Unfälle passieren, auch bei der Arbeit. Wie Sie damit umgehen und ähnliche Vorfälle verhindern, kann jedoch einen großen Unterschied machen.
Das Verfassen eines Incident-Berichts ist eine Möglichkeit, dies sicherzustellen.
Es ist wichtig zu wissen, wie man einen Incident-Bericht erstellt, unabhängig davon, ob Sie Zeuge eines Sturzes waren oder selbst eine Fehlfunktion eines Geräts erlebt haben. Ein detaillierter Incident-Bericht schützt Sie und Ihre Kollegen und hilft Ihrem Unternehmen, eine sicherere Umgebung für alle zu schaffen.
Wir behandeln alles, was Sie über die Risikoerkennung und die Erstellung eines aussagekräftigen Berichts über einen Arbeitsunfall wissen müssen. Außerdem erklären wir Ihnen, welche Informationen Sie angeben sollten und wie Sie Ihren Bericht strukturieren sollten. Sie finden auch hilfreiche Tipps und Ressourcen, um alles genau zu dokumentieren.
Was ist ein Incident-Bericht?
Ein Incident-Bericht ist ein wichtiges Dokument an jedem Arbeitsplatz, das als offizielle Aufzeichnung eines unvorhergesehenen Ereignisses dient. Betrachten Sie ihn als umfassende Aufzeichnung oder Vorlage für eine Risikobewertung, in der die Fragen "Wer?", "Was?", "Wann?", "Warum?" und "Wie?" des Vorfalls erfasst werden.
Betrachten wir ein Beispiel für einen Incident-Bericht: Angenommen, ein Mitglied des Küchenpersonals erleidet beim Braten von Speisen eine Verbrennung durch heißes Öl. Der Incident-Bericht dokumentiert das genaue Datum, die Uhrzeit und den Speicherort des Vorfalls und beschreibt detailliert die Ereignisse, die zu dem Incident geführt haben, einschließlich des Nachfüllens der Fritteuse oder des Greifens nach einem Küchenutensil.
Der Bericht muss die Schwere der Verletzung und die geleistete Erste Hilfe klar darlegen. Er muss mögliche Ursachen untersuchen, wie z. B. einen defekten Fritteusengriff oder eine falsche Öltemperatur. Diese Informationen sind ein wichtiges tool, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.
Den Incident-Bericht verstehen
Die Berichterstellung zu Vorfällen oder das Vorfallmanagement ist für die Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz unerlässlich. Dabei werden alle unerwarteten Ereignisse, die zu Verletzungen, Sachschäden oder Störungen hätten führen können, offiziell dokumentiert.
Was ist ein Incident im Zusammenhang mit der Arbeitssicherheit?
In der Arbeitssicherheit bezeichnet ein Incident jedes ungeplante Ereignis am Arbeitsplatz, das potenziell Schaden verursachen kann.
Der entscheidende Aspekt ist das Schadenspotenzial. Selbst wenn keine unmittelbaren Verletzungen oder Schäden vorliegen, weist ein Incident auf ein potenzielles Sicherheitsrisiko hin, das Aufmerksamkeit erfordert. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Probleme anzugehen, bevor sie zu schweren Unfällen eskalieren.
Warum sollten Sie Incidents melden: Der Zweck der Berichterstellung über Incidents
Eine effektive Berichterstellung über Vorfälle ist das Rückgrat jedes robusten Gesundheits- und Sicherheitsprogramms. Hier sind die Gründe, warum jedes Unternehmen Maßnahmen ergreifen muss:
- Vorbeugende Maßnahme: Incident Reports sind eine Fundgrube für die Identifizierung und Behebung von Sicherheitsproblemen, bevor sie sich zu größeren Unfällen ausweiten
- Kosteneinsparungen: Eine schnelle Berichterstellung spart Zeit, Geld und Ressourcen, die sonst für die Bewältigung schwerer Unfälle und deren Folgen aufgewendet werden müssten
- Sicherheit für alle: Eine starke Kultur der Berichterstellung stellt das Wohlergehen aller Mitarbeiter des Unternehmens in den Vordergrund, indem sie ein sichereres Arbeitsumfeld schafft
- Compliance-Vorschriften: Durch die regelmäßige Berichterstellung über Incidents stellt Ihr Unternehmen sicher, dass es die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhält und kostspielige Strafen vermeidet
- Trends verfolgen: Die Berichterstellung hilft dabei, Muster und Anomalien bei Incidents zu erkennen, sodass gezielte Verbesserungen der Sicherheitsprotokolle vorgenommen werden können
Warten Sie nicht, bis ein schwerer Unfall passiert. Machen Sie die Berichterstellung über Vorfälle noch heute zu einer Routine in Ihrem Unternehmen!
Der Unterschied zwischen einem Incident-Bericht und einem Polizeibericht
Während Vorfall- und Polizeiberichte Ereignisse dokumentieren, unterscheiden sich ihre Zwecke und Verwendungszwecke erheblich. Es gibt ein breites Spektrum, in dem einige Vorfälle einen Polizeibericht erfordern, andere hingegen nicht. Diese Tabelle enthält eine übersichtliche Aufschlüsselung der wichtigsten Unterschiede zwischen diesen wichtigen Dokumenten:
| Feature | Incident-Bericht | Polizeibericht |
| Zweck | Dokumentiert unerwartete Ereignisse am Arbeitsplatz mit Schwerpunkt auf Sicherheit und Verhinderung künftigen Vorkommens | Dokumentieren Sie Straftaten oder potenzielle Straftaten und konzentrieren Sie sich dabei auf die Sammlung von Beweisen für rechtliche Schritte |
| Wer erstellt den Bericht? | Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Sicherheitspersonal | Strafverfolgungsbeamte oder die von der Straftat betroffene Person |
| Inhalt | Details zum Vorfall, einschließlich Datum, Uhrzeit, Speicherort, beteiligte Personen, Beschreibung des Vorfalls und Problemstellung der Ursache | Beschreibung der Straftat, einschließlich Datum, Uhrzeit, Speicherort, Verdächtige, Informationen zum Opfer, Zeugenaussagen und gesammelte Beweise |
| Vertraulichkeit | Je nach Schwere des Vorfalls kann dies innerhalb des Unternehmens vertraulich sein | Öffentlich zugänglich, sofern keine besonderen Ausnahmen vorliegen |
| Verwendung | Dient zur Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz, zur Erkennung von Trends und zur Einhaltung von Vorschriften | Verwendung für strafrechtliche Ermittlungen, Strafverfolgung und Versicherungsansprüche |
| Auslöser | Jedes ungeplante Ereignis, das Schaden verursachen kann, auch Beinaheunfälle oder Sachschäden | Nur für Straftaten oder mutmaßliche Straftaten |
| Weiterverfolgen | Korrekturmaßnahmen werden umgesetzt, um ähnliche Vorfälle zu verhindern | Dies kann zu Festnahmen, Anklagen und Gerichtsverfahren führen |
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen den Unterschied zwischen diesen Berichten kennen. Incident Reports sind für die Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung unerlässlich, während Polizeiberichte für die Aufklärung potenzieller krimineller Handlungen unerlässlich sind.
Die Vorteile und die Bedeutung der Berichterstellung über Vorfälle
Die Berichterstellung über Vorfälle ist nicht nur Papierkram, sondern ein leistungsstarkes Tool zur Schaffung eines sichereren Arbeitsplatzes. Sehen wir uns an, warum dies so wichtig ist und wie es funktioniert.
Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Verlassen Sie sich nicht auf Zufälle – Sicherheit entsteht durch Wachsamkeit!
Die Berichterstellung über Vorfälle ist keine passive Übung zum Abhaken von Boxen. Jeder gemeldete Vorfall – vom Beinaheunfall bis zum kleinen Ausrutscher – trägt dazu bei, die Arbeitsumgebung sicherer zu machen.
Die Vorteile gehen weit über die Vermeidung von Katastrophen hinaus. Die Berichterstellung über Vorfälle schafft eine Sicherheitskultur, in der Mitarbeiter potenzielle Gefahren offen ansprechen können.
Offene Kommunikation ist unerlässlich – denn wer kennt die täglichen Herausforderungen besser als die Menschen an der Front? Indem sie jeden Incident ernst nehmen und gründlich untersuchen, committen sich Unternehmen wirklich zum Wohle ihrer Mitarbeiter.
Die Berichterstellung über Vorfälle stärkt auch die Rechtsposition eines Unternehmens. Durch die umfassende Dokumentation gemeldeter Vorfälle können Arbeitgeber nachweisen, dass sie Sicherheitsrisiken aktiv managen und Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten. Dies vermeidet kostspielige Strafen und positioniert das Unternehmen als verantwortungsbewussten Arbeitgeber, der Spitzenkräfte anzieht.
Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Systemen
Eine effektive Berichterstellung über Vorfälle trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Sicherheitsprozessen und -systemen bei. Sie geht über die reine Dokumentation hinaus und ist ein leistungsstarkes Tool, das durch eine objektive Sprache potenzielle Schwachstellen aufzeigt.
Jeder gemeldete Incident, egal ob groß oder klein, wird zu einem Datenpunkt. Unternehmen können durch die Analyse von Trends Bereiche identifizieren, in denen Sicherheitsprotokolle möglicherweise lückenhaft sind. Dies schärft das Bewusstsein des Managements und des Untersuchungsteams und veranlasst eine eingehendere Untersuchung potenzieller Gefahren.
Incident-Daten ermöglichen eine gezielte Konzentration auf die kritischsten Bereiche. Ein Sicherheitsbeauftragter, der mit Berichten ausgestattet ist, kann beispielsweise wiederholte Beinaheunfälle mit einem bestimmten Gerät hervorheben. Er kann sich dann für verbesserte Wartungsverfahren oder Geräte-Upgrades einsetzen.
Das Untersuchungsteam analysiert nicht nur, es handelt auch. Incident-Berichte dienen als Grundlage für Prozessüberprüfungen und -revisionen. Möglicherweise muss ein bestimmter Workflow angepasst werden, um die Gefährdung der Mitarbeiter zu minimieren, oder es sind zusätzliche Schulungen für eine bestimmte Aufgabe erforderlich. Unternehmen können ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, indem sie aus vergangenen Vorfällen lernen.
Nachdem Sie nun die Vorteile, die Bedeutung und weitere Details der Berichterstellung zu Vorfällen kennen, wollen wir uns ansehen, wie Sie einen Bericht erstellen.
So verfassen Sie einen Incident-Bericht
Das Ausfüllen eines Incident Reports ist nicht nur eine Frage des Ausfüllens von Formularen, sondern dient dazu, klare und wertvolle Aufzeichnungen für zukünftige Sicherheitsverbesserungen zu erstellen.
Ein ideales Formular für einen Incident-Bericht sieht in etwa wie folgt aus:
Elemente eines guten Incident-Berichts
Wenn Sie die entscheidenden Details kennen, die Sie sammeln müssen, können Sie einen aussagekräftigen, sachlichen Bericht erstellen. Hier ist Ihre Checkliste mit den wichtigsten Punkten:
- Halten Sie die grundlegenden Informationen fest – den Speicherort, die genaue Uhrzeit und das Datum des Vorfalls. Dies ist besonders wichtig, wenn weitere Untersuchungen erforderlich sind
- Beschreiben Sie die physischen und umgebungsbedingten Bedingungen, die eine Rolle gespielt haben könnten. Geben Sie alle potenziellen Gefahren in der Umgebung an
- Listen Sie die Namen aller Beteiligten, ihre Titel oder Positionen und ihre Abteilungen auf
- Seien Sie konkret. Beschreiben Sie die Art der Verletzung, ihren Schweregrad und die betroffenen Körperteile
- Holen Sie Aussagen von Personen ein, die den Vorfall beobachtet haben. Ihre Sichtweisen sind wertvoll
- Dokumentieren Sie alle Erstmaßnahmen, Erste-Hilfe-Leistungen oder Medikamente, die den verletzten Personen verabreicht wurden, um die Genesung der Mitarbeiter nachverfolgen zu können
- Bewerten und melden Sie alle Schäden an Vermögenswerten, Materialien, Einrichtungen oder Geräten, die während des Incidents entstanden sind
- Beschreiben Sie den Vorfall chronologisch und geben Sie dabei die Abfolge der Ereignisse an, die zu seinem Vorkommen geführt haben
- Beschreiben Sie die Handlungen aller Beteiligten zum genauen Zeitpunkt des Vorfalls
Ein gut dokumentierter Incident-Bericht ist ein leistungsstarkes Tool, um einen sichereren Arbeitsplatz für alle zu schaffen.
Das grundlegende Format eines Incident-Berichts
Hier finden Sie eine Übersicht über ein bewährtes Format, das jederzeit eine transparente und objektive Berichterstellung gewährleistet.
Der Schlüssel sind sachliche Informationen – in der dritten Person geschrieben, um Fakten darzustellen und Vorurteile oder Meinungen wegzulassen:
- Wer ist wer: Listen Sie alle Personen auf, die an dem Vorfall beteiligt waren. Wenn keine Namen verfügbar sind, geben Sie deren Rolle an (z. B. Kunde, Gast)
- Der Vorfall: Fassen Sie das Ereignis in drei prägnanten Sätzen zusammen
- Zeit und Ort: Geben Sie das genaue Datum und die Uhrzeit des Vorkommens an. Wenn Sie sich über die genaue Uhrzeit nicht sicher sind, geben Sie eine Zeitschätzung an. Der Speicherort ist entscheidend – seien Sie so genau wie möglich (z. B. Mercato-Konferenzraum, 19. Stock, Gebäude A)
- Chronologische Klarheit: Schildern Sie den Vorfall von Anfang bis Ende und achten Sie dabei auf einen chronologischen Ablauf. Konzentrieren Sie sich dabei auf die in der Einleitung festgelegten Punkte: Wer, was, wann und wo
- Schließen Sie den Bericht angemessen ab: Geben Sie klar an, ob der Vorfall geklärt wurde. Wenn nicht, erklären Sie warum und skizzieren Sie die notwendigen Schritte zur Lösung des Problems
- Verantwortlichkeit ist wichtig: Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Signatur an, um Ihre Verantwortung zu demonstrieren und eine genaue Dokumentation zu gewährleisten
Aber lassen Sie Vorfälle am Arbeitsplatz nicht zu einem Albtraum für die Dokumentation werden. Wir haben das perfekte Tool für die Erstellung von Vorfallberichten. Die Vorlage für Vorfallberichte am Arbeitsplatz von ClickUp erfasst und dokumentiert wichtige Details effizient.
Sie müssen nur die erforderlichen Informationen eingeben, den Rest erledigt die Vorlage!
So verbessern Sie Ihre Berichterstellung zu Vorfällen:
- Garantiert eine präzise und einheitliche Berichterstellung über alle Vorkommnisse
- Bietet Einblicke in grundlegende Sicherheitsaspekte
- Ermöglicht schnelleres Handeln bei Vorfällen
- Schafft eine dokumentierte Historie für rechtliche und regulatorische Zwecke
Lassen Sie uns nun alle Schritte verstehen, die Sie beim Verfassen eines Incident Reports beachten müssen.
1. Sammeln Sie grundlegende Informationen über den Vorfall
Verschwenden Sie keine Zeit damit, Details zu durchforsten – sammeln Sie zuerst die wesentlichen Informationen! So beginnen Sie Ihren Incident-Bericht:
- Geben Sie die Art und Schwere der Verletzungen an und legen Sie fest, ob sie tödlich oder nicht tödlich sind
- Bewerten Sie alle entstandenen Sachschäden
- Geben Sie das genaue Datum, die Uhrzeit und den Speicherort des Vorfalls an
- Beschreiben Sie die Aufgabe, die zum Zeitpunkt des Vorfalls ausgeführt wurde
- Informieren Sie sich über die Umgebungsbedingungen: War es zu heiß oder zu kalt oder hat es geregnet?
- Fügen Sie am Ende Fotos oder Anmerkungen als weitere Beweise hinzu
Indem Sie diese grundlegenden Details im Voraus sammeln, legen Sie eine solide Grundlage für Ihren Incident-Bericht und können die Ereignisse, die sich zugetragen haben, nachvollziehbar schildern.
2. Analysieren und reflektieren
Beschreiben Sie nun den Vorfall Schritt für Schritt. Nehmen Sie sich dabei Zeit, denn umfassende Details sind wichtig. Schreiben Sie den Bericht möglichst in der dritten Person und geben Sie alle relevanten Informationen an. So stellen Sie sicher, dass Sie den Vorfall genau erklären. Achten Sie auf Klarheit und Prägnanz – die Mitarbeiter, die den Bericht lesen, müssen den Ablauf der Ereignisse nachvollziehen können.
Nachdem Sie die Ereignisse beschrieben haben, gehen Sie dem "Warum" auf den Grund. Suchen Sie nach möglichen Faktoren, die dazu beigetragen haben könnten. War es ein Hindernis am Arbeitsplatz oder ein defektes Gerät? Seien Sie ehrlich und analysieren Sie alle Aspekte des Vorkommens, um alle Faktoren zu identifizieren.
Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Rolle, falls vorhanden, und erklären Sie diese klar und deutlich. Transparenz und wahrheitsgemäße Berichterstellung sind für die Analyse innerhalb des Unternehmens und die Vermeidung ähnlicher Vorfälle unerlässlich.
3. Identifizieren Sie betroffene Personen und machen Sie sich Notizen zu Schäden oder Verletzungen
Legen Sie die Auswirkungen des Vorfalls offen – gab es Verletzte oder Sachschäden? Seien Sie klar und bestimmt – ein einfaches "Ja" oder "Nein" ist entscheidend. Wenn jemand verletzt wurde, beschreiben Sie die Schwere der Verletzung detailliert. Bei Sachschäden fügen Sie Fotos als Beweismittel bei – ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Lassen Sie uns nun tiefer in die Materie einsteigen. Identifizieren Sie alle Beteiligten: Namen, Titel, Schichten und relevante Details. Sammeln Sie als Nächstes Aussagen von Zeugen, die während des Vorfalls anwesend waren. Diese Berichte sind von unschätzbarem Wert, um den Ablauf der Ereignisse zu rekonstruieren.
Zeugenaussagen können klären, ob das Verhalten des verletzten Mitarbeiters zum Vorfall beigetragen hat, oder eine andere Perspektive bieten. Notieren Sie die Aussagen wörtlich oder paraphrasieren Sie sie zur Verdeutlichung. Lassen Sie Zeugen immer unterschreiben, um die Richtigkeit ihrer Aussagen zu bestätigen.
4. Erstellen Sie einen Plan für Korrekturmaßnahmen
Ein Incident-Bericht dient nicht nur dazu, zu dokumentieren, was passiert ist, sondern auch dazu, einen Plan für das weitere Vorgehen zu erstellen. Identifizieren und implementieren Sie Korrekturmaßnahmen, die auf die Ursache des Vorfalls abzielen.
Skizzieren Sie alle Maßnahmen, die zur Fertigstellung des Berichts erforderlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle notwendigen Schritte für eine vollständige und genaue Aufzeichnung dokumentiert werden. Mit diesen Maßnahmen schließen Sie nicht nur den Vorfall ab, sondern tragen aktiv zu einer sichereren Arbeitsumgebung für alle bei.
5. Schließen Sie den Incident-Bericht
Lassen Sie nicht zu, dass Tippfehler oder sachliche Fehler die Aussage Ihres Berichts in der Cloud verschwimmen! Nehmen Sie sich nach Fertigstellung Ihres Incident-Berichts Zeit für eine gründliche Korrekturlesung. Überprüfen Sie die sachliche Richtigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und allgemeine Verständlichkeit. Denken Sie daran, dass Ihr Bericht für alle Beteiligten klar verständlich und leicht nachvollziehbar sein muss.
Wenn Ihr Bericht perfekt ausgearbeitet ist, reichen Sie ihn bei der zuständigen Stelle ein – Ihrem Abteilungsleiter, Direktor, Vorgesetzten oder dem für die Bearbeitung von Incident Reports zuständigen Ansprechpartner in der Personalabteilung.
Seien Sie darauf vorbereitet, alle Fragen zu beantworten, die Ihr Vorgesetzter nach der Durchsicht des Berichts haben könnte. Wenn Sie den Bericht elektronisch oder per Post einreichen, ergreifen Sie die Initiative und rufen Sie innerhalb von 10 Tagen nach.
Die Berichterstellung über Vorfälle hat zwei Seiten: das Erstellen eines Berichts und das Reagieren auf einen Vorfallbericht. Sehen wir uns den zweiten Prozess genauer an.
Wie Sie auf einen Incident-Bericht reagieren sollten
Die Reaktion auf einen Incident-Bericht umfasst die Bestätigung des Berichts, die Untersuchung des Vorfalls und die Einleitung von Schritten, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.
Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Schritte:
- Bestätigen Sie den Bericht: Danken Sie dem Mitarbeiter für die Berichterstellung zum Incident. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung für seine Bereitschaft, sich zu melden, und tragen zur Schaffung einer Sicherheitskultur bei. Teilen Sie ihm mit, dass Sie den Bericht erhalten haben und ihn prüfen werden
- Untersuchen Sie den Vorfall: Sammeln Sie bei Bedarf weitere Informationen. Dazu kann es gehören, die beteiligten Parteien und Zeugen zu befragen oder Sicherheitsaufzeichnungen zu überprüfen. Analysieren Sie die Ursache des Vorfalls
- Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen: Je nach Schwere des Vorfalls können folgende Korrekturmaßnahmen erforderlich sein:
- Neue Sicherheitsverfahren einführen oder bestehende aktualisieren
- Zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter
- Ergreifen Sie gegebenenfalls Disziplinarmaßnahmen
- Weiterverfolgung: Informieren Sie die betroffenen Mitarbeiter über das Ergebnis der Untersuchung und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Überwachen Sie die Situation, um sicherzustellen, dass die Korrekturmaßnahmen ähnliche Vorfälle wirksam verhindern
Unabhängig von der Schwere ist jeder Incident eine Gelegenheit, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern. Nicht jeder weiß, wie man angemessen reagiert, daher kann ein einsatzbereiter Plan zur Kommunikation von Incidents sich als wirksam erweisen.
Incidents sind unvermeidbar, aber Kommunikationsprobleme in diesen kritischen Momenten können katastrophale Folgen haben. Mit der Vorlage für einen Incident-Kommunikationsplan von ClickUp können Sie eine klare und effektive Strategie entwickeln, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.
Diese Vorlage hilft Ihnen dabei
- Richten Sie festgelegte Kanäle für eine klare und effiziente Kommunikation während von Vorfällen ein
- Entwickeln Sie detaillierte Aktionspläne mit festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten. Jeder kennt seine Aufgabe, sodass eine schnelle und koordinierte Reaktion gewährleistet ist
- Legen Sie klare Verfahren fest, um die Beteiligten über den Fortschritt der Lösung des Vorfalls auf dem Laufenden zu halten. Transparenz schafft Vertrauen und fördert das Gefühl der Kontrolle in schwierigen Situationen
Diese Vorlage enthält einen klaren Kommunikationsplan, um Störungen zu minimieren und Ihren Betrieb schnell wieder auf Kurs zu bringen.
Sie haben gelernt, wie Sie einen Incident-Bericht erstellen und angemessen darauf reagieren. Sehen wir uns nun an, was Sie in einem solchen Prozess vermeiden sollten.
Fehler bei der Berichterstellung über Vorfälle, die es zu vermeiden gilt
Incident Reports sind für die Aufrechterhaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung. Allerdings können selbst die besten Absichten durch häufige Fehler untergraben werden.
Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Fehler auf, die bei der Erstellung eines Incident Reports zu vermeiden sind:
- Ignorieren oder Verzögern der Berichterstellung: Jeder große oder kleine Vorfall sollte gemeldet werden. Das Ignorieren oder Verzögern der Berichterstellung kann die Situation verschlimmern und die Untersuchung der Ursache erschweren
- Unvollständige oder ungenaue Informationen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht alle wesentlichen Details enthält – Datum, Uhrzeit, Speicherort, was passiert ist und wer beteiligt war. Achten Sie auf sachliche Genauigkeit und vermeiden Sie Spekulationen
- Auslassen von Zeugenaussagen: Zeugenaussagen bieten wertvolle Einblicke in den Ablauf der Ereignisse. Sammeln Sie Aussagen von allen Personen, die den Vorfall beobachtet haben, um sich ein umfassendes Bild zu machen
- Fokus auf Schuldzuweisungen: Das Ziel eines Incident Reports ist es, zu verstehen, was passiert ist, und ein erneutes Vorkommen zu verhindern, nicht Schuld zuzuweisen. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten und vermeiden Sie eine anklagende Sprache
- Korrekturlesen überspringen: Tippfehler und sachliche Fehler können die Aussage Ihres Berichts in der Cloud verwischen. Nehmen Sie sich Zeit für das Korrekturlesen, um Genauigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und allgemeine Klarheit sicherzustellen
- Keine Korrekturmaßnahmen ergreifen: Lassen Sie den Bericht nicht in der Schublade verschwinden! Nutzen Sie die Informationen, um Korrekturmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen, die ähnliche Vorfälle in Zukunft verhindern
- Versäumte Nachsorge: Wenn Sie verletzt sind, suchen Sie einen Arzt auf, um eine angemessene Behandlung sicherzustellen, und dokumentieren Sie alle medizinischen Maßnahmen. Bei schweren Vorfällen wenden Sie sich an die zuständigen Behörden, um eine ordnungsgemäße Untersuchung sicherzustellen
Sehen wir uns einige Anwendungsfälle für die Berichterstellung zu Vorfällen und einige Tools an, die in solchen Situationen hilfreich sein können.
Beispiele und Muster für Incident Reports
Incidents sind Teil jeder Branche. In der Medien- und Unterhaltungsbranche können Belästigungen am Arbeitsplatz oder ein Unfall am Set als Incident bezeichnet werden. In einem Krankenhaus können falsch verabreichte Medikamente oder Ärzte, die unter Alkoholeinfluss operieren, als Incident bezeichnet werden.
Sehen wir uns Anwendungsfälle, Beispiele und Vorlagen für die Berichterstellung zu Vorfällen an, um Situationen in einer bestimmten Branche besser zu verstehen!
1. Sicherheit und Compliance in der IT
Sicherheitsvorfälle sind alle Ereignisse, die die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit der Daten, Systeme oder Vermögenswerte eines Unternehmens gefährden.
Diese Vorfälle können von geringfügigen Unannehmlichkeiten bis hin zu schwerwiegenden Verstößen reichen und durch verschiedene Faktoren verursacht werden, wie böswillige Angriffe, versehentliche Fehler, Systemschwachstellen und Insider-Bedrohungen.
Hier ist ein Szenario, in dem ein Bericht über einen Sicherheitsvorfall verwendet würde:
Ein Mitarbeiter erhält eine verdächtige E-Mail, die scheinbar von seiner Bank stammt. In der E-Mail wird er aufgefordert, auf einen Link zu klicken, um seine Kontoinformationen zu überprüfen. Der Mitarbeiter klickt auf den Link und gelangt auf eine gefälschte Website, die identisch mit der Anmeldeseite seiner Bank aussieht. Der Mitarbeiter gibt seinen Benutzernamen und sein Passwort ein und gewährt dem Angreifer damit unwissentlich Zugriff auf sein Bankkonto.
Die Vorlage für Sicherheitsvorfallberichte von ClickUp kann Ihnen helfen, wenn ein solcher Vorfall auftritt.
Das Erstellen eines Berichts über Sicherheitsvorfälle hilft Ihnen, die Details eines Sicherheitsvorfalls zu dokumentieren, einschließlich Datum, Uhrzeit und Art des Vorfalls sowie der beteiligten Personen.
Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Sie mithilfe des Cybersicherheits-Risikomanagement-Frameworks in der Vorlage einen Bericht über einen Sicherheitsvorfall erstellen können:
- Sammeln Sie alle relevanten Informationen, wie das Datum des Vorfalls, die Art des Vorfalls (z. B. Datenverletzung, Phishing-Angriff), die beteiligten Personen und alle anderen Details, die relevant sein könnten. Verwenden Sie ClickUp Docs, um alle notwendigen Informationen im Blick zu behalten
- Erstellen Sie den Bericht über den Sicherheitsvorfall mithilfe der Tabellenansicht, ähnlich wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Geben Sie zunächst das Datum des Vorfalls, die Art des Vorfalls und die beteiligten Personen ein
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, um spezifische Details hinzuzufügen, die für die Anforderungen Ihres Unternehmens relevant sind
- Weisen Sie auf Grundlage Ihrer Berichtergebnisse den entsprechenden Mitgliedern des Teams Aufgaben zu – Untersuchung und Aktualisierung der Sicherheitsprotokolle
- Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um Ihren Bericht zu aktualisieren, sobald neue Informationen vorliegen, damit Sie potenziellen Gefahren immer einen Schritt voraus sind
- Legen Sie Meilensteine fest, um den Fortschritt bei Sicherheitsprotokollen und -kampagnen zu überwachen und so eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen
2. Berichterstellung über Vorfälle im Unternehmen in Bezug auf Mitarbeiter
Mitarbeiterbezogene Vorfälle umfassen Ereignisse am Arbeitsplatz, die zu Verletzungen, Sachschäden oder Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien führen können.
Einige konkrete Beispiele sind Sicherheitsverstöße, Fahrlässigkeit, Probleme mit der Arbeitsumgebung, ergonomische Probleme, Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz, Verstöße gegen die Sicherheit und Verzögerungen bei der Einreichung von Unterlagen.
Wenn einem Mitarbeiter ein Vorfall passiert, muss er ein Formular für Mitarbeiter-Incident-Berichte ausfüllen. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Mitarbeiter-Incident-Berichte, fügen Sie sie Ihrem Workspace hinzu und legen Sie los.
So können Sie diese Vorlage nutzen, um den gesamten Prozess zu vereinfachen:
- Erstellen Sie für jeden Incident-Bericht ein eigenes Projekt, damit alles organisiert und leicht zu finden ist
- Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um eine genaue und umfassende Aufzeichnung der Incident-Details sicherzustellen
- Organisieren Sie Berichte in übersichtlichen Kategorien, sodass Sie mühelos Fortschritte nachverfolgen und Trends erkennen können
- Richten Sie Benachrichtigungen ein, um über neue und aktualisierte Berichte auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie immer informiert sind
- Planen Sie regelmäßige Meetings, um Berichte zu besprechen und potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren
- Überwachen und analysieren Sie Berichte, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Ihren Prozess zur Berichterstellung über Vorfälle zu optimieren, um maximale Effizienz zu erzielen
3. Berichterstellung über medizinische Zwischenfälle in Krankenhäusern
In Krankenhäusern ist die Meldung medizinischer Zwischenfälle ein wichtiges System zur Dokumentation und Untersuchung unerwarteter Ereignisse, die zu einer Schädigung von Patienten, Mitarbeitern oder Besuchern hätten führen können oder tatsächlich geführt haben.
Medikationsfehler, widerrechtliche Tötung, Beschwerden über Ärzte, Gewalt oder Belästigung am Arbeitsplatz, chirurgische Fehler, nosokomiale Infektionen, Stürze und Beinaheunfälle sind einige Beispiele für medizinische Zwischenfälle.
Jeder, der Zeuge oder Beteiligter eines medizinischen Zwischenfalls ist, muss diesen melden. Dazu gehören Ärzte, Pflegekräfte, andere medizinische Fachkräfte, Patienten und Familienmitglieder.
Verwenden Sie den KI-Incident-Report-Generator von ClickUp Brains und seine Projekt- und Aufgabenmanagement-Lösungen, um Incident-Berichte für jede Branche oder Abteilung zu erstellen und die erforderlichen Vorschriften einzuhalten.
Dieses innovative Tool vereinfacht die Berichterstellung zu Vorfällen, indem es wichtige Details – Datum, Speicherort, beteiligte Personen und den Vorfall selbst – blitzschnell in umfassende Berichte umwandelt.
Fortschrittliche Algorithmen analysieren die von Ihnen bereitgestellten Daten, ermitteln Schlüssel-Faktoren und organisieren alles in einem strukturierten, leicht lesbaren Format. Durch die konsistente und gründliche Dokumentation jedes einzelnen Vorfalls sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Erstellung von Berichten.
Sie profitieren von einem verbesserten Incident Management, einer optimierten Kommunikation und einem klaren Weg zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wenn Sie einen Aktionsplan zur Vermeidung von Vorfällen erstellen möchten, kann Ihnen die Vorlage für einen Incident Action Plan von ClickUp dabei helfen, loszulegen!
Lassen Sie Ihren Betrieb nicht durch Zwischenfälle durcheinanderbringen. So kann Ihnen diese Vorlage helfen:
- Organisieren und koordinieren Sie Ihr gesamtes Incident-Response-Team – alle sind von Anfang an auf dem gleichen Stand
- Teilen Sie komplexe Aufgaben in überschaubare Listen auf, um eine schnelle Delegierung und Lösung zu gewährleisten
- Geben Sie klare und präzise Anweisungen für jeden Schritt des Incident-Response-Prozesses – keine Verwirrung, nur effizientes Handeln
Es ist besser, ein Team für die Reaktion auf Vorfälle zu haben, sobald ein Incident gemeldet wird. Zu diesem Zweck müssen die Mitglieder des Teams eine Schulung zur Erstellung von Incident-Berichten absolvieren.
Die Bedeutung von Schulungen zur Erstellung von Incident Reports
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Fähigkeiten, die sie benötigen, um aktiv zur Sicherheit am Arbeitsplatz beizutragen. Die Schulung zur Erstellung von Incident Reports geht über die grundlegende Sensibilisierung hinaus – es handelt sich um eine Reihe praktischer Lektionen, die Ihren Mitarbeitern Folgendes vermitteln
- Klären Sie, was Auslöser für einen Bericht sind, damit nichts unklar bleibt
- Erfahren Sie, welche wesentlichen Angaben – Datum, Uhrzeit, Speicherort, Beschreibung der Ereignisse, Zeugen – für umfassende und informative Berichte erforderlich sind
- Gewinnen Sie Sicherheit bei der schnellen Berichterstellung zu Vorfällen, sodass eine umgehende Untersuchung und Lösung möglich ist
Lassen Sie uns nun näher darauf eingehen, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können:
- Fügen Sie interaktive Elemente wie Rollenspielszenarien, Fallstudien und Gruppendiskussionen ein, um die Lernenden einzubeziehen
- Verwenden Sie klare und informative Grafiken wie Präsentationen, Diagramme und Flussdiagramme, um das Verständnis und die Erinnerung zu verbessern
- Verwenden Sie relevante Beispiele aus Ihrer Branche oder Ihrem Arbeitsumfeld, um die Schulung anschaulich und wirkungsvoll zu gestalten
- Bieten Sie praktische Übungen an, in denen die Mitarbeiter das Dokumentieren verschiedener Arten von Vorfällen in einer sicheren, kontrollierten Umgebung üben können
- Bieten Sie Auffrischungskurse und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Schlüsselkonzepte und Best Practices beibehalten
Mit all den Informationen und Tools, die Sie bisher erhalten haben, können Sie nun selbstbewusst mit der Erstellung von Incident Reports beginnen!
Mit den richtigen Tools effiziente Incident-Berichte erstellen
Bei der Berichterstellung zu Vorfällen geht es nicht darum, Schuld zuzuweisen, sondern zu lernen und zu wachsen. Durch die Erfassung wertvoller Daten gewinnen Sie Erkenntnisse, um zukünftiges Vorkommen zu verhindern und eine Sicherheitskultur zu fördern.
Eine effektive Berichterstellung erfordert jedoch die richtigen Tools. Mit ClickUp können Sie mithilfe vorgefertigter Vorlagen oder dem KI-gestützten Incident-Report-Generator ganz einfach Incident-Berichte erstellen, den Fortschritt überwachen und sich für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz engagieren.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!