Erstellen eines Kostengliederungsplans (mit Beispielen)

wie viel wird mich dieses Projekt kosten?

Dies ist wahrscheinlich eine der häufigsten, aber auch wichtigsten Fragen, die Ihnen ein Client oder ein interner Stakeholder stellen wird. Und wenn der von Ihnen erstellte Kostenvoranschlag nicht genau oder auch nur annähernd realistisch ist, kann dies das Projekt gefährden.

Natürlich kann ein Kostenvoranschlag nicht immer bis auf den letzten Dollar genau sein, aber stellen Sie sich vor, Sie geben einen Kostenvoranschlag in Höhe von X für ein Projekt ab, nur um dann festzustellen, dass Sie das Doppelte des Budgets benötigen, wenn das Projekt tatsächlich beginnt.

Das ist keine Situation, in der Sie sich wiederfinden möchten.

Hier kann Ihnen eine Cost Breakdown Structure (CBS) helfen, ein klares Bild von den Finanzen Ihres Projekts zu bekommen. Er schlüsselt alle zu erwartenden Kosten in überschaubare Kategorien auf und gibt Ihnen ein klares Bild davon, wohin Ihr Geld fließt. So können Sie fundierte Entscheidungen zur Budgetierung treffen und projektkosten verwalten effizient.

Außerdem hilft es Ihnen, Ihr Projekt frühzeitig auf mögliche Kostenüberschreitungen hin zu verfolgen und das Projekt pünktlich und innerhalb des vorgegebenen Budgets abzuschließen.

Aber was genau ist ein CBS, und wie unterscheidet es sich von einem Projektstrukturplan (PSP)? Diese und weitere Fragen werden in diesem Leitfaden behandelt.

Was ist ein Kostengliederungsplan im Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die Verwaltung mehrerer Aspekte eines Projekts, einschließlich des Umfangs, der Zeit und der Kosten. Die Nachverfolgung des Projekts und das Meeting von Terminen sind von entscheidender Bedeutung, aber auch die Einhaltung des Budgets ist wichtig. An dieser Stelle wird ein Kostenstrukturplan (CBS) zu einem wichtigen Tool.

Der CBS ist ein Dokument, in dem alle für ein bestimmtes Projekt anfallenden Kosten detailliert aufgeführt sind. Jede Zeile im CBS steht für ein mit dem Projekt verbundenes Kostenelement. Er gliedert diese Kosten in klar definierte Kategorien und liefert einen detaillierten Fahrplan für Ihre Projektfinanzen.

Warum ist der Kostengliederungsplan wichtig?

In jedem lebenszyklus des Projekts der kritischste Teil ist die Sicherstellung, dass das Projekt pünktlich und im Rahmen des vorgegebenen Budgets abgeschlossen wird. Wenn eines von beidem schief geht, kann dies den Erfolg des Projekts insgesamt beeinträchtigen. Wenn Sie Ihre Projektmanagement-Strategie um eine Kostenstrukturierung ergänzen, können Sie:

• Verbessern Sie die Budgetierung und Kostenschätzung, indem Sie alle potenziellen Elemente der Kostenstruktur im Voraus ermitteln. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und minimieren das Risiko, dass die Kosten über ein bestimmtes Limit hinauswachsen
• Planen Sie Ihr Projekt genauer, da Sie potenzielle Kostenfaktoren identifizieren könnenrisiken bei den Projektkosten und Aktivitäten frühzeitig erkennen und so sicherstellen, dass Sie Strategien zur Risikominderung entwickeln oder die Auswirkungen dieser Risiken minimieren können
• Klare Kommunikation der Erwartungen an ein Projekt gegenüber allen Beteiligten, einschließlich Kunden, Sponsoren und Mitgliedern des Teams. Dies sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass sich alle am Ziel des Projekts orientieren

Unterschied zwischen Kostenstrukturplan und Projektstrukturplan

Der Kostenstrukturplan kann sehr ähnlich aussehen projektstrukturplan (WBS) da wir alle Aktivitäten und Beteiligten auflisten, die an beiden beteiligt sind. Während sich der CBS jedoch auf die Kostenkontrolle oder die Verwaltung der Projektausgaben konzentriert, geht es beim WBS darum, alle Aktivitäten zu verstehen, die für ein erfolgreiches Projekt erforderlich sind.

Einige der feinen Unterschiede sind:

Aufschlüsselung der Kostengliederung

Der Kostengliederungsplan wird aus mehreren Komponenten erstellt, darunter:

1. Projektstrukturplan

Die Grundlage Ihres CBS ist Ihr Projektstrukturplan. Dieses Dokument beschreibt die Projektleistungen und Aufgaben, aus denen sich Ihr Projekt zusammensetzt. Betrachten Sie es als eine Blaupause dessen, was zu erledigen ist.

2. Identifizieren Sie die Kosten, die mit jeder Aktivität verbunden sind

Für jedes CBS gibt es vier Hauptkostenkategorien zu berücksichtigen:

• Lohnkosten: Gehälter, Löhne und Sozialleistungen der Mitglieder des Teams, die mit der Aufgabe betraut sind. Betrachten Sie sie als die Kosten des menschlichen Aufwands
• Materialkosten: Die für das Abschließen der Aufgabe benötigten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Je nach Projekt kann dies alles sein, von Druckertinte bis zu Bauholz
• Ausrüstungskosten: Miete oder Kauf von Spezialausrüstung, die für die Aufgabe benötigt wird
• Indirekte Kosten: Dies sind andere Faktoren als die direkten Kosten, die sich zu Ihrem Projektbudget addieren können. Dazu gehören Büromiete, Versorgungsleistungen, Versicherungen, Verwaltungskosten und mehr

3. Verstehen Sie die Kostenmöglichkeiten

Der CBS-Plan hilft Ihnen nicht nur bei der Kostenplanung, sondern auch dabei, mögliche Handlungsoptionen zu verstehen. Ein Beispiel: Sie müssen eine Website für einen Client erstellen.

Wenn die Kosten für die Beauftragung externer Ressourcen viel höher sind als erwartet, können Sie proaktiv entscheiden, einige Aufgaben intern abzuschließen. Auf diese Weise können Sie die Gesamtkosten des Projekts minimieren und die Kontrolle über die Qualität des Projekts übernehmen.

Wie man einen Kostenplan erstellt

Nachdem Sie nun die Bedeutung eines Projektstrukturplans verstanden haben, wollen wir uns nun den praktischen Schritten widmen, die zur Erstellung eines solchen Strukturplans erforderlich sind. Sie können detaillierte Kostengliederungspläne mit Hilfe einer Projektmanagement-Software oder eines Tools erstellen, mit dem Sie alle Aktivitäten und Ressourcen eines bestimmten Projekts analysieren und überwachen können. Um einen detaillierten und genauen CBS zu erstellen, können Sie die folgenden Schritte befolgen:

Schritt 1: Alle Aktivitäten und Ressourcenanforderungen kennen

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Projektplanung und Kostenkalkulation besteht darin, die für Ihr Projekt erforderlichen Aktivitäten und Ressourcen zu kennen. Dies beinhaltet in der Regel:

• Dokument zum Projektumfang: In diesem Dokument werden die Ziele des Projekts, die zu erbringenden Leistungen und die Zeitleisten festgelegt. Es dient als Grundlage sowohl für Ihren Projektstrukturplan als auch für Ihren CBS
• Projektstrukturplan (PSP): Ein gut definierter PSP ist für Ihren CBS unerlässlich. Er bildet den Rahmen für die Identifizierung der Kostenelemente, die mit jeder Aufgabe des Projekts verbunden sind
• Tools zur Kostenschätzung: Es gibt verschiedene Tools zur Kostenschätzung, die von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu komplexerer Software reichen. Wählen Sie eine Methode, die am besten zur Komplexität und zum Budget Ihres Projekts passt

Schritt 2: Identifizieren von Kostenkategorien

Der nächste Schritt ist die Schätzung der erforderlichen Kosten für jede Aufgabe, Aktivität oder Ressource. Diese Aufgaben können je nach ihrer Auswirkung und ihrem Arbeitsbereich in mehrere Aspekte unterteilt werden, z. B:

• Direkte Kosten: Dies sind greifbare Ausgaben, die direkt mit bestimmten Aufgaben des Projekts verknüpft sind. Sie umfassen typischerweise:
  
  • Lohnkosten: Gehälter, Löhne und Sozialleistungen für die Mitglieder des Teams, die mit den Aufgaben betraut sind.
  • Materialkosten: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Ausrüstung, die zum Abschließen der Aufgaben benötigt werden.
  • Ausrüstungskosten: Miete oder Kauf von Spezialausrüstung, die für die Aufgaben benötigt wird
• Indirekte Kosten: Oft auch als Gemeinkosten bezeichnet, sind dies Ausgaben, die das Projekt insgesamt unterstützen, aber nicht direkt einer einzelnen Aufgabe zuzuordnen sind. Beispiele dafür sind:
  
  • Büromiete und Betriebskosten
  • Versicherung
  • Verwaltungskosten
  • Software-Abonnements

Indem Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten berücksichtigen, minimieren Sie das Risiko, dass eine unbekannte Aufgabe oder ein unbekannter Kostenfaktor zu Ihrem Budget hinzukommt.

Schritt 3: Schätzen Sie die Kosten der Arbeit

Nachdem Sie alle Kostenfaktoren berücksichtigt haben, die sich auf Ihr Budget auswirken werden, ist es an der Zeit, die Kosten für das Abschließen eines bestimmten Elements zu schätzen. Beispiel: Wenn Sie eine Aufgabe X durchführen wollen, wie viel Zeit benötigen Ihre Mitglieder des Teams, um sie abzuschließen? Wie viele Ressourcen werden sie benötigen, um sie abzuschließen? Anhand dieser Antworten können Sie das für das Abschließen von Aufgabe X erforderliche Gesamtbudget einkalkulieren.

Sobald Sie dies für alle Aufgaben in Ihrem Projekt erledigt haben, können Sie damit die endgültigen Kosten für das Projekt ermitteln. Dies ist ein entscheidender Prozess, insbesondere bei der Schätzung des Budgets für große Projekte wie Bauprojekte.

Durch die genaue Nachverfolgung der Aufgaben und Ressourcen, die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden, und andere Auswirkungen mithilfe von baumanagement-Software können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte innerhalb der festgelegten Zeitleiste und des Budgets fertiggestellt werden.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Notfallplan für Ihr CBS

Auch nach sorgfältiger Planung können unvorhergesehene Ereignisse die Kosten Ihres Projekts in die Höhe treiben. Wenn Sie z. B. Materialien von einem Lieferanten beziehen müssen und diese nicht mehr vorrätig sind, müssen Sie sie möglicherweise von einer anderen Quelle beschaffen. Die Kosten dafür können höher sein, oder Sie müssen sogar noch mehr an denselben Lieferanten zahlen, wenn die benötigten Materialien nicht auf Lager sind.

Um diese Risiken zu mindern, sollten Sie in Ihrem CBS eine Marge für unvorhergesehene Ausgaben einplanen. Dabei handelt es sich um einen Puffer für unerwartete Ausgaben, die während des Projekts anfallen können. Die Größe der Sicherheitsmarge hängt von den Risikofaktoren ab, die mit Ihrem Projekt verbunden sind.

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Um Ihre Planung in Gang zu bringen, verwenden Sie die ClickUp Vorlage für einen Notfallplan und sorgen Sie dafür, dass Ihr Geschäft sicher und geschützt ist.

Diese Vorlage bietet Ihnen sowohl Listen- als auch Board-Ansichten, die Ihnen helfen, Ihren Notfallplan zu erstellen und ihn effektiv für Ihre Projekte zu nutzen. Sie hilft Ihnen, einen klaren Fahrplan für unerwartete Ereignisse zu erstellen, indem:

• Analyse potenzieller Risiken und ihrer Auswirkungen auf Ihren Betrieb
• Identifizierung der erforderlichen Ressourcen und des Personals
• Testen alternativer Szenarien, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen

Schritt 5: Sinnesprüfung

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Kostengliederungsplans ist die gründliche Überprüfung Ihres Plans. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen. Geben Sie Ihren CBS den wichtigsten Beteiligten zur Stellungnahme frei und schließen Sie das Dokument ab, nachdem Sie ihr Feedback berücksichtigt haben.

Kostengliederungsanalyse: Ein wichtiges tool

Bei jedem Projekt sind Verzögerungen oft kostspielig. Wären wir zum Beispiel ein Bauunternehmen, könnte eine kleine Verzögerung bei der Beschaffung von Ressourcen dazu führen, dass die Arbeit ins Stocken gerät, was letztendlich die Ausgaben für das gesamte Projekt in die Höhe treibt. Aus diesem Grund ist die CBS-Analyse für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Mit einer regelmäßigen Kostenstrukturanalyse können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektfinanzen und Zeitleisten ständig überwacht werden, was zur Eliminierung von Kostenrisiken beiträgt. Dies hilft auch bei:

• Proaktives Kostenmanagement, da Sie Kostenüberschreitungen frühzeitig erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen können, wie z. B. die Anpassung der Ressourcenzuweisung oder Verhandlungen mit Lieferanten, um das Budget einzuhalten
• Verbesserung der Projektkontrolle und des Projektmanagements, da Sie Aspekte des Projektstrukturplans bei der Analyse Ihrer CBS-Dokumentation überwachen können
• Identifizierung potenzieller Risiken, einschließlich der Kosten- oder Ressourcenplanung, so dass Sie deren Auswirkungen auf Ihr gesamtes Projekt minimieren können

Wenn Sie eine CBS-Analyse durchführen, achten Sie auf Standardauswirkungen auf Ihr Projekt, wie z.B:

• Kostenabweichungen: Verfolgen Sie alle Abweichungen zwischen den geplanten Kosten und den tatsächlich angefallenen Kosten. Analysieren Sie die Gründe für diese Abweichungen und ergreifen Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen.
• Projektmeilensteine: Führen Sie eine CBS-Analyse zu den wichtigsten Schlüsseln durchmeilensteinen des Projekts um die finanzielle Leistung zu bewerten und Bereiche für Kurskorrekturen zu identifizieren. Verwenden Sie Meilensteine in ClickUp um Ihre Ziele auf einen Blick zu visualisieren und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, sie zu erreichen.
• Änderungen des Projektumfangs: Jede Änderung des Projektumfangs kann sich auf die Kosten auswirken. Analysieren Sie Ihr CBS, um die finanziellen Auswirkungen von Umfangsänderungen zu verstehen und sicherzustellen, dass sie mit dem Gesamtbudget in Einklang stehen.

Implementierung von CBS mit ClickUp

Um eine möglichst genaue Schätzung für Ihr Projekt zu erhalten, müssen Sie in der Lage sein, alle Aufgaben aufzuschlüsseln, einschließlich aller Ressourcen, tatsächlichen Kosten, Logistikkosten und jeder beteiligten Aktivität. Für die meisten Unternehmen erweist sich dies oft als schwierig, da alle ihre Aktivitäten und Teams in Silos und auf verschiedenen Plattformen arbeiten.

Hier kommt ein End-to-End projektmanagement-Software wie ClickUp kann dazu beitragen, dass die Dinge viel straffer und effizienter ablaufen.

clickUp Teamansicht für genaues Projektmanagement und -abwicklung_

ClickUp geht über die einfache Verwaltung von Aufgaben hinaus und bietet eine robuste Reihe von Features, die Ihre CBS-Anforderungen perfekt ergänzen. Mit ihr können Sie:

• Projektleistungen in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben aufgliedern und so eine klare visuelle Roadmap erstellen. Auf diese Weise können Sie das Projektbudget auf der Grundlage der beteiligten Aktivitäten und Ressourcen besser abschätzen
• die damit verbundenen Kosten nachverfolgen, indem Sie jeder Aufgabe geschätzte Kosten zuweisen, Ausgaben kategorisieren und die tatsächlich entstandenen Kosten nachverfolgen. Dies ist ein zentraler Speicherort für die Verwaltung aller Projektfinanzen
• Visualisieren Sie Kostenaufschlüsselungen nach Kategorien, verfolgen Sie Budgetabweichungen und gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Finanzlage des Projekts
• Geben Sie Ihr CBS-Dokument für die Mitglieder Ihres Teams frei, weisen Sie Aufgaben mit Kostenschätzungen zu und halten Sie alle durch Echtzeit-Updates über die Projektfinanzen auf dem Laufenden

Verwalten Sie mit ClickUp Aufgaben alle projektbezogenen Aktivitäten einfach auf einer Plattform

Mit ClickUp Projektmanagement erhalten Sie erweiterte Features, die Ihnen helfen können:

• Planen und priorisieren Sie alle Details Ihres Projekts mit Leichtigkeit und helfen Ihrem gesamten Team, ein klares Verständnis des Umfangs, der Zuweisung und der Aktivitäten zu bekommen
• NutzenClickUp Brain, ein KI-basierter Projektmanagement-Assistent, der Ihre tägliche Arbeit vereinfacht. Er kann automatisch Elemente für Aktionen und Unteraufgaben generieren, Kommentar-Threads zusammenfassen, Datentabellen erstellen, relevante Details innerhalb von ClickUp und verbundenen Apps finden und automatische Fortschritts-Updates erstellen und freigeben. Nutzen Sie es als Ihren KI-Projektmanager
• Finden Sie schneller einen Konsens und starten Sie Projekte mit Klarheit, indem Sie eine einzige Plattform nutzen, um gemeinsam an Ihrer Projektvision zu arbeiten, Kosten abzuschätzen und Projekte schneller und budgetgerecht umzusetzen

Darüber hinaus bietet es gebrauchsfertige, vollständig anpassbare Vorlagen für Schätzungen, mit denen Sie sofort mit CBS- und WBS-Projektschätzungen beginnen können. Zum Beispiel die ClickUp Projektbudget mit WBS-Vorlage macht die Nachverfolgung der Kosten leicht und einfach, indem es Ihr Projekt in Aufgaben unterteilt.

Diese Vorlage herunterladen

Komplexe Projekte mit dem ClickUp Projektbudget mit der WBS-Vorlage meistern

Mit dieser Vorlage können Sie die Budgetierung von Projekten vereinfachen, denn sie ermöglicht es Ihnen:

• Eine Karte mit Aktivitäten und Kostenschätzungen zu erstellen
• Alle Daten Ihres Projekts an einem Ort zu organisieren
• Ihre Ausgaben kontinuierlich nachverfolgen, damit Sie Ihr Budget nicht überschreiten

Es enthält einen detaillierten Projektstrukturplan (WBS), einschließlich:

• Benutzerdefinierte Status: Markierung des Status einer Aufgabe als Abgebrochen, Erledigt, In Bearbeitung, In der Warteschleife und Zu erledigen
• Benutzerdefinierte Felder: Zum Kategorisieren und Hinzufügen von Attributen zur Verwaltung Ihrer Aufgaben und zur einfachen Visualisierung Ihrer Projektaktivitäten und Ihres Budgets
• Benutzerdefinierte Ansichten: Zur Visualisierung Ihrer Informationen in mehreren Ansichten für die Nachverfolgung und das Management von Projekten
• Projektmanagement: Verbessern Sie die Nachverfolgung von Projektbudgets und Projektstrukturplänen mit Funktionen zur Zeiterfassung, Tags, Warnungen vor Abhängigkeiten, E-Mails und vielem mehr

Diese Vorlagen bieten eine vordefinierte Struktur für Ihren Projektstrukturplan, Felder zur Kostenschätzung und Funktionen zur Budgetverfolgung, ohne dass Sie alle Aufgaben manuell erledigen oder bei Null anfangen müssen.

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Verfolgen Sie Projektkosten wie ein Profi mit einer vollständig anpassbaren ClickUp Vorlage für das Projektkostenmanagement

Erstellen Sie Ihren Projekt Budget Plan mit ClickUp

Hier ist also der ultimative Leitfaden, der Ihnen hilft, die Projektplanung zu meistern und Projektbudgets abzuschätzen. Sie erhalten ein klares und umfassendes Bild Ihrer Projektfinanzen, das Sie in die Lage versetzt, fundierte Budgetentscheidungen zu treffen, potenzielle Kostenrisiken proaktiv zu erkennen und Projekte schließlich pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern.

Messen und analysieren Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit, um Produktivität und Budgeteinhaltung mit ClickUp's Project Time Tracking sicherzustellen

Mit ClickUp können Sie Ihr gesamtes projektmanagement und die Nachverfolgung von Budgets und Aufgaben auf derselben Plattform.

Ob Projektmanager, Finanz- oder kaufmännische Abteilung - sie alle können zusammenarbeiten, Projekte planen und bei Bedarf zusammenarbeiten. Oder, wie Michael Scott sagen würde: ein dreifacher Gewinn.

Das All-in-One projektmanagement-Software ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Workflows, Dokumenten, Echtzeit-Dashboards und vielem mehr und hilft Ihrem Team, schneller voranzukommen, intelligenter zu arbeiten und Zeit zu sparen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

**1. Was ist in einem Kostenstrukturplan enthalten?

Ein Kostengliederungsplan (Cost Breakdown Structure, CBS) enthält alle Kosten, die in einem bestimmten Projekt anfallen. Dazu gehören vier Hauptkostenkategorien:

• Lohnkosten: Die Kosten für die Mitarbeiter, die das Projekt durchführen
• Materialkosten: Alle Materialien, die das Business kauft, einschließlich Rohstoffen, Teilen und Komponenten, Produktionsmaterial, Versicherung und Fracht
• Ausrüstungskosten: Die eigentliche Ausrüstung
• Overhead-Kosten oder indirekte Kosten: Ausgaben, die nicht direkt einem bestimmten Kostenpunkt zugeordnet werden können, wie z. B. Büroraum, Versorgungsleistungen, Sozialleistungen und Steuern

2. Was ist die Kostenaufteilungsmethode?

Die Kostengliederungsmethode bezieht sich auf den Prozess der Erstellung einer Kostengliederungsstruktur. Dabei werden alle Projektaktivitäten anhand des Projektstrukturplans (PSP) identifiziert, den einzelnen Aktivitäten Kosten zugewiesen und diese summiert, um das Gesamtbudget des Projekts zu ermitteln.

3. Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenstrukturplan und einem Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) beschreibt die zu erbringenden Projektleistungen, indem er sie in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben aufteilt. Ein Projektstrukturplan (CBS) konzentriert sich auf die finanziellen Aspekte des Projekts und ordnet jedem Element des Projektstrukturplans Kosten zu. Zusammen bieten sie eine umfassende Ansicht des Projektumfangs und der Finanzen.