Управлението на няколко проекта едновременно може да бъде хаотично – точно когато една задача е решена, се появява друг краен срок или се променят приоритетите. Това постоянно пренареждане може да претовари проектните мениджъри, ръководителите на екипи и малките предприемачи.
Лесно решение? Потърсете „шаблон за проследяване на множество проекти в Excel“. 💡
Тези шаблони използват изпитаните и доказани функции на Microsoft Excel, за да ви помогнат да организирате проектите си. Макар че Excel шаблоните са чудесни за прости нужди, те изискват ръчни актуализации, което може да повлияе на процесите между проектите (особено в сложни конфигурации).
За да ви помогнем да направите информиран избор, сме събрали нашите любими шаблони за проследяване на множество проекти по-долу, включително опции, съвместими с Excel, и някои от любимите на ClickUp.
Но първо нека разгледаме по-отблизо какво представляват тези шаблони.
Какво представляват шаблоните за проследяване на множество проекти?
Шаблоните за проследяване на множество проекти са инструменти, които ви помагат да управлявате няколко проекта едновременно, без да губите представа за индивидуалните срокове или задачи. Те предоставят ясна, организирана визия за всеки проект един до друг, така че лесно можете да забележите зависимостите и да приоритизирате задачите.
Няма повече преминаване между таблици, имейли и приложения за управление на проекти.
Тези шаблони също така улесняват междуфункционалните екипи да останат в течение и да си сътрудничат. Разпределяйте задачи, споделяйте актуализации и съгласувайте заинтересованите страни по едни и същи цели.
Например, екипите по продажби и успех на клиентите могат да използват шаблон за CRM за множество проекти, за да проследяват обажданията и имейлите с различни клиенти на различни етапи от жизнения цикъл на клиента. Те могат също да маркират своите търговски представители, за да проследят новите потенциални клиенти или да координират с маркетинговия екип, за да подготвят целеви рекламни материали – всичко това в рамките на една и съща платформа.
💡Съвет от професионалист: Интегрирайте софтуер за управление на задачи с шаблона си за управление на проекти, за да получите подробна информация в реално време за натоварването на екипа. Това ще ви помогне да избегнете преумората и да спазвате сроковете.
Какво прави един добър шаблон за проследяване на множество проекти?
Ефективният шаблон за проследяване на множество проекти се фокусира върху организацията, работата в екип и вашите уникални нужди. Ето функциите, които трябва да има:
- Ясен преглед: Изберете шаблон, който предлага логична йерархия на вашите проекти, като ясно показва крайни срокове, ресурси и приоритети.
- Възможности за проследяване: Изберете шаблон с инструменти за проследяване както на общите цели, така и на конкретните етапи на проекта.
- Персонализируем външен вид: Изберете шаблон, който ви позволява да персонализирате полета, джаджи и оформление, за да отговарят на променящите се нужди на вашите проекти.
- Функции за управление на задачите: Намерете шаблон, който позволява лесно създаване, възлагане и проследяване на задачите, за да се гарантира отчетността в рамките на екипа и между екипите.
- Централизирано табло: Помислете за шаблон с унифицирано табло за управление на проекти, което събира информацията от всички ваши проекти в един изглед.
- Инструменти за сътрудничество: Потърсете шаблон с вградени комуникационни функции, като коментари и прикачени файлове, за лесно споделяне на информация.
- Функции за визуализация: Изберете шаблон, който включва инструменти като диаграми на Гант или табла Канбан, за да ви помогнат да визуализирате напредъка и бързо да откривате препятствия.
11 безплатни шаблона за проследяване на множество проекти
Проследяването на множество проекти е истинско изпитание за всеки софтуер за управление на проекти. То изисква нещо повече от просто отмятане на задачи от списък; необходима е ясна представа за това, което се случва, кога се случва и как всичко това се свързва с по-големите ви цели.
ClickUp е лесен за използване софтуер за управление на проекти, създаден да опрости работните процеси и да поддържа напредъка ви в правилната посока. От обработката на задачи по проекти до интегрирането на различни инструменти и дори използването на изкуствен интелект за по-умно разпределение на ресурсите, ClickUp Workspace обединява всички основни елементи в един център.
Независимо дали управлявате един проект или цяло портфолио, решението за управление на проекти на ClickUp предоставя информация в реално време и автоматизация, за да ви помогне да постигнете целите си.
Усъвършенстваните възможности за визуализация и отчитане ви помагат да получите пълна видимост върху разпределението на ресурсите и бюджета, индивидуалните и екипните натоварвания, забавянията и зависимостите и много други.
По-долу сме събрали нашите най-добри шаблони за проследяване на множество проекти, богати на функции. Но ако предпочитате по-традиционен подход, простотата на Excel има своя чар. Разгледайте най-доброто от двата свята, за да намерите това, което отговаря на вашите нужди за управление на проекти.
1. Шаблон за отчет за състоянието на множество проекти на ClickUp
Шаблонът за отчет за състоянието на множество проекти на ClickUp е подходящ за начинаещи и поддържа вашите проекти организирани и достъпни.
В основата му е табло за портфолио, което визуално обобщава ключовите аспекти на всеки проект (като приоритет, състояние, разходи и продължителност) с помощта на цветни индикатори и емотикони. Всеки проект има специална страница, свързана с тази централна Wiki. Те започват с обобщаваща таблица, в която са подчертани най-важните подробности, като приоритети и крайни срокове.
За по-задълбочен анализ всяка страница съдържа отчет за състоянието на проекта и информация за състоянието, като нива на риск и планове за действие. Тя също така проследява разходите, като сравнява прогнозите с действителните разходи, предоставяйки ясна картина на оставащия бюджет.
Таблицата „Проверка на качеството“ следи статуса на прегледа на крайните резултати, а таблицата „Проверка на графика“ разбива времето, прекарано за всяка задача, като сравнява очакваните часове с действително отработеното време. Благодарение на тези възможности, тя може да се използва и като шаблон за графика на множество проекти!
Идеални за: Маркетинг мениджъри, които искат да проследяват състоянието на едновременни кампании.
2. Шаблон за проследяване на проекти ClickUp
Шаблонът за проследяване на проекти на ClickUp предлага гъвкав начин за проследяване на множество проекти, задачи и графици на едно място. Можете да превключвате между различни изгледи, за да управлявате ресурсите по-ефективно.
Първо, има изглед „Общ списък“, където можете да добавяте и маркирате задачи във всеки проект, както и подробности като ключови дати, хора и приоритети. След това можете да подредите задачите по етап на проекта – например подготовка, производство или пускане в експлоатация – и да следите напредъка с помощта на проста система RAG (червено, жълто, зелено).
Ако предпочитате визуален подход, изгледът на диаграмата на Гант ви помага да видите как задачите от различни проекти се вписват в една и съща времева линия.
Има и изглед на табло, който можете да персонализирате, за да показва задачи от множество проекти, групирайки ги по възложители или етикети на проекти. Това ви дава цялостен преглед на натоварването на вашия екип.
Идеални за: Мениджъри по разработване на продукти, които ръководят едновременно няколко продуктови линии.
3. Шаблон за проста диаграма на Гант от ClickUp
Шаблонът за проста диаграма на Гант на ClickUp разполага с раздел „План на проекта“, където можете да въведете подробности за всичките си различни проекти в един удобен списък.
Просто маркирайте всяка задача, за да посочите свързания с нея проект, и ги подредете, за да се уверите, че са изпълнени в правилния ред. Този шаблон за диаграма на Гант автоматично синхронизира данните, като ви предоставя ясна представа за движението на всеки проект.
Можете да визуализирате всичките си проекти на тази диаграма, което улеснява виждането на припокриването им и ефективното управление на ресурсите. Това също ви помага да откриете потенциални препятствия предварително и да проследявате напредъка на проекта.
Идеални за: ИТ проектни мениджъри, които ръководят проекти за разработване на уеб и мобилни приложения.
4. Шаблон за отчитане на проекти в ClickUp
Шаблонът за отчитане на проекти на ClickUp служи като консолидирана Wiki страница, която ви дава бърз поглед върху всичко важно за всеки проект – ключови заинтересовани страни, дати, актуализации на напредъка и др. Можете да създадете основна Wiki страница за цялото си портфолио, с отделни папки за отделните проекти.
За всеки проект този лесен за начинаещи шаблон включва цветово кодирана времева линия на дейностите за лесно визуализиране на приоритетите и статуса. Ако крайният срок бъде пропуснат, този шаблон за отчет за статуса на проекта го отбелязва, записва причините и проследява въздействието заедно с необходимите коригиращи действия.
Освен това получавате визуални елементи, като бар и кръгови диаграми, за да следите показателите на проекта – статус, приоритети и разбивка на бюджета – всичко на едно място.
Идеални за: Портфолио мениджъри, които искат да съставят отчети за различни проекти в различни сектори.
5. Шаблон за приключване на проект в ClickUp
Шаблонът за приключване на проекти на ClickUp е лесен за използване инструмент, предназначен да оптимизира процеса на приключване на множество проекти на едно централизирано място.
В изгледа „Управление на задачите“ можете да проследявате състоянието на всички задачи в процес на приключване, като разполагате с вградени формули за срокове на доставка, необходимост от ескалация и състояние на проекта.
Можете също така да прегледате представянето на екипа, комуникацията и извлечените поуки, като същевременно приоритизирате и планирате оставащите задачи за всеки проект.
Идеални за: мениджъри по продажбите, които приключват множество продажбени инициативи и усъвършенстват бъдещи стратегии, използвайки данни в реално време.
6. Шаблон за пътна карта на проекта ClickUp
Шаблонът за пътна карта на проекта ClickUp е проектиран да очертава етапите в множество проекти, като ви предоставя ясна картина, която лесно можете да споделите с клиентите си.
Този шаблон за средно ниво включва диаграма на Гант за управление на зависимости и графици на макро ниво, което гарантира, че вашите екипи ще бъдат в синхрон с предстоящите задачи.
Можете също да създадете плана си за проекта в „Изглед на списък“, където статуса, изпълнителят или типа задачи се групират за по-голяма гъвкавост при управлението на всеки проект. Персонализираните полета ви помагат да проследявате броя на спринтовете и лентите за напредък, докато разделът „Обобщение“ показва натоварването по изпълнители, което ви помага да оптимизирате използването на ресурсите.
Използвайте AI-базираното знание на ClickUp Brain, за да генерирате автоматично контекстно богати прозрения от текущите си проекти. Това дава на екипа ви бърз достъп до ключова информация, като поддържа вашия план гъвкав и информиран.
Идеални за: Екипи, които съставят стъпки за управление на промените, културни промени или внедряване на технологии.
7. Шаблон за портфолио за управление на проекти ClickUp
Шаблонът за управление на проекти на ClickUp предлага структуриран начин за проследяване на междуфункционални проекти. Този шаблон за планиране на множество проекти организира вашите проекти на ниво папка, като осигурява систематично проследяване и премахва бариерите между екипите.
Папката „PMO Roadmap“ очертава всички ключови инициативи и етапи, с персонализирани полета за маркиране на приоритети, приблизителни времена и др. Папката „Project Health“ предлага обзор на задачите, маркирани с проекта, и дори разполага с формула за проследяване на бюджета.
Този шаблон, подходящ за начинаещи, включва изглед „Седмични отчети за състоянието“, който позволява бърз преглед на текущите задачи. Ще намерите и диаграми на натоварването, които предоставят подробна информация за задачите, очакваното време и спринт точките.
Идеални за: Програмни мениджъри, координиращи свързани проекти в рамките на по-голяма програма, като например цикъл на разработване на продукт.
8. Шаблон за управление на проекти ClickUp
Шаблонът за управление на проекти ClickUp е създаден, за да се справя с комплексни, мултифункционални проекти от начало до край. Този шаблон за напреднали се фокусира върху екипната работа между различни екипи за изпълнение и съгласува целите на проекта с OKR на компанията, като ви помага да определите ефективни цели за проекта.
„PMO Wiki“ служи като хранилище за обзор на екипа, SOP и др. В раздела „PMO Roadmap“ можете да проследявате подробности като отдел, описание на проекта, показатели за успех и фаза на проекта, обозначена с цвят. Има дори „PMO Request Form“ (Формуляр за заявка към PMO), чрез който членовете на екипа могат да поискат помощ, когато имат нужда от нея.
Можете да управлявате различните етапи на вашите проекти с „Табло за напредък“ за проследяване на важни събития и раздел „Спешни задачи“ за подчертаване на това, което се нуждае от незабавно внимание. Проектните мениджъри могат да виждат целите за всяко тримесечие в оформление в стил Kanban, допълнено с ленти за напредък за проследяване на резултатите.
Идеални за: Мениджъри по дигитален маркетинг координиращи годишни кампании в социалните медии, по имейл и уебсайтове.
➡️ Прочетете повече: 20 безплатни шаблона за управление на проекти
9. Шаблон за проследяване на множество проекти от Excel X
Използването на Excel за управление на проекти е традиционно хит.
Шаблонът за проследяване на множество проекти от Excel X предлага централизирана Excel платформа за всички подробности по проектите, което улеснява едновременното управление на множество проекти.
Този шаблон включва лист „Табло“ с ясен преглед на вашите проекти и диаграма на Гант за визуализиране на графиците и зависимостите. Ще видите и диаграма с ленти, обобщаваща напредъка на всеки проект, и разбивка на завършените задачи, която категоризира задачите според процента на тяхното завършване.
Можете също да създадете диаграма на Гант в Excel за ефективно планиране на проекти.
Идеални за: Маркетинг екипи в местни бизнеси, като кафенета или фитнес зали, които търсят прост инструмент за организиране на маркетинговите си дейности.
10. Шаблон за проследяване на множество проекти в Excel от Analysistabs
Специализирана версия на Excel X оформлението, Excel Multiple Project Tracking Template от Analysistabs обединява всички аспекти на вашите проекти в една лесна за ползване електронна таблица.
С кръгови диаграми за цялостния напредък на проекта и лентови диаграми за процента на завършеност на задачите получавате обща представа за вашите проекти, ключовите дати и човекодните, необходими за завършването им.
Този шаблон за проследяване на напредъка на проекта предоставя актуален преглед на състоянието, като се обновява автоматично, за да отразява състоянието на вашите проекти.
Идеални за: Мениджъри в търговията на дребно, които наблюдават откриването на множество магазини и попълването на запасите.
11. Шаблон за проследяване на множество проекти в Excel от ProjectManager
Шаблонът за проследяване на множество проекти в Excel от ProjectManager е висококачествен инструмент за управление на множество проекти и техните данни. Той опростява разпределението на ресурсите и предоставя моментална снимка на ключовите показатели за ефективност във всичките ви проекти, като ефективно проследява представянето.
Можете също да подредите зависимостите между задачите – като „от начало до начало“ и „от начало до край“ – и да ги разпределите между членовете на екипа. Има и специални колони за проследяване на процента на завършеност и актуализации на статуса.
Идеални за: Ръководители на висшето ръководство, които наблюдават ключови инициативи и търсят едностранично резюме за стратегическо съгласуване.
Подобрете управлението на проектите си с шаблоните за проследяване на множество проекти на ClickUp.
Шаблоните за управление на проекти в Excel отдавна са основен инструмент за опростяване на работните процеси. Но с разрастването на екипа ви и удължаването на сроковете на проектите, тези класически шаблони могат да станат тромави. Тук на помощ идва ClickUp.
Независимо дали управлявате 3 или 300 проекта, ClickUp ви помага да мащабирате безпроблемно настройките си, без да се налага да се занимавате с твърди формати. С актуализации в реално време всички екипи остават синхронизирани и можете да коригирате проектите си в движение, без да засягате напредъка.
Освен това, нашите усъвършенствани функции за автоматизация и интеграция правят управлението на работната натовареност още по-лесно. А най-хубавото? Тези шаблони са напълно безплатни. ✨
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и започнете да управлявате всичките си проекти в една интуитивна платформа.