Идентифициране на рисковете в управлението на проекти: полезни стратегии и примери

Управлението на бизнес или проект може да бъде истинско приключение. Макар да не става дума за гмуркане или парапланеризъм, често се налага да действате бързо, когато се сблъскате с нови предизвикателства и възможности. И какво правите – вземате прибързано решение или поемате изчислено рискове? 😅

Всеки проектен мениджър ще ви каже колко скъпи могат да бъдат решенията, основани на лоши оценки на риска. Резултатът може да бъде провалени операции, намалена рентабилност, компрометирана репутация и дори пълен провал на проекта.

За щастие, лесно е да следите потенциалните заплахи и възможности за всяко начинание чрез добре установена процедура за идентифициране на рисковете. Ето защо много успешни компании включват подробни практики за идентифициране в своите дейности по управление на риска, независимо от техния размер, мащаб или отрасъл.

В този блог ще научим какво включва процесът на идентифициране на рисковете за проектния екип, като разгледаме:

Идентифициране на рисковете и тяхната роля в управлението на риска

Повечето от нас интуитивно се опитват да идентифицират нови рискове както в бизнеса, така и в ежедневието. Например, парапланеристите оценяват фактори като метеорологичните условия и състоянието на предпазното оборудване, за да планират по-добре и да предотвратят инциденти. Терминът „идентифициране на рискове“ просто има за цел да формализира този процес в управлението на проекти.

Идентифицирането на рисковете позволява на проектните мениджъри да планират всички потенциални несигурности и събития от типа „черно лебед“ , които могат да окажат негативно влияние върху бизнеса. Въздействието може да бъде по отношение на оперативната осъществимост, рентабилността и репутацията, така че упражнението обхваща точното определяне на рисковете от всички тези гледни точки.

Идентифицирането на рисковете е стандартен процес, с който започва управлението на рисковете в даден бизнес или проект. Ето четирите етапа в един обичаен план за управление на рисковете:

Как изглежда стандартният цикъл на идентифициране на рисковете?

Според Института за управление на проекти, цикълът на идентифициране на рисковете трябва да включва следните стъпки:

Въз основа на окончателните заключения се прилагат стратегии за управление на риска, като планиране на извънредни ситуации и хеджиране, за да се сведе до минимум въздействието на важните рискове.

Макар че проектният мениджър трябва да определи как да изглежда декларацията за риска или упражнението за идентифициране на рисковете, има няколко шаблона за оценка на риска , които могат да ускорят процеса.

Например, шаблонът за анализ на риска на ClickUp може да ви предостави необходимата видимост за целия цикъл на идентифициране на рисковете. Той включва персонализирана карта с цветни кодове, на която вие и вашият проектен екип можете да идентифицирате потенциалните рискове и да документирате тяхната вероятност и мащаб, всичко на едно място. Можете да го комбинирате с безплатния калкулатор за оценка на риска на ClickUp, за да присвоите последователни оценки въз основа на вероятността и въздействието, преди да финализирате регистъра на рисковете.

Имайте предвид, че вашата декларация за риска трябва да бъде изключително изчерпателна, като в идеалния случай предлага 360° поглед върху вътрешните и външните фактори, които влияят върху бизнеса, като например:

Повечето идентифицирани рискове са негативни рискове, т.е. рискове (като недостиг на ресурси), които могат да навредят на вашия бизнес. Въпреки това, някои проектни мениджъри използват термина позитивни рискове, за да посочат възможности, т.е. рискове (като ранното завършване на проект), които можете да използвате в своя полза.

Защо е важно да се идентифицират рисковете по проекта? Основни предимства

Освен навременното идентифициране на уязвимостите в бизнеса, идентифицирането на рисковете предоставя следните ключови предимства:

9 стратегии за идентифициране на рискове за успех в бизнеса и проектите

Има множество стратегии и техники, които можете да използвате, за да определите рисковете през целия жизнен цикъл на проекта. В следващите раздели ще разгледаме девет широко използвани и ефективни метода за идентифициране на рискове.

Бонус: Идентифицирането и управлението на рисковете е по-лесно, когато разполагате с надежден софтуер за управление на проекти, който да ви помага. Ето защо ще ви представим някои шаблони и функции в ClickUp, един от най-високо оценените инструменти за управление на проекти, за да ви помогнем да прилагате стратегии за откриване на рискове с допълнителна прецизност.

1. Редовни прегледи на документацията

Рисковете за проекта често възникват поради несъвместима или непълна документация, която блокира работата на вашите екипи. Най-добрият подход в този случай е да проверите документите си за несъответствия в препратките, непълни карти на процесите, неясни или остарели изисквания, грешки в графика и неточни оценки.

Документите, които може да искате да проверите, включват:

Вече можете да съхранявате данните за проекта и отчетите за риска на едно място – ClickUp Docs. Изградете свързана мрежа от документи по проекта, графици и стандартни оперативни процедури. Свържете ресурсите си или създайте етикети, за да се уверите, че всичко е лесно достъпно. Можете дори да използвате ClickUp AI, за да генерирате документи по проекта без човешки грешки.

Най-хубавото е, че ClickUp Docs е подходящ за съвместна работа. Използвайте вградените инструменти за чат, коментари, споменаване и проверка по време на упражнението за идентифициране на рискове, за да посочите несъответствията на проектния мениджър или отговорника за риска.

2. SWOT анализ

SWOT анализа е най-използваната техника за идентифициране и картографиране на рискове от бизнеса по целия свят. Тя има за цел да изброи силните страни, слабите страни, възможностите и заплахите във вашето начинание.

Слабостите и заплахите посочват негативните рискове, които правят вашия бизнес уязвим; възможностите означават положителните рискове, докато силните страни включват способностите, които вашият бизнес може да използва, за да се бори с рисковете и да се възползва от възможностите.

Можете лесно да проведете това упражнение, като използвате различните шаблони за SWOT анализ в ClickUp. Те са съобразени с нуждите на бизнеса, индивидуалните проекти и други случаи на употреба. Нашите най-добри предложения включват:

Ако сте любител на визуализацията, можете да използвате ClickUp Whiteboards , за да идентифицирате потенциалните рискове по време на процеса на SWOT анализ.

Белите дъски позволяват сътрудничество в реално време между екипите. Просто включете екипа си за управление на риска и те ще могат да използват инструменти като лепящи се бележки, свързващи елементи, маркери и фигури, за да обсъждат компонентите на проекта в контекста. 🧐

3. Брейнсторминг

Друг начин за идентифициране на рисковете във всяко начинание е чрез мозъчна атака с вашия екип. Тя позволява на колеги от различни отдели да се съберат, да прегледат проекта от своята нишова перспектива и да открият преди това неизвестни рискове. 🧠

Съществуват множество техники за мозъчна атака, които помагат за идентифицирането на потенциални рискове. Въпреки това, мисловното картографиране е най-подходящо за тази цел, тъй като не само ви позволява да идентифицирате общи рискове, но и да визуализирате взаимоотношенията между тях.

Можете да започнете да създавате мисловна карта с ClickUp за секунди. Просто отидете в Mind Maps, поканете членовете на екипа си да се присъединят и използвайте колективните знания, за да начертаете непрекъснати процеси. Добавете възли за потенциални рискови събития и коригирайте картата с прости движения за плъзгане и пускане.

Визуалната мрежа ви помага да предвидите дали един рисков фактор може да се превърне в сериозна пречка. След като приключите с мозъчната атака, запазете мисловната карта в работната среда на проекта си и я използвайте отново за по-нататъшен анализ на рисковете.

4. Интервюта със заинтересовани страни

Ако искате да откриете възможните рискове от различни гледни точки, може да се окаже полезно да вземете предвид мнението на ключовите заинтересовани страни по проекта, като вашия клиент, крайните потребители, оперативните служители и мениджърите на продукти и активи. Това ще ви помогне да избегнете решения, които могат да окажат негативно влияние върху основните заинтересовани страни.

В идеалния случай можете да откриете рисковете за проекта чрез добре структурирани интервюта със заинтересованите страни – предпочетете индивидуални срещи, за да получите по-пряко отговори. Като алтернатива можете да използвате ClickUp Forms, за да се свържете с тях чрез подробни въпросници, специфични за вашия продукт или проект.

5. Експертна преценка

Освен заинтересованите страни, можете да се консултирате и с експерти в областта за съвети, свързани с рисковете по вашия проект. Те обикновено имат специализация в бранша и дългогодишен практически опит, което им дава предимство при анализирането на данни за рисковете. Те могат да забележат много потенциални рискове, които стартиращите компании и новите бизнес собственици често пропускат.

Най-добрият начин да съберете експертно мнение за всеки риск по проекта е да използвате техниката Делфи. Това е метод, който включва няколко кръга анкети с група експерти, като крайната цел е да се стигне до консенсус, свободен от лични пристрастия.

6. Анализ на основните причини

Докато повечето подходи за откриване на рискове свързват риска с въздействието, анализът на основните причини прави обратното. Тук първо идентифицирате въздействието (нежелания резултат) и след това проследявате рисковите фактори, които го предизвикват.

Всичко се свежда до сложна визуализация на данни – да речем, че нежеланият резултат е забавяне на проекта. В този случай ще визуализирате графика на проекта си, за да откриете проблеми като неразрешена зависимост или пропусната поръчка за доставка, които са нарушили графика.

Шаблонът за анализ на основните причини на ClickUp е незаменим инструмент за разкриване и отстраняване на рискове в текущи проекти. Той помага да категоризирате проблемите като „Защо“, докато стигнете до „Печелившата решение“, всичко това подредено в персонализирани полета.

Но ако все още планирате графика на проекта си, ще можете да идентифицирате рисковете по-проактивно с ClickUp Dependencies и Gantt Charts. Можете да създадете зависимости за взаимосвързани задачи с няколко кликвания и да ги визуализирате всички в изгледа Gantt Chart.

Резултатът е гъвкав график, в който лесно можете да следите за затруднения в процеса или външни проблеми с доставките. Трябва ли да се съобразите с нов риск? Можете да създадете нови зависимости с просто действие „плъзгане и пускане”, а останалата част от графика се коригира автоматично.

7. Анализ на предположенията

Всеки проект се основава на определени предположения, които по своята същност добавя риск и несигурност към резултата. Типични примери са очаквания график на проекта, наличността на членовете на екипа и сроковете за доставка на суровините. Вероятността някое от тези предположения да се окаже погрешно е риск. 🫠

Сега, за анализ на предположенията, опитайте се да идентифицирате всички предположения в плана на проекта си и степента на допустимо отклонение. Например, предполагате, че доставките на суровини ще пристигнат на 10-то число на всеки месец. Но без навременна доставка, резервните ви запаси ще стигнат само за три дни. Производственият ви процес ще бъде блокиран, ако доставките закъснеят с повече от три дни, което налага алтернативни мерки.

Въпросът е как да следите всички предположения в бизнеса си?

За щастие, с ClickUp Automations можете лесно да въведете система за мониторинг на всичките си предположения. Използвайте я, за да настроите напълно автоматизирани работни процеси без никакви познания по програмиране – просто дефинирайте събитие, което да задейства процеса, и действието, което да бъде предприето.

Например, за да създадете работния процес за наблюдение на предположенията, свързани с наличността на екипа, можете:

8. Анализ на Монте Карло

Анализът на Монте Карло служи за количествено измерване на вероятността от настъпване на рисково събитие чрез симулация. Необходима ви е компютърна програма, базирана на математически модел, която изпълнява различни симулации въз основа на входни и изходни променливи, за да предскаже вероятността от настъпване на всеки риск.

Най-лесният начин да проведете този анализ е чрез софтуер за предсказуема аналитика или подобни инструменти за идентифициране на рискове. След като откриете рисковете, можете да импортирате данните в ClickUp и да визуализирате отчетите на персонализирана табло чрез опции като карти и графики.

9. Идентифицирайте рисковете с регистър на рисковете

Регистърът на рисковете е един от най-добрите инструменти за систематично организиране на данните за рисковете. Той ви позволява да записвате всички потенциални рискови събития, тяхното въздействие, вероятност и друга важна информация, като например отговорник за риска, източник и оценка. Тази информация оптимизира процеса на картографиране на рисковете и служи като единствен източник на достоверна информация за всякакви бъдещи действия.

ClickUp предлага прости до сложни шаблони за регистър на рисковете, подходящи за всички видове проекти. Ако имате нужда да документирате рисковете в лесен за разбиране формат, шаблонът за регистър на рисковете на ClickUp е най-добрият избор.

Ако се нуждаете от по-обширен шаблон, който да обхваща целия ви план за управление на риска, ще харесате шаблона за анализ на риска при управление на проекти на ClickUp. Разделът за регистър на рисковете включва клетки с цветни кодове за записване на въздействието, вероятността и оценките на всеки риск, а дори и специални колони за записване на очакваното финансово въздействие.

Примери за идентифициране на рискове

Засилете знанията си, като разгледате три солидни примера за идентифициране на рискове, базирани на сценарии, по-долу.

1. Пример за разработване на приложение

Компания, специализирана в разработването на бизнес софтуер, получава първия си проект за създаване на потребителско приложение за игри. Този обещаващ проект може да генерира значителни приходи, но е относително по-рисков, тъй като е нова ниша за компанията.

Тук проектният мениджър провежда оценка на риска, например SWOT анализ, с членовете на екипа и провежда интервюта със заинтересованите страни. След адекватна оценка, те идентифицират следните основни рискове:

Проектният екип изготвя регистър на рисковете, в който се очертават решения срещу отделните рискове като част от ефективен план за управление на рисковете. Например, проектният мениджър:

2. Пример за процес на производство на продукт

Производител на потребителска електроника наскоро приключи едно от най-печелившите си тримесечия. Въпреки че бизнесът се развива добре, компанията е преживяла и някои сътресения в производствените си операции, така че риск мениджърите й се заемат с работа.

Мениджърите работят с екип от консултанти по управление, за да идентифицират следните бизнес рискове, които могат да засегнат финансовите резултати на компанията:

Мениджърите по риска се свързват с оперативния мениджър, за да идентифицират действителните източници на риск. Управлението на потенциалните рискове в този случай може да включва:

3. Пример за строителен проект

Една компания е спечелила договор за строителство на жилищен комплекс с над 100 апартамента. Тъй като става въпрос за мащабен строителен проект, мениджърите използват различни методи за идентифициране на рискове, за да проактивно идентифицират всички рискове, преди да започнат работата на място. Потенциалните рискове включват:

Проектният мениджър планира алтернативни насоки за намаляване на нивото на риск за всеки елемент. Благодарение на усъвършенствания и ориентиран към решенията алтернативен план, екипът може да елиминира съответните рискове в хода на работата и да се придържа към бюджета по време на изпълнението на проекта.

Чести проблеми при идентифицирането на рискове и начини за преодоляването им

За да може процесът на идентифициране на рисковете да изпълни предназначението си, има някои въпроси, на които трябва да обърнете внимание:

Разчитане на остарели рискове

Много проекти се провалят, защото мениджърите разчитат само на общата оценка на риска в началото на инициативата. В действителност рисковите параметри са склонни да се променят с променящата се динамика на пазара и околната среда. Съгласно глобалните стандарти за управление на риска като ISO 31000, трябва редовно да преразглеждате идентифицираните рискове и да коригирате стратегията си за справяне с тях.

Недостатъчно проследяване на сериозността на риска

Резултатите от идентифицирането на рисковете се използват за профилиране на всеки риск по отношение на потенциалното му въздействие, и точно тук много проектни мениджъри се губят. Те не са в състояние да оценят точно сериозността на риска, което води до погрешни преценки.

Решението тук е да идентифицирате всеки рисков фактор с поне един откриваем и измерим показател, който може да се използва за количествено определяне на неговата сериозност. Например:

Човешки грешки по време на процеса на идентифициране на рисковете по проекта

Накрая, при анализа на вътрешни и външни заплахи могат да бъдат допуснати човешки грешки. Членовете на екипа могат да пропуснат рисков фактор, да запишат неточно показател и да надценят или подценят рисковете, особено ако са заети и с други задачи.

За да избегнете този проблем, наемете експерти в областта или назначете специален екип, който да се занимава с процеса на идентифициране на рисковете с по-голямо внимание.

Укрепете процеса си за управление на риска с ClickUp

Идентифицирането на рисковете е в основата на всеки процес на управление на риска и, както вече сте разбрали, това е доста сложна задача. Тя изисква часове на внимателно планиране и обсъждане, както и подходящи инструменти и шаблони, за да бъде процесът завършен без грешки.

За щастие, ClickUp предлага необходимите инструменти и шаблони на едно място, за да можете да идентифицирате рисковете и да ги третирате систематично. От проследяване на недостига на ресурси до визуално картографиране на потенциалните рискове, той може да ви подкрепи като никой друг инструмент.

Регистрирайте се безплатно в ClickUp и започнете веднага упражненията си по идентифициране на рисковете за проекта! 💗