Các công cụ miễn phí có vẻ như là một lựa chọn tốt. Cũng như các kế hoạch với giá $5 hoặc $10 cho mỗi người dùng khi bạn đang cố gắng duy trì sự gọn nhẹ và tối ưu hóa chi phí.
Hầu hết các nhóm nhỏ không chọn "rẻ" vì thiếu cẩn trọng. Bạn cảm thấy mình đang hành động có trách nhiệm. Bạn đang tránh tình trạng phình to bằng cách chỉ mua những gì cần thiết, khi cần thiết.
Vấn đề là những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Một công cụ không thể hoàn thành việc cần làm, nên bạn thêm một công cụ khác. Rồi thêm một công cụ thứ ba để lấp đầy khoảng trống. Không có công cụ nào trong số chúng tương tác tốt với nhau, nên nhóm của bạn bắt đầu sao chép, dán, xuất dữ liệu, nhập lại và kiểm tra lại. Ai đó trở thành người chịu trách nhiệm không chính thức về việc "giữ mọi thứ đồng bộ".
Công việc vẫn được hoàn thành, nhưng nó mất nhiều thời gian hơn, tốn nhiều năng lượng hơn và gặp sự cố thường xuyên hơn so với mức cần thiết. Đó chính là nơi tiền bạc thực sự bị rò rỉ.
⚠️ Và đó chính là sai lầm trị giá $50K: không phải việc đầu tư vào một công cụ đắt đỏ, mà là tối ưu hóa dựa trên giá niêm yết thay vì tổng chi phí sở hữu (TCO).
Qua bài viết này, chúng tôi mong muốn giúp bạn tránh những chi phí ẩn mà phần mềm giá rẻ có thể đang âm thầm tích tụ cho công ty của bạn.
Những chi phí ẩn của các công cụ kinh doanh "giá rẻ"
Chúng tôi đã thấy tại sao sức hấp dẫn của một công cụ “miễn phí” hoặc tiết kiệm chi phí lại mạnh mẽ đến vậy, đặc biệt khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, những công cụ này thường yêu cầu thanh toán bằng các loại tiền tệ khác ngoài đô la, tạo ra những chi phí ẩn âm thầm làm cạn kiệt nguồn lực của bạn. 🛠️
- Thời gian của bạn: Các công cụ giá rẻ hiếm khi tích hợp mượt mà với hệ thống công nghệ hiện có của bạn. Bạn trở thành "API người dùng", phải tự tay di chuyển dữ liệu, khắc phục vấn đề đồng bộ hóa và xây dựng lại quy trình làm việc khi một bản cập nhật gây ra vấn đề. Về cơ bản, bạn đang tự trả cho mình một khoản lương vô hình để trở thành bộ phận IT.
- Các giải pháp tạm thời: Khi tính năng của một công cụ bị giới hạn, bạn sẽ phải tạo ra các giải pháp tạm thời phức tạp. Bảng tính trở thành cơ sở dữ liệu, và các chủ đề trò chuyện trở thành công cụ theo dõi dự án. Mỗi giải pháp tạm thời đều thêm một lớp ma sát và sự mong manh vào hoạt động của bạn.
- Các silo dữ liệu: Khi thông tin được lưu trữ ở sáu vị trí khác nhau, tạo ra các silo dữ liệu, thì thông tin đó không chính xác ở bất kỳ vị trí nào. Điều này dẫn đến "Context Sprawl" – khi các nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin cần thiết để hoàn thành việc cần làm.
- Mất năng suất: Chi phí tinh thần do việc chuyển đổi giữa các ứng dụng là rất lớn. Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, ngay cả những khoảng thời gian ngắn bị gián đoạn do chuyển đổi giữa các công việc cũng có thể khiến một người mất tới 40% thời gian làm việc hiệu quả. Bạn không muốn nhân lên con số đó cho toàn bộ nhóm của mình, mỗi ngày.
- Chi phí cơ hội : Mỗi giờ dành cho việc quản lý sự hỗn loạn của các công cụ là một giờ không dành cho việc phát triển sản phẩm, trò chuyện với khách hàng hoặc phát triển kinh doanh. Những công cụ này khiến bạn bị mắc kẹt trong chế độ bảo trì thay vì chế độ phát triển.
Việc cần làm là tính toán nhanh chóng.
📌 Giả sử bạn là một nhóm 10 người. Nếu mỗi người mất chỉ 5 giờ mỗi tuần do xung đột công cụ và phối hợp thủ công, đó là 50 giờ bị mất. Trong một năm, đó là ~2.500 giờ năng suất bị mất. Ngay cả với chi phí trung bình thận trọng, bạn đang đối mặt với hàng chục nghìn đô la năng suất bị mất, mà không có một khoản chi tiêu "xấu" nào để chỉ ra.
Tại sao công cụ "giá rẻ" đó lại đang làm cạn kiệt ngân sách của bạn?
Bạn xem bảng sao kê thẻ tín dụng và thấy hàng chục gói đăng ký nhỏ lẻ, mỗi gói không đáng kể. Nhưng hiện tượng "tăng dần số lượng gói đăng ký" này chính là triệu chứng điển hình của một bộ công cụ phân mảnh.
Khi bạn tiếp tục thêm các công cụ miễn phí dường như "bổ sung" cho nhau, sớm muộn gì bạn cũng sẽ phải trả tiền cho các tính năng trùng lặp trên nhiều nền tảng. Điểm tồi tệ nhất? Không có công cụ nào trong số đó có thể làm được tất cả những việc cần làm.
“Sự tiết kiệm” là một cái bẫy: Những gì bạn tiết kiệm được từ phí đăng ký, bạn sẽ phải trả lại bằng những cách khác. Chuyển đổi ngữ cảnh, làm lại công việc và bỏ lỡ cơ hội.
Hệ số nhân chi phí lao động
Một công cụ "miễn phí" đòi hỏi nỗ lực thủ công để duy trì tính hữu ích thực chất không phải là miễn phí. Nó chỉ đơn giản là chuyển chi phí sang nhóm của bạn.
Hai giờ mỗi tuần dành cho việc sao chép, dán, cập nhật trạng thái hoặc đối chiếu dữ liệu có thể không đáng kể. Nhưng đó là thời gian mà nhóm của bạn có thể dành cho công việc có giá trị cao. Bạn đang trả tiền thật cho công việc mà phần mềm nên làm thay cho bạn.
👉🏼 Đây là yếu tố nhân lên chi phí lao động đang hoạt động: mỗi giới hạn trong công cụ đều tạo ra một giải pháp thay thế do con người thực hiện. Và con người rất tốn kém, đặc biệt khi họ phải làm những công việc có giá trị thấp thay vì công việc mà bạn đã thuê họ để làm.
Chi phí do lỗi và làm lại
Nhóm marketing sử dụng một công cụ cho các chiến dịch, nhóm bán hàng sử dụng một công cụ khác cho hệ thống CRM, và bộ phận vận hành sử dụng một công cụ thứ ba cho việc thực hiện đơn hàng. Một yêu cầu từ khách hàng buộc nhân viên phải truy cập vào cả ba hệ thống, ghép nối thông tin một cách thủ công.
Khi thông tin được lưu trữ trong các hệ thống khác nhau, khoảng trống sẽ xuất hiện. Ai đó cập nhật trạng thái ở một nơi nhưng quên cập nhật ở nơi khác. Một tài liệu thay đổi, nhưng liên kết không được cập nhật. Hạn chót thay đổi, nhưng không phải ở mọi nơi.
Những lỗ hổng đó dẫn đến lỗi. Lỗi dẫn đến việc làm lại. Việc làm lại dẫn đến việc trễ hạn, sự bực bội nội bộ và đôi khi là khách hàng không hài lòng.
Không có mục chi phí nào trong số này được liệt kê rõ ràng. Nhưng bạn cảm nhận được nó đang ảnh hưởng đến kinh doanh của mình, từ từ nhưng chắc chắn.
Phần mềm "giá rẻ" thực sự tốn kém như thế nào
Khi bạn nhìn tổng thể, mô hình trở nên rõ ràng:
| Những gì bạn thấy | Điều bạn thực sự đang trả tiền |
|---|---|
| $5/tháng | Số giờ mỗi tuần dành cho việc quản lý tích hợp |
| Gói miễn phí có giới hạn | Các giải pháp thủ công cho các tính năng thiếu sót |
| Giá theo người dùng thấp | Thời gian đào tạo cho mỗi nhân viên mới |
| Tiện ích bổ sung lưu trữ | Lỗi do dữ liệu không đồng bộ |
| Một công cụ "nhỏ" khác | Nhiều lần chuyển đổi ngữ cảnh hơn, nhiều công việc làm lại hơn |
Đó là lý do tại sao công cụ rẻ nhất trên giấy tờ thường trở thành công cụ đắt nhất trong thực tế.
📮ClickUp Insight: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15 công cụ trở lên cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm hoạt động hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 nền tảng hoặc ít hơn. Nhưng còn việc sử dụng một nền tảng duy nhất thì sao?
Với tư cách là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tích hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Bẫy mở rộng công cụ mà các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ thường rơi vào
“Chúng ta chỉ cần một công cụ nhanh gọn cho việc này.”
Đây là cách mà sự lan tràn công cụ bắt đầu.
Đó là điều xảy ra khi bạn giải quyết vấn đề từng công cụ một thay vì lùi lại và xem xét cách công việc thực sự diễn ra trong kinh doanh của bạn. Mỗi ứng dụng mới giải quyết một vấn đề… và âm thầm tạo ra hai vấn đề khác.
Một lần đăng nhập nữa. Một nơi mới để lưu trữ thông tin. Một hệ thống không hoàn toàn tương thích với các hệ thống khác.
👀 Bạn có biết? 75% các nhà quyết định công nghệ thông tin hiện nay báo cáo tình trạng mở rộng công nghệ từ trung bình đến nghiêm trọng.
Cuối cùng, bộ công cụ công nghệ của bạn sẽ trở thành một mê cung mà chỉ một hoặc hai người trong nhóm thực sự hiểu rõ. Họ trở thành nút thắt cổ chai cho mọi câu hỏi, làm chậm tiến độ của tất cả mọi người. Sự hỗn loạn này thể hiện qua ba cách rõ rệt.
Ba loại sự mở rộng không kiểm soát đang làm chậm tiến độ của bạn
- Sự phân tán công việc : Các công việc, dự án và quy trình làm việc của bạn được phân tán trên quá nhiều nền tảng đến mức không ai có chế độ xem rõ ràng về những gì thực sự đang diễn ra.
Khi hợp tác bị gián đoạn, chi phí sẽ tăng lên nhanh chóng. Trung bình, các công ty mất khoảng $2,5 triệu mỗi năm cho mỗi 1.000 nhân viên do sự sụt giảm năng suất gây ra bởi các phương thức làm việc kém hiệu quả. Nhìn rộng ra lực lượng lao động toàn cầu – khoảng 1 tỷ nhân viên trí thức – và chi phí của sự lan rộng trong công việc tăng lên khoảng $2,5 nghìn tỷ mỗi năm.
- Sự lan rộng của bối cảnh: Thông tin về công việc—các cuộc hội thoại, quyết định và tệp tin—được lưu trữ trong các công cụ khác nhau, buộc nhóm của bạn phải trở thành thám tử chỉ để ghép nối lại toàn bộ câu chuyện.
- Sự bùng nổ không kiểm soát của AI: Sự phát triển không có kế hoạch của các công cụ và nền tảng AI mà không có sự giám sát hoặc chiến lược. Bạn áp dụng các khả năng AI khác nhau cho các hàm khác nhau—một cho viết lách, một cho tóm tắt, một cho mã hóa—nhưng không có kết nối giữa chúng. Mỗi công cụ AI chỉ sử dụng một phần nhỏ kiến thức của công ty, giới hạn giá trị của nó.
🎥 Xem video này để tìm hiểu thêm về AI Sprawl:
Bạn đã rơi vào bẫy chưa? Dưới đây là những dấu hiệu cảnh báo cho thấy việc sử dụng quá nhiều công cụ đã len lỏi vào hệ thống của bạn. 👀
- Các thành viên mới trong nhóm mất hàng tuần để làm quen với cách chúng ta làm việc ở đây.
- Bạn tổ chức các cuộc họp định kỳ chỉ để đồng bộ hóa thông tin giữa các công cụ.
- Công việc của ai đó đã âm thầm trở thành “cập nhật hệ thống”.
- Bạn đã nói "để tôi kiểm tra công cụ khác" hơn một lần trong ngày hôm nay.
Tại sao các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lại là những người đầu tiên cảm nhận được tác động tiêu cực của việc sử dụng quá nhiều công cụ?
Các công ty lớn có thể huy động nhóm IT và các tích hợp tùy chỉnh để giải quyết vấn đề.
Các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ không có được sự sang trọng đó.
Bạn đang di chuyển nhanh với ít tài nguyên, vì vậy bạn chọn giải pháp dễ tiếp cận nhất. Điều này dễ hiểu khi bạn ưu tiên tốc độ hơn sự hoàn hảo.
Việc áp dụng các công cụ tạm thời có thể cảm thấy như là lựa chọn duy nhất. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, tâm lý "chúng ta sẽ khắc phục sau" sẽ tích tụ cho đến khi vấn đề trở nên quá lớn để có thể phớt lờ.
Nơi các doanh nghiệp nhỏ gặp phải "bức tường năng suất"
Mỗi doanh nghiệp kinh doanh đều sẽ gặp phải một thời điểm:
- Các công cụ đã giúp bạn khởi đầu giờ đây không còn phát huy hiệu quả như trước.
- Các dự án thường kéo dài hơn dự kiến, nhưng không ai có thể giải thích tại sao.
- Nhóm của bạn luôn bận rộn, nhưng kết quả không tương xứng với nỗ lực.
Các câu hỏi đơn giản như “Trạng thái của chiến dịch quý 3 là gì?” đòi hỏi phải kiểm tra bảng tính, chuỗi trò chuyện và bảng dự án cùng một lúc.
Đây là bức tường năng suất.
Khi "đủ tốt" không còn đủ tốt
Cái gì hoạt động tốt cho một nhóm 3 người sẽ hoàn toàn sụp đổ khi lên đến 10 người. Công cụ theo dõi dự án đơn giản vốn phù hợp cho các công việc cơ bản sẽ thất bại thảm hại khi dự án liên quan đến nhiều bộ phận, các mối quan hệ phụ thuộc phức tạp và các bên liên quan bên ngoài.
Chi phí của việc chậm trễ trong việc nâng cấp là nợ vận hành và kỹ thuật. Càng chờ lâu, việc di chuyển càng trở nên khó khăn. Thói quen của nhóm sẽ bị cố định xung quanh các quy trình làm việc lỗi thời, và bạn bắt đầu mất lợi thế so với các đối thủ đã đầu tư vào hệ thống có khả năng mở rộng từ sớm.
📮 ClickUp Insight: Theo khảo sát của chúng tôi, gần 88% nhà lãnh đạo vẫn phụ thuộc vào các cuộc kiểm tra thủ công, bảng điều khiển hoặc cuộc họp để cập nhật thông tin.
Chi phí là gì? Thời gian bị lãng phí, việc chuyển đổi ngữ cảnh và thường là thông tin lỗi thời. Càng nhiều năng lượng bạn dành để theo dõi các bản cập nhật, bạn càng ít có thời gian để hành động dựa trên chúng.
Các Trợ lý Tự động của ClickUp, có sẵn trong Danh sách công việc và Trò chuyện, hiển thị ngay lập tức các thay đổi trạng thái và các chủ đề thảo luận quan trọng. Chúc mừng bạn không bao giờ phải yêu cầu nhóm của mình gửi "cập nhật nhanh". 👀
💫 Kết quả thực tế: Pigment đã cải thiện hiệu quả giao tiếp của nhóm lên 20% nhờ ClickUp — giúp các nhóm kết nối và đồng bộ tốt hơn.
Làm thế nào để biết đã đến lúc đầu tư thông minh hơn?
Nếu bạn không chắc liệu mình đã gặp phải rào cản, hãy tự hỏi mình:
- Bạn có đang dành quá nhiều thời gian để quản lý các công cụ thay vì tận hưởng lợi ích từ chúng không?
- Việc cần làm hiện nay là có thêm giải pháp tạm thời khác không cho các giải pháp tạm thời của bạn?
- Cơ hội phát triển có bị giới hạn bởi sự phối hợp, chứ không phải nhu cầu?
- Ngày nay, từ "scrappy" có khiến bạn cảm thấy hỗn loạn hơn là sáng tạo?
Nếu bạn đang gật đầu đồng ý, đó chính là dấu hiệu cho bạn.
Bức tường năng suất là một điểm chuyển đổi. Và việc nhận ra nó sớm chính là yếu tố biến một cuộc đại tu khẩn cấp thành một bản nâng cấp có kế hoạch và chiến lược. ↗️
Những việc đội ngũ thông minh làm khác biệt
Các nhóm vượt qua rào cản năng suất làm việc theo cách khác biệt.
Tại một thời điểm nào đó, họ ngừng thêm công cụ để vá các vấn đề và bắt đầu đặt câu hỏi về chính hệ thống. Thay vì hỏi, “Ứng dụng rẻ nhất nào có thể giải quyết vấn đề này?”, họ đặt câu hỏi tốt hơn: “Tại sao vấn đề này lại cần thêm một công cụ nữa?”
Bài học nghịch lý mà các nhóm hiệu quả cao học được rất đơn giản: chi tiêu nhiều hơn cho ít công cụ thường rẻ hơn.
Từ tích lũy đến hợp nhất
Các nhóm thông minh từ bỏ chu kỳ tích lũy các ứng dụng chuyên dụng và chuyển sang việc hợp nhất công cụ.
Và họ làm việc này như thế nào? Họ tìm kiếm một công cụ 10-in-one có thể thay thế hệ thống phân mảnh của họ. Dự án, tài liệu, giao tiếp, quy trình làm việc và giờ là AI – không còn phân tán trên các tab, mà được kết nối một cách có chủ đích. ✨
Việc hợp nhất này thực hiện một số việc quan trọng cùng lúc:
- Nó loại bỏ gánh nặng tích hợp vì các thành phần đã có thể tương tác với nhau.
- Nó cung cấp cho các nhóm một nơi duy nhất để tra cứu và một hệ thống duy nhất để học hỏi.
- Nó tạo ra một nguồn thông tin chia sẻ thay vì một mạng lưới các bản sao "gần như cập nhật".
Làm thế nào một công cụ có thể thay thế mười công cụ?
Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì. Làm sao một công cụ có thể thay thế mười công cụ?
Hãy giới thiệu cho bạn một công cụ có thể thực hiện việc cần làm đó: ClickUp!
ClickUp tích hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm vào một nền tảng duy nhất với Converged AI Workspace — cùng với trí tuệ nhân tạo bối cảnh. Thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ để lập kế hoạch, thảo luận, ghi chép và báo cáo công việc, mọi thứ đều được tập trung trong một không gian kết nối duy nhất.
Cách hợp nhất công cụ với ClickUp loại bỏ các chi phí ẩn của phần mềm giá rẻ
Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng ClickUp để giảm thiểu những hậu quả không mong muốn khi sử dụng một loạt ứng dụng không đồng bộ cho tổ chức của mình:
Giảm thiểu thời gian lãng phí cho công việc lặt vặt
Muốn lấy lại hàng giờ mỗi tuần? Hãy để ClickUp tự động hóa xử lý các bước lặp lại mà các công cụ giá rẻ để lại: phân công công việc, cập nhật trạng thái và kích hoạt thông báo, để nhóm của bạn không phải làm cầu nối giữa các hệ thống.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bước tiếp theo với ClickUp Super Agents.
Thay vì tự động hóa chỉ một bước, Super Agents có thể theo dõi công việc trên toàn bộ không gian làm việc của bạn, phát hiện vấn đề sớm và thực hiện hành động thay cho bạn. Họ có thể đánh dấu các dự án bị đình trệ, tóm tắt các thay đổi hoặc nhắc nhở đúng người khi có vấn đề phát sinh.
Đó là sự khác biệt giữa tự động hóa các công việc và tự động hóa kết quả.
Tìm hiểu cách Super Agents hoạt động 👇🏽
Giảm thiểu các giải pháp tạm thời
Với các Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) và hơn 15 chế độ xem dự án trong ClickUp (Danh sách công việc, Bảng, Gantt, Lịch và nhiều hơn nữa), các nhóm không cần phải điều chỉnh công việc để phù hợp với công cụ. Công cụ sẽ thích ứng với công việc.
- Theo dõi mọi thứ từ ngân sách khách hàng đến số SKU trực tiếp trên các công việc của bạn với Trường Tùy chỉnh, đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được lưu trữ cùng với công việc.
- Xem công việc theo cách của bạn — tùy chỉnh các công việc trong kế hoạch ra mắt sản phẩm thành danh sách công việc cho nhóm marketing, bảng Kanban cho các kỹ sư và biểu đồ Gantt/dòng thời gian cho quản lý sản phẩm.
Giữ thông tin trong một nơi tập trung
Với ClickUp, các công việc, tài liệu, bình luận và quyết định của bạn được quản lý tập trung. Không còn phải lục lọi qua các chủ đề trò chuyện chat hay email để hiểu rõ tình hình. Khi công việc được quản lý trong một cửa sổ duy nhất, sự tập trung của bạn sẽ được duy trì.
Với ClickUp Brain, bạn sẽ có quyền truy cập vào một trợ lý AI tích hợp sẵn, luôn đồng hành cùng công việc của bạn, thay vì sử dụng một công cụ AI riêng biệt không biết gì về những gì nhóm của bạn đang làm. Sử dụng nó để tìm kiếm, tóm tắt, đặt câu hỏi và viết trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
🌟 Vì tất cả công việc của bạn đều được kết nối với nhau, ClickUp Brain cung cấp các câu trả lời có ngữ cảnh phù hợp với kinh doanh của bạn.
Có thêm không gian để phát triển
Thời gian bạn tiết kiệm được từ việc quản lý công cụ có thể được đầu tư vào việc phát triển sản phẩm, phục vụ khách hàng và thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh.
Bức tranh tổng thể về chi phí
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các nhóm thông minh không chỉ so sánh giá đăng ký của từng công cụ. Họ xem xét tổng chi phí quyền sở hữu.
Điều đó bao gồm:
- Chi phí họ phải trả cho giấy phép
- Những gì họ mất do công việc thủ công và phối hợp
- Những gì bị hỏng vì các hệ thống không được kết nối
- Những cơ hội mà họ không thể theo đuổi vì hoạt động không thể theo kịp.
Khi xem xét bức tranh toàn cảnh này, việc hợp nhất gần như luôn mang lại lợi ích.
Cách tính toán chi phí thực sự của bộ công cụ công nghệ của bạn
Nếu bạn từng có cảm giác rằng các công cụ của mình đang tốn kém hơn mức cần thiết—mà không thể chứng minh được—thì bạn không phải đang tưởng tượng. Hầu hết chi phí thực sự không hiển thị trên hóa đơn.
Trước khi khắc phục vấn đề, bạn cần hiển thị nó.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để kiểm tra chi phí thực sự của thiết lập công cụ hiện tại của bạn. 🛠️
1. Danh sách tất cả các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng
Vượt ra ngoài các gói đăng ký chính thức và tìm kiếm " shadow IT " — những ứng dụng mà mọi người bắt đầu sử dụng mà không được phê duyệt. Đừng quên bao gồm các công cụ miễn phí, vì chúng vẫn có những chi phí ẩn. Hãy hỏi trực tiếp từng thành viên trong nhóm; bạn sẽ ngạc nhiên với những gì bạn phát hiện ra.
2. Tính toán chi phí trực tiếp
Đây là phần dễ dàng nhất và thường là số nhỏ nhất.
Tally:
- Phí đăng ký hàng tháng và hàng năm
- Giá theo người dùng nhân với mức sử dụng thực tế (không tính các tài khoản bạn đã quên xóa)
- Các tiện ích bổ sung, nâng cấp lưu trữ và tính năng cao cấp
3. Ước lượng thời gian tích hợp và bảo trì
Theo dõi số giờ mà nhóm của bạn dành để kết nối các công cụ, khắc phục vấn đề đồng bộ hóa và chuyển dữ liệu thủ công. Bây giờ hãy ước tính con số đó: Số giờ mỗi tuần × số người tham gia × chi phí theo giờ.
Sự thật không mấy vui vẻ: Nhân viên trí thức lãng phí lên đến 60% thời gian của họ cho các quy trình này. 😅
Đây thường là số gây sốc nhất.
4. Xem xét chi phí đào tạo và quá trình onboarding
Hãy tự hỏi mình: Mất bao lâu để một nhân viên mới cảm thấy tự tin khi sử dụng các công cụ của chúng ta?
Không có năng suất. Không "khá là biết nơi lưu trữ các tệp". Tự tin. 💯
Nhân thời gian triển khai đó với:
- Số lượng nhân viên mới được tuyển dụng mỗi năm
- Chi phí theo giờ của họ trong kỳ đó
Các bộ công cụ phức tạp làm chậm quá trình onboarding hơn nhiều so với những gì các nhóm nhận thức, và chi phí này lặp lại mỗi lần bạn tuyển dụng.
5. Đánh giá chi phí lỗi và chi phí làm lại
Hãy nghĩ về lần cuối cùng một lỗi xảy ra vì ai đó đang làm việc với thông tin lỗi thời. Ước tính tần suất xảy ra tình huống này và tính toán chi phí khắc phục những lỗi đó về mặt thời gian, vật liệu và tác động đến khách hàng.
6. Xem xét chi phí cơ hội
Đây là chi phí khó đo lường nhất, nhưng thường là lớn nhất.
Hãy tự hỏi mình:
- Nhóm của bạn có thể thực hiện công việc gì nếu việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn?
- Những sáng kiến nào bị trì hoãn vì hệ thống không thể hỗ trợ chúng?
- Những cơ hội phát triển nào hiện tại cảm thấy "quá phức tạp" để theo đuổi?
Bạn không cần con số cụ thể ở đây. Một danh sách công việc là đủ.
Khi bạn có những số này, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ.
So sánh tổng chi phí hiện tại của bộ công cụ phân mảnh của bạn với chi phí của một giải pháp tích hợp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một công cụ chuyên dụng, chẳng hạn như Máy tính Tổng chi phí sở hữu (TCO), có thể giúp bạn hình dung ROI và thời gian hoàn vốn khi chuyển đổi.
Đừng tiếp tục trả giá cho phần mềm "giá rẻ"
Chi phí thực sự của phần mềm "giá rẻ" không phải là phí hàng tháng. Đó là "thuế" âm thầm mà nó đặt lên thời gian, sự tập trung và khả năng hành động nhanh chóng của nhóm.
Khi các công cụ bị phân mảnh, mỗi công việc đều mang thêm gánh nặng. Mỗi lần chuyển giao đều tiềm ẩn rủi ro mất thông tin bối cảnh. Và sự lan tràn của các công cụ là một cái bẫy, càng để lâu, việc thoát khỏi nó càng trở nên khó khăn và tốn kém hơn.
Giải pháp? Chọn các hệ thống giúp giảm bớt sự phức tạp thay vì làm tăng thêm. Một nơi mà công việc, quyết định và tiến độ thực sự đồng bộ.
Khi AI ngày càng được tích hợp sâu vào cách các nhóm hoạt động, sự lựa chọn này càng trở nên quan trọng hơn. AI chỉ có thể hữu ích đến mức độ thông tin mà nó có thể truy cập. Các công cụ phân mảnh dẫn đến thông tin phân mảnh. Công việc thống nhất tạo ra lợi thế.
Nếu cuộc kiểm tra này cho thấy rằng bộ công cụ "giá rẻ" của bạn đang tốn kém hơn bạn nghĩ, đã đến lúc tìm hiểu xem một nền tảng tích hợp có thể mang lại lợi ích gì cho bạn. Bắt đầu ngay hôm nay – thử ClickUp miễn phí!