Man sagt, Kommunikation sei die Grundlage für Erfolg. Sie ist das Bindeglied, das erfolgreiche Teams zusammenhält.
Wenn Ihr gesamtes Team auf derselben Seite ist, läuft alles reibungslos. Sie halten Termine ein, die Ergebnisse entsprechen den Standards, alle sind über den Status des Projekts informiert und niemand fühlt sich ausgebrannt.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass Sie all das und noch mehr erreichen können? Das ist die Kraft der Überkommunikation bei der Arbeit!
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Sie Überkommunikation nutzen können, um eine hochproduktive, kollaborative und reibungslose Arbeitsumgebung zu schaffen.
Was ist Überkommunikation bei der Arbeit?
In einer Arbeitsumgebung bedeutet Überkommunikation, klare, häufige und detaillierte Anweisungen oder Informationen zu geben, um einen Punkt zu verdeutlichen. Das Ziel ist es, alle Mitglieder des Teams auf den gleichen Stand zu bringen. Dadurch werden unnötige Hin- und Her-Kommunikation oder Kommunikationslücken vermieden und eine nahtlose Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ermöglicht.
Natürlich mag es manchen übertrieben erscheinen, mehr zu kommunizieren als nötig – das verstehen wir. Aus diesem Grund finden Sie hier eine Aufschlüsselung dessen, was Überkommunikation bei der Arbeit ist und was nicht:
Was ist Überkommunikation?
- Regelmäßige Updates freigeben, um alle über den Fortschritt oder Änderungen des Projekts auf dem Laufenden zu halten
- Schlüsselbotschaften klar, prägnant und konsistent vermitteln und bekräftigen
- Kontext bieten und das "Warum" hinter wichtigen Entscheidungen erklären, damit die Mitglieder des Teams das Gesamtbild sehen
- Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Chat-Nachrichten, Einzelgespräche usw., um alle zu erreichen
- Erstellen und befolgen Sie einen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Kommunikation wertvoll, zielgerichtet und kontextbezogen ist
Schauen wir uns ein Beispiel für gute Überkommunikation an. Angenommen, Sie leiten das Marketingteam, das an einer neuen Social-Media-Kampagne zur Einführung eines Fitness-Trackers arbeitet. In diesem Fall würde eine gute Kommunikationsstrategie wie folgt aussehen:
- Ein Kick-off-Meeting veranstalten, um die Ziele der Kampagne, die Zielgruppe und die Markenbotschaft zu kommunizieren
- Erstellen eines Inhaltskalenders zur Dokumentation von Veröffentlichungsplänen, Inhaltstypen, Aufgabenverantwortlichen usw.
- Wöchentliche Check-ins durchführen, um den Fortschritt der Inhalte zu besprechen, kreative Ideen zu sammeln und Herausforderungen zu diskutieren
- Analysen nach der Markteinführung durchführen, Erkenntnisse austauschen und wichtige Erkenntnisse dokumentieren
Es handelt sich um ein strukturiertes System, mit dem alle auf dem Laufenden gehalten werden, klare Erwartungen festgelegt werden und ein Ökosystem der offenen Kommunikation gefördert wird. Auf diese Weise stellt das Marketingteam sicher, dass alle Inhalte mit dem übergeordneten Ziel und den Markenrichtlinien übereinstimmen, Probleme proaktiv identifiziert und behoben werden und eine kollaborative Umgebung geschaffen wird, in die alle einbezogen sind.
Was Überkommunikation nicht ist
- Mikromanagement der Belegschaft oder ständige Überwachung der Aufgabenausführung
- Alle mit irrelevanten oder hochspezifischen Details bombardieren, die die Leistung und Produktivität beeinträchtigen
- Die gleiche Botschaft immer wieder wiederholen, ohne einen Mehrwert zu bieten
Um das obige Beispiel eines Social-Media-Marketing-Teams fortzusetzen, das die Einführung eines Fitness-Trackers plant, würde schlechte Kommunikation wie folgt aussehen:
- Aufgaben und Fristen zuweisen, ohne die Marketingziele zu erklären oder einen Kalender mit Inhalten zu erstellen
- Versäumnis, Aufgaben den Eigentümern zuzuweisen
- Nachfassen mit Funkstille – keine Rückmeldung und keine Updates
- Probleme nachträglich angehen, d. h. nach einer Einführung und wenn die Kampagnenleistung nachlässt
Auf der anderen Seite kann negative Überkommunikation auch in Form von zu viel Kommunikation auftreten, die wie folgt aussieht:
- Tägliche Meetings planen, die sich über Stunden hinziehen und die Produktivität beeinträchtigen
- Teammitglieder mit E-Mails oder Nachrichten zu überhäufen, die zu detailliert sind und keinen wesentlichen Wert haben
- Sich in Details verlieren
- Sich über kleinste Änderungen der Metriken einer Kampagne den Kopf zerbrechen
In beiden Fällen verfehlen Sie Ihre Kommunikationsziele, während Ihr Team nicht abgestimmte Inhalte liefert, Termine versäumt und Verwirrung oder Frustration erlebt.
Überkommunikation vs. Unterkommunikation vs. Informationsüberflutung: Die wichtigsten Unterschiede
Überkommunikation ist ein schmaler Grat zwischen Unterkommunikation und Informationsüberflutung. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen diesen beiden Extremen, damit Sie nicht in eine dieser Fallen tappen:
| Überkommunikation | mangelnde Kommunikation | Informationsüberflutung | |
| Formular zur Kommunikation | Häufig, klar und prägnant | Begrenzt und mehrdeutig | Übermäßige und zu detaillierte |
| Fokus | Transparenz wahren und alle auf den gleichen Stand bringen | Autonomie und Selbstverwaltung bieten | Informationen bis ins kleinste Detail konsumieren |
| Entscheidungsprozess | Erläutert die Gründe oder Rechtfertigungen für wichtige Entscheidungen | Delegiert alle Entscheidungen an die Stakeholder | Informationsüberflutung behindert effektive Entscheidungsfindung |
| Vorteile | Reduziert Missverständnisse, fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz des Teams | Ermöglicht einen sofortigen Start und optimiert Workflows (zumindest anfangs) | Gibt detaillierte Informationen an alle Beteiligten weiter |
| Einschränkungen | Kann zu Unterkommunikation oder Informationsüberflutung führen, wenn nicht richtig gehandhabt | Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten führen zu Informations- und Kommunikationslücken | Lenkt von den primären Zielen ab und führt zu Terminüberschreitungen oder Informationsverlusten |
| Kommunikationskanäle | Strategischer Einsatz mehrerer Kanäle | Ein einziger Kommunikationskanal | Über mehrere Kanäle wahllos verbreiten |
Wann sollten Sie überkommunizieren?
Da Überkommunikation ein Balanceakt ist, muss man sich absolut im Klaren darüber sein, wann und wo man überkommunizieren sollte. Hier sind einige Situationen, in denen Überkommunikation für den Erfolg entscheidend sein kann:
- Ein neues Projekt oder eine neue Initiative starten: Übermäßige Kommunikation bei der Arbeit kann hilfreich sein, wenn neue Projekte oder Initiativen auf Unternehmensebene gestartet werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten von Anfang an das übergeordnete Ziel, die treibenden Kräfte, die Zeitleisten, die Rollen und die Erwartungen verstehen. Außerdem werden Verwirrungen vermieden und die Grundlage für eine effektive Umsetzung geschaffen
- Verbindung hybrider oder remote Arbeitsplätze: Eine verstreute Belegschaft stellt den Arbeitsplatz vor einzigartige Herausforderungen in Sachen Kommunikation. Ob es um den Zugang zu Informationen, die Überbrückung von Zeitzonen oder den Umgang mit mehrsprachigen oder multikulturellen Teams geht – Videokonferenzen und Projektmanagement-Tools schließen diese Lücke durch Überkommunikation, indem sie alle miteinander verbinden, einbeziehen und auf dem Laufenden halten
- Veränderungen in hochdynamischen Umgebungen bewältigen: In sich schnell verändernden Umgebungen hilft übermäßige Kommunikation dabei, Teams gemeinsam voranzubringen. Dazu gehören beispiellose Situationen wie die Einführung neuer Vorschriften, Produkteinführungen, sich wandelnde Branchentrends oder Krisenmanagement
- Umgang mit komplexen Aufgaben oder Prozessen: Überkommunikation hilft den Mitgliedern des Teams, mit den Feinheiten und Herausforderungen komplexer Prozesse und Aufgaben umzugehen. Führungskräfte können detaillierte Anweisungen geben, Komplexitäten aufschlüsseln, detaillierte Roadmaps erstellen, Stakeholder einbeziehen usw., um sicherzustellen, dass alle gemeinsam auf die gewünschten Ergebnisse hinarbeiten
- Vertrauen und Transparenz fördern: Überkommunikation macht Kommunikation zu einer wechselseitigen Angelegenheit, die Vertrauen und Transparenz innerhalb von Teams fördert. Diese Eigenschaften sind besonders nützlich, wenn Sie ein neues Team zusammenstellen oder einen neuen Mitarbeiter einarbeiten. Außerdem demonstrieren Sie damit Ihr Bekenntnis zu Offenheit und Teambeteiligung und treffen fundierte Entscheidungen
Warum ist Überkommunikation bei Remote-Arbeit ein Muss?
Wie oben zu sehen ist, erweist sich Überkommunikation in verschiedenen Einstellungen als nützlich. Ihre wahre Stärke entfaltet sie jedoch in einer Remote- oder hybriden Arbeitsumgebung.
Hier sind einige Gründe, warum Überkommunikation für hybride oder Remote-Teams von Vorteil sein kann:
- Teams zusammenbringen: Mitarbeiter, die am selben Ort arbeiten, unterhalten sich informell oder nehmen an spontanen Interaktionen teil, die sie miteinander verbinden. Bei der Remote-Arbeit stellt die physische Distanz jedoch eine natürliche Barriere für die Kommunikation dar. Überkommunikation überbrückt diese Lücke, indem sie das Engagement und den Informationsaustausch über mehrere Kanäle hinweg aufrechterhält
- Missverständnisse vermeiden: Bei persönlichen Meetings kommen nonverbale Signale wie Körpersprache und Mimik zum Tragen. Diese fehlen jedoch beim Austausch von E-Mails oder Nachrichten. Sicher, es gibt Videoanrufe, aber ein verpuffter Bildschirm hat nun einmal seine Grenzen. Durch Überkommunikation können Sie Missverständnisse und Fehlinterpretationen minimieren
- Aufbau einer positiven Arbeitskultur: In einer Remote-Arbeitsumgebung kann es schwierig sein, ein Zugehörigkeitsgefühl und Teamgeist zu entwickeln. Wenn die oberste Führungsebene jedoch übermäßig kommuniziert, fördert dies eine Kultur der Offenheit, des Vertrauens und der Transparenz – bis hin zu Details wie den Gründen für bestimmte Entscheidungen. Dadurch fühlen sich die Mitglieder des Teams wertgeschätzt und einbezogen
- Verbesserung der Zusammenarbeit: Überkommunikation ist gleichbedeutend mit kooperativer Kommunikation, insbesondere bei Remote-Arbeit. Sie priorisiert den Informationsaustausch, die gemeinsame Problemlösung und Feedback-Schleifen, um die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit zu fördern. Dies wiederum schafft einen positiven Feedback-Zyklus, der die Überkommunikation vorantreibt – und damit auch die Zusammenarbeit
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Remote-Arbeit kann schnell zu Demotivation oder Burnout führen. Durch übermäßige Kommunikation fühlen sich Ihre Remote-Mitarbeiter jedoch wertgeschätzt, eingebunden und anerkannt, was die Arbeitszufriedenheit verbessert. Gleichzeitig wird Mikromanagement eingedämmt und die Eigenverantwortung und Selbstorganisation gefördert, wodurch Kreativität ohne ständige Überwachung gedeihen kann
- Standardisierung der Kommunikation: Um sich zu einer überdurchschnittlichen Kommunikation zu verpflichten, müssen Kommunikationsrichtlinien standardisiert werden. Als Ergebnis wird Ihr Team einen Standard-Kommunikationsplan befolgen, eine vorgeschriebene interne Kommunikationssoftware oder Collaboration-Tools nutzen, hilfreiche Ressourcen freigeben, verschiedene Kommunikationskanäle identifizieren und einen Rhythmus für die regelmäßige Kommunikation festlegen. Solche Best Practices für eine gute Kommunikation machen Remote-Arbeit anpassungsfähiger, motivierender und skalierbarer
Wie man effektiv überkommuniziert: Tipps, Tricks und Techniken
Überkommunikation muss nicht überwältigend sein. Tatsächlich kann Ihr Team mit den richtigen Strategien eine effektive Kommunikation meistern.
Was ist das, fragen Sie sich? Hier ist unsere Mega-Liste mit Tipps, Tricks und Techniken für erfolgreiche Überkommunikation:
Halten Sie es einfach (und umsetzbar)
Konzentrieren Sie sich darauf, eine klare und prägnante Botschaft zu vermitteln, die für alle verständlich ist. Schließlich möchten Sie wichtige Informationen nicht mit Fachjargon oder technischen Begriffen verschleiern. Formulieren Sie die Informationen so, dass sie leicht verständlich sind. Fragen Sie sich selbst: Sind diese Informationen klar und umsetzbar? Würde der Empfänger verstehen, was Sie sagen möchten? Klicken Sie erst dann auf "Senden", wenn Sie diese Frage mit einem klaren Ja beantworten können!
Konzentrieren Sie sich auf die Häufigkeit, nicht auf die Menge
Versuchen Sie, kurze, aber häufige Informationen zu senden, anstatt eine lange Textwand zu erstellen. Kurze und fokussierte Check-ins sorgen für regelmäßige Kommunikation, fördern die aktive Teilnahme und Einbindung und informieren alle, ohne ihre Zeit in Anspruch zu nehmen. Es gibt verschiedene Tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz, die eine Mischung aus synchronen und asynchronen Nachrichten für Rundschreiben oder Einzelmeetings bieten.
Experimentieren Sie mit Kommunikationsmodi
Identifizieren und priorisieren Sie geeignete Kanäle für eine effektive Kommunikation. Finden Sie heraus, was für Ihr Team am besten funktioniert – E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen, Zusammenarbeit an Dokumenten usw. – und legen Sie anhand dieser Erkenntnisse Kommunikationsrichtlinien fest. Instant Messaging kann beispielsweise nützlich sein, um zeitnah Updates freizugeben, während Videoanrufe für komplexe Online-Meetings reserviert bleiben können. Entscheiden Sie sich für ein Projektmanagement-Tool, um die Kommunikation Ihres Teams zu zentralisieren.
Probleme proaktiv kommunizieren
Anstatt zu warten, bis Sie die Neuigkeiten im letzten Moment verkünden, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, sie im Voraus zu kommunizieren. Wenn Sie Ihr Team über Rückschläge oder Herausforderungen informieren, egal wie klein sie auch sein mögen, kann es sich auf das Schlimmste vorbereiten. Das Freigeben von Updates fördert außerdem Vertrauen und Transparenz und ermöglicht bei Bedarf eine proaktive Kurskorrektur.
Seien Sie offen für Feedback
Nicht jeder ist von Anfang an ein Profi in Sachen Überkommunikation. Ermutigen Sie daher die Mitglieder Ihres Teams, ihre Erfahrungen, Gedanken und Rückmeldungen zu den bestehenden Kommunikationsstilen, -modi und deren Wirksamkeit auszutauschen. Hören Sie ihnen aktiv zu und nutzen Sie ihre Erkenntnisse, um Ihren Kommunikationsplan entsprechend zu optimieren.
Dokumentieren Sie wichtige Momente
Dokumentieren Sie alles, von den Gründen für eine wichtige Entscheidung bis hin zu den wichtigsten Erkenntnissen aus einem fertiggestellten Projekt. Diese Gewohnheit fördert Offenheit und Transparenz. Gleichzeitig bildet sie die Grundlage für unschätzbare Ressourcen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie projektspezifische oder unternehmensweite Ziele erreichen wollen. Zukünftige Projektmanager werden es Ihnen danken!
Herausforderungen der Überkommunikation meistern
Wir können es nicht oft genug sagen: Überkommunikation ist wie eine Gratwanderung. Ein Fehltritt kann Sie in den Bereich der Unterkommunikation oder Überlastung bringen. Seien Sie sich also der potenziellen Herausforderungen bewusst, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Hier sind einige Fallstricke (zusammen mit möglichen Lösungen):
- Informationsüberflutung: Der kontinuierliche Informationsfluss kann schnell zu einer Informationsüberflutung führen. Um dies zu verhindern, müssen Projektmanager Informationen konsequent priorisieren und sich darauf konzentrieren, klare, prägnante und umsetzbare Informationen zu vermitteln
- Zeitverlust und sinkende Produktivität: Ständige Kommunikation kann Workflows stören und die Produktivität beeinträchtigen. Legen Sie feste Zeiten für die Kommunikation fest und fördern Sie die asynchrone Kommunikation für nicht dringende Probleme
- Getarnte Mikromanagement: Übermäßige Kommunikation kann schnell zu Mikromanagement ausarten. Vermeiden Sie diese Falle, indem Sie sich auf Ergebnisse statt auf Prozesse konzentrieren und die Eigenverantwortung für Aufgaben fördern, um Autonomie und Kreativität zu unterstützen
- Meeting-Müdigkeit: Wir alle haben uns schon einmal über Meetings beschwert, die man auch einfach per E-Mail hätte erledigen können. Auch Überkommunikation ist davon nicht ausgenommen. Legen Sie Tagesordnungen für Meetings fest und setzen Sie Zeitlimits, um die Effizienz Ihrer Meetings zu maximieren
- Unterbrochene konzentrierte Arbeit: Die ständige Flut an Kommunikationsanfragen während des Tages behindert konzentriertes Arbeiten. Reservieren Sie einen kleinen Teil der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für Check-ins und Nachfassaktionen und legen Sie Zeiten fest, in denen sie sich ungestört konzentrieren können, um Ablenkungen zu minimieren
ClickUp: Der Champion für konsistente Kommunikation
Mit ClickUp müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, die Kommunikation zu jonglieren, um Unterkommunikation und Informationsüberflutung zu vermeiden.
ClickUp zentralisiert die Unterhaltungen und Informationen Ihres Teams auf einer einheitlichen Plattform und fördert so eine nahtlose Zusammenarbeit. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ClickUp Teams dabei hilft, die perfekte Balance zu finden:
- Sofortnachrichten: Führen Sie neben Aufgaben und Dokumenten Unterhaltungen in Echtzeit. Verwenden Sie den ClickUp-Chat, um sofortige Updates zu teilen, klärende Fragen zu stellen und kontextbezogene Interaktionen für eine fokussierte Kommunikation zu führen
- Einheitlicher Posteingang: Konsolidieren Sie alle Kommunikationskanäle in einem einzigen, optimierten ClickUp-Posteingang, um schnell und einfach auf Informationen zugreifen zu können. Ein einheitlicher Posteingang sorgt für Ordnung in Ihren Nachrichten und erspart Ihnen das Durchsuchen von E-Mails oder die Nachverfolgung von Chats
- Bildschirmaufzeichnung: Teilen Sie Bildschirmaufzeichnungen und Screenshots direkt in Aufgaben und Diskussionen, um spezifische und kontextbezogene Unterhaltungen zu führen. ClickUp Clips verfolgen einen visuellen Ansatz für die Freigabe von Informationen und machen die Kommunikation effizient
- Kollaborative Whiteboards: Mit ClickUp Whiteboards können Sie Ideen illustrieren, Workflows planen, Projektpläne zeichnen und kreativ in Echtzeit brainstormen. Diese interaktiven Whiteboards sind intuitiv, verfügen über Drag-and-Drop-Features und visuell ansprechende Layouts
- Dokumentation: Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Dokumente über ClickUp Docs. Docs ist ein Online-Editor für die Zusammenarbeit an Dokumenten, der Zugriff und Versionskontrolle bietet. Erstellen Sie mit ClickUp Docs ganz einfach Wikis oder Knowledge Hubs und geben Sie diese mit anpassbaren Berechtigungen und Versionskontrolle sicher frei
- Kommentare und Erwähnungen: Geben Sie gezieltes Feedback mit den zugewiesenen Kommentaren und @Erwähnungen in ClickUp. Dank Thread-Kommentaren und zeitnahen Benachrichtigungen bleiben alle Teammitglieder auf dem Laufenden, sodass Sie nichts verpassen
Zusätzlich zu diesen integrierten Features können Sie mit den Integrationen von ClickUp eine Verbindung zu Ihren bevorzugten Kommunikationstools und -plattformen herstellen – Slack-Kanäle, Gmail, Google Drive, Loom – was auch immer Sie möchten.
Darüber hinaus verfügt ClickUp über eine umfangreiche Bibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen, die Sie an die Kommunikationsziele Ihres Unternehmens anpassen können. Hier sind einige Beispiele für den Einstieg:
- Vorlage für einen Kommunikationsplan in ClickUp: Verwenden Sie diese Listenvorlage, um die Kommunikation in Ihrem Team zu optimieren. Definieren Sie Zielgruppen, Kommunikationskanäle und Messaging-Strategien an einem zentralen Speicherort, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Sammeln Sie Ideen, erstellen Sie Aufgaben für jede Idee und verfolgen Sie deren Fortschritt bis zur Fertigstellung
- Die Vorlage für interne Kommunikation von ClickUp: Entwickeln Sie mit dieser Vorlage eine Kultur der Transparenz. Von internen Ankündigungen über Updates bis hin zu Team-News – diese Vorlage bringt das gesamte Team auf den gleichen Stand und sorgt so für ein harmonischeres Arbeitsumfeld. Die anpassbare Vorlage stellt sicher, dass die gesamte interne Kommunikation markengerecht und konsistent ist, und Sie können den Fortschritt jeder Kommunikation mit einer Status-Board-Ansicht nachverfolgen
Übermäßige Kommunikation bei der Arbeit mit ClickUp ausgleichen
Eine klare, präzise und konsistente Kommunikation ist für jedes Projekt und jedes Unternehmen unverzichtbar. Durch effektive Überkommunikation liefern Sie wichtige Informationen zur richtigen Zeit mit den richtigen Tools an die richtigen Empfänger. So können Ihre Mitarbeiter in einer Kultur der Transparenz, Autonomie und Zusammenarbeit erfolgreich arbeiten, was wiederum den Erfolg fördert.
Wir haben Ihnen einige praktische Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie Überkommunikation bei der Arbeit nutzen können. Ergänzen Sie diese mit ClickUp, um Ihr Team zu unterstützen und die Kommunikation zu optimieren. Die Plattform vereint eine Vielzahl von Features auf einer einzigen Plattform, mit denen Sie das wahre Potenzial bewusster Kommunikation ausschöpfen können.
Sind Sie bereit zu erfahren, wie Überkommunikation die Unternehmensleistung verbessern kann? Melden Sie sich noch heute für Ihr kostenloses ClickUp-Konto an und überzeugen Sie sich selbst!