Während fast jeder irgendwann einmal eine Führungsrolle übernimmt, bringt die Tätigkeit als Projektmanager einzigartige und manchmal unvorhersehbare Verantwortlichkeiten mit sich.
Als Projektmanager und Teamleiter müssen Sie sich an die in Ihrem Unternehmen geltenden Verfahren und Abläufe halten, aber auch offen für Feedback sein und Ihren Workflow bei Bedarf anpassen.
Hier kommen Vorlagen für das Projektmanagement ins Spiel!
In diesem Beitrag besprechen wir einige Projektmanagement-Methoden und geben Ihnen Tipps, wie Sie alle Herausforderungen meistern können. Außerdem erhalten Sie eine fantastische Vorlage für das Projektmanagement in ClickUp, mit der Sie loslegen können.
1. Definieren Sie Ihre Verantwortlichkeiten
Es ist Montagmorgen und Sie haben drei Vorstellungsgespräche mit potenziellen neuen Mitarbeitern.
Außerdem haben Sie 13 Meetings mit aktuellen Mitarbeitern, und die Nummer der E-Mails in Ihrem Posteingang steigt unaufhaltsam an.
Wie behalten Sie den Überblick?
Visualisieren Sie zunächst Ihre zentralen Schwerpunkte als Manager. Unterteilen Sie Ihre übergeordnete Rolle systematisch in kleinere, überschaubare Teile.
Die Hierarchie von ClickUp macht dies zu einem einfachen Prozess. Sie können für jede Gruppe, die Sie verwalten, Projekte in einem zentralen Space erstellen. Verwenden Sie dann Ihre Listen innerhalb jedes Projekts, um die verschiedenen Komponenten des Projekts aufzuschlüsseln. Hier ein Beispiel:
Space: Management > Projekt: Mitarbeiter > Listen: Mitarbeiter 1, Mitarbeiter 2 usw.
Die Plattform verfügt sogar über vorgefertigte Projektvorlagen, die Sie direkt in Ihr Team einfügen können, um sofort loszulegen:
2. Überwachen Sie Ihre Fortschritte in Echtzeit
Manchmal reicht es nicht aus, ein Fälligkeitsdatum für ein Projekt oder eine Aufgabe festzulegen. Wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten müssen, die an große Gruppen von Personen delegiert wurden, kann es sehr schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Die Lösung? Finden Sie einen Weg, um sofortige Updates von Ihrem gesamten Team zu erhalten, sobald Änderungen auftreten.
In ClickUp können Sie dies ganz einfach mit benutzerdefinierten Feldern einrichten.
Erstellen Sie einzigartige Aufgabenspalten, um Kontaktinformationen, den Status des Fortschritts, Links zu wichtigen Dokumenten und vieles mehr zu verwalten.
Wenn die mit einer Aufgabe betrauten Mitarbeiter die Einträge in diesen Feldern aktualisieren, erhalten Sie an einem Ort einen umfassenden Überblick über die Workflows aller Beteiligten:
Sie können sogar maßgeschneiderte benutzerdefinierte Status-Workflows für jedes Ihrer Projekte erstellen. Teammitglieder können Aufgaben von einer Phase in die nächste verschieben, sodass Sie immer wissen, ob alles nach Plan läuft:
Ein weiteres wichtiges Feature von ClickUp, das Sie sich ansehen sollten, ist die Berichterstellung.
Berichte erleichtern es Ihnen, die Fortschritte Ihrer Teammitglieder innerhalb eines bestimmten Zeitraums aus verschiedenen Blickwinkeln zu überwachen. Sehen Sie, an welchen Aufgaben gearbeitet wurde, wer überfällige Elemente hat und vieles mehr:
Schauen Sie sich zum Schluss unbedingt die Portfolios-Feature von ClickUp an. Mit Portfolios können Sie all diese großartigen Pläne in einer ultimativen, hochgradigen Übersicht zusammenfassen, sodass Sie den Fortschritt und den Status aller Aufgaben in Ihrem Team ganz einfach überwachen können.
3. Planen Sie immer im Voraus
Zu den Aufgaben eines Managers gehört es, viele unterschiedliche Anfragen zu bearbeiten. Ganz gleich, ob Sie für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, die Leitung eines Vertriebsteams oder die Planung einer Großveranstaltung verantwortlich sind – wahrscheinlich befinden Sie sich in einer Position, in der viele Ihrer Kollegen auf Sie warten, dass Sie Maßnahmen ergreifen.
Wie können Sie all diese Anforderungen zeitnah erfüllen und gleichzeitig die Klarheit und Entschlossenheit bieten, die Ihre Teamkollegen benötigen?
Sie müssen vorausdenken und die Zeit einplanen, die erforderlich ist, um die Aufgaben zu erledigen. Legen Sie fest, wann ein Projekt beginnen und enden muss und alles, was dazwischen liegt.
Mit der Zeitansicht von ClickUp können Sie nicht geplante Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um Start- und Fälligkeitsdaten direkt in Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Sie können sie auch nach Status farblich kennzeichnen oder den Kalender nach Mitarbeitern filtern, um zu sehen, wer an welcher Aufgabe arbeitet.
Sie sind sich nicht sicher, wann Sie eine bestimmte Aufgabe planen sollen?
Fügen Sie eine Zeitschätzung hinzu, um anzugeben, wie lange Sie für die Fertigstellung voraussichtlich benötigen werden. So können Sie die Aufgabe besser in Ihren Kalender einplanen, sobald Sie bereit sind.
Fazit
Unabhängig vom Umfang Ihrer Managementaufgaben gibt es immer Tools, mit denen Sie mehr Arbeit schneller erledigen können. Anstatt zu versuchen, jede Aufgabe und jedes Meeting auf Haftnotizen (oder schlimmer noch, im Kopf) zu notieren, synchronisieren Sie Ihre Workflows doch einfach auf einer einzigen Plattform