Fast jeder übernimmt irgendwann einmal eine Rolle in der Führung, doch die Tätigkeit im Bereich des Projektmanagements bringt einzigartige und manchmal unvorhersehbare Verantwortlichkeiten mit sich.
Als Projektmanager und Teamleiter müssen Sie sich an die in Ihrem Unternehmen geltenden Verfahren und Abläufe halten, aber Sie müssen auch offen für Feedback sein und Ihren Workflow bei Bedarf anpassen.
Hier kommen Vorlagen für Projektmanagement ins Spiel!
In diesem Beitrag besprechen wir einige Methoden des Projektmanagements und geben Ihnen Tipps, wie Sie alle Herausforderungen meistern können. Außerdem stellen wir Ihnen eine fantastische Vorlage für das Projektmanagement in ClickUp zur Verfügung, die Sie zu erledigen haben.
1. Definieren Sie Ihre Aufgaben
Es ist Mondaymorgen und Sie haben drei Vorstellungsgespräche mit potenziellen neuen Mitarbeitern.
Außerdem haben Sie 13 Meetings mit aktuellen Mitarbeitern, und die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang steigt unaufhaltsam an.
Wie behalten Sie den Überblick?
Visualisieren Sie zunächst Ihre zentralen Schwerpunkte als Manager. Unterteilen Sie Ihre übergeordnete Rolle systematisch in kleinere, besser zu bewältigende Teilbereiche.
Mit der Hierarchie von ClickUp ist dies ganz einfach. Sie können Projekte für jede Gruppe, die Sie verwalten, innerhalb eines zentralen Spaces erstellen. Verwenden Sie dann Ihre Listen innerhalb jedes Projekts, um die verschiedenen Komponenten des Projekts aufzuschlüsseln. Hier ein Beispiel:
Bereich: Management > Projekt: Mitarbeiter > Listen: Mitarbeiter 1, Mitarbeiter 2 usw.
Die Plattform verfügt sogar über vorgefertigte Projektvorlagen, die Sie direkt in Ihr Team einfügen können, um loszulegen:
2. Überwachen Sie Ihren Fortschritt in Echtzeit
Manchmal reicht es nicht aus, nur ein Fälligkeitsdatum für ein Projekt oder eine Aufgabe festzulegen. Wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten müssen, die an große Gruppen von Mitarbeitern delegiert wurden, kann es sehr schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Die Lösung? Finden Sie einen Weg, um sofortige Updates von Ihrem gesamten Team zu erhalten, sobald sich Änderungen ergeben.
In ClickUp können Sie dies ganz einfach mit benutzerdefinierten Feldern einrichten.
Erstellen Sie einzigartige Spalten für Aufgaben, um Kontaktinformationen, Status der Fortschritte, Links zu wichtigen Dokumenten und vieles mehr zu verwalten.
Wenn die mit der Aufgabe betrauten Mitarbeiter diese Feld-Einträge aktualisieren, erhalten Sie an einem Ort eine umfassende Übersicht über die Workflows aller Beteiligten:
Sie können sogar maßgeschneiderte benutzerdefinierte Status-Workflows für jedes Ihrer Projekte erstellen. Teammitglieder können Aufgaben von einer Phase zur nächsten verschieben, sodass Sie immer wissen, ob alles nach Plan verläuft:
Ein weiteres wichtiges Feature von ClickUp, das Sie sich ansehen sollten, ist die Berichterstellung.
Berichte erleichtern es Ihnen, den Fortschritt Ihrer Teammitglieder aus verschiedenen Blickwinkeln innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu überwachen. Sehen Sie, welche Aufgaben bearbeitet wurden, wer überfällige Maßnahmen hat und vieles mehr:
Schauen Sie sich zum Schluss unbedingt die Portfolio-Funktion von ClickUp an. Mit Portfolios können Sie all diese großartigen Pläne in einer ultimativen, hochrangigen Übersicht zusammenfassen, sodass Sie den Fortschritt und den Zustand aller Aufgaben in Ihrem Team leicht überwachen können.
3. Planen Sie immer im Voraus
Als Manager müssen Sie sich mit vielen unterschiedlichen Anfragen auseinandersetzen. Ganz gleich, ob Sie für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, die Leitung eines Vertriebsteams oder die Planung eines großen Ereignisses verantwortlich sind – wahrscheinlich befinden Sie sich in einer Position, in der viele Ihrer Kollegen auf Ihr Handeln warten.
Wie können Sie all diese Anforderungen zeitnah erfüllen und gleichzeitig die Klarheit und Entschlossenheit bieten, die Ihre Teamkollegen benötigen?
Sie müssen vorausdenken und sich die Zeit nehmen, die erforderlich ist, um die Aufgaben zu erledigen. Legen Sie fest, wann ein Projekt beginnen und enden muss und alles dazwischen, was zu tun ist.
Mit der Zeitansicht von ClickUp können Sie nicht geplante Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um Startdatum und Fälligkeitsdatum direkt in Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Sie können sie auch nach Status farblich kennzeichnen oder den Kalender nach Mitarbeitern filtern, um zu sehen, wer an welcher Aufgabe arbeitet.
Sie sind sich nicht sicher, wann Sie eine bestimmte Aufgabe einplanen sollen?
Versuchen Sie, eine Zeitschätzung hinzuzufügen, um anzugeben, wie lange Sie voraussichtlich für das Abschließen der Aufgabe benötigen werden. So können Sie die Aufgabe besser in Ihrem Kalender einplanen, sobald Sie bereit sind.
Fazit
Unabhängig vom Umfang Ihrer Führungsaufgaben gibt es immer Tools, mit denen Sie mehr Arbeit schneller erledigen können. Anstatt zu versuchen, jede Aufgabe und jedes Meeting auf Haftnotizen (oder schlimmer noch, in Ihrem Kopf) zu verfolgen, sollten Sie Ihre Workflows auf einer einheitlichen Plattform synchronisieren.