Три месеца след началото на един критичен проект за ценообразуване и опаковане, се озовах затрупан от Google Docs, имейл кореспонденция и Slack разговори, разпръснати по различни канали. Звучи ли ви познато?
Като програмен мениджър, аз съм преживял хаоса на традиционните инструменти за управление на проекти, които забавят изпълнението на проектите и изчерпват енергията на екипа – където „актуализациите на проектите“ означаваха претърсване на пощенските кутии, преследване на заинтересованите страни в различни часови зони и отделяне на повече време за управление на процеса, отколкото за постигане на резултати.
Днес искам да споделя как изкуственият интелект фундаментално промени не само начина, по който управлявам проекти, но и скоростта, с която можем да изпълняваме стратегически инициативи, които оказват пряко влияние върху нашия бизнес.
Реалността на съвременното управление на проекти
В ролята си в офиса на главния оперативен директор съм отговорен за изпълнението на междуфункционални проекти, които обхващат буквално всеки екип в ClickUp – продукти, маркетинг, жизнен цикъл, системи, ИТ, подкрепа, екипи за работа с клиенти, а понякога дори и сигурност и правни въпроси, когато се занимаваме с AI функции.
Това не са прости инициативи на един екип. За да бъдат успешни, те изискват строго разпределение на ресурсите, междуфункционална комуникация и прецизни срокове за изпълнение на проектите. Когато пускаме нови цени и пакети за функции или добавки, успехът зависи от безпроблемната координация между отделите, различните часови зони и конкуриращите се приоритети.
Залогът е голям: Аз отговарям за показателите за ръст на нетните приходи, приемане на функции, ангажираност и процент на конверсия. Когато проектите забавят или се провалят, това не е само пропуснат краен срок – това са пропуснати възможности за приходи и позициониране на пазара.
Скритата цена на традиционното управление на проекти
Преди да внедря AI-базираното изпълнение на проекти, моят работен процес изглеждаше болезнено познат на повечето проектни мениджъри:
Спиралата на документацията: Създайте план на проекта в Google Docs, изпратете го по имейл на заинтересованите страни, изчакайте обратна връзка, която идва с липсващ контекст от срещи, в които не съм участвал, и след това се опитайте да съберете парчетата, за да разберете какво всъщност се е случило в тези разговори.
Играта на преследване: Прекарвах целите дни в проследяване: „Къде сте с този резултат?“ „Видяхте ли имейла ми от миналата седмица?“ „Можете ли да ме информирате за състоянието?“ Вместо да създавам инерция, постоянно се опитвах да наваксам.
Кошмарът с часовите зони: В една глобална компания чакането на отговори по имейл на прости въпроси за състоянието на проектите означаваше, че проектите напредваха бавно. Докато получавах отговори от екипа в САЩ, екипът в Европа вече беше излязъл от работа.
Психическото натоварване: Да помните кой какво е имал нужда и до кога, да проследявате разпръсната информация и постоянно да превключвате между различни инструменти. Административните разходи – като ръчни актуализации и дублиране на комуникацията – отнемат време, което би могло да бъде използвано за стратегическо планиране и успех на проекта.
Как изкуственият интелект трансформира изпълнението на проекти
Преходът към управление на проекти, задвижвано от изкуствен интелект, не е само въпрос на ефективност – той е въпрос на фундаментална промяна в това, което е възможно, когато екипите могат да се фокусират върху резултатите, а не върху процеса.
Автоматизирана интелигентност, а не просто автоматизация
Ето как изглежда настоящият ми работен процес:
Кратко описание на проекта за секунди: След среща за обсъждане на проекта, използвам изкуствения интелект на ClickUp, за да попълня автоматично краткото описание на проекта от бележките от срещата. Това, което преди отнемаше 30-45 минути копиране, поставяне и форматиране, сега става за секунди. Все още проверявам всичко, но тежкият труд вече е свършен.
Информация за състоянието в реално време: Вместо да търся актуализации, използвам персонализирани полета с изкуствен интелект, които автоматично ми показват състоянието на всяка задача в рамките на даден проект, като незабавно извеждат тенденциите, рисковете и закъсненията в данните за проекта. Изкуственият интелект посочва рисковете, подчертава задачите, които не са напреднали, и идентифицира пречките – всичко това, без да се налага да кликвам върху отделните задачи.
Изпълнителни резюмета по заявка: За седмични актуализации за ръководството, просто моля изкуствения интелект да прегледа целия списък с проекти и да предостави резюме на резултатите и напредъка по проектите. Вместо да прекарвам час в табулиране на напредъка по множество задачи, получавам изчерпателно изпълнително резюме за секунди.
Силата на централизираното сътрудничество
Най-голямата промяна е елиминирането на разходите за смяна на инструменти и централизирането на сътрудничеството в екипа в едно унифицирано работно пространство:
Контекстуална комуникация: Използването на чат функцията на ClickUp директно в проектите означава, че когато някой каже: „Можеш ли да добавиш това към обхвата?“, мога да създам задача с пълен контекст с едно кликване. Няма повече преминаване между Slack и инструменти за проекти, загуба на нишки на разговори и контекст.
Междуфункционална видимост: Създадох шаблони, в които заинтересованите страни от различни екипи могат да работят в предпочитаните от тях изгледи, докато аз проследявам всичко в моя формат за управление на проекти. Екипът за разработка не трябва да променя начина си на работа, но аз все пак мога да виждам напредъка им в реално време.
Автоматизирана отчетност: AI агентите могат автоматично да правят проследяване, когато настъпи крайният срок, без да има резултати, да изпращат контекстуални напомняния и да ескалират към мен само когато действително е необходима човешка намеса.
Практическото въздействие: три функции, които промениха всичко
След внедряването на изпълнението на проекти, задвижвано от изкуствен интелект, три конкретни функции оказаха най-голямо влияние върху ежедневната ми работа:
1. Интегриран чат с AI създаване на задачи
Преди: Разговорите за промени в проекта се провеждаха в Slack, след което ръчно създавах задачи в нашия инструмент за проекти, а след това се връщах в Slack, за да потвърдя. Множество инструменти, загубен контекст, загубено време.
Сега: Разговорите се провеждат директно в контекста на проекта. Изкуственият интелект може да създава задачи от чат съобщения с пълен контекст автоматично, или аз мога да го направя с едно кликване. Когато работим с няколко часови зони, това безпроблемно предаване е от решаващо значение.
2. Задачи в множество списъци
Това може би е най-подценяваната функция в управлението на проекти. Различните екипи трябва да работят по различен начин – маркетингът има свои работни процеси, разработката има свои, подкрепата има свои. Но аз трябва да проследявам всичко в единна проектна визия.
С задачи, които се появяват в няколко списъка, всеки екип може да поддържа предпочитания от него работен процес, а аз получавам пълна видимост на проекта. Никой не трябва да променя начина си на работа, но аз все пак мога да управлявам зависимостите и графиците на всички екипи.
3. AI Standup Reports
Използвам това за седмичните си актуализации към офиса на главния оперативен директор. Това, което преди ми отнемаше 30 минути за събиране на информация от различни източници, сега отнема 5 минути. Изкуственият интелект генерира моята справка от реалната ми работа, аз я преглеждам и я копирам и поставям в седмичното си обобщение. Толкова е просто.
Създаване на инерция вместо управление на хаоса
Най-значимата промяна не е само ефективността – тя е преходът от реактивно управление към проактивно изпълнение.
Преди AI: Прекарвах по-голямата част от времето си в търсене на информация, управление на разходите по процесите и опити да поддържам видимост в разпръснати системи.
С AI: Мога да се съсредоточа върху премахването на пречките пред екипите, идентифицирането на рисковете, преди те да се превърнат в проблеми, и гарантирането, че работим за постигане на стратегически резултати, а не просто за изпълнение на задачи.
Пример от реалния свят: Проекти за ценообразуване и опаковане
Създадох шаблон в ClickUp, който насочва проектите за ценообразуване и пакетиране от откриването до изпълнението и приключването. Ето как изкуственият интелект подобрява всяка фаза:
Откритие: Бележките от срещите автоматично попълват проектните брифинги с изискванията на заинтересованите страни, графиците и показателите за успех.
Разпределение на ресурсите: Предварително определени списъци на заинтересованите страни с дефинирани роли, но изкуственият интелект помага за оптимизиране на графиците въз основа на капацитета на екипа и зависимостите.
Изпълнение: Видимост в реално време на напредъка във всички екипи, като изкуственият интелект автоматично сигнализира за рискове и пречки.
Отчитане: Автоматизирани обобщения, които предоставят на ръководството точно това, от което се нуждае, без да се налага да прекарвам часове в събиране на информация.
Заключение: Изкуственият интелект помага за събирането на ретроспективни данни и данни за ефективността с оглед оптимизиране на бъдещи проекти.
Конкурентното предимство на изпълнението, подпомагано от изкуствен интелект
Реалността е следната: докато конкурентите все още управляват проектите си с електронни таблици и вериги от имейли, ние изпълняваме проектите по-бързо, адаптираме се по-бързо и се учим от нашите модели в реално време.
Скорост: Проектите, чиято координация отнемаше седмици, сега се изпълняват по-гладко благодарение на прогнозните анализи, автоматизираните последващи действия и оптимизираното управление на риска.
Качество: С изкуствения интелект, който се занимава с рутинните задачи и предоставя интелигентни прозрения, мога да се съсредоточа върху стратегическите предизвикателства, които действително изискват човешка преценка.
Мащаб: С разрастването на нашата организация изкуственият интелект ни позволява да поддържаме качеството на изпълнението, без да увеличаваме пропорционално управленските разходи.
Какво означава това за проектните мениджъри
Ако все още управлявате проекти с несъвместими инструменти, ръчно изготвяне на отчети и постоянни проследявания, вие не само сте неефективни, но и се състезавате с пишещи машини в света на компютрите.
Проектните мениджъри, които ще просперират през следващото десетилетие, са тези, които могат да използват изкуствения интелект, за да:
- Автоматизирайте административните разходи
- Генерирайте интелигентни прозрения от данните по проекта
- Фокусирайте се върху стратегическото изпълнение, а не върху управлението на процесите.
- Увеличете тяхното влияние, без да изчерпвате екипите си.
Вижте изпълнението на проекти с изкуствен интелект в действие
Ако това съответства на вашия опит като проектен мениджър, ви препоръчвам да се присъедините към предстоящото ни виртуално събитие: Изпълнение на проекти в ерата на изкуствения интелект на 23 юли в 12:00 ч. PST.
Ще видите как точно използваме изкуствен интелект, за да централизираме, автоматизираме и ускорим изпълнението на проекти в рамките на сложни, мултифункционални инициативи. Ще демонстрирам реалните шаблони и работни процеси, които използваме в ClickUp, включително:
- Създаване на проектни брифинги с помощта на изкуствен интелект
- Автоматизирано проследяване на състоянието и идентифициране на рисковете
- Междуфункционално сътрудничество без смяна на инструменти
- Изготвяне на отчети за ръководството, което отнема минути, а не часове
Какво ще получите:
- Живи демонстрации на реални работни процеси в управлението на проекти
- Шаблони и процеси, които можете да приложите веднага
- Стратегии за мащабиране на изпълнението на проекти с изкуствен интелект
- Безплатна консултация за оптимизиране на вашите текущи процеси
Разликата между добрите и отлични проектни мениджъри не е само в организацията – тя е в способността да се постигне инерция към резултатите, като в същото време процесът се усеща като лесен за всички участници.
Не губете още едно тримесечие в борба с инструментите си, вместо да постигате резултати. Бъдещето на управлението на проекти е тук и се задвижва от интелигентна автоматизация, която усилва човешките способности, вместо да ги замества.
Джаки Триполи е програмен мениджър в офиса на главния оперативен директор на ClickUp, където ръководи междуфункционалното изпълнение на ценообразуването, пакетирането и стратегическите инициативи. Тя е специалист в изграждането на мащабируеми процеси, които използват изкуствен интелект за постигане на бизнес резултати в глобални екипи.