إدارة المشاريع بكفاءة هي أكثر من مجرد تتبع المهام - إنها تتعلق بضمان التعاون السلس والمساءلة الواضحة والتحسين المستمر.
على سبيل المثال، تخيل فريق برمجيات يعمل على مشاريع متعددة للعملاء. يقرر مدير المشروع تنفيذ لوحة كانبان لتنظيم المهام، وفجأة
✅ يقلل التتبع البصري للمهام من الارتباك ✅ يتم توزيع عبء العمل بالتساوي بين أعضاء الفريق ✅ يتم الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل أكثر اتساقًا
هل يبدو لك أن فريقك قد يستفيد منه؟
في هذا الدليل، سنوضح لك كيفية إعداد لوحة كانبان في Microsoft Teams وتعظيم الاستفادة منها لتحسين إدارة المهام والتعاون والكفاءة.
⏰ ملخص 60 ثانية
يمكنك إعداد لوحة كانبان في Microsoft Teams باستخدام Planner أو Azure DevOps لإدارة المهام بشكل مرئي (ولكن هذا له بعض القيود)
- أولاً، قم بإنشاء فريق في Microsoft Teams ودمج Azure DevOps
- أضف لوحة كانبان وقم بتكوين أعمدة مثل Backlog و In Progress و Done
- التحديات: التخصيص المحدود، وعدم وجود تقارير متقدمة، ومشكلات التكامل الخارجي
- انقر فوق كبديل: يوفر ClickUp لوحات غير محدودة وأتمتة وإعداد تقارير متقدمة
- وفِّر الوقت مع قوالب ClickUp لإعداد أسرع وسير عمل مبسَّط
ما هي لوحة كانبان؟
لوحة كانبان هي أداة مرئية ورشيقة لإدارة المهام وسير العمل. تساعد الفرق على البقاء منظمًا وتتبع التقدم المحرز.
وعادةً ما يتم تمثيل المهام على شكل بطاقات وتتحرك عبر أعمدة تحمل علامات "المهام التي يجب القيام بها" و"قيد التنفيذ" و"تم إنجازها". يضمن هذا النظام الشفافية، مما يجعل من السهل معرفة من يعمل على ماذا.
تحظى لوحات كانبان بشعبية خاصة مع فرق أجايل لأنها:
- تمنع الحمل الزائد للمهام المتعددة من خلال الحد من العمل الجاري
- تساعد على اكتشاف الاختناقات في وقت مبكر لتحسين الكفاءة
- التكيف بسهولة مع مهام سير العمل المختلفة عبر مختلف الصناعات
اقرأ أيضًا: الدليل الشامل لإدارة مشاريع مايكروسوفت تيمز
كيفية إنشاء لوحة كانبان في مايكروسوفت تيمز ## كيفية إنشاء لوحة كانبان في Microsoft Teams
إعداد لوحة كانبان في يمكن ل Microsoft Teams تغيير طريقة إدارة فريقك للمهام والتعاون في المشاريع.
هناك الكثير من الطرق لإنشاء واحدة داخل Teams مباشرةً. يمكنك الاختيار من بين الخيارات المجانية والمدفوعة، وأدوات Kanban من Microsoft، والوظائف الإضافية للجهات الخارجية التي تقدم ميزات مماثلة.
يحتوي النظام البيئي على أدوات مجانية مثل Microsoft Planner و Azure DevOps التي تساعد في إنشاء لوحة كانبان في Teams. نظرًا لأن لوحات Azure Boards يمكن أن تتكامل بسلاسة مع Microsoft Teams، فلنستكشفها لإنشاء لوحة كانبان.
🧠 حقيقة ممتعة: تأتي كلمة "كانبان" من الكلمة اليابانية التي تعني "إشارة بصرية" أو "بطاقة"، مما يعكس كيفية تمثيل البطاقات للمهام على اللوحة لتتبع التقدم المحرز!
1. افتح Microsoft Teams وأنشئ فريقاً جديداً
أولاً، قم بتسجيل الدخول إلى Microsoft Teams وقم إما بإنشاء فريق جديد أو اختر فريقًا موجودًا لإيواء لوحة كانبان الخاصة بك.
- انقر على أيقونة Teams على الشريط الجانبي الأيسر
- حدد انضمام أو إنشاء فريق في الأسفل
عبر فرق مايكروسوفت
- اختر إنشاء فريق واتبع التعليمات لتسمية فريقك. إضافة وصف وإضافة أعضاء
عبر فرق مايكروسوفت
- حدد نوع الفريق الذي سيكون عليه - خاص أو عام. يمكنك تحديد تسمية الحساسية لفريقك أيضًا
عبر مايكروسوفتفريقs أنت على ما يرام إذا كان لديك فريق تم إعداده بالفعل! ستكون منطقة الفريق الجديدة هذه هي المحور المركزي لإدارة المهام والتعاون في المشروع.
2. قم بإعداد مشروع Azure DevOps الخاص بك
في نفس الوقت، يجب عليك إعداد مشروع Azure DevOps الخاص بك لإنشاء لوحة كانبان الخاصة بك.
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب Azure DevOps الخاص بك
عبر أزور ديف أوبس
- انقر فوق مشروع جديد وأطلق عليه اسمًا ذا صلة بفريقك أو مشروعك
عبر أزور ديف أوبس
- اختر إعدادات الرؤية الخاصة بك (خاص أو عام) وانقر فوق إنشاء مشروع
3. قم بتكوين لوحة كانبان الخاصة بك
بمجرد أن يصبح مشروعك على Azure DevOps، حان الوقت لتهيئة لوحة كانبان الخاصة بك.
- انتقل إلى علامة التبويب اللوحات في القائمة اليمنى داخل مشروعك
- حدد كانبان للوصول إلى اللوحة الافتراضية
- قم بتخصيص أعمدة بطاقات كانبان الخاصة بك لتعكس سير عمل فريقك (على سبيل المثال، الأعمال المتراكمة و"قيد التقدم" و"تم")
عبر أزور ديف أوبس ستكون هذه اللوحة بمثابة تمثيل مرئي لمهامك وتقدمك.
4. إضافة موصل Azure DevOps إلى Microsoft Teams
والآن، دعنا ندمج لوحة كانبان في Microsoft Teams.
- في Microsoft Teams، انتقل إلى الفريق أو القناة التي تريد إضافة اللوحة فيها
- انقر فوق علامة التبويب "+" في أعلى القناة
- ابحث عن Azure DevOps في دليل التطبيقات وانقر فوق إضافة
- قم بمصادقة حساب Azure DevOps الخاص بك عن طريق كتابة "تسجيل الدخول إلى لوحات Azure"
عبر أزور ديف أوبس
- أخيرًا، قم بالاتصال بمشروعك عن طريق كتابة "رابط @Azure Boards" بالإضافة إلى عنوان URL لمشروعك لربط المشروع المحدد بقناة فريقك
بمجرد الإعداد، يمكن لفريقك التفاعل مع اللوحة مباشرةً داخل MS Teams.
5. إضافة عناصر العمل وتعيينها
يمكنك الآن إضافة عناصر العمل بسهولة من Microsoft Teams إلى أداة كانبان الخاصة بك باتباع الخطوات التالية:
- انقر فوق الزر + عنصر عمل جديد لإنشاء مهام أو أخطاء أو قصص مستخدمين
- قم بتعيين هذه المهام لأعضاء الفريق، وحدد المواعيد النهائية، وأضف التفاصيل ذات الصلة
عبر أزور ديف أوبس
- سحب المهام وإفلاتها بين الأعمدة أثناء تقدمها
تضمن هذه الخطوات تتبع كل مهمة محددة وإدارتها بفعالية.
6. تتبع التقدم المحرز والتعاون
مع إعداد اللوحة الآن، يمكنك مراقبة تقدم فريقك والتعاون مباشرةً داخل MS Teams.
- استخدم علامة تبويب اللوحات في Teams لعرض الحالة الحالية لمهامك وإجراء التعديلات حسب الحاجة
- إعداد الإشعارات لتحديثات المهام من خلال تكوين روبوت Azure DevOps في Teams
- إضافة تعليقات أو مرفقات إلى المهام الفردية لمزيد من التعاون التفصيلي
الآن، تم إعداد لوحة كانبان الخاصة بك وتعمل بكامل طاقتها. يمكنك أيضًا زيادة إمكاناته إلى أقصى حد من خلال دمج أدوات أخرى من نظام Microsoft البيئي، مثل SharePoint و Power Automate.
الميزات المتقدمة غير متوفرة في الخطة المجانية، ولكن لا يزال بإمكانك استخدام بعض الأدوات المتقدمة الأساسية لتحسين سير عملك باستمرار.
👀 هل تعلم: بينما نشأ كانبان كنظام تصنيع في شركة تويوتا, ديفيد ج. أندرسون قام بتكييف مبادئه للعمل المعرفي، لا سيما في تطوير البرمجيات وعمليات تكنولوجيا المعلومات.
قيود استخدام فرق مايكروسوفت
على الرغم من أن Microsoft Teams يقدم وظيفة كانبان الأساسية، إلا أن له بعض العيوب:
- محدودية التخصيص: توفر Teams مرونة محدودة عندما يتعلق الأمر بتخصيص التخطيطات وسير العمل لتناسب الاحتياجات الخاصة مقارنةً بأدوات كانبان المخصصة
- الافتقار إلى عمليات التكامل المتقدمة: قد يكون تكامل Microsoft Teams مع أدوات خارجية لتحسين وظائف كانبان أمرًا صعبًا ومحدودًا
- عدم تتبع الوقت: على عكس معظم أدوات كانبان الأخرى، لا تقدم Microsoft Teams أدوات مدمجة لتتبع الوقت، مما يجعل من الصعب قياس مقدار الوقت المستغرق في المهام
- تبعيات التكامل: تتطلب بعض عمليات التكامل، مثل Azure Boards، وجود مؤسسة Azure DevOps مرتبطة بها. قد لا يكون هذا مثاليًا للفرق التي لا تستخدم أدوات DevOps بالفعل
- لا توجد إدارة تبعية: لا تدعم لوحات كانبان في Teams تبعيات المهام. هذا يعني أنه لا يمكنك بسهولة ربط المهام التي تحتاج إلى إكمالها بترتيب معين، وهو ما قد يكون حاسمًا في المشاريع المعقدة
اقرأ أيضًا: منهجية سكرومبان: كيفية التنفيذ مع أمثلة ونماذج
إنشاء لوحة كانبان باستخدام ClickUp
هل هذه القيود المفروضة على إنشاء لوحات كانبان على مايكروسوفت تيمز هي عوائق لإنشاء لوحات كانبان على مايكروسوفت تيمز؟ سيسعدك أن تعرف أن هناك حلاً يعالج هذه العوائق بشكل مباشر: ClickUp .
إنه تطبيق كل شيء للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة - كل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أذكى وأسرع.
التطبيق عرض لوحة ClickUp يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام، مما يجعل لوحات كانبان سهلة الاستخدام لجميع أعضاء فريقك. كما أنها متعددة الاستخدامات ويمكن أن تتكيف مع تعقيدات مشروعك، مهما كان حجمه كبيرًا أو صغيرًا.
إليك كيفية إعداد لوحة كانبان في ClickUp:
قم بإعداد مساحة العمل الخاصة بك في ClickUp
ابدأ بإنشاء مساحة عمل مخصصة لاحتياجات فريقك.
- قم بتسجيل الدخول إلى ClickUp أو قم بالتسجيل للحصول على حساب مجاني
- قم بإنشاء مساحة جديدة بالنقر على زر + مساحة جديدة، وقم بتسميتها لتعكس مشروعك أو فريقك
- أضف أعضاء الفريق إلى مساحة العمل من أجل تعاون سلس
على عكس Microsoft Teams، لا يوجد حد لعدد اللوحات أو المساحات التي يمكنك إنشاؤها، مما يجعلها مثالية لتوسيع نطاق المشاريع.
اختر قالب كانبان
تخطى متاعب إنشاء لوحة كانبان من الصفر من خلال نشر أحد قوالب ClickUp الجاهزة للاستخدام.
- اخترقالب كانبان من مركز القوالب
- اخترقالب لوحة كانبان ClickUp Kanban Board. يعمل على تبسيط إدارة المشروع من خلال مهام سير العمل المخصصة، وتبعيات المهام، وتسميات الأولويات، وأدوات التشغيل الآلي لتبسيط المهام
قالب لوحة كانبان ClickUp Kanban Board
- يمكنك أيضًا استكشافنموذج ClickUp Agile لإدارة المشاريع الرشيقة. يعمل على تبسيط سير العمل الرشيق مع لوحات قابلة للتخصيص وأدوات تخطيط العدو السريع وتبعيات المهام
قالب ClickUp Agile لإدارة المشاريع الرشيقة
- انقر فوق استخدام القالب لاستيراد أي قالب مباشرة إلى مساحة العمل الخاصة بك
تقضي هذه القوالب على وقت الإعداد وتأتي مهيأة مسبقًا بالأعمدة وبطاقات المهام وسير العمل.
📮 انقر فوق نظرة ثاقبة: 92% من العاملين في مجال المعرفة يخاطرون بفقدان القرارات المهمة المبعثرة عبر الدردشة والبريد الإلكتروني وجداول البيانات. فبدون نظام موحد لالتقاط القرارات وتتبعها، تضيع رؤى الأعمال الهامة في الضوضاء الرقمية.
مع إدارة المهام في ClickUp القدرات والعروض، لا داعي للقلق بشأن هذا الأمر. أنشئ المهام من الدردشة وتعليقات المهام والمستندات ورسائل البريد الإلكتروني بنقرة واحدة! اعرضها كلها في لوحات معلومات قابلة للتخصيص.
قم بتخصيص لوحة كانبان الخاصة بك
- أضف أعمدة لتعكس مراحل سير عملك، مثل الأعمال المتراكمة وقيد التنفيذ والمكتملة
قم بتخصيص كل تفاصيل لوحة كانبان الخاصة بك باستخدام ClickUp
- إنشاء بطاقات كانبان للمهام وتعيين مستويات الأولوية والعلامات والمواعيد النهائية لها
باستخدام ClickUp، يمكنك التحكم الكامل في مظهر اللوحة الخاصة بك، مع خيارات لتخصيص حقول المهام وحتى دمج الأدوات الخارجية - وهي كلها أمور تعاني منها Microsoft Teams.
تعيين المهام وأتمتة المهام
قم بتعيين المهام لأعضاء فريقك ببضع نقرات فقط.
- افتح أي بطاقة مهام واستخدم حقل "المُعيَّن" لتعيين المسؤولية.
- قم بأتمتة المهام المتكررة والإشعارات باستخدامانقر فوق التشغيل التلقائيمما يوفر عليك الوقت والجهد
نظّم بياناتك بشكل مجمّع باستخدام أتمتة ClickUp Automations
على عكس Teams، يوفر ClickUp خيارات أتمتة قوية لتقليل العمل اليدوي.
التعاون ومراقبة التقدم المحرز
التواصل والتتبع سهلان في ClickUp.
- أضف التعليقات والمرفقات وقوائم المراجعة إلى بطاقات المهام الفردية للاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد
حافظ على توافق فريقك من خلال مراقبة التقدم المحرز باستخدام ClickUp
- استخدم طرق العرض المضمنة مثلعرض المجلس وعرض القائمة لمراقبة تقدم الفريق
- يمكنك الوصول إلى التحديثات في الوقت الفعلي من خلال تدفق النشاط في ClickUp، مما يضمن لك عدم تفويت أي تحديثات مهمة
قل وداعًا لقيود الإشعارات - يضمن لك ClickUp أن تكون دائمًا على اطلاع دائم.
التقارير والرؤى المتقدمة
يمكن أن تساعدك ميزات ClickUp المتقدمة في تتبع تقدم فريقك.
- إنشاء تقارير لتحليل معدلات إنجاز المهام والمواعيد النهائية واتجاهات الإنتاجية
- استخدم لوحات المعلومات لتصور مقاييس كانبان الرئيسية وتحديد الاختناقات في سير عملك
باستخدام هذه الأدوات، يمكنك أن تشهد تحسناً مستمراً في كفاءة فرقك وسير العمل.
💡 نصيحة احترافية: استخدم حدود العمل قيد التقدم (WIP) في ClickUp لتحديد عدد المهام في أعمدة محددة. سيساعد ذلك في منع فريقك من تعدد المهام أكثر من اللازم والتركيز أكثر على إكمال المهام الحالية قبل البدء في مهام جديدة.
لماذا نستخدم ClickUp لإنشاء لوحات كانبان
ClickUp هو تطبيق كل شيء يعالج القيود الشائعة التي يواجهها المستخدمون مع Microsoft Teams:
- لا توجد قيود على القنوات أو المهام أو عمليات التكامل
- دعم كامل لعلامات البيانات الوصفية وتصنيف المهام
- أتمتة قوية وأدوات تعاون في الوقت الفعلي
- مكتبة من القوالب لتسريع عملية الإعداد الخاصة بك
واجهة _ClickUp أكثر دقة بكثير من واجهة Trello. من العرض المرئي العام إلى مستوى التحكم الذي يتمتع به المستخدم على الواجهة... إنها أكثر بكثير من لوحة كانبان، ولكن حتى طريقة عرض كانبان أكثر نظافة
مات برانت، مصمم جرافيك، العنصر الإبداعي
اقرأ أيضًا: سكروم مقابل كانبان: كشف النقاب عن استراتيجية رشيقة متفوقة
قم بإعداد لوحات كانبان الخاصة بك باستخدام ClickUp
A لوحة كانبان يجب أن تقوم بأكثر من مجرد تنظيم المهام - يجب أن تعمل على تبسيط العمل وإزالة الاختناقات وزيادة الكفاءة. بينما يوفر Microsoft Teams إعدادًا أساسيًا، إلا أن قيود الأتمتة وإعداد التقارير والتخصيص الخاصة به يمكن أن تبطئ فريقك. يعد ClickUp بديلاً ممتازًا للوحات كانبان في Microsoft Teams وينقلها إلى المستوى التالي مع:
✔ أتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لسير عمل أكثر سلاسة
✔ لوحات قابلة للتخصيص تتكيف مع أي مشروع
✔ رؤى في الوقت الفعلي لتتبع التقدم المحرز دون عناء
لماذا تقبل بأقل من ذلك؟ جرّب ClickUp مجاناً وقم ببناء نظام كانبان أكثر ذكاءً وفعالية اليوم.