Řízení týmu freelancerů přináší některé jedinečné výzvy. Jednou z největších překážek, se kterou se setkáte, je sladění harmonogramů všech členů týmu, zejména pokud se nacházejí v různých časových pásmech. Musíte sledovat pokrok každého člena týmu, jinak by váš projekt mohl nabrat zpoždění.
S těmito povinnostmi neustále balancujete mezi dostupností a termíny projektů. Chápeme, že je toho hodně a udržet vše v chodu může být náročné.
Ale máme pro vás dobrou zprávu: s těmi správnými strategiemi a nástroji můžete rychle nastartovat svůj freelance motor.
Tento článek se zabývá osvědčenými strategiemi a nástroji pro řízení projektů, které vám pomohou řídit freelancery a zároveň udržet kontrolu nad vašimi projekty a maximalizovat produktivitu.
Až dočtete tento článek, budete profesionálem v nastavování jasných očekávání pro vaše freelancery, řízení času a pracovní zátěže všech členů týmu a poskytování užitečné zpětné vazby.
Řízení talentů na volné noze: výhody a výzvy
Výhody najímání freelancerů
Najímání freelancerů nabízí několik výrazných výhod oproti zaměstnancům na plný úvazek, což z něj činí atraktivní možnost pro mnoho firem. Mezi tyto výhody patří:
- Nákladová efektivita: Freelancerové mohou být nákladově efektivní, pokud potřebujete posily pouze pro konkrétní projekt nebo na krátké období. Například pro marketingovou kampaň bude levnější najmout na několik týdnů freelance video editora, než udržovat celoročně na plný úvazek zaměstnance.
- Přístup ke specializovaným dovednostem: Pokud máte pocit, že vašemu současnému týmu stálých zaměstnanců chybí odborné znalosti v určitých oblastech, najmutí freelancerů vám umožní využít jejich odborné znalosti a zajistit tak vysokou kvalitu výsledků u specializovaných úkolů.
- Flexibilita: S pracovníky na volné noze můžete rychle zvětšovat nebo zmenšovat svůj tým, což je ideální pro zvládání špiček v pracovním vytížení, aby se zabránilo přetížení a vyhoření zaměstnanců.
- Snížené režijní náklady: Vzhledem k tomu, že freelanceri pracují na dálku a spravují si své nástroje a pracovní prostor, nemusíte investovat do dalších kancelářských prostor, vybavení a dalších zdrojů.
Řízení freelancerů vs. interních zaměstnanců
Řízení freelancerů se značně liší od řízení zaměstnanců na plný úvazek. Freelancera najímáte pro konkrétní úkol nebo projekt, zatímco zaměstnanci na plný úvazek plní trvalou, vyvíjející se roli.
Abyste mohli budovat pozitivní vztahy, musíte znát rozdíl mezi freelancery a zaměstnanci na plný úvazek.
| Aspekt | Freelancerové | Zaměstnanci na plný úvazek |
|---|---|---|
| Často levnější, bez benefitů a dlouhodobých závazků | Platy, benefity, daně a dlouhodobé závazky | |
| Najímejte freelancery podle potřeby pro konkrétní projekty. | Omezená flexibilita, pevné pracovní rozvrhy | |
| Přístup k široké škále specializovaných dovedností | Odborné znalosti omezené na dovednosti současných zaměstnanců | |
| Snadné a rychlé škálování nahoru i dolů | Škálování vyžaduje procesy najímání/propouštění zaměstnanců. | |
| Není potřeba další kancelářské prostory ani vybavení. | Vyžaduje kancelářské prostory, vybavení a další zdroje | |
| Krátkodobý závazek, založený na projektech | Dlouhodobý závazek, trvalý pracovní poměr | |
| Méně přímé řízení, samospráva | Přímý dohled, větší kontrola nad prací | |
| Může mít různou dostupnost, více projektů | Oddaní vaší společnosti, neustále k dispozici |
Jak efektivně řídit freelancery v 7 krocích
1. Definujte rozsah projektu, očekávání a rozpočet
Než zadáte úkoly freelancerům, stanovte jasná očekávání projektu, abyste předešli problémům v budoucnu. Abyste zajistili jasnou komunikaci a porozumění, zde je návod, jak je dostat na stejnou vlnu:
Přidat požadavky projektu
Buďte konkrétní v tom, co chcete, aby váš freelancer dělal. Poskytněte podrobné pokyny ohledně očekávání a způsobu dokončení úkolu, včetně všech nezbytných kroků, pokynů nebo požadavků projektu.
Dobře definujte podrobnosti projektu – čím více informací poskytnete, tím lépe bude váš freelancer připravený dodat práci, kterou potřebujete.
Příklad: Pokud najímáte nezávislého spisovatele, aby pro vaši společnost vytvořil whitepaper, poskytněte mu další informace o cílové skupině, počtu slov a tónu. Uveďte také konkrétní podrobnosti o produktu a případové studie.
Uveďte výsledky s termíny
Když zadáváte úkol freelancerovi, uveďte jasné výstupy, milníky a termíny pro dokončení projektu.
Příklad: Chceme od vás každý měsíc čtyři blogové příspěvky o délce 1000 slov. Prosím, dodávejte jeden příspěvek každý týden v pondělí.
Projednejte dostupnost
Včas se domluvte, zda potřebujete, aby byli freelanceri k dispozici pro schůzky nebo hovory, aby si mohli podle toho naplánovat svůj rozvrh.
Příklad: Každé úterý mezi 12:45 a 13:30 máme týdenní schůzku přes Zoom, kde se freelanceri a příslušné týmy vzájemně informují o aktuálním stavu.
Cílem týmové schůzky je prodiskutovat cíle projektu, dosažené výsledky, zpětnou vazbu k konkrétním záležitostem a sdílet novinky o produktu.
Projednejte platební podmínky
Vyjasněte platební podmínky, včetně toho, jak často budete freelancerům platit a jakou platební platformu budete používat.
Příklad: Pro tým freelancerů máme nastavený platební cyklus NET + 30 dní. Platby probíhají přes PayPal a týkají se všech schválených blogových příspěvků, které jste napsali.
To poslední, co chcete, je vést tyto diskuse poté, co freelancer pracující na vašem projektu vystaví fakturu.
Pomocí šablony rozsahu práce ClickUp můžete všechny podrobnosti specifikovat v centralizovaném úložišti. Ušetříte tak čas, který byste jinak strávili vytvářením dlouhých tabulek nebo e-mailů pro sdílení těchto informací.
Poskytuje jednoduchý rámec pro nastínění rozsahu, cílů a výstupů spolu s oddíly pro právní požadavky, milníky a cíle projektu, které lze přizpůsobit podle vašich potřeb.
Tip pro profesionály💡: Použijte asistenta pro psaní s umělou inteligencí, například ClickUp Brain , k automatizaci vytváření popisů projektů a briefů.
ClickUp Brain načte potřebné údaje z vašeho nástroje pro řízení projektů a vyplní rozsah, termíny dodání, časové harmonogramy, cíle a milníky v rámci vašeho rozsahu práce a dalších šablon SOP pro freelancery, které používáte. *
2. Projednejte komunikaci a kontroly
Efektivní komunikace je klíčem k řízení jakéhokoli týmu, ale při řízení freelancerů je ještě důležitější. Jejich práci přímo nesledujete; ve většině případů pracují na dálku.
A pokud nebudete komunikovat efektivně, budete se muset vypořádat s:
- Nedodržení termínů projektu
- Nedorozumění
- Rozšiřování rozsahu projektu
- Problémy s motivací
Abyste se těmto situacím vyhnuli, nezapomeňte se svým freelancerem prodiskutovat následující aspekty komunikace:
Preferovaný způsob komunikace
Proberte se svými freelancery komunikační nástroje, které vaše společnost používá: Slack, Zoom a další online nástroje pro spolupráci, kde by měli být k dispozici, aby mohli rychle reagovat.
Četnost schůzek
Dohodněte se, jak často budete komunikovat. Chcete týdenní kontroly nebo dvoutýdenní aktualizace?
Zvolte frekvenci, která vám umožní udržet soulad, aniž by to někomu přetěžovalo rozvrh, abyste mohli řešit jakékoli problémy dříve, než se vyhrotí.
Zvládání změn
Proberte, jak byste diskutovali o změnách v jejich práci. Ať už prostřednictvím komentářů v dokumentu Google Doc nebo zprávami přes nástroj pro spolupráci na projektech, zajistěte jasný proces.
V ideálním případě potřebujete jeden efektivní komunikační nástroj pro týmové schůzky, řešení změn a asynchronní komunikaci, včetně přímých zpráv.
Právě v tomto ohledu slouží ClickUp pro freelancery jako nástroj pro řízení projektů s efektivními komunikačními kanály, který centralizuje váš harmonogram a komunikaci s mnoha freelancery, se kterými spolupracujete.
Chat View od ClickUp vám umožňuje efektivně spravovat komunikaci s vašimi freelancery, aby vám nic neuniklo. Posílejte přímé zprávy, přidělujte úkoly, sdílejte aktualizace při přidávání nebo úpravách úkolů a sdílejte doplňkové materiály, jako jsou odkazy, přílohy a videa, které freelancerům pomohou.
Ke každému úkolu přidělenému v ClickUp můžete také přidat komentáře s aktualizacemi nebo speciálními poznámkami.
Tip pro profesionály💡: V rámci ClickUp mohou freelancerové zvýraznit text a přidat odpověď na konkrétní části vašich komentářů pomocí možnosti „Citovat“, čímž se sníží riziko nejasností, i když jste přidali více bodů.
Ale co když potřebujete dát složité a podrobné pokyny?
Přeskočte text a použijte ClickUp Clips k vytvoření a sdílení záznamů obrazovky, které poskytují jasné vizuální pokyny, aby se předešlo nedorozuměním a zajistilo se, že vaši freelancerové rozumí každému úkolu.
Tyto klipy můžete také vložit do jakékoli úlohy nebo sdílet veřejný odkaz, aby k nim freelancerové měli snadný přístup.
3. Nastavte efektivní systém zapracování nových zaměstnanců
Jaké jsou klasické příznaky špatného systému zapracování nových zaměstnanců?
Vaši freelanceri se cítí ztraceni a nevědí, co mají dělat dál. Mají potíže s tím, aby si věci vyřešili sami, a opakovaně vám kladou stejné otázky.
V nejhorším případě budou mít potíže s dodáním kvalitní práce.
Nejlepší scénář nastává, když najmete ty správné freelancery jako dlouhodobou investici do úspěchu vaší společnosti.
Do dokumentů pro nové zaměstnance byste měli zahrnout následující informace:
- Firemní politiky: Představte svou práci, kulturu a hodnoty týmu a v případě potřeby přiložte smlouvy o mlčenlivosti a dohody.
- Školicí materiály: Poskytněte stylové příručky, osvědčené postupy a specifické znalosti z oboru, abyste zajistili konzistentnost a kvalitu.
- Přístup ke speciálním nástrojům: Poskytněte freelancerům přístup k softwaru nebo nástrojům, které potřebují pro svou práci, jako je software pro grafický design, nástroje pro řízení projektů nebo komunikační platformy.
Pro zefektivnění procesu zapracování nových zaměstnanců můžete využít hotové rámcové programy.
Například šablona ClickUp pro zaškolování nových zaměstnanců vám umožňuje vytvářet podrobné kontrolní seznamy, plánovat školení s kolegy, přiřazovat termíny a sledovat průběh projektu pomocí vlastních stavů, jako jsou „K provedení“, „Probíhá“ a „Dokončeno“.
Čtěte více: Zde je 10 osvědčených tipů pro freelancery, které vám ušetří čas při zdlouhavé administrativní práci*.
4. Používejte nástroje pro řízení projektů freelancerů
Řízení více freelancerů v různých týmech může ztěžovat sledování různých aktualizací a termínů, což vede k nejasnostem a neorganizovanosti.
Software pro řízení projektů pro freelancery vám pomůže plánovat úkoly, sledovat pokrok, zobrazovat závislosti a úzká místa a zajistit hladký průběh.
Tady je několik tipů, jak vám software pro řízení projektů ClickUp pomůže dosáhnout úspěchu:
- Tabule pro brainstorming: Tabule ClickUp jsou vaším digitálním plátnem, které pomáhá vašim stálým zaměstnancům spolupracovat a brainstormovat s týmem freelancerů a přeměňovat nápady na proveditelné úkoly, i když všichni pracují na dálku.
- Dokumenty pro společnou úpravu: ClickUp Docs je jediný zdroj pravdivých informací, kde jsou uvedeny všechny podrobnosti projektu – cíle, pokyny, návrhy projektů, milníky atd. Společná úprava umožňuje více členům projektového týmu provádět změny, přidávat komentáře a přiřazovat úkoly k těmto dokumentům. Můžete také přidat přístup na základě rolí jako dokumenty pouze pro prohlížení.
- Dashboardy pro sledování pokroku: Jako projektový manažer nebo vedoucí týmu můžete pomocí dashboardů ClickUp přidávat KPI, sledovat a vizualizovat pokrok a získat přehled o příležitostech a překážkách v reálném čase.
- Organizace úkolů: Pomocí ClickUp Tasks rozdělte složité projekty na menší úkoly, stanovte termíny a pomozte freelancerům efektivně stanovit priority práce.
- Získejte přehled o tom, na čem freelancer pracuje: Díky zobrazení Kanban Board View v ClickUp uvidíte na první pohled, na čem každý freelancer pracuje, v jaké fázi se jeho úkoly nacházejí a co ještě zbývá udělat.
Pokud se priority změní, můžete úkoly přesouvat v pracovních postupech pomocí funkce drag-and-drop, která umožňuje rychlé aktualizace a reorganizaci.
Číst dále: 10 nejlepších softwarů pro správu dodavatelů a systémů pro sledování v roce 2024
5. Efektivní správa času pomocí trackerů
Software pro sledování času freelancerů vám umožňuje spravovat fakturovatelné hodiny a pracovní výkazy a sledovat čas příchodu a odchodu na jednom centrálním místě.
Funkce Project Time Tracking od ClickUp pomáhá vašim freelancerům sledovat jejich odpracované hodiny. Pomocí vestavěného globálního časového trackeru můžete spouštět a zastavovat měření času odkudkoli, přidávat poznámky a štítky k časovým záznamům a získat souhrn celkového času, který strávili prací na vašich úkolech.
I když na stejném úkolu pracuje více freelancerů, například spisovatelů a editorů, mohou sledovat svůj čas individuálně. Na konci můžete zkontrolovat jednotlivé záznamy o čase a porovnat je s časem odhadnutým na začátku projektu.
V případě jakýchkoli překážek nebo zpoždění mohou freelanceri aktualizovat termíny splnění hlavních úkolů. Všichni členové týmu, kterým byly tyto úkoly přiděleny, automaticky obdrží oznámení, aby mohli odpovídajícím způsobem upravit své plány.
Podrobné zprávy o sledování času od ClickUp zajistí, že všechny aspekty vašeho projektu budou probíhat podle plánu a termíny budou efektivně dodržovány.
Číst dále: 9 nejlepších softwarových nástrojů pro řízení lidí v roce 2024
6. Pravidelně nabízejte a získávejte zpětnou vazbu
Bez ohledu na to, jak talentovaní vaši freelanceri jsou, potřebují vaše vedení a zpětnou vazbu, aby splnili vaše očekávání.
Abyste se vyhnuli nekonečným revizím a frustraci, musíte poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu. Mezi osvědčené postupy pro sdílení konstruktivní zpětné vazby patří:
Buďte konkrétní
Určete, co se jim podařilo a co je třeba zlepšit.
Příklad: Část věnovaná funkcím produktu by mohla být podrobnější. Můžete blíže vysvětlit, jaké výhody přináší každá z těchto funkcí uživateli?
Včasné
Nečekejte, až vaši freelanceri přestanou pracovat na projektu, abyste jim sdělili svůj názor. Poskytněte jim zpětnou vazbu včas, aby mohli rychle a snadno provést změny.
Příklad: Právě jsem dokončil revizi vašeho návrhu článku. Pojďme si rychle zavolat a prodiskutovat moje připomínky, dokud je mám ještě čerstvé v paměti.
Realizovatelné
Navrhněte jim, jak mohou svou práci zlepšit nebo na ní dále stavět.
Příklad: Pro zlepšení čitelnosti používejte kratší odstavce. Používejte podnadpisy a odrážky, aby byl váš obsah snadno přehledný.
Vyvážené
Oceňujte je za to, co udělali dobře, a poukažte na oblasti, ve kterých se mohou zlepšit.
Příklad: Vaše výzkumy a data byla působivá a dodala vašemu článku na důvěryhodnosti. Závěr však byl poněkud nevýrazný. Byl příliš obecný; musíme ho přepracovat tak, aby shrnul klíčové body příspěvku.
Poskytujte svému týmu freelancerů konstruktivní zpětnou vazbu, ale nezapomeňte je pravidelně žádat o jejich názor.
Zeptejte se jich na problémy, se kterými se při práci setkávají.
Snadným způsobem, jak získat zpětnou vazbu od svých freelancerů, je použití šablony pro zpětnou vazbu zaměstnanců od ClickUp. Tato šablona vám umožní shromáždit podrobnou zpětnou vazbu o spolupráci s vámi, například o jasnosti rolí a možnostech rozvoje.
Tato zpětná vazba vám pomůže identifikovat, jak zlepšit procesy a lépe podporovat vaše freelancery.
Tip pro profesionály💡: Nastavte ClickUp Automations tak, aby každé čtvrtletí automaticky odesílal e-maily s dotazníky zpětné vazby vašim freelancerům.
K shromažďování zpětné vazby od svého týmu freelancerů můžete použít Form View od ClickUp. Zajistíte tak konzistentní sběr zpětné vazby a budete moci rychle identifikovat a řešit případné problémy.
7. Pozvěte freelancery na teambuildingové aktivity
Ačkoli jsou freelancerové rozšířením vašeho týmu, pravděpodobně se budou cítit odtrženi od jeho kolektivu, protože jejich interakce s ním jsou omezené.
Výsledek?
Může to mít vliv na jejich pocit sounáležitosti a motivaci. Pozvání na teambuildingové akce jim pomůže integrovat se a cítit se oceněni.
Vašim zaměstnancům to potvrzuje, že freelancerové jsou nepostradatelnými členy týmu. Když se společně účastníte teambuildingových aktivit, budujete vzájemné vztahy a posilujete pouta.
Zde jsou příklady aktivit pro budování virtuálního týmu, které můžete vyzkoušet:
Virtuální únikové místnosti
V případě virtuální únikové hry se všichni připojí ke stejné online únikové hře. Musí komunikovat a spolupracovat, aby našli stopy a vyřešili hádanky, než vyprší čas na „únik“.
Tato zábavná hra je skvělá pro vzdálené týmy s freelancery, protože podporuje týmovou práci směřující ke společnému cíli.
Kvízový večer
Vyberte si kvízové otázky o populárních filmech, televizních pořadech, hudbě a dalších zábavných tématech. V každém týmu mějte směs freelancerů a interních členů.
Všichni se mohou bavit v uvolněné atmosféře bez tlaku, protože se jedná pouze o neformální a zábavnou vědomostní hru.
Naplánujte si takové aktivity pomocí šablony Team Docs od ClickUp. Tato přizpůsobitelná šablona vám umožní sepsat otázky pro prolomení ledů, nastavit pravidla pro různé virtuální aktivity a zorganizovat všechny detaily na jednom místě.
Mějte při svých virtuálních aktivitách po ruce šablonu Team Docs v ClickUp. Umožní vám zobrazit pracovní pozice, zkušenosti a kontaktní informace všech členů týmu.
Jelikož se jedná o dokument pro spolupráci, celý váš tým, včetně freelancerů, může přispívat nápady a zpětnou vazbou. Tato centralizace podporuje inkluzivnější a organizovanější proces plánování a zajišťuje, že se všichni cítí zapojeni do vzdálené spolupráce.
Využijte ClickUp k posílení svého týmu freelancerů
Pamatujte, že každý úspěšný freelancer chce odvádět kvalitní práci a vy jste zodpovědní za to, abyste jim k úspěchu pomohli.
Začněte tím, že jasně definujete očekávání a poskytnete podrobné pokyny. V průběhu projektu poskytujte pravidelnou zpětnou vazbu. Otevřená komunikace jim pomůže pochopit, kde je třeba provést změny.
Platforma pro řízení projektů ClickUp kombinuje všechny funkce, které potřebujete k řízení členů svého týmu freelancerů, včetně sledování času, komunikace v týmu a funkcí pro řízení projektů, a to vše na jedné platformě.
Sledujte pracovní hodiny v porovnání s rozpočtem projektu, přidělujte úkoly v rámci projektu, stanovujte a sledujte termíny projektu, vytvářejte popisy projektů založené na umělé inteligenci, sdílejte důležité soubory a komunikujte v rámci nástroje pro řízení projektů ClickUp.
Už nemusíte používat několik aplikací najednou, abyste mohli řídit svůj tým freelancerů a nezávislých pracovníků. Odpověď na otázku, jak řídit freelancery, začíná registrací na ClickUp a vyzkoušením jeho bezplatných funkcí.