Рискът е неизбежен в бизнеса. От морските търговци от миналото, които защитавали стоките си от пирати, до съвременните компании, които се борят с киберпрестъпниците, стратегиите за намаляване на риска са от основно значение за всеки бизнес.
Алтернативните разходи от липсата на стратегия за намаляване на риска могат да бъдат изключително високи. KMPG оценява, че големите компании губят 1,5% от печалбите си поради лоши стратегии за управление на риска.
Организациите трябва да имат добре обмислена и устойчива стратегия за намаляване на риска, за да предотвратят загуба на печалби, репутация и съответствие. В тази публикация в блога обсъждаме защо и как.
Какво е риск?
Рискът е несигурността или непредсказуемостта, свързани с управлението на бизнес, които могат да доведат до някаква загуба. Самата загуба не е задължително да бъде само финансова. Тя може да бъде под различни форми, като например:
Финансов риск: Организациите са изложени на финансов риск, когато са изложени на загуба на пари, ако той се материализира. Това може да бъде загуба на потенциални продажби, глоби/санкции от властите, загуба на бизнес в полза на конкуренцията и т.н.
Правни рискове или рискове, свързани с несъответствие с нормативните изисквания: Рисковете, произтичащи от несъответствие с нормативните стандарти, могат да бъдат много високи. Такива рискове излагат бизнеса на съдебни дела или глоби за несъответствие с нормативните изисквания.
Операционни рискове: Когато нещо, което трябва да работи безпроблемно, не работи, това създава операционен риск. Това може да бъде критично оборудване, което е на път да се повреди, или срив на облачната среда. Може също да наруши сътрудничеството на работното място, като попречи на ефективното изпълнение на проектите.
Рискове за сигурността: Сигурността на хората, пространството, активите и продуктите на дадена организация е от критично значение. Заплахите могат да произтичат от природни бедствия, неочаквани нападатели или хакери.
Рискове за репутацията: Когато репутацията на дадена компания може да бъде засегната от действията на някого, това създава риск. Например, (неволно) расистка рекламна кампания или грубото поведение на служител могат да повлияят на репутацията на компанията.
Какво е намаляване на риска?
Намаляването на риска е стратегически процес за идентифициране, контрол и елиминиране на потенциални заплахи, които биха могли да окажат неблагоприятно влияние върху дадена организация. То е неразделна част от бизнес стратегията за укрепване на нейната устойчивост и способност за реагиране. Ето как трябва да изглежда един добър процес за намаляване на риска.
Идентифицирайте
Бъдете детектив и откривайте потенциалните рискове, било то финансови, оперативни или логистични. За да направите това, създайте системи. Например, оперативните рискове, свързани с технологиите, могат да бъдат идентифицирани чрез непрекъснато наблюдение и редовна оценка на уязвимостта и тестове за проникване (VAPT).
Оцени
След като идентифицирате заплахите, извършете задълбочена оценка на риска и определете приоритетите за реагиране. Можете да направите това, като отговорите на два важни въпроса:
- Вероятност: Колко вероятно е този риск да се материализира?
- Въздействие: Колко ще се отрази този риск на бизнеса, ако се реализира?
Оцени всеки идентифициран риск въз основа на неговата сериозност и изготви план за действие. Безплатният калкулатор за оценка на риска на ClickUp може бързо да оцени всеки риск въз основа на тези фактори и да гарантира последователно приоритизиране.
Изберете от шаблоните за оценка на риска на ClickUp, за да започнете. Или създайте свой собствен.
Например, уязвимост в базата данни с клиенти (която носи финансови рискове, рискове за репутацията и рискове за несъответствие с нормативните изисквания) би била значително по-висок приоритет от печатна грешка в публикация в социалните медии (която носи риск за репутацията). Приоритизирайте ги съответно и определете срокове.
Намаляване
Въз основа на приоритетите се справяйте с рисковете и ги посрещайте директно. Създайте план за намаляване на риска (който ще обсъдим подробно по-късно в тази публикация в блога).
Наблюдавайте
Рисковете не изчезват, след като ги идентифицирате и намалите. Бизнесът се сблъсква с нови рискове от всички страни всеки ден. Затова непрекъснато следете рисковете и ефективността на плана си за намаляване на риска. Преглеждайте процеса веднъж на всеки 3-6 месеца с всички заинтересовани страни.
Може би си мислите: „Но аз не съм голям бизнес с огромни ресурси. Наистина ли всичко това е необходимо?“ Е, да!
Защо намаляването на риска е важно?
Независимо от размера, местоположението, продуктите или приходите на даден бизнес, една добра стратегия за намаляване на риска защитава организацията и нейните интереси.
Една добре изпълнена стратегия може да намали риска чрез
- Възможност за проактивно идентифициране, оценка и управление на рисковете
- Прогнозиране на бъдещи рискове и улесняване на превантивните мерки
- Предотвратяване на избягваеми финансови загуби
- Избягване на разпиляване на ресурси и реакции, когато заплахата се материализира
- Спестяване на допълнителни разходи за управление на риска и коригиращи мерки
- Създаване на пространство за експериментиране и иновации
- Повишаване на устойчивостта на бизнеса и стойността за акционерите
За да намалите риска ефективно, се нуждаете от план. Нека видим как можете да го изготвите.
Какво е план за намаляване на риска?
Планът за намаляване на риска е цялостна рамка, която ви помага да се справите с всички видове потенциални рискове. Той е като надежден чадър в дъждовен ден, който ви позволява да танцувате под дъжда, без да се намокрите!
Обикновено тя включва следното.
Цялостен подход към управлението на риска: Какво определяте като риск? Ще бъдете ли превантивни или реактивни? Вашите реакции ще бъдат ли офанзивни или дефанзивни? Как ще абсорбирате въздействието на рисковете?
Идентифицирани рискове: Направете списък с рисковете, които очаквате да срещнете. Направете го конкретен и практичен. Вместо да посочите „промяна в регулацията“, дефинирайте го като „Законът за цифрова оперативна устойчивост се очаква да влезе в сила през 2024 г.“.
Стратегия за намаляване на риска: Очертайте ясно как бихте се справили с всеки потенциален риск. Визуален работен процес за намаляване на риска може да помогне на целия екип да се включи в процеса. Той също така ще им помогне да запомнят стъпките или лесно да имат достъп до работния процес, ако им е необходим.
Включете какво бихте направили, за да предотвратите възникването на риска, и как бихте реагирали, ако той се материализира.
Конкретни мерки: Определете конкретни действия за прилагане на стратегията за намаляване на риска.
- Разпределете отговорностите между членовете на екипа
- Заделете бюджети за намаляване на идентифицираните рискове
- Определете срокове за всяка мярка
Мониторинг и преглед: Изгответе процес за редовен преглед (най-малко веднъж на тримесечие), за да оцените дали планът ви за намаляване на риска работи. Измерете ефективността въз основа на предварително определени показатели, като например спестявания на разходи, удовлетвореност на клиентите и др.
Сега, след като разбрахте концепцията, нека разгледаме практически начини за създаване на вашата стратегия за намаляване на риска.
10 стратегии за намаляване на риска за вашия бизнес
1. Приемане на неизбежни рискове
Не всички рискове трябва да бъдат елиминирани или дори намалени. Понякога вероятността за възникване на риск може да е твърде ниска. Или разходите за намаляване на риска могат да са по-високи от неговото въздействие. В такива случаи признавате неговото съществуване и го оставяте да се случи – стратегия, наречена приемане на риска.
Най-простият пример е рискът от напускане на организацията от определен член на екипа. В повечето случаи това е неизбежно, така че рискът се приема. Когато това се случи, ролята трябва да бъде запълнена.
2. Прехвърляне на рисковете на трета страна
Както подсказва името, тази стратегия прехвърля риска от вас към друго лице. Класическият пример е закупуването на застраховка срещу кражба или пожар за вашия бизнес. В управлението на проекти това може да означава да разполагате с резервни ресурси или да поддържате договорни изпълнители в списъка си.
Организациите следват стратегията за прехвърляне на риска, когато въздействието от неговата реализация е голямо. Когато прилагате тази стратегия, имайте предвид, че разходите също могат да бъдат високи. Например, застраховката е редовно плащане, независимо дали рискът се реализира или не.
3. Избягване на рискови ситуации
На другия край на стратегиите за управление на риска е избягването на риска. Тук ще се избягват проекти/дейности, които включват посочения риск. Тази стратегия се използва в ситуации, в които въздействието на риска е изключително високо.
Ясни примери за това са отказът да се наеме кандидат с криминално досие или откриването на офис в страна, преживяваща политически сътресения. В двата случая цената на провала е твърде висока, за да се поеме рискът.
4. Разпределяне на риска въз основа на организационната толерантност
Тук разпределяте риска между няколко страни. Например, компания за рисков капитал инвестира част от инвестицията, която търси стартиращ бизнес, вместо цялата сума. Те решават колко да инвестират въз основа на своята толерантност към риска, т.е. инвестицията, която могат да загубят безпроблемно.
Когато всеки инвеститор взема решение за инвестицията си по този начин, рискът се разпределя между тях, което намалява загубите, ако такива възникнат.
5. Стратегическо управление на рисковете
Управлението на риска, известно още като буфериране на риска, е когато имате резервен вариант за всичко, от което се нуждаете (хора, време, стоки) за кризисни ситуации. Ако това ви напомня за подготовка за края на света, не е нужно да бъде толкова радикално.
Бизнесите редовно поддържат системи за възстановяване при бедствия или резервни копия на данните, в случай че нещо се обърка. Поддържането на здрав паричен поток, който покрива заплатите за следващите няколко месеца, също е перфектен пример.
Специално разработеният софтуер за управление на риска може да ви помогне да изготвите подходящ план за действие за всеки вид риск, с който може да се сблъска вашият бизнес.
6. Диверсификация за защита от рискове
Следвайки поговорката „Не слагай всички яйца в една кошница“, диверсификацията разпределя риска или зависимостта ви между няколко опции, като по този начин намалява експозицията на риск и последствията. Това е много често използвана стратегия за намаляване на риска.
Организациите редовно ангажират няколко изпълнители за сходни задачи, за да диверсифицират риска от прекратяване на дейността на някой от тях. Рисковите капиталисти диверсифицират инвестициите си в различни стартиращи компании. Консултантите и свободно практикуващите специалисти работят с няколко клиента, в случай че един от тях намали обема на работата или прекрати договора.
7. Приемане на гъвкав подход
Самата практика на Agile е ефективна стратегия за намаляване на риска. Традиционният начин беше да се харчат години и милиони долари за създаването на продукт, преди да бъде пуснат на пазара, което представлява значителен риск от провал.
От друга страна, Agile екипите пускат минимално жизнеспособен продукт (MVP) и го развиват постепенно, като редовно отчитат реакцията на пазара. Това увеличава шансовете за успех, тъй като се основава на обратната връзка от клиентите и представянето на продукта. Други технологични екипи пускат бета версии за разработчици, а по-късно и за широката публика, преди да пуснат пълната версия.
8. Използване на софтуер за управление на задачи
Тази стратегия за управление на риска разчита на инструменти и процеси за елиминиране на операционните рискове. Добрият софтуер за управление на задачите може да помогне за организиране на цялата работа по йерархичен, взаимосвързан и контекстуален начин, подобрявайки оперативната ефективност в екипа.
Софтуерът за управление на задачи ClickUp е проектиран именно за тази цел. С ClickUp можете да:
- Организирайте задачите и подзадачите в проекти, което ще ви помогне да управлявате ефективно множество проекти
- Приоритизирайте работата въз основа на фактори, които са от значение за бизнеса
- Разпределете потребителите по задачи, като гарантирате отчетността
- Добавяйте приоритети, етикети и зависимости към задачите
- Осигурете пълна прозрачност за всички заинтересовани страни
- Проследявайте времето за всяка задача, за да гарантирате производителност и рентабилност
Инструмент за управление на проекти като ClickUp осигурява яснота на всички заинтересовани страни. Той елиминира риска от недоразумения, пропуснати срокове или допълнителни разходи. Той обединява всички ресурси, елиминирайки необходимостта от безкрайни срещи и риска от непродуктивно време. 🙌
9. Наблюдение на напредъка на проекта
Ако проектът не напредва според плана, вие поемате стратегически, оперативни и финансови рискове. Един надежден механизъм за наблюдение на риска може да ги намали.
Редовното наблюдение може да ви помогне:
- Проследявайте дали проектът се изпълнява в срок
- Поставете ясни цели на проекта
- Идентифицирайте пропуски или проблеми в случай на забавяне
- Направете корекции, като например разпределите допълнителни ресурси или удължите сроковете
- Сътрудничество с членовете на екипа относно тяхното представяне и необходимите корекции
Шаблонът на ClickUp за мониторинг и контрол на проекти помага на мениджърите да гарантират, че проектите се изпълняват навреме, в рамките на бюджета и с очакваното качество.
ClickUp може да ви предпази от много повече оперативни рискове. Таблото на ClickUp предлага проследяване на проекти в реално време. Изгледът на натоварването ви позволява да разберете кой какво прави и да разпределите задачите по подходящ начин. Изгледът на диаграмата на Гант визуализира времевата линия, за да ви помогне да спазите сроковете.
Можете да управлявате целите и бюджетите си на едно място. Можете също да го използвате като приложение за сътрудничество, за да улесните значимата, навременна и контекстуална комуникация между членовете на екипа.
10. Поставете постижими цели
Намаляването на риска от провал започва с подготовката за успех. За това е от основно значение да си поставите постижими цели. Съберете екипа си и определете цели, които всички смятат за постижими. Направете ги видими за всички в екипа – за тази цел можете да използвате няколко приложения за проследяване на цели.
Предвидете резервно време и усилия, за да избегнете прибързани действия в последния момент. Преразглеждайте периодично целите си и ги коригирайте, ако станат недостижими.
Не знаете откъде да започнете? Ние сме ви подготвили таблото с цели на Clickup! Можете да зададете цели, които са числови, парични, верни/неверни и свързани с изпълнението на задачи. Можете също да зададете цели за всеки спринт или период от време. Можете да създадете среда за съвместна работа, в която всеки член на екипа се стреми към постигането на едни и същи цели.
Намалете различни видове оперативни рискове с ClickUp
Във всяка организация оперативните рискове са неизбежни. Членове на екипа ще напуснат. Задачите ще се забавят. Оценките за времето ще бъдат грешни. Хората могат да пропуснат важен момент в историята на потребителя. Сложните зависимости ще изискват допълнителни усилия.
Тези рискове не могат да бъдат избегнати, но могат да бъдат намалени и управлявани с помощта на добър софтуер за управление на проекти.
Функциите за управление на проекти на ClickUp са създадени, за да отговорят на всички тези и още много други нужди. Те помагат на екипите за управление на проекти да подобрят оперативната си ефективност, за да спестят време, като направят хората по-продуктивни. Вижте как можете да намалите рисковете с ClickUp. Регистрирайте се безплатно още днес!