Ganz gleich, ob Sie als Fachkraft ein Team leiten oder als Arbeitssuchender nach Wegen suchen, Ihre Karriere voranzutreiben - ein solides Organisationstalent kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
Die Organisation verbessert nicht nur Ihren Schreibtisch, sondern auch Ihren Kopf, so dass Sie an mehreren Projekten arbeiten können und dabei den Überblick behalten. 🧘
Erfahren Sie mehr über organisatorische Fähigkeiten, einschließlich fünf Schlüsselkompetenzen, die Ihnen bei Ihrer beruflichen Entwicklung helfen. Außerdem erhalten Sie Tipps, wie Sie diese Kompetenzen bei Bewerbungen hervorheben können, und lernen Techniken, um diese Fähigkeiten zu verbessern.
Was sind Organisationsfähigkeiten?
Organisatorische Fähigkeiten sind Fähigkeiten, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten, Ihre Zeit einzuteilen und Prozesse zu entwickeln, um Prioritäten zu setzen und Ihre Bemühungen zu maximieren. Sie gelten eher als Soft Skills - persönliche Eigenschaften - denn als technische Fähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Arbeit zu verwalten, mit Kollegen zu interagieren und Entscheidungen zu treffen. ✅
Zu den organisatorischen Fähigkeiten gehören Zeitmanagement, Prioritätensetzung und Eigenmotivation. Diese Fähigkeiten machen Sie zu einem effektiveren Mitarbeiter und verbessern Ihr Kommunikations- und Verhandlungsgeschick, was Ihnen in allen Bereichen Ihres Lebens helfen kann.
Eine Umfrage hat ergeben, dass fast
gaben an, dass sie bei der Prüfung von Bewerbern für eine Stelle auf organisatorische Fähigkeiten achten.
Gute organisatorische Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, an mehreren Projekten zu arbeiten, ohne sich zu verzetteln. Sie können erkennen, welche Arbeit Ihre Aufmerksamkeit zuerst benötigt und welche mehr Zeit als eine andere Aufgabe in Anspruch nimmt.
Mit diesen Informationen können Sie Prioritäten setzen und Ihren Zeitplan so strukturieren, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen können.
5 Organisationsfähigkeiten um Ihre Karriere zu fördern
Die Verbesserung Ihrer organisatorischen Fähigkeiten kann Ihnen helfen, ein besserer Mitarbeiter zu werden und bei allem, was Sie tun, effektiver zu sein. Wenn Sie sich diese Fähigkeiten aneignen möchten, um
bei der Arbeit besser organisiert zu sein
oder den Grundstein für eine Karriere in einem neuen Job zu legen, sollten Sie diese fünf Elemente berücksichtigen.
Zeitmanagement
Zeitmanagement ist eine organisatorische Fähigkeit, die Ihnen hilft, die richtige Zeit für bestimmte Aufgaben einzuteilen. Diese übertragbare Fähigkeit kann darin bestehen, Aufgaben auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis aufzuschlüsseln. Es kann auch bedeuten, dass Sie einen Zeitplan für jeden Tag aufstellen und die Arbeit, die Sie erledigen müssen, in überschaubare Zeitabschnitte aufteilen. ⏰
Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, den Tag zu planen und den Zeitplan effektiv zu verwalten. Dazu gehört auch, dass man weiß, wann man nein sagen muss, wenn man schon zu viel zu tun hat. Dazu gehört auch, dass Sie delegieren, wenn jemand in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung eine Aufgabe besser erledigen kann.
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Im heutigen digitalen Zeitalter gehören zum Zeitmanagement auch Systeme, mit denen Sie Ihre Zeit optimal nutzen können. Manchmal bedeutet das, dass Sie Automatisierungen und Blaupausen wie Projektmanagement-Vorlagen verwenden, um bestimmte Aufgaben zu beschleunigen. Es kann auch bedeuten, dass man sich für eine
projektmanagement-Tool
(Hallo, ClickUp!), das die Arbeitsabläufe rationalisiert.
2. Zielsetzung
Es ist leicht, sich ablenken zu lassen, vor allem, wenn Sie keine festen Ziele haben, die Sie erreichen wollen. Ohne klar definierte Ziele kommen Sie vielleicht ins Büro und wissen nicht, woran Sie arbeiten sollen. Klare Ziele sind eine wichtige organisatorische Fähigkeit, die sicherstellt, dass Sie Ihre Bemühungen dort einsetzen, wo sie am wichtigsten sind. 🏆
Sie können jedoch nicht einfach ein einfaches Ziel setzen und weitermachen. Ihre Ziele sollten umsetzbar, erreichbar und messbar sein. Diese Ziele sollten in einen logischen Zeitrahmen passen, und Sie sollten festlegen, welche Messgrößen Sie verwenden werden, um den Fortschritt zu verfolgen.
Hier sind einige Beispiele für messbare Ziele:
- Entwicklung und Markteinführung eines neuen Produkts für Ihren Zielmarkt bis zum Ende des Jahres
- Verbesserung der Kundenkonversionsrate um einen bestimmten Prozentsatz innerhalb der nächsten drei Monate
- Steigerung des Umsatzes um einen bestimmten Betrag innerhalb des Quartals
- Erreichen eines bestimmten Prozentsatzes an Konversionen durch E-Mail-Kampagnen in diesem Monat
3. Entscheidungsfindung
Die Entscheidungsfindung ist eine der wichtigsten organisatorischen Fähigkeiten. Man kann keine guten Entscheidungen treffen, wenn man nicht organisiert ist, weil man nicht über alle notwendigen Informationen verfügt. 🤔
Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie so viel wie möglich über das Thema wissen. Wenn Sie z. B. in der Fertigung mit unzureichenden Ressourcen zu tun haben, müssen Sie wissen, was die Ursache für das Defizit ist und warum. Für Produktmanager könnte dies ein Problem in der Lieferkette oder ein Problem auf dem Markt sein, wenn die Kunden ein Produkt, an dem Sie arbeiten, nicht mehr benötigen.
In fast jeder Position müssen Sie Entscheidungen treffen - egal, ob Sie der CEO oder ein Angestellter der ersten Ebene sind. Zu diesen Entscheidungen gehört es, Risiken abzuwägen, bevor man eine neue Initiative startet, oder Erkenntnisse von anderen Teammitgliedern einzuholen, bevor man Änderungen am Aufgabenkalender vornimmt. ⚖️
Die Entwicklung solider Entscheidungsfähigkeiten macht es einfacher, Fristen einzuhalten, Aufgaben zu delegieren und Ziele zu erreichen. Außerdem werden Sie dadurch zu einer effektiveren Führungskraft und zu jemandem, den die Teammitglieder um Rat fragen, wenn sie ihre eigenen Entscheidungen treffen.
4. Problemlösung
Ob Sie sich bei einem Vorstellungsgespräch bewerben oder in Ihrer jetzigen Rolle effektiver werden wollen, Problemlösungskompetenz ist eine Möglichkeit, sich von der Masse abzuheben. Es kostet Zeit und Mühe, sich diese Fähigkeiten anzueignen, aber wenn Sie das geschafft haben, werden Sie besser in der Lage sein, schwierige Situationen am Arbeitsplatz zu meistern. ⚠️
Bei der Problemlösung geht es darum, strategisch über ein Szenario nachzudenken und mehrere Lösungen zu entwickeln. Das Szenario kann ein Risiko beinhalten, das ein Projekt zum Scheitern zu bringen droht, oder eine technische Blockade, die Sie daran hindert, Ihre Arbeit abzuschließen. Die Art und Weise, wie Sie über das Problem nachdenken und Lösungen entwickeln, wird als Problemlösung bezeichnet.
Dabei gibt es nicht die eine Methode. Ein guter Problemlöser ist in der Lage, alle Faktoren in Betracht zu ziehen, mögliche Lösungen zu finden und dann die beste Option für das weitere Vorgehen zu ermitteln. 💡
5. Teamarbeit
Zusammenarbeit und Teamwork sind Schlüsselqualifikationen, die es Ihnen ermöglichen, gut mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Dazu gehören effektive Kommunikationsfähigkeiten, Verständnis für unterschiedliche
und die Anwendung von Konfliktmanagementtechniken. Bei der Teamarbeit geht es darum, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Missverständnisse reduziert und die Teammitglieder motiviert, bestimmte Ziele zu erreichen. 🤝
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Teamarbeit kann auch bedeuten, Aufgaben zu delegieren und
management von Teambeziehungen
. Wenn zum Beispiel ein Problem zwischen zwei Teammitgliedern auftritt, sind Sie dafür zuständig, die Dinge zu klären.
Kreatives Denken und die Betrachtung des Problems aus mehreren Blickwinkeln können tiefere Einblicke bieten als die Betrachtung einer Herausforderung aus der Sicht einer einzelnen Person. Um dies zu erreichen, müssen Sie effektive Beziehungen zu allen Personen aufbauen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Organisationstalent im Lebenslauf darstellen und hervorheben
Organisatorische Fähigkeiten beschränken sich nicht auf Zeitmanagement, Zielsetzung, Entscheidungsfindung, Problemlösung und Teamarbeit. (Das sind allerdings VIPs! 🏅)
Dazu gehört auch die physische Organisation, d. h. die Fähigkeit, zu entrümpeln und den Arbeitsplatz für Kunden ansprechend zu gestalten, sowie Planung, Liebe zum Detail und Multitasking.
Sobald Sie diese organisatorischen Fähigkeiten erworben haben, sollten Sie sie ins beste Licht rücken. Auf diese Weise können potenzielle Arbeitgeber und Personalverantwortliche schnell erkennen, dass Sie das Zeug zum Erfolg haben. Hier sind einige der besten Möglichkeiten, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf hervorzuheben. ✨
1. Heben Sie organisatorische Fähigkeiten hervor, die zur Stellenbeschreibung passen
Die meisten organisatorischen Fähigkeiten sind für Stellen in jeder Branche sehr begehrt, daher sollten Sie sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen. Achten Sie darauf, dass Sie je nach Stellenbeschreibung bestimmte organisatorische Fähigkeiten hervorheben, da manche Arbeitgeber nach bestimmten Fähigkeiten suchen. In Ihrem Anschreiben können Sie hervorheben, wie Sie bestimmte organisatorische Fähigkeiten genutzt haben, um in früheren Positionen einen Eindruck zu hinterlassen. 🙌
Einige Unternehmen verwenden KI-Tools wie
(ATS) können Lebensläufe auf bestimmte Formulierungen hin analysieren. Wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten auflisten, sollten Sie Ihre Formulierung so genau wie möglich an den Wortlaut der Stellenanzeige anpassen.
2. Quantifizieren Sie Ihre Erfahrung anhand von messbaren Beispielen
Führen Sie im Abschnitt "Berufserfahrung" Ihres Lebenslaufs auf, wie Sie Arbeitsgewohnheiten entwickelt und Ihr Organisationstalent eingesetzt haben, um sich in früheren Positionen durchzusetzen. Anstatt z. B. zu sagen, dass Sie effektiv kommunizieren, sollten Sie das genauer erläutern, z. B. "Ich habe Kommunikationspläne für sieben Teammitglieder erstellt und 15 Konfliktlösungssitzungen geleitet." 🎯
Wann immer möglich, sollten Sie Zahlen nennen, die Ihr Fachwissen belegen. Ob es sich um Multitasking handelt, indem Sie eine bestimmte Anzahl von Projekten gleichzeitig bearbeiten, oder ob Sie sich spezifische, messbare Ziele setzen, Zahlen verleihen Ihrem Portfolio Substanz.
Gehen Sie auf verschiedene organisatorische Fähigkeiten ein, von der Erstellung von Zeitplänen für Projekte bis hin zur Erstellung von SOPs, wie z. B. Ablagesystemen oder Kundenzufriedenheits-Trackern. Jede Fähigkeit sollte in einer eigenen Zeile im Abschnitt "Erfahrungen" hervorgehoben werden, wobei der Schwerpunkt darauf liegen sollte, wie Sie diese Fähigkeiten im Rahmen Ihrer beruflichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eingesetzt haben.
3. Führen Sie organisatorische Schlüsselwörter in der Liste Ihrer Fähigkeiten und im Abschnitt "Zusammenfassung" auf
Wenn Ihr Lebenslauf eine Liste der Fähigkeiten enthält, sollten Sie die organisatorischen Fähigkeiten, die Sie hervorheben möchten, deutlich hervorheben. Fassen Sie sich in diesem Abschnitt kurz und verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Schlüsselwörter aufzuführen, nach denen der Personalverantwortliche aufgrund der Stellenausschreibung möglicherweise sucht.
Hier sind einige Beispiele für organisatorische Fähigkeiten, die Sie erwähnen sollten:
- Aktives Zuhören
- Budgetierung
- Zeitmanagement
- Kalendermanagement
- Zusammenarbeit
- Prioritätensetzung
Im Abschnitt "Zusammenfassung" sollten Sie erneut organisatorische Fähigkeiten erwähnen, diese aber nicht als Liste, sondern als aktive Aussagen formulieren. Sie könnten z. B. sagen: "Strategischer Denker mit nachgewiesener Berufserfahrung bei der Priorisierung von Projekten und deren fristgerechter Durchführung"
Verbesserungsmöglichkeiten Organisationsfähigkeiten
Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie diese wichtigen organisatorischen Fähigkeiten verbessern können. Von der Erlangung von Zertifizierungen bis zur Erstellung von umsetzbaren Plänen finden Sie neue Wege, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu entwickeln und bei der Arbeit effektiver zu werden. 🛠️
Bestimmen Sie Ihr Organisationsvermögen Niveau und erstellen Sie einen Plan
Bevor Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten verbessern können, müssen Sie wissen, was Sie bereits gut machen und was Sie noch verbessern können. Nehmen Sie sich Zeit für ein Brainstorming Ihrer vorhandenen Fähigkeiten und erstellen Sie einen
um Ihre Ziele zu erreichen.
Um Zeit und Komfort zu maximieren, verwenden Sie ein Tool wie
ClickUp's Whiteboard
notieren Sie eine Liste von Fähigkeiten und fügen Sie unter jede einzelne einen Kontext hinzu. Überlegen Sie sich Beispiele für jede organisatorische Fähigkeit und wo Sie sich verbessern können. Schreiben Sie Situationen auf, in denen Sie eine organisatorische Fähigkeit effektiv eingesetzt haben, und erstellen Sie eine zweite Liste mit Fähigkeiten, die Sie nicht genutzt haben oder die Sie weiterentwickeln möchten. 🌱
Brainstorming und Zusammenarbeit mit ClickUp Whiteboard, um einen Risikomanagementplan zu erstellen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht
Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie gut können und klare Beispiele haben, können Sie sich auf Ihre Brainstorming-Liste beziehen, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch gehen oder eine Bewerbung ausfüllen. Sie können auch eine To-Do-Liste der zu verbessernden Fähigkeiten erstellen und einen Zeitplan erstellen, um während Ihrer Stellensuche Fortschritte bei jeder einzelnen Fähigkeit zu machen.
Zeitmanagement und -kontrolle
Wenn man detailorientiert arbeitet, verliert man leicht den Überblick über die Zeit. Manchmal bedeutet das, dass man zu viel Zeit mit einer Aufgabe verbringt, obwohl man sich auf etwas Wichtigeres konzentrieren sollte.
Verwenden Sie ClickUp, um Verzögerungen und Abhängigkeiten mit einer einzigen Karte im Auge zu behalten
Verwenden Sie
ClickUp Zeiterfassung
um Ihre Zeit für jede Aufgabe zu überwachen. A
kann Ihnen auch helfen, Ihre Arbeit effizienter zu verteilen.
Fügen Sie der Zeiterfassungsmatrix Notizen hinzu, um zu verdeutlichen, warum etwas länger gedauert hat als erwartet. Verwenden Sie Berichte, um die für ein Projekt oder eine Aufgabe aufgewendete Zeit anzuzeigen, und überprüfen Sie diese regelmäßig, um bessere Pläne für qualitativ hochwertige Arbeit zu erstellen - und den Rest zu automatisieren.
Setzen Sie sich klare und umsetzbare Ziele
Erreichbare und messbare Ziele zu setzen, ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer organisatorischen Fähigkeiten. Setzen Sie sich kein allgemeines Ziel wie "Ich möchte meine Zeit besser einteilen", sondern ein konkretes.
Zum Beispiel: "Erstellen Sie einen Aufgabenkalender und einen Zeitplan für die Fertigstellung von [Projekt X] bis zum [Datum]." Wenn Sie sich ein klares Ziel mit Ergebnissen setzen (in diesem Fall einen Aufgabenkalender und einen Zeitplan), ist es wahrscheinlicher, dass Sie organisiert bleiben und Ihre Fortschritte direkt messen können. 📈
Mit ClickUp Goals können Sie Teamziele abstimmen, die Zusammenarbeit fördern und den Fortschritt sichtbar machen
ClickUp-Ziele
kann Ihnen helfen, Ziele zu setzen, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu verbessern. Verwenden Sie numerische, Aufgaben- und Wahr/Falsch-Ziele, um den Fortschritt zu verfolgen. Legen Sie Ordner für verschiedene organisatorische Ziele an und nutzen Sie die Fortschritts-Roll-Up-Ansicht, um Ihren Erfolg bei jeder Kennzahl an einem praktischen Ort zu sehen.
Arbeit in überschaubare Aufgaben unterteilen
Manchen Menschen fällt es schwer, ein Projekt in Angriff zu nehmen, wenn es zu groß oder zu vage ist. Vereinfachen Sie Ihren Ansatz, indem Sie größere Projekte in überschaubare Aufgaben aufteilen. Dazu gehört nicht nur, dass Sie für jeden Schritt Zeit einplanen, sondern auch, dass Sie die Arbeit aufteilen und nach Wichtigkeit priorisieren.
ClickUp-Aufgaben
ist der perfekte Weg, um Ihre strategische Planung durchzuführen und eine Aufgabenliste zu erstellen, die sich auf die Verbesserung Ihrer organisatorischen Fähigkeiten konzentriert. Es ist einfach, die Arbeit in kleinere Aufgaben aufzuteilen - und mit Abhängigkeiten können Sie die Beziehung zwischen verwandten Aufgaben hervorheben. Fügen Sie Prioritätskennzeichen hinzu, um die Arbeit hervorzuheben, die zuerst erledigt werden sollte, und verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um relevante Details für jede Aufgabe hinzuzufügen. 🔖
ClickUp Tasks bietet anpassbare Ansichten, API-Integration mit anderen Tools und Plattformen, Zeiterfassung, mobile Erreichbarkeit, Tools für die Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle
Verwenden Sie verschiedene ClickUp-Ansichten, darunter Boards, Listen und Kalenderzeitleisten, um verpasste Termine zu vermeiden. Mit einer etablierten Struktur, die Ihre Fähigkeiten verbessert, werden Sie weniger Gefahr laufen, der Prokrastination zu erliegen.
Anmeldung für Zertifizierungen oder Kurse
Wir alle brauchen irgendwann einmal Hilfe, und der Unterricht - ob online oder persönlich - kann Ihnen helfen, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu verbessern. Melden Sie sich für Kurse an, um Kompetenzen wie Problemlösung, Verhandlungstaktik und Konfliktlösung zu erwerben. Coursera bietet zum Beispiel
mit Zertifizierungen zur Verbesserung von Soft Skills wie aktives Zuhören und Problemlösung.
Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber
Unabhängig davon, ob Sie von zu Hause aus arbeiten oder einen festen Platz im Büro haben, sorgt ein aufgeräumter Arbeitsplatz für eine bessere Organisation. So gehen wichtige Dokumente nicht so leicht verloren und Sie finden leichter, was Sie brauchen, um bessere Entscheidungen zu treffen. 📌
Speichern Sie Richtlinien, Verfahren und Risikobewertungen in der Docs-Ansicht von ClickUp
Das Gleiche gilt für Ihren digitalen Arbeitsbereich. Verwenden Sie ein Tool wie
ClickUp Docs
um alle Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) an einem Ort zu speichern. Erstellen Sie Ordner, um ähnliche Informationen zu speichern, und verwenden Sie Freigabeberechtigungen, um die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern zu verbessern.
Erweitern Sie Ihre Organisationsfähigkeiten Mit ClickUp
Gute organisatorische Fähigkeiten werden Ihnen helfen
einen besseren Karriereplan zu erstellen
egal, ob Sie auf der Suche nach einer neuen Stelle sind oder sich in Ihrer derzeitigen Position weiterentwickeln wollen. Von der Verbesserung der Kommunikation mit Ihrem Team über eine effektivere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bis hin zu einem besseren Zeitmanagement - eine gute Organisation wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
Melden Sie sich für ClickUp an
und erhalten Sie Zugang zu kostenlosen Tools wie integrierten Kalendern, Zeiterfassungen und anpassbaren Aufgaben, die Ihnen alles bieten, was Sie zur Verbesserung Ihrer organisatorischen Fähigkeiten benötigen. Und weil ClickUp Automatisierungen, KI-Unterstützung und mehr bietet, können Sie eine bessere Work-Life-Balance genießen.
Häufig gestellte Fragen
Sie möchten mehr über organisatorische Fähigkeiten erfahren und sich beruflich weiterentwickeln? Hier finden Sie die Antworten auf einige häufig gestellte Fragen.
1. Warum ist Organisationsfähigkeit wichtig?
Organisatorische Fähigkeiten sind wichtig, weil sie Unternehmensabläufe strukturieren, Zeit sparen und die Ressourcenverteilung verbessern. Organisiert zu sein bedeutet, dass Unternehmen weniger Zeit für unwichtige Aufgaben verschwenden und ihre Ziele schneller erreichen können, ohne sich ablenken zu lassen.
2. Was sind starke organisatorische Fähigkeiten ?
Zu den starken organisatorischen Fähigkeiten gehören:
- Effektive Kommunikation
- Zeitmanagement
- Prioritätensetzung
- Strategische Planung
- Terminplanung und Kalenderführung
- Zielsetzung
- Liebe zum Detail
- Entscheidungsfindung
- Kollaboration und Teamarbeit
3. Wie würden Sie organisatorische Fähigkeiten beschreiben?
Organisatorische Fähigkeiten beziehen sich auf die Fähigkeit einer Person, Dinge wie Fristen, Aufgabenpriorisierung und Zeitmanagement im Griff zu behalten. Bei diesen Fähigkeiten geht es darum, Systeme zu schaffen, mit denen man mehrere Rollen und komplexe Projekte jonglieren kann, ohne das Hauptziel aus den Augen zu verlieren. 🤹