Вашият най-голям клиент се нуждае от реклама за нов продукт, марка за електронна търговия стартира кампания за популяризиране на марката, а голяма технологична компания иска да представи най-новата си концепция.
Агенцията кипи от срещи, творчески мозъчни бури и проследяване на крайни срокове.
Управлението на множество кампании като тази се състои в поддържането на организация за всички. Когато множество клиенти (от различни индустрии), срокове и резултати се припокриват, забавянето на одобренията е неизбежно.
В тази публикация в блога ще разгледаме как агенции като вашата могат да управляват множество клиентски кампании. Освен това ще видим как ClickUp може да предотврати излизането на всички тези кампании извън контрол. 🫡
⭐ Представен шаблон
Шаблонът за отчет за състоянието на множество проекти на ClickUp помага на екипите да управляват няколко проекта едновременно. Проследявайте напредъка, идентифицирайте рисковете навреме и предоставяйте на заинтересованите страни ясни актуализации, всичко това от организиран табло.
От актуализации за заинтересованите страни до вътрешни проверки, този шаблон улеснява поддържането на всичко (и всички) в правилната посока.
Често срещани предизвикателства, пред които са изправени агенциите при работа с множество кампании
Управлението на множество проекти едновременно създава различни проблеми за различните клиенти. От срокове и ресурси до последователност на марката и отчитане, агенциите трябва да се справят с различни променливи фактори.
Ето някои от предизвикателствата, пред които са изправени агенциите при управлението на множество маркетингови кампании:
Припокриващи се срокове и приоритети
Когато няколко кампании изискват внимание едновременно, приоритизирането става от решаващо значение. Например, може да подготвяте пускането на продукт за един клиент, когато друг клиент поиска промени в последния момент. Изведнъж две кампании с висок залог се конкурират за вниманието на един и същ екип.
Без ясна система агенциите рискуват да пропуснат крайни срокове, което може да доведе до недоволство на клиентите и потенциална загуба на бизнес.
🧠 Интересен факт: Рекламните агенции датират от 19 век, като първата модерна рекламна агенция е основана през 1841 г. във Филаделфия от Волни Б. Палмър. Той действал като „брокер на пространство“, продавайки рекламно пространство в вестниците на рекламодателите на комисионна основа.
Разпределение на ресурсите между клиенти и екипи
Ресурсите са ограничени, но изискванията на клиентите не са. Дизайнерите, писателите и стратезите често са разкъсвани в различни посоки, което може да доведе до преуморени екипи и разочаровани клиенти.
Вашият дизайнер разделя времето си между обновяването на бранда на клиент А и социалната кампания на клиент Б, а вашият стратег се разкъсва между три отчетни табла. Звучи ли ви познато?
Успешните маркетингови агенции планират предварително, разбират капацитета на екипа си и разпределят работата стратегически, така че никой да не е претоварен.
🔍 Знаете ли, че... През 20-те години на миналия век някои търговци на дребно са използвали перфокарти, за да проследяват данните за клиентите и моделите на покупки. Това е бил начин да се информират целевите промоции в предшественик на съвременния маркетинг, базиран на данни.
Поддържане на постоянното качество и глас на марката
Всеки клиент има уникален тон и стил, специфични указания за марката, които трябва да се спазват, и свои собствени очаквания към вас. Една несъответстваща публикация в социалните медии или неподходящ шаблон за имейл и рискувате да подкопаете месеци наред работа и доверие.
Агенциите трябва да гарантират, че всяка кампания е в съответствие с имиджа, гласа и стандартите за качество на марката на клиента.
Комуникационни пропуски между вътрешни екипи и клиенти
От една страна, преследвате собствения си екип за актуализации. От друга, се опитвате да успокоите клиенти, които искат ревизии на последния проект. Звучи като обикновен четвъртък? Това е често срещана сцена за ръководителите на екипи, които управляват множество клиентски акаунти.
Неправилната комуникация или липсата на комуникация е основна пречка в управлението на множество кампании. Това може да доведе до недоразумения, забавени срокове и разочаровани клиенти.
Проследяване на ефективността и отчитане на кампаниите
Претоварването с данни е реално. Между персонализираните показатели, формати и крайни срокове, вие се давите в доклади, докато кампаниите чакат да им се обърне внимание.
Например, една кампания може да измерва ангажираността в Instagram, друга – кликовете в имейли, а трета – импресиите в Google Ads. Ръчното консолидиране на тези показатели може да отнеме часове.
⚙️ Бонус: Внедрете аналитични табла, които интегрират множество платформи, и използвайте стандартизирани шаблони за управление на клиенти, за да опростите проследяването на ефективността и да направите ROI ясен.
Стратегии за управление на множество клиентски кампании
Нека разгледаме някои стратегии за управление на множество клиенти, централизиране на кампании, оптимизиране на творческите работни процеси и синхронизиране на всички заинтересовани страни.
Ще ви покажем и как софтуерът за управление на маркетингови проекти на ClickUp поддържа всичко във вашия работен процес организирано, видимо и в правилната посока. Освен това, с ClickUp за управление на проекти на творчески агенции можете да централизирате всички клиентски кампании, да възлагате задачи, да проследявате срокове и да сътрудничите безпроблемно.
Това е конвергентна AI работна среда, която комбинира управление на проекти, управление на знания и чат с AI, за да ви помогне да работите по-бързо и по-умно.
Централизирано планиране на кампании
Започнете с създаването на единен център за всяка клиентска кампания с набелязани резултати, крайни срокове и зависимости.
Например, когато планирате многоканален старт, включете:
- Важни дати за одобрение на творческите проекти
- Графици за разходи за платени медии
- Крайни срокове за съдържание за публикации в социални медии, имейли и блогове
- Ключови показатели за ефективност на кампаниите
Като имате цялата тази информация на едно място, ще избегнете изненади, като например да разберете, че уебинара на клиент Б се припокрива с представянето на продукта на клиент А. Насърчавайте екипа си да проверява ежедневно основния план на проекта, за да останат в синхрон.
Хиерархията на проектите в ClickUp е отличен начин да разделите дейностите на маркетинговата агенция на:
- Пространства за клиенти или отдели на високо ниво
- Папки за групиране на свързани кампании или проекти
- Списъци за индивидуални задачи по кампании
Това улеснява визуализирането на мястото на всяка кампания в по-голямата картина, като по този начин се предотвратява припокриването и объркването.
След като сте планирали кампаниите с тази структура, ClickUp Tasks ви позволява да уловите всяка промяна в кампанията.
Всяка задача може да бъде възложена на член на екипа, да й бъде зададен краен срок и да бъде свързана с ClickUp Dependencies, така че всеки да знае какво трябва да се направи първо.
Можете също да прикачвате творчески файлове, да добавяте коментари и дори да записвате времето директно в задачите, като по този начин се гарантира, че има един източник на информация както за сътрудничеството, така и за отчетността.
За да разберете цялата тази информация, можете да се обърнете към ClickUp Brain, AI-базирания асистент на платформата, вграден директно в работното ви пространство. Той свързва задачи, документи, хора и организационни знания.
Неговият AI Project Manager генерира обобщения на напредъка, провежда stand-ups и дори създава списъци със задачи въз основа на вашия проектен план.
Например, да предположим, че управлявате многоканален старт за трима клиенти. Просто помолете AI асистента да генерира обобщение, включващо напредъка на всяка кампания, задачите, които изискват внимание, и кой отговаря за всяка действие.
🤩 Бонус подсказки
- Създайте обобщение на напредъка за всички текущи кампании през тази седмица.
- Създайте списък със задачи за стартирането на социалните медии на клиент А с крайни срокове и зависимости.
- Подгответе кратко резюме за днешната среща на екипа с предстоящи одобрения и следващи стъпки.
Автоматизация на задачите и работния процес
Повтарящите се задачи са тихи поглъщачи на време. Автоматизирането на одобрения, напомняния и последващи действия позволява на вашия екип да се фокусира върху творческата работа, която наистина променя нещата.
Ето някои функции, които можете да автоматизирате в софтуера си за управление на задачи:
- Изпращане на чернови заявки и фактури до клиенти на определени дати
- Автоматично присвояване на задачи за следващата стъпка, когато предишната е маркирана като завършена
- Уведомяване на членовете на екипа при промяна на крайните срокове
📌 Пример: Когато бъде подаден проект на съдържание → той автоматично се премества в „Преглед“, назначава се редактор и след одобрение се уведомява медийният купувач да планира разпространението.
ClickUp Automations ви помага в това. Можете да зададете правила като „когато статуса на задачата се промени на „В процес на преглед“, възложете я на редактора“ или „когато крайният срок бъде пропуснат, уведомете мениджъра на акаунта“.
Тези автоматизации работят тихо на заден план, гарантирайки, че нищо не се пропуска и че повтарящите се проверки не затрудняват работата на вашия екип.
🚀 Предимство на ClickUp: Освен стандартните автоматизации, AI агентите на ClickUp могат да действат автономно от ваше име. Те реагират на тригери, публикуват актуализации и дори се занимават с рутинни решения.
Например, можете да настроите Custom Autopilot Agent, който, когато статуса на задачата стане „Готов за стартиране“, автоматично публикува обобщение в чат канала на кампанията.
Разпределение на екипи и роли
Вашият дизайнер работи с трима клиенти и никой не знае кой притежава кой актив. Объркването е гарантирано. 😵💫
Избегнете това, като ясно дефинирате ролите за всяка кампания. Можете да създадете мини „организационна диаграма“ за всеки клиентски проект, в която да посочите кой отговаря за:
- Креативен дизайн
- Копирайтинг
- Управление на платени реклами
- Отчети и анализи
Това предотвратява дублирането на работата и гарантира отчетността. За по-малките екипи определете „първични“ и „резервни“ собственици, така че винаги да има някой, който да се занимава с критичните задачи.
Един практичен начин да поддържате яснота е да използвате ClickUp Assign Comments директно в задачите.
Например, ако черновата на текст се нуждае от редакции, можете да оставите коментар към задачата и да я възложите на редактора. След като задачата бъде изпълнена, той може да отговори на коментара, като по този начин работният процес остава организиран и всички са наясно със своите отговорности.
📮 ClickUp Insight: 47% от участниците в нашето проучване никога не са пробвали да използват изкуствен интелект за ръчни задачи, но 23% от тези, които са го направили, казват, че това значително е намалило натоварването им.
Този контраст може да е нещо повече от просто технологична разлика. Докато ранните потребители постигат измерими ползи, мнозинството може би подценява колко трансформираща може да бъде изкуствената интелигентност за намаляване на когнитивната натовареност и спестяване на време. 🔥
ClickUp Brain преодолява тази празнина, като безпроблемно интегрира изкуствен интелект във вашия работен процес. От обобщаване на теми и изготвяне на съдържание до разбиване на сложни проекти и генериране на подзадачи – нашият изкуствен интелект може да направи всичко това. Няма нужда да превключвате между инструменти или да започвате от нулата.
💫 Реални резултати: STANLEY Security намали времето, необходимо за изготвяне на отчети, с 50% или повече с помощта на персонализираните инструменти за отчитане на ClickUp, което позволи на екипите им да се фокусират по-малко върху форматирането и повече върху прогнозирането.
Стандартизирани шаблони и процеси
Всяка кампания има сходна, ако не и идентична структура: брифинг → творчески процес → одобрения → стартиране → отчитане. Разликата между гладко протичаща и хаотична кампания е дали вашият екип следва повтарящ се процес.
Един от най-добрите начини да избегнете попадането в грешната категория е да стандартизирате повтарящите се процеси, като използвате шаблони. Например, можете да използвате:
- Шаблонът за календар на съдържанието на ClickUp с предварително зададени слотове за публикуване
- Шаблонът за управление на маркетингови кампании на ClickUp за проследяване на таргетирането, бюджета и копирането на задачи
- Шаблонът за проследяване на кампании на ClickUp с подразбиращи се KPI и типове диаграми
За да проследявате напредъка в различните отдели или инициативи, без да забавяте работата, използвайте шаблона за отчет за състоянието на множество проекти на ClickUp. С този шаблон за приоритизиране можете да централизирате важни подробности, като състоянието на проекта, приоритета, фазата, бюджета, качеството и сроковете, в един динамичен отчет.
Друга отлична опция е шаблона за маркетингова агенция на ClickUp, създаден, за да помогне на маркетинговите екипи и агенции да планират, изпълняват и проследяват кампании с лекота.
Шаблонът за маркетингова кампания ви позволява да:
- Сортирайте работата в категории като Платени кампании, Договори и Творческа работа.
- Проследявайте визуално напредъка на проекта, като използвате персонализирани статуси на задачите в ClickUp, като Чернова, Изпълнение и За преглед.
- Организирайте важната информация за клиентите с помощта на персонализираните полета на ClickUp за Акаунт, Размер на договора и Напредък на идеите.
- Следете приоритетите си чрез индикатори за завършеност с цветни кодове като На път, В риск и Забавено.
Ето какво казва Челси Бенет, мениджър по ангажираност с марката в Lulu Press, за ClickUp:
Платформата за управление на проекти е от съществено значение за маркетинговия екип и ние я харесваме, защото ни помага да поддържаме връзка с другите отдели. Използваме ClickUp буквално всеки ден, за всичко. Тя е много полезна за нашия творчески екип и направи работния им процес по-добър и по-ефективен.
Платформата за управление на проекти е от съществено значение за маркетинговия екип и ние я харесваме, защото ни помага да поддържаме връзка с другите отдели. Използваме ClickUp буквално всеки ден, за всичко. Тя е много полезна за нашия творчески екип и направи работния им процес по-добър и по-ефективен.
Ето кратък поглед върху това как можете да създадете маркетингов план в рамките на безплатния си софтуер за управление на проекти:
Ефективна комуникация с клиенти
Нищо не проваля една кампания по-бързо от недоразуменията, особено когато клиентите се чувстват изоставени или претоварени с твърде много информация.
Третирайте актуализациите като трейлъри на филми: достатъчно информация, за да възбуди интереса, без да претоварва. Структурирайте комуникацията си с прости, повтарящи се практики като:
- Седмични срещи с ясни дневен ред
- Предварително одобрени канали за обратна връзка (документи, коментари, имейли)
- Актуализации на статуса, свързани директно с резултатите, а не с неясни фрази
С ClickUp Chat можете да създадете специални чат пространства за всяка клиентска кампания и да работите там, където общувате.
Всякакви коментари, бележки на клиенти или съобщения в чата могат да бъдат превърнати в задача за проследяване, за да не пропуснете нищо. Освен това можете да организирате всички възложени ви съобщения на едно място, като ги филтрирате по лице или статус.
Имате нужда да обсъдите нещата на живо? SyncUps ви позволява да се включите в бърз разговор, да споделите екрана си, да добавяте коментари по време на дискусията и дори да получите обобщение, генерирано от изкуствен интелект, с действия, които трябва да предприемете след това.
А когато сте в отсъствие, AI CatchUp ви предоставя най-важната информация за това, което сте пропуснали, докато AI Answers може незабавно да извлече информация от цялото ви работно пространство, за да отговори по-бързо, отколкото ако превъртате стари чатове.
🚀 Предимство на ClickUp: ClickUp Brain MAX разширява функциите на ClickUp Brain. Десктоп приложението елиминира разрастването на изкуствения интелект, като свързва всички ваши инструменти, така че да не се налага да преминавате между разделите.
Освен това, той ви дава достъп до премиум AI модели като ChatGPT, Claude или Gemini в един унифициран център.
С него на ваша страна можете да:
- Получавайте контекстуални отговори за задачи, документи и свързани приложения.
- Задействайте работни процеси и автоматизации на различни платформи
- Взаимодействайте чрез текст или глас, за да управлявате проектите по свой начин.
- Изберете най-подходящия AI модел за всяка задача от ChatGPT до Claude.
Проследяване на ефективността в реално време
Наблюдението на кампании за множество клиенти може да бъде объркващо. Избягвайте хаоса, като:
- Определяне на маркетингови KPI предварително за всяка кампания
- Настройка на табла за сравнение между кампании
- Ежедневно преглеждайте показателите, за да забележите навреме спадове в производителността.
Проследяването в реално време ви позволява да реагирате, преди нещата да се объркат. Можете да проследявате процента на кликвания, конверсиите и ангажираността за всяка кампания, за да откриете какво работи и какво трябва да се промени бързо.
Таблото за управление на ClickUp ви предоставя един централен център, откъдето можете да проследявате в реално време ефективността на всички кампании на вашите клиенти. Ето какво можете да правите с таблото за управление:
- Създавайте персонализирани джаджи: Проследявайте точните KPI, които интересуват вашите клиенти, като процент на кликвания, конверсии, ангажираност или завършени задачи.
- Проследявайте задачите и целите визуално: Използвайте ленти за напредък, кръгови диаграми и инструменти за проследяване на целите на проекта, за да получите ясна представа за това, което е на път да бъде постигнато и какво се нуждае от внимание.
- Филтрирайте и групирайте по контекст: Категоризирайте данните на клиентите си по кампания, изпълнител или всяко друго поле по избор, за да разгледате подробностите или да сравните резултатите.
🚀 Предимство на ClickUp: Получавайте незабавни обобщения за напредъка на кампаниите, автоматични известия за спад в производителността и информация за просрочени задачи с помощта на ClickUp Brain. Можете също да добавите AI карти към таблото си, за да правите всичко това на едно място.
Най-добри практики за агенции, управляващи множество кампании
Дори и с солидни стратегии, малките навици могат да направят голяма разлика. Ето няколко на пръв поглед незначителни съвета, които е добре да имате предвид!
- Внедрете основен календар за съдържанието: Централизирайте всички графици на кампаниите, крайни срокове за съдържанието и ключови дати в един достъпен календар, за да предотвратите конфликти в графиците.
- Провеждайте прегледи след кампаниите: След всяка кампания провеждайте разговори за анализ на това, което е проработило, какво не е проработило и как процесите могат да бъдат подобрени за бъдещи проекти.
- Приоритизирайте сегментирането на клиентите: Групирайте нуждите или отраслите на клиентите, за да оптимизирате разработването на стратегии и разпределението на ресурсите.
- Осигурете достъп и прозрачност за клиентите: Предоставете на клиентите достъп само за преглед на графиците и статуса на задачите, дайте възможност за обратна връзка по отношение на резултатите и създайте табла с подходящи KPI.
- Оценка на анализа след кампанията: Разглеждайте кампаниите като процес с пълен цикъл. Сравнявайте резултатите, събирайте обратна връзка от екипа и документирайте извлечените поуки, за да повторите успехите.
- Стандартизирайте форматите за отчитане: Разработете последователни шаблони за управление на проекти за отчети за ефективността и актуализации за клиенти, за да определите ясни очаквания.
💡 Съвет от професионалист: Проследявайте ефективността на кампаниите, като използвате забавни прякори, талисмани или емотикони, за да направите управлението на множество клиенти малко по-забавно и запомнящо се. Например, пускането на пазара на продукт за марка кафе може да се нарече „Операция Еспресо“.
Чести грешки, които трябва да се избягват при управлението на множество кампании
Работата с няколко клиента създава възможност за грешки, които забавят напредъка или объркват екипите. Ето някои грешки, за които трябва да внимавате:
- Пропускане на редовни проверки: Проверявайте често напредъка на кампанията, актуализирайте статуса на задачите и коригирайте приоритетите според нуждите.
- Еднакво отношение към всяка кампания: Персонализирайте стратегиите, графиците и съобщенията за всеки клиент, за да постигнете конкретните им цели.
- Разчитане единствено на имейл: Използвайте централизирани комуникационни инструменти, за да проследявате съобщения, одобрения и актуализации на едно място.
- Събиране на данни без да ги преглеждате: Анализирайте показателите последователно, за да идентифицирате тенденции, коригирате кампаниите и подобрите ефективността.
- Пренебрегване на обратната връзка от клиентите: Записвайте, разпределяйте и разрешавайте всеки коментар своевременно, за да поддържате съгласуваност и доверие.
- Промяна на бюджетите без план: Планирайте бюджетите предварително, следете разходите и правете корекции въз основа на информация за ефективността.
📖 Прочетете също: Най-добрите маркетингови AI инструменти за поддържане на продуктивността
🧠 Интересен факт: В края на 50-те години на миналия век рекламните мениджъри в Ню Йорк бяха наричани „Mad Men”(лудите мъже). По време на „креативната революция” през 60-те години агенциите започнаха да използват хумор, ирония и разказване на истории в кампаниите си, като се отклониха от скучните реклами с много текст. Те често вземаха 15% или повече от рекламния бюджет на клиента като хонорар, което означава, че печелеха над десетки милиони долари.
📖 Прочетете също: Колко проекта са прекалено много, за да се управляват едновременно
Създайте творческа синхронизация (Sink) с ClickUp
Единственият цикъл, в който искате да останете, е цикълът на творческите идеи, които се превръщат в резултати. Всичко останало трябва да се движи гладко зад кулисите.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, е универсална платформа, създадена за креативни агенции.
Централизирайте всички кампании на едно място с ClickUp Tasks и автоматизирайте повтарящите се работни процеси с ClickUp Automations. Освен това, ClickUp Brain ви помага да обобщавате актуализациите на кампаниите, да изготвяте съдържание и да бъдете винаги една крачка напред.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес! ✅
Често задавани въпроси (FAQ)
Агенциите централизират цялата информация за проектите в една платформа, като ClickUp, с отделни пространства за всеки клиент. Задачите, крайните срокове и активите са организирани ясно, а функции като зависимости между задачите, етапи и персонализирани полета улесняват проследяването на множество акаунти едновременно.
Визуализирайте натоварването и разпределяйте задачите на членовете на екипа въз основа на тяхната експертиза и капацитет. Инструментите за управление на ресурсите помагат да се балансира натоварването, да се предотврати преумората и да се гарантира, че всяка кампания получава необходимото внимание. Редовните прегледи позволяват корекции въз основа на производителността и наличността.
Да. ClickUp позволява на агенциите да създават отделни работни пространства за клиенти, да организират задачи, да определят крайни срокове, да автоматизират повтарящи се действия и да проследяват напредъка. Интегрираната комуникация и споделянето на файлове улесняват сътрудничеството с екипите и клиентите.
Подходящият софтуер за управление на проекти, стандартизираните процеси, указанията за бранда и специализираните екипи за работа с клиенти поддържат последователността на кампаниите. Редовните проверки на качеството, циклите на одобрение и проследяването на етапите гарантират, че всеки резултат отговаря на очакваните стандарти.
Шаблоните за планиране на кампании, календарите за съдържание, инструментите за проследяване на бюджета и таблата за отчитане на резултатите помагат за оптимизиране на работните процеси. Използването на шаблоните на ClickUp гарантира последователност, по-лесно сътрудничество и по-ясна видимост във всички социални медийни платформи и кампании.