Завършването на проект в срок е като жонглиране. Изпълнението на задачи, управлението на бюджети и спазването на срокове са най-важните елементи сред много други.
Като проектен мениджър, вече не мога да преброя колко пъти клиент е идвал при мен с „само едно малко допълнение“ или „една промяна“, които, за съжаление, не са били предвидени в плана на проекта.
Те вероятно ще се натрупат и, преди да се усетите, графикът и бюджетът на проекта ще бъдат в опасност.
Това е разширяване на обхвата. Дори и най-добре планираните проекти стават жертва на това, което пречи на успешното им завършване.
Изпробвах различни софтуери за управление на проекти (PM), които да ви помогнат да се справите с тези пречки. Те ще ви помогнат да поставите ограничения, за да не губите маржа си от неочаквана работа.
Топ 3 софтуера за управление на проекти, които управляват промяната в обхвата на клиента на един поглед
Изпробвал съм достатъчно инструменти за управление на проекти, за да знам, че не всички се справят по един и същи начин с разширяването на обхвата. Ето тези, които заслужават вашето внимание:
| Инструмент | Най-подходящи за | Основни функции | Предимства и недостатъци | Ценообразуване |
| ClickUp | Управление на проекти с изкуствен интелект за екипи от всякакъв размер | ClickUp Brain (контекстуална изкуствена интелигентност и обобщения, генерирани от изкуствена интелигентност), шаблон за обхват на работата, задачи, автоматизации, предварително създадени агенти | Предимства:🌟 Конвергентна AI работна среда за цялата ви работа🌟 Централизира цялата комуникация по проекта🌟 Улеснява управлението на капацитета🌟 Позволява сътрудничество в екипаНедостатъци:🧐 Стръмна крива на обучение за нови потребители поради широкия набор от функции | Безплатни завинаги; Възможност за персонализиране за предприятия |
| Работа в екип | Управление на проекти с вградено проследяване на времето и фактуриране за агенции | Управление на ресурсите, Teamwork AI, правила за автоматизация, табла за рентабилност | Предимства:🌟 Опростява проследяването на времето и управлението на натоварването🌟 Автоматизира досадните задачи🌟 Позволява по-гладко управление на клиентитеНедостатъци:🧐 Таблото има ограничени контроли, което затруднява процеса на визуализация | Наличен е безплатен план; Платени планове от 13,99 $/потребител/месец |
| Asana | Оптимизирано управление на задачите и работния процес за малки и средни екипи | Автоматизирани работни процеси и тригери, базирани на правила, табла за натоварване и напредък, над 270 интеграции, AI Studio | Предимства:🌟 Улеснява проследяването на крайните срокове🌟 Поддържа сътрудничеството в екипа🌟 Автоматизира рутинните одобрения и актуализацииНедостатъци:🧐 Отчетите са основни🧐 Уведомленията могат да станат прекалено много | Наличен е безплатен план; Платени планове от 10,99 $/потребител/месец (фактурират се ежегодно) |
👀 Знаете ли, че: Разширяването на обхвата понякога се нарича „синдром на кухненската мивка“ или „разширяване на изискванията“ и е известно, че засяга над половината от всички проекти. И не показва признаци на забавяне. Въздействието на разширяването на обхвата е нараснало от 43% на 52% през последното десетилетие за всички проекти.
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на проекти, който управлява разширяването на обхвата на клиента?
Не всеки софтуер за управление на проекти е програмиран да се справя с допълнителната работа, произтичаща от разширяването на обхвата от страна на клиента. На хартия може да изглежда перфектно, но работните процеси може да не са толкова интуитивни.
Ето какво търся, когато оценявам софтуер, който да ми помогне да създавам по-добри графици и да доставям работата на клиентите по-бързо:
- Определете обхвата и базовите линии на проекта в началото: преди да стартирате проекта, е добре да документирате резултатите, изключенията и предположенията. Изберете инструмент за управление на проекти с структури за разпределение на работата (WBS) и проследяване на базовите линии, за да можете да сравнявате планирания и действителния обхват на проекта по време на неговото развитие.
- Създайте официални работни процеси за заявки за промени: Вашият софтуер за управление на проекти трябва да предоставя процес за контрол на промените, който помага за преглед и одобрение на нови изисквания. С вградени процеси за одобрение на промени в обхвата, вие знаете как всяка промяна ще се отрази на разходите, времето и ресурсите.
- Възможност за комуникация с клиента: Тя трябва да позволява на вашия екип и клиента да комуникират директно в работната среда, като свързват разговорите с конкретни задачи, коментари и резултати.
- Проследявайте времето, разходите и усилията за всеки резултат: Уверете се, че софтуерът ви свързва задачите с бюджетите и разпределението на ресурсите. Това ви позволява да видите незабавно разходите за „допълнителната“ работа и да проведете подкрепени с данни разговори с клиентите относно разширяването на обхвата.
- Автоматизирайте предупрежденията и проследяването на отклоненията: Изберете софтуер за управление на проекти, който да ви уведомява, когато крайните срокове, бюджетите, натоварването или обхватът на проекта надхвърлят праговете. Предупрежденията в реално време и таблото за управление ви помагат да забележите отклоненията, преди те да се превърнат в сериозен проблем.
- Отчитане на времето за отчетност: Софтуерът трябва да ви позволява да регистрирате времето директно в задачите и да свържете тези часове с конкретни резултати. Трябва да можете да генерирате отчети, показващи действителните и очакваните усилия, които да споделите с клиентите по време на обсъжданията за преглед.
- Тригери, базирани на правила: Изберете платформа за управление на проекти, която автоматично открива промени в натоварването и подсказва последващи действия с автоматизация на работния процес, задвижвана от изкуствен интелект.
🧠 Интересен факт: Думата „краен срок ” е използвана за първи път в американските затвори през 19 век, като се отнася за физическа граница, която затворниците преминават на свой риск да бъдат застреляни. Към средата на 20 век терминът еволюира до съвременния смисъл, който използваме днес: момент във времето, който не смеете да преминавате.
⭐ Бонус: Все още ли създавате всяка задача от нулата, като ръчно въвеждате всички тези инструкции и подробности? С функцията Talk-to-Text на ClickUp Brain MAX можете просто да „говорите“ за задачата, да кажете какво ви е необходимо в инструкциите, и Brain MAX ще превърне гласа ви в текст.
И това не важи само за задачите! Можете да оставяте обратна връзка в документи или да чатите с екипа си, като просто изкажете това, което мислите, а нашата изкуствена интелигентност автоматично ще го транскрибира, ще уведоми/маркира подходящите хора, ще запомни любимите ви думи с течение на времето и след това ще редактира транскрибирания текст съответно.
Най-добрият софтуер за управление на проекти, който контролира промяната в обхвата на проекта от страна на клиента
Сега нека разгледаме трите водещи софтуера за управление на проекти, с които можете да управлявате промяната в обхвата на вашите проекти:
Как оценяваме софтуера в ClickUp
Нашият редакционен екип следва прозрачен, подкрепен с проучвания и независим от доставчиците процес, така че можете да сте сигурни, че нашите препоръки се основават на реалната стойност на продуктите.
Ето подробно описание на това как преглеждаме софтуера в ClickUp.
1. ClickUp (най-добър за управление на проекти с изкуствен интелект)
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, комбинира управлението на проекти и сътрудничеството в екип с автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект. Планирайте проектите си, разпределяйте задачи, чатете с екипа си, споделяйте резултатите с клиента и следете представянето на екипа директно в ClickUp! Това предотвратява разширяването на обхвата и намалява вероятността проектът ви да излезе от равновесие.
Но най-важното е, че софтуерът за управление на проекти на ClickUp е създаден да се мащабира. Малките екипи могат да започнат да работят веднага с плана Free Forever на ClickUp, докато по-големите организации получават разширени изгледи, отчети и поддръжка, задвижвана от изкуствен интелект, от които се нуждаят, за да управляват сложни проекти.
Определете ясни очаквания с шаблона за обхват на работата (SOW) на ClickUp.
Основна причина за разширяването на обхвата на проекта е несъответствието между проекта и визията и очакванията на клиента.
Шаблонът за обхват на работата (SOW) на ClickUp решава този проблем, като ви предоставя готова рамка за определяне на това, което е включено в обхвата на проекта, и, което е също толкова важно, на това, което не е.
Можете да използвате този шаблон, за да:
- Определете предварително целите на проекта, за да се уверите, че всички заинтересовани страни са съгласни с тях.
- Избройте резултатите, крайните продукти, сроковете и ключовите етапи, за да предоставите ясна пътна карта на крайните продукти на клиента и членовете на вашия екип.
- Контролирайте собствеността върху документите и разпределяйте отговорностите за всеки резултат
- Добавете персонализирани полета, персонализиран статус на задачите и персонализирани изгледи за гъвкаво управление на проектите.
Разделете обхвата на проекта на ясни задачи и подзадачи за по-добро управление.
Най-добрият начин да контролирате разширяването на обхвата на проекта е да го разделите на малки, проследими стъпки. С ClickUp Tasks можете:
- Създайте основна задача за всеки резултат и добавете подзадачи към нея. Например, ако обхватът включва „Разработване на уебсайт“, основната задача е „Разработване на уебсайт“, а подзадачите могат да включват „Дизайн на начална страница“, „Разработване на формуляр за контакт“, „Настройка на хостинг“ и т.н.
- Добавете подробни инструкции, изисквания към проекта, критерии за приемане или списъци за проверка към всяка задача.
- Определете отговорници за задачите и добавете крайни срокове, за да елиминирате объркването относно графиците и отчетността.
- Задайте зависимости между задачите, така че работата да се извършва в правилен ред и само след като са изпълнени всички предварителни условия в плана на проекта.
Една функция на ClickUp Tasks, която намирам за изключително полезна, е ClickUp Task Priorities. Чрез задаване на ниво на приоритет (спешно, високо, нормално, ниско), екипът знае точно кои задачи изискват незабавно внимание и кои могат да бъдат решени по-късно.
Бъдете в крак с всички промени с контекстно-ориентирана изкуствена интелигентност
ClickUp Brain е мощен AI асистент, който може да помогне на вашия екип да следи внимателно разширяването на обхвата. Използвайте Brain, за да изясните границите на проекта, да обобщите исканията на клиентите за ключовите заинтересовани страни, да проведете анализ на въздействието или да идентифицирате задачи, които може да не съответстват на първоначалния план на проекта.
Brain също така отчита контекста. Когато постъпи ново клиентско запитване, Brain оценява дали то попада в обхвата на проекта и го маркира, а дори предлага създаването на задача за промяна за одобрение.
Потенциалното разширяване на обхвата се забелязва на етапа на коментарите, а не след като сте загубили часове за новата работа.
Автоматизирайте одобренията и уведомленията с персонализирани правила
Този инструмент за управление на обхвата има една отличителна функция: ClickUp Automations, безкодов конструктор, чиито правила „ако това, то онова“ ви позволяват да създавате персонализирани автоматизирани работни потоци за минути. Задайте правилата веднъж и системата автоматично се занимава с известията, маршрутизирането на задачите и видимостта на заинтересованите страни.
Например, можете да създадете автоматизация, за да:
- Изпратете заявка за одобрение до ръководителя на проекта, когато статуса на задачата се промени на „В очакване на одобрение“.
- Уведомете клиента или акаунт мениджъра, когато бъде подадена нова заявка за промяна.
- Автоматично присвояване на рецензенти, когато даден продукт премине в списъка „Преглед от клиента“
- Актуализирайте персонализираното поле на „Одобрено“, след като клиентът потвърди в чат нишката.
Дръжте всички в течение с вградените инструменти за сътрудничество
Софтуерът за управление на проекти на ClickUp централизира цялата комуникация по проекта, което улеснява съгласуването на всички участници и управлението на промяната в обхвата.
- Позволете на членовете на екипа да изяснят изискванията и да предоставят обратна връзка с ClickUp Assigned Comments.
- Поддържайте контекстуалните разговори с поредици от отговори и включете съответните заинтересовани страни с @mentions.
- Централизирайте всички разговори с клиенти и вътрешни разговори в рамките на проектното пространство — пряко свързани със задачи, резултати или документи, с ClickUp Chat.
- Превърнете всяко съобщение в чата в задача – възложете я, добавете крайни срокове или я прикачете към доставката на клиента.
- Обединете цялата документация по проекта, като например харта на проекта, документи за обхвата на проекта, заявки за промени и др., с помощта на ClickUp Docs за съвместна работа.
Проследявайте напредъка спрямо целите на проекта в реално време
ClickUp Dashboards предоставя информация в реално време за това, което е завършено, което е в процес на изпълнение, препятствията и т.н. AI Cards ви дава незабавни обобщения, което ви помага да спестите време, което иначе би било загубено за анализиране на данни.
Най-добрите функции на ClickUp
- С функцията за проследяване на времето за проекти на ClickUp можете да стартирате таймери от всяко устройство, да добавяте ръчни записи и да генерирате подробни отчети по възложител, проект или етикет. Записвайте часовете директно в задачите, сравнявайте ги с първоначалните прогнози и установявайте кога работата на клиента започва да надхвърля планираните усилия.
- Визуализирайте проектите по свой начин с над 15 изгледа в ClickUp, включително списък, диаграма на Гант, табло и времева линия.
- Използвайте Workload View на ClickUp, за да прегледате натоварването на екипа и да видите кой е над или под капацитета си, за да оптимизирате ресурсите и да предотвратите изчерпване.
- Адаптирайте работните процеси към изискванията на проекта си с помощта на персонализирани полета за бюджет, данни за клиента и др., както и персонализирани статуси.
- Намерете файлове, задачи и разговори в ClickUp и интегрирани приложения като Google Drive или Slack, използвайки Connected Search на ClickUp.
- Управлявайте задачите, проследявайте времето и оставайте в синхрон, докато сте в движение, с приложенията на ClickUp за iOS и Android, независимо дали членовете на екипа ви са на място, в чужбина или работят в хибриден режим.
Ограничения на ClickUp
- Новите потребители могат да се почувстват претоварени от широкия набор от функции, налични в пакета приложения на ClickUp.
- Някои потребители смятат, че версията за настолни компютри е по-гладка и по-бърза от мобилното приложение.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4. 7/5 (над 10 500 отзива)
- Capterra: 4. 6/5 (над 4500 отзива)
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Отзивът на този проектен мениджър казва всичко:
ClickUp предлага впечатляващ набор от функции, които улесняват персонализирането на работните процеси, управлението на задачите и проследяването на напредъка на едно място. Харесва ми, че мога да създавам изгледи, пригодени за всеки проект, да настройвам автоматизации и да го интегрирам с други инструменти, които вече използвам. Той е много гъвкав, както за проследяване на лични задачи, така и за сложни бизнес операции. Шаблоните и таблото за управление са особено полезни за поддържане на всичко организирано и лесно за проследяване.
ClickUp предлага впечатляващ набор от функции, които улесняват персонализирането на работните процеси, управлението на задачите и проследяването на напредъка на едно място. Харесва ми, че мога да създавам изгледи, пригодени за всеки проект, да настройвам автоматизации и да го интегрирам с други инструменти, които вече използвам. Той е много гъвкав, както за проследяване на лични задачи, така и за сложни бизнес операции. Шаблоните и таблото за управление са особено полезни за поддържане на всичко организирано и лесно за проследяване.
📮 ClickUp Insight: Само 15% от мениджърите проверяват натовареността, преди да възложат нови задачи. Други 24% възлагат задачи, основавайки се единствено на крайните срокове на проекта.
Резултатът? Екипите в крайна сметка са или преуморени, или недостатъчно натоварени, а в повечето случаи и изтощени.
Без видимост в реално време на работната натовареност, балансирането й не е просто трудно — то е почти невъзможно.
Функциите „Assign“ и „Prioritize“ на ClickUp, базирани на изкуствен интелект, ви помагат да разпределяте работата равномерно в екипа, като съпоставяте задачите с членовете на екипа въз основа на капацитета, наличността и уменията им в реално време. Опитайте нашите AI карти за незабавни, контекстуални снимки на натоварването, крайните срокове и приоритетите.
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations — което води до 12% увеличение на ефективността на работата.
🧠 Интересен факт: Операта в Сидни се счита за един от най-големите провали в управлението на проекти в наше време. Строителството й закъсня с 10 години, надхвърли бюджета 14 пъти, а архитектът й никога не я видя завършена.
2. Teamwork (най-подходящ за управление на проекти и ресурси с вградена функция за проследяване на времето и фактуриране)
Teamwork е софтуер за управление на проекти, създаден за агенции и екипи за обслужване на клиенти, които работят по проекти с кратки срокове и ограничен бюджет, дори когато се сблъскват с предизвикателства като разширяване на обхвата.
Този софтуер за управление на проекти ви предоставя табла за проекти, на които можете да създавате графици, да задавате етапи и да планирате всички резултати на едно място. Това гарантира, че екипът и клиентът са на една и съща страница.
За управлението на клиенти централизираният център за корекции помага да видите текущия статус на всяка корекция, с исторически архив на всички отзиви от началото до края. За да избегнете промяна в обхвата, инструментът ви позволява да наблюдавате и преглеждате вътрешни и външни отзиви, независимо дали са от клиенти или от вашия екип.
Функция в този софтуер за управление на проекти, която ми помага да управлявам промяната в обхвата, е бюджетирането и рентабилността.
Чрез проследяване на времето и свързването му с бюджета на проекта, Teamwork ми предоставя отчети в реално време за рентабилността на проекта. Ако ново искане заплашва да ни доведе до загуба, разполагам с данните, за да обясня необходимостта от промяна в поръчката. Освен това мога да задавам и проследявам целите за марж на печалбата.
Тъй като управлявам няколко проекта едновременно, създаването на таблици за всеки от тях отнема много време. Teamwork ми помага да правя бързи корекции в резултатите, цените, сроковете и ресурсите.
Най-добрите функции на Teamwork
- Превърнете хаотичните брифинги на клиентите в подробни предложения за проекти, включващи срокове, задачи и предложения за екипа, с помощта на Teamwork AI.
- Прогнозирайте капацитета на екипа с прецизност, за да балансирате натоварването и да предотвратите изчерпване. Визуализирайте предстоящи проекти, проследявайте наличността в реално време и преразпределяйте ресурсите, преди затрудненията да повлияят на доставката.
- Задайте тригери, базирани на събития или време, за да автоматизирате досадните задачи, като проследяване на напредъка на задачите. Централизираният център за автоматизация ви позволява да създавате, редактирате и преглеждате вашите автоматизации.
- Получете реална представа за напредъка на проекта, открийте рисковете, свързани с ресурсите и използването им, и сравнете планираните с действителните резултати.
- Използвайте вградени таймери, времеви таблици и табла за рентабилност в реално време, за да отчитате точно времето, да свържете разходите и таксите за фактуриране и да получавате автоматични известия, когато бюджетните прагове бъдат превишени.
Ограничения на екипната работа
- Таблото за управление има ограничени контроли, които влияят на процеса на визуализация.
- Достъпът до допълнителни функции като изкуствен интелект и интеграции изисква от потребителите да платят повече, което значително повишава цената на софтуера за управление на проекти.
Цени за работа в екип
- Безплатни
- Deliver: 13,99 $/потребител/месец
- Grow: 25,99 $/потребител/месец
- Мащаб: Персонализирани цени
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за работа в екип
- G2: 4. 4/5 (над 1000 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 900 рецензии)
Какво казват реалните потребители за Teamwork?
Ето какво казва един потребител на G2 за използването на Teamwork за управление на множество проекти:
Имаме екип от четирима ръководители, всеки от които работи по 5 до 15 проекта едновременно, които са в различни етапи на изпълнение. Това са едногодишни проекти с толкова много променливи елементи, че без нашия проектен мениджър и Teamwork не бихме могли да свършим толкова много. Не само че успяваме да свършим всичко, но го правим навреме и в рамките на бюджета.
Имаме екип от четирима ръководители, всеки от които работи по 5 до 15 проекта едновременно, които са в различни етапи на изпълнение. Това са едногодишни проекти с толкова много променливи елементи, че без нашия проектен мениджър и Teamwork не бихме могли да свършим толкова много. Не само че успяваме да свършим всичко, но го правим навреме и в рамките на бюджета.
🧠 Интересен факт: Диаграмата на Гант, любима на проектните мениджъри, е на повече от 100 години (изобретена е през 1910 г.!). Тя е по-стара от интернет, телевизията и дори нарязания хляб.
3. Asana (най-подходящ за оптимизирано управление на задачите и работния процес)
Asana опростява управлението на задачите и работния процес за екипи от всякакъв размер, особено за тези, които координират работата си от разстояние. Като инструмент за управление на проекти, Asana улеснява свързването на ежедневната работа с по-широките бизнес цели, като по този начин намалява разширяването на обхвата и внася повече яснота в проектите ви.
Организирайте проектите си в Asana, като използвате предварително създадени шаблони, възлагайте задачи с отговорници и крайни срокове, визуализирайте напредъка и проследявайте всичко на едно място, за да избегнете промени в графика в последния момент.
С Asana можете лесно да интегрирате инструменти като софтуер за управление на задачи, инструменти за разработка, инструменти за отчитане и инструменти за сътрудничество, както и много други, във вашия технологичен набор.
Една функция, която наскоро започнах да използвам, е AI Teammates за изпълнение на проекти с помощта на изкуствен интелект. Тя използва модела на данни Work Graph на Asana, за да предостави бизнес контекст за всички взаимодействия. Например, AI Teammates може да анализира историята на проекта и да препоръча реалистични корекции на графика въз основа на предишни стартирания или подобни резултати.
Asana AI Studio включва инструмент за създаване на работни процеси без кодиране, който ви помага на всеки етап. AI може да записва, сортира и разпределя заявки, които след това можете да проверите. AI може също да изготви първоначалната версия на проектното задание и да обобщи обратната връзка от заинтересованите страни.
Най-добрите функции на Asana
- Организирайте сложни проекти в структурирани работни процеси, като използвате предварително създадени шаблони, които определят отговорните лица, задават крайни срокове и съгласуват всяка задача с по-широките бизнес цели.
- Автоматизирайте рутинните одобрения и актуализации с персонализирани правила, които задействат известия, прехвърляне на задачи или корекции на крайни срокове.
- Получете информация в реално време за напредъка с изгледи на графика, натоварването и таблото, за да следите зависимостите, да проследявате производителността и да предотвратите промени в графика в последния момент.
- Свържете ежедневната работа с по-големите бизнес цели с Goals and Portfolios и преглеждайте напредъка чрез табла в реално време.
- Използвайте вградения таймер, за да измерите колко време отнема работата и да откриете задачи, които надхвърлят първоначалния обхват на работата.
Ограничения на Asana
- Потребителите не могат да вграждат външно съдържание в Asana или да добавят няколко изпълнители, което е мястото, където трябва да се проучат алтернативите на Asana.
- Наличните правила и филтри може да не поддържат адекватно сложни работни процеси или специфичните нужди на различни екипи.
Цени на Asana
- Лично: Безплатно
- Стартово ниво: 13,49 $/потребител/месец
- Advanced: 30,49 $/потребител/месец
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
- Enterprise+: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Asana
- G2: 4. 4/5 (над 12 000 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 13 000 рецензии)
Какво казват реалните потребители за Asana?
Ето какво казва мениджър, занимаващ се със стратегия, за Asana в G2:
Най-много ценя ефективността, която се постига благодарение на изкуствения интелект. Интелигентните предложения и функциите за автоматизация на задачите ми спестяват часове всяка седмица и ми дават усещането, че имам дигитален помощник, който предвижда следващия ми ход.
Най-много ценя ефективността, която се постига благодарение на изкуствения интелект. Интелигентните предложения и функциите за автоматизация на задачите ми спестяват часове всяка седмица и ми дават усещането, че имам дигитален помощник, който предвижда следващия ми ход.
Други забележителни споменавания
Ето и някои други инструменти за управление на проекти, които също ви помагат при управлението на обхвата.
- Jira : Проследявайте промените в обхвата чрез отчети в Jira Align, за да заснемете работата, добавена по време на спринт или итерация. Rovo AI показва свързани задачи и работни елементи, свързва подобни проблеми и автоматизира работните потоци за заявки за промени, така че неочакваната работа да е по-лесна за забелязване. Тъй като инструментът предоставя видимост на това, което е в обхвата, в сравнение с новото, той подпомага налагането на граници, прегледа на заявките за промени и ясното комуникиране на това, което не е част от първоначалния план.
- Basecamp : Basecamp използва методологията „Shape Up“, която набляга на фиксирани срокове и определени обхвати на работа („апетит“), така че екипите трябва да решат какво да включат и какво да изключат, като по този начин се намалява рискът от промяна на обхвата. Диаграмите на Хил и картите на обхвата правят работата видима, като подчертават кога даден обхват се разширява или е неясен.
- OpenProject : Като платформа с отворен код за класическо, Agile или хибридно управление на проекти, тя осигурява видимост на проектните планове, диаграмите на Гант, разбивката на задачите и проследяването на промените. Можете да я хоствате сами, да персонализирате работните процеси, да проследявате етапите и да налагате контрол върху промените. Тя ви дава контрол върху границите на обхвата и отклоненията.
- Monday. com: Започнете с определяне на ясен документ за обхвата на проекта и след това използвайте табла, изгледи и работни потоци, за да проследявате спазването на тази базова линия. С визуалното си наблюдение, персонализирани автоматизации и табла, можете да забележите кога работата се отклонява от обхвата и да се намесите, преди отклонението да стане голямо.
⚠️ Концепцията за „позлатяване“: Използването на инструменти за управление на проекти ще ви помогне да установите процеси. Но ето една концепция, която според Симон Хитън, ръководител „Маркетинг за растеж“ в Shopify, ви прави уязвими: „позлатяването“.
Това означава добавяне на допълнителни функции, подобрения или работа, които не са били част от първоначалния обхват на проекта или изискванията на клиента. Това е опит да се угоди на клиента или да се достави нещо по-добро от поисканото. Добавянето на допълнителни функции повишава вътрешните разходи, без да носи допълнителни ползи.
👀 Знаете ли, че: Изчерпването на работното място увеличава риска от хипертония, депресивни разстройства и диабет при служителите. 7% от служителите изпитват изчерпване от преумора. От друга страна, 20% губят мотивация и се откъсват от работата, когато не са напълно заетост. За работодателите е наложително да осигурят справедливо разпределение на работата между служителите, за да предотвратят изчерпването.
Как ефективно да управлявате промяната в обхвата на проекта (съвети + най-добри практики)
Софтуерът за управление на проекти може да облекчи голяма част от стреса, свързан с разширяването на обхвата, чрез прецизна организация. Но само това не е достатъчно. Трябва също да използвате подходящия подход за управление на множество приоритети, тъй като изискванията на клиентите се променят:
Обсъдете с клиента и подредете приоритетите въз основа на въздействието
Когато всичко изглежда спешно, всъщност нищо не се свършва. Когато ресурсите са ограничени, е важно да комуникирате ефективно с клиента си, за да определите кои задачи трябва да изпълните незабавно и кои могат да бъдат отложени.
🌟 Пример: Вместо просто да се съгласявате с всяко искане на клиента, можете да им обясните как новите приоритети ще се отразят на съществуващия график на проекта и дали са съгласни с това.
Нещо като: „Ако добавим тази нова функция, коя от съществуващите задачи трябва да отложим?“ не само защитава сроковете, но и ангажира клиентите в правенето на компромиси.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за приоритизиране на проекти
Разделете големите проекти на управляеми етапи
Като разделите големите и неясни задачи на по-малки, можете не само да направите напредъка измерим, но и да предотвратите клиентите да добавят небрежно още едно нещо.
Когато всяка задача е видима на таблото на проекта, става по-лесно да ги управлявате всички и да ги изпълните навреме.
🌟 Пример: Представете си стартирането на кампания. Вместо да третирате „създаване на активи за кампанията“ като една задача, можете да я разделите на „дизайн на банер“, „написване на текст за целевата страница“ и „графики за социалните медии“.
Проследявайте редовно натоварването и капацитета на ресурсите
Често срещана грешка при управлението на множество проекти? Разпределяне на работата, без да се провери дали екипът ви разполага с необходимите ресурси.
Планирането на капацитета гарантира, че работата е разпределена справедливо и реалистично. То също така поддържа разговорите с клиентите основани на факти, като например: „Можем да се заемем с това в следващия спринт, но добавянето му сега ще забави X етап“.
🌟 Пример: Ако вашият дизайнер вече има 30 часа ангажирана работа тази седмица, избягвайте да му възлагате друга „спешна“ задача, без първо да премахнете нещо друго от списъка му със задачи.
⭐ Бонус: AI агентите в ClickUp могат да ви помогнат.
Предварително създадените агенти се занимават с всички рутинни задачи: напомняне на екипа ви за крайните срокове, споделяне на ежедневни актуализации с клиентите или отговаряне на бързи въпроси относно проекта.
Създайте персонализиран агент, за да автоматизирате сложни действия като разпределяне на задачи въз основа на натовареността или споделяне на обобщения на проектите със заинтересованите страни. По този начин вашите проекти ще протичат гладко на заден план, без постоянен надзор.
Настройването на AI агент в ClickUp е доста просто. Гледайте това видео, за да научите как:
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за проследяване на множество проекти
Дръжте под контрол разширяването на обхвата на клиента с ClickUp
Разширяването на обхвата и конкуриращите се приоритети са неразделна част от живота на професионалистите в областта на управлението на проекти. Но не позволявайте това да провали проекта ви.
С подходящия софтуер за управление на проекти това се превръща в възможност да увеличите печалбата си и да планирате по-ефективно резултатите от работата си.
Teamwork е идеален за агенции, които фактурират клиентите си на час или се нуждаят от подробна информация за рентабилността и използването на ресурсите.
Asana работи най-добре за екипи, които процъфтяват в структурирана среда – помага им да планират повтарящи се работни процеси, да автоматизират одобренията и да останат в синхрон с по-широките бизнес цели.
Но ClickUp е създаден за управление на обхвата за екипи от всякакъв размер, в рамките на единно работно пространство „всичко в едно“.
Ако искате една платформа за управление на проекти, която свързва всичко – от обхвата на проекта и комуникацията с клиента до обобщения, базирани на изкуствен интелект, и автоматизация на работния процес – ClickUp е създаден за вас.
С ClickUp Brain получавате контекстно-ориентирана информация, а с Automations и AI Autopilot Agents можете да оставите рутинните одобрения, актуализации и последващи действия да се изпълняват на заден план, докато вие се концентрирате върху стратегията на клиента.
Ако разширяването на обхвата ви пречи да изпълните проектите си, ви препоръчвам да се регистрирате безплатно в ClickUp и да го изпробвате.