New Reach Marketing: كيف ساعد ClickUp وكالتنا على التوسع لتصل إيراداتها السنوية المتكررة (ARR) إلى 800 ألف دولار

ليندسي روسي هي مديرة العمليات في New Reach Marketing. وهي متخصصة في بناء الأنظمة وتحسين العمليات للشركة. في أوقات فراغها، تستمتع ليندسي بتأليف الموسيقى والغناء وتدريس دروس الغناء وقضاء الوقت في الهواء الطلق.

عند بدء مشروع تجاري، من السهل إنشاء نظام مؤقت لإدارة مشاريعك دون التفكير في قابلية التوسع. ربما تستخدم أدوات مثل Google Sheets وتطبيقات الرسائل النصية، وقد أصبح نظامك الحالي غير كافٍ لمواكبة نمو أعمالك.

إذا كنت تعاني من عدم التنظيم وإهدار الوقت، فقد يكون استخدام أداة فعالة لإدارة المشاريع هو الحل المناسب لدعم نمو شركتك وقدرتها على التوسع.

بدأت New Reach Marketing كشركة صغيرة في عام 2020، وكانت تُدار في ذلك الوقت بالكامل عبر Google Sheets.

مع اكتساب شركتنا زخمًا واكتساب المزيد من العملاء، أدركنا أن النظام الذي كنا نستخدمه لن يكون قابلاً للتوسع أو سهل الإدارة.

لقد قمنا باختبار العديد من أدوات إدارة المشاريع (PM) على مدار ستة أشهر واخترنا ClickUp لكونه سهل الاستخدام، ويوفر الوقت، وقابل للتخصيص ليتناسب مع طبيعة أعمالنا الفريدة.

إليك كيف تبين أن التحول إلى منصة بديلة لإدارة المشاريع كان أحد أفضل القرارات التي اتخذناها كوكالة.

المشكلة: سير عمل غير منظم، وصعوبة في إدارة المشاريع، وسوء التواصل

تخيل أنك تصل إلى العمل فتُغمر على الفور برسائل نصية ورسائل عبر Slack وقائمة بالمهام المطلوب إنجازها دون أي وضوح أو ترتيب هرمي لأولوية المهام.

تقضي ساعة أو أكثر كل صباح في محاولة تنظيم أمورك، لكنك ما زلت لا تعرف كيف تبدأ يومك.

تفتح Google Drive لتجد جدول Google Sheet المناسب وتبحث في الرسائل للتأكد من عدم تفويت أي شيء.

تقوم بالتمرير عبر صفوف لا حصر لها من البيانات للعثور على ما تحتاجه — النظام يعمل، لكن بالكاد.

كان هذا هو الوضع الفعلي في New Reach Marketing قبل أن ننتقل إلى استخدام ClickUp.

أصبحت جداول البيانات لدينا أكثر صعوبة في الإدارة مع مرور الوقت. فقد وصل عدد الصفوف في جدول بيانات المحتوى وحده إلى 648 صفًا، وكان لدينا عدة علامات تبويب داخل جدول بيانات واحد لإدارة المشاريع المختلفة لجميع عملائنا! 😱

كان من شبه المستحيل تتبع الأمور، وكانت هناك ثغرات مستمرة في العمل.

لم تكن إدارة مشاريعنا مُحسّنة بما يتناسب مع النمو الذي كنا نتوقعه.

سأعرض عليكم بعض لقطات الشاشة من جداول Google Sheets القديمة لدينا، ثم سأعرض عليكم نظامنا الجديد حتى تتمكنوا من رؤية كيف كنا نعمل قبل استخدام ClickUp وبعده.

ولكن أولاً، إليك بعض المعلومات الأساسية عن طبيعة شركتنا وكيف تمكنا من تخصيص ClickUp ليتناسب مع أعمالنا.

ما نقوم به كوكالة: نظرة من الداخل على نظامنا القديم

ولكي نقدم لك نظرة من الداخل على الكيفية التي ساعدتنا بها ClickUp في الوصول إلى إيرادات سنوية متكررة تبلغ 800 ألف دولار، ستحتاج إلى فهم عام لما نقوم به كشركة.

تتخصص New Reach Marketing في تحسين محركات البحث (SEO) وتسويق المحتوى. لدينا العديد من العملاء الذين ينتمون إلى مجالات وأهداف مختلفة، ونقوم بإدارة ثلاثة أنواع مختلفة من العملاء، بما في ذلك عملاء بناء الروابط وعملاء المحتوى.

عندما يرغب أحد العملاء في تحسين ترتيبه العام على محركات البحث، فإنه يعهد إلينا بمهمة بناء الروابط. فيما يلي الحملات التسويقية السبع التي نختار من بينها عند صياغة خطة لعملائنا في مجال بناء الروابط:

تمر كل حملة بثلاث مراحل مختلفة بغض النظر عن نوع الحملة التي ننفذها.

أكثر حملاتنا شعبية هي نشر المقالات كضيف — وإليك ملخص سريع عن كيفية عمل نشر المقالات كضيف:

الخطوة 1: البحث عن عملاء محتملين

نبحث عن المواقع التي تحتوي على مدونات ذات صلة بالمجالات المستهدفة للعميل، ونحصل على عناوين بريدهم الإلكتروني.

الخطوة 2: التخصيص

نقوم بالاطلاع على مدونة العميل المحتمل، ونبحث عن شيء يعجبنا فيها، ثم نقوم بتخصيص نموذج البريد الإلكتروني. كما نترك تعليقًا على المدونة لتقوية العلاقة مع العميل المحتمل. وهذا يساعد في رفع معدل الاستجابة لأننا نرسل رسائل بريد إلكتروني غير مطلوبة.

الخطوة 3: التواصل

نرسل رسائل بريد إلكتروني إلى العملاء المحتملين، وعندما نتلقى ردًا، نرسل أفكارًا لمواضيع يمكن نشرها على مدونتهم. وبمجرد أن تختار الوسيلة الإعلامية موضوعًا ما، نرسل طلب المحتوى إلى محررنا ونضمّن روابط إلى موقع عميلنا ضمن تلك المقالات التي ننشرها كضيوف.

بالنسبة لعملائنا في مجال المحتوى، نقوم بإجراء أبحاث متعمقة حول الكلمات المفتاحية، وإنشاء رسومات مخصصة لتشجيع الروابط العضوية، وصياغة المقالات بحيث تتفوق في الترتيب على المقالات المنافسة التي تحتل مراكز متقدمة في نتائج البحث عن الكلمة المفتاحية التي نسعى إليها.

كنا نقوم بكل هذا في Google Sheets، ولم تكن هذه المهام تُدار كمشاريع منفصلة، لذا لم نتمكن من التوسع أو إدارة الأمور بسهولة.

ألقِ نظرة على جدول بيانات المحتوى القديم الخاص بنا ⬇️

يبدو الأمر مربكًا بعض الشيء، أليس كذلك؟ وهذه ليست حتى الصورة الكاملة لجميع المعلومات التي قمنا بتخزينها عبر Google Sheets.

كان من الصعب جدًا علينا معرفة عدد المقالات التي كنا نعمل عليها لصالح عملائنا، ومدة بقاء كل منها في كل مرحلة من مراحل العمل! كانت الأمور تضيع، وكان إعداد تقرير لعميل ما يستغرق وقتًا طويلاً.

إليك كيف قمنا بإدارة حالات الحملات النشطة لعملائنا. كما أننا قمنا بتخزين ملفات الحملات (جميع التفاصيل المتعلقة بكل حملة كنا نديرها) وورقة عمل العميل في هذا المكان ⬇️

وهذه لمحة شاملة عن عملائنا وأهدافهم ونسبة التقدم المحرز مقارنةً بما أنجزناه خلال الشهر. وهذا مخصص بشكل خاص لعملائنا في مجال بناء الروابط، حيث لم يكن لدينا حتى نظام تتبع للعملاء في الموقع قبل استخدام ClickUp.

كما ترى، كان لدينا نظام، لكنه بالتأكيد لم يكن قابلاً للتوسع. 😬

اختار مدير المشاريع الأول لدينا Asana كحل، لكنها لم تقترب حتى من حل المشكلة — بل زادت الأمور سوءًا.

كانت المشكلة الأولى هي أنهم حاولوا التخلي تدريجيًا عن Google Sheets والانتقال إلى Asana بدلاً من إجراء انتقال سلس. وقد تسبب ذلك في المزيد من المشكلات في التواصل لأن نفس المشاريع كانت تُدار في أماكن متعددة.

ونتيجة لذلك، كان فريقنا يضيع وقتًا أكثر مما كان عليه الحال عندما كنا نستخدم Google Sheets حصريًّا، وبصراحة لم يكن الموظفون يستخدمون المنصة كثيرًا.

كما كان من الصعب جدًّا على الفريق فهم سير العمل، ولم يكن النظام قابلاً للتخصيص بدرجة كافية لتلبية احتياجات وكالتنا. قضينا وقتًا طويلاً في محاولة فهم كيفية عمل Asana، والوقت هو المال، لذا أهدرنا الكثير من المال أيضًا.

لكن، هذه هي طبيعة الشركات الناشئة — الكثير من الصعوبات المصاحبة للنمو ومنحنيات التعلم.

الحل: الانتقال إلى منصة شاملة لإدارة المشاريع

في النهاية، كان لدى ClickUp كل ما نحتاجه للتوسع بسرعة. تمكنا من نقل النظام الذي كنا نستخدمه في Google Sheets إلى ClickUp، مما جعل عملية الانتقال أسهل بكثير على الفريق. لم نكن نغير العمليات، بل كنا نحسنها فحسب.

يتميز ClickUp بسهولة الاستخدام، ونظام هرمي مذهل، ويتيح التعاون بين أعضاء الفريق والتخصيص والأتمتة — وكان هذا كل ما كنا نبحث عنه.

تمكنا من نقل فريقنا بسلاسة إلى ClickUp في غضون ما يزيد قليلاً عن شهر. وهذا دليل على مدى سهولة استخدام ClickUp وبساطته، وعلى عدد الموارد التي يوفرها للمبتدئين. لذا، إذا كنت قلقًا بشأن إجراء هذا التغيير، فلا داعي للقلق. إذا استطعتُ أنا فعل ذلك، فأنت أيضًا تستطيع. 😊

كيف نستخدم ClickUp كوكالة: نظرة من الداخل على نظامنا الجديد

الآن بعد أن تعرفت على الطريقة القديمة، دعني أريك كيف نستخدم ClickUp كوكالة اليوم.

لنبدأ بمساحة المحتوى الخاصة بنا!

فيما يلي عرض للوحة (Board) يوضح حالة كل مقال نعمل عليه حاليًا. إذا قارنت ذلك بجدول البيانات القديم الخاص بنا، فستلاحظ أنه لم تكن هناك طريقة لمعرفة عدد المرات التي قمنا فيها بمتابعة المقالات أو تحديد عدد المقالات الموجودة في كل مرحلة. كما لم تكن لدينا مواعيد نهائية أو تنظيم حقيقي.

مكافأة: برامج وكالات التسويق

الآن بعد أن أصبحنا نستخدم ClickUp، يمكننا معرفة عدد المقالات التي يجري العمل عليها لصالح أحد العملاء من خلال تصفية العروض. بنقرة واحدة فقط، نحصل على لمحة شاملة عن حالة العمل. كما يمكننا متابعة مواعيد التسليم وإدارة فريقنا بسهولة أكبر.

لدينا الكثير من الحالات المخصصة، لكن هذا النهج يناسبنا لأننا نواجه العديد من السيناريوهات المتعلقة بمواقع ويب مختلفة. وقد قمنا بإعداد عملية أتمتة لكل حالة لتعكس تاريخ الاستحقاق الصحيح أثناء مرورها عبر مسار العمل، ونعمل على تحسين تدفق المحتوى لدينا بشكل أكبر مع توسع أعمالنا.

إليك نظرة من الداخل على كيفية إدارة المحتوى الخاص بموقعنا الإلكتروني في ClickUp ⬇️

إليك لمحة سريعة عن كيفية إدارة حملات العملاء باستخدام ClickUp ⬇️

تمر الحملات بهذه الحالات الثلاث مرارًا وتكرارًا حتى تنتهي، وهو ما يحدث عادةً فقط إذا اخترنا اتباع مسار مختلف أو إذا أنهى العميل العقد. من السهل جدًّا إدارة ذلك عبر ClickUp.

والآن، دعونا نلقي نظرة على قائمة عملائنا الجديدة والمحسّنة ⬇️

أليس هذا رائعًا؟ لدينا هنا كل ما نحتاج إلى معرفته عن عملائنا، وقد ربطنا الحملات النشطة بكل عميل. كما يمكننا بسهولة تغيير حالة العملاء بين الحالات المختلفة.

لقد قمنا بإعداد العديد من عمليات الأتمتة لتقليل المهام الإدارية. على سبيل المثال، عندما تزداد ساعات العمل المخصصة للعميل أسبوعيًا، يقوم ClickBot بكتابة تعليق يذكر فيه عضو الفريق المسؤول عن تخصيص الوقت لكل مشروع (البحث عن عملاء جدد، والتخصيص، والتواصل) ويُخطره بذلك.

قبل استخدام ClickUp، عندما كان أحد العملاء يرغب في تعليق العمل، كان يتم التواصل بشأن ذلك عبر Slack، وكان الأمر يسبب ارتباكًا كبيرًا في بعض الأحيان. أما الآن، فبمجرد نقرة واحدة، يصبح الفريق بأكمله على علم بحالة العميل.

لدينا أيضًا قائمة لكل نوع من أنواع العملاء التي ذكرتها سابقًا. ونخطط في نهاية المطاف للتوسع أكثر، ونحن على ثقة من قدرتنا على تحقيق ذلك بفضل الإمكانيات اللامحدودة التي يوفرها ClickUp.

أهم 5 مزايا مفضلة لـ ClickUp

1. سهولة الاستخدام

من أكثر ما نحبه في ClickUp هو سهولة استخدامه. فهو سهل الاستخدام للغاية وبديهي جدًا. إليك أربعة عوامل جعلت الانتقال إلى ClickUp سلسًا:

2. يوفر هيكلًا هرميًا واضحًا

نحن نستمتع حقًا بالهيكل الهرمي لـ ClickUp لأنه يسهل تنظيم الأمور. مع ClickUp، يمكنك:

يمكنك أيضًا تصفية العروض حسب المكلف بالمهمة، والعلامات، والحقول المخصصة، والمزيد!

فيما يلي مثال على كيفية استفادتنا من ميزة «التسلسل الهرمي» في ClickUp:

إليك نظرة عامة على «المساحات» المختلفة لدينا؛ إذا نقرت على «كل شيء»، فسترى حرفياً كل ما يحدث في ClickUp لشركتك. ومن هناك، يمكنك عرض «المساحات» الفردية الخاصة بك.

إذا نقرت على مساحة «المحتوى»، على سبيل المثال، فستتمكن من رؤية كل ما يحدث داخل تلك المساحة. لقد قمت بتنسيق الألوان، لذا إذا نظرت إلى كل المحتوى الخاص بنا في عرض «القائمة»، فسيتم تصنيفه حسب اللون.

إذا نقرت على مجلد «Guest Post Content»، فسترى كل ما يحتويه هذا المجلد.

بمجرد فتح المجلد، يمكنك عرض جميع قوائمك الموجودة داخل هذا المجلد. كما ترى، فإن محتوانا مقسم إلى مجلدين، ويحتوي كل منهما على قوائم تساعدنا في الحفاظ على التنظيم. يمكننا أيضًا معرفة عدد المهام الموجودة في كل قائمة. تمكنت من فهم التسلسل الهرمي لـ ClickUp بشكل جيد بعد إتمام دورة «مقدمة إلى ClickUp» في ClickUp University.

3. يدعم التعاون بين أعضاء الفريق

يشجع ClickUp التعاون بين أعضاء الفريق. نحن نحب القدرة على:

4. قابلية عالية للتخصيص

كان العثور على منصة توفر خيارات تخصيص متنوعة أمرًا بالغ الأهمية لأعمالنا. يتيح لك ClickUp تخصيص إعداداتك من خلال:

5. ميزات الأتمتة المفيدة

يتميز ClickUp بالعديد من ميزات الأتمتة التي يمكنك تطبيقها على أي مستوى — سواء كان مساحة أو مجلدًا أو قوائم. ميزات الأتمتة:

حل مشكلاتنا والتوسع باستخدام ClickUp

ساعدت ClickUp شركتنا على التوسع ومنحتنا القدرة على استيعاب المزيد من العملاء والمشاريع.

بفضل الانتقال إلى ClickUp، تمكنا من حل معظم المشكلات التي كنا نواجهها كشركة. وقد أتاح لنا ذلك المزيد من الفرص لتوسيع نطاق الأعمال ومواصلة النمو. قبل انتقالنا إلى ClickUp، كنا نقدم حزمة واحدة فقط لعملائنا، أما الآن فلدينا ثلاث حزم.

كما أتاح لنا ذلك القدرة على قبول عملاء جدد وتعيين موظفين جدد. لقد نظمنا الأمور وأصبح لدينا سجل يضم كل ما نعمل عليه لكل فرع من فروع الشركة في مكان واحد.

لذا، إذا كنت تشعر أن قصتنا تعكس واقعك أو كنت تخطط ببساطة لتوسيع نطاق أعمالك، فإننا نوصيك بشدة باستخدام ClickUp لتجميع جميع أعمالك في مكان واحد، والحفاظ على سير العمل منظمًا ومتسقًا وسهل الإدارة، مع التخلص من العقبات غير الضرورية الناتجة عن استخدام تطبيقات متعددة. 🙏