Máte pocit, že jste našli řešení jednoho z nejnaléhavějších problémů vaší společnosti? Chcete jít rovnou za svými nadřízenými a sdělit jim svůj nápad, vychutnávajíc si slávu svého eureka momentu? 💡
Než tak učiníte, zhluboka se nadechněte a zvažte, zda vaše řešení vyžaduje významné finanční závazky nebo změnu v kritických obchodních funkcích. Pokud ano, měli byste se naučit, jak napsat obchodní případ, abyste mohli svůj nápad správně prezentovat svým nadřízeným.
Nikdy jste to nedělali? Žádný strach. V tomto článku se podíváme na:
- Koncept obchodního případu
- Rozdíl mezi obchodním případem a obchodním plánem
- Proces vytváření přesvědčivého obchodního případu
- Několik příkladů z praxe, které vám pomohou pochopit, jak obchodní případy pomáhají získat schválení projektu.
Co je to obchodní případ?
Obchodní případ vysvětluje, jak přínosy investice do obchodního nápadu nebo iniciativy převyšují rizika a náklady.
Jedná se o jeden z mnoha dokumentů projektového řízení (podobně jako projektová charta nebo projektový plán ), které možná budete muset vytvořit, když budete žádat o zelenou pro pokračování v projektu. Dobře zpracovaný obchodní případ může být klíčový pro získání souhlasu od klienta, vedení nebo jiných zainteresovaných stran v raných fázích životního cyklu vašeho projektu. 🟢
Význam obchodního případu v projektovém řízení
Hlavní úlohou obchodního případu je odůvodnit investici. Plní však i další důležité funkce, které zefektivňují řízení projektů. Mezi ně patří například:
- Zajištění jasnosti: Vypracování obchodního případu vyžaduje pečlivé plánování a výzkum, což přináší jasnost myšlenek a zlepšuje vaše pochopení iniciativy nebo projektu, který hodláte navrhnout.
- Optimalizace zdrojů: Business case pomáhá zajistit, že zdroje společnosti jsou využívány produktivně a přispívají k dosažení jejích dlouhodobých strategických cílů.
- Odstranění pochybností: Porovnáním různých řešení dokument vyvrací jakékoli pochybnosti o tom, že alternativní způsob řešení obchodního problému je lepší než ten, který navrhujete.
Příprava obchodního případu může zabrat hodně času a úsilí, takže má smysl pouze v případě, že projekt nebo iniciativa vyžadují významné finanční závazky. Pro všechna ostatní schválení můžete použít projektovou chartu. Mezi scénáře, ve kterých může mít obchodní případ smysl, patří:
- Nový projekt
- Nová produktová řada
- Zavedení nové zákaznické persony do vaší marketingové strategie
- Významné změny v dodavatelském řetězci, jako je zavedení nových dodavatelů nebo distributorů
Jaký je rozdíl mezi obchodním případem a obchodním plánem?
Ačkoli se obchodní případ může jevit jako synonymum obchodního plánu, na základě jeho definice, obsahu a názvu existují mezi nimi zásadní rozdíly. Nejvýznamnější z nich jsou:
- Případ použití: Obchodní plán se vytváří pro zcela nový podnik, zatímco obchodní případ se vytváří, když žádáte o podstatný finanční závazek v rámci stávajícího podniku.
- Účel: Cílem obchodního plánu je vypracovat kompletní obchodní strategii, zatímco obchodní případ se snaží vysvětlit výhody konkrétní iniciativy.
- Obsah: Obchodní plán obsahuje informace o: Poslání a vizi společnosti Finančních prognózách SWOT analýze Analýze trhu Strategii vstupu na trh Profilu týmu
- Poslání a vize společnosti
- Finanční prognózy
- SWOT analýza
- Analýza trhu
- Strategie uvedení na trh
- Profil týmu
- Poslání a vize společnosti
- Finanční prognózy
- SWOT analýza
- Analýza trhu
- Strategie uvedení na trh
- Profil týmu
Business case naopak zahrnuje pouze finanční prognózy, rizika a náklady projektu.
- Úroveň detailů: Vzhledem k rozsahu informací, které musí pokrýt, jsou obchodní plány obvykle mnohem podrobnější než obchodní případy.
6 klíčových prvků obchodního případu
Ačkoli přesná struktura obchodního případu se bude lišit v závislosti na konkrétní situaci, zde jsou některé z jeho základních složek:
1. Shrnutí
Souhrn poskytuje rychlý přehled o důležitých detailech obsažených ve vašem obchodním případu.
Vzhledem k tomu, že manažeři a vedoucí pracovníci mají obvykle málo času, bude shrnutí často jedinou částí dokumentu, kterou skutečně přečtou. Proto je důležité, aby tato část dokumentu byla správně napsána a zanechala silný první dojem.
2. Definice projektu
Definice projektu stanoví kontext vašeho obchodního případu tím, že vysvětluje problém, který se snažíte vyřešit. Zdůrazňuje nesplněný obchodní požadavek, nastiňuje, proč není splněn, a nakonec představuje vaše řešení pro odstranění zmíněných nedostatků.
3. Finanční hodnocení
To je jádro věci – finanční hodnocení nastíní návratnost investic, kterou vaše navrhovaná iniciativa nebo projekt pravděpodobně přinese pro podnik. Zahrnuje také očekávané náklady na realizaci vašeho projektu nebo implementaci vašeho řešení.
4. Cíle projektu a kritéria úspěchu
Tato část obchodního případu definuje všechny cíle a klíčové výsledky (OKR), kterých chcete dosáhnout prostřednictvím navrhovaného projektu nebo řešení. Vysvětluje také, jak jsou tyto cíle v souladu s krátkodobými a dlouhodobými cíli společnosti. Nakonec stanoví kritéria úspěchu pro váš projekt ve formě KPI a klíčových metrik.
5. Rozsah a harmonogram projektu
Rozsah projektu stanoví limity a hranice vašeho projektu přidělením zdrojů a rozpočtů a vypracováním harmonogramu dokončení.
6. Rizika a strategie jejich zmírnění
Business case musí obsahovat seznam všech rizik spojených s implementací navrhovaného řešení a strategie pro jejich zmírnění. Rovněž zvažuje alternativní přístupy a jejich příslušná rizika, aby vysvětlil, proč by měla být vaše iniciativa preferovanou volbou.
Jak napsat obchodní případ: podrobný průvodce
Psaní obchodního případu je složitý úkol, který vyžaduje rozsáhlý výzkum a četné analýzy, od SWOT a analýzy nákladů a přínosů až po analýzu zainteresovaných stran. Není to žádná procházka růžovým sadem, ale s výjimečnou platformou pro řízení projektů, jako je ClickUp, je to mnohem snazší.
ClickUp vybavuje projektové manažery a obchodní profesionály všemi nástroji, které potřebují k vytvoření obchodního případu, který si získá srdce a mysli jejich nadřízených – od hotových šablon až po funkce správy dokumentů založené na umělé inteligenci. Pojďme se podívat, jak napsat obchodní případ v osmi krocích s pomocí ClickUp.
Krok 1: Identifikace problému
Mnoho podnikatelských záměrů selže, protože vytvářejí řešení neexistujících problémů. Abyste tomuto scénáři předešli, zvažte následující:
- Cíl(e), které chce vaše společnost dosáhnout. Příklady zahrnují dosažení cíle v oblasti tržeb, uspokojení dosud neřešené potřeby zákazníků nebo získání konkurenční výhody.
- Problémy, které brání vaší společnosti v dosažení požadovaných cílů. Mezi příklady patří nedostatečná provozní efektivita, nesprávné zacílení na zákazníky a problémy v dodavatelském řetězci.
- Řešení, které chcete navrhnout k vyřešení problému a splnění cílů
- Důkazy a případové studie, které prokáží, že vaše navrhované řešení skutečně dokáže problém vyřešit.
Strukturovaným způsobem, jak identifikovat vaše obchodní problémy, je použití šablony ClickUp Root Cause Analysis Template. Klasifikujte vše, co ve vašem podnikání nefunguje, do několika sloupců „Proč“ a poté přidejte jejich základní příčiny do příslušných barevně označených bloků. Jakmile analyzujete základní příčiny, můžete přizpůsobit své řešení tak, aby se zaměřilo na jejich odstranění.
Krok 2: Identifikace zainteresovaných stran
Po identifikaci problému je dalším krokem určení zainteresovaných stran, kterým svůj obchodní případ představíte. Zainteresovanou stranou je kdokoli, kdo má slovo při schvalování vašeho obchodního případu. V závislosti na rozsahu a složitosti vašeho obchodního případu může při jeho schvalování hrát roli jedna nebo všechny z následujících zainteresovaných stran:
- Generální ředitel (CEO) společnosti
- Vedoucí finančního oddělení
- Vedoucí obchodních operací
- Vedoucí marketingového a obchodního oddělení
- Zástupce klienta
Prodiskutujte svou iniciativu se zainteresovanými stranami, abyste zjistili, zda o ni mají zájem. To vám také pomůže pochopit jejich pohled na problém, který se snažíte vyřešit. Koneckonců nechcete vynaložit úsilí na vypracování kompletního obchodního případu, který zainteresované strany nakonec zamítnou. 🙅♂️
Nejjednodušší způsob, jak identifikovat klíčové zainteresované strany, je využít šablonu ClickUp pro analýzu zainteresovaných stran. Tento rámec vám pomůže posoudit vliv a úroveň podpory všech zainteresovaných stran, které budou hrát roli při schvalování vašeho obchodního případu. Tyto informace se také mohou hodit, když budete chtít shromáždit zpětnou vazbu od zainteresovaných stran.
Krok 3: Návrh základních informací a definice projektu
Jakmile identifikujete problém a zúčastněné strany, je čas začít s přípravou obchodního případu.
První částí je definice projektu, která stanoví rámec pro prezentaci vašeho případu před zainteresovanými stranami. Zabývá se problémem, který váš obchodní případ navrhuje vyřešit, a vysvětluje, proč je řešení tohoto problému důležité. Tato část by měla obsahovat následující informace:
- Problém, který jste identifikovali, a jeho dopad na obchodní funkce
- Jak váš projekt nebo řešení může tento problém vyřešit
- Cíle, kterých chce váš projekt nebo iniciativa dosáhnout
- Jak se cíle projektu shodují s krátkodobými cíli společnosti
- Kritéria úspěchu vašeho projektu nebo iniciativy
- Jak jeho úspěch posune společnost směrem k jejím dlouhodobým strategickým cílům
Nejlepším nástrojem pro vypracování této části dokumentu je ClickUp Docs — vestavěný textový editor a platforma pro správu dokumentace od ClickUp.
Díky možnostem společné úpravy v ClickUp Docs můžete vy a vaši partneři pracovat na obchodním případu v reálném čase, což zajistí jeho rychlé a přesné dokončení. Partneři mohou také komentovat oblasti, které je třeba vylepšit. Nakonec můžete přidat úvodní obrázek, aby váš obchodní případ vypadal atraktivněji, nebo použít příkazy slash pro rychlé přidání poutavých bloků formátovaného textu.
Krok 4: Analýza nákladů a přínosů a finanční hodnocení
Po nastínění pozadí je dalším krokem finanční hodnocení. Tato část bude během vaší prezentace pečlivě zkoumána a slouží k upoutání zájmu zainteresovaných stran o váš obchodní případ. Pro maximální přesnost se při přípravě této části dokumentu poraďte s kolegou z finančního oddělení.
Mezi informace, které byste zde mohli uvést, patří například:
- Prognózy finančních zisků
- Náklady, které projekt přinese
- Prognóza cash flow
- Analýza nákladů a přínosů a návratnost investic (ROI)
- Analýza citlivosti k vysvětlení chyby ve vašich číslech
Kromě finančních aspektů se tato část zabývá také analýzou rizik. Informace o všech potenciálních rizikových faktorech identifikovaných pomocí SWOT analýzy, Monte Carlo analýzy a dalších strategií identifikace rizik jsou uvedeny spolu s příslušnými strategiemi jejich zmírnění. Nejlepší bude projednat rizika projektu se zainteresovanými stranami identifikovanými v prvním kroku – často mohou sdílet skryté poznatky a pohledy.
ClickUp poskytuje řadu nástrojů, které vám pomohou provést každou z těchto analýz. Například můžete použít šablonu analýzy nákladů a přínosů ClickUp k dokončení analýzy nákladů a přínosů.
Podobně vám šablona SWOT analýzy ClickUp ušetří psaní dlouhých řádků dat, abyste identifikovali silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby vaší iniciativy. Jedná se o vizuálně bohatou šablonu, která vám umožní snadno identifikovat činnosti a funkce s velkým dopadem.
Krok 5: Vyhodnocení alternativ
V této části byste měli zhodnotit alternativy k řešení, které navrhujete v obchodním případu. Zdůrazněte klady a zápory každé možnosti, aby zainteresované strany měly kompletní přehled o všech možných řešeních. Nezapomeňte do srovnání zahrnout také vaše navrhované řešení a vysvětlit, proč je lepší než všechny alternativy.
Pokud potřebujete pomoc s posouzením a porovnáním alternativ, využijte šablonu srovnávací matice ClickUp. Použijte ji k zaznamenání všech informací o každé možné alternativě v různých polích a poté je porovnejte na Kanban tabuli. Její vizuální formát usnadňuje rozhodování, zatímco plně přizpůsobitelná pole vám umožňují zaznamenat tolik srovnávacích parametrů, kolik si přejete.
Krok 6: Popis rozsahu projektu a přístupu k jeho realizaci
Poté, co podrobně popíšete všechny finanční aspekty svého projektu a porovnáte jej s alternativami, definujte v obchodním případu rozsah projektu. Tato část stanoví hranice pro budoucí práci a omezení zdrojů potřebných k jejímu dokončení. Mezi klíčové informace, které obsahuje, patří:
- Rozpočet a přidělení zdrojů: Finanční a jiné zdroje, jako jsou členové týmu, pracovní prostor, vybavení atd., které by měly být přiděleny projektu.
- Termíny: Čas potřebný k dokončení jednotlivých částí projektu
- Závislosti a vztahy : Podrobnosti o současných obchodních funkcích, které mohou být projektem ovlivněny.
- Výsledky: Co plánujete dodat do konce projektu
- Vyloučení: Co není součástí vašeho projektu
Jakmile definujete rozsah projektu, nastíňte přesné kroky k jeho realizaci. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je použít šablonu rozsahu práce ClickUp. Umožní vám zaznamenat všechny aspekty rozsahu projektu přehledným způsobem, abyste je mohli sdílet se zainteresovanými stranami a získat jejich názory.
Krok 7: Vypracování shrnutí
Jakmile budou všechny hlavní části vašeho obchodního případu hotové, je třeba sepsat shrnutí, které zahrnuje nejdůležitější informace z každé části. Toto shrnutí by mělo být stručné, ideálně ne delší než dvě stránky. Bude uvedeno jako první položka ve vašem obchodním případu a poskytne zainteresovaným stranám rychlý přehled o navrhovaném projektu.
Pokud potřebujete pomoc s vypracováním shrnutí, spojte se s ClickUp Brain, neuronovou sítí a asistentem pro psaní s umělou inteligencí zabudovaným do ClickUp Docs. Během několika sekund dokáže vygenerovat perfektní shrnutí jakéhokoli dosud připraveného obchodního případu.
Jakmile budete mít hotový návrh shrnutí, použijte šablonu shrnutí ClickUp, abyste jej formátovali a uspořádali strukturovaným a prezentovatelným způsobem.
Krok 8: Sestavení celého plánu
Nyní je čas sestavit a strukturovat všechny dosud navržené části, abyste dokončili svůj obchodní případ. Právě v tom vám může pomoci šablona pro analýzu obchodního případu ClickUp.
Šablona obsahuje speciální sekce pro zaznamenání jednotlivých částí obchodního případu. Všechny sekce jsou uspořádány strukturovaným způsobem, aby při prezentaci vašeho případu udělaly trvalý dojem na vaše stakeholdery.
4 příklady obchodních případů z praxe
Nyní, když víte, jak napsat obchodní případ, podívejme se na několik příkladů z praxe, jak obchodní případy umožňují společnostem schvalovat velké projekty a přijímat strategická rozhodnutí:
1. Příklad štíhlého startupu
Lean startup působící v oblasti zdravotnictví čelí problémům s pracovní silou, které mu brání včasném uvedení produktu na trh. Vedoucí týmu vývoje produktů chce najmout další tři inženýry, aby urychlil proces vývoje produktu.
Jelikož se však jedná o lean startup s omezeným rozpočtem, musí vedoucí týmu před přijetím rozhodnutí získat souhlas zakladatelů startupu. Produktový tým proto sestaví business case pro přijetí dalších zaměstnanců, jehož hlavní body jsou následující:
- Stručný přehled toho, jak nedostatečné personální obsazení zdržuje vývoj produktu a posouvá jeho uvedení na trh za plánovaný termín.
- Vysvětlení, jak mohou tři noví inženýři vrátit vývoj produktu zpět na správnou cestu
- Analýza nákladů a přínosů tohoto kroku
- Prozkoumání souvisejících rizik
- Prezentace alternativ a souvisejících rizik
- Rozsah změny, například povaha práce, kterou budou noví inženýři vykonávat
2. Příklad financování rizikovým kapitálem
Startup v oblasti finančních technologií financovaný rizikovým kapitálem se rozhodne uvést na trh novou řadu kreditních karet. To startupu umožní získat řadu nových zákazníků, ale také bude vyžadovat značné finanční investice do marketingu a úvěrů. Společnost proto připraví obchodní případ pro tuto novou řadu produktů ve snaze získat pro ni financování. V obchodním případě uvádí následující podrobnosti:
- Potřeba této nové produktové řady a jak doplňuje ostatní nabídky společnosti
- Tržní příležitost s prognózami výnosů a analýzou nákladů a přínosů
- Rizika spojená s projektem, jako je konkurence, hromadné neplnění závazků a regulační kontrola
- K dispozici jsou alternativy, jako například zavedení předplacených debetních karet, které by však pravděpodobně nebyly tak užitečné pro získávání zákazníků.
- Rozsah projektu, jako jsou členové týmu, kteří na něm pracují, přidělený rozpočet, harmonogram spuštění a časový plán.
3. Příklad outsourcingu
Dodavatel softwaru SaaS se sídlem v Silicon Valley chce snížit výdaje na zákaznický servis, aniž by došlo ke snížení kvality služeb. Produktový manažer jednoho z jejich předních produktů přichází s nápadem outsourcingu zákaznického servisu. Rozhodnou se tedy připravit obchodní případ, než řešení navrhnou vedení. Obchodní případ obsahuje:
- Problém spočívá v tom, že významná část příjmů jde na provoz zákaznických služeb a outsourcing může pomoci tuto částku snížit.
- Rizika spojená s outsourcovaným zákaznickým servisem a strategie jejich zmírnění, jako je například zavedení eskalačního mechanismu pro nevyřešené žádosti o podporu.
- Alternativy a jejich rizika, jako je například použití chatbotů s umělou inteligencí k automatizaci zákaznického servisu, což může být frustrující pro zákazníky, kteří potřebují lidskou pomoc.
- Analýza nákladů a přínosů provedení změny
- Rozsah změn, například kolik zaměstnanců zákaznické podpory bude propuštěno
4. Příklad dodavatelského řetězce
Stavební společnost ve Virginii čelí problémům s dodávkami surovin. Dodavatel cementu, se kterým spolupracují, opakovaně nedokáže uspokojit poptávku, a proto se vedoucí projektu rozhodl přidat určitou rezervu a najít nového dodavatele.
Tato změna může mít velký vliv na projekt, proto nadřízený připravuje obchodní případ, aby iniciativu navrhl vedení. Případ se zabývá následujícími otázkami:
- Jak může nový dodavatel cementu zabránit zpoždění projektu
- Spolehlivost dodavatele, prokázaná dlouholetou přítomností v oboru, významnými společnostmi, kterým dodával cement, atd.
- Alternativní dodavatelé, jejich kapacita a informace o spolehlivosti
- Analýza nákladů a přínosů změny, protože ceny tohoto dodavatele jsou mírně vyšší než ceny stávajícího dodavatele.
- Rozsah změn, včetně toho, kolik dodávek bude nový dodavatel realizovat, po jak dlouhou dobu a za jakou cenu.
Potenciální výzvy obchodního případu a jak je překonat
Při přípravě obchodního případu dělají projektoví manažeři řadu chyb, které mohou ohrozit schválení celého projektu nebo iniciativy. Nyní, když jsme si prošli celý proces psaní přesvědčivého obchodního případu, podívejme se na nejčastější úskalí a prozkoumejme způsoby, jak se jim vyhnout.
1. Samostatné vypracování návrhu
Podrobnosti obchodního případu vyžadují rozsáhlý výzkum a znalosti různých obchodních funkcí. Žádný projektový manažer to nedokáže zvládnout sám bez chyb nebo omylů v úsudku, proto vyhledejte pomoc od různých oddělení ve vaší společnosti, ať už se jedná o finance, marketing nebo provoz. 💁
2. Neberete v úvahu zpětnou vazbu od zainteresovaných stran
Další zásadní chybou při vytváření obchodního případu je předložení dokumentu zainteresovaným stranám z ničeho nic. Pokud do procesu vytváření obchodního případu nezapojíte relevantní zainteresované strany, zvyšujete riziko, že bude zamítnut. Důvodem je následující:
- Neznáte jejich očekávání
- Neměli žádnou roli ve vašem obchodním případu, což je udržuje oddělené od vaší práce.
Abyste se tomuto scénáři vyhnuli, zapojte do různých fází procesu přípravy obchodního případu všechny zainteresované strany a nechte pravidelně kontrolovat svůj pokrok.
3. Neprovádění revize ani korektury
Při prezentaci svého obchodního případu si určitě nepřejete, aby se v něm vyskytovaly překlepy nebo nesprávné údaje. Mohlo by to zanechat špatný dojem na zainteresované strany, které vaši prezentaci poslouchají. Mohly by vás nebrat vážně a nakonec váš projektový návrh zamítnout.
Aby byl dokument bezchybný, vždy si celý obchodní případ před odesláním zkontrolujte a opravte. Zvláštní pozornost věnujte číslům a faktům a dvakrát zkontrolujte, zda jsou správné. Poté můžete pokračovat ve své prezentaci.
Vytvořte přesvědčivý obchodní případ s ClickUp
Solidní obchodní případ je prvním krokem k získání souhlasu s projektem od vašich stakeholderů. Jeho vytvoření však vyžaduje pečlivé plánování a správné nástroje, které celý proces zefektivní. Naštěstí vám ClickUp poskytuje vše, co potřebujete v každé fázi vytváření obchodního případu – od hotových šablon a nástrojů pro dokumentaci až po pomoc při psaní založenou na umělé inteligenci.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a napište obchodní případ, který vám zajistí podporu a důvěru pro váš projekt nebo iniciativu.