Není nic lepšího než vzrušení z nové kampaně, která se rodí. Designéři dotvářejí vizuální stránku, copywriteři nacházejí ten správný tón a klient je upřímně nadšený z toho, co se rodí.
A pak... se vše zastaví, protože někdo ještě neschválil nadpis nebo se zpětná vazba k návrhu ztratila v dlouhé e-mailové konverzaci.
Pro agentury tento cyklus znamená ztrátu času, energie týmu a důvěry klientů.
Proto se v tomto blogu budeme zabývat tím, jak mohou agentury optimalizovat schvalovací procesy tak, aby se zrychlilo posuzování, zpětná vazba byla jasnější a všichni věděli, co je třeba udělat dál.
Zjistíte také, jak ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, pomáhá tento proces zjednodušit. 🤩
⭐ Doporučená šablona
Šablona ClickUp pro žádosti a schvalování projektů vám poskytuje jasně definovaný schvalovací proces pro agentury. Díky polím pro náklady, dopad a typ položky obsahuje každá žádost předem správné podrobnosti, což snižuje zpoždění. Navíc můžete použít stavy jako V posuzování, Schváleno nebo Zamítnuto, aby všichni snadno viděli, v jaké fázi se žádost nachází.
Běžné výzvy schvalovacích procesů pro agentury
Vaše schvalovací procesy vás stojí spoustu peněz, a to způsobem, který si možná ani neuvědomujete. Zde je několik běžných problémů, se kterými se můžete setkat. 🚧
Více zainteresovaných stran způsobuje zpoždění
Ředitel vašeho klienta dá zelenou strategii marketingové kampaně a pak se najednou objeví právní tým s připomínkami, o kterých nikdo předtím nemluvil. Nyní chce generální ředitel sdělení, které je v naprostém rozporu se schváleným zadáním.
Ale počkejte, to není vše:
- Třetí týden přináší náročné formuláře pro dodavatele v oblasti nákupu
- Personální oddělení náhle potřebuje „přezkoumání kulturní citlivosti“
- Regionální manažer se rozhodne, že pro svůj trh potřebuje zcela odlišnou zprávu.
- IT zabíjí vaše spuštění, protože landing page obsahuje „neautorizované sledovací pixely“.
Každý zúčastněný si myslí, že pomáhá, ale protože se nikdy navzájem nekoordinují, váš tým je tažen různými směry.
🧠 Zajímavost: Nejstarší systémy „schvalovacích procesů“ sahají až do starověkých civilizací. V Mezopotámii zapisovali písaři obchodní smlouvy na hliněné tabulky, které vyžadovaly pečetě (podobné podpisům) od více stran.
Nedostatečná přehlednost o čekajících schváleních
Materiály kampaně mizí v organizacích klientů a vy můžete jen hádat, kde se v řetězci schvalování nacházejí.
Nelze zjistit, zda je zpoždění způsobeno dovolenou někoho z týmu, delšími interními revizemi, než se očekávalo, nebo tím, že váš e-mail zapadl v něčí schránce. Tato nedostatečná viditelnost znemožňuje efektivní plánování zdrojů.
Většinou si nejste jisti, zda máte svůj tým nechat v pohotovosti pro okamžité revize, nebo ho přesunout na jiné projekty.
📖 Přečtěte si také: Jak spravovat více marketingových projektů jako profesionál
Nedorozumění a nejasné odpovědnosti
Schvalovací proces může být chaotický. Váš account manager předpokládá, že klient bude koordinovat své interní zainteresované strany, zatímco klient očekává, že celý schvalovací proces bude řídit váš tým.
Pak se uprostřed projektu objeví noví rozhodující činitelé bez jasně stanovených úrovní pravomocí a najednou všichni čekají, až někdo převezme vedení. Tyto mezery vyčerpávají rozpočty projektů, aniž by se cokoli posunulo vpřed.
🔍 Věděli jste? Při schvalování hraje roli autoritativní zaujatost. Lidé jsou ochotnější přijmout rozhodnutí, pokud pochází od někoho v autoritativní pozici, i když není jasné jeho odůvodnění, což zdůrazňuje význam transparentních procesů.
Problémy s kontrolou verzí a nekonzistentní zpětná vazba
Chaos v souborech se znásobuje, když zpětná vazba přichází z více kanálů bez koordinace.
Váš designér možná pracuje na verzi 12, zatímco zainteresované strany zasílají připomínky k verzi 8. Zpětná vazba zaslaná e-mailem je v rozporu s tím, co bylo řečeno na schůzkách, a nikdo neví, které připomínky mají přednost.
Kvůli tomuto problému s kontrolou verzí váš tým tráví fakturovatelné hodiny zjišťováním, co je relevantní, místo aby prováděl změny.
Úzká místa v naléhavých nebo vysoce prioritních projektech
Naléhavé kampaně odhalí všechny slabiny vašeho údajně efektivního schvalovacího workflow. Standardní procesy, které fungují dobře pro běžné časové harmonogramy, často selhávají, když klienti vyžadují rychlé zpracování.
Podívejme se na nejčastější urgentní překážky v projektech:
- Schvalování o víkendu se zpožďuje, protože nikdo nekontroluje pracovní e-maily až do pondělí.
- Mezinárodní klienti vytvářejí časové rozdíly, kdy schvalování zůstává nečinné po dobu více než 12 hodin.
- Zástupci schvalovatelů nemají dostatek informací a pravomoc k rychlému rozhodování.
- Naléhavé změny vyvolávají kontroly shody, které trvají déle než původní časový plán.
Tyto překážky mají vliv na efektivitu řízení projektů. Způsobují zpoždění, která mají dopad na ostatní klienty a poškozují reputaci vaší agentury jako spolehlivého dodavatele.
🧠 Zajímavost: Středověké cechy fungovaly na základě schvalování. Řemeslníci nemohli prodávat zboží bez souhlasu mistrů cechu, kteří kontrolovali kvalitu a dodržování obchodních pravidel. To se příliš neliší od dnešních kontrol kvality v agenturách.
Podrobný průvodce optimalizací schvalovacích procesů
Agentury potřebují schvalovací procesy, které snižují tření a udržují kvalitu. Použijte tyto kroky a namapujte je do softwaru ClickUp pro správu projektů kreativních agentur, abyste zůstali v souladu.
Podívejme se, jak může software pro schvalovací pracovní postupy pomoci! 🧰
Krok č. 1: Shromažďujte požadavky na jednom místě
Když více klientů zasílá požadavky e-mailem, chatem nebo dokonce přes WhatsApp, mohou se snadno ztratit podrobnosti. Potřebujete způsob, jak všechny požadavky sdružit do jednoho spolehlivého zdroje.
Například vytvořte ve svém softwaru pro pracovní postupy formulář žádosti, ve kterém se dotazujete na rozpočet, cílovou skupinu, klíčové výstupy a preferované časové harmonogramy.
Díky ClickUp Forms se tyto vstupy od klientů mohou automaticky proměnit v úkoly ClickUp. Pokud klient vyplní formulář pro redesign vaší webové stránky, okamžitě se vytvoří úkol, který se přiřadí account managerovi a propojí se se všemi nahranými materiály, jako jsou pokyny pro značku nebo loga.
Toto je to, co dělá formuláře nejvhodnějšími pro agentury:
- Přidejte povinná pole pro cíle, marketingové rozpočty a termíny.
- Používejte rozevírací nabídky pro časové osy projektů, abyste se vyhnuli nejasným očekáváním.
- Přidejte možnost nahrávání souborů, aby klienti mohli předem poskytnout loga, fonty nebo předchozí kreativní návrhy.
Zjistěte, jak transformovat svůj proces přijímání zakázek:
Krok č. 2: Rozdělte projekty na strukturované úkoly
Po shromáždění jasné žádosti je dalším krokem její rozdělení na proveditelné části.
Kampaň jako „Spuštění nové módní reklamy“ vyžaduje menší, vlastní kroky, jako je psaní scénáře, casting, editace a schvalování klientem.
ClickUp pro agentury to usnadňuje.
Každý výstup se stává úkolem, který je přiřazen správnému členovi týmu, s podúkoly pro mikro-kroky. Úkol natáčení videa může mít podúkoly pro:
- Rezervace studia
- Najímání filmového štábu
- Organizace rekvizit
Vlastní stavy úkolů ClickUp pak přesně ukazují, v jaké fázi se každý úkol nachází. Namísto obecných stavů, jako je „Probíhá“, může agentura nastavit stavy „Koncepce“, „První návrh připraven“ a „Zpětná vazba od klienta obdržena“. Každý vidí, jak práce postupuje, aniž by bylo nutné zasílat e-maily s aktualizacemi.
Tady je, co Tyler Guthrie, ředitel pro příjmy ve společnosti Home Care Pulse, řekl o používání ClickUp ke správě schvalování:
Formuláře a schvalovací procesy se velmi snadno implementují a výrazně usnadňují vyřizování meziresortních žádostí, čímž šetří čas.
Formuláře a schvalovací procesy se velmi snadno implementují a výrazně usnadňují vyřizování meziresortních žádostí, čímž šetří čas.
Krok č. 3: Seřaďte schvalování ve správném pořadí
Kreativní práce často prochází několika úrovněmi schvalování: interní kreativní vedoucí, account manager a poté schválení klientem. Pokud se tyto kroky provádějí v nesprávném pořadí, termíny se nedodrží.
Závislosti úkolů ClickUp vám umožňují tento tok kontrolovat. Například úkol úprav nelze zahájit, dokud kreativní ředitel neschválí storyboard. Závislosti uzamknou pořadí, takže nikdo nemůže přeskočit dopředu.
Řekněme, že vaše agentura dodává sadu bannerových reklam. Úkol návrhu zůstává blokován, dokud není dokončeno copywriting. Jakmile je úkol copywriting označen jako dokončený, úkol návrhu se automaticky otevře.
📮 ClickUp Insight: 24 % zaměstnanců tvrdí, že opakující se úkoly jim brání v provádění smysluplnější práce, a dalších 24 % má pocit, že jejich dovednosti nejsou dostatečně využívány. To znamená, že téměř polovina zaměstnanců se cítí kreativně blokována a podceňována. 💔
ClickUp pomáhá přesunout pozornost zpět na práci s vysokým dopadem díky snadno nastavitelným AI agentům, kteří automatizují opakující se úkoly na základě spouštěčů. Například když je úkol označen jako dokončený, AI agent ClickUp může automaticky přiřadit další krok, odeslat připomenutí nebo aktualizovat stav projektu, čímž vás zbaví nutnosti ručního sledování.
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security snížila čas strávený vytvářením reportů o 50 % a více díky přizpůsobitelným nástrojům pro reportování ClickUp, díky čemuž se její týmy mohou méně soustředit na formátování a více na prognózy.
Krok č. 4: Přiřaďte zpětnou vazbu tam, kam patří
Zpětná vazba agentur se často ztrácí v dlouhých chatových vláknech. Nejasná zpráva „Změňte tuto barvu“ může vést k tomu, že týmy budou hádat, kdo by měl podniknout kroky. Zpětná vazba vyžaduje odpovědnost.
ClickUp Assign Comments tento problém řeší přímo. Například když klient poznamená, že tlačítko CTA na vstupní stránce působí slabě, account manager přidá přiřazený komentář s označením designéra. Tento komentář zůstane otevřený, dokud jej designér nevyřeší.
Nebo předpokládejme, že vaše agentura pořádá focení. Kreativní vedoucí může zanechat přiřazený komentář k úkolu „Dokončit úpravy“: @Jamie, nahraď obrázek 3 alternativním snímkem. Jamie dostane okamžitě oznámení a aktualizace zůstane spojená s úkolem.
🧠 Zajímavost: Schvalování dokumentů bylo po desetiletí inspirací pro vtipy v kancelářích. Od komiksů Dilbert po „TPS zprávy“ ve filmu Office Space byly překážky při schvalování univerzálním problémem firem.
Zde je vtipný příklad:
Krok č. 5: Automatizujte opakující se schvalovací kroky
I když je vytvořen nový pracovní postup, agentury tráví hodiny nastavováním připomínek pro zpětnou vazbu od klientů, přesunem úkolů do fáze kontroly nebo informováním týmů o změnách.
Automatizace ClickUp vám tuto opakující se práci ulehčí. Fungují na jednoduchém pravidle „pokud toto, pak tamto“, což vám umožňuje nastavit vlastní spouštěče a akce v rámci centralizované platformy.
Řekněme, že dodáváte balíček pro rebranding. Jakmile designérský tým dokončí návrhy loga, automatizace odešle klientovi e-mail s informací, že návrhy jsou k dispozici v softwaru pro správu kreativních projektů. Proces pokračuje, aniž by někdo musel posílat upomínky.
Takto automatizace pracovních postupů podporuje schvalování:
- Automatické přiřazování úkolů při změně stavu
- Spouštějte oznámení klientům, jakmile se dodávky dostanou do fáze kontroly.
- Po dokončení interního schvalování přesuňte úkoly do nových seznamů.
📖 Přečtěte si také: Příklady automatizace pracovních postupů a případy použití
Krok č. 6: Centralizujte konverzace tam, kde se pracuje
Schvalování ze strany klientů se často zkomplikuje, když se komunikace rozptýlí do více kanálů. Týmy potřebují jedno místo, kde jsou všechny konverzace propojeny s výstupy.
ClickUp Chat umožňuje agenturám vést tyto diskuse přímo v pracovním prostoru projektu.
Například když má klient připomínky k videu kampaně, může account manager tyto poznámky vložit přímo do kanálu propojeného s danou kampaní. Designéři a redaktoři vidí, co se děje, bez jakéhokoli kontextu nebo Work Sprawl.
Pro živé diskuse přidává SyncUps v ClickUp Chat další vrstvu. Můžete zahájit audio nebo video hovor v jakémkoli kanálu nebo DM.
Předpokládejme, že váš kreativní ředitel chce řešit úpravy klienta v reálném čase. Tým spustí SyncUp ve vyhrazeném kanálu projektu, společně zkontroluje zpětnou vazbu a během hovoru aktualizuje úkoly. Během hovoru můžete společně upravovat dokumenty nebo přizpůsobovat tabule.
Krok č. 7: Použijte AI ke zjednodušení kreativních recenzí
Když kampaně dosáhnou fáze schvalování klientem, týmy často ztrácejí hodiny procházením objemných briefů, nepřehledných e-mailových konverzací nebo opakovaných dotazů klientů. Agentury mohou ušetřit čas použitím umělé inteligence k filtrování rušivých vlivů a zvýraznění toho, co je důležité.
ClickUp Brain funguje jako asistent vašeho kreativního týmu na vyžádání během recenzí.
Pokud například klient zašle 15stránkový dokument o rebrandingu, můžete požádat AI projektového manažera , aby vygeneroval dvouodstavcový přehled nejdůležitějších pokynů týkajících se tónu, vizuální stránky a cílové skupiny. Tímto způsobem získá designérský tým jasný přehled, aniž by musel číst každou větu.
AI Writer for Work od ClickUp Brain dokáže napsat alternativní popisky v souladu s hlasem značky klienta, což copywriterům poskytuje rychlý základ pro další úpravy.
Můžete také:
- Shrňte dlouhé zadání klientů do praktických bodů pro designéry a copywritery.
- Vytvářejte obsah pro první kolo, jako jsou reklamní texty nebo předměty e-mailů, pro interní kontrolu.
- Odpovídejte na rychlé kontextové otázky, jako například „Jaké barvy schválil klient pro jarní kampaň?“
✅ Vyzkoušejte tento příkaz: Shrňte tuto vlákno zpětné vazby od klienta do tří klíčových revizí, které musíme provést před druhým návrhem.
💡 Tip pro profesionály: Chcete-li ještě více zkrátit dobu kontroly, požádejte ClickUp Brain, aby shrnul dlouhé chatové vlákna do stručných akčních bodů.
Krok č. 8: Škálujte schvalování pomocí pokročilé umělé inteligence
Každý klient má jedinečné požadavky a každá kampaň se řídí vlastním modelem pracovního postupu.
ClickUp Brain MAX, desktopový AI společník, propojuje více AI modelů, včetně ChatGPT, Gemini, Claude a DeepSeek, s vaším pracovním prostorem. Propojuje také vaše aplikace, což usnadňuje přenos kontextu z Google Drive nebo Figma do vašeho schvalovacího procesu.
Pokud například tři různí klienti naplánují natáčení videa na stejný týden, Brain MAX předpoví potenciální nedostatek zdrojů. Může navrhnout přeřazení editorů nebo prodloužení jednoho termínu, aby se zabránilo zmeškání dodávek.
✅ Vyzkoušejte tento příkaz: Analyzujte posledních pět schvalovacích cyklů kampaně pro klienta A a zdůrazněte, kde došlo ke zpožděním, poté doporučte úpravy, které je třeba provést při příštím spuštění, aby bylo zajištěno neustálé zlepšování.
🚀 Výhoda ClickUp: Šablona ClickUp pro žádosti o projekty a schvalování nabízí strukturované nastavení složek, ve kterých se každá žádost o projekt nebo zadání klienta předkládá prostřednictvím standardizovaného formuláře.
Díky vlastním polím ClickUp, jako jsou Popis, Dopad, Náklady dopadu, Typ položky a Pravděpodobnost, získáte od samého začátku důležité kontextové informace a kvantifikovatelné metriky.
Osvědčené postupy pro schvalovací procesy agentur
Zde je několik osvědčených postupů, díky nimž bude správa schvalovacích procesů plynulá, předvídatelná a bez stresu jak pro váš tým, tak pro klienty.
Vytvořte schvalovací mapy před zahájením projektů
Projekty se zpomalují, když nevíte, kdo co schvaluje.
Na začátku projektu sepište seznam všech osob s rozhodovací pravomocí, včetně náhradních kontaktů, a přesně definujte, co může každá osoba schvalovat.
Například vedoucí kreativního oddělení může schvalovat návrhy designu, marketingový manažer může schvalovat texty a právní tým může kontrolovat soulad s předpisy. Přidejte také záložní kontakty, abyste předešli zpožděním, když někdo není k dispozici.
⚡ Archiv šablon: Použijte šablonu ClickUp Project Kick-Off Meeting Template k zaznamenání všech schvalovacích rolí, sdělení cílů a stanovení realistických cílů a časových harmonogramů. Přidejte atributy, jako jsou Project Manager, Location, Attendees a další, abyste zajistili, že vše je dobře zdokumentováno.
Zahrňte termíny schvalování do časových harmonogramů projektů
Při plánování projektu vyhraďte konkrétní časové úseky pro kontrolu klientem. Pokud návrh vyžaduje schválení klientem do pátku, tým ví, že musí dokončit návrh do středy, aby měl časovou rezervu.
Jasně komunikujte tyto termíny, propojte je s milníky a identifikujte úzká místa pomocí zobrazení ClickUp Gantt View ve vašem softwaru pro schvalovací pracovní postupy.
📖 Přečtěte si také: Vytvoření diagramu a grafu pracovního postupu: podrobný průvodce
Používejte schvalovací kola namísto průběžné zpětné vazby
Neustálé přijímání zpětné vazby může připomínat běhání v kruhu. Strukturovejte zpětnou vazbu do kol s jasnými cíli a termíny.
Například:
- První kolo se zabývá strategií a komunikací.
- Druhé kolo se zabývá vizuální realizací.
- Třetí kolo potvrzuje finální úpravy
Zpětná vazba poskytnutá po uzavření kola bude zohledněna v budoucích fázích projektu nebo může mít vliv na termíny dodání. Tato metoda zabraňuje nekonečným revizím a zároveň umožňuje klientům poskytovat smysluplné podněty.
🔍 Věděli jste, že... I emodži potřebují schválení. Každý nový design emodži musí projít schvalovacím procesem Unicode Consortium, než se dostane na vaši klávesnici.
Podporujte odpovědnost za schvalování pomocí dashboardů a AI agentů.
Zpoždění schvalování často zůstávají skrytá, dokud není příliš pozdě. Pomocí dashboardů ClickUp můžete vizualizovat klíčové ukazatele výkonnosti, včetně všech čekajících schválení a čekacích dob.
Můžete vidět, kolik úkolů je v každém stavu, jako například „Čeká na schválení“, „Schváleno“ nebo „Vyžaduje revizi“, a rychle identifikovat, kde se hromadí schválení.
Karty mohou zobrazovat průměrnou dobu zpracování schválení a dokonce je třídit podle členů týmu nebo klientů. To usnadňuje sledování odpovědnosti a udržuje projekty v harmonogramu.
ClickUp vám navíc umožňuje plánovat zprávy z těchto dashboardů. Můžete automaticky zasílat aktualizace klientům nebo interním zainteresovaným stranám denně, týdně nebo měsíčně.
💡Tip pro profesionály: Nakonfigurujte si vlastní ClickUp AI Agent, který bude sledovat stav úkolů a termíny splnění, posílat připomenutí, eskalovat problémy nebo aktualizovat stav podle potřeby, aby se věci hýbaly kupředu.
Zelená pro kreativní materiály s ClickUp
Pro projektové manažery agentur se každý den jeví jako záplata děr namísto posunu práce vpřed. Díky efektivnímu schvalovacímu procesu může váš tým posouvat projekty vpřed bez zbytečných zpoždění.
ClickUp je konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, který vám pomůže vidět vše na jednom místě, aniž byste museli používat desítky různých nástrojů. Plánujte a spravujte všechny výstupy pomocí úkolů, centralizujte veškerou komunikaci pomocí chatu a nechte si vytvořit vlastní ovládací panel, který se stane řídicím centrem vaší agentury. Vše doplňte automatizací a zrychlením pomocí ClickUp Brain a Brain MAX.
Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
Agentury mohou vytvořit jasné pracovní postupy pro každého klienta, určit osoby s rozhodovací pravomocí, nastavit závislosti úkolů a centralizovat veškerou zpětnou vazbu v jednom pracovním prostoru. Díky tomu jsou všechna schválení přehledná, organizovaná a snadno sledovatelná.
Ano. ClickUp vám umožňuje nastavit automatizace, které upozorní členy týmu, když jsou schválení čekající, po termínu nebo dokončená. To snižuje potřebu ručního sledování a zajišťuje hladký průběh administrativních úkolů.
Definujte roli každého schvalovatele, vytvořte schvalovací mapy před zahájením projektů, stanovte termíny a použijte nástroje k centralizaci zpětné vazby. Pravidelné kontroly a zdokumentované procesy také zabraňují vzniku překážek a zajišťují efektivitu pracovních postupů.
Agentury mohou sledovat schvalování pomocí vlastních stavů úkolů v ClickUp. Dashboardy, zobrazení seznamu a Ganttův diagram zobrazují aktuální stav každého úkolu, odpovědnou stranu a termíny. Můžete také použít závislosti úkolů, abyste zjistili, která schválení blokují následnou práci.
Nástroje umělé inteligence, jako jsou ClickUp Brain a Brain MAX, dokážou shrnout dlouhé vlákna zpětné vazby, zvýraznit klíčové úkoly, upozornit na potenciální zpoždění a dokonce navrhnout chytřejší časové plány. To pomáhá týmům jednat rychleji a omezit chyby.