Wenn sich Arbeit wie ein Labyrinth anfühlt
Vor einigen Jahren starrte ich auf ein Whiteboard und versuchte, darzustellen, wie meine Teams ihre Arbeit tatsächlich erledigten. Was als einfaches Diagramm begann, verwandelte sich schnell in ein verworrenes Netz – Linien, die Menschen, Tools und Prozesse in alle Richtungen miteinander verbanden. In diesem Moment wurde mir klar: Unsere größte Herausforderung war nicht ein Mangel an Aufwand oder Talent. Es war die unsichtbare Zersplitterung, die selbst einfache Projekte überwältigend erscheinen ließ.
Wenn Sie sich jemals gefragt haben, warum die besten Absichten Ihres Teams in der Hektik untergehen oder warum der Fortschritt trotz der harten Arbeit aller so langsam vorankommt, sind Sie nicht allein. Das ist die Realität von Work Sprawl – ein Problem, das ich bei ClickUp und bei Hunderten von Kunden aus nächster Nähe beobachtet habe.
Dabei geht es nicht nur um tools oder Workflows, sondern darum, was passiert, wenn die Strategie die Verbindung zur Umsetzung verliert.
Dabei geht es nicht nur um Tools oder Workflows, sondern darum, was passiert, wenn die Strategie die Verbindung zur Umsetzung verliert.
Was Arbeitsausbreitung wirklich ist und wie sie die Strategie nachgelagert zunichte macht
Bei Work Sprawl geht es nicht nur darum, dass zu viele Apps vorhanden sind. Es geht um Fragmentierung – von Menschen, Prozessen und Technologien. Es scheint, als hätte niemand den Überblick – und jedes neue tool oder jeder neue Workflow trägt nur noch mehr zur Komplexität bei. In vielerlei Hinsicht ist Work Sprawl die Schattenseite der digitalen Transformation, eine unbeabsichtigte Folge fragmentierter Arbeitssysteme.
Ich unterteile dies in drei Bereiche:
- Menschen: Teams sind in der Verteilung vorhanden, Rollen überschneiden sich und die Kommunikation geht in der Übersetzung verloren. Selbst innerhalb einer Organisation können sich Teams wie getrennte Inseln fühlen, jede mit ihren eigenen Prioritäten und Arbeitsweisen.
- Prozess: Workflows vermehren sich, die Governance wird undurchsichtig und das Änderungsmanagement gerät in den Hintergrund. Teilprozesse und Abhängigkeiten häufen sich, sodass es schwierig wird, den Zusammenhang zwischen der Arbeit und der Strategie zu erkennen.
- Technologie: Es gibt immer mehr tools, aber nur selten sind sie so miteinander verbunden, dass Sie eine echte Sichtbarkeit erhalten. Je mehr Tools Sie hinzufügen, desto mehr Kontext geht verloren.
/AI ist mittlerweile in all diesen Bereichen präsent. Manchmal ist sie hilfreich, manchmal sorgt sie für zusätzliche Unruhe. Die Herausforderung besteht darin, den Unterschied zu erkennen.
Die Umsetzungslücke: Die tatsächlichen Kosten, wenn Strategie und Handeln auseinanderklaffen
Die gefährlichste Auswirkung von Work Sprawl ist nicht die Zeitverschwendung, sondern dass Strategie und Umsetzung aus dem Gleichgewicht geraten. Theoretisch sollte die Strategie von der Führungsebene an jeden Einzelnen weitergegeben werden und die Ergebnisse sollten wieder nach oben zurückfließen.
In der Praxis jedoch unterbricht Work Sprawl diese Kette, was oft durch unverbundene Systeme und Tool Sprawl noch verschlimmert wird.
Ich habe Teams gesehen, die wochenlang an Projekten gearbeitet haben, nur um dann festzustellen, dass jemand anderes dasselbe tat. Ich habe Führungskräfte gesehen, die sich schwer taten, eine einfache Frage zu beantworten: „Wie besteht die Verbindung zwischen dieser Arbeit und unseren Zielen?“ Je größer die Organisation, desto ausgeprägter ist das Problem.
Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch demotivierend. Menschen möchten wissen, dass ihre Arbeit wichtig ist, und wenn sie keine Auswirkungen sehen können, leidet das Engagement.
🔧 Eine Überlastung mit tools ist ein versteckter Killer der Produktivität
Einer der größten Treiber für Ausbreitung der Arbeit ist die Überlastung durch zu viele Tools. Wenn Teams zu viele unverbundene Apps jonglieren müssen, leiden die Abstimmung und die Dynamik darunter.
Was die Daten sagen:
- ✅ 87 % der leistungsstarken Teams verwenden neun oder weniger tools.
- ⚠️ Leistungsschwache Teams verwenden mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 tools.
- 📊 Jedes dritte Team nutzt im Bereich von 5 bis 9 Tools.
Die Erkenntnis?Leistungsstarke Teams arbeiten schlank, integrieren sich besser und behalten den Kontext im Blick – wodurch Störungen und Unübersichtlichkeit reduziert werden.
Die Erkenntnis?Leistungsstarke Teams arbeiten schlank, integrieren sich besser und behalten den Kontext im Blick – wodurch Störungen und Unübersichtlichkeit reduziert werden.
KI: Ein Tool, kein Zauberstab
KI ist heute allgegenwärtig und verspricht Automatisierung, Optimierung und Transformation.
Aber ich habe Folgendes gelernt: KI ist nur so gut wie der Kontext, den man ihr gibt.
Wie Sie in dem obigen Diagramm sehen können, nutzt mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer KI, ohne diese in ihre Kernarbeitsbereiche zu integrieren. Viele Unternehmen bleiben bei einer nur teilweisen oder minimalen KI-Integration stecken, was zu fragmentierten Prozessen und verpassten Chancen führt. Eine echte vollständige Integration, bei der KI nahtlos in die täglichen Workflows eingebunden ist, ist nach wie vor selten.
Wenn Sie KI auf ein fragmentiertes System aufsetzen, erhalten Sie KI-Sprawl – eine neue Reihe von unverbundenen KI-Tools und -Prozessen, und das Ergebnis ist, dass Sie einfach Work Sprawl gegen KI-Sprawl austauschen. Wenn Sie jedoch kontextbezogene KI einsetzen, um Menschen, Prozesse und Technologien zusammenzubringen, erhalten Sie Klarheit.
Bei ClickUp nutzen wir beispielsweise KI, um doppelte Arbeit aufzudecken, verwandte Projekte miteinander zu verbinden und Abhängigkeiten hervorzuheben. Wir achten jedoch darauf, dass KI nicht zu einem weiteren Silo wird. Es handelt sich um ein tool – kein Ersatz für eine durchdachte Strategie oder menschliches Urteilsvermögen.
Das Ende neu denken: KI als Katalysator für neue Möglichkeiten
Eine der wichtigsten Erkenntnisse, die ich gewonnen habe, ist, dass die meisten Führungskräfte (mich eingeschlossen) KI manchmal als eine Möglichkeit betrachten, dieselben Dinge nur schneller zu erledigen. Wir stellen uns KI als einen Turbolader für bestehende Prozesse vor: A plus B ergibt blitzschnell C.
Aber ich glaube, wir müssen noch weiter gehen. Bei KI geht es nicht nur um Geschwindigkeit oder Effizienz. Es geht darum, neu zu überdenken, was „C“ überhaupt ist.
Anstatt zu fragen: „Wie kann KI uns helfen, unsere aktuellen Ziele effizienter zu erreichen?“, sollten wir fragen: „Welche neuen Ziele, Ergebnisse und Erfahrungen ermöglicht KI?“ Es geht darum, über die Automatisierung des Status quo hinauszudenken und ihn zu hinterfragen.
Das bedeutet, dass man neu denken muss:
- Organisationsstruktur: Weg von starren Organigrammen hin zu dynamischen „Arbeitsdiagrammen”, die widerspiegeln, wie Wert tatsächlich geschaffen und geliefert wird.
- Arbeitsbereiche: Neudefinition dessen, was ein Projekt, ein Team oder sogar einen Job ausmacht. KI kann Grenzen auflösen und neue Formen der Zusammenarbeit und Eigenverantwortung ermöglichen.
- Kundenerfahrung: Einsatz von KI nicht nur zur Beschleunigung von Support-Tickets, sondern auch zur Vorhersage von Bedürfnissen, zur Personalisierung von Customer Journeys und zur Schaffung völlig neuer Wertversprechen.
Die Führungskräfte und Teams, die in dieser neuen Ära erfolgreich sein werden, sind diejenigen, die KI nicht als Verknüpfung betrachten, sondern als Aufforderung, das Mögliche neu zu überdenken.
Von Organigrammen zu Arbeitsdiagrammen: Eine neue Sichtweise auf Ihr Unternehmen
Herkömmliche Organigramme zeigen, wer wem unterstellt ist. Sie zeigen jedoch nicht, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Aus diesem Grund habe ich begonnen, „Arbeitsdiagramme” zu erstellen – Darstellungen, wie Projekte, Menschen und Tools im realen Leben zusammenwirken.
Diagramme zur Arbeit zeigen Engpässe, Redundanzen und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit auf. Sie helfen Führungskräften zu erkennen, wo die Strategie versagt und wo die Umsetzung hervorragend ist. Vor allem aber machen sie das Unsichtbare sichtbar.
Auch hier kann KI helfen, indem sie Muster analysiert, verborgene Verbindungen aufdeckt und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Die Grundlage dafür ist jedoch immer eine klare, einheitliche Ansicht auf Ihre Arbeit.
Mit ClickUp Brain können Sie Ihre Arbeit ganz einfach analysieren, verborgene Erkenntnisse aufdecken und Verbesserungsvorschläge machen – alles an einem Ort.
Stellen Sie einfach eine Frage wie „Wie haben die Kunden in der letzten Umfrage reagiert?“ ClickUp Brain fasst sofort wichtige Muster zusammen, zeigt Verbindungen auf und liefert umsetzbares Feedback, damit Ihr Team schneller intelligentere Entscheidungen treffen kann.
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt – den einzigen KI-Assistenten, der den einzigartigen Kontext Ihres Unternehmens wirklich versteht, die Workflows miteinander verbindet und Ihnen genau dort Einblicke liefert, wo Sie sie am dringendsten benötigen.
Im Gegensatz zu generischen KI-Tools lernt ClickUp Brain die Sprache Ihres Unternehmens, arbeitet innerhalb Ihrer bestehenden Workflows und stellt KI für alle Arbeitsbereiche von einer einzigen Plattform aus bereit. Die Ergebnisse sprechen für sich:
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt – den einzigen KI-Assistenten, der den einzigartigen Kontext Ihres Unternehmens wirklich versteht, die Workflows miteinander verbindet und Ihnen genau dort Einblicke liefert, wo Sie sie am dringendsten benötigen.
Im Gegensatz zu generischen KI-Tools lernt ClickUp Brain die Sprache Ihres Unternehmens, arbeitet innerhalb Ihrer bestehenden Workflows und stellt KI für alle Arbeitsbereiche von einer einzigen Plattform aus bereit. Die Ergebnisse sprechen für sich:
Erfahrungen aus der Praxis: Was ich von Kunden gelernt habe
Die Ausbreitung sieht in jedem Unternehmen anders aus, aber einige Themen sind universell:
- Redundante Arbeit gibt es überall. Der häufigste Aha-Moment ist die Erkenntnis, dass zwei Teams parallel dasselbe Problem lösen. KI kann dabei helfen, dies zu erkennen, aber nur, wenn Ihre Daten miteinander verbunden sind.
- Mangelndes Bewusstsein ist kostspielig. Teams wissen oft nicht, was anderswo vor sich geht. Bei der Zentralisierung der Arbeit geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um den Aufbau von Vertrauen und gemeinsamen Zielen.
- Strategie muss in beide Richtungen funktionieren. Eine Top-down-Ausrichtung ist wichtig, aber ebenso wichtig ist Bottom-up-Feedback. Die besten Unternehmen schaffen Space für beides.
Ein Kunde sagte mir: „Wir haben erst gemerkt, wie viel uns gefehlt hat, als wir Alles an einem Ort gesehen haben. “ Das ist die Kraft der Konvergenz – nicht nur weniger tools, sondern mehr Kontext.
Konsolidierung vs. Konvergenz: Warum der Kontext wichtig ist
Es ist verlockend, Work Sprawl durch den Abbau von Tools zu lösen. Aber Konsolidierung allein kann nach hinten losgehen, wenn sie den Kontext zerstört, den Teams benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten.
Konvergenz ist etwas anderes. Es geht darum, Menschen, Prozesse und Technologien so zusammenzubringen, dass der Kontext erhalten bleibt und Zusammenarbeit ermöglicht wird. Manchmal bedeutet das weniger tools, manchmal eine bessere Integration. Das Ziel ist immer dasselbe: Klarheit.
Der konvergierte KI-Arbeitsbereich: Die Lösung von ClickUp
Bei ClickUp sehen wir die Lösung für Work Sprawl – und den Weg zu echter Konvergenz – als etwas Größeres als nur ein weiteres Tool. Wir nennen es den Converged AI Workspace: eine neue Kategorie der Arbeit, in der Aufgaben, Dokumente, Ziele und Kommunikation in einer einzigen kontextreichen Umgebung zusammenkommen, die von KI unterstützt wird. Es handelt sich nicht nur um Software, sondern um eine grundlegend andere Art zu arbeiten.
Mit einem konvergenten KI-Workspace können Teams:
- Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über die Arbeit von Mitarbeitern, Prozessen und Technologien.
- Nutzen Sie die Automatisierung von Workflows durch KI, um Erkenntnisse zu gewinnen, Redundanzen zu beseitigen und die Abstimmung zu verbessern.
- Bewahren Sie den Kontext, der die Zusammenarbeit sinnvoll macht, und reduzieren Sie gleichzeitig Störungen und Fragmentierung durch digitale Arbeitssysteme.
Dabei geht es um mehr als nur die Konsolidierung von tools – es geht darum, ein lebendiges Ökosystem zu schaffen, in dem Strategie, Umsetzung und Innovation Hand in Hand gehen.
📮 ClickUp Insight: 33 % der Menschen glauben immer noch, dass Multitasking gleichbedeutend mit Effizienz ist. In Wirklichkeit erhöht Multitasking nur die Kosten für den Kontextwechsel. Wenn Ihr Gehirn zwischen Registerkarten, Chats und Checklisten hin und her springt, leidet die Konzentration am meisten darunter.
ClickUp hilft Ihnen dabei, sich ganz bewusst auf eine Aufgabe zu konzentrieren, indem es alles, was Sie brauchen, an einem Ort zusammenführt! Sie arbeiten an einer Aufgabe, müssen aber etwas im Internet nachschlagen? Nutzen Sie einfach Ihre Stimme und bitten Sie ClickUp Brain MAX, eine Websuche aus demselben Fenster heraus durchzuführen. Sie möchten mit Claude chatten und den Entwurf, an dem Sie gerade arbeiten, überarbeiten? Auch das ist möglich, ohne Ihren Workspace verlassen zu müssen!
Alles, was Sie brauchen – Chat, Dokumente, Aufgaben, Dashboards, mehrere LLMs, Websuche und mehr – befindet sich in einem einzigen konvergenten KI-Workspace und ist sofort einsatzbereit!
Die menschliche Seite: Kultur, Transparenz und Abstimmung
Die Lösung des Problems der Work Sprawl ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine kulturelle. Wenn Teams sehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, sind sie eher bereit, zusammenzuarbeiten, Wissen auszutauschen und innovativ zu sein. Transparenz ist nicht nur ein Schlagwort, sondern die Grundlage für Vertrauen und Agilität.
Bei ClickUp haben wir gelernt, dass die besten Ideen oft von den Randbereichen kommen – von den Menschen, die am nächsten an der Arbeit und den Kunden dran sind. Es ist wichtig, Kanäle für Feedback zu schaffen, funktionsübergreifende Erfolge zu feiern und individuelle Beiträge mit den Unternehmensergebnissen zu verknüpfen.
Der Weg nach vorn: Praktische Schritte statt Wunderwaffen
Die Lösung des Problems der Work Sprawl ist ein langer Weg und keine schnelle Lösung. Hier sind meine Empfehlungen:
- Erfassen Sie Ihren aktuellen Stand. Verwenden Sie ein Whiteboard, eine Mindmap oder ein digitales Tool – was auch immer Ihnen hilft, das Gesamtbild zu sehen.
- Suchen Sie nach Redundanzen und Lücken. Wo doppeln Teams ihren Aufwand? Wo gehen Informationen verloren?
- Priorisieren Sie Konvergenz gegenüber Konsolidierung. Bringen Sie die Arbeit zusammen, aber opfern Sie nicht den Kontext, der sie sinnvoll macht.
- Integrieren Sie KI mit Bedacht. Nutzen Sie sie, um die Sichtbarkeit zu verbessern und manuelle Arbeit zu reduzieren, während Sie den Menschen im Prozess einbeziehen.
- Fördern Sie Transparenz und Feedback. Machen Sie es Teams leicht, ihre Arbeit freizugeben und ihre Arbeit mit übergeordneten Zielen zu verbinden.
- Hinterfragen Sie Ihre Annahmen. Fragen Sie nicht nur, wie KI Sie schneller machen kann, sondern auch, welche neuen Ergebnisse jetzt möglich sind, da KI Teil Ihres Werkzeugkastens ist.
Arbeit wieder menschlich machen: Von Arbeitsüberlastung zu sinnvoller Arbeit
Work Sprawl ist ein modernes Problem, aber die Lösung ist zeitlos: Klarheit, Verbindung und Zielstrebigkeit. KI kann dabei helfen, aber nur, wenn wir sie nutzen, um Menschen zusammenzubringen – und nicht, um sie weiter auseinander zu treiben.
Bei ClickUp lernen wir immer noch dazu. Jeden Tag bringen uns unsere Kunden etwas Neues darüber bei, wie Arbeit wirklich funktioniert. Ich hoffe, dass wir durch das Freigeben unserer Erfahrungen anderen helfen können, ihren eigenen Weg durch das Labyrinth zu finden.
Wenn Sie mit Work Sprawl zu kämpfen haben, sind Sie nicht allein. Beginnen Sie damit, Ihre Welt auf einer Karte zu darstellen. Sie werden vielleicht überrascht sein, was Sie dabei entdecken – und wie viel besser sich die Arbeit anfühlen kann, wenn alle am gleichen Strang ziehen.
Mit Blick auf die Zukunft möchte ich alle Führungskräfte und Teams dazu ermutigen, sich nicht nur zu fragen, wie KI Ihnen helfen kann, dieselben Aufgaben schneller zu erledigen, sondern auch, wie sie Ihnen dabei helfen kann, neue Möglichkeiten, neue Arbeitsweisen und neue Definitionen von Erfolg zu entwickeln. Bei der Zukunft der Arbeit geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch um Visionen – und mit einem konvergenten KI-Workspace sind diese Visionen in greifbare Nähe gerückt.