Manažeři mají na starosti spoustu věcí.
Od tlaku na vedení, aby plnilo cíle a úkoly, až po mentoring vašeho týmu – vyvážení různých očekávání může být náročným úkolem. A jako vedoucí musíte vést schůzky, které vám pomohou delegovat úkoly, získávat informace o aktuálním stavu, vymýšlet strategie a tak dále.
Každá schůzka, bez ohledu na typ, potřebuje jasný účel, cíl, důvod konání a program. Vytvoření programu, stanovení očekávání a sledování průběhu diskuse jsou důležité kroky, které zajistí, že schůzka bude probíhat podle plánu a bude produktivní.
Pokud se tedy chcete stát lepším vedoucím týmu a jednou provždy skoncovat s zbytečnými schůzkami, je tento blog právě pro vás. Shrnuli jsme devět typů schůzek, o kterých byste měli vědět, a poradíme vám, jak je správně vést.
Jako bonus jsme pro vás připravili několik bezplatných šablon, které vám pomohou vytěžit maximum z vaší příští schůzky!
Faktory, které je třeba zvážit před výběrem typu schůzky
Znalost typů schůzek, které může manažer pořádat, pomůže vašemu týmu dosáhnout úspěchu. Efektivní vedení schůzek může přispět ke zvýšení angažovanosti a spolupráce v rámci celého týmu.
Místo toho, aby byla schůzka vyčerpávající a opakující se činností, může být efektivní schůzka jedinečnou příležitostí k shromažďování nápadů, poskytování podnětů, podpoře profesního růstu a posunu organizačních cílů vpřed.
Než pro svůj tým vyberete vhodný typ schůzky, nezapomeňte zvážit následující aspekty:
1. Účel: Jaký je cíl schůzky? 2. Účastníci: Kdo by se měl zúčastnit a kdo bude schůzku vést? 3. Program: Jaká témata je třeba projednat a v jakém pořadí? 4. Výsledek: Čeho chcete do konce schůzky dosáhnout? 5. Četnost: Jak často by se měla schůzka konat?
Jakmile zvážíte tyto aspekty, je na čase vybrat typ schůzky, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho týmu.
Pojďme se nyní podívat na typy schůzek, o kterých byste měli vědět, a na to, jak je správně vést pomocí vhodných nástrojů a technik!
9 nejběžnějších typů schůzek
Zde najdete devět typů schůzek, tipy, jak každou z nich úspěšně vést, a bezplatné šablony připravené k okamžitému použití, které vám pomohou začít!
1. Úvodní schůzky
Úvodní schůzky jsou prvními setkáními mezi zaměstnanci a jejich nadřízenými po nástupu do organizace. Tento typ úvodní schůzky znamená začátek jejich zaškolení a je nezbytná, protože období zaškolení zaměstnance vytváří základ pro úspěch nového člena týmu, jelikož se jedná o jeho první hlubší seznámení s procesy a systémy společnosti.
Tyto schůzky by měly manažerům pomoci lépe poznat své zaměstnance a budovat s nimi vztahy. Osvědčeným postupem při těchto schůzkách je klást otázky, které prolomí ledy, jako například: „Jaké máte koníčky?“ nebo „Jaké je vaše oblíbené jídlo?“, případně i otázky zaměřené na mezilidské vztahy, například: „Jakým způsobem preferujete dostávat zpětnou vazbu?“ nebo „Co vás motivuje?“.
Úvodní schůzky by měly také představit školicí program a příslušné zdroje, seznámit nové zaměstnance s členy týmu a poskytnout kontrolní seznam úkolů, které je třeba splnit během prvního týdne. Vyzkoušejte kontrolní seznam pro zapracování nových zaměstnanců od ClickUp, abyste podpořili své nové zaměstnance a pomohli jim snadněji se zapojit do nových pracovních postupů.
2. Individuální schůzky
Jednání jeden na jednoho se koná mezi dvěma osobami, obvykle mezi manažerem a jeho přímým podřízeným. Jedná se o jeden z nejúčinnějších způsobů, jak mohou manažeři budovat vztahy a důvěru se svými přímými podřízenými.
Existují různé typy individuálních schůzek a jejich charakter se odvíjí od obsahu programu. Například první individuální schůzka manažera s přímým podřízeným se bude výrazně lišit od schůzky, která se koná jednou za dva týdny.
Ve společnosti Fellow vedou manažeři individuální schůzky se svými přímými podřízenými, aby je lépe poznali a zjistili, jak se jim daří. Kladou otázky zaměřené na budování vztahů a zároveň stanovují očekávání a konkrétní úkoly, které zaměstnancům pomohou dosáhnout úspěchu.
Témata jsou zaměřena na kontrolu postupu projektu a aktuálních překážek a zároveň na rozhovory zaměřené na profesní rozvoj. Bez ohledu na frekvenci individuálních schůzek by schůzka měla vždy zahrnovat následující:
- Otázky pro budování vztahů, díky kterým se můžete navzájem informovat o tom, jak se máte a jak se vám daří v osobním životě
- Projednání konkrétních nebo zásadních obchodních záležitostí
- Jasné úkoly a další kroky po skončení schůzky
Význam individuální schůzky spočívá v její schopnosti budovat důvěru a smysluplné pouto mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným. Důležitou součástí zajištění efektivity těchto schůzek je požádat svého přímého podřízeného, aby se ujal přípravy programu schůzky.
Užitečnou strategií pro zvýšení efektivity schůzky je také využití nástroje pro individuální schůzky, který umožňuje zaznamenat průběh rozhovoru a vyžádat si zpětnou vazbu. Můžete také využít šablonu pro individuální schůzky v ClickUp, která vám pomůže zorganizovat schůzku tak, aby budovala důvěru a dobré vztahy.
3. Schůzky k projednání aktuálního stavu
Schůzky typu „check-in“ – také označované jako schůzky k aktualizaci stavu – jsou diskuse, během nichž týmy spolupracují a sdílejí pokrok v konkrétním tématu nebo projektu. Cílem je zajistit soulad v týmu a v rámci projektu a zároveň odhalit překážky bránící pokroku.
Ačkoli schůzky zaměřené na kontrolu nebo informování o aktuálním stavu nejsou vždy oblíbené, představují cenný nástroj k řešení problémů a udržování přehledu o postupu projektu.
Délka schůzky k projednání aktuálního stavu se může lišit v závislosti na stavu a rozsahu projektu. Obchodní tým často pořádá krátké denní stand-up schůzky, které trvají 10 až 15 minut a slouží k projednání pokroku v jednáních a nejnovějších informací.
Další alternativou by mohla být schůzka vedení během krize, na které každé oddělení sdělí aktuální informace. Možné jsou také delší schůzky zaměřené na projekty, na kterých je třeba projednat aktuální informace a zhodnotit dosavadní úkoly a dosažený pokrok.
Schůzky typu „check-in“ mohou mít neformální nebo formální charakter, v závislosti na kontextu a vašem pracovišti. Celkově by úspěšná schůzka typu „check-in“ měla podporovat otevřenou komunikaci mezi jednotlivými členy týmu a zajistit, aby všichni byli informováni o aktuálním dění.
Toho lze dosáhnout například prostřednictvím kulatého stolu, kde každý člen týmu musí přidat body k diskusi týkající se svých projektů. Také vám to umožní řešit případné překážky, aby tým mohl rychle a adekvátně reagovat.
Abyste mohli vést produktivní schůzku, připravte si seznam otázek, které položíte svému týmu. Úspěch schůzky můžete podpořit také vytvořením zpětné vazby, díky níž zachytíte novinky, obavy a další důležité poznámky.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vytvořit dokument pro standupové schůzky, který váš tým může vyplnit ještě před schůzkou! Využijte šablonu pro denní standupové schůzky od ClickUp a přizpůsobte ji potřebám svého týmu.
Bonus: Šablony programů konferencí!
4. Brainstormingové schůzky
Brainstormingová schůzka je setkání týmu za účelem generování nápadů k určitému tématu. Brainstormingové schůzky mohou probíhat synchronně nebo asynchronně. V asynchronním kontextu je třeba zajistit, aby účastníkům schůzky byly k dispozici nástroje pro komunikaci a spolupráci na dálku.
Úspěšný brainstorming bude vzrušující! Všichni se sejdou, aby rozproudili svou kreativitu a přicházeli s nápady. Možnosti by měly být neomezené a žádné nápady nejsou špatné.
Vznášené návrhy mohou být velmi jednoduché, ale i složité, a jako organizátor schůzky je důležité zdůraznit, že neexistují žádné špatné nápady. Od všech účastníků schůzky se očekává, že se zapojí do diskuse, proto byste měli zajistit, aby formát schůzky vyhovoval jak extrovertním, tak introvertním účastníkům.
Brainstormingové schůzky jsou zábavné a poutavé, ale pro tým mohou být psychicky vyčerpávající, zejména pokud neexistuje systém pro zaznamenávání nápadů. Pro maximalizaci efektivity může být užitečné naplánovat následnou schůzku, na které se později zúží a vyberou konkrétní nápady.
Vyzkoušejte funkci myšlenkové mapy v Clickupu, abyste zachytili nápady a vnesli pořádek do svých brainstormingových sezení.
5. Porady všech zaměstnanců
Schůzka všech zaměstnanců znamená, že se jí zúčastní zástupci všech úrovní organizace, včetně jednotlivých zaměstnanců, vedoucích týmů, vedoucích oddělení a členů vrcholového vedení. Cílem je seznámit celou společnost s relevantními novinkami, jako jsou například aktuality týkající se konkrétních oddělení nebo změny ve firemních zásadách.
Každá společnost má pro své celofiremní porady odlišný rytmus a témata k projednání. Efektivní celofiremní poradu obvykle vede generální ředitel nebo vedoucí společnosti a mezi tématy k projednání patří informace o vedení nebo novinky z jednotlivých oddělení, představení nových zaměstnanců a další.
V podcastu Supermanagers Matt Martin, generální ředitel společnosti Clockwise, prozradil, že jejich porady s účastí všech zaměstnanců zahrnují mnoho různých aspektů, včetně novinek z jednotlivých oddělení, prezentací a bodu programu, v rámci kterého se sdílejí vtipné momenty z uplynulého týdne. Tyto porady obvykle trvají jednu hodinu.
Vyzkoušejte šablonu ClickUp pro celofiremní schůzky a uspořádejte poutavé a přehledné týdenní schůzky všech zaměstnanců.
6. Schůzky zaměřené na rozhodování
Schůzka zaměřená na rozhodování je setkání týmu, jehož cílem je formalizovat rozhodnutí a stanovit další kroky. Tyto schůzky se obvykle používají pro významná rozhodnutí, která vyžadují závazek a případně i nový směr.
Tyto schůzky jsou standardní napříč různými týmy: schůzky představenstva nebo projektové schůzky mohou zahrnovat přijímání rozhodnutí. Důležitá rozhodnutí by měla být zaznamenána ve vašem nástroji pro zápisy ze schůzek, aby si tým mohl připomenout důvody, které k nim vedly.
Mezi otázky, na které je třeba během těchto schůzek odpovědět, patří:
- Jaká je vzhledem k našim současným okolnostem a zdrojům nejlepší možnost, jak postupovat dál?
- Kdo je zodpovědný za další kroky? Proč?
Například by se mohla konat schůzka zaměřená na rozhodování, na které by se sešli manažer marketingu na sociálních médiích a koordinátor marketingu na sociálních médiích, aby změnili směr neúspěšné marketingové kampaně. Pokud tým potřebuje zhodnotit, zda k kampani přistupuje ze správné perspektivy a správným tónem, mohl by se sejít, aby vyhodnotil výsledky v oblasti zapojení a konverze a zvolil nový směr.
Během schůzky účastníci uvedou, proč je třeba změnit zaměření, a zdokumentují, proč se nový směr jeví jako přínosný. Cílem tohoto typu schůzky je tedy rozhodnout a zdokumentovat rozhodnutí o posunu projektu nebo iniciativy vpřed.
Podívejte se na tyto šablony rozhodovacích matic!
7. Schůzky zaměřené na řešení problémů
Schůzky zaměřené na řešení problémů se obvykle konají mezi osobou, která čelí určité výzvě, a manažerem nebo vedoucím. V závislosti na povaze problému se této schůzky může zúčastnit i zástupce různých oddělení, například z personálního oddělení nebo právního týmu. Cílem schůzky zaměřené na řešení problémů je buď najít řešení překážky, nebo prozkoumat možnosti dalších kroků.
Schůzky zaměřené na řešení problémů mohou být přínosem pro každého zaměstnance bez ohledu na povahu daného problému. Během těchto schůzek byste měli nejprve analyzovat situaci a její příčiny, zvážit, jakým směrem se vydat, a poté vytvořit akční plán k vyřešení problému.
Mějte na paměti, že každý krok by měl být zaznamenán ve vašich zápisech z jednání a sdílen s účastníky diskuse.
8. Čtvrtletní plánovací schůzky
Čtvrtletní plánování představuje strategickou realizaci ročního plánu rozděleného do čtyř čtvrtletí. Každé čtvrtletí se stanoví revidovaný cíl pro následující tři měsíce. Tyto aktualizované cíle lze sdělit na čtvrtletní plánovací schůzce, kde se diskutuje o strategických plánech a oslavují se úspěchy za uplynulých 90 dní.
Tyto schůzky představují příležitost k diskusi, poskytnutí či přijetí zpětné vazby a jsou vhodné pro plánování následujících měsíců. Každá čtvrtletní plánovací schůzka by měla zahrnovat také čas na zhodnocení uplynulých 90 dnů, přehled dokončených a rozpracovaných úkolů a přípravu na to, co nás čeká v příštím čtvrtletí.
Cílem schůzky je pomoci vašemu týmu připravit se na úspěšné dosažení jeho krátkodobých cílů i dlouhodobých cílů společnosti. 💪
Klíčem k efektivnímu čtvrtletnímu plánovacímu jednání je dobrá organizace. Body jednání by měly být jasné a na konci jednání by měly být stanoveny konkrétní cíle. Navíc připomenutí poznatků z minulých čtvrtletí během plánovacího jednání pomáhá zvážit, jaké cíle jsou vhodné a relevantní.
Nezapomeňte sledovat své cíle v ClickUp Goals, abyste měli jasné časové plány a měřitelné cíle.
9. Zasedání představenstva
Zasedání představenstva je formální schůzka za účasti celého představenstva dané organizace. Tato formální zasedání se konají v různých intervalech, například čtvrtletně nebo ročně, za účelem projednání opakujících se a významných záležitostí, jako jsou strategické otázky, právní záležitosti, podávání zpráv o klíčových ukazatelích výkonnosti (KPI) nebo různé další záležitosti.
Předseda představenstva, známý také jako vedoucí schůze, schůzi řídí. Konkrétněji řečeno, cílem zasedání představenstva je stanovit zásady a strategii, přezkoumat strategické plány a dosáhnout shody v dané záležitosti.
Během této schůze se pořizuje zápis, který tvoří právní dokument, jenž bude následně zveřejněn v souladu s provozními postupy představenstva. Zveřejnění zápisu ze schůze je zásadní, jelikož představuje komunikační strategii mezi organizací, představenstvem a různými externími zainteresovanými stranami.
Zvyšte produktivitu svých schůzek díky programu a správným nástrojům
Existuje mnoho různých typů schůzek s různými účely. Rozhodování o tom, jaký typ schůzky je vhodný v jaké situaci, může být pro manažery náročné.
Díky zavedení efektivních strategií řízení schůzek a využití správných online nástrojů pro schůzky, jako je ClickUp, které vám pomohou spravovat práci, plány, tým a další záležitosti, můžete předejít neproduktivním schůzkám a začít pořádat společné schůzky, které dodají vašemu týmu energii a motivaci k dosažení jeho cílů.
Hostující autor:
Fellow.app je nejlépe hodnocený software pro správu schůzek, který pomáhá manažerům a jejich týmům budovat efektivní návyky při schůzkách prostřednictvím společných programů, sledování úkolů a knihovny šablon schůzek schválených odborníky.