Dokončit projekt včas je jako žonglování. Provádění úkolů, správa rozpočtů a dodržování termínů jsou mezi mnoha dalšími nejdůležitějšími pohyblivými částmi.
Jako projektový manažer jsem již ztratil přehled o tom, kolikrát za mnou klient přišel s „jen malým doplňkem“ nebo „jednou změnou“, které bohužel nebyly zahrnuty v plánu projektu.
Je pravděpodobné, že se budou sčítat, a než se nadějete, časový harmonogram a rozpočet projektu budou v ohrožení.
To je rozšiřování rozsahu projektu. I ty nejpečlivěji naplánované projekty se mu nevyhnou, což brání úspěšnému dokončení vašeho projektu.
Vyzkoušel jsem řadu softwarů pro řízení projektů (PM), které vám pomohou vypořádat se s těmito překážkami. Pomohou vám nastavit ochranné bariéry, které vám zabrání přijít o marži kvůli neočekávané práci.
Top 3 softwary pro projektové řízení, které pomáhají zvládat rozšiřování rozsahu projektu, v kostce
Vyzkoušel jsem dostatek nástrojů pro řízení projektů, abych věděl, že ne všechny zvládají rozsahový posun stejným způsobem. Zde jsou ty, které stojí za vaši pozornost:
| Nástroj | Nejvhodnější pro | Klíčové funkce | Výhody a nevýhody | Ceny |
| ClickUp | Řízení projektů s využitím umělé inteligence pro týmy všech velikostí | ClickUp Brain (kontextová AI a souhrny generované AI), šablona rozsahu práce, úkoly, automatizace, předem připravení agenti | Výhody:🌟 Konvergovaný AI Workspace pro veškerou vaši práci🌟 Centralizuje veškerou komunikaci v rámci projektu🌟 Usnadňuje správu kapacit🌟 Umožňuje spolupráci týmuNevýhody:🧐 Strmá křivka učení pro nové uživatele kvůli široké škále funkcí | Navždy zdarma; přizpůsobení dostupné pro podniky |
| Týmová práce | Projektové řízení s integrovaným sledováním času a fakturací pro agentury | Správa zdrojů, Teamwork AI, automatizační pravidla, přehledy ziskovosti | Výhody:🌟 Zjednodušuje sledování času a správu pracovní zátěže🌟 Automatizuje nudné úkoly🌟 Umožňuje hladší správu klientůNevýhody:🧐 Dashboard má omezené ovládací prvky, které ovlivňují proces vizualizace | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify od 13,99 $/uživatel/měsíc. |
| Asana | Efektivní správa úkolů a pracovních postupů pro malé a střední týmy | Automatizované pracovní postupy a spouštěče založené na pravidlech, přehledy pracovní zátěže a pokroku, více než 270 integrací, AI Studio | Výhody:🌟 Usnadňuje sledování termínů🌟 Podporuje spolupráci týmu🌟 Automatizuje rutinní schvalování a aktualizaceNevýhody:🧐 Zprávy jsou základní🧐 Oznámení mohou být příliš častá | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify od 10,99 $/uživatel/měsíc (fakturováno ročně) |
👀 Věděli jste, že: Rozšiřování rozsahu se někdy nazývá „syndrom kuchyňského dřezu“ nebo „rozšiřování požadavků“ a je známo, že postihuje více než polovinu všech projektů. A nezdá se, že by se tento trend měl zpomalit. Dopad rozšiřování rozsahu se v uplynulém desetiletí zvýšil ze 43 % na 52 % u všech projektů.
Co byste měli hledat v softwaru pro projektové řízení, který zvládá rozšiřování rozsahu projektu ze strany klienta?
Ne každý software pro řízení projektů je naprogramován tak, aby zvládl dodatečnou práci vyplývající z rozšiřování rozsahu projektu ze strany klienta. Na papíře to může vypadat perfektně, ale pracovní postupy nemusí být tak intuitivní.
Při hodnocení softwaru, který mi pomáhá vytvářet lepší harmonogramy a rychleji dodávat práci klientům, se zaměřuji na následující aspekty:
- Definujte rozsah projektu a základní parametry včas: Před zahájením projektu byste měli zdokumentovat výstupy, výjimky a předpoklady. Vyberte si nástroj pro řízení projektů s rozkladem práce (WBS) a sledováním základních parametrů, abyste mohli porovnávat plánovaný a skutečný rozsah projektu v průběhu jeho vývoje.
- Nastavte formální pracovní postupy pro žádosti o změny: Váš software pro řízení projektů by měl poskytovat proces kontroly změn, který pomáhá přezkoumávat a schvalovat nové požadavky. Díky integrovaným schvalovacím procesům pro změny rozsahu víte, jak každá změna ovlivní náklady, čas a zdroje.
- Umožněte komunikaci s klienty: Měl by umožňovat vašemu týmu a klientům komunikovat přímo v rámci pracovního prostoru – propojovat konverzace s konkrétními úkoly, vlákny zpětné vazby a výstupy.
- Sledujte čas, náklady a úsilí vynaložené na jednotlivé výstupy: Ujistěte se, že váš software propojuje úkoly s rozpočty a přidělováním zdrojů. Díky tomu můžete okamžitě vidět náklady na „extra“ práci a vést s klienty na základě dat rozhovory o rozšíření rozsahu projektu.
- Automatizujte upozornění a sledování odchylek: Vyberte si software pro řízení projektů, který vám pomůže zvládnout rozšiřování rozsahu tím, že vás upozorní, když termíny, rozpočty, pracovní zátěž nebo rozsah projektu překročí stanovené limity. Upozornění a přehledy v reálném čase vám pomohou zachytit rozšiřování rozsahu, než se stane významným problémem.
- Sledování času pro zajištění odpovědnosti: Software by vám měl umožnit zaznamenávat čas přímo v rámci úkolů a vázat tyto hodiny na konkrétní výstupy. Měli byste být schopni generovat zprávy zobrazující skutečné vs. odhadované úsilí, které můžete sdílet s klienty během diskusí o revizi.
- Spouštěče založené na pravidlech: Vyberte si platformu pro řízení projektů, která automaticky detekuje změny v pracovní zátěži a navrhuje následné akce pomocí automatizace pracovních postupů založené na umělé inteligenci.
🧠 Zajímavost: Slovo „deadline“ bylo poprvé použito v amerických věznicích v 19. století a označovalo fyzickou hranici, kterou vězni překročili na vlastní nebezpečí, že budou zastřeleni. V polovině 20. století se tento termín vyvinul do moderního významu, který používáme dnes: bod v čase, který se neodvážíte překročit.
⭐ Bonus: Stále vytváříte každý úkol od nuly a ručně zadáváte všechny pokyny a podrobnosti? S funkcí Talk-to-Text od ClickUp Brain MAX stačí o úkolu „mluvit“, říct, co potřebujete v pokynech, a Brain MAX okamžitě převede váš hlas na text.
A to nejen pro úkoly! Můžete vkládat zpětnou vazbu do dokumentů nebo chatovat se svým týmem tím, že prostě řeknete, co máte na mysli, a naše AI to automaticky přepíše, upozorní/označí správné osoby, zapamatuje si vaše oblíbená slova a poté podle toho upraví přepsaný text.
Nejlepší software pro řízení projektů, který zvládá rozšiřování rozsahu projektu ze strany klienta
Nyní se podívejme na tři přední softwary pro řízení projektů, které vám pomohou zvládnout rozsahové odchylky ve vašich projektech:
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým se řídí transparentním, výzkumem podloženým a dodavateli neutrálním procesem, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí ze skutečné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
1. ClickUp (nejlepší pro řízení projektů s využitím umělé inteligence)
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, kombinuje správu projektů a týmovou spolupráci s automatizací založenou na umělé inteligenci. Plánujte své projekty, přidělujte úkoly, chatujte se svým týmem, sdílejte výsledky s klientem a sledujte výkonnost týmu přímo v ClickUp! Tím zabráníte rozšiřování rozsahu projektu a minimalizujete riziko, že se váš projekt dostane z rovnováhy.
Nejdůležitější však je, že software pro řízení projektů ClickUp je navržen tak, aby byl škálovatelný. Malé týmy mohou začít pracovat hned s plánem ClickUp Free Forever, zatímco větší organizace získají pokročilé zobrazení, reporty a podporu založenou na umělé inteligenci, které potřebují k řízení složitých projektů.
Stanovte jasná očekávání pomocí šablony rozsahu práce (SOW) od ClickUp.
Hlavní příčinou rozšiřování rozsahu projektu je nesoulad mezi projektem a vizí a očekáváními klienta.
Šablona Scope of Work (SOW) od ClickUp tento problém řeší tím, že vám poskytuje hotový rámec pro definování toho, co je v rozsahu projektu – a co je stejně důležité, co v něm není.
Tuto šablonu můžete použít k:
- Definujte cíle projektu předem, abyste zajistili, že všichni zúčastnění budou na stejné vlně.
- Seznamte výstupy, výsledky, časové plány a klíčové milníky, abyste klientovi a členům svého týmu poskytli jasný plán výstupů.
- Kontrolujte vlastnictví dokumentů a přiřazujte odpovědnosti za jednotlivé výstupy.
- Přidejte vlastní pole, vlastní stav úkolů a vlastní zobrazení pro flexibilní správu projektů.
Rozdělte rozsah projektu na jasné úkoly a podúkoly pro lepší správu.
Nejlepší způsob, jak udržet rozšiřování rozsahu projektu pod kontrolou, je rozdělit projekt na malé, sledovatelné kroky. S ClickUp Tasks můžete:
- Vytvořte hlavní úkol pro každý výstup a pod něj přidejte podúkoly. Pokud například rozsah zahrnuje „Vytvoření webových stránek“, hlavním úkolem je „Vývoj webových stránek“ a podúkoly mohou zahrnovat „Návrh domovské stránky“, „Vývoj kontaktního formuláře“, „Nastavení hostingu“ atd.
- K každému úkolu přidejte podrobné pokyny, požadavky projektu, kritéria přijatelnosti nebo kontrolní seznamy.
- Přiřaďte vlastníky úkolů a přidejte termíny splnění, abyste předešli nejasnostem ohledně časového harmonogramu a odpovědnosti.
- Nastavte závislosti mezi úkoly tak, aby práce probíhala ve správném pořadí a až po splnění všech předpokladů v projektovém plánu.
Funkce ClickUp Tasks, kterou považuji za velmi užitečnou, je ClickUp Task Priorities. Nastavením úrovně priority (naléhavé, vysoké, normální, nízké) tým přesně ví, které úkoly vyžadují okamžitou pozornost a které lze řešit později.
Buďte vždy o krok napřed před všemi změnami díky kontextově orientované umělé inteligenci.
ClickUp Brain je výkonný asistent s umělou inteligencí, který vašemu týmu pomůže udržet rozsah projektu pod kontrolou. Použijte Brain k vyjasnění hranic projektu, shrnutí požadavků klientů pro klíčové zúčastněné strany, provedení analýzy dopadů nebo identifikaci úkolů, které nemusí být v souladu s původním plánem projektu.
Brain také rozpoznává kontext. Když přijde nová žádost klienta, Brain posoudí, zda spadá do rozsahu projektu, a označí ji. Dokonce navrhne vytvoření úkolu se žádostí o změnu ke schválení.
Potenciální rozšiřování rozsahu projektu zachytíte ve fázi komentářů, nikoli až po tom, co jste na nové práci strávili hodiny.
Automatizujte schvalování a oznámení pomocí vlastních pravidel
Tento nástroj pro správu rozsahu má jednu vynikající funkci: ClickUp Automations, nástroj pro tvorbu bez kódování, jehož pravidla „if this, then that“ vám umožňují vytvořit vlastní automatizované pracovní postupy během několika minut. Nastavte pravidla jednou a systém automaticky zpracuje oznámení, směrování úkolů a viditelnost pro zúčastněné strany.
Můžete například vytvořit automatizaci pro:
- Po změně stavu úkolu na „Čeká na schválení“ odešlete žádost o schválení vedoucímu projektu.
- Upozorněte klienta nebo account manažera, když je podána nová žádost o změnu.
- Automatické přiřazení recenzentů, když se dodávka přesune do seznamu „Klientská recenze“
- Jakmile klient potvrdí v chatovém vlákně, aktualizujte vlastní pole na „Schváleno“.
Díky integrovaným nástrojům pro spolupráci budou všichni na stejné vlně.
Software pro projektové řízení ClickUp centralizuje veškerou komunikaci v rámci projektu, což usnadňuje koordinaci všech zúčastněných stran a správu rozšiřování rozsahu projektu.
- Nechte členy týmu vyjasnit požadavky a poskytnout zpětnou vazbu pomocí přidělených komentářů ClickUp.
- Udržujte konverzace v kontextu pomocí vláknových odpovědí a zapojte relevantní zúčastněné strany pomocí @zmínek.
- Centralizujte veškerou komunikaci s klienty a interní komunikaci v rámci projektového prostoru – přímo propojenou s úkoly, výstupy nebo dokumenty, pomocí ClickUp Chat.
- Proměňte jakoukoli chatovou zprávu v úkol – přiřaďte ji, přidejte termíny nebo ji připojte k výstupu pro klienta.
- Sjednoťte veškerou projektovou dokumentaci, jako jsou projektová charta, dokumenty o rozsahu projektu, žádosti o změny atd., pomocí nástroje ClickUp Docs pro spolupráci.
Sledujte pokrok ve vztahu k cílům projektu v reálném čase
Dashboardy ClickUp poskytují v reálném čase přehled o tom, co je hotové, co je v procesu, jaké jsou překážky atd. AI karty vám poskytují okamžité souhrny, což vám pomáhá ušetřit čas, který byste jinak strávili analýzou dat.
Nejlepší funkce ClickUp
- S funkcí Project Time Tracking od ClickUp můžete spouštět časomíry z jakéhokoli zařízení, přidávat ruční záznamy a generovat podrobné zprávy podle přidělené osoby, projektu nebo značky. Zaznamenávejte hodiny přímo v úkolech, porovnávejte je s původními odhady a zjistěte, kdy práce pro klienta začíná přesahovat plánované úsilí.
- Vizualizujte projekty podle svých představ pomocí více než 15 zobrazení ClickUp, včetně seznamu, Ganttova diagramu, tabule a časové osy.
- Pomocí zobrazení pracovní zátěže v ClickUp můžete zkontrolovat pracovní zátěž týmu a zjistit, kdo má nadměrnou nebo nedostatečnou kapacitu, abyste mohli optimalizovat zdroje a zabránit vyhoření.
- Přizpůsobte pracovní postupy požadavkům vašeho projektu pomocí vlastních polí pro rozpočet, podrobnosti o klientech atd. a vlastních stavů.
- Najděte soubory, úkoly a konverzace v ClickUp a integrovaných aplikacích, jako je Google Drive nebo Slack, pomocí funkce Connected Search od ClickUp.
- Spravujte úkoly, sledujte čas a zůstaňte v obraze i na cestách díky aplikacím ClickUp pro iOS a Android, bez ohledu na to, zda jsou členové vašeho projektového týmu na místě, v zahraničí nebo pracují hybridně.
Omezení ClickUp
- Noví uživatelé mohou být ohromeni širokou škálou funkcí, které nabízí sada aplikací ClickUp.
- Někteří uživatelé považují desktopovou verzi za plynulejší a rychlejší než mobilní aplikaci.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 10 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 500 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o ClickUp?
Recenze tohoto projektového manažera říká vše:
ClickUp nabízí působivou škálu funkcí, které usnadňují přizpůsobení pracovních postupů, správu úkolů a sledování pokroku na jednom místě. Líbí se mi, jak mohu vytvářet zobrazení přizpůsobená každému projektu, nastavovat automatizace a integrovat je s jinými nástroji, které již používám. Je velmi univerzální, ať už pro sledování osobních úkolů nebo složitých obchodních operací. Šablony a řídicí panely jsou obzvláště užitečné pro udržení všeho organizovaného a snadno sledovatelného.
ClickUp nabízí působivou škálu funkcí, které usnadňují přizpůsobení pracovních postupů, správu úkolů a sledování pokroku na jednom místě. Líbí se mi, jak mohu vytvářet zobrazení přizpůsobená každému projektu, nastavovat automatizace a integrovat je s jinými nástroji, které již používám. Je velmi univerzální, ať už pro sledování osobních úkolů nebo složitých obchodních operací. Šablony a řídicí panely jsou obzvláště užitečné pro udržení všeho organizovaného a snadno sledovatelného.
📮 ClickUp Insight: Pouze 15 % manažerů kontroluje pracovní vytížení před přidělením nových úkolů. Dalších 24 % přiděluje úkoly výhradně na základě termínů projektu.
Výsledek? Týmy jsou buď přepracované, nebo nedostatečně vytížené a ve většině případů vyčerpané.
Bez přehledu o pracovním vytížení v reálném čase je jeho vyvažování nejen obtížné, ale téměř nemožné.
Funkce Assign and Prioritize od ClickUp, založené na umělé inteligenci, vám pomohou rovnoměrně rozdělit práci v týmu tak, že přiřadí úkoly členům týmu na základě jejich aktuální kapacity, dostupnosti a dovedností. Vyzkoušejte naše AI karty pro okamžitý kontextový přehled o pracovní zátěži, termínech a prioritách.
💫 Skutečné výsledky: Lulu Press ušetří 1 hodinu denně na každého zaměstnance díky automatizaci ClickUp, což vede k 12% zvýšení efektivity práce.
🧠 Zajímavost: Sydney Opera House je považována za jeden z nejhorších neúspěchů projektového řízení naší doby. Byla dokončena s 10letým zpožděním, 14násobným překročením rozpočtu a architekt se jejího dokončení nedožil.
2. Teamwork (nejlepší pro správu projektů a zdrojů s integrovaným sledováním času a fakturací)
Teamwork je software pro projektové řízení vytvořený pro agentury a týmy zákaznických služeb, které zpracovávají časově náročné projekty s omezeným rozpočtem, a to i v případě, že čelí výzvám, jako je rozšiřování rozsahu projektu.
Tento software pro řízení projektů vám poskytuje projektové tabule, na kterých můžete vytvářet časové plány, nastavovat milníky a mapovat všechny výstupy na jednom místě. Tím je zajištěno, že tým i klient jsou na stejné vlně.
Pro správu klientů slouží centralizované centrum korektur, které umožňuje sledovat aktuální stav každé korektury a obsahuje historický záznam všech připomínek od začátku do konce. Aby se zabránilo rozšiřování rozsahu projektu, umožňuje tento nástroj sledovat a kontrolovat interní i externí připomínky, ať už pocházejí od klientů nebo od vašeho týmu.
Funkce tohoto softwaru pro řízení projektů, která mi pomáhá řídit rozšiřování rozsahu projektu, je rozpočtování a ziskovost.
Díky sledování času a jeho propojení s rozpočtem projektu mi Teamwork poskytuje zprávy o ziskovosti projektu v reálném čase. Pokud nám nová žádost hrozí, že se dostaneme do červených čísel, mám k dispozici data, která mi umožňují vysvětlit nutnost změny objednávky. Navíc mohu nastavit a sledovat cíle ziskové marže.
Jelikož řídím více projektů současně, je vytváření tabulek pro každý z nich časově náročné. Teamwork mi pomáhá rychle provádět úpravy v dodávkách, cenách, časových plánech a zdrojích.
Nejlepší funkce pro týmovou práci
- Pomocí Teamwork AI přeměňte chaotické zadání od klientů na kompletní návrhy projektů včetně časových harmonogramů, úkolů a návrhů týmu.
- Přesně předpovídejte kapacitu týmu, abyste vyvážili pracovní zátěž a zabránili vyhoření. Vizualizujte nadcházející projekty, sledujte dostupnost v reálném čase a přeřazujte zdroje dříve, než se úzká místa projeví na dodávkách.
- Nastavte spouštěče založené na událostech nebo čase a automatizujte tak zdlouhavé úkoly, jako je sledování postupu úkolů. Centralizované centrum automatizace vám umožňuje vytvářet, upravovat a kontrolovat vaše automatizace.
- Získejte živý přehled o postupu projektu, odhalte rizika v oblasti zdrojů a využití a porovnejte plánované a skutečné výstupy.
- Využijte vestavěné časovače, časové rozvrhy a přehledy ziskovosti v reálném čase k přesnému zaznamenávání času, propojení nákladů a fakturovatelných sazeb a automatickému upozornění při překročení rozpočtových limitů.
Omezení týmové práce
- Ovládací panel má omezené ovládací prvky, které ovlivňují proces vizualizace.
- Přístup k dalším funkcím, jako je umělá inteligence a integrace, vyžaduje od uživatelů vyšší platby, což výrazně zvyšuje náklady na software pro řízení projektů.
Ceny za týmovou práci
- Zdarma
- Deliver: 13,99 $/uživatel/měsíc
- Grow: 25,99 $/uživatel/měsíc
- Rozsah: Individuální ceny
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze týmové práce
- G2: 4,4/5 (více než 1000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 900 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Teamwork?
Toto říká uživatel G2 o používání Teamworku ke správě více projektů:
Máme tým čtyř vedoucích pracovníků, z nichž každý má najednou na starosti 5 až 15 projektů v různých fázích dokončení. Jedná se o celoroční projekty s tolika proměnnými, že bez našeho projektového manažera a Teamworku bychom nebyli schopni zvládnout tolik práce, kolik zvládáme. Nejenže vše stihneme, ale také to stihneme včas a v rámci rozpočtu.
Máme tým čtyř vedoucích pracovníků, z nichž každý má na starosti 5 až 15 projektů v různých fázích dokončení. Jedná se o celoroční projekty s tolika proměnnými, že bez našeho projektového manažera a Teamworku bychom nebyli schopni zvládnout tolik práce, kolik zvládáme. Nejenže vše stihneme, ale také to stihneme včas a v rámci rozpočtu.
🧠 Zajímavost: Ganttův diagram, oblíbený nástroj projektových manažerů, má více než 100 let (vynalezen v roce 1910!). Je starší než internet, televize a dokonce i krájený chléb.
3. Asana (nejlepší pro efektivní správu úkolů a pracovních postupů)
Asana zjednodušuje správu úkolů a pracovních postupů pro týmy všech velikostí, zejména pro ty, které koordinují práci na dálku. Jako nástroj pro řízení projektů usnadňuje Asana propojení každodenní práce s širšími obchodními cíli, čímž omezuje rozsah projektu a vnáší do něj větší přehlednost.
Organizujte své projekty v Asaně pomocí předem připravených šablon, přiřazujte úkoly s vlastníky a termíny, vizualizujte pokrok a sledujte vše na jednom místě, abyste se vyhnuli změnám v harmonogramu na poslední chvíli.
S Asanou můžete snadno integrovat do svého technologického stacku nástroje jako software pro správu úkolů, vývojové nástroje, nástroje pro reporting, nástroje pro spolupráci a mnoho dalších.
Funkce, kterou jsem nedávno začal používat, je AI Teammates pro realizaci projektů pomocí umělé inteligence. Využívá datový model Work Graph od Asany k poskytování obchodního kontextu napříč všemi interakcemi. AI Teammates například dokáže analyzovat historii projektu a doporučit realistické úpravy časového harmonogramu na základě předchozích spuštění nebo podobných výstupů.
Asana AI Studio obsahuje nástroj pro tvorbu pracovních postupů bez nutnosti programování, který vám pomůže v každé fázi. Umělá inteligence dokáže zachytit, třídit a přiřazovat přijaté požadavky, které pak můžete ověřit. Umělá inteligence také dokáže vytvořit první verzi zadání projektu a shrnout zpětnou vazbu od zainteresovaných stran.
Nejlepší funkce Asany
- Organizujte složité projekty do strukturovaných pracovních postupů pomocí předem připravených šablon, které přiřazují vlastníky, stanovují termíny a sladí každý úkol s širšími obchodními cíli.
- Automatizujte rutinní schvalování a aktualizace pomocí přizpůsobitelných pravidel, která spouštějí oznámení, předávání úkolů nebo úpravy termínů.
- Získejte přehled o postupu v reálném čase díky zobrazení časové osy, pracovní zátěže a dashboardu, které vám umožní sledovat závislosti, měřit výkonnost a zabránit změnám časového plánu na poslední chvíli.
- Propojte každodenní práci s většími obchodními cíli pomocí Goals and Portfolios a sledujte pokrok prostřednictvím dashboardů v reálném čase.
- Pomocí vestavěného časovače změřte, jak dlouho práce trvá, a najděte úkoly, které překračují původní rozsah práce.
Omezení Asany
- Uživatelé nemohou do Asany vkládat externí obsah ani přidávat více příjemců, proto je třeba zvážit alternativy k Asaně.
- Dostupné pravidla a filtry nemusí dostatečně podporovat složité pracovní postupy nebo specifické potřeby různých týmů.
Ceny Asany
- Osobní: Zdarma
- Starter: 13,49 $/uživatel/měsíc
- Pokročilé: 30,49 $/uživatel/měsíc
- Enterprise: Ceny na míru
- Enterprise+: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Asany
- G2: 4,4/5 (více než 12 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 13 000 recenzí)
Co říkají o Asaně skuteční uživatelé?
Toto říká manažer zabývající se strategií o Asaně na G2:
Nejvíce oceňuji efektivitu založenou na umělé inteligenci. Chytré návrhy a funkce automatizace úkolů mi každý týden ušetří hodiny práce, takže mám pocit, jako bych měl digitálního kopilota, který předvídá můj další krok.
Nejvíce oceňuji efektivitu založenou na umělé inteligenci. Chytré návrhy a funkce automatizace úkolů mi každý týden ušetří hodiny práce, takže mám pocit, jako bych měl digitálního kopilota, který předvídá můj další krok.
Další zajímavé zmínky
Zde je několik dalších nástrojů pro řízení projektů, které vám také pomohou s řízením rozsahu.
- Jira : Sledujte změny rozsahu explicitně prostřednictvím reportů v Jira Align, abyste zachytili práci přidanou během sprintu nebo iterace. Rovo AI zobrazuje související úkoly a pracovní položky, propojuje podobné problémy a automatizuje pracovní postupy žádostí o změnu, takže je snazší odhalit neočekávanou práci. Protože tento nástroj poskytuje přehled o tom, co je v rozsahu a co je nové, podporuje prosazování hranic, kontrolu žádostí o změnu a jasnou komunikaci toho, co není součástí původního plánu.
- Basecamp : Basecamp používá metodiku „Shape Up“, která klade důraz na pevné termíny a definovaný rozsah práce („appetite“), takže týmy musí rozhodnout, co zahrnout a co vynechat, čímž se snižuje riziko rozšiřování rozsahu projektu. Hill Charts a scope-maps zviditelňují práci a upozorňují, když se rozsah projektu rozšiřuje nebo je nejasný.
- OpenProject : Jako open-source platforma pro klasické, agilní nebo hybridní řízení projektů poskytuje přehled o projektových plánech, Ganttových diagramech, rozdělení úkolů a sledování změn. Můžete si sami hostovat, přizpůsobovat pracovní postupy, sledovat milníky a prosazovat kontrolu změn. Poskytuje vám kontrolu nad hranicemi rozsahu a odchylkami.
- Monday. com: Začněte tím, že definujete jasný dokument rozsahu projektu, a poté pomocí tabulek, zobrazení a pracovních postupů sledujte dodržování této základní linie. Díky vizuálnímu monitorování, přizpůsobeným automatizacím a dashboardům můžete odhalit, kdy se práce odchyluje od rozsahu, a zasáhnout, než se odchylka stane příliš velkou.
⚠️ Koncept „gold plating“: Používání nástrojů pro projektové řízení vám pomůže nastavit procesy. Ale podle Simona Heatona, vedoucího marketingu pro růst ve společnosti Shopify, existuje koncept, který vás činí zranitelnými: „gold plating“.
Znamená to přidání dalších funkcí, vylepšení nebo práce, které nebyly součástí původního rozsahu projektu nebo požadavků klienta. Jedná se o pokus potěšit zákazníka nebo dodat něco lepšího, než bylo požadováno. Gold plating zvyšuje interní náklady bez dalších výhod.
👀 Věděli jste, že: Vyhoření v práci zvyšuje u zaměstnanců riziko hypertenze, depresivních poruch a cukrovky. 7 % zaměstnanců trpí vyhořením z důvodu přepracování. Na druhou stranu 20 % zaměstnanců ztrácí motivaci a zájem o práci, když nejsou dostatečně vytíženi. Zaměstnavatelé musí zajistit spravedlivé rozdělení práce mezi zaměstnance, aby předešli vyhoření.
Jak efektivně řídit rozšiřování rozsahu projektu ze strany klienta (tipy + osvědčené postupy)
Software pro projektové řízení může díky pečlivé organizaci výrazně zmírnit stres spojený s rozšiřováním rozsahu projektu. To však samo o sobě nestačí. Musíte také použít správný přístup k řízení více priorit v závislosti na vývoji požadavků klientů:
Projednejte s klientem a seřaďte priority podle dopadu.
Když se vše jeví jako naléhavé, nic se ve skutečnosti neudělá. Když jsou zdroje omezené, je nezbytné efektivně komunikovat s klientem, abyste určili, na kterých výstupech je třeba pracovat okamžitě a které lze odložit.
🌟 Příklad: Místo toho, abyste jednoduše souhlasili s každým požadavkem klienta, můžete jim vysvětlit, jak nové priority ovlivní stávající harmonogram projektu, a zda s tím souhlasí.
Například otázka „Pokud přidáme tuto novou funkci, kterou ze stávajících úkolů bychom měli odložit?“ nejen chrání časový harmonogram, ale také udržuje klienty zapojené do rozhodování o kompromisech.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony pro stanovení priorit projektů
Rozdělte velké projekty na zvládnutelné milníky
Rozdělením velkých, vágních úkolů na menší části můžete nejen měřit pokrok, ale také zabránit klientům v tom, aby si jen tak přidávali další úkoly.
Když jsou všechny úkoly viditelné na projektové tabuli, je snazší je všechny spravovat a dodržet termíny.
🌟 Příklad: Zvažte spuštění kampaně. Místo toho, abyste „vytvoření kampaní“ považovali za jeden úkol, můžete jej rozdělit na „návrh hlavního banneru“, „napsání textu pro vstupní stránku“ a „grafiku produktu pro sociální média“.
Pravidelně sledujte pracovní zátěž a kapacitu zdrojů
Častá chyba při řízení více projektů? Přidělování práce bez ověření, zda váš tým skutečně má dostatek kapacit.
Plánování kapacity zajišťuje spravedlivé a realistické rozdělení práce. Také udržuje komunikaci s klienty založenou na faktech, například: „Můžeme to zařadit do příštího sprintu, ale přidání této úlohy nyní zpozdí milník X.“
🌟 Příklad: Pokud má váš designér na tento týden již naplánováno 30 hodin práce, vyhněte se zadávání dalších „naléhavých“ úkolů, aniž byste nejprve odstranili něco jiného z jeho seznamu úkolů.
⭐ Bonus: Pomocí AI agentů v ClickUp.
Předem připravení agenti se postarají o všechny rutinní záležitosti: připomínají vašemu týmu termíny, sdílejí denní aktualizace s klienty nebo odpovídají na rychlé dotazy týkající se projektu.
Vytvořte si vlastní agenta, který automatizuje složité akce, jako je přidělování úkolů na základě pracovní zátěže nebo sdílení souhrnů projektů se zainteresovanými stranami. Tímto způsobem budou vaše projekty běžet hladce na pozadí, bez neustálého dohledu.
Nastavení AI agenta v ClickUp je velmi jednoduché. Podívejte se na toto video a zjistěte, jak na to:
⚡ Archiv šablon: Šablony pro sledování více projektů zdarma
Udržujte rozšiřování rozsahu projektu ze strany klienta pod kontrolou pomocí ClickUp
Rozšiřování rozsahu projektu a konkurenční priority jsou neodmyslitelnou součástí života profesionála v oblasti projektového řízení. Nenechte však, aby to zničilo váš projekt.
Se správným softwarem pro řízení projektů se to stává příležitostí ke zvýšení vašich zisků a efektivnějšímu plánování vašich výstupů.
Teamwork je ideální pro agentury, které účtují klientům hodinovou sazbu nebo potřebují detailní přehled o ziskovosti a využití zdrojů.
Asana funguje nejlépe pro týmy, které prosperují díky struktuře – pomáhá jim mapovat opakovatelné pracovní postupy, automatizovat schvalování a udržovat soulad s širšími obchodními cíli.
ClickUp je však navržen pro správu rozsahu pro týmy všech velikostí v rámci jednotného pracovního prostoru typu „vše v jednom“.
Pokud chcete jednu platformu pro správu projektů, která propojí všechno – od rozsahu projektu a komunikace s klienty až po souhrny založené na umělé inteligenci a automatizaci pracovních postupů – ClickUp je pro vás jako stvořený.
S ClickUp Brain získáte kontextové informace a díky automatizacím a agentům AI Autopilot můžete nechat rutinní schvalování, aktualizace a následné kroky běžet na pozadí, zatímco se vy soustředíte na strategii klienta.
Pokud rozsah projektu vyčerpává vaši schopnost dodávat projekty, doporučuji vám zaregistrovat se zdarma na ClickUp a vyzkoušet ho.