Haben Sie manchmal das Gefühl, in einer Schleife festzustecken, weil Sie immer wieder dieselbe Tabelle erstellen müssen? Oder Vielleicht versuchen Sie, Dinge schnell zu erledigen, sind aber frustriert, weil Sie jedes Mal von vorne anfangen müssen?
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, sich mit Vorlagen vertraut zu machen. Sie bieten eine fertige Struktur, die Ihnen Zeit spart und hilft ihre Aufgaben abzuschließen mühelos.
Egal, ob es um die Budgetierung, die Nachverfolgung von Aufgaben oder die Organisation Ihrer Arbeit geht, Vorlagen ermöglichen es, dass Sie das gleiche Layout jedes Mal neu erstellen müssen, was das Leben sehr viel einfacher macht.
In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Vorlagen in Excel erstellen können, damit Sie intelligenter und nicht härter arbeiten können.
sind Sie bereit, Ihre Aufgaben zu rationalisieren?
Wie erstellt man eine Vorlage in Excel?
Das Erstellen einer benutzerdefinierten Vorlage in Excel ist ganz einfach. Sie können vorhandene Vorlagen auswählen und sie in benutzerdefinierte Vorlagen umwandeln oder ganz von vorne beginnen. Sehen wir uns an, wie Sie eine Vorlage in Excel erstellen können.
Schritt 1: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe
Starten Sie Excel, um eine neue Arbeitsmappe zu öffnen, oder verwenden Sie eine Ihrer Excel-Tabellen, die Sie in eine benutzerdefinierte Vorlage umwandeln möchten. Diese Arbeitsmappe dient als Grundlage für Ihre Excel-Vorlagendatei.
via Microsoft Excel 💡Pro-Tipp: Überlegen Sie, wofür Sie die Excel-Vorlage verwenden wollen. Egal, ob es sich um einen Projekt-Tracker, eine Rechnung oder ein Budgetblatt handelt, das Layout Ihrer Excel-Vorlage sollte zur Arbeit passen.
Schritt 2: Benutzen Sie Ihre Excel-Vorlage
Die benutzerdefinierte Anpassung Ihrer Excel-Vorlagen ist der eigentliche Clou. Beginnen Sie mit der Eingabe von Details mit allen Elementen, die in Ihrer Excel-Vorlage benötigt werden. Fügen Sie Kopfzeilen, Tabellen und Berechnungen hinzu, und vergessen Sie nicht, bedingte Formatierungen, Filter und Formeln anzuwenden, um Ihre Excel-Vorlagen dynamisch zu gestalten.
Wenn es sich zum Beispiel um eine Vorlage für ein monatliches Budget handelt, richten Sie Kategorien wie "Einnahmen" und "Ausgaben" ein und fügen Sie Formeln zur Berechnung der Gesamtsummen hinzu.
💡Pro-Tipp: Eine Standard-Excel-Vorlage muss eine Registerkarte "Über die Vorlage" enthalten, damit andere Benutzer reibungslos auf die Vorlage zugreifen können.
Schritt 3: Sperren und schützen Sie Ihre Vorlage
Wenn Sie befürchten, dass jemand Ihre Formeln durcheinanderbringt, können Sie bestimmte Zellen Ihrer Excel-Datei sperren, damit andere Personen Daten in die entsprechenden Bereiche eingeben können, ohne die Struktur Ihrer Excel-Vorlage zu verändern.
Um dies zu erledigen, markieren Sie die Zellen, die Sie sperren möchten, gehen Sie dann auf die Registerkarte "Überprüfen" und klicken Sie auf "Blatt schützen" Bei Bedarf können Sie sogar ein Kennwort hinzufügen.
via Microsoft Excel Denken Sie daran, Eingabezellen (wie Namen oder Nummern) in Ihren Excel-Vorlagen nicht zu sperren, während Sie Rechenfelder oder feste Daten schützen.
Schritt 4: Als Vorlage speichern
Sobald Sie Ihre Arbeitsmappe fertiggestellt haben, speichern Sie sie als Vorlage. Gehen Sie auf die Registerkarte "Datei" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern unter". Wählen Sie einen Speicherort, und wählen Sie aus dem ausklappbaren Format 'Excel-Vorlage' (*.xltx) Dadurch wird sichergestellt, dass Sie jedes Mal, wenn Sie die Vorlage öffnen, mit einer sauberen Version beginnen.
💡Kurzer Tipp: Wenn Sie eine Arbeitsmappe zum ersten Mal als Excel-Vorlage speichern, legen Sie einen Standard-Speicherort für persönliche Vorlagen fest.
via Microsoft Excel Sie können sie auch als makroaktivierte Vorlage speichern, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse für neue Arbeitsmappen zu rationalisieren. Dies spart Zeit und steigert die Effizienz, da die manuelle Arbeit reduziert wird.
via Microsoft Excel
Schritt 5: Verwenden Sie Ihre Excel-Vorlage und geben Sie sie frei
Um Ihre erstellten Excel-Vorlagen wiederzuverwenden, gehen Sie zum Menü "Datei", klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie dann Ihre gespeicherten Excel-Vorlagen aus dem Bereich "Persönliche Vorlagen".
via Microsoft Excel Wenn Sie Ihre Excel-Vorlage für andere freigeben möchten, laden Sie sie einfach herunter und senden Sie sie per E-Mail oder speichern Sie sie in einem Cloud-Dienst, wo alle auf dieselbe Vorlage zugreifen können.
Profi-Tipp: Das Freigeben von Excel-Vorlagen über einen Cloud-Dienst ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit und stellt sicher, dass alle mit der gleichen Version arbeiten.
So wählen Sie eine Standardvorlage in Excel aus
Anstatt eine neue Excel-Vorlage von Grund auf zu erstellen, können Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden, die in der Excel-Vorlagenbibliothek von Microsoft Office Online verfügbar sind. So geht's:
Schritt 1: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe
Um eine Excel-Standardvorlage auszuwählen, öffnen Sie zunächst eine Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie auf "Neu" Hier finden Sie einige Excel-Standardvorlagen.
Schritt 2: Wählen Sie eine vordefinierte Vorlage
Wählen Sie nun eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und doppelklicken Sie darauf, um diese Vorlage zu verwenden. Wenn Sie zum Beispiel ein Firmenbudget erstellen möchten, wählen Sie die Vorlage "Monatliches Firmenbudget".
Schritt 3: Benutzerdefinierte Vorlage
Sobald sich Ihre ausgewählte Excel-Vorlage öffnet, finden Sie die Budgetübersicht und separate Blätter zur Eingabe Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Falls erforderlich, können Sie der Zusammenfassung weitere Elemente hinzufügen und sie mit einer Formel aus anderen Blättern verknüpfen.
via Microsoft Excel Auf der Registerkarte "Einkommen" können Sie Ihre tatsächlichen und geschätzten Werte eingeben und entsprechend Ihren Einkommensströmen Elemente hinzufügen oder abziehen.
Über: Microsoft Excel In ähnlicher Weise können Sie das Blatt "Ausgaben" bearbeiten.
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Schritt 4: Als Vorlage speichern
Um Ihre Excel-Vorlage zu speichern, gehen Sie auf die Registerkarte "Datei" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern unter". Wählen Sie einen Speicherort und wählen Sie aus dem ausklappbaren Format Excel-Vorlage (*.xltx).
via Microsoft Excel Sie können sie auch als makroaktivierte Vorlage speichern, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit und steigert die Effizienz, da weniger manuelle Arbeit anfällt.
via Microsoft Excel
Limitierungen beim Erstellen einer Vorlage in Excel
Obwohl MS Excel ein vielseitiges tool ist, gibt es einige Limits bei der Erstellung und Verwendung von Vorlagen. Forschung deuten darauf hin, dass Fehler in Excel-Tabellen möglicherweise finanzielle Auswirkungen haben können, die zu unerwarteten Ausgaben führen und die Ergebnisse von Business-Projekten negativ beeinflussen.
Hier sind einige der häufigsten Nachteile bei der Erstellung von Excel-Vorlagen:
Eingeschränkte Zusammenarbeit
Um gemeinsam an einer Excel-Vorlage zu arbeiten, müssen Sie diese herunterladen und freigeben, was zu mehreren Versionen von Excel-Dateien führen und Verwirrung über die aktuellste Tabelle hervorrufen kann.
Für die Echtzeit-Zusammenarbeit mehrerer Benutzer in einer Excel-Datei müssen Sie Cloud-Dienste wie OneDrive oder SharePoint nutzen, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Strenge Formatierung
Sobald Microsoft Excel-Vorlagen erstellt sind, kann die Änderung ihrer Struktur - z. B. das Hinzufügen neuer Features oder Spalten - umständlich sein. Änderungen erfordern oft manuellen Aufwand und können die bestehende Formatierung stören.
🔍Beispiel
Das Hinzufügen neuer Spalten oder Zeilen erfordert die Anpassung von Formeln und Layouts. Wenn Sie eine Budgetvorlage für die Nachverfolgung von Ausgaben erstellen und eine neue Ausgabenkategorie hinzufügen möchten, kann sich dadurch die Ausrichtung der gesamten Vorlage ändern.
Mangel an Automatisierung
Microsoft Excel-Vorlagen sind von Natur aus statisch und bieten keine integrierte Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben. Benutzer müssen Daten manuell eingeben, Formeln ausführen oder Tabellen aktualisieren, was zeitraubend sein kann
Wenn Sie eine Vorlage für einen monatlichen Finanzbericht verwalten, ist die Aktualisierung der Daten und die Neuberechnung der Zahlen jeden Monat ein manueller Prozess. Die Automatisierung solcher Aufgaben in Excel würde komplexe Makros erfordern, deren Einstellung für viele Benutzer schwierig ist.
Probleme mit der Datenintegrität
Da Benutzer häufig MS Excel-Vorlagen ohne Einschränkungen ändern, kann es häufig zu Fehlern bei der Dateneingabe kommen. Das Sperren von Zellen hilft zwar, limitiert aber die Flexibilität für andere Benutzer.
🔍Beispiel
In einer Excel-Vorlage für das Projektmanagement gibt eine Person möglicherweise Daten im falschen Format ein, was zu Terminkonflikten oder Verzögerungen bei der Nachverfolgung von Aufgaben führt.
Dateigröße und Leistung
Große Excel-Vorlagen mit umfangreichen Daten, mehreren Blättern oder komplexen Formeln können die Leistung beeinträchtigen, insbesondere bei älteren Systemen. Eine Vorlage mit Tausenden von Zeilen und mehreren Registerkarten kann dazu führen, dass Excel sehr lange zum Laden braucht oder, schlimmer noch, häufig abstürzt.
Keine Aufgabenverwaltung
Microsoft Excel-Vorlagen haben keine integrierten Tools für das Projektmanagement. Wenn Sie eine Excel-Vorlage zur Nachverfolgung von Aufgaben oder Zeitleisten verwenden, ist die Überwachung des Fortschritts oder die Einstellung von Erinnerungen für Fälligkeitsdaten schwierig.
Wenn Sie benutzerdefinierte Office-Vorlagen zur Nachverfolgung einer Zeitleiste für ein Projekt verwenden, müssen Sie den Status der Aufgaben manuell aktualisieren, und es gibt keine Möglichkeit, automatische Erinnerungen für Fristen zu erhalten.
Eingeschränkte Möglichkeiten zur Berichterstellung
Excel kann zwar Diagramme und Graphen erstellen, aber es fehlt die Möglichkeit, dynamische, anpassbare Berichte zu erstellen oder Excel Dashboards die auf Echtzeitdaten basieren. Jede Berichterstellung muss manuell aktualisiert werden.
🔍Beispiel
In einer Vorlage für die Nachverfolgung von Verkäufen erfordert die Aktualisierung der Diagramme mit den neuesten Verkaufszahlen eine manuelle Eingabe und Umformatierung.
Diese Limitierungen zeigen die Grenzen von Excel auf, insbesondere für komplexe Workflows, die Flexibilität, Zusammenarbeit und Automatisierung erfordern.
Vorlage mit ClickUp erstellen
Excel-Vorlagen sind ein großartiger Ausgangspunkt für das Projekt- oder Budgetmanagement, aber mit zunehmender Größe wird es schwierig, damit umzugehen. Wenn auch Sie Excel als limitierend empfinden, sollten Sie sich informieren ClickUp , einer der am höchsten bewerteten Produktivität tools das eine leistungsstarke Alternative zu hilft Ihrem Team, intelligenter zu arbeiten . Die dynamischen Vorlagen von ClickUp machen die manuellen Prozesse überflüssig und bieten Features, die Excel nicht hat.
ClickUp bietet vorgefertigte, kostenlose Vorlagen für alles von projektmanagement zu aufgabenverwaltung und bestandsverwaltung und ersparen Ihnen damit die Mühe, von Grund auf neu zu beginnen. Darüber hinaus können Sie auf der Plattform auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung von ClickUp Vorlagen:
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie mit mehreren Benutzern gleichzeitig an einem Projekt, mit klarer Nachverfolgung von Änderungen und Versionskontrolle
- Features für das Aufgabenmanagement: Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und den Fortschritt des Projekts nachverfolgen
- Automatisierung: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben mit den Automatisierungs-Features von ClickUp, um Workflows effizienter zu gestalten
- Integration: Integriert zahlreiche Tools, damit alle Ihre Daten synchronisiert bleiben
- Skalierbarkeit: Verwalten Sie komplexe Workflows und große Teams mit Leichtigkeit, indem Sie die fortschrittlichen Features von ClickUp wie Gantt-Diagramme und Abhängigkeiten von Aufgaben nutzen
Lassen Sie uns nun lernen, wie man ClickUp Vorlagen erstellt und verwendet.
Schritt 1: Zugriff auf das Vorlagen-Center von ClickUp
ClickUp's Vorlagen-Center ist eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen und Vorlagen, die Sie gespeichert haben! Sie können auch kostenlose Vorlagen finden, die von Leuten in Ihrem Workspace oder der ClickUp-Community erstellt wurden.
durchsuchen Sie eine Auswahl von Vorlagen für Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben, Dokumente, Ansichten und Checklisten im Vorlagencenter
Um eine Vorlage zu erstellen:
- Öffnen Sie den Workspace
- Klicken Sie auf die Ellipse ..., um das Menü Einstellungen zu öffnen
- Wählen Sie Vorlagen
- Klicken Sie auf 'Als Vorlage speichern'
- Geben Sie im Abschnitt "Als neue Vorlage speichern" einen Vorlagennamen ein, um eine neue Vorlage zu erstellen
- Optional: Fügen Sie eine Beschreibung und Tags hinzu und wählen Sie Freigabeoptionen
- Klicken Sie auf "Speichern
projekt in eine Vorlage mit Zeitleisten, Mitarbeitern und wichtigen Informationen umwandeln_
Schritt 2: Vorlage benutzerdefiniert gestalten
Sobald Sie eine neue Vorlage ausgewählt oder erstellt haben, können Sie diese in benutzerdefinierte Vorlagen für Ihre Geschäftsanforderungen umwandeln. So benutzerdefinieren Sie eine bestehende Vorlage:
- Klicken Sie auf die Ellipse neben dem Element oder in einer geöffneten Aufgabe
- Auf Dokument-Vorlagen kann auf verschiedene Weise zugegriffen werden
- Wählen Sie Vorlagen-Center, und aktualisieren Sie die vorhandene Vorlage
- Aktualisieren Sie die Einstellungen gemäß Ihren Anforderungen
- Verwenden Sie ClickUp's Ansicht der Tabelle für eine tabellenähnliche Ansicht mit zusätzlichen Funktionen wie Abhängigkeiten von Aufgaben, Kommentare und Zeiterfassung
Schritt 3: Speichern und Wiederverwenden der Vorlage
Nachdem Sie Ihre Vorlage fertiggestellt haben:
- Gehen Sie zu Vorlagen-Aktionen und klicken Sie auf 'Als Vorlage speichern'
- Weisen Sie die Vorlage einem Workspace zu, so dass sie für alle Mitglieder des Teams zugänglich ist
Weitere Details zu diesem Prozess finden Sie in der offiziellen Anleitung von ClickUp auf wie man Vorlagen erstellt .
Vorlagen einfach erstellen mit ClickUp
Mit ClickUp ist die Zusammenarbeit nahtlos; jedes Mitglied des Teams arbeitet mit einer einzigen, aktualisierten Vorlage. Darüber hinaus machen Automatisierungstools in ClickUp manuelle Aktualisierungen überflüssig, und die Flexibilität der Plattform ermöglicht eine bessere Anpassung an die Anforderungen Ihres Projekts.
Mit ClickUp erhalten Sie eine robuste und skalierbare Lösung, die manuelle Prozesse überflüssig macht und Ihr Team auf einer einheitlichen Plattform zusammenführt.
Sind Sie bereit, Ihre Vorlagen auf die nächste Stufe zu heben? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an heute!