Смятате ли, че сте намерили решение на един от най-належащите проблеми във вашата компания? Искате ли да отидете направо при вашите началници и да им разкажете за идеята си, наслаждавайки се на славата от вашия момент на прозрение? 💡
Преди да го направите, поемете дълбоко дъх и обмислете дали вашето решение изисква значителни финансови ангажименти или промяна в критични бизнес функции. Ако е така, трябва да се научите как да напишете бизнес план, за да представите идеята си по подходящ начин на висшестоящите.
Никога не сте го правили преди? Няма проблем. В тази статия ще разгледаме:
- Концепцията за бизнес план
- Разликата между бизнес план и бизнес казус
- Процесът на изготвяне на убедителен бизнес случай
- Няколко примера от реалния живот, за да разберете как бизнес казусите помагат за одобряването на проекти
Какво е бизнес план?
Бизнес планът обяснява как ползите от инвестирането в бизнес идея или инициатива надвишават рисковете и разходите.
Това е един от многото документи за управление на проекти (като харта на проекта или план на проекта ), които може да се наложи да създадете, когато търсите одобрение за продължаване на проекта. Добре изготвеният бизнес случай може да бъде от решаващо значение за получаване на одобрение от вашия клиент, ръководството или други заинтересовани страни в ранните етапи от жизнения цикъл на вашия проект. 🟢
Значението на бизнес случая в управлението на проекти
Основната роля на бизнес случая е да обоснове инвестицията. Той играе и други важни роли, които правят управлението на проекти по-ефективно. Някои от тях включват:
- Осигуряване на яснота: Изготвянето на бизнес план изисква внимателно планиране и проучване, което води до яснота в мисленето и подобрява разбирането ви за инициативата или проекта, който ще предложите.
- Оптимизация на ресурсите: Бизнес казусът помага да се гарантира, че ресурсите на компанията се използват продуктивно и допринасят за постигането на нейните дългосрочни стратегически цели.
- Премахване на съмненията: Чрез сравняване на различни решения, документът премахва всяко съмнение, че алтернативният начин за решаване на бизнес проблема е по-добър от този, който предлагате.
Подготовката на бизнес план може да отнеме много време и усилия, така че има смисъл да го правите само когато проектът или инициативата изискват значителни финансови ангажименти. За всички други одобрения можете да използвате проектната харта. Някои сценарии, в които бизнес планът може да има смисъл, включват:
- Нов проект
- Нова продуктова линия
- Въвеждане на нов клиентски профил във вашата маркетингова стратегия
- Големи промени в веригата на доставки, като въвеждане на нови доставчици или дистрибутори
Каква е разликата между бизнес план и бизнес казус?
Макар бизнес казусът да изглежда като синоним на бизнес план, въз основа на определението, съдържанието и наименованието му, между тях има значителни разлики. Най-забележителните от тях са:
- Пример за употреба: Бизнес план се изготвя за изцяло нов бизнес, докато бизнес план се създава, когато се иска значително финансово ангажимент в рамките на съществуващ бизнес.
- Цел: Бизнес планът има за цел да изработи цялостна бизнес стратегия, докато бизнес казусът се опитва да обясни предимствата на конкретна инициатива.
- Съдържание: Бизнес планът включва информация за: Мисията и визията на компанията Финансови прогнози SWOT анализ Пазарен анализ Стратегия за навлизане на пазара Профил на екипа
- Мисията и визията на компанията
- Финансови прогнози
- SWOT анализ
- Пазарен анализ
- Стратегия за навлизане на пазара
- Профил на екипа
- Мисията и визията на компанията
- Финансови прогнози
- SWOT анализ
- Пазарен анализ
- Стратегия за навлизане на пазара
- Профил на екипа
Бизнес планът, от друга страна, включва само финансови прогнози, рискове и разходи по даден проект.
- Ниво на подробност: Предвид обхвата на информацията, която трябва да обхванат, бизнес плановете са много по-подробни от бизнес казусите.
6 ключови елемента на бизнес казуса
Макар че точната структура на бизнес случая варира в зависимост от конкретната ситуация, ето някои от основните компоненти:
1. Изпълнително резюме
Изпълнителното резюме предоставя кратък преглед на важните детайли, включени в бизнес случая ви.
Тъй като мениджърите и ръководителите обикновено нямат много време, резюмето често е единствената част от документа, която те действително четат. Ето защо е изключително важно тази част от документа да бъде изготвена правилно и да остави силно първо впечатление.
2. Определяне на проекта
Определението на проекта определя контекста на вашия бизнес случай, като обяснява проблема, който се стремите да решите. То подчертава неизпълнено бизнес изискване, очертава причините, поради които то не е изпълнено, и накрая представя вашето решение за преодоляване на посочените недостатъци.
3. Финансова оценка
Това е същността на въпроса – финансовата оценка очертава възвръщаемостта на инвестицията, която предложената от вас инициатива или проект вероятно ще генерира за бизнеса. Тя обхваща и очакваните разходи за изпълнението на проекта или внедряването на решението ви.
4. Цели на проекта и критерии за успех
Тази част от бизнес случая определя всички цели и ключови резултати (OKR), които искате да постигнете чрез предложения проект или решение. Тя също така обяснява как тези цели се вписват в краткосрочните и дългосрочните цели на компанията. Накрая, тя установява критерии за успех на вашия проект под формата на KPI и ключови показатели.
5. Обхват и график на проекта
Обхватът на проекта определя границите и ограниченията на проекта ви чрез разпределяне на ресурси и бюджети и изготвяне на график за завършване.
6. Рискове и стратегии за тяхното намаляване
Бизнес планът трябва да изброява всички рискове, свързани с прилагането на предложеното решение, и стратегиите за тяхното намаляване. Той също така разглежда алтернативни подходи и съответните им рискове, за да обясни защо вашата инициатива трябва да бъде предпочитаният вариант.
Как да напишете бизнес план: стъпка по стъпка
Написването на бизнес план е сложна задача, която изисква обширни проучвания и многобройни анализи, от SWOT и анализ на разходите и ползите до анализ на заинтересованите страни. Това не е лесна задача, но става много по-лесно с изключителна платформа за управление на проекти като ClickUp.
ClickUp предоставя на проектните мениджъри и бизнес професионалистите всички инструменти, от които се нуждаят, за да изготвят бизнес план, който ще спечели сърцата и умовете на техните началници – от готови шаблони до функции за управление на документи, базирани на изкуствен интелект. Нека разберем как да напишем бизнес план в осем стъпки с помощта на ClickUp.
Стъпка 1: Идентифициране на проблема
Много бизнес начинания се провалят, защото създават решения на несъществуващи проблеми. За да предотвратите този сценарий, уверете се, че сте взели предвид следното:
- Цели, които вашата компания иска да постигне. Примери за това са постигане на целеви приходи, задоволяване на неудовлетворена нужда на клиенти или постигане на конкурентно предимство.
- Проблеми, които пречат на вашата компания да постигне желаните цели. Примери за това са липса на оперативна ефективност, неправилно насочване към клиенти и проблеми с веригата на доставки.
- Решението, което искате да предложите, за да решите проблема и да постигнете целите
- Доказателства и казуси, които доказват, че предложеното от вас решение наистина може да реши проблема.
Един структуриран начин да идентифицирате бизнес проблемите си е да използвате шаблона за анализ на основните причини на ClickUp. Класифицирайте всичко, което не върви добре във вашия бизнес, в няколко колони „Защо“, а след това добавете основните причини в съответните блокове, обозначени с цветови кодове. След като анализирате основните причини, можете да адаптирате решението си, за да ги насочите и отстраните.
Стъпка 2: Идентифициране на заинтересованите страни
След като определите проблема, следващата стъпка е да идентифицирате заинтересованите страни, на които ще представите бизнес случая си. Заинтересована страна е всеки, който има право на глас при одобряването на вашия бизнес случай. В зависимост от обхвата и сложността на вашия бизнес случай, една или всички от следните заинтересовани страни могат да играят роля в неговото одобряване:
- Главният изпълнителен директор (CEO) на компанията
- Ръководителят на финансовия отдел
- Ръководителят на бизнес операциите
- Ръководителят на отдела за маркетинг и продажби
- Представител на клиент
Обсъдете инициативата си със заинтересованите страни, за да видите дали проявяват интерес към нея. Това може да ви помогне да разберете тяхната гледна точка по проблема, който се опитвате да решите. В крайна сметка, не искате да вложите усилия в изготвянето на пълен бизнес план, само за да бъде отхвърлен от заинтересованите страни. 🙅♂️
Най-лесният начин да идентифицирате ключовите заинтересовани страни е да използвате шаблона за анализ на заинтересованите страни на ClickUp. Тази рамка може да ви помогне да прецените влиянието и нивото на подкрепа на всички заинтересовани страни, които ще играят роля в одобряването на вашия бизнес случай. Тази информация може да ви бъде полезна и когато искате да съберете обратна връзка от заинтересованите страни.
Стъпка 3: Изготвяне на основна информация и дефиниране на проекта
След като сте идентифицирали проблема и заинтересованите страни, е време да започнете да изготвяте бизнес плана си.
Първата част е разделът с определение на проекта, който поставя основата за представяне на вашия случай пред заинтересованите страни. Той обхваща проблема, който вашият бизнес случай предлага да реши, и обяснява защо решаването на проблема е важно. Разделът трябва да обхваща следното:
- Проблемът, който сте идентифицирали, и неговото влияние върху бизнес функциите
- Как вашият проект или решение може да го разреши
- Целите, които вашият проект или инициатива иска да постигне
- Как целите на проекта се вписват в краткосрочните цели на компанията
- Критериите за успех на вашия проект или инициатива
- Как успехът му ще допринесе за постигането на дългосрочните стратегически цели на компанията
Най-добрият инструмент за изготвяне на тази част от документа е ClickUp Docs — вграденият текстов редактор и платформа за управление на документация на ClickUp.
С възможностите за съвместно редактиране на ClickUp Docs вие и вашите заинтересовани страни можете да работите върху бизнес казуса в реално време, като гарантирате бързото и точното му завършване. Заинтересованите страни могат също да коментират областите, които се нуждаят от подобрение. Накрая, можете да добавите корица, за да направите бизнес казуса си по-привлекателен, или да използвате команди със слэш, за да добавите бързо убедителни блокове форматиран текст.
Стъпка 4: Анализ на разходите и ползите и финансова оценка
След като сте описали контекста, следващата стъпка е финансовата оценка. Тази част ще бъде внимателно разгледана по време на презентацията ви и служи за привличане на интереса на заинтересованите страни към вашия бизнес план. За максимална точност, консултирайте се с колега от финансовия отдел, докато изготвяте тази част от документа.
Някои от информацията, която може да искате да включите тук, включва:
- Прогнози за финансови печалби
- Разходи, които ще бъдат направени по проекта
- Прогноза за паричния поток
- Анализ на разходите и ползите и възвръщаемост на инвестициите (ROI)
- Анализ на чувствителността, за да обясните границите на грешката във вашите цифри
Освен финансовите аспекти, тази секция разглежда и анализа на риска. Информацията за всички потенциални рискови фактори, идентифицирани чрез SWOT анализ, анализ на Монте Карло и други стратегии за идентифициране на риска, е описана заедно с съответните стратегии за тяхното намаляване. Най-добре е да обсъдите рисковете по проекта с заинтересованите страни, идентифицирани в първата стъпка – те често могат да споделят скрити прозрения и гледни точки.
ClickUp предоставя редица инструменти, които ще ви помогнат да проведете всеки от тези анализи. Например, можете да използвате шаблона за анализ на разходите и ползите на ClickUp , за да извършите своя анализ на разходите и ползите.
По същия начин, шаблонът за SWOT анализ на ClickUp може да ви спести от записването на редици от данни, за да идентифицирате силните и слабите страни, възможностите и заплахите на вашата инициатива. Това е визуално богат шаблон, който ви позволява лесно да идентифицирате дейностите и функциите с голямо въздействие.
Стъпка 5: Оценка на алтернативите
В тази секция трябва да оцените алтернативите на предложеното от вас решение в бизнес случая. Подчертайте предимствата и недостатъците на всеки вариант, за да могат заинтересованите страни да имат пълна представа за всяко възможно решение. Не забравяйте да включите предложеното от вас решение в сравнението, за да обясните защо то е по-добро от всички алтернативи.
Ако имате нужда от помощ при разглеждането и сравняването на алтернативите, използвайте шаблона за сравнителна матрица на ClickUp. Използвайте го, за да запишете цялата информация за всяка възможна алтернатива в различни полета и след това ги сравнете на Kanban табло. Визуалният му формат улеснява вземането на решения, а напълно персонализираните полета ви позволяват да запишете толкова сравнителни параметри, колкото желаете.
Стъпка 6: Описание на обхвата на проекта и подхода за изпълнение
След като подробно опишете всички финансови аспекти на проекта си и го сравните с алтернативите, определете обхвата на проекта в бизнес плана си. В тази част се определят границите на предстоящата работа и ограниченията на ресурсите, необходими за нейното изпълнение. Важната информация, която се съдържа в нея, включва:
- Бюджет и разпределение на ресурсите: Финансови и други ресурси, като членове на екипа, работно пространство, оборудване и др., които трябва да бъдат разпределени за проекта.
- Крайни срокове: Време, необходимо за завършване на всяка част от проекта
- Зависимости и взаимоотношения : Подробности за текущите бизнес функции, които могат да бъдат засегнати от проекта
- Резултати: Какво планирате да постигнете до края на проекта си
- Изключения: Какво не е част от вашия проект
След като определите обхвата на проекта, очертайте точните стъпки за неговото изпълнение. Най-лесният начин да направите това е да използвате шаблона за обхват на работата на ClickUp. Той ви позволява да запишете всеки аспект от обхвата на проекта по добре организиран начин, за да го споделите със заинтересованите страни и да получите тяхното мнение.
Стъпка 7: Изготвяне на резюме
След като всички основни части на бизнес плана са готови, трябва да изготвите резюме, в което да обобщите най-важните детайли от всяка част. Резюмето трябва да е кратко, идеално не по-дълго от две страници. То ще бъде първата част от бизнес плана и ще даде на заинтересованите страни бърз преглед на предложения от вас проект.
Ако се нуждаете от помощ при изготвянето на резюме, сътрудничество с ClickUp Brain, невронна мрежа и AI асистент за писане, вграден в ClickUp Docs. За броени секунди той може да генерира перфектно резюме на всеки бизнес случай, подготвен до момента.
След като имате чернова на своето резюме, използвайте шаблона за резюме на ClickUp, за да го форматирате и организирате по структуриран и представителен начин.
Стъпка 8: Свързване на всички елементи
Сега е време да съберете и структурирате всички части, които сте изготвили до този момент, за да финализирате бизнес случая си. Тук шаблонът за анализ на бизнес случаи на ClickUp може да ви бъде от голяма полза.
Шаблонът включва специални раздели за записване на всяка част от бизнес случая. Всички раздели са подредени по структуриран начин, за да се гарантира, че когато представяте случая си, той ще окаже трайно въздействие върху заинтересованите страни.
4 реални примера за бизнес казуси
Сега, когато вече знаете как да напишете бизнес план, нека разгледаме няколко реални примера за това как бизнес плановете позволяват на компаниите да одобряват големи проекти и да вземат стратегически решения:
1. Пример за „Lean startup”
Една малка стартираща компания, работеща в областта на здравеопазването, се сблъсква с проблеми с работната сила, които й пречат да пусне продукта си навреме. Ръководителят на екипа за разработка на продукти иска да наеме още трима инженери, за да ускори процеса на разработка на продукта.
Тъй като обаче става въпрос за lean startup с ограничен бюджет, ръководителят на екипа се нуждае от одобрение от основателите на стартъпа, преди да вземе решение. Затова продуктовият екип изготвя бизнес план за наемане на допълнителни служители, като основните елементи на предложението им са следните:
- Кратък преглед на това как недостатъчният персонал забавя разработването на продукта и отлага пускането му на пазара след планирания краен срок.
- Разработване на план за това как трима нови инженери могат да върнат разработването на продукти в правилната посока
- Анализ на разходите и ползите от тази стъпка
- Проучване на свързаните рискове
- Представяне на алтернативи и свързаните с тях рискове
- Обхват на промяната, като например естеството на работата, която новите инженери ще извършват
2. Пример за финансиране с рисков капитал
Стартиращ финтех стартъп, финансиран с рисков капитал, решава да пусне нова продуктова линия кредитни карти. Това ще позволи на стартъпа да привлече много нови клиенти, но ще изисква и значителни финансови инвестиции за маркетинг и кредитиране. Затова компанията подготвя бизнес план за тази нова продуктова линия, с цел да получи финансиране за нея. Ето какво подробно описват в своя бизнес план:
- Необходимостта от тази нова продуктова линия и как тя допълва останалите предложения на компанията
- Пазарните възможности с прогнози за приходите и анализ на разходите и ползите
- Рискове, свързани с проекта, като конкуренция, масово неизпълнение на задължения и регулаторен контрол
- Налични са алтернативи, като пускането на предплатени дебитни карти, които вероятно няма да бъдат толкова полезни за привличането на клиенти.
- Обхват на проекта, като например членовете на екипа, които работят по него, отпуснатият бюджет, график за стартиране и времева рамка.
3. Пример за аутсорсинг
Доставчик на SaaS софтуер със седалище в Силициевата долина иска да намали разходите за обслужване на клиенти, без да компрометира качеството на услугата. Продуктният мениджър на един от водещите им продукти предлага идеята за аутсорсинг на обслужването на клиенти. Затова те решават да подготвят бизнес план, преди да предложат решението на ръководството. Бизнес планът очертава:
- Проблемът, който представлява значителна част от приходите, отиващи за обслужване на клиенти, и как аутсорсингът може да помогне за намаляването му.
- Рискове, свързани с аутсорсинга на обслужването на клиенти, и стратегии за тяхното намаляване, като например наличието на механизъм за ескалиране на нерешени заявки за поддръжка.
- Алтернативи и рисковете, свързани с тях, като например използването на чатботове с изкуствен интелект за автоматизиране на обслужването на клиенти, което може да бъде разочароващо за клиенти, които се нуждаят от човешка помощ.
- Анализ на разходите и ползите от промяната
- Обхват на промяната, например колко от служителите в отдела за обслужване на клиенти ще бъдат съкратени
4. Пример за верига на доставки
Строителна компания във Вирджиния се сблъсква с проблеми с доставките на суровини. Доставчикът на цимент, с когото работят, многократно не успява да задоволи търсенето, затова ръководителят на проекта решава да добави резервен вариант, като включи нов доставчик.
Тази промяна може да окаже голямо влияние върху проекта, затова супервайзорът подготвя бизнес план, за да предложи инициативата на ръководството. Планът разглежда следното:
- Как новият доставчик на цимент може да предотврати забавянето на проекта
- Надеждността на доставчика, доказана от дългогодишното му присъствие в бранша, големите компании, на които е доставял цимент, и т.н.
- Алтернативни доставчици, информация за техния капацитет и надеждност
- Анализ на разходите и ползите от промяната, тъй като цените на този доставчик са малко по-високи от тези на настоящия доставчик.
- Обхват на промяната, включително колко от доставките ще бъдат изпълнени от новия доставчик, за какъв период от време и на каква цена.
Възможни предизвикателства при бизнес случая и как да ги преодолеете
Има редица грешки, които проектните мениджъри правят при изготвянето на бизнес план, които могат да застрашат одобрението на целия проект или инициатива. Сега, след като разгледахме целия процес на изготвяне на убедителен бизнес план, нека разгледаме най-често срещаните капани и начините да ги избегнем.
1. Изготвяне на проект самостоятелно
Подробностите в бизнес случая изискват обширни проучвания и познания за различни бизнес функции. Нито един проектен мениджър не може да се справи сам, без да допусне грешки или погрешни преценки, затова потърсете помощ от различни отдели във вашата компания, независимо дали става дума за финанси, маркетинг или операции. 💁
2. Не вземане под внимание на обратната връзка от заинтересованите страни
Друга сериозна грешка при изготвянето на бизнес план е да представите документа на заинтересованите страни изненадващо. Когато не включите съответните заинтересовани страни в нито един етап от процеса на разработване на бизнес плана, увеличавате риска той да бъде отхвърлен. Това се случва, защото:
- Не знаете какви са техните очаквания
- Те не са имали никаква роля в бизнес плана ви, което ги държи отдалечени от вашата работа.
За да избегнете този сценарий, включете заинтересованите страни в различните етапи от процеса на изготвяне на бизнес плана и редовно преглеждайте напредъка си.
3. Не преглеждате и не коригирате
Последното, което искате, когато представяте бизнес случая си, е правописна грешка или неточно представяне на фактите. Това може да остави лошо впечатление на заинтересованите страни, които слушат презентацията ви. Те може да не ви вземат на сериозно и в крайна сметка да отхвърлят предложението ви за проект.
За да се уверите, че документът е безупречен, винаги преглеждайте и коригирайте целия бизнес план, преди да го подадете. Обърнете специално внимание на цифрите и фактите и проверете два пъти дали са правилни. След това продължете с презентацията си.
Създайте убедителен бизнес случай с ClickUp
Солидният бизнес случай е първата стъпка към получаване на одобрение за проекта от заинтересованите страни. Изготвянето му обаче изисква внимателно планиране и подходящи инструменти за оптимизиране на целия процес. За щастие, ClickUp ви предоставя всичко необходимо на всеки етап от изготвянето на вашия бизнес случай – от готови шаблони и инструменти за документиране до помощ при писането, базирана на изкуствен интелект.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и напишете бизнес план, който ще спечели подкрепа и доверие за вашия проект или инициатива.