Váš největší klient potřebuje novou reklamu na produkt, e-commerce značka spouští kampaň a technologická společnost chce představit svůj nejnovější koncept.
Agentura je plná schůzek, kreativního brainstormingu a sledování termínů.
Při správě více kampaní tohoto typu je důležité, aby všichni byli dobře organizovaní. Když se překrývají více klientů (z různých odvětví), časové plány a výstupy, je nevyhnutelné, že se schvalování zpozdí.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak agentury jako ta vaše mohou spravovat kampaně pro více klientů. Navíc uvidíme, jak ClickUp dokáže zabránit tomu, aby se všechny tyto kampaně vymkly kontrole. 🫡
⭐ Doporučená šablona
Šablona ClickUp pro hlášení stavu více projektů pomáhá týmům spravovat několik projektů najednou. Sledujte pokrok, včas identifikujte rizika a poskytujte zainteresovaným stranám jasné informace, to vše z přehledného dashboardu.
Od aktualizací pro zainteresované strany až po interní kontroly – tato šablona usnadňuje udržet vše (a všechny) na správné cestě.
Běžné výzvy, kterým agentury čelí při řízení více kampaní
Současné řízení více projektů přináší různé problémy pro různé klienty. Od termínů a zdrojů po konzistenci značky a reporting – agentury musí zvládat různé proměnné faktory.
Zde je několik výzev, kterým agentury čelí při správě více marketingových kampaní:
Překrývající se termíny a priority
Když vyžaduje pozornost více kampaní najednou, stává se stanovení priorit klíčové. Například můžete připravovat uvedení produktu na trh pro jednoho klienta, když jiný klient požádá o kreativní změny na poslední chvíli. Najednou o pozornost stejného týmu soupeří dvě kampaně s vysokými sázkami.
Bez jasného systému riskují agentury nedodržení termínů, což může vést k nespokojenosti klientů a potenciální ztrátě zakázek.
🧠 Zajímavost: Reklamní agentury se datují do 19. století, kdy byla v roce 1841 ve Filadelfii Volneyem B. Palmerem založena první moderní reklamní agentura. Palmer působil jako „prostorový makléř“, který prodával reklamním zadavatelům prostor v novinách na provizní bázi.
Přidělování zdrojů mezi klienty a týmy
Zdroje jsou omezené, ale požadavky klientů nikoli. Designéři, textaři a stratégové jsou často rozptylováni mnoha směry, což může vést k přepracování týmů a frustraci klientů.
Váš designér rozděluje svůj čas mezi obnovení značky klienta A a sociální kampaň klienta B a váš stratég se věnuje třem reportovacím dashboardům. Zní vám to povědomě?
Úspěšné marketingové agentury plánují dopředu, rozumí kapacitám svého týmu a strategicky rozdělují práci, aby nikdo nebyl přetížen.
🔍 Věděli jste, že... Ve 20. letech 20. století někteří maloobchodníci používali děrné štítky ke sledování údajů o zákaznících a jejich nákupních zvyklostech. Jednalo se o způsob, jak informovat o cílených propagačních akcích, který byl předchůdcem moderního marketingu založeného na datech.
Udržování konzistentní kvality a hlasu značky
Každý klient má svůj jedinečný tón a styl, specifické pokyny pro značku, které je třeba dodržovat, a vlastní očekávání, která od vás má. Jediný nekonzistentní příspěvek na sociálních sítích nebo nesprávně zvolená šablona e-mailu může ohrozit měsíce práce a důvěry.
Agentury musí zajistit, aby každá kampaň byla v souladu s image značky, hlasem a standardy kvality klienta.
Komunikační mezery mezi interními týmy a klienty
Na jedné straně se snažíte získat aktuální informace od svého týmu. Na druhé straně se snažíte uklidnit klienty, kteří požadují revize nejnovějšího návrhu. Zní to jako běžný čtvrtek? Je to běžná situace pro vedoucí týmů, kteří spravují více klientských účtů.
Nesprávná komunikace nebo nedostatek komunikace je hlavním problémem při správě více kampaní. Může vést k nedorozuměním, zpožděním termínů a frustraci klientů.
Sledování výkonu a reportování napříč kampaněmi
Přetížení daty je reálný problém. Mezi vlastními metrikami, formáty a termíny se topíte v hromadě zpráv, zatímco kampaně čekají na vaši pozornost.
Například jedna kampaň může měřit zapojení na Instagramu, druhá prokliky v e-mailech a třetí zobrazení v Google Ads. Ruční konsolidace těchto metrik může trvat hodiny.
⚙️ Bonus: Implementujte analytické panely, které integrují více platforem, a používejte standardizované šablony pro správu klientů, abyste zjednodušili sledování výkonu a zprůhlednili návratnost investic.
Strategie pro správu kampaní více klientů
Podívejme se na některé strategie, jak spravovat více klientů, centralizovat kampaně, zefektivnit kreativní pracovní postupy a zajistit, aby všichni zúčastnění byli na stejné vlně.
Ukážeme vám také, jak software ClickUp pro správu marketingových projektů udržuje vše ve vašem pracovním postupu organizované, přehledné a pod kontrolou. Navíc s ClickUp pro správu projektů kreativních agentur můžete centralizovat všechny kampaně klientů, přidělovat úkoly, sledovat termíny a hladce spolupracovat.
Jedná se o konvergované AI pracovní prostředí, které kombinuje projektové řízení, správu znalostí a chat s AI, aby vám pomohlo pracovat rychleji a chytřeji.
Centralizované plánování kampaní
Začněte vytvořením jediného centra pro každou klientskou kampaň s naplánovanými výstupy, termíny a závislostmi.
Například při plánování multikanálového spuštění zahrňte:
- Klíčová data pro schvalování kreativních návrhů
- Plány výdajů na placená média
- Termíny pro obsah příspěvků na sociálních médiích, e-mailech a blozích
- KPI kampaní
Díky tomu, že jsou všechny tyto informace viditelné na jednom místě, se vyhnete překvapením, jako je například zjištění, že webinář klienta B koliduje s uvedením produktu klienta A na trh. Povzbuďte svůj tým, aby každý den kontroloval hlavní projektový plán, aby všichni byli v obraze.
Projektová hierarchie ClickUp je vynikajícím způsobem, jak rozdělit činnosti marketingové agentury na:
- Prostory pro skupiny klientů nebo oddělení na vysoké úrovni
- Složky pro seskupení souvisejících kampaní nebo projektů
- Seznamy pro jednotlivé úkoly kampaně
Díky tomu je snadné vidět, kde se každá kampaň nachází v širším kontextu, což zabraňuje překrývání a zmatkům.
Jakmile naplánujete kampaně s touto strukturou, ClickUp Tasks vám umožní zachytit každou pohyblivou část kampaně.
Každý úkol lze přiřadit členovi týmu, stanovit termín splnění a propojit s ClickUp Dependencies, aby všichni věděli, co je třeba udělat jako první.
Můžete také připojit kreativní soubory, vkládat komentáře a dokonce zaznamenávat čas přímo v rámci úkolů, čímž zajistíte jediný zdroj pravdivých informací pro spolupráci i odpovědnost.
Aby vám všechny tyto informace dávaly smysl, můžete se obrátit na ClickUp Brain, asistenta platformy založeného na umělé inteligenci, který je přímo integrován do vašeho pracovního prostoru. Propojuje úkoly, dokumenty, lidi a znalosti organizace.
Jeho AI Project Manager generuje souhrny pokroku, provádí stand-upy a dokonce vytváří seznamy úkolů na základě vašeho projektového plánu.
Řekněme například, že spravujete multikanálové spuštění pro tři klienty. Stačí požádat asistenta AI, aby vygeneroval souhrn, včetně pokroku každé kampaně, úkolů, které vyžadují pozornost, a toho, kdo je zodpovědný za jednotlivé akce.
🤩 Bonusové tipy
- Vytvořte souhrn pokroku všech probíhajících kampaní v tomto týdnu.
- Vytvořte seznam úkolů pro spuštění sociálních médií klienta A s termíny a závislostmi.
- Připravte si stručné shrnutí pro dnešní týmovou schůzku s čekajícími schváleními a dalšími kroky.
Automatizace úkolů a pracovních postupů
Opakující se úkoly jsou tichými žrouty času. Automatizace schvalování, připomínek a následných kroků umožňuje vašemu týmu lépe se soustředit na kreativní práci, která skutečně posouvá věci kupředu.
Zde je několik funkcí, které můžete automatizovat v rámci svého softwaru pro správu úkolů:
- Odesílání návrhů žádostí a faktur klientům v konkrétních termínech
- Automatické přiřazování úkolů dalšího kroku, když je předchozí úkol označen jako dokončený
- Upozorňování členů týmu na změny termínů
📌 Příklad: Když je předložen návrh obsahu → automaticky se přesune do fáze kontroly, přiřadí se editor a po schválení se upozorní nákupčí médií, aby naplánoval distribuci.
Pomůže vám automatizace ClickUp. Můžete nastavit pravidla jako „když se stav úkolu změní na „V kontrole“, přiřaďte jej editorovi“ nebo „když není dodrženo termín, informujte account manažera“.
Tyto automatizace běží tiše na pozadí a zajišťují, že nic nezmeškáte a opakované kontroly nezatěžují váš tým.
🚀 Výhoda ClickUp: Kromě standardních automatizací mohou agenti ClickUp AI jednat autonomně vaším jménem. Reagují na spouštěče, zveřejňují aktualizace a dokonce řeší rutinní rozhodnutí.
Můžete například nastavit vlastního agenta Autopilot, který automaticky zveřejní souhrn v chatovém kanálu kampaně, jakmile se stav úkolu změní na „Připraveno ke spuštění“.
Přiřazení týmů a rolí
Váš designér pracuje pro tři klienty a nikdo neví, komu patří které materiály. Zmatek je zaručen. 😵💫
Tomu se vyhnete jasným vymezením rolí pro každou kampaň. Můžete vytvořit mini „organizační schéma“ pro každý projekt klienta a určit, kdo se stará o:
- Kreativní design
- Copywriting
- Správa placených reklam
- Reporting a analytika
Tím se zabrání duplicitní práci a zajistí se odpovědnost. V menších týmech přiřaďte „primární“ a „záložní“ vlastníky, aby vždy někdo pokrýval kritické úkoly.
Jedním z praktických způsobů, jak udržet přehlednost, je použití funkce ClickUp Assign Comments přímo v rámci úkolů.
Pokud například potřebujete upravit návrh textu, můžete k úkolu přidat komentář a přiřadit jej editorovi. Po dokončení může editor komentář vyřešit, čímž se zachová přehledný pracovní postup a všichni budou vědět, jaké jsou jejich povinnosti.
📮 ClickUp Insight: 47 % respondentů našeho průzkumu nikdy nevyzkoušelo použití umělé inteligence k řešení manuálních úkolů, ale 23 % těch, kteří umělou inteligenci používají, tvrdí, že jim výrazně snížila pracovní zátěž.
Tento rozdíl může být více než jen technologická propast. Zatímco první uživatelé dosahují měřitelných zisků, většina možná podceňuje, jak transformativní může být AI při snižování kognitivní zátěže a získávání času. 🔥
ClickUp Brain tuto mezeru vyplňuje hladkou integrací umělé inteligence do vašeho pracovního postupu. Naše umělá inteligence zvládne vše od shrnutí vláken a návrhu obsahu až po rozdělení složitých projektů a generování dílčích úkolů. Není třeba přepínat mezi nástroji ani začínat od nuly.
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security snížila čas strávený vytvářením reportů o 50 % nebo více díky přizpůsobitelným nástrojům pro reporting od ClickUp, díky čemuž se její týmy mohou méně soustředit na formátování a více na prognózy.
Standardizované šablony a procesy
Každá kampaň má podobnou, ne-li stejnou strukturu: zadání → kreativita → schválení → spuštění → vykazování. Rozdíl mezi hladce proběhlou kampaní a chaotickou kampaní spočívá v tom, zda váš tým dodržuje opakovatelný proces.
Jedním z nejlepších způsobů, jak se vyhnout zařazení do nesprávné kategorie, je standardizovat opakující se procesy pomocí šablon. Můžete například použít:
- Šablona kalendáře obsahu ClickUp s přednastavenými časy zveřejňování příspěvků
- Šablona ClickUp pro správu marketingových kampaní pro sledování cílení, rozpočtu a kopírování úkolů
- Šablona ClickUp pro sledování kampaní s výchozími KPI a typy grafů
Chcete-li sledovat pokrok napříč odděleními nebo iniciativami bez zpomalení, použijte šablonu ClickUp Multiple Project Status Report Template. S touto šablonou pro stanovení priorit můžete centralizovat základní podrobnosti, jako je stav projektu, priorita, fáze, rozpočet, kvalita a časové harmonogramy, do jedné dynamické zprávy.
Další vynikající možností je šablona ClickUp Marketing Agency Template, která byla navržena tak, aby marketingovým týmům a agenturám pomohla snadno plánovat, realizovat a sledovat kampaně.
Šablona marketingové kampaně vám umožňuje:
- Rozdělte práci do kategorií, jako jsou placené kampaně, smlouvy a kreativní práce.
- Sledujte průběh projektu vizuálně pomocí vlastních stavů úkolů ClickUp, jako jsou Návrh, Provádění a K revizi.
- Uspořádejte si důležité informace o klientech pomocí vlastních polí ClickUp pro účet, velikost smlouvy a průběh tvorby nápadů.
- Mějte přehled o prioritách díky barevně označeným indikátorům dokončení, jako jsou Na dobré cestě, V ohrožení a Zpožděno.
Toto o ClickUp řekla Chelsea Bennett, manažerka pro zapojení značky ve společnosti Lulu Press:
Platforma pro správu projektů je pro marketingový tým nezbytná a oceňujeme, že nám pomáhá zůstat v kontaktu s ostatními odděleními. ClickUp používáme doslova každý den, pro všechno. Je velmi užitečný pro náš kreativní tým a zlepšil a zefektivnil jeho pracovní postupy.
Platforma pro správu projektů je pro marketingový tým nezbytná a oceňujeme, že nám pomáhá zůstat v kontaktu s ostatními odděleními. ClickUp používáme doslova každý den, pro všechno. Je velmi užitečný pro náš kreativní tým a zlepšil a zefektivnil jeho pracovní postupy.
Zde je krátký přehled toho, jak můžete vytvořit marketingový plán v rámci svého bezplatného softwaru pro správu projektů:
Efektivní komunikace s klienty
Nic nedokáže kampaň tak rychle zmařit jako nedorozumění, zejména když se klienti cítí mimo dění nebo jsou zahlceni přílišným množstvím informací.
Považujte aktualizace za filmový trailer: stačí jen tolik informací, aby vzbudily zájem, ale nepřetížily. Strukturovejte svou komunikaci pomocí jednoduchých, opakovatelných postupů, jako jsou:
- Týdenní schůzky s jasným programem
- Předem schválené kanály pro zpětnou vazbu (dokumenty, komentáře, e-maily)
- Aktualizace stavu přímo spojené s výsledky, nikoli vágními frázemi
S ClickUp Chat můžete nastavit vyhrazené chatovací prostory pro každou kampaň klienta a skutečně pracovat tam, kde komunikujete.
Jakýkoli komentář, poznámka klienta nebo chatová zpráva může být převedena na úkol FollowUp, aby se zajistilo, že nic nebude opomenuto. Navíc můžete všechny přiřazené zprávy organizovat na jednom místě a filtrovat je podle osoby nebo stavu.
Potřebujete věci probrat živě? SyncUps vám umožní rychle zavolat, sdílet obrazovku, přidávat komentáře uprostřed diskuse a dokonce získat shrnutí generované umělou inteligencí s akčními položkami.
A když jste pryč, AI CatchUp vám poskytne přehled toho, co jste zmeškali, zatímco AI Answers dokáže okamžitě vytáhnout informace z celého vašeho pracovního prostoru a reagovat tak rychleji, než kdybyste procházeli staré chaty.
🚀 Výhoda ClickUp: ClickUp Brain MAX posouvá funkce ClickUp Brain o krok dál. Desktopová aplikace eliminuje rozptýlení AI a propojuje všechny vaše nástroje, takže nemusíte neustále přecházet mezi záložkami.
Navíc vám poskytuje přístup k prémiovým modelům umělé inteligence, jako jsou ChatGPT, Claude nebo Gemini, v jednom jednotném centru.
S jeho pomocí můžete:
- Získejte vysoce kontextové odpovědi napříč úkoly, dokumenty a propojenými aplikacemi.
- Spouštějte pracovní postupy a automatizace napříč několika platformami.
- Komunikujte prostřednictvím textu nebo hlasu a spravujte projekty podle svých představ.
- Vyberte si pro každý úkol nejlepší model umělé inteligence od ChatGPT po Claude.
Sledování výkonu v reálném čase
Sledování kampaní pro více klientů může být matoucí. Vyhněte se chaosu tím, že:
- Definování marketingových KPI předem pro každou kampaň
- Nastavení dashboardů pro porovnání napříč kampaněmi
- Denní kontrola metrik, aby bylo možné včas zachytit pokles výkonu
Sledování v reálném čase vám umožňuje zasáhnout dříve, než se něco pokazí. Můžete sledovat míru prokliku, konverze a zapojení u jednotlivých kampaní, abyste zjistili, co funguje a co je třeba rychle vylepšit.
Dashboardy ClickUp vám poskytují centrální místo, kde můžete v reálném čase sledovat výkonnost všech kampaní vašich klientů. S dashboardy můžete dělat následující:
- Vytvářejte vlastní widgety: Sledujte přesně ty KPI, které zajímají vaše klienty, jako jsou míra prokliku, konverze, zapojení nebo dokončení úkolů.
- Sledujte úkoly a cíle vizuálně: Využijte ukazatele pokroku, výsečové grafy a sledovače cílů projektu, abyste získali jasný přehled o tom, co je na dobré cestě a co vyžaduje pozornost.
- Filtrujte a seskupujte podle kontextu: Kategorizujte data svých klientů podle kampaně, přidělené osoby nebo libovolného vlastního pole, abyste se mohli podrobněji zabývat detaily nebo porovnávat výsledky.
🚀 Výhoda ClickUp: Získejte okamžité souhrny o průběhu kampaně, automatická upozornění na pokles výkonu a přehled o úkolů po termínu pomocí ClickUp Brain. Můžete také přidat AI karty do svých dashboardů, abyste to mohli dělat na jednom místě.
📖 Přečtěte si také: Provádění kampaní pomocí umělé inteligence: Jak automatizovat marketingové pracovní postupy
Osvědčené postupy pro agentury spravující více kampaní
I při použití osvědčených strategií mohou malé návyky znamenat velký rozdíl. Zde je několik zdánlivě nepodstatných tipů, které byste měli mít na paměti!
- Zaveďte hlavní kalendář obsahu: Centralizujte všechny časové osy kampaní, termíny pro dodání obsahu a klíčová data do jednoho přístupného kalendáře, abyste předešli konfliktům v plánování.
- Provádějte hodnocení po skončení kampaně: Po každé kampani uspořádejte debriefingové schůzky, abyste analyzovali, co fungovalo, co nefungovalo a jak lze procesy vylepšit pro budoucí projekty.
- Upřednostněte segmentaci klientů: Seskupte potřeby nebo odvětví klientů, abyste zefektivnili vývoj strategie a alokaci zdrojů.
- Poskytněte klientům přístup a transparentnost: Dejte klientům přístup pouze pro prohlížení časových os a stavů úkolů, umožněte jim poskytovat zpětnou vazbu k výstupům a vytvořte dashboardy s relevantními KPI.
- Hodnotná analýza po skončení kampaně: Považujte kampaně za proces s úplným cyklem. Porovnávejte výsledky, sbírejte zpětnou vazbu od týmu a dokumentujte získané poznatky, abyste mohli opakovat úspěchy.
- Standardizujte formáty reportů: Vytvořte jednotné šablony pro řízení projektů, které budou sloužit k vytváření reportů o výkonu a aktualizací pro klienty, abyste nastavili jasná očekávání.
💡 Tip pro profesionály: Sledujte výkonnost kampaní pomocí vtipných přezdívek, maskotů nebo emodži, aby bylo řízení více klientů zábavnější a zapamatovatelnější. Například uvedení produktu na trh pro značku kávy lze nazvat „Operace Espresso“.
Časté chyby, kterým je třeba se při správě více kampaní vyvarovat
Práce pro více klientů otevírá prostor pro chyby, které zpomalují pokrok nebo matou týmy. Zde je několik chyb, na které je třeba dávat pozor:
- Vynechávání pravidelných kontrol: Často kontrolujte průběh kampaně, aktualizujte stav úkolů a podle potřeby upravujte priority.
- Stejný přístup ke všem kampaním: Přizpůsobte strategie, časové plány a sdělení pro každého klienta tak, aby splňovaly jeho konkrétní cíle.
- Spoléhat se pouze na e-mail: Používejte centralizované komunikační nástroje ke sledování zpráv, schvalování a aktualizací na jednom místě.
- Sběr dat bez jejich kontroly: Analyzujte metriky důsledně, abyste identifikovali trendy, upravili kampaně a zlepšili výkonnost.
- Ignorování zpětné vazby od klientů: Zaznamenávejte, přiřazujte a řešte každý komentář okamžitě, abyste udrželi soulad a důvěru.
- Změna rozpočtů bez plánu: Naplánujte rozpočty předem, sledujte výdaje a provádějte úpravy na základě informací o výkonu.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší marketingové nástroje AI pro udržení produktivity
🧠 Zajímavost: Na konci 50. let 20. století byli newyorští reklamní manažeři přezdíváni jako skuteční „Mad Men“. Během „kreativní revoluce“ v 60. letech začaly agentury v kampaních používat humor, ironii a vyprávění příběhů, čímž se odklonily od nudných reklam s velkým množstvím textu. Často si účtovaly 15 % nebo více z reklamního rozpočtu klienta jako poplatek, což znamenalo, že vydělávaly více než desítky milionů dolarů.
📖 Přečtěte si také: Kolik projektů je příliš mnoho na to, aby se daly spravovat najednou?
Vytvořte kreativní synchronizaci (Sink) s ClickUp
Jediná smyčka, ve které chcete uvíznout, je cyklus kreativních nápadů, které se proměňují v výsledky. Všechno ostatní by mělo probíhat hladce v pozadí.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, je komplexní platforma vytvořená pro kreativní agentury.
S centralizujte všechny kampaně na jednom místě pomocí ClickUp Tasks a automatizujte opakující se pracovní postupy pomocí ClickUp Automations. Navíc vám ClickUp Brain pomůže shrnout aktualizace kampaní, připravit obsah a udržet si náskok.
Zaregistrujte se na ClickUp zdarma ještě dnes! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
Agentury centralizují všechny informace o projektech na jedné platformě, jako je ClickUp, s oddělenými prostory pro každého klienta. Úkoly, termíny a aktiva jsou přehledně uspořádány, zatímco funkce jako závislosti úkolů, milníky a vlastní pole usnadňují sledování více účtů najednou.
Zobrazte pracovní zátěž a přiřaďte členům týmu úkoly na základě jejich odborných znalostí a kapacit. Nástroje pro správu zdrojů pomáhají vyvažovat pracovní zátěž, předcházet vyhoření a zajistit, aby každá kampaň dostala náležitou pozornost. Pravidelné kontroly umožňují provádět úpravy na základě výkonu a dostupnosti.
Ano. ClickUp umožňuje agenturám vytvářet samostatné pracovní prostory pro klienty, organizovat úkoly, stanovovat termíny, automatizovat opakující se činnosti a sledovat pokrok. Integrovaná komunikace a sdílení souborů umožňují hladkou spolupráci s týmy a klienty.
Správný software pro řízení projektů, standardizované procesy, pokyny pro značku a specializované týmy pro klienty zajišťují konzistentnost kampaní. Pravidelné kontroly kvality, schvalovací cykly a sledování milníků zajišťují, že každý výstup splňuje očekávané standardy.
Šablony pro plánování kampaní, kalendáře obsahu, nástroje pro sledování rozpočtu a přehledy výkonnosti pomáhají zefektivnit pracovní postupy. Používání šablon ClickUp zajišťuje konzistentnost, snazší spolupráci a přehlednější viditelnost napříč všemi platformami sociálních médií a kampaněmi.