Haben Sie manchmal das Gefühl, in einer Schleife festzustecken und immer wieder dieselbe Tabelle neu zu erstellen? Oder versuchen Sie vielleicht, Dinge schnell zu erledigen, sind aber frustriert, weil Sie jedes Mal von vorne anfangen müssen?
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, sich mit Vorlagen vertraut zu machen. Sie bieten eine vorgefertigte Struktur, die Ihnen Zeit spart und Ihnen hilft, Ihre Aufgaben ohne Probleme abzuschließen.
Ob für die Budgetplanung, die Nachverfolgung von Aufgaben oder die Organisation Ihrer Arbeit – mit Tabellenvorlagen müssen Sie nicht jedes Mal dasselbe Layout neu erstellen, was Ihnen das Leben erheblich erleichtert.
In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Vorlagen in Excel erstellen, damit Sie smarter statt härter arbeiten können.
Sind Sie bereit, Ihre Aufgaben zu optimieren?
Wie erstellt man eine Vorlage in Excel?
Das Erstellen einer benutzerdefinierten Excel-Vorlage ist ganz einfach. Sie können vorhandene Vorlagen auswählen und in benutzerdefinierte Vorlagen umwandeln oder ganz von vorne beginnen. Sehen wir uns an, wie Sie eine Vorlage in Excel erstellen können.
Schritt 1: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Starten Sie zunächst Excel, um eine neue Arbeitsmappe zu öffnen, oder verwenden Sie eine Ihrer Excel-Tabellen, die Sie in eine benutzerdefinierte Vorlage umwandeln möchten. Diese Arbeitsmappe dient als Grundlage für Ihre Excel-Vorlagendatei.
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💡Profi-Tipp: Überlegen Sie sich, wofür Sie die Excel-Vorlage verwenden möchten. Ob Projekt-Tracker, Rechnung oder Budgetblatt – das Layout Ihrer Excel-Vorlage sollte zu Ihrer Arbeit passen.
Schritt 2: Passen Sie Ihre Excel-Vorlage benutzerdefiniert an
Die benutzerdefinierte Anpassung Ihrer Excel-Vorlagen ist der Punkt, an dem die Magie geschieht. Beginnen Sie mit der Eingabe von Details mit allen Elementen, die Sie in Ihrer Excel-Vorlage benötigen. Fügen Sie Kopfzeilen, Tabellen und Berechnungen hinzu und vergessen Sie nicht, bedingte Formatierungen, Filter und Formeln anzuwenden, um Ihre Excel-Vorlagen dynamisch zu gestalten.
Als Beispiel kann man eine Vorlage für ein Monatsbudget nennen. In diesem Fall richten Sie Kategorien wie „Einnahmen“ und „Ausgaben“ ein und fügen Sie Formeln hinzu, um die Summen zu berechnen.
💡Profi-Tipp: Eine Standard-Excel-Vorlage muss über die Registerkarte „Über die Vorlage” verfügen, damit andere Benutzer problemlos auf die Vorlage zugreifen können.
Schritt 3: Sperren und schützen Sie Ihre Vorlage
Wenn Sie befürchten, dass jemand Ihre Formeln durcheinanderbringen könnte, sperren Sie bestimmte Zellen Ihrer Excel-Datei, damit andere Daten in bestimmten Bereichen eingeben können, ohne die Struktur Ihrer Excel-Vorlage zu verändern.
Zu erledigen ist es, die Zellen zu markieren, die Sie sperren möchten, dann gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ und klicken Sie auf „Blatt schützen“. Bei Bedarf können Sie sogar ein Passwort hinzufügen.
Denken Sie daran, Eingabezellen (wie Namen oder Nummern) in Ihren Excel-Vorlagen entsperrt zu lassen, während Sie Berechnungsfelder oder feste Daten schützen.
Schritt 4: Als Vorlage speichern
Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe fertiggestellt haben, speichern Sie sie als Vorlage. Gehen Sie zur Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern unter“. Wählen Sie einen Speicherort und wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Format“ die Option „Excel-Vorlage“ (*. xltx). So stellen Sie sicher, dass Sie jedes Mal, wenn Sie die Vorlage öffnen, mit einer sauberen Version beginnen.
💡Schneller Tipp: Wenn Sie eine Arbeitsmappe zum ersten Mal als Excel-Vorlage speichern, legen Sie einen Standard-Speicherort für persönliche Vorlagen fest.
Sie können die Vorlage auch als makrofähige Vorlage speichern, um wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse für neue Arbeitsmappen zu optimieren. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz, da weniger manuelle Arbeit erforderlich ist.
Schritt 5: Verwenden und freigeben Sie Ihre Excel-Vorlage
Um Ihre erstellten Excel-Vorlagen wiederzuverwenden, gehen Sie zum Menü „Datei“, klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie dann Ihre gespeicherten Excel-Vorlagen aus dem Abschnitt „Persönliche Vorlagen“ aus.
Wenn Sie Ihre Excel-Vorlage mit anderen freigeben möchten, laden Sie sie einfach herunter und versenden Sie sie per E-Mail oder speichern Sie sie in einem Cloud-Dienst, auf den alle zugreifen können.
💡Profi-Tipp: Das Freigeben von Excel-Vorlagen über einen Cloud-Dienst ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit und stellt sicher, dass alle mit derselben Version arbeiten.
So wählen Sie eine Standardvorlage in Excel aus
Anstatt eine neue Excel-Vorlage von Grund auf neu zu erstellen, können Sie vorgefertigte Vorlagen aus der Excel-Vorlagenbibliothek von Microsoft Office Online verwenden. So geht's:
Schritt 1: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Um eine Standard-Excel-Vorlage auszuwählen, öffnen Sie zunächst eine Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie auf „Neu“. Hier finden Sie einige Standard-Excel-Vorlagen.
Schritt 2: Wählen Sie eine vordefinierte Vorlage aus.
Wählen Sie nun eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und doppelklicken Sie darauf, um diese Vorlage zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmensbudget erstellen möchten, wählen Sie die Vorlage „Monatliches Unternehmensbudget“ aus.
Schritt 3: Passen Sie die vorhandene Vorlage benutzerdefiniert an
Sobald die ausgewählte Excel-Vorlage geöffnet ist, finden Sie die Budgetübersicht und separate Blätter zur Eingabe Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Bei Bedarf können Sie der Übersicht weitere Elemente hinzufügen und diese mit einer Formel aus anderen Blättern verknüpfen.
Auf der Registerkarte „Einnahmen“ können Sie Ihre tatsächlichen und geschätzten Werte eingeben und je nach Ihren Einnahmequellen Elemente hinzufügen oder entfernen.
Ebenso können Sie die Bearbeitung des Ausgabenblatts durchführen.
Schritt 4: Als Vorlage speichern
Um Ihre Excel-Vorlage zu speichern, gehen Sie zur Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern unter“. Wählen Sie einen Speicherort und wählen Sie aus der ausklappbaren Liste „Format“ die Option „Excel-Vorlage (*.xltx)“ aus.
Sie können die Vorlage auch als makrofähige Vorlage speichern, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz, da weniger manuelle Arbeit erforderlich ist.
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Einschränkungen beim Erstellen einer Vorlage in Excel
Obwohl MS Excel ein vielseitiges Tool ist, gibt es einige Limite bei der Erstellung und Verwendung von Vorlagen.
Untersuchungen zeigen, dass Fehler in Excel-Tabellen finanzielle Auswirkungen haben können, die zu unerwarteten Ausgaben führen und sich negativ auf die Ergebnisse von Business-Projekten auswirken können.
Hier sind einige der häufigsten Nachteile beim Erstellen von Excel-Vorlagen:
1. Eingeschränkte Zusammenarbeit
Um gemeinsam an einer Excel-Vorlage zu arbeiten, müssen Sie diese herunterladen und freigeben, was zu mehreren Versionen von Excel-Dateien führen und Verwirrung darüber stiften kann, welche Tabelle die aktuellste ist.
Für die Echtzeit-Zusammenarbeit mehrerer Benutzer in einer Excel-Datei müssen Sie Cloud-Dienste wie OneDrive oder SharePoint verwenden, für die zusätzliche Kosten anfallen.
2. Starre Formatierung
Sobald Microsoft Excel-Vorlagen erstellt sind, kann das Ändern ihrer Struktur – beispielsweise das Hinzufügen neuer Features oder Spalten – umständlich sein. Änderungen erfordern oft manuellen Aufwand und können das bestehende Format beeinträchtigen.
🔍Beispiel
Das Hinzufügen neuer Spalten oder Zeilen erfordert die Anpassung von Formeln und Layouts: Wenn Sie eine Vorlage für die Nachverfolgung von Ausgaben erstellen und eine neue Ausgabenkategorie hinzufügen möchten, kann dies die Ausrichtung der gesamten Vorlage verändern.
3. Mangelnde Automatisierung
Microsoft Excel-Vorlagen sind von Natur aus statisch und bieten keine integrierte Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben. Benutzer müssen Daten manuell eingeben, Formeln ausführen oder Tabellen aktualisieren, was sehr zeitaufwändig sein kann.
Wenn Sie eine Vorlage für einen monatlichen Finanzbericht verwalten, müssen Sie die Daten jeden Monat manuell aktualisieren und die Zahlen neu berechnen. Die Automatisierung solcher Aufgaben in Excel würde komplexe Makros erfordern, deren Einrichtung vielen Benutzern Schwierigkeiten bereitet.
4. Probleme mit der Datenintegrität
Da Benutzer MS Excel-Vorlagen oft ohne Einschränkungen ändern, kann es häufig zu Fehlern bei den Einträgen kommen. Das Sperren von Zellen hilft zwar, schränkt aber die Flexibilität für andere Benutzer ein.
🔍Beispiel
In einer Excel-Vorlage für Projektmanagement kann es vorkommen, dass eine Person Daten im falschen Format eingibt, was zu Terminkonflikten oder Verzögerungen bei der Nachverfolgung von Aufgaben führt.
5. Größe der Datei und Leistung
Große Excel-Vorlagen mit umfangreichen Daten, mehreren Blättern oder komplexen Formeln können die Leistung beeinträchtigen, insbesondere bei älteren Systemen. Eine Vorlage mit Tausenden von Zeilen und mehreren Registerkarten kann dazu führen, dass Excel lange Ladezeiten hat oder, schlimmer noch, häufig abstürzt.
6. Keine Verwaltung von Aufgaben
Microsoft Excel-Vorlagen verfügen über keine integrierten Tools für das Projektmanagement. Wenn Sie eine Excel-Vorlage zur Nachverfolgung von Aufgaben oder Zeitleisten verwenden, ist es schwierig, den Fortschritt zu überwachen oder Erinnerungen für Fälligkeitsdaten festzulegen.
Wenn Sie benutzerdefinierte Office-Vorlagen verwenden, um die Zeitleiste eines Projekts zu verfolgen, müssen Sie den Status der Aufgaben manuell aktualisieren, und es gibt keine Möglichkeit, automatische Erinnerungen für Termine zu erhalten.
7. Eingeschränkte Funktionen für die Berichterstellung
Excel kann zwar Diagramme und Grafiken erstellen, aber es fehlt ihm die Möglichkeit, dynamische, anpassbare Berichte oder Excel-Dashboards auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu generieren. Die Berichterstellung muss manuell durchgeführt werden.
🔍Beispiel
In einer Vorlage für die Nachverfolgung des Verkaufs erfordert die Aktualisierung der Diagramme, um die neuesten Verkaufszahlen widerzuspiegeln, manuelle Eingaben und eine Neuformatierung.
Diese Limite verdeutlichen die Grenzen von Excel, insbesondere bei komplexen Workflows, die Flexibilität, Zusammenarbeit und Automatisierung erfordern.
Erstellen Sie eine Vorlage mit ClickUp
Excel-Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt für das Projektmanagement oder das Budgetmanagement, aber mit zunehmender Größe wird es schwierig, sie zu verwalten. Wenn auch Sie Excel als zu einschränkend empfinden, sollten Sie ClickUp ausprobieren, eines der am besten bewerteten Werkzeuge für Produktivität, das eine leistungsstarke Alternative bietet , mit der Ihr Team smarter arbeiten kann. Die dynamischen Vorlagen von ClickUp machen manuelle Prozesse überflüssig und bieten Features, die Excel nicht hat.
ClickUp bietet vorgefertigte kostenlose Vorlagen für alle Bereiche, vom Projektmanagement über das Aufgabenmanagement bis hin zur Bestandsverwaltung, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Sie können auf der Plattform auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung von ClickUp-Vorlagen:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Arbeiten Sie mit mehreren Benutzern gleichzeitig an demselben Projekt, mit klarer Nachverfolgung von Änderungen und Versionskontrolle.
- Features zur Aufgabenverwaltung: Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und Fortschritt des Projekts verfolgen
- Automatisierung: Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben mit den Automatisierungs-Features von ClickUp und gestalten Sie Ihre Workflows effizienter.
- Integration: Integriert zahlreiche tools, sodass alle Ihre Daten synchronisiert bleiben.
- Skalierbarkeit: Verwalten Sie komplexe Workflows und große Teams mühelos mit den erweiterten Features von ClickUp wie Gantt-Diagrammen und Aufgabenabhängigkeiten.
Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie ClickUp-Vorlagen erstellen und verwenden.
Schritt 1: Rufen Sie das Vorlagen-Center von ClickUp auf.
Das Vorlagen-Center von ClickUp ist eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen und Vorlagen, die Sie gespeichert haben! Dort finden Sie auch kostenlose Vorlagen, die von anderen Nutzern Ihres Workspaces oder der ClickUp-Community erstellt wurden.
So erstellen Sie eine Vorlage:
- Öffnen Sie den Workspace
- Klicken Sie auf die Auslassungspunkte …, um das Menü für Einstellungen zu öffnen.
- Vorlagen auswählen
- Klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“.
- Geben Sie im Abschnitt „Als neue Vorlage speichern“ einen Namen für die Vorlage ein, um eine neue Vorlage zu erstellen. Optional: Fügen Sie eine Beschreibung und Tags hinzu und wählen Sie Freigabeoptionen aus.
- Optional: Fügen Sie eine Beschreibung und Tags hinzu und wählen Sie die Auswahl an Freigabeoptionen aus.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Optional: Fügen Sie eine Beschreibung und Tags hinzu und wählen Sie die Auswahl an Freigabeoptionen aus.
Schritt 2: Passen Sie Ihre benutzerdefinierte Vorlage an
Sobald Sie eine neue Vorlage ausgewählt oder erstellt haben, können Sie diese entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen in benutzerdefinierte Vorlagen umwandeln. So passen Sie eine vorhandene Vorlage an:
- Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben dem Element oder in einer geöffneten Aufgabe Auf Dokumentvorlagen kann auf unterschiedliche Weise zugegriffen werden
- Auf Dokumentvorlagen kann auf unterschiedliche Weise zugegriffen werden
- Wählen Sie „Vorlagen-Center“ und aktualisieren Sie dann die vorhandene Vorlage.
- Passen Sie die Einstellungen nach Ihren Anforderungen an Nutzen Sie die Tabellenansicht von ClickUp für eine tabellenkalkulationsähnliche Erfahrung mit zusätzlichen Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Kommentaren und Zeiterfassung
- Verwenden Sie die Tabellenansicht von ClickUp für eine tabellenkalkulationsähnliche Erfahrung mit zusätzlichen Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Kommentaren und Zeiterfassung.
- Auf Dokumentvorlagen kann auf unterschiedliche Weise zugegriffen werden
- Verwenden Sie die Tabellenansicht von ClickUp für eine tabellenkalkulationsähnliche Erfahrung mit zusätzlichen Funktionen wie Abhängigkeiten von Aufgaben, Kommentaren und Zeiterfassung.
Schritt 3: Speichern und wiederverwenden Sie Ihre Vorlage
Nachdem Sie Ihre Vorlage fertiggestellt haben:
- Gehen Sie zu „Vorlagenaktionen“ und klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“.
- Weisen Sie die Vorlage einem Workspace zu, damit sie für alle Mitglieder des Teams zugänglich ist.
💡Profi-Tipp: Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie im offiziellen Leitfaden von ClickUp zum Erstellen von Vorlagen.
Erstellen Sie Vorlagen ganz einfach mit ClickUp
Mit ClickUp ist die Zusammenarbeit nahtlos: Alle Teammitglieder arbeiten mit einer einzigen, aktualisierten Vorlage. Darüber hinaus machen die Automatisierungstools von ClickUp manuelle Aktualisierungen überflüssig, und die Flexibilität der Plattform ermöglicht eine umfassendere benutzerdefinierte Anpassung an Ihre Projektanforderungen.
Mit ClickUp erhalten Sie eine robustere und skalierbare Lösung, die manuelle Prozesse überflüssig macht und Ihr Team auf einer einheitlichen Plattform zusammenbringt.
Sind Sie bereit, Ihre Vorlagen auf die nächste Stufe zu heben?
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an!