mein Ziel war es also, diesen Super Agent zu entwickeln, der wie ein professioneller Betriebsassistent fungiert und dafür sorgt, dass nichts Wichtiges untergeht.
📚 Lesen Sie auch: So generieren Sie Beschreibungen für die Priorität von Aufgaben mit KI
Wie ClickUp Super Agents die Priorisierung von Aufgaben mit KI ermöglichen
Als ich zum ersten Mal von ClickUp Super Agents hörte, war ich neugierig, aber vorsichtig. Viele KI-Tools wirken wie ein Modewort, bis man sieht, ob sie sich in den Kontext der eigenen Arbeit einfügen.
ClickUp Super Agents unterscheiden sich von anderen Tools, da sie nicht nur Text generieren, sondern auch den Kontext verstehen. Sie sind in Ihrem Workspace integriert, kennen Ihre Berechtigungen und betrachten Aufgaben, Chats, Dokumente, Zeitpläne und Aktivitäten als miteinander verbundene Elemente der tatsächlichen Arbeit.
In diesem Video wird erklärt, wie das funktioniert:
Für die Priorisierung von Aufgaben bedeutet dies, dass Ihr Super Agent Ihre tatsächlichen Aktivitäten, Fristen und Eigentümerschaft berücksichtigt und all dies nutzt, um Ihnen zu helfen, den Überblick zu behalten.
Der von mir entwickelte Super Agent konzentriert sich auf eine einfache Aufgabe: mein Workspace zu scannen und eine klare, priorisierte Liste der heute wichtigen Aufgaben zu erstellen.
Lernen Sie den Super Agent kennen, der mich herumkommandiert (auf die beste Art und Weise)
Mein Super Agent befindet sich direkt in ClickUp, unter der KI-Registerkarte auf der linken Seite. Dort habe ich meinen sogenannten Daily Focus and Delegation Assistant erstellt.
Ich stelle mir das wie einen Operations Chief of Staff vor, der niemals schläft. Seine Aufgabe ist einfach, aber wirkungsvoll:
- Überblick über meine Aktivitäten im Workspace
- Entscheiden Sie, was heute wirklich wichtig ist.
- Liefern Sie mir direkt eine kurze, klare Liste der Fokuspunkte.
Wie der Auslöser für den Agent aktiviert wird
Jeden Wochentagmorgen um genau 8:00 Uhr wird der Agent automatisch ausgeführt. Er wartet nicht darauf, dass ich daran denke, auf eine Schaltfläche zu klicken oder einen Bericht zu überprüfen – er wacht auf, scannt die aktuellen Vorgänge und erstellt eine neue Fokusmeldung. Zusätzlich zu meiner Aufgabenliste und meinen persönlichen Prioritäten berücksichtigt er Fälligkeitsdaten, Statusänderungen, Erwähnungen und Eigentümerschaft, sodass die Liste der Prioritäten sehr kontextbezogen ist.
Wie der Agent meine wichtigsten Prioritäten ermittelt
Jeden Morgen öffne ich ClickUp und sehe eine Direktnachricht von meinem Super Agent mit drei Dingen, auf die ich mich heute konzentrieren sollte.
Jede Priorität umfasst:
- Was es ist: Der Name der Aufgabe, direkt in ClickUp verknüpft
- Warum gerade heute: Eine einzeilige Erklärung, warum dies gerade jetzt wichtig ist.
- So gehen Sie vor: Eine klare Beschreibung – Zu erledigen, Entscheiden oder Delegieren
Zusätzlich zur Nachricht selbst fügt der Agent diese drei Fokusaufgaben zu meinen Prioritäten für Aufgaben hinzu, sodass sie den ganzen Tag über sichtbar bleiben – auch wenn ich sie nicht sofort bearbeiten kann. Das macht diese Funktion so nützlich: Sie ruft nicht nur Aufgaben auf, sondern erklärt auch die Logik hinter ihrer Dringlichkeit.
Außerdem werden einige Elemente hervorgehoben, die zu beachten sind, ohne dass die Hauptliste durch Nebensächlichkeiten überladen wird.
Anstatt mir ein weiteres Dashboard oder eine endlose Liste zu übergeben, verwandelt mein Super Agent diese Aktivität in eine klare Anleitung. So weiß ich, dass ich „weiter vorankomme“, wenn ich nur diese drei Dinge erledige, ohne mich durch Posteingänge, Ansichten und Boards kämpfen zu müssen.
Und da der Agent die Fokusliste mit den tatsächlichen Aufgaben in ClickUp verknüpft, kann ich sofort Maßnahmen ergreifen. Ich muss nicht zwischen Tools wechseln oder versuchen, Kontextfragmente zusammenzufügen.
📚 Lesen Sie auch: So wählen Sie einen Super Agent aus
Priorisierung ohne Überlastung: Warum das Limit der Ausgabe diesen Agenten tatsächlich nutzbar macht
Es ist verlockend, einem KI-Agenten Alles zu überlassen und ihn zu bitten, alle Dinge zusammenzufassen. Aber das ist der schnellste Weg, um den Agenten – und Sie selbst – weniger effektiv zu machen.
Deshalb ist mein Daily Focus Super Agent bewusst eingeschränkt:
- Nur drei oberste Prioritäten
- Einige „Dinge, die Sie beachten sollten“
- Eine kleine Auswahl an klaren Beschreibungen
Fangen Sie einfach an. Beginnen Sie wirklich mit den drei Schwerpunkten und überlegen Sie, was Sie sonst noch beachten müssen. Bauen Sie dann darauf auf.
Es gibt zwei wichtige Gründe für dieses Design:
- Zu viel Output ist überwältigend. Wenn der Agent Ihnen eine ganze Wand voller Aufgaben vorlegt, werden Sie diese genauso ignorieren wie jede andere störende Benachrichtigung.
- Die Qualität der Eingabeaufforderungen ist alles. Die Art und Weise, wie Sie dem Super Agent sagen, welche Entscheidungen er treffen soll – was Ihnen einen Wert hat, wie Sie Informationen erhalten möchten – ist der entscheidende Faktor dafür, ob er wirklich nützlich ist.
Durch das Limitieren des Umfangs und die Klärung von Entscheidungsregeln wird der Agent zu einer vertrauenswürdigen Stimme und nicht nur zu einer weiteren Benachrichtigung.
📚 Lesen Sie auch: Lernen Sie Ihren nächsten Teamkollegen kennen: AI-Superagenten und der Aufstieg der agentenbasierten KI
Wie die KI-Aufgabenpriorisierung mit einem ClickUp Super Agent Ihren Start in den Tag verändert
Vor diesem Setup folgte mein Team einer eher traditionellen täglichen Arbeitsweise: Posteingänge checken, Boards überprüfen, zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herspringen und versuchen, die wichtigsten Dinge zusammenzufügen.
Jetzt beginnt der Tag anders:
- Der Super Agent hat den Workspace bereits gescannt.
- Die drei wichtigsten Prioritäten landen in meinem DM mit Kontext- und Aktionsbeschreibungen.
- Aufgaben mit hoher Priorität werden hervorgehoben und markiert, damit sie nicht übersehen werden.
Seitdem dieser Super Agent läuft, war meine Produktivität schon lange nicht mehr so hoch.
Seitdem dieser Super Agent läuft, war meine Produktivität schon lange nicht mehr so hoch.
Anstatt den Tag hektisch zu beginnen und zu versuchen, alles zu organisieren, weiß ich:
- Welche Entscheidungen muss ich treffen?
- Welche Aufgaben muss ich persönlich zu erledigen?
- Welche Elemente sollten weiterdelegiert werden?
Das ist das Versprechen der Aufgabenpriorisierung mit KI in einem konvergenten Workspace wie ClickUp, der Ihre Aufgaben, Dokumente, Projekte und KI zusammenführt. Sie haben weniger Ablenkungen, mehr Fokus und eine entscheidungsreife Liste, die jeden Morgen auf Sie wartet.
📚 Lesen Sie auch: Wie man einen KI-Agenten für eine bessere Automatisierung entwickelt
So erstellen Sie Ihren eigenen Daily Focus Super Agent (Version 1)
Die Prinzipien hinter meiner Super Agent-Konfiguration sind so einfach, dass sie von jedem Team übernommen werden können.
So können Sie Ihre eigene Version eins entwickeln:
1. Geben Sie dem Agenten eine einzige, klare Aufgabe.
Beginnen Sie mit einem Super Agent, dessen einzige Aufgabe der tägliche Fokus ist, und nicht alles auf einmal.
📌 Beispiele für klare Aufgaben:
- „Sag mir jeden Werktagmorgen meine drei wichtigsten Prioritäten im Workspace.“
- „Oberflächliche Arbeit, die ins Stocken geraten ist und auf meine Entscheidung wartet“
- „Markieren Sie Genehmigungen und Threads, bei denen ich der Blockierer bin.“
Wenn die Aufgabenbeschreibung Ihres Agenten unklar ist, wird auch sein Ergebnis unklar sein.
2. Limitieren Sie die Ausgabe auf das, was Sie tatsächlich umsetzen werden.
Begrenzen Sie die Rückgabe Ihres Agenten:
- Die drei wichtigsten Aufgaben, auf die Sie sich heute konzentrieren sollten
- Eine kurze Liste mit weiteren Elementen, die zu beachten sind
- Ein-Satz-Erklärungen, warum jedes Element heute wichtig ist
Dadurch bleibt die Liste der Fokuspunkte kurz genug, sodass Sie sie tatsächlich lesen und nutzen werden.
3. Bringen Sie dem Agenten bei, wie Sie Entscheidungen treffen
Das Besondere daran ist nicht nur, was der Super Agent betrachtet, sondern wie er angewiesen ist, Entscheidungen zu treffen.
Achten Sie bei Ihrer Eingabe und Konfiguration darauf, dass Sie:
- Erläutern Sie, welche Signale am wichtigsten sind (z. B. Fälligkeitsdaten vs. Erwähnungen vs. Statusänderungen).
- Klären Sie, was „dringend” für Ihr Team wirklich bedeutet.
- Legen Sie den Ton und das Format fest, die Sie in Ihren täglichen Direktnachrichten sehen möchten.
Je besser der Agent Ihre tatsächlichen Entscheidungsprozesse widerspiegelt, desto mehr fühlt er sich wie ein menschlicher Assistent an, der Sie „versteht“.
4. Beginnen Sie mit einem Agenten und wiederholen Sie den Vorgang dann
Und schließlich meine wichtigste Empfehlung: Versuchen Sie nicht, fünf Super Agents gleichzeitig zu erstellen.
- Beginnen Sie mit einem einzigen Daily Focus Agent.
- Lassen Sie es eine Weile laufen.
- Passen Sie die Eingabeaufforderung und die Filter an, während Sie lernen, was funktioniert (und was nicht).
Sobald die erste Version zuverlässig funktioniert, können Sie weitere Super Agents für Delegierungs-Workflows, Team-Fokus oder Berichterstellung hinzufügen.
💡 Profi-Tipp: Sie müssen keine einzige Zeile Code schreiben, um einen Daily Focus Super Agent zu erstellen. Der Super Agent Builder von ClickUp mit natürlicher Sprache führt Sie Schritt für Schritt durch die Beschreibung der Aufgaben, die der Agent ausführen soll. Er stellt auch Folgefragen und verfeinert sein Verhalten direkt im KI-Hub.
Wenn Sie mit der Erstellung eines neuen Agenten über die KI-Seitenleiste beginnen, führt Sie der Builder durch die Auswahl der Wissensquellen des Agenten, die Einstellung der Auslöser (z. B. ein Tagesplan) und die Form seiner Denkweise in Bezug auf Ihre Arbeit.
Sobald ein Super Agent erstellt wurde, können Sie ihn direkt über sein Profil testen und verfeinern, indem Sie eine Direktnachricht senden oder ihn nach Zeitplan ausführen, um zu sehen, wie sich seine Ergebnisse entwickeln. Da Super Agents den vollständigen Kontext Ihres Workspaces abdecken – Aufgaben, Dokumente, Chats und Zeitpläne –, liefert diese Konfiguration echte, relevante Einblicke in die Priorisierung.
📚 Lesen Sie auch: Weitere Inspirationen zum Aufbau KI-gesteuerter Workflows in ClickUp finden Sie unter:
Machen Sie Ihren eigenen Super Agent zum ersten „Meeting” Ihres Tages
Das Fazit? Super Agents sollten Ihnen dabei helfen, die Arbeit voranzutreiben, ohne dass Sie jeden einzelnen Schritt selbst vorantreiben müssen.
Das Fazit? Super Agents sollten Ihnen dabei helfen, die Arbeit voranzutreiben, ohne dass Sie jeden einzelnen Schritt selbst vorantreiben müssen.
Indem alles, was bereits in ClickUp geschieht – Aufgaben, Kommentare, Prozesse und Prioritäten – in eine einfache, tägliche Fokusnachricht umgewandelt wird, kann mein Super Agent:
- Verhindert, dass wichtige Arbeiten ins Stocken geraten
- Reduziert den Bedarf an Status-Meetings
- Das gibt mir jeden Morgen einen ruhigen, zuversichtlichen Startpunkt.
Wenn Sie bereit sind, dies in Ihrem eigenen Workspace auszuprobieren:
- Definieren Sie eine klare Aufgabe für Ihren ersten Super Agent (der tägliche Fokus ist ein guter Ausgangspunkt).
- Limitieren Sie die Ausgabe auf eine kurze, brauchbare Liste (drei Prioritäten, einige FYIs).
- Bringen Sie ihm bei, wie Sie entscheiden, und wiederholen Sie dann das, was Ihnen am hilfreichsten erscheint.
Fangen Sie klein an, bleiben Sie zielstrebig und lassen Sie ClickUp Super Agents zu einem zuverlässigen Partner werden, der Ihre Projekte vorantreibt – ohne dass Sie Ihrem arbeitsreichen Tag weitere Tools oder Dashboards hinzufügen müssen.
Probieren Sie ClickUp Super Agents hier kostenlos aus!
Yvonne Heimann ist Gründerin von FemAuthority LLC, CEO von Ask Yvi und Ersteller der Boss Your Business Academy, wo sie Gründern hilft, mithilfe einfacher Systeme und KI-gestützter Workflows nachhaltige Geschäfte aufzubauen. Als ClickUp Experte und Spezialist für Automatisierung ist sie darauf spezialisiert, manuelle Arbeit zu reduzieren, die Ausführung zu verbessern und Wachstum mit menschenzentriertem Design zu fördern.