كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية (حالات استخدام وأدوات)

غالبًا ما يكون تحقيق مشاركة الموظفين أسهل في القول منه في الفعل.

في الواقع، تظهر أبحاث Gartner HR أيضًا أن 70% من الموظفين يشعرون بعدم الارتباط لأن ملاحظاتهم يتم تجاهلها. يمكن أن يؤثر هذا الافتقار إلى التواصل بشكل مباشر على الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين ونجاح الأعمال بشكل عام.

يمكن للاتصالات الداخلية أن تحدث فرقًا كبيرًا في هذا المجال، ولكن ليس بدون الرؤى والبيانات والدعم المناسبين.

وهنا يأتي دور الذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية. من تحليل ملاحظات الموظفين إلى تقديم رؤى قيّمة تستند إلى البيانات، تساعد أدوات الاتصال القائمة على الذكاء الاصطناعي مسؤولي الاتصالات الداخلية على وضع استراتيجيات اتصال أكثر تفاعلية واستجابة.

في هذا المدونة، سوف نستكشف حالات استخدام الذكاء الاصطناعي وكيفية تحويله للاتصالات الداخلية، وحالات الاستخدام العملية لحل فجوات الاتصال، والتحديات الرئيسية التي يجب الانتباه إليها.

كيف يحسن الذكاء الاصطناعي الاتصالات الداخلية

يتمثل التواصل الداخلي الفعال في الحفاظ على تواصل موظفيك وإطلاعهم على آخر المستجدات وإشراكهم. ولكن لتحقيق ذلك، عليك أن تنظر إلى ما هو أبعد من التحديثات اليومية، بل يجب أن تراقب الديناميكيات الداخلية لمنظمتك و اتجاهات التواصل الأوسع نطاقًا.

وهذا يعني فهم مشاعر الموظفين، وتتبع مقاييس المشاركة، والبقاء في صدارة احتياجات الاتصال. ويؤثر ذلك على كل شيء، من تنسيق القيادة إلى التعاون بين أعضاء الفريق.

المفتاح هنا هو جمع البيانات وتحديد الأنماط والتصرف بناءً على تلك الرؤى لوضع استراتيجيات اتصال أكثر ذكاءً وفعالية. عندما تفعل ذلك، فإنك تتواصل وتعزز المشاركة وتدفع نجاح الأعمال.

ولكن ماذا لو تمكنت الشركات من تحويل التعليقات إلى إجراءات وتنفذها بسرعة أكبر؟

يمكن أن يكون الذكاء الاصطناعي المساعد المثالي هنا لتنفيذ المهام بشكل أكثر ذكاءً وسرعة، مما يضمن اتصالاً واضحاً ومؤثراً. إليك كيف يمكن للذكاء الاصطناعي الذي يركز على الإنسان أن يدعمك:

كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية

عندما سُئل أحد الموظفين عن سبب شعوره بعدم المشاركة، اعترف قائلاً: "بشكل عام، أفتقر إلى المعلومات الدقيقة والكاملة، وأشعر بعدم الارتياح عندما أضطر إلى البحث عنها، خاصةً عندما لا أعرف من أسأل."

لمواجهة تحديات الاتصال الداخلي وتحسين تجربة الموظفين، إليك بعض حالات الاستخدام العملية للذكاء الاصطناعي التي يمكنك تنفيذها:

1. تدريب وتأهيل مخصصين

بالإضافة إلى مجرد تجميع الموارد، يمكن لفريقك الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتقديم تجربة تعليمية أكثر تخصيصًا. يمكن للذكاء الاصطناعي تخصيص مواد التوجيه ووحدات التدريب من خلال تحليل ملفات الموظفين الجدد لمطابقتها مع أدوارهم وأقسام

وهذا يعني أن الموظفين الجدد يحصلون على المعلومات الصحيحة بشكل أسرع، مما يساعدهم على الاستقرار بسرعة وتقليل وقت التعود على العمل والشعور بالانخراط منذ اليوم الأول.

2. أخبار وتحديثات داخلية آلية

قد تبدو إعلانات الشركة وتحديثات المشاريع وأخبار الصناعة أمورًا عادية. ومع ذلك، تساعد موجزات الأخبار المخصصة للموظفين على إبقاء الجميع على اطلاع دون إرباكهم، مما يضمن بقاء الموظفين على اتصال ومشاركة.

3. تحليل مشاعر الموظفين من خلال تعليقاتهم

استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي لتحليل استبيانات الموظفين ونماذج التعليقات وحتى المنشورات على منصات التواصل الاجتماعي الداخلية لقياس مشاعرهم. يمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف الموضوعات المتكررة والمشكلات المحتملة وحتى نبرة التعليقات، مما يساعدك على فهم ما يدور في أذهان الموظفين حقًا.

إنها أداة مثالية للذكاء الاصطناعي في مجال الموارد البشرية. فهي تتيح التدخل الاستباقي وتوضح معنويات الموظفين قبل أن تتفاقم المشكلات البسيطة وتصبح مشكلات أكبر.

4. روبوتات الدردشة الداخلية المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتقديم الدعم الفوري

يمكن لمسؤولي الاتصال الداخلي استخدام روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي للإجابة على الأسئلة الشائعة للموظفين. توفر هذه الروبوتات دعمًا فوريًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يقلل العبء على فرق الدعم ويجمع جميع مواد الاتصال في مكان واحد.

يعد اكتشاف كيفية التأثير فعليًا على مشاركة الموظفين أولوية قصوى لأنه يؤثر بشكل كبير على العديد من النتائج التجارية الرئيسية.

5. حملات اتصال موجهة لإدارة التغيير

يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي تقسيم الموظفين حسب الدور والقطاع وتفضيلات الاتصال، مما يضمن تلقيهم رسائل موجهة أثناء التغييرات التنظيمية. كما يمكنه تتبع مقاييس المشاركة لتحسين الرسائل وتعزيز فعالية الحملات.

6. ترجمة المحتوى وإمكانية الوصول

تشهد الشركات التي تتمتع بثقافة شاملة زيادة بنسبة 83% في مشاركة الموظفين. لتحقيق ذلك، استخدم أدوات الترجمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لترجمة الرسائل وإنشاء تسميات توضيحية للفيديو تلقائيًا. وهذا يضمن بقاء الجميع على اطلاع، بغض النظر عن حواجز اللغة أو إمكانية الوصول.

7. تحسين المعرفة والبحث

يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي للتعلم الآلي تحسين قاعدة المعرفة في الشركة، مما يسهل على الموظفين العثور على المعلومات. استنادًا إلى عمليات البحث التي يجريها الموظفون، يمكن لهذه الخوارزميات أيضًا اقتراح محتوى ذي صلة ومواد إضافية للقراءة.

ستؤدي هذه العملية إلى تحسين مشاركة المعرفة وتقليل الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات.

8. تحليل ملاحظات الأداء وتقديمها

يمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي تحليل كميات كبيرة من تقييمات الأداء. فهي تتيح تقديم ملاحظات شاملة ومساهمات في المشاريع لتحديد الأنماط وتقديم ملاحظات مخصصة للموظفين. يمكن لهذا النظام أيضًا اقتراح فرص التطوير بناءً على نقاط القوة والضعف الفردية.

اجمع كل هذه العناصر معًا وستحصل على إدارة أداء وتطوير موظفين أكثر استنادًا إلى البيانات.

استخدام برامج الذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية

يجد ما يقرب من 60٪ من قادة المستوى التنفيذي صعوبة في تكييف استراتيجيات الاتصال المؤسسي، بينما يعترف ما يقرب من نصف قادة الأعمال بأنهم بعيدون عن اهتمامات الموظفين.

قد يكون هذا الانفصال مكلفًا، ولكن تحليل البيانات وتحليل المشاعر المدعومان بالذكاء الاصطناعي يمكنهما تغيير الوضع من خلال تتبع ملاحظات الموظفين واتجاهات مشاركتهم. باستخدام برنامج الاتصال الداخلي المناسب، يمكن للشركات أن تسبق المخاوف، وتحسن استراتيجيات الاتصال، وتعزز التواصل بشكل عام.

استثمر في ذكاء اصطناعي متصل يوحد مساحة العمل لديك

بالنسبة لمتخصصي الاتصالات الداخلية، يمكن أن تغير المساعدات الذكية مثل ClickUp Brain قواعد اللعبة في المهام المتكررة، وتحسن الوصول إلى المعرفة، وتعزز المشاركة.

إنها السر وراء استراتيجية اتصال أكثر كفاءة وفعالية في مكان العمل.

هذا النظام المتصل بالذكاء الاصطناعي هو مركز رئيسي يتكامل بسلاسة مع أدوات مكان العمل وقواعد المعرفة. ويوفر ميزات مثل:

1. إجابات فورية مدعومة بالذكاء الاصطناعي للموظفين

بدلاً من انتظار الردود من قسم الموارد البشرية أو قسم تكنولوجيا المعلومات، يمكن للموظفين استخدام ClickUp Brain للحصول على إجابات سريعة حول سياسات الشركة وأرصدة الإجازات المدفوعة والمشاريع وحالاتها والمزيد. يبحث Brain في مساحة العمل الخاصة بك وفي مواقع الويكي الخاصة بالشركة المخزنة داخل المنصة لاختيار الإجابات ذات الصلة والإخلاءات وحتى الملفات المتعلقة بأسئلتك.

خلاصة القول: يمكنك طرح الأسئلة باستخدام ميزة Ask AI في أي مكان في مساحة العمل الخاصة بك. لا داعي للتساؤل عما يجب فعله بعد الآن!

2. ملاحظات الاجتماعات والملخصات وعناصر العمل الآلية

تتوزع معظم اجتماعاتنا على عدة أدوات، مثل المكالمات على Zoom والملاحظات في Google Docs أو Notion وتتبع المهام في منصات مثل ClickUp أو Asana. يؤدي هذا التبديل المستمر إلى حدوث احتكاك وفقدان التفاصيل وزيادة العمل لمجرد الحفاظ على التنسيق. يغير ClickUp ذلك من خلال جلب الاجتماعات مباشرة إلى سير عملك. بفضل مكالمات الصوت والفيديو المدمجة، لن تحتاج إلى التبديل بين المنصات.

هناك أيضًا ClickUp AI Notetaker لتسجيل وتلخيص نقاط المناقشة الرئيسية في الوقت الفعلي. بمجرد انتهاء الاجتماع، يمكن لـ ClickUp Brain المساعدة في تحويل تلك الملاحظات إلى مهام قابلة للتنفيذ بمجرد مطالبة، مما يسهل الانتقال من المحادثة إلى التنفيذ. يبقى كل شيء في مكان واحد، متصل مباشرة بمشاريعك وجداولك الزمنية.

3. إنشاء المحتوى الذكي وتحريره

بدلاً من التنقل بين برامج المساعدة في الكتابة وأدوات التدقيق النحوي وأدوات المساعدة بالذكاء الاصطناعي، يوفر وجود كل شيء في مكان واحد الوقت ويحافظ على سلاسة سير العمل. باستخدام أدوات مثل AI Writer من ClickUp Brain، يمكن للفرق كتابة رسائل موجهة وعناوين ومستجدات الشركة أو تغييرات السياسة باستخدام تعليمات بسيطة بلغة طبيعية، دون الحاجة إلى إتقان تعليمات معقدة أو تتبع السياق أولاً.

ونظرًا لأنه مدمج في مساحة العمل الخاصة بك، لا داعي لتثبيت ملحق آخر لمجرد التدقيق الإملائي أو تحسين أسلوب الكتابة. يتيح الذكاء الاصطناعي المدمج لجميع أفراد الفريق الكتابة بوضوح وثقة، في مكان العمل مباشرةً.

4. وحّد محادثاتك وإعلاناتك ومكالماتك وتحديثاتك في مكان واحد

هل تنتشر إعلاناتك ومحادثاتك الداخلية عبر التطبيقات والمنصات ومئات غرف الدردشة؟ قد يؤدي ذلك إلى صعوبة العثور على المعلومات ذات الصلة.

بدلاً من التنقل بين عدة تطبيقات، يمكن للموظفين التواصل والتعاون وإدارة العمل في مكان واحد، وهو ClickUp Chat، مما يضمن أن تؤدي المحادثات إلى اتخاذ إجراءات.

تعمل وكلاء الذكاء الاصطناعي التلقائي من ClickUp Brain مع ClickUp Chat لتحسين التواصل دون فقدان السياق. على سبيل المثال، يقوم ClickUp Brain بمسح سلاسل المحادثات الطويلة وإنشاء ملخصات موجزة، مما يساعد الموظفين على متابعة النقاط الرئيسية بسرعة.

يمكنه أيضًا اقتراح الردود وصقل الرسائل، مما يضمن الوضوح والاحترافية. أفضل ما في الأمر؟ يمكنك تحويل محادثات الدردشة إلى مهام، وتعيين مالكيها، وربط المستندات ذات الصلة، مما يقلل من المتابعة اليدوية.

كما أن ClickUp Chat يجعل المهام اليومية أقل تعقيدًا من خلال:

5. دمج المراسلة غير المتزامنة في استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك

تعد الرسائل المصورة غير المتزامنة طريقة رائعة لتوصيل التحديثات ومشاركة الإعلانات أو تقديم الملاحظات، خاصة عند العمل مع فرق موزعة على مناطق زمنية مختلفة. فهي تتيح للجميع متابعة آخر المستجدات في الوقت الذي يناسبهم، دون تفويت أي سياق مهم.

مع ClickUp Clips، يصبح التواصل غير المتزامن أكثر قوة. تقوم الأداة تلقائيًا بنسخ مقاطع الفيديو الخاصة بك، مما يجعلها قابلة للبحث باستخدام كلمات رئيسية أو لحظات محددة، حتى يتمكن زملاء الفريق من العثور بسرعة على الأجزاء الأكثر أهمية.

يتم أيضًا تنظيم المقاطع تلقائيًا في مركز مركزي، وتساعد الذكاء الاصطناعي في تسميتها وتصنيفها لسهولة استرجاعها. سواء كنت تبلغ عن خطأ أو تشارك تحديثًا، يمكنك ببساطة تسجيل مقطع فيديو قصير، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء مهمة منه.

إنها طريقة ذكية للحفاظ على تنظيم كل شيء وضمان سهولة الرجوع إلى رسائلك دون الحاجة إلى اجتماعات إضافية أو متابعة طويلة.

قامت سامانثا دينغيت، مديرة المشاريع الأولى في Diggs، بتنظيم اتصالاتهم باستخدام ClickUp:

قبل ClickUp، كانت الاجتماعات والمراسلات عبر البريد الإلكتروني تؤدي إلى فجوة كبيرة حيث كانت المهام تظل دون أن يراها أحد أو يهتم بها. ونتيجة لذلك، لم تكن المهام تتم مراجعتها في الوقت المحدد، ولم يكن أحد على علم بمسار التطور الإبداعي. الآن، يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية مواعيد إنجاز المهام بوضوح، والتواصل والتعاون فيما بينهم خلال المهام.

التحديات والاعتبارات عند تطبيق الذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية

يبدو أن الاتصالات الداخلية باستخدام الذكاء الاصطناعي ستحل جميع المشكلات المتعلقة بالاتصالات في مكان العمل. ومع ذلك، فإنها تنطوي على عدد من التحديات.

قبل تنفيذ هذه العمليات، انتبه إلى هذه العقبات وقم بتكييف الحلول:

1. خصوصية البيانات

حوالي 50٪ من الموظفين الأمريكيين قلقون بشأن عدم الدقة، و 40٪ قلقون بشأن انتهاك الملكية الفكرية عند تطبيق الذكاء الاصطناعي التوليدي في الاتصالات الداخلية.

لحل هذه المشكلة، يجب على المؤسسات:

2. مقاومة التبني

وفقًا للتقارير، يحتاج 70% من الموظفين إلى تحسين مهاراتهم لاستخدام الذكاء الاصطناعي في عمليات عملهم. وبطبيعة الحال، فإن هذه الفجوة تملأهم بالخوف على أمنهم الوظيفي والشكوك في موثوقيتهم وعدم الارتياح تجاه الأتمتة. لتسهيل عملية الانتقال، يمكن للشركات القيام بما يلي:

3. التكامل مع الأدوات الحالية

أحد أكبر أسباب الفوضى في الاتصال هو تشتت قنوات الاتصال عبر أدوات متعددة. لجمع كل المعلومات في مكان واحد، اختر منصة موحدة تتميز بقدرات تكامل غنية.

على سبيل المثال، تتوافق تكاملات ClickUp مع أكثر من 1000 أداة في مكان العمل.

لانتقال سلس:

الاتجاهات المستقبلية في الذكاء الاصطناعي والاتصالات الداخلية

مع استمرار تطور الذكاء الاصطناعي، سيتجاوز دوره في الاتصالات الداخلية حدود الأتمتة. توقع تحليلًا أكثر ذكاءً للمشاعر، ورسائل مخصصة للغاية، ورؤى تنبؤية، مما سيمكن الشركات من تعزيز المشاركة، ومعالجة المخاوف، وتقوية الروابط في مكان العمل بشكل لم يسبق له مثيل. إليك نظرة على مستقبل الاتصالات الداخلية بالذكاء الاصطناعي:

معالجة فائض المعلومات

أحد أكبر العقبات التي تم تحديدها هو الحجم الهائل للرسائل التي يتلقاها الموظفون. أشار ما لا يقل عن 43% من مسؤولي الاتصال الداخلي إلى أن الحمل الزائد من المعلومات يمثل أحد أكبر التحديات التي يواجهونها.

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي التوليدي من خلال:

على سبيل المثال، يمكن لذكاء اصطناعي لتحليل البيانات مسح صندوق الوارد الخاص بك والدردشة الداخلية، ثم إنشاء تقرير صباحي موجز يسلط الضوء على الرسائل العاجلة والاجتماعات القادمة والتحديثات المهمة المخصصة لدورك.

تجربة وسائل جديدة

وفقًا للتقرير، تتجه العديد من المؤسسات إلى وسائل أخرى غير البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات. وتظهر مقاطع الفيديو القصيرة والبودكاست التفاعلي وحتى تجارب الواقع المعزز/الواقع الافتراضي الغامرة كبدائل فعالة.

يمكن أن يلبي هذا التغيير تفضيلات الاتصال المتنوعة ويقلل من عبء المعلومات الزائدة، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز مشاركة الموظفين.

يصف 23% من الأشخاص الدور الحالي للذكاء الاصطناعي في الاتصالات الداخلية بأنه "محايد"، بينما يعترف 48% بأن أدوات الذكاء الاصطناعي جعلتهم أكثر إنتاجية. بغض النظر عن ذلك، يمكنك أن تتوقع من الذكاء الاصطناعي ما يلي:

حسّن تجربة موظفيك مع ClickUp

قد يؤدي التواصل المتشتت إلى شعور الموظفين بالضياع والانفصال. ولهذا السبب، فإن وجود هيكل واضح أمر أساسي، فهو يحافظ على تماسك الفرق، ويقلل من عبء المعلومات الزائد، ويعزز الإنتاجية.

يمكن لمنصة موحدة مثل ClickUp تغيير طريقة إدارة الاتصالات. حوّل محادثة سريعة إلى مهمة، أو قم بتدوين تسجيلات الشاشة تلقائيًا، أو لخص التحديثات الرئيسية باستخدام الذكاء الاصطناعي — كل ذلك في مكان واحد.

هل أنت مستعد لتبسيط الاتصالات الداخلية؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم!