Von der Wüste zum Schreibtisch: Work Sprawl ist universell
Vor kurzem war ich in Saudi-Arabien, wo ich mich mit Führungskräften des ersten Elektroautoherstellers des Landes und des weltweit größten Staatsfonds getroffen habe. Diese Organisationen bauen Dinge in einer Größenordnung, die kaum vorstellbar ist – 20 Milliarden Dollar teure Skiresorts, würfelförmige Städte von der Größe von zwölf Empire State Buildings. Das ist verrückt und inspirierend zugleich.
Was mich jedoch am meisten beeindruckt hat, war nicht der Umfang ihrer Projekte, sondern das Ausmaß ihrer Herausforderungen. Unabhängig davon, wo auf der Welt Sie sich befinden, ist Work Sprawl die stille Kraft, die Teams zurückhält. Ob Sie nun eine futuristische Stadt bauen oder ein Vertriebsteam in den USA leiten, die Symptome sind dieselben: zu viele Apps, Prozesse und Kontextverluste zwischen ihnen.
Es ist unglaublich zu sehen, wie ClickUp in einem völlig anderen Teil der Welt zu erledigen ist, aber die Realität ist, dass Work Sprawl überall anzutreffen ist.
Das Problem benennen: Was ist Arbeit Sprawl?
Work Sprawl ist die Fragmentierung von Apps, Prozessen, Kontexten und mittlerweile auch KI am Arbeitsplatz über unverbundene Systeme hinweg – eine zunehmend verbreitete Herausforderung für moderne Teams. Es ist eine versteckte Belastung für Produktivität, Innovation und Engagement. Wir schätzen, dass dadurch weltweit über 2,5 Billionen Dollar an Produktivität verloren gehen. Die tatsächlichen Kosten sind jedoch schwerer zu messen: Frustration, Erschöpfung und das Gefühl, dass die Arbeit schwieriger ist, als sie sein sollte.
Das Heimtückische an Work Sprawl ist, dass es sich selten offenbart. Die meisten Menschen benennen es nicht beim Namen – sie spüren nur die Symptome: Verzögerungen, Frustration, Chaos. Es dauert ewig, bis Dinge erledigt sind. Die Menschen sind frustriert. Es herrscht ein allgemeines Gefühl der Erschöpfung und Verzögerung. Aber unter all dem liegt immer dieselbe Ursache: unzusammenhängende Tools, inkonsistente Prozesse, fehlender Kontext.
Mein erster Kampf gegen Work Sprawl: Die Snowflake-Jahre
Ich bin zum ersten Mal bei Snowflake mit Work Sprawl in Berührung gekommen.
Unser Sales-Ops-Team befasste sich mit allen möglichen Projekten – lokalisierte Preisgestaltung, neue Workflows, was auch immer. Aber jedes Projekt wurde in Wrike verwaltet, während Abhängigkeiten in Salesforce lagen und das Entwicklerteam seine Arbeit in Jira verfolgte. Es gab keine bidirektionale Synchronisierung. Jede Woche fand ein Meeting statt, um zu überprüfen, ob die Prioritäten aufeinander abgestimmt waren. Das war eine Qual.
Das Ergebnis war enorme Frustration in den Teams, zwischenmenschlichen Konflikten und ein Kalender voller Meetings, die nichts lösten. Jeder zog in eine andere Richtung.
Die Technologie sollte uns eigentlich helfen, schneller voranzukommen, aber stattdessen hat sie uns ausgebremst. Ich erinnere mich noch gut an die Qualen dieser Meetings, in denen mir bewusst wurde, dass die mangelnde Integration uns nicht nur Zeit, sondern auch die Arbeitsmoral kostete.
Der moderne Sales Stack: Wenn jede Minute zählt
Ein Vertriebsteam zu leiten bedeutet heutzutage, mit einer Vielzahl von Technologien zu arbeiten: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Vertriebsmitarbeiter wechseln zwischen verschiedenen tools hin und her, nur um eine einzige E-Mail zu versenden. Und im Vertrieb ist Zeit buchstäblich Geld. Wenn das Versenden einer E-Mail statt zwei Minuten zehn Minuten dauert, verliert man bares Geld.
Immer wenn ein neues tool oder eine neue Feature eingeführt wird oder jemand etwas kaufen oder einführen möchte, frage ich zunächst, wo und wie wir dies innerhalb unserer aktuellen Systeme zu erledigen können. Ich möchte nichts hinzufügen, es sei denn, es ist absolut notwendig.
Kann und sollte all dies in einer einzigen Oberfläche zusammengefasst werden? Die bessere Frage lautet: Was wäre erforderlich, um dies zu ermöglichen?
Die Wahrheit? Jedes neue tool sorgt für mehr Unruhe – mehr „Geisterarbeit”, mehr blinde Flecken und mehr Komplexität, mit der man jonglieren muss. Die Arbeit ist ohnehin schon kompliziert – jedes Team hat Prozesse, die der Vertrieb befolgen muss. Je einfacher wir also die Arbeit gestalten können, desto besser.
Die versteckten Kosten von Arbeit Sprawl aus Kundensicht: Symptome vs. Ursachen
Die meisten Benutzer kommen nicht mit den Worten „Wir versinken in Arbeitsüberlastung“ zu uns. Was sie beschreiben, sind die Symptome: „Die Arbeit fühlt sich chaotisch an.“ „Es dauert ewig, bis etwas erledigt ist.“ „Die Leute sind frustriert.“ Die eigentliche Ursache ist immer Arbeitsüberlastung, aber es ist schwer, sie zu benennen, weil sie so viele Gesichter hat.
Wenn ich mit Führungskräften spreche, frage ich sie: Wenn Sie fünf oder acht Jahre zurückgehen könnten, würden Sie Ihre Systeme dann genauso gestalten? Alle kommen zu dem gleichen Schluss: Nein, ich würde es nicht wieder so zu erledigen.
Sie haben erkannt, dass ein durchdachtere Ansatz in Bezug auf Informationssilos, Datenübertragung und Zusammenarbeit ihnen jahrelange Reibungsverluste erspart hätte. Die meisten Unternehmen haben jedoch zugelassen, dass sich ihre Systeme organisch ausbreiten, wobei jedes Team seine eigenen tools – Whiteboards, Projektmanagement-Tools und mehr – auswählt und die Geschäftsleitung kaum oder gar nicht eingreift.
Nun, da sie ihren KI-Technologie-Stack aufbauen wollen, stehen sie vor einer Entscheidung: die Fehler der Vergangenheit wiederholen oder einen strategischeren, einheitlichen Ansatz verfolgen. Die Antwort ist immer klar: Überlegt handeln, zielgerichtet vorgehen und Work Sprawl nicht wieder zulassen.
Da KI am Arbeitsplatz immer mehr zur Norm wird, beginnt das Fehlen eines einheitlichen Arbeitsbereichs und Live-Kontexts, ihre tatsächliche Wirkung einzuschränken. KI ist nur so gut wie der Kontext, auf den sie zugreifen kann. Wenn Ihre Daten auf 18 tools verteilt sind, was wir als „Context Sprawl” bezeichnen, können Sie die Vorteile der KI nicht voll ausschöpfen.
Überwältigung überwinden: Die Kraft eines Leitsterns
Wie kann man also Work Sprawl bekämpfen, insbesondere wenn das Problem überwältigend erscheint? Für mich kommt es darauf an, einen Nordstern zu haben.
Der Kontext ist dabei der Leitstern.
Die Leistungsfähigkeit von KI kommt nur dann voll zum Tragen, wenn sie über den vollständigen Kontext verfügt. Dies zu erreichen ist jedoch nicht einfach, insbesondere wenn Sie in einem Wirrwarr von Systemen feststecken. Wie wir in unzähligen Transformationen in der Praxis gesehen haben, erfordert die Überwindung von Work Sprawl mutige, aber schrittweise Maßnahmen – man muss sich jeweils für einen Workflow entscheiden, diesen konsolidieren und Impulse für eine echte Konvergenz setzen.
Ich habe gelernt, dass man einen Schritt nach dem anderen machen muss, dabei aber entschlossen und mutig vorgehen sollte.
Nehmen wir zum Beispiel das Projektmanagement. „Einfach alles übertragen“ klingt einfach – bis man auf verstreute Dokumente und halbfertige Pläne stößt. Ob man nun schrittweise vorgeht oder den Schalter umlegt, die eigentliche Arbeit besteht darin, den Kontext mutig voranzutreiben und in das System einzubinden. Halbherzige Schritte lassen Wissen auf der Strecke bleiben, mutige Schritte geben der KI ein Gesamtbild.
Ich gebe oft unsere interne Geschichte zum Wechsel von Slack zu ClickUp Chatten frei. Alle zögerten. Unser erster Versuch, jeweils ein Team nach dem anderen umzustellen, schlug fehl. Es funktionierte einfach nicht. Als wir dann mutig und entschlossen waren und unmissverständlich verkündeten, dass Slack an einem bestimmten Tag eingestellt und alle auf ClickUp Chat umsteigen würden, klappte es tatsächlich! Slack war weg, alle waren umgezogen, und es war großartig. Jetzt haben wir in ClickUp Chat magische KI-Erlebnisse, die wir sonst nicht gehabt hätten.
Ich verstehe, dass die Trägheit des Status quo stark ist. Aber die Zukunft der Arbeit erfordert einen mutigen, bewussten Plan. Als Führungskräfte müssen wir jedoch erkennen, dass es gerade das Fehlen einer Top-down-Führung ist, das zu Work Sprawl geführt hat.
Die Matrix: Ein Entwurf für die KI-Transformation
Ich verwende ein Framework – eine Art Matrix für die KI-Transformation. Dabei geht es nicht darum, glänzenden Objekten nachzujagen oder weitere tools hinzuzufügen. Es geht vielmehr um Folgendes:
- vereinheitlichung Ihres Arbeitsbereichs: *Fragmentierte Daten sind das Kryptonit der KI. Bringen Sie Ihre Arbeit an einen Ort – einen echten konvergenten KI-Arbeitsbereich
- *kontext priorisieren: KI benötigt Kontext, um Wert zu schaffen. Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Ihren Daten, Prozessen und Unterhaltungen
- Befähigung operativer Champions: Finden Sie die Menschen in Ihrem Unternehmen, die systemorientiert denken – geben Sie ihnen eine Plattform, um Veränderungen voranzutreiben
- Entschlossene, top-down-orientierte Führung: Legen Sie die Vision fest, treffen Sie die Entscheidung und kommunizieren Sie unermüdlich das „Warum“
- bottom-up-Unterstützung: *Veränderung ist Teamarbeit. Befähigen Sie Ihre Teams, zu experimentieren, aufzubauen und zu teilen, was funktioniert
- Iterieren und skalieren: Fangen Sie klein an, messen Sie die Auswirkungen und skalieren Sie, was als Arbeit gilt
Wenn KI auf fragmentierte, isolierte Daten angewendet wird, ist das so, als würde man einen Koch bitten, ein Gericht aus Zutaten zuzubereiten, die über 18 Küchen verstreut sind. Wenn Sie jedoch Ihren Workspace und Kontext vereinheitlichen – einen echten konvergenten KI-Arbeitsbereich –, kann KI endlich ihr Versprechen einlösen: Erkenntnisse gewinnen, Aufgaben automatisieren und Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Deshalb geht es bei der Lösung von Work Sprawl mit KI nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, völlig neue Arbeitsweisen zu erschließen.
Der Unterschied bei ClickUp: KI, die tatsächlich für Sie Arbeit leistet
Wenn ich mit Teams über KI spreche, ist die größte Herausforderung nicht die Begeisterung, sondern die Umsetzung. Jeder möchte intelligentere Tools. Aber ohne Zugang zum tatsächlichen Kontext – woran Ihr Team gerade arbeitet, was bereits besprochen wurde, was als Nächstes geschehen muss – wirkt die meisten KI-Lösungen am Ende unzusammenhängend und enttäuschend.
Hier kommt ClickUp Brain ins Spiel . Da es in Ihrem Arbeitsbereich integriert ist, versteht es tatsächlich, was vor sich geht. Es greift auf Ihre Aufgaben, Dokumente, Chats und Ziele zurück, um Antworten zu liefern, die auf der Realität basieren – und nicht auf Vermutungen.
Und es ist flexibel. Sie können zwischen führenden KI-Modellen wie ChatGPT, Claude, Gemini und anderen wechseln, je nachdem, was Sie gerade benötigen. Schneller Entwurf? Intelligente Zusammenfassung? Tiefgreifendere Argumentation? Sie haben die Wahl, ohne jemals Ihren Flow unterbrechen zu müssen.
Dann gibt es noch ClickUp Brain MAX, einen Desktop-KI-Begleiter, der noch einen Schritt weiter geht. Sie können sprechen, und er hört zu – im wahrsten Sinne des Wortes. Mit Hilfe der Talk-to-Text-Feature können Sie sagen, was Ihnen gerade durch den Kopf geht, und es in ein Update, eine Aufgabe, ein Dokument oder was auch immer Sie benötigen, umwandeln. Es ist kontextsensitiv, immer aktiv und wird umso intelligenter, je öfter Sie es verwenden.
Es geht nicht nur um KI um der KI willen. Es geht um KI, die Ihre Arbeit tatsächlich verbessert.
Die kulturelle Revolution: Aufbau eines 10-fach leistungsfähigeren Teams
Die Zukunft der Arbeit besteht nicht nur aus besseren tools, sondern auch aus einer neuen Denkweise. Ich glaube, dass in Zukunft Menschen Menschen führen und einzelne Mitwirkende Agenten leiten werden. So lässt sich die Produktivität der Belegschaft verzehnfachen.
Aber mit Technologie allein kommt man nicht ans Ziel. Es ist eine kulturelle Revolution. Bei ClickUp widmen wir jeden Freitag eine Stunde unseren Verkäufern, damit sie KI entwickeln können. Das ist ein absurdes Konzept: Verkäufer aus dem Verkauf zu nehmen, aus umsatzgenerierenden Aktivitäten, um KI zu entwickeln. Aber es ist der einzige Weg, jeden Einzelnen in die Lage zu versetzen, 30 bis 40 % seiner Arbeit durch Automatisierung zu erledigen und Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.
Das ist eine kulturelle Revolution. Die Unternehmen und Führungskräfte, die dies umsetzen, werden ein zehnfaches Wachstum ihrer Unternehmen erleben und erfolgreich sein.
Die IT allein kann dies nicht bewerkstelligen. Nur die Endbenutzer kennen die Details ihrer Arbeit. Die Unternehmen, die erfolgreich sein werden, befähigen jeden Mitarbeiter, wie ein Gründer zu denken, eigene Workflows und Agenten aufzubauen und Innovationen von Grund auf voranzutreiben.
Widerstände überwinden: Die Rolle von Peer Champions
Veränderungen sind schwierig. Ich komme noch einmal auf das Beispiel des Wechsels von Slack zu ClickUp Chatten zurück. Ja, es gab Widerstand – die Leute wollten ihre benutzerdefinierten Emojis und die vertraute Benutzeroberfläche behalten. Erst als wir einen endgültigen, unternehmensweiten Wechsel vollzogen haben, hat sich das durchgesetzt. Und ein großer Teil des Verdienstes gebührt den Menschen, die diese Veränderung lautstark und enthusiastisch vorangetrieben haben.
Sie müssen die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen finden, die von Natur aus systemorientiert denken, und ihnen eine Plattform bieten, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Die Stärkung der operativen Champions war dabei der Schlüssel. Sie wurden zu Fürsprechern und halfen ihren Kollegen, sich an die neue Umgebung anzupassen und darin erfolgreich zu sein. Change Management ist nicht nur eine Top-down-Direktive, sondern eine Bewegung, die sowohl Führung als auch Unterstützung von der Basis benötigt.
Ergebnisse aus der Praxis: Von Frustration zu Flow
Seit diesen Änderungen habe ich die Transformation hautnah miterlebt. Meetings, in denen es früher um Abstimmung ging, drehen sich jetzt um Maßnahmen. KI liefert Erkenntnisse, noch bevor ich danach frage. Vertriebsmitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, zwischen tools hin und her zu wechseln, und haben mehr Zeit für den Verkauf. Frustration wird durch einen reibungslosen Arbeitsablauf ersetzt.
Und unsere Kunden? Diejenigen, die diesen Ansatz verfolgen, erzielen die gleichen Ergebnisse. Es ist nicht einfach, jahrelange Arbeitzerstreuung zu beseitigen, das ist nie einfach. Aber mit einem klaren Leitbild, mutiger Führung und der Bereitschaft, in die Unternehmenskultur zu investieren, ist es möglich.
Und die Nummern belegen dies. Laut einer Studie von Forrester Total Economic Impact™ erzielten Teams, die ClickUp einsetzten, einen ROI von 384 % und sparten bis zum dritten Jahr 92.400 Stunden ein.
Fazit: Jetzt ist es an der Zeit zu handeln
Work Sprawl ist das größte Problem der modernen Arbeit. Aber es ist nicht unvermeidlich. Mit einem einheitlichen Workspace, kontextreichen Systemen und KI-gestützten Workflows können Teams Zeit zurückgewinnen, die Produktivität mit KI steigern, Innovationen freisetzen und Arbeitsplätze schaffen, die für alle funktionieren.
Ich empfehle, zunächst einmal zu reflektieren: Wo tritt Work Sprawl in Ihrem Unternehmen auf? Was ist eine mutige Maßnahme, die Sie in diesem Quartal ergreifen können, um den Kontext zu vereinheitlichen und Ihr Team zu stärken?
Die Zukunft gehört denen, die Work Sprawl lösen – eine Plattform, ein KI-Hub, ein kultureller Wandel nach dem anderen.