Es gibt ein grundlegendes Missverständnis darüber, was KI-Transformation eigentlich bedeutet. Diese Verwirrung kostet Unternehmen den Wettbewerbsvorteil, den sie ihrer Meinung nach aufbauen.
Die meisten Führungskräfte glauben, dass KI in erster Linie für routinemäßige, alltägliche Aufgaben nützlich ist. Sie sehen darin ein Mittel, um langweilige, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, damit sich Menschen auf die „echte Arbeit” konzentrieren können. Dieser oberflächliche Wert ist zwar richtig, aber es ist ein unvollständiges Bild, das das transformative Potenzial völlig außer Acht lässt.
McKinsey schätzt die Steigerungen der Produktivität in Kernfunktionen, in denen KI tief verankert ist, auf bis zu 45 %.
Ein wirklich KI-affines Unternehmen automatisiert nicht nur einfache Aufgaben. Es erfasst das Fachwissen seiner besten menschlichen Strategen und kodifiziert dieses Fachwissen mithilfe von KI.
Lassen Sie mich erklären, was das bedeutet und warum es alles verändert.
Die Lücke im Fachwissen bei der Transformation von /AI
Hier ist ein Szenario, das ich immer wieder beobachte: Ein Unternehmen beschließt, die KI-Transformation voranzutreiben. Es beauftragt ein zentrales KI-Team oder technische Ressourcen mit der Entwicklung KI-gestützter Workflows für das gesamte Unternehmen. Diese gut gemeinten Bemühungen führen dazu, dass KI-Logiken für verschiedene Geschäftsprozesse entwickelt werden.
Das Problem? Sie verfügen nicht über fundiertes Fachwissen in diesen Prozessen.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel aus meiner Welt des Marketings. Wenn jemand aus der IT-Abteilung oder einem zentralen KI-Team versucht, die gesamte KI-Logik für die Durchführung unserer Marketingkampagnen zu erstellen, weiß er nicht genug über die richtigen Methoden zur Durchführung von Kampagnen bei ClickUp. Er versteht weder unsere Best Practices noch den Kontext, noch wie erfahrene Marketingfachleute in diesem Moment strategische Entscheidungen treffen.
Zentralisierte KI-Teams ohne Domänenkontext schaffen oft Automatisierungen, denen die Nuancen fehlen – und damit auch der ROI.
Die beste Kombination, die ich je gesehen habe, und der wahre Weg zur KI-Transformation ist, wenn KI-Experten (intern oder extern) eng mit Fachexperten zusammenarbeiten, um Schlüssel-geschäftskritische Prozesse zu kodifizieren und sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren.
Dann geschieht das Wunder. Dann erreichen Sie echte Transformation.
Um diese Lücke zu schließen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen KI-Experten und Fachleuten mit fundierten Kenntnissen des Geschäfts erforderlich.
Dann geschieht das Wunder. Dann erreichen Sie echte Transformation.
Wie Sie wissen, dass die Transformation Arbeit leistet
Ob Sie eine Form der KI-Transformation erreicht haben, lässt sich anhand der Hebelwirkung erkennen. Welche Hebelwirkung hat jeder einzelne Mensch in Ihrem Geschäft?
Stellen Sie sich vor, ein Mitglied ist für einen End-to-End-Prozess verantwortlich. Wenn Sie dieser Person Arbeit abnehmen und KI-Agenten in verschiedenen Phasen dieses Prozesses einsetzen können, haben Sie jemanden, der nun für die Leitung eines Teams von Agenten verantwortlich ist, um diesen Prozess auszuführen, und zusätzlich:
- ⬆️ Effizienzsteigerungen bei der Geschwindigkeit, mit der Arbeit abgeschlossen wird
- ⬆️ Produktivität in Bezug auf die Menge der erledigten Arbeit
- ⬆️ Produktivitätssteigerungen in der Menge an Arbeit, die produziert wird
- ⬆️ Qualitätssteigerung in der Arbeit selbst
Diese Metriken sind greifbar. Sie sind messbar. Und sie zeigen Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nur KI-Theater betreiben.
Weniger Kontext führt zu schlechten KI-Ergebnissen, untergräbt das Vertrauen und fördert eine noch größere Tool-Vielfalt. Eine echte KI-Transformation erfordert das Durchbrechen dieses Kreislaufs, indem Fachwissen direkt in Ihren Workflow eingebettet wird. Sind Sie bereit, echte Ergebnisse zu erzielen? Entdecken Sie das AI Playbook zur Umsetzung strategischer Initiativen und erfahren Sie, wie Sie mit KI Strategien in die Tat umsetzen können!
Die Parallele, über die niemand spricht
Jeder möchte Parallelen zwischen der KI-Transformation und der digitalen Transformation ziehen. Ich denke jedoch, dass es einen interessanteren Vergleich gibt, der etwas Entscheidendes über den Moment offenbart, in dem wir uns gerade befinden.
Viele Branchen und Vertikalen haben nie wirklich eine digitale Transformation durchlaufen.
Ich weiß, dass man davon ausgeht, dass die digitale Transformation „vorbei“ ist, aber das ist nicht richtig. Es gibt immer noch Unternehmen in vielen Branchen, die die versprochenen Vorteile nie vollständig realisiert haben.
Denken Sie daran, wie das Internet eingeführt wurde. In den späten 1990er und frühen 2000er Jahren war die erforderliche Infrastruktur unglaublich teuer und arbeitsintensiv.
- Sie mussten Kabel verlegen
- Sie benötigten eine umfangreiche Infrastruktur vor Ort
Das Ergebnis? Viele Unternehmen und Regionen blieben zurück, weil ihnen die Ressourcen, die Infrastruktur oder die organisatorischen Kapazitäten fehlten.
Zehn Jahre später hat das Mobilfunkzeitalter alles verändert. Dank Mobilfunk hat jeder Zugang zum Internet, ohne dass dafür eine besonders robuste Infrastruktur erforderlich ist. Ganze Regionen der Welt haben eine Technologiegeneration übersprungen und sofort Zugang zum Internet erhalten. Dann ging es los.
Das Gleiche geschieht mit der KI-Transformation. Es gibt Branchen und Unternehmen, die die digitale Transformation nie wirklich angenommen oder von ihren Vorteilen profitiert haben. Anstatt den zeit- und arbeitsintensiven Prozess der Digitalisierung ihres Unternehmens zu durchlaufen, gibt es nun die Möglichkeit, grundlegend zu überdenken, was ein technologiegestütztes Unternehmen im Zeitalter der KI sein sollte.
Unternehmen können schneller und einfacher als je zuvor benutzerdefinierte Softwarelösungen erstellen. Sie können eine echte Transformation erreichen, indem sie Schritte überspringen, die sie sonst hätten durchführen müssen.
Das ist die Parallele, auf die man achten sollte. Das ist die Chance, die Führungskräfte nutzen müssen.
Eine ClickUp-Umfrage hat kürzlich ergeben, dass 45 % der Wissensarbeiter über Automatisierung nachgedacht haben, aber noch nicht damit begonnen haben – was die Kluft zwischen Absicht und Umsetzung in den meisten Unternehmen deutlich macht.
Es ist sowohl eine technische als auch eine kulturelle Frage, und Sie können keines von beiden überspringen.
Auf die Frage, ob die KI-Transformation in erster Linie technischer oder kultureller Natur ist, lautet die Antwort eindeutig: beides. Jede Technologie ist ohne effektives Änderungsmanagement, kulturelle Akzeptanz und Top-down-Durchsetzung zum Scheitern verurteilt.
Menschen lassen sich sehr leicht von neuen Technologien und Veränderungen einschüchtern oder verunsichern, insbesondere wenn sie deren Rolle oder ihren Beitrag zum Fortschritt nicht verstehen.
Deshalb ist die Zusammenarbeit mit Fachexperten so wichtig. Wenn Sie die KI-Transformation umsetzen, müssen die Menschen verstehen, dass sie sich nicht selbst aus ihrem Job programmieren oder sich selbst aus ihrer Rolle verdrängen. Sie brauchen Klarheit über ihre Rolle in diesem neuen Paradigma.
Hier liegen die meisten Unternehmen mit ihrer Herangehensweise in der Regel falsch. Sie konzentrieren sich darauf, routinemäßige, alltägliche und sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren. Das ist zwar ein Teil des Wertes, wird aber den Möglichkeiten der Technologie nicht gerecht. Und ehrlich gesagt ist das für die Menschen auch nicht besonders spannend.
Die eigentliche Transformation besteht darin, Menschen Zeit, Energie, Kreativität und Strategien freizusetzen, damit sie die Arbeit zu erledigen können, die sie zu erledigen wollen, aber bisher nicht zu erledigen konnten. Nicht weil sie es nicht wollten, sondern weil sie es nicht konnten.
Dieser Rahmen ist von enormer Bedeutung. Auf diese Weise verbinden sich technische und kulturelle Dimensionen mit Erfolg miteinander.
💡 Profi-Tipp: Betrachten Sie die Einführung von KI als Befreiung, nicht als Eliminierung – damit Teams sich strategische Arbeit zu erledigen können, anstatt repetitive Aufgaben zu erledigen.
Als ich endlich den Dreh mit KI herausbekommen habe
Ich bin ehrlich: Als ChatGPT Ende 2022 auf den Markt kam, fand ich es beeindruckend. Es schien ein lustiges Spielzeug zu sein. Aber ich verstand nicht, worin der tatsächliche Wert liegen könnte.
Erst als ich mehrstufige, komplexe Workflows sah, in denen man KI mit zentralen tools verbinden konnte, ging mir ein Licht auf.
Es ging nicht nur darum, auf Abruf eine Antwort zu erhalten, Informationen zusammenzufassen oder mittelmäßige Texte zu verfassen. Es ging darum, der KI robuste Anweisungen geben zu können und sie in die Systeme zu integrieren, in denen die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Aus Sicht des Vertriebs und Marketings bedeutete dies, KI-Ergebnisse und -Outputs in CRM-, Marketing-Automatisierungs-, Vertriebsautomatisierungs- und Sales-Engagement-tools zu integrieren, um das Leben von Vertriebs- und Marketingfachleuten wirklich zu verbessern.
Der entscheidende Moment für mich war die Erkenntnis, dass selbst die komplexesten Workflows kodifiziert werden können. /AI ist nicht nur nützlich, um von A nach B zu gelangen – sie kann den gesamten Weg von A bis Z erfassen.
Als ich sah, wie push-basierte KI die Dynamik verändert, hat sich meine Sichtweise gewandelt. Wenn Workflows tief integriert sind, wartet die KI nicht darauf, abgefragt zu werden, sondern liefert Kontext und Aktionen direkt dorthin, wo die Menschen bereits arbeiten – ohne Umweg über einen Chatbot.
Wenn ein Team-Mitglied nach wichtigen Projektdetails fragt – wie beispielsweise dem voraussichtlichen Starttermin für eine Produkteinführung – findet ClickUp Agent sofort die Antwort in den relevanten Diskussionen und Dokumentationen. In diesem Beispiel liefert der KI-Agent eine klare, kontextbezogene Antwort:
Ich bin durch Business Intelligence (BI) mit Software groß geworden und sehe erhebliche Parallelen zum KI-Zeitalter. Eine der größten Herausforderungen bei BI ist, dass es Menschen oft schwerfällt, die richtigen Fragen zu stellen. Das ist der schwierigste Aspekt der Analyse. Es ist auch der schwierigste Aspekt einer effektiven Nutzung von KI.
Wenn Sie sich bei ChatGPT anmelden, einen blinkenden Cursor sehen und denken: „Was zu erledigen? Schreib mir ein Haiku?“, dann ist das nicht der richtige Weg, um KI für sich arbeiten zu lassen.
Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu kodifizieren, Fragen vorab festzulegen, die Menschen zu ihrem Unternehmen stellen sollten, und diese Informationen dort bereitzustellen, wo sie bereits sind – das ist es, was alles verändert. Sie müssen nicht wissen, dass KI dahintersteckt, sie brauchen nur das Ergebnis. Und dadurch können sie schneller arbeiten.
Diese Fähigkeit zur Workflow-Orchestrierung formt auch heute noch meine Sichtweise auf KI.
Der mutige Schritt geht schnell voran (in die richtige Richtung)
Der mutige Schritt, den Führungskräfte unternehmen müssen, ist täuschend einfach: Handeln Sie.
Ich weiß, das klingt fast albern, aber es ist ein echter Wettbewerbsvorteil, schnell zu handeln und dabei den richtigen Weg einzuschlagen. Geschwindigkeit und Richtung sind beide wichtig.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Kontext zusammenpasst, damit Sie die Gewissheit haben, dass die von der KI erstellten Ergebnisse tatsächlich auf das abgestimmt sind, was für Ihr Geschäft wichtig ist.
Anschließend müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen, also diejenigen mit echtem Fachwissen, die wissen, wie Best Practices aussehen, sich dafür einsetzen, die von Ihnen erstellten KI-Agenten und Workflows zu kodifizieren.
Wie ClickUp eine echte KI-Transformation ermöglicht
Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter (57 %) verschwendet Zeit damit, Dokumente oder Wissensdatenbanken nach Informationen zu durchsuchen. Wenn sie diese nicht finden, greift jeder Sechste auf alte E-Mails, Notizen oder Screenshots zurück, um sich einen Überblick zu verschaffen. ClickUp Brain beendet die Suche mit sofortigen, KI-gestützten Antworten aus Ihrem gesamten ClickUp-Workspace und dem verbundenen App-Ökosystem – so erhalten Sie jedes Mal genau das, was Sie brauchen.
Hier unterscheidet sich ClickUp grundlegend von eigenständigen KI-Tools: Wir aggregieren den gesamten Kontext.
Wir wissen, wie Sie arbeiten. Wir kennen Ihre Mitarbeiter. Wir wissen, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Wir kennen die Berechtigung Ihres Teams, sodass jeder nur das sieht, was er sehen soll. Wir kennen Ihr Geschäft.
ClickUp Brain MAX versteht Ihr Team, Ihre Dokumente und Ihre Berechtigungen genau. Dank der Talk-to-Text-Funktion können Sie Ihre Anfrage einfach aussprechen, und ClickUp Brain MAX wandelt sie sofort in eine perfekt formatierte, umsetzbare Nachricht um – wobei automatisch die richtige Person erwähnt und das richtige Dokument verknüpft wird.
Das ist ein enormer Vorteil in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und vertrauenswürdige Ergebnisse.
Bei der Verwendung von KI geht es nicht nur darum, den Output zu skalieren oder die Quantität zu maximieren, sondern auch darum, die Qualität mit absoluter Zuverlässigkeit zu verbessern. Wenn Sie KI mit geschäftskritischen Funktionen betrauen – was Sie auch tun sollten und was ClickUp für Sie leisten kann –, müssen Sie der Qualität dieser Ergebnisse vertrauen können.
Einzelne tools wie ChatGPT, Gemini, Claude oder sogar Copilot sind isoliert. Sie fügen nun einfache Projektmanagement-Features hinzu, da sie erkannt haben, dass es keinen Wert hat, KI-Fragen zu stellen, wenn man diesen Inhalt nicht nutzen kann, um Aufgaben, Projekte, Dokumente usw. voranzubringen.
Allerdings sind diese tools nach wie vor grundlegend von Ihrem tatsächlichen Arbeitsort abgekoppelt, was zu einer Zersplitterung der Arbeit führt – Aufgaben, Aktualisierungen und Wissen sind über mehrere Plattformen verstreut.
ClickUp Brain ist Teil Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform, auf der Sie Ihre Arbeit planen, ausführen und besprechen. Sie können KI in Arbeitsabläufe einbetten. Ambient Agents können Fragen beantworten, verwandte Aufgaben identifizieren, Arbeitsabläufe vorantreiben und neue Aufgaben erstellen, oft ohne dass die Benutzer überhaupt merken, dass sie einen Auslöser ausgelöst haben.
Verwenden Sie im Feld oder Interaktionsfeld in ClickUp Brain einfach das Ausklappen, um Ihr bevorzugtes Modell auszuwählen – je nach Ihrem Abonnement und Ihren Integrationen stehen Optionen wie GPT, Claude oder sogar Gemini und mehr zur Verfügung.
Das ist die Stärke eines Convergence KI Workspace. Das ist es, was eine echte KI-Transformation ermöglicht.
Wie eine echte KI-Transformation aussieht
Eine echte KI-Transformation lässt sich nicht daran messen, wie viele KI-Tools Sie gekauft oder wie viele „KI-Initiativen” Sie gestartet haben.
Gemessen wird dies anhand der Hebelwirkung – daran, wie viel mehr Ihre Top-Talente leisten können, wenn ihr Fachwissen erfasst, kodifiziert und durch KI-Agenten skaliert wird.
Beispielsweise weist ClickUp Agent Aufgaben sofort der richtigen Person zu, basierend auf der Beteiligung beim Chatten, ohne auf manuelle Eingaben warten zu müssen. So können sich Ihre Experten auf wichtige Arbeit konzentrieren, während ihr Wissen und ihre Entscheidungen nahtlos im gesamten Team genutzt werden können. Das ist die Kraft einer echten KI-Transformation – Fachwissen automatisch in Maßnahmen umsetzen.
Gemessen wird dies an der Qualität und Zuverlässigkeit der Ergebnisse, die Ihr Unternehmen erzielt, wenn die KI im gesamten Geschäftskontext eingesetzt wird und nicht isoliert in einer Chatbot-Schnittstelle.
Und gemessen wird dies daran, ob Ihre Teams nun die Arbeit zu erledigen haben, die sie schon immer zu erledigen haben wollten, aber nie die Zeit, Energie oder Kapazität dafür hatten.
Das ist die Transformation, die es wert ist, verfolgt zu werden. Das ist der Wettbewerbsvorteil, der in der KI-Ära die Vorreiter von den Nachzüglern unterscheiden wird.
Die Unternehmen, die Erfolg haben werden, sind nicht diejenigen, die isoliert mit KI experimentieren. Es sind diejenigen, die Fachwissen, Workflow-Orchestrierung und konvergierten Kontext zusammenbringen, um die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend zu überdenken.
Die Frage ist nicht, ob man transformieren soll, sondern wie man es zu erledigen hat. Es geht darum, ob Sie schnell genug handeln, um die Transformation anzuführen, oder ob Sie zusehen, wie Ihre Konkurrenten Ihnen davonlaufen, während Sie noch überlegen, welche Fragen Sie Ihrem Chatbot stellen sollen.
Beginnen Sie Ihre KI-Transformation mit ClickUp
Entdecken Sie die KI-Transformationsmatrix : Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens und erstellen Sie eine Karte zu Ambient AI.
Sehen Sie ClickUp Brain in Aktion : Erleben Sie, wie konvergierter Kontext vertrauenswürdige, geschäftskritische KI-Ergebnisse ermöglicht.
Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf, um zu erfahren, wie Sie Ihr Fachwissen kodifizieren und KI-gestützte Workflows orchestrieren können.
Kyle Coleman ist Global VP of Marketing bei ClickUp, wo er die Markteinführungsstrategie leitet und Unternehmen dabei unterstützt, zu verstehen, wie sie eine echte KI-Transformation erreichen können. Mit seiner umfassenden Erfahrung in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Business Intelligence ist Kyle darauf spezialisiert, Unternehmen dabei zu helfen, Fachwissen zu kodifizieren und komplexe Workflows zu orchestrieren, die zu messbaren Geschäftsergebnissen führen.
Häufig gestellte Fragen zur Kodifizierung von Fachwissen für die KI-Transformation
Fachwissen zu kodifizieren bedeutet, die Urteilsfähigkeit und Strategien Ihrer besten Mitarbeiter zu erfassen und dieses Wissen in KI-Workflows zu integrieren. Anstatt Aufgaben zu automatisieren, skalieren Sie menschliches Fachwissen durch intelligente Systeme, die Arbeit so ausführen, wie es Ihre Experten tun würden.
KI ohne Domänenkontext liefert generische Ergebnisse. Domänenexperten wissen, wie Entscheidungen getroffen werden, welche Best Practices wichtig sind und wo Ausnahmen bestehen. Durch die Zusammenarbeit von KI-Entwicklern mit Fachexperten wird sichergestellt, dass die Automatisierung echte Business Intelligence widerspiegelt.
Messen Sie die KI-Transformation anhand der Hebelwirkung – wie viel mehr Ihre Mitarbeiter leisten können. Achten Sie auf schnellere Abschlüsse, höhere Produktionsmengen, verbesserte Qualität und messbare Effizienzsteigerungen in allen Workflows.
ClickUp Brain stellt eine Verbindung zwischen Menschen, Daten und Prozessen in einem konvergenten KI-Arbeitsbereich her. Es erfasst Fachwissen, automatisiert mehrstufige Arbeitsabläufe und unterstützt KI-Agenten, die Arbeit direkt dort ausführen, wo Planung und Zusammenarbeit stattfinden.