🧠 Wussten Sie schon? 63 % der Kunden berücksichtigen Ihren Onboarding-Prozess, bevor sie sich für Ihren Service committen. Damit ist das Onboarding einer der wichtigsten (und am wenigsten genutzten) Teile des Verkaufsprozesses.
Wenn Sie schon einmal ein Projekt gestartet haben und dann feststellen mussten, dass Sie noch immer nach grundlegenden Infos wie der Geschäftsadresse, der aktuellen Marketingstrategie oder sogar dem primären Ansprechpartner suchen, brauchen Sie einen Fragebogen für das Client Onboarding.
Die richtige Vorlage für einen Fragebogen zur Kundenaufnahme spart Zeit. Sie gibt außerdem den Ton für einen reibungslosen Onboarding-Prozess an, hilft Ihnen, sich an den Geschäftszielen des Kunden zu orientieren, und baut vom ersten Tag an eine erfolgreichere Kundenbeziehung auf.
Ganz gleich, ob Sie als Freiberufler, Teil einer Marketingagentur oder in einem dienstleistungsorientierten Unternehmen tätig sind – wenn Sie im Vorfeld die richtigen Fragen stellen, können Sie die Kommunikation optimieren, alle auf dem gleichen Stand halten und schneller und reibungsloser vorankommen.
In diesem Leitfaden behandeln wir folgende Themen:
- Was ist ein Fragebogen zur Kundenaufnahme?
- Warum ist dies für Ihre Kunden-Onboarding-Erfahrung wichtig?
- Was sollte ich einbeziehen (mit Beispielfragen basierend auf realen Workflows)?
- Ein kostenloses Online-Formular, das Sie in ClickUp benutzerdefiniert anpassen können
- So automatisieren und skalieren Sie die Einarbeitung neuer Clients ganz einfach
Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit ClickUp Ihr Formular für das Client-Onboarding erstellen, Follow-ups verwalten, wiederverwendbare Vorlagen erstellen und Teamaufgaben zuweisen können – damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können und nicht auf den Papierkram. 🛠️
Was ist ein Fragebogen zur Kundenaufnahme?
Ein Fragebogen zur Kundenaufnahme ist Ihr Tool zur Abstimmung vor dem Projekt – eine strukturierte Methode, um vor Beginn der Arbeit Informationen von Kunden zu sammeln. Betrachten Sie ihn als einen intelligenten, strategischen Fragebogen vor dem Verkauf, der zu besseren Ergebnissen und weniger Überraschungen führt.
Anstatt E-Mails hin und her zu schicken, hilft Ihnen ein gut strukturiertes Formular für die Kundenaufnahme dabei, Details zu erfassen wie:
- Die Zielgruppe und die Geschäftsziele des Clients
- Ihre digitale Marketingstrategie und bevorzugte Social-Media-Plattformen
- Design-Assets, Zugangsdaten und vergangene Kampagnen
- Ihr Kommunikationsstil, ihre Probleme und ihre Erwartungen
So können Sie und Ihr Team effizienter arbeiten, klare Erwartungen festlegen und unnötige Interaktionen mit Kunden reduzieren. Außerdem vermittelt es dem Kunden ein Gefühl von Klarheit und Struktur, was für den Aufbau einer starken Kundenbeziehung von entscheidender Bedeutung ist.
💡Profi-Tipp: Behandeln Sie das Onboarding wie ein Produkt. Testen Sie es, wiederholen Sie es und verbessern Sie es kontinuierlich – genau wie jedes andere Kernangebot. Ihr Formular ist nicht "erledigt" – es ist Ihr MVP.
Ganz gleich, ob Sie soziale Medien verwalten, eine Website entwickeln, Markenelemente entwerfen oder Finanzdienstleistungen anbieten – ein Fragebogen zur Kundenaufnahme hilft Ihnen dabei:
- Geben Sie den Ton für eine professionelle Beziehung an
- Verstehen Sie die Vision des Clients vom ersten Tag an
- Erkennen Sie frühzeitig Warnsignale (👀 wir meinen Sie, mit Ihren unrealistischen Zeitleisten)
- Schützen Sie sich vor späterem Scope Creep
🧠 Wussten Sie schon? Die erste Onboarding-Phase ist nicht nur Papierkram – Psychologen sagen, dass sie die gesamte Wahrnehmung eines Clients hinsichtlich Ihrer Kompetenz und Zuverlässigkeit für das gesamte Projekt stark beeinflusst! Das ist der erste Eindruck!
Warum Sie einen Fragebogen für die Kundenaufnahme benötigen
Haben Sie schon einmal ein Projekt mit einem vagen E-Mail-Thread und viel Hoffnung gestartet? 😅 Das kommt vor – ist aber auch riskant.
Ein solider Fragebogen für die Einarbeitung neuer Clients erspart Ihnen Spekulationen. Er hilft Ihnen, wichtige Informationen zu sammeln, Erwartungen abzustimmen und vom ersten Tag an eine erfolgreichere Beziehung zu Ihren Clients aufzubauen.
Hier sind die Gründe, warum dies für jede Marketingagentur, jeden Freiberufler oder jedes dienstleistungsorientierte Team unverzichtbar ist:
Dies ist Teil eines guten Onboarding-Prozesses für Clients, der zeigt, dass Sie organisiert und proaktiv sind.
Clients, die einen klaren, professionellen Fragebogen erhalten, wissen, dass sie in guten Händen sind. Es signalisiert, dass Sie dies bereits zuvor erledigt haben und dafür da sind, den Prozess reibungslos und strategisch zu gestalten. Denken Sie: "Senden Sie uns Ihre Markenwerte und die ideale Zeitleiste für den Start" anstatt "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Zeit haben..."
Das reduziert Scope Creep und unangenehme Überraschungen.
Sie wissen im Voraus, ob der Client drei oder zwölf Designoptionen erwartet. Außerdem erkennen Sie Unstimmigkeiten bei Zeitleisten oder Erwartungen, bevor sie zu Notfällen in letzter Minute werden. Nie wieder "Moment mal ... Sie dachten, das sei kein kostenpflichtiges Add-On?"
Damit kann Ihr Team Projekte schneller starten und die Kommunikation optimieren
Wenn Ihr Team an einem Ort Zugriff auf alle Client-Informationen hat – Ziele, Logins, Ergebnisse –, ist es einfacher, Aufgaben zu starten, ohne nach Updates suchen zu müssen. Das bedeutet auch reibungslosere Übergaben und weniger Engpässe.
Durch ein intelligentes, strategisches Design des Kundenfragebogens werden Warnsignale frühzeitig erkannt
Wenn die Antworten vage, unrealistisch oder verwirrend sind, sollten Sie nachhaken – oder das Projekt überdenken. Die richtigen Fragen decken frühzeitig Warnsignale auf, sodass Sie später nicht in einer schwierigen Kundenbeziehung stecken bleiben.
Dank Vorlagen und Automatisierung wichtiger Schritte können Sie mühelos skalieren
Anstatt jedes Mal benutzerdefinierte Einführungs-E-Mails zu schreiben oder lange Kickoff-Gespräche zu führen, können Sie Ihren Fragebogen versenden, Antworten sammeln und loslegen. Noch besser? Mit Tools wie ClickUp können Sie den gesamten Flow automatisieren, sodass Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen. 🧠
💡 Profi-Tipp: Viele Dienstleister geben in der Onboarding-Phase einen Einblick in ihre digitale Marketingstrategie oder ihren Workflow. Ihr Formular kann als sanfte Werbung für Ihr gesamtes Dienstleistungsangebot dienen – achten Sie nur darauf, dass es klar strukturiert ist.
📮ClickUp Insight: Meetings fördern Innovation und treiben Maßnahmen voran – wenn sie funktionieren. Aber wie sieht die Realität aus? Fast die Hälfte aller Mitarbeiter verschwendet wertvolle Zeit damit, Kollegen nach Antworten zu fragen, die sie eigentlich schon parat haben sollten, was zu ständigen Unterbrechungen bei der Arbeit führt. Die vernetzte Suche und ClickUp Brain von ClickUp eliminieren diesen kostspieligen Hin und Her, indem sie sofortige, KI-gestützte Antworten aus Ihrem gesamten digitalen Ökosystem liefern. Jede Datei, jede Meeting-Notiz, jeder aufgezeichnete Clip und jede Integration von Drittanbietern wird zu durchsuchbarem Wissen – so muss niemand Zeit damit verschwenden, Teamkollegen nach Informationen zu suchen. 💫 Echte Ergebnisse: Teams wie QubicaAMF haben mit ClickUp mehr als 5 Stunden pro Woche eingespart – das sind über 250 Stunden pro Jahr und Person –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminiert haben. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal erreichen könnte!
Welche Fragen sollten in einem Fragebogen zur Kundenaufnahme enthalten sein?
Jedes Geschäft läuft anders. Aber eines ist universell: Wenn Sie zu Beginn nicht die richtigen Fragen stellen, werden Sie während des gesamten Projekts nach Klarheit suchen. 😵💫
💡Profi-Tipp: Sie können Ihren Fragebogen direkt in ClickUp mit Formularen erstellen und verwalten. Sie benötigen keine zusätzliche Software zum Erstellen von Formularen oder Google Forms. Außerdem können Sie mit ClickUp Antworten in Aufgaben umwandeln, Eigentümer zuweisen und die Fertigstellung nachverfolgen – alles an einem Ort.
Sie sind nicht "zu klein", um zu optimieren. Ob Sie Einzelunternehmer oder ein wachsendes Team sind, eine gute Einarbeitung lässt alle professioneller wirken.
Hier kommt ein guter Onboarding-Fragebogen ins Spiel. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Fragen an Clients nach Kategorien geordnet und mit kurzen Erläuterungen versehen, damit Sie verstehen, warum sie wichtig sind und wie Sie sie an Ihren Workflow anpassen können.
Hier finden Sie die wichtigsten Kategorien und Beispielfragen für Ihr Formular zur Kundenaufnahme:
🎯 Ziele und Vorgaben des Projekts
Diese Fragen helfen Ihnen, das Gesamtbild zu erkennen – das Warum hinter dem Projekt –, damit Sie Arbeit liefern können, die tatsächlich etwas bewirkt.
1. Was sind die primären Ziele dieses Projekts? Verstehen Sie, was der Client letztendlich erreichen möchte – ob es mehr Leads, Markenbekanntheit, Benutzerinteraktion oder etwas anderes ist. 📌 Hilft Ihnen, Ihre Strategie so anzupassen, dass sie echte Geschäftsergebnisse unterstützt.
2. Wie wird der Erfolg gemessen? Hier wird aufgezeigt, welche Metriken für den Client wichtig sind, z. B. Konversionen, Traffic-Wachstum, geringere Abwanderung oder visuelle Optimierung. 📌 Hält die Erwartungen klar und legt die Grundlage für die Leistungsberichterstellung.
3. Haben Sie bereits mit jemandem daran gearbeitet? Lernen Sie aus den bisherigen Erfahrungen – was hat Ihnen gefallen, was hat Sie frustriert und was wünschen Sie sich anders? 📌 So vermeiden Sie wiederholte Fehler und bauen schneller Vertrauen auf.
4. Gibt es Must-haves oder Dealbreaker? Clients haben möglicherweise Plattformpräferenzen, Markenrichtlinien oder nicht verhandelbare Fristen. Es ist besser, diese frühzeitig zu klären. 📌 Verhindert Probleme mit dem Umfang und Überraschungen während des Projekts.
Diese Fragen richten die Arbeit an den Geschäftszielen Ihres Clients aus und stellen sicher, dass Sie nicht nur Assets liefern, sondern auch Wirkung erzielen.
✨ Fun Fact: Sie können Memes oder benutzerdefinierte GIFs in ClickUp-Dokumente einbetten. Fügen Sie Ihrem Onboarding-Dokument ein tanzendes Corgi-GIF hinzu, wenn Clients ihre Checkliste fertigstellen, denn das Erreichen eines Ziels sollte gefeiert werden. 🎉🐶
🧾 Geschäfts- und Kontaktdaten
Dieser Abschnitt bildet die Grundlage für die Kommunikation und Dokumentation. Das mag grundlegend erscheinen, verhindert jedoch spätere Unklarheiten.
1. Wie lautet die vollständige Geschäftsadresse und der Name Ihres Unternehmens? Erfassen Sie den offiziellen Firmennamen für Verträge und Rechnungen sowie die Website, um das aktuelle Branding, die Botschaften und die Online-Präsenz zu überprüfen. 📌 So erhalten Sie Kontext und sorgen für einheitliche Unterlagen.
2. Wer ist der Hauptansprechpartner für dieses Projekt? Klärt, wer für Genehmigungen, Feedback und Kommunikation verantwortlich ist. 📌 Verhindert Engpässe, indem sichergestellt wird, dass Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen.
3. Wie lautet die beste E-Mail-Adresse und Telefonnummer für die Kommunikation? Selbst wenn Sie bereits E-Mails ausgetauscht haben, stellen Sie so sicher, dass Sie die bevorzugten Kontaktdaten für das Projekt haben. 📌 Optimiert Updates und verhindert, dass Nachrichten verloren gehen.
4. Gibt es weitere Stakeholder, die wir einbeziehen sollten? Bei einigen Clients müssen mehrere Personen in den Genehmigungs- oder Aktualisierungsprozess einbezogen werden. Schaffen Sie jetzt Klarheit, um Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden. 📌 Hilft Ihnen, Kommunikationserwartungen und Zeitleisten zu verwalten.
Diese helfen Ihnen, Kommunikationsgrenzen festzulegen und unnötige Verzögerungen bei der Interaktion mit Clients zu vermeiden.
💌 Tipp für zufriedene Clients: Erstellen Sie in Ihrem Onboarding-Dokument einen Abschnitt "Das Team", der freundliche Biografien und Fotos enthält – besonders hilfreich, wenn Ihr Client mit mehreren Personen zusammenarbeiten wird.
📦 Umfang und Leistungen
In diesem Abschnitt wird definiert, was enthalten ist, was nicht enthalten ist und wo die Grenzen liegen. Dies ist unerlässlich, um Missverständnisse, Verzögerungen und Scope Creep zu vermeiden.
5. Welche Dienstleistungen erwarten Sie von uns? Verschaffen Sie sich Klarheit über die genaue Art der Arbeit – Design, Erstellung von Inhalten, Entwicklung, Beratung usw. 📌 Stellt die Übereinstimmung zwischen Ihrem Angebot und den Erwartungen des Clients sicher.
6. Welche Ergebnisse erwarten Sie bis zum Ende des Projekts? Lassen Sie sich alles auflisten, was sie erwarten – Dateien, Berichte, Kampagnen, Schulungen, Dokumentation. 📌 Hilft Ihnen bei der Erstellung genauer Zeitleisten, Aufgabenlisten und Übergabeprozesse.
7. Gibt es Dienstleistungen oder Leistungen, die Sie derzeit nicht benötigen, aber möglicherweise in Zukunft benötigen werden? Dadurch werden potenzielle zukünftige Arbeiten (und Upselling-Möglichkeiten) aufgedeckt und gleichzeitig die Grenzen des aktuellen Umfangs gestärkt. 📌 Hilft Ihnen bei der Planung von Follow-ups und vermeidet "noch eine Sache"-Anfragen.
8. Wie viel Engagement oder Zusammenarbeit erwarten Sie von uns? Einige Clients wünschen sich einen intensiven Kontakt und wöchentliche Synchronisierungen. Andere bevorzugen einen zurückhaltenden Ansatz, bei dem sie nur die Ergebnisse liefern. 📌 So können Sie Ihren Workflow, die Häufigkeit von Meetings und die Kommunikationsstrategie planen.
Diese Fragen helfen Ihnen, potenzielle Upsells zu identifizieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Leistungsumfang auf dem gleichen Stand sind.
✨ Fun Fact: Wenn Sie eine Zeitleiste für den Erfolg des Clients in Ihr Onboarding-Dokument aufnehmen (z. B. "So sieht der Erfolg nach 30/60/90 Tagen aus"), können Sie den wahrgenommenen Wert verbessern, bevor Sie irgendwelche Ergebnisse liefern.
⏳ Zeitleiste und Budget
Anhand dieser Fragen können Sie feststellen, ob die Zeitleiste und die finanziellen Erwartungen des Clients realistisch sind und ob sie mit Ihrer Verfügbarkeit und Preisgestaltung übereinstimmen.
9. Wann soll das Projekt beginnen? So können Sie den Starttermin planen und feststellen, ob Ihre aktuelle Workload die gewünschte Zeitleiste zulässt. 📌 Vermeidet Terminkonflikte und falsche Erwartungen.
10. Gibt es eine feste Frist oder ist die Zeitleiste flexibel? Einige Clients haben feste Starttermine, die an Ereignisse oder Kampagnen gebunden sind. Andere haben möglicherweise Spielraum. 📌 Gibt Auskunft darüber, wie Sie Meilensteine strukturieren und Aufgaben priorisieren.
11. Wie hoch ist Ihr geschätztes Budget für dieses Projekt? Wenn Sie das Budget im Voraus kennen, können Sie den Umfang, die Ressourcen und den Lieferansatz entsprechend anpassen. 📌 So vermeiden Sie Über- oder Unterlieferungen und schaffen Spielraum für Verhandlungen über den Umfang.
12. Deckt das Budget alle Leistungen ab, oder sollten wir eine gestaffelte Preisgestaltung besprechen? Diese Frage ist besonders hilfreich bei großen oder komplexen Projekten, bei denen möglicherweise mehrere Phasen budgetiert werden müssen. 📌 Gibt Ihnen Flexibilität bei der Strukturierung des Auftrags und beim Management der Erwartungen.
Klare Antworten ermöglichen Ihnen eine sicherere Steuerung Ihres Vertriebsprozesses und reduzieren spätere Missverständnisse.
✨ Wissenswertes: Checklisten reduzieren Stress. Laut Psychologen versetzt das Abhaken von Elementen Ihr Gehirn in einen Dopaminrausch. Deshalb lieben es Clients, mit einer klaren To-Do-Liste durch das Onboarding geführt zu werden.
🎨 Markenrichtlinien und Assets
Wenn Sie etwas Visuelles, Schriftliches oder Öffentliches erstellen, müssen Sie sich an die bestehende Markenidentität des Clients anpassen. Dieser Abschnitt hilft Ihnen dabei, die Materialien zusammenzustellen, die dies ermöglichen.
13. Gibt es bereits Markenrichtlinien? Dazu gehören Sprachstil und Tonfall, Farbpaletten, Schriftarten, Bildstile und Kommunikationsgrundsätze. 📌 Stellt sicher, dass Ihre Arbeit über alle Kanäle hinweg konsistent mit der Marke übereinstimmt.
14. Können Sie Ihr Logo, Vorlagen oder Markenmaterialien freigeben? Fordern Sie Assets wie Logodateien (in mehreren Formaten), Vorlagen für soziale Medien, vergangene Kampagnen oder Stilreferenzen an. 📌 Verhindert Hin- und Her-Kommunikation und beschleunigt den Design-/Inhaltsprozess.
15. Gibt es Marken oder Stile, die Sie lieben (oder hassen)? Diese Frage gibt Ihnen eine kreative Richtung vor, selbst wenn Clients Schwierigkeiten haben, ihre Vorlieben zu beschreiben. 📌 Reduziert Spekulationen und Überarbeitungen, indem es Ihnen einen visuellen oder stilistischen Kompass an die Hand gibt.
16. Bevorzugen Sie einen bestimmten Tonfall für Inhalte oder Nachrichten? Ob verspielt, professionell, minimalistisch oder mutig – der Tonfall trägt zu einem einheitlichen Kundenerlebnis bei. 📌 So können Sie Ihren Schreibstil oder Ihre Kommunikationsweise entsprechend anpassen.
Dieser Abschnitt unterstützt eine reibungslosere Zusammenarbeit bei visuellen oder schriftlichen Ergebnissen und gewährleistet die Abstimmung mit Ihrer aktuellen Marketingstrategie.
🔐 Zugriff und Anmeldungen
Wenn Ihre Arbeit die Verwaltung von Plattformen, die Analyse von Daten oder die Zusammenarbeit innerhalb der Systeme des Clients umfasst, benötigen Sie vom ersten Tag an einen ordnungsgemäßen Zugriff. Dieser Abschnitt stellt sicher, dass nichts den Workflow behindert.
17. Auf welche Plattformen oder Tools benötigen wir Zugriff? Dazu können CRMs, Anzeigenkonten, Analysetools, Websites, soziale Medien oder interne Projektmanagement-Plattformen gehören. 📌 Hilft Ihnen bei der Planung der Setup-Zeit und vermeidet Blockaden während des Projekts.
18. Wie möchten Sie Anmeldedaten sicher freigeben? Empfehlen Sie die Verwendung von Tools wie LastPass, 1Password oder Generatoren für einmalige Links anstelle von E-Mails im Nur-Text-Format. 📌 So bleibt der Austausch sicher, professionell und organisiert.
19. Werden Sie Administratorrechte oder eingeschränkten Zugriff gewähren? Wenn Sie die Zugriffsebene kennen, können Sie besser bestimmen, welche Aufgaben Sie selbstständig abschließen können. 📌 So vermeiden Sie Verzögerungen oder Abhängigkeiten im späteren Verlauf des Projekts.
20. Sollten wir separate Konten für unsere Team-Mitglieder erstellen? Je nach Tool kann es sicherer (und skalierbarer) sein, individuelle Logins zu haben. 📌 Gewährleistet Compliance und hilft bei der Kontrolle von Berechtigungen und der Nachvollziehbarkeit.
21. Müssen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder Unterlagen zur Kundenaufnahme unterzeichnen? Viele Clients – insbesondere in regulierten Branchen – verlangen formelle Vereinbarungen, bevor sie sensible Informationen freigeben. 📌 Schaffen Sie Vertrauen und schützen Sie beide Seiten frühzeitig in Ihrem Onboarding-Prozess für neue Clients.
🚀 Realitätscheck: 86 % der Kunden geben an, dass sie loyal bleiben, wenn Onboarding und kontinuierliche Weiterbildung angeboten werden.
⚖️ Rechtliche oder Compliance-Infos
Dieser Abschnitt behandelt die Formalitäten, Vorschriften oder besonderen Überlegungen, die vor Beginn der Arbeit geklärt werden müssen. Es geht darum, sowohl Sie als auch den Client zu schützen.
21. Müssen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder einen Geheimhaltungsvertrag unterzeichnen? Einige Clients – insbesondere in den Bereichen Technologie, Finanzen oder Recht – verlangen eine Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor sie sensible Daten freigeben. 📌 Hilft Ihnen, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass Datenschutzprotokolle eingehalten werden.
22. Müssen wir gesetzliche, sicherheitsrelevante oder Compliance-Anforderungen beachten? Denken Sie an DSGVO, HIPAA, Branchenzertifizierungen oder interne Unternehmensrichtlinien. 📌 Stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorschriften einhalten, die sich auf die Speicherung, Freigabe oder Verarbeitung von Daten auswirken.
23. Bevorzugen Sie ein bestimmtes Format für Verträge oder sollen wir Ihnen unser Format zusenden? Einige Clients verwenden ihre eigenen Rahmenverträge. Andere erwarten, dass Sie den Vertrag bereitstellen. 📌 Klärt, wer für den rechtlichen Rahmen verantwortlich ist, und beschleunigt den Kickoff-Prozess.
24. Wer sollte die Vereinbarung unterzeichnen oder rechtliche Dokumente genehmigen? Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer zur Unterzeichnung befugt ist, damit Sie später nicht hinter Genehmigungen herlaufen müssen. 📌 So vermeiden Sie rechtliche oder abrechnungstechnische Verzögerungen.
🧠 Wussten Sie schon? 97 % der Menschen glauben, dass Videos ein effektives Tool sind, um neue Kunden zu begrüßen und zu schulen, und 74 % haben sich ein Video angesehen, um zu erfahren, wie eine neue App oder Website funktioniert. 69 % sind der Meinung, dass mehr Videos das Onboarding verbessern würden.
So liefern und automatisieren Sie den Fragebogen
Sie haben also Ihren Fragebogen für das Client-Onboarding erstellt – das ist ein guter Anfang. Die nächste Herausforderung besteht jedoch darin, ihn zu versenden und die Antworten zu verwalten, ohne sich in E-Mails zu verlieren, mit unübersichtlichen Formularen zu kämpfen oder fehlende Anhänge zu suchen.
Das manuelle Zusammenstellen von Client-Informationen ist nicht ideal, wenn Sie einen professionellen Service bieten und organisiert bleiben möchten. Was Sie brauchen, ist ein System, das zuverlässig:
- Erfassen Sie im Voraus die richtigen Informationen
- Speichert alle kundenbezogenen Daten, Assets und Notizen an einem zentralen Ort
- Automatisiert Routineaufgaben und sorgt für einen reibungslosen Ablauf
- Bietet Ihnen und Ihrem Team klare Sichtbarkeit auf den Onboarding-Status jedes Clients
Mit ClickUp können Sie ein solches effizientes Onboarding-System aufbauen. Sehen wir uns Schritt für Schritt an, wie Sie es einrichten.
🧠 Schritt 1: Brainstorming für Ihren Fragebogen zur Kundenaufnahme
Der erste Schritt in jedem Onboarding-Prozess ist das Sammeln der richtigen Informationen. Ein aussagekräftiger Fragebogen zum Kunden-Onboarding sollte die Ziele, Herausforderungen, Zeitleisten und Kommunikationspräferenzen Ihrer Kunden aufdecken. Es ist jedoch nicht immer einfach, relevante, klare und vollständige Fragen zu formulieren, insbesondere wenn Sie branchenübergreifend arbeiten.
Hier wird ClickUp Brain zu einem hilfreichen Mitgestalter.
Verwenden Sie sie für:
- Entwerfen Sie Onboarding-Fragen, die auf Ihre Dienstleistungen oder Ihren Client-Typ zugeschnitten sind
- Verbessern Sie die Klarheit, den Ton oder die Struktur bestehender Formulare
- Erstellen Sie Multiple-Choice-Optionen oder Folgefragen
- Analysieren Sie frühere Antworten von Clients, um häufige Hindernisse oder Erkenntnisse zu identifizieren
Hier ist ein Beispiel für die Verwendung von ClickUp Brain zur Erstellung von Fragen für das Kunden-Onboarding basierend auf Ihrer Branche.
Hinweis:
"Ich möchte eine Liste mit Fragen für das Onboarding von Kunden erstellen, die auf ein SaaS-Projektmanagement-Tool wie ClickUp zugeschnitten sind. Diese Fragen sollen mir helfen, die Ziele, Herausforderungen und Erwartungen der Kunden zu verstehen, z. B. wie sie das Tool nutzen möchten, wie groß ihr Team ist und welche Workflow-Präferenzen sie haben. Können Sie eine umfassende Liste mit Onboarding-Fragen erstellen, die mich bei meinem Prozess unterstützen?"
Hier ist ein Beispiel für die Verwendung von ClickUp Brain, um aus den gesammelten Kundendaten Erkenntnisse zu gewinnen.
Hinweis:
"Hier finden Sie eine Reihe von Fragen und Antworten zum Kunden-Onboarding, die von mehreren Kunden während des Onboarding-Prozesses für ein SaaS-Projektmanagement-Tool wie ClickUp gesammelt wurden. Analysieren Sie diese Daten, um eine wichtige umsetzbare Erkenntnis zu identifizieren, die das Onboarding-Erlebnis erheblich verbessern kann. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Analyse die Ziele, Herausforderungen, Teamdynamiken und Feature-Präferenzen Ihrer Kunden. "
🎯 Hauptvorteil: ClickUp AI hilft Ihnen, Schreibblockaden zu überwinden, Zeit beim Verfassen zu sparen, eine umfassende Abdeckung Ihrer Fragen sicherzustellen und einen konsistenten Ton in Ihrer Onboarding-Kommunikation beizubehalten. Betrachten Sie es als Ihren hilfreichen Assistenten für die Erstellung von Inhalten.
📝 Schritt 2: Entwerfen Sie Dokumente und Support-Materialien für das Onboarding
Sobald Ihr Formular eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, unterstützende Materialien vorzubereiten, die den Onboarding-Prozess für beide Seiten reibungslos gestalten. Dazu können eine Willkommensnachricht, ein strukturiertes Onboarding-Dokument, eine Checkliste für Clients und detaillierte Anweisungen zum weiteren Vorgehen gehören.
ClickUp-Dokumente machen diesen Teil einfacher und übersichtlicher.
So nutzen Sie sie effektiv:
- Erstellen Sie ein Dokument für die Einarbeitung von Clients, in dem Zeitleisten, Projektphasen und Erwartungen an die Kommunikation dargelegt sind
- Betten Sie Links zu Ihrem Onboarding-Formular, FAQs, Genehmigungsprozessen oder freigegebenen Ordnern ein
- Fügen Sie eine Checkliste hinzu (z. B. "Was wir vor dem Start von Ihnen benötigen"), um Ihren Client auf Kurs zu halten
- Nutzen Sie interne Kommentare, um in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten
🎯 Hauptvorteil: Diese "einzige Quelle der Wahrheit" spart Ihnen und Ihren Clients Zeit und hilft, Fehler durch die Verwendung veralteter Informationen zu vermeiden.
💡Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Automatisierung, die direkt nach dem Absenden des Formulars eine Unteraufgabe aus einer Vorlage zuweist, z. B. "Willkommens-E-Mail senden". Personalisiertes Onboarding = starker erster Eindruck.
🎥 Schritt 3: Erläutern Sie die wichtigsten Schritte mit einem Video
Manchmal reicht Text nicht aus, insbesondere wenn es darum geht, das Ausfüllen eines Formulars oder die Navigation in einem freigegebenen Space zu erklären. 88 % der Video-Vermarkter geben an, dass Videos dazu beigetragen haben, das Verständnis der Benutzer für ihr Produkt oder ihre Dienstleistung zu verbessern.
Selbst ein gut geschriebenes Onboarding-Dokument kann einige Fragen offen lassen, insbesondere wenn Clients mit Tools interagieren oder Ihr Onboarding-Formular ausfüllen müssen. Kurze, kontextbezogene Videos können dabei helfen, Prozesse zu erklären, Verwirrung zu vermeiden und wiederholte Fragen zu reduzieren.
Mit ClickUp Clips können Sie Folgendes aufzeichnen:
- Eine persönliche Willkommensnachricht, die eine menschliche Note vermittelt
- Ein Bildschirm-Tutorial, das Clients durch Ihr Onboarding-Formular führt
- Eine geführte Tour durch den Client Hub, die Ihnen zeigt, wo Dokumente, Fristen und Ergebnisse zu finden sind
- Eine visuelle Erklärung Ihres Prozesses oder Ihrer Zeitleiste
🎬 Clips werden automatisch transkribiert und können einfach mit Aufgaben, Kommentaren oder Onboarding-Dokumenten verknüpft werden.
Ein kurzes Video kann den ersten Eindruck Ihrer Kunden verbessern und Reibungsverluste vor Beginn des Projekts reduzieren.
Mit ClickUp Clips können Sie Erkenntnisse festhalten, Video-Ankündigungen erstellen, Tutorials freigeben und KI-gestützte Transkripte erstellen
🎯 Hauptvorteil: Clips sorgen für eine persönliche Note, machen Anweisungen glasklar, reduzieren Rückfragen und machen den Onboarding-Prozess für Ihre Kunden interaktiver und unterstützender. Außerdem können Sie Clip-Links ganz einfach direkt in ClickUp-Aufgaben, Kommentaren oder Dokumenten freigeben.
🧠 Wussten Sie schon? 86 % der Kunden geben an, dass sie eher einem Unternehmen treu bleiben, das in Onboarding-Inhalte investiert, um sie nach Abschluss eines Geschäfts zu informieren und willkommen zu heißen.
📋 Schritt 4: Erstellen Sie ein strukturiertes und skalierbares Onboarding-Formular
Nachdem Sie Ihren Fragebogen zur Kundenaufnahme fertiggestellt haben, besteht der nächste Schritt darin, ihn in ein professionelles, einfach auszufüllendes Formular zur Kundenaufnahme umzuwandeln. Es sollte logisch strukturiert, mit Ihrem Branding versehen und flexibel genug sein, um sich an verschiedene Dienstleistungen oder Projektarten anzupassen.
ClickUp-Formulare helfen Ihnen dabei, leistungsstarke Workflows für die Datenerfassung zu erstellen, die mehr können als nur Daten sammeln.
Verwenden Sie sie für:
- Fügen Sie ausklappbare Menüs, Kontrollkästchen, offene Textfelder und Felder zum Hochladen von Dateien hinzu
- Verwenden Sie bedingte Logik, um Folgefragen basierend auf vorherigen Antworten anzuzeigen (z. B. Art der Dienstleistung oder Projektumfang)
- Konvertieren Sie Formularübermittlungen automatisch in Aufgaben, komplett mit benutzerdefinierten Feldern, die den Schlüsseldaten des Kunden zugeordnet sind
- Leiten Sie verschiedene Übermittlungen basierend auf den Antworten im Formular an unterschiedliche Ordner, Teams oder Automatisierungen weiter
🤖 Bonus: Sobald ein Client das Formular abgeschickt hat, kann ClickUp AI seine Antworten zusammenfassen, Aktionspunkte hervorheben oder eine Follow-up-Nachricht entwerfen – so sparen Sie wertvolle Zeit.
Mit diesem Setup wird Ihr Onboarding-Formular zum ersten umsetzbaren Schritt in Ihrem Workflow und nicht nur zu einer statischen Übermittlung.
🎯 Hauptvorteil: Diese Methode stellt sicher, dass Sie jedes Mal organisierte, konsistente Daten erhalten, eine solide Grundlage für das Projekt schaffen und Ihrem Client ein professionelles Image präsentieren.
🧠 Wussten Sie schon? Sie können KI in ClickUp verwenden, um Formularantworten zusammenzufassen, Aktionspunkte vorzuschlagen oder Folge-E-Mails zu entwerfen – alles ohne zwischen Registerkarten zu wechseln.
📁 Schritt 5: Erstellen Sie einen zentralen Client-Hub
Ihre Clients sollten nicht erst E-Mails durchsuchen müssen, um Markenrichtlinien, Zeitleisten oder die nächsten Schritte zu finden. Nach dem Ausfüllen des Onboarding-Formulars erhalten sie einen zentralen Ort, an dem sie auf alles zugreifen können.
Mit ClickUp können Sie in wenigen Minuten einen wiederverwendbaren Client-Hub erstellen:
- Speichern Sie Dokumente zur Onboarding-Phase, freigegebene Dateien, Notizen zu Meetings und Antworten auf Kundenfragebögen
- Verknüpfen Sie Aufgaben, die mit dem Kunden-Onboarding-Prozess zusammenhängen
- Organisieren Sie alles in einem ClickUp-Ordner mit Ansichten für "Client-Infos", "Assets", "Kickoff-Vorbereitung" usw.
- Stakeholder mit Tags versehen, Checklistenelemente zuweisen und Inline-Kommentare hinterlassen – alles an einem Ort
Die Einrichtung eines hubs erhöht die Transparenz, stärkt das Vertrauen der Clients und sorgt dafür, dass Ihr internes Team bei jedem Schritt auf dem gleichen Stand ist.
⚙️ Schritt 6: Automatisieren Sie interne Aufgaben und Übergaben
Sobald die Client-Informationen übermittelt wurden, beginnt die Arbeit hinter den Kulissen. Die manuelle Zuweisung von Aufgaben, die Aktualisierung von Status und die Benachrichtigung von Team-Mitgliedern können Sie jedoch ausbremsen, insbesondere wenn Ihre Client-Liste wächst.
*mit ClickUp Automatisierungen können Sie intelligente Workflows erstellen, die auf die Übermittlung von Formularen und Aktionen von Clients reagieren.
Sie können:
- Weisen Sie den Eigentümern Projekte basierend auf dem Servicetyp zu
- Legen Sie Fälligkeitsdaten oder Checklisten basierend auf den Antworten im Formular fest (z. B. Budgetbereich oder Zeitleiste)
- Benachrichtigen Sie Ihren Designer, Texter oder Entwickler automatisch, wenn ein Formular eingereicht wird
- Verschieben Sie Aufgaben aus "Neuer Client" in "In Bearbeitung", sobald die Checkliste für die Onboarding-Phase abgeschlossen ist
✅ So wird Ihr Onboarding-Flow zu einem selbstständig ablaufenden System, das Ihrem Team mehr Zeit für kreative Arbeit und die Betreuung Ihrer Clients lässt.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Automatisierungen, um ein Team-Mitglied zu benachrichtigen, wenn ein Formular nach X Tagen nicht eingereicht wurde. Das ist eine nette Art, ohne zu nörgeln, an etwas zu erinnern.
📊 Schritt 7: Fortschritte beim Onboarding nachverfolgen und Termine einhalten
Wenn Ihre Onboarding-Pipeline wächst, reicht es nicht mehr aus, nur zu wissen, in welcher Phase sich jeder Client befindet – Sie müssen auch den Zeitplan, die Workload des Teams und anstehende Meilensteine im Auge behalten. Ohne ein klares System verliert man leicht den Überblick.
Hier kommen die visuellen Ansichten und Dashboards von ClickUp ins Spiel. Sie bieten Ihnen vollständige Sichtbarkeit Ihres Kunden-Onboarding-Prozesses – ganz gleich, ob Sie eine schnelle Statusüberprüfung, einen allgemeinen Bericht oder einen datumsbasierten Zeitplan wünschen.
Beginnen Sie mit einer Board- oder Listenansicht, um Clients nach Onboarding-Phase zu organisieren. Verwenden Sie benutzerdefinierte Status wie Formular gesendet, Aufnahme erhalten, Vermögenswerte ausstehend oder Onboarding abgeschlossen, um den Fortschritt auf einen Blick zu verfolgen. Sie sehen sofort, wer feststeckt, wer wartet und wer startklar ist.
Wechseln Sie dann zur Kalender-Ansicht, um Ihre Onboarding-Aktivitäten im Zeitverlauf anzuzeigen.
Dies ist besonders hilfreich für:
- Fristen für die Übermittlung von Formularen oder die Überprüfung von Inhalten festlegen
- Zeit für interne Vorbereitungen und Kickoff-Gespräche blockieren
- Koordinieren Sie die Ressourcenverfügbarkeit für alle Clients
- Identifizieren Sie arbeitsreiche Wochen und passen Sie Workloads frühzeitig an
Benötigen Sie eine Gesamtansicht? Erstellen Sie ein ClickUp Dashboard, um den Onboarding-Status übergreifend zu überwachen.
Sie können Folgendes einfügen:
- Fragenlisten, gruppiert nach Mitarbeiter oder Status, um die Kapazitäten des Teams zu verwalten
- Berechnungs-Widgets zum Zählen der Clients in jeder Phase
- Diagramme zur Visualisierung der Onboarding-Zeitleisten und der durchschnittlichen Fertigstellungsgeschwindigkeit, um den Stand jedes Clients zu verstehen
- Formular-Widgets, um die neuesten Übermittlungen aus Ihrem Onboarding-Formular anzuzeigen
Sie können sogar Dashboards (mit Berechtigungen) freigeben, um Clients auf dem Laufenden zu halten, ohne ständig Updates senden zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Beziehungen, um Onboarding-Aufgaben mit verwandten Projekten, freigegebenen Dokumenten oder Ergebnissen zu verknüpfen. So entsteht ein vollständig vernetzter Workflow von der ersten Kundenaufnahme bis zur Projektabwicklung – ohne Lücken und ohne Spekulationen.
🎯 Hauptvorteil: Die zentrale Nachverfolgung verhindert Versäumnisse, hilft bei der Verwaltung der Teamkapazitäten und ermöglicht es Ihnen, mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Schritt 8: Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihren Clients
Sobald das Onboarding beginnt, werden Klarheit und Kommunikation zu Ihren wertvollsten Tools. Ohne ein gemeinsames System für Updates, Aufgaben und Zeitleisten kann leicht etwas unter den Tisch fallen.
ClickUp hilft Ihnen, die Zusammenarbeit zu zentralisieren, damit sich Ihre Kunden unterstützt fühlen und Ihr Team auf Kurs bleibt.
💬 Arbeiten Sie in Echtzeit mit ClickUp Chat zusammen
Anstatt sich auf verstreute E-Mails oder externe Messaging-Tools zu verlassen, erstellen Sie einen dedizierten Chat-Thread im Onboarding-Ordner oder in der Aufgabe des Clients.
Verwenden Sie sie für:
- Beantworten Sie kurze Fragen
- Aktualisierungen und Feedback freigeben
- Stakeholder für Genehmigungen mit Tags versehen
- Fügen Sie Links zu Dokumenten, Formularen oder Dateien ein
Sie können benutzerdefinierte Chat-Kanäle erstellen, z. B. "#Client-ABC-Onboarding" oder "#Quick-Approvals", damit die gesamte Kommunikation kontextbezogen zum Projekt bleibt.
💡 Profi-Tipp: Heften Sie wichtige Nachrichten (wie Zeitleisten oder Dateilinks) im Chat-Thread an, damit Ihr Client nicht in alten E-Mails suchen muss.
📅 Planen und führen Sie reibungslosere Kickoff-Gespräche durch
Verwenden Sie die Kalenderansicht von ClickUp, um Ihre Kickoff-Meetings mit Kunden zu planen. Sie können auch Google Kalender integrieren, um die Verfügbarkeit teamübergreifend zu synchronisieren. Hängen Sie Besprechungsagenden, Notizen und nächste Schritte direkt an die Onboarding-Aufgabe des Kunden oder das verknüpfte Dokument, damit alles an einem Ort bleibt.
📋 Führen Sie Ihre Clients mit freigegebenen Checklisten
Legen Sie mit einer Checkliste für Clients von Anfang an klare Erwartungen fest. Verwenden Sie diese innerhalb einer Aufgabe oder eines Dokuments, um wichtige Aktionselemente zu skizzieren, wie z. B.:
- Logo-Dateien hochladen
- Formular für die Kundenaufnahme abschließen
- Überprüfen Sie die freigegebene Zeitleiste
- Genehmigen Sie den Projektumfang
- Weisen Sie jedem Element ein Fälligkeitsdatum zu, damit jeder weiß, was wann vom Client erwartet wird
🔐 Teilen Sie den Zugriff sicher mit Gastzugriff
Gewähren Sie Ihren Clients mit dem Gastzugang von ClickUp Sichtbarkeit dort, wo es darauf ankommt. Laden Sie sie mit benutzerdefinierten Berechtigungseinstellungen zu bestimmten Aufgaben, Listen oder Dokumenten ein. So bleiben interne Details privat und Ihre Clients erhalten die Transparenz, die sie benötigen.
🔗 Integrieren Sie die Tools, die Ihre Clients bereits verwenden
ClickUp lässt sich mit beliebten Plattformen wie Slack, Google Drive und Zoom verbinden, sodass Sie Dateien freigeben, Meetings planen und die Kommunikation optimieren können, ohne zwischen Registerkarten wechseln oder den Workflow Ihrer Kunden stören zu müssen. 💡 Das Ergebnis: Ein klarer, kollaborativer Onboarding-Prozess für Kunden, der Ihre Kunden unterstützt, die Kommunikation organisiert und Ihrem Team hilft, selbstbewusst zu liefern.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Kunden-Onboarding, um sofort loszulegen
Wenn Sie nicht alles von Grund auf neu erstellen möchten, beginnen Sie mit der ClickUp-Vorlage für die Kunden-Onboarding.
Im Lieferumfang enthalten:
- Vorgefertigte Formulare zum Erfassen von Aufnahmeinformationen
- Strukturierte Aufgabenlisten und Status zur Nachverfolgung jedes Schritts der Einarbeitung – von der Aufnahme bis zum Start
- Freigegebene Dokumente zum Organisieren von Markenrichtlinien, Assets, wichtigen Kontakten und Kommunikationsnotizen an einem Ort
- Automatisierungen als Auslöser für Nachfassaktionen, zur Zuweisung interner Vorbereitungsaufgaben und zur Sicherstellung einer reibungslosen Übergabe und termingerechten
Passen Sie die Vorlage einfach an Ihre Dienstleistungen an, duplizieren Sie sie für jeden neuen Client und sparen Sie jede Woche Stunden an manueller Arbeit.
💡Profi-Tipp: Nach dem Onboarding sollten Sie mit durchdachten Feedback-Fragen nachfassen, z. B.:
- War das Formular klar und einfach auszufüllen?
- Hat Ihnen die Einarbeitung geholfen, Vertrauen in unseren Prozess zu gewinnen?
- Gibt es etwas, das Sie gerne früher gefragt hätten?
🎯 Tipp für den Erfolg Ihrer Clients: Binden Sie bestehende Clients neu ein, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen oder sich Ziele ändern. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und motiviert.
Fazit: Starten Sie stark, bleiben Sie organisiert und skalieren Sie mühelos
Ein Fragebogen zur Kundenaufnahme ist nicht nur ein Formular – er ist der erste Schritt zum Aufbau von Vertrauen, zur Festlegung von Erwartungen und zur Bereitstellung eines erstklassigen Kundenerlebnisses. Wenn Sie im Voraus die richtigen Fragen stellen, sammeln Sie nicht nur Informationen, sondern legen auch den Grundstein für eine bessere Kommunikation, weniger Hindernisse und erfolgreichere Ergebnisse.
Und mit ClickUp? Sie senden nicht nur ein Formular und drücken die Daumen. Sie zentralisieren Ihren Prozess, automatisieren Routineaufgaben und skalieren Ihre Dienstleistungen sicher.
Von Aufnahmeformularen und Aufgabenvorlagen bis hin zu Dashboards, Dokumenten und Automatisierungen – ClickUp hilft Ihnen dabei, einen Workflow für das Client-Onboarding zu erstellen, der nahtlos, strategisch und tatsächlich Spaß macht.
💡 Sind Sie bereit, Ihren Onboarding-Flow zu erstellen? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an!