Bạn tham gia một cuộc họp kế hoạch sprint. Một quyết định được đưa ra từ ba phiên bản trước được đề cập đến — và mọi người gật đầu. Nhưng bạn kiểm tra danh sách công việc. Không có gì. Thông tin không bị mất — nó chỉ không được lưu trữ ở nơi cần thiết. Đã đến lúc cần một hệ thống tốt hơn.
Vấn đề không phải là thông tin không có; mà là nó không được ghi chép ở nơi cần thiết. Nhiều nhóm phụ thuộc vào một hệ thống hỗn hợp gồm các thư mục, công cụ và kiến thức nội bộ, chỉ hoạt động một cách tạm bợ.
Vậy bây giờ, đã đến lúc cần một hệ thống tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng tài liệu nội bộ giúp bạn làm việc nhanh hơn và tránh nhầm lẫn, cũng như cách ClickUp giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. 🎯
Tài liệu nội bộ là gì?
Tài liệu nội bộ là bộ sưu tập có cấu trúc về kiến thức nội bộ của công ty, bao gồm chính sách, quy trình, hướng dẫn, thực hành tốt nhất, tài liệu đào tạo và kinh nghiệm tích lũy.
Khác với tài liệu bên ngoài—dành cho khách hàng hoặc người dùng bên ngoài công ty—tài liệu nội bộ được thiết kế riêng cho nhóm của bạn. Nó tập trung kiến thức, nâng cao năng suất và bảo vệ những gì tổ chức của bạn biết. Nó hoạt động như một nguồn tài nguyên tập trung, dễ tiếp cận, tiêu chuẩn hóa hiệu suất, cải thiện năng suất và bảo vệ kiến thức tổ chức.
Với ClickUp, bạn có thể tập hợp tất cả những điều này vào một nơi duy nhất. Docs Hub hoạt động như nguồn thông tin chính thức của công ty, tổ chức kiến thức công ty, wiki và ghi chú cuộc họp. Tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI cho phép bạn tìm kiếm câu trả lời ngay lập tức trong Docs, wiki, công việc và bình luận — để không có gì bị bỏ sót và mọi người luôn đồng bộ thông tin. Bạn thậm chí có thể chuyển đổi Docs thành wiki, giúp việc cập nhật và truy cập thông tin quan trọng nhất trở nên dễ dàng.
Nếu bạn đang chuyển từ công cụ khác, việc nhập các tài liệu hiện có từ Tài liệu Google, Notion và Confluence diễn ra một cách trơn tru, giúp bạn hợp nhất cơ sở kiến thức và tạo điều kiện thuận lợi cho việc onboarding các thành viên mới.
🧠 Thú vị: Trong thời Trung Cổ, các tu viện đã ghi chép cẩn thận về các phương pháp canh tác, y học và thậm chí cả cách nấu bia. Những tài liệu nội bộ này đã giúp bảo tồn kiến thức qua các đại dịch, chiến tranh và sự sụp đổ của các đế chế.
Tại sao tài liệu nội bộ lại quan trọng?
Hãy xem tài liệu kỹ thuật nội bộ như trí nhớ chung của nhóm. Nếu không có nó, kiến thức sẽ bị mắc kẹt trong tin nhắn riêng tư, chôn vùi trong hộp thư đến của ai đó, hoặc tệ hơn, bị mất khi một thành viên trong nhóm rời đi.
Dưới đây là lý do tại sao tài liệu nội bộ tốt lại quan trọng. 👇
- Giữ kiến thức tập trung tại một nơi: Tập hợp thông tin quan trọng phân tán để mọi người biết nơi tìm kiếm những gì họ cần
- Tăng tốc quá trình onboarding: Giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi, hiểu cách thức công việc hoạt động và cảm thấy tự tin hơn, nhanh hơn
- Tăng năng suất: Giảm thời gian tìm kiếm câu trả lời hoặc lặp lại câu hỏi, giúp nhóm tập trung vào công việc quan trọng
- Đảm bảo tính nhất quán: Giúp mọi người tuân thủ cùng một quy trình, giảm thiểu lỗi và duy trì chất lượng trên các nhóm và dự án
- Giảm thiểu công việc trùng lặp: Ngăn chặn việc mọi người giải quyết cùng một vấn đề nhiều lần bằng cách ghi chép rõ ràng các giải pháp
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Ghi nhận bài học kinh nghiệm và các thực hành tốt nhất để các nhóm có thể học hỏi từ quá khứ và ngày càng hoàn thiện hơn theo thời gian
Với hệ thống quản lý kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp, việc tìm kiếm câu trả lời trở nên dễ dàng. Dù bạn đang tìm kiếm tài liệu quy trình, bản tóm tắt dự án hay bình luận từ quý trước, AI sẽ cung cấp thông tin chính xác ngay lập tức – không còn phải lục lọi qua hàng loạt thư mục hay chủ đề trò chuyện.
Các loại dự án tài liệu nội bộ
Từ hướng dẫn onboarding và tài liệu quy trình đến thông số kỹ thuật và ghi chú cuộc họp, dự án tài liệu của bạn phục vụ nhiều mục đích khác nhau.
Hãy cùng tìm hiểu các loại tài liệu nội bộ khóa. 💁
Chính sách, quy trình và tài liệu quy trình:
- Sổ tay nhân viên
- Tài liệu quy trình, như quy trình onboarding và offboarding
- Chính sách nhân viên (ví dụ: bảo mật, tuân thủ, kiểm thử chất lượng)
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOPs), danh sách kiểm tra và hướng dẫn thực hiện
Tài liệu đào tạo và phát triển nhân viên:
- Tài liệu đào tạo và danh sách kiểm tra
- Kế hoạch phát triển nhân viên
- Đánh giá hiệu suất
Tài liệu dự án:
- Trường hợp kinh doanh hoặc ý tưởng dự án
- Tài liệu dự án, bao gồm mục tiêu dự án, kế hoạch, phân tích rủi ro và lịch trình/dòng thời gian.
- Biên bản cuộc họp dự án, báo cáo trạng thái, tài liệu kết thúc dự án và bài học kinh nghiệm.
Tài liệu hợp tác vận hành và nhóm:
- Kế hoạch hoạt động
- Lịch trình của nhóm, báo cáo trạng thái
- Biên bản cuộc họp của nhóm và bộ phận
Tài liệu kỹ thuật:
- Mã nguồn, tài liệu hướng dẫn, tài liệu cho người dùng/quản trị viên
- Hướng dẫn mã và phong cách, tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) và sơ đồ kiến trúc.
- Ghi chú phát hành (tài liệu hướng dẫn người dùng)
- Câu hỏi thường gặp (FAQs), tài liệu bảo trì, bảng dữ liệu sản phẩm
Tài liệu bán hàng:
- Đề xuất, trường hợp kinh doanh
- Tài liệu sản phẩm
- Biên bản cuộc họp bán hàng, hồ sơ hoạt động bán hàng
Tài liệu nhân sự:
- Tài liệu hướng dẫn nhập môn, chính sách công ty, tài liệu đào tạo và sổ tay nhân viên.
🔍 Bạn có biết? Năm 1999, tàu vũ trụ Mars Climate Orbiter của NASA đã bị hủy hoại vì một nhóm sử dụng đơn vị mét, trong khi nhóm khác sử dụng đơn vị Anh. Vấn đề là gì? Không có tài liệu thống nhất về tiêu chuẩn đo lường. Thực sự là một lỗi đánh máy trị giá $125 triệu.
Cách tạo tài liệu nội bộ hiệu quả trong công việc
Viết ra giấy là một chuyện. Làm cho nó rõ ràng, dễ tiếp cận và hữu ích lại là chuyện khác. Tài liệu nội bộ hiệu quả đòi hỏi cấu trúc, tính nhất quán và một chút sự đồng cảm với người đọc tiếp theo.
Dưới đây là cách tạo tài liệu nội bộ phù hợp với công việc của bạn bằng phần mềm tài liệu kỹ thuật như ClickUp. ⚒️
Trước khi bắt đầu, hãy xem ý kiến của một người dùng ClickUp thực tế:
ClickUp rất tuyệt vời khi cần chi tiết đến từng chi tiết nhỏ, đồng thời cũng có thể chế độ xem các thông tin một cách đơn giản. Điều này đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của agency chúng tôi, giúp tăng cường việc tài liệu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
ClickUp rất tuyệt vời khi cần chi tiết đến từng chi tiết nhỏ, đồng thời cũng có thể chế độ xem các thông tin một cách đơn giản. Điều này đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của agency chúng tôi, giúp tăng cường việc tài liệu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
📮ClickUp Insight: 70% quản lý sử dụng bản tóm tắt dự án chi tiết để đặt kỳ vọng, 11% dựa vào buổi khởi động nhóm dự án, và 6% tùy chỉnh buổi khởi động dự án dựa trên công việc và độ phức tạp. Điều đó có nghĩa là phần lớn các buổi khởi động dự án tập trung vào tài liệu, không phải vào bối cảnh. Kế hoạch có thể rõ ràng, nhưng liệu nó có rõ ràng với mọi người theo cách họ cần nghe không?
Các tính năng AI của ClickUp Brain giúp bạn tùy chỉnh giao tiếp ngay từ đầu. Sử dụng nó để tóm tắt tài liệu khởi động thành các bản tóm tắt công việc theo vai trò, tạo kế hoạch hành động theo hàm và xác định ai cần chi tiết hơn so với ai cần ít chi tiết hơn.
💫 Kết quả thực tế: Hawke Media đã giảm 70% thời gian trì hoãn dự án nhờ các tính năng đang theo dõi dự án nâng cao và tự động hóa của ClickUp.
Bước #1: Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng
Trước khi mở một tài liệu trống, hãy xác định rõ mục tiêu. Bạn đang cố gắng tối ưu hóa quy trình onboarding cho các thành viên mới? Làm cho các quy trình công ty trở nên có thể lặp lại? Giảm bớt các câu hỏi lặp đi lặp lại? Ghi lại 2-3 kết quả cụ thể mà bạn muốn tài liệu nội bộ hỗ trợ.
ClickUp Tài liệu là một điểm khởi đầu mạnh mẽ cho cả việc viết và chia sẻ kiến thức có định hướng mục tiêu.
Tài liệu có kết nối sâu với quy trình làm việc của bạn, được xây dựng trực tiếp trên cùng nền tảng nơi các nhiệm vụ ClickUp, bản đồ đường dẫn và dòng thời gian đã tồn tại.
Giả sử bạn là một quản lý dự án đang triển khai quy trình kiểm tra chất lượng (QA) mới. Mục tiêu của bạn là giảm thiểu các câu hỏi lặp lại và sự không nhất quán trong cách hoàn thành QA giữa các nhóm. Thay vì bắt đầu từ đầu trong một công cụ tài liệu không kết nối, bạn mở ClickUp Docs và tạo một tài liệu chia sẻ ‘Hướng dẫn Quy trình QA’.
Bạn xác định mục đích của tài liệu bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra (‘Giảm thiểu thời gian chờ QA’, ‘Ghi chép kỳ vọng về trường hợp thử nghiệm’, ‘Liên kết với kịch bản tự động hóa’). Bạn nhúng bảng công việc QA trực tiếp vào tài liệu để hiển thị thời gian thực.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập các công việc lặp lại trong ClickUp để thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ và áp dụng mô hình Bắt đầu/Dừng/Tiếp tục. Chúng ta nên bắt đầu làm gì trong tài liệu của mình? Chúng ta nên dừng làm gì? Chúng ta nên tiếp tục làm gì? Bạn có thể thực hiện một cuộc kiểm tra và đánh dấu bất kỳ nội dung nào đã lỗi thời, không được sử dụng hoặc không cần thiết.
🔍 Bạn có biết? Tại Google, mọi dự án kỹ thuật lớn đều bắt đầu bằng một tài liệu thiết kế. Các tài liệu này được xem xét, bình luận, chỉnh sửa và lưu trữ. Điều này đã giúp tổ chức kỹ thuật của Google trở nên linh hoạt và truyền cảm hứng cho ngành công nghiệp ưu tiên việc lập tài liệu.
Bước #2: Kết hợp các bên liên quan khóa của dự án vào quá trình lập tài liệu.
Đừng cố gắng tài liệu hóa mọi thứ một mình. Hãy mời những người am hiểu sâu sắc về quy trình bạn đang ghi chép: các nhà phát triển, trưởng nhóm, quản lý vận hành. Những chuyên gia này sẽ giúp lấp đầy những khoảng trống thực tế mà bạn có thể bỏ sót.
Bạn có thể chỉ định một người quản lý nội dung cho mỗi tài liệu; người này sẽ đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật và chính xác theo thời gian.
Trong tài liệu, hợp tác có nghĩa là biến phản hồi thành các bước hành động cụ thể. Với tính năng ClickUp Assigned Comments, bạn có thể gắn thẻ một thành viên trong nhóm trực tiếp trên một dòng văn bản, yêu cầu làm rõ hoặc đề nghị họ xem xét một phần nội dung. Bình luận đó sẽ trở thành một công việc có thể theo dõi, đảm bảo nó không bị lạc trong biển các phản hồi qua lại.
Giả sử bạn là một quản lý sản phẩm đang ghi chép quy trình chuyển giao giữa thiết kế và kỹ thuật. Bạn không chắc chắn về một bước nào đó, nên bạn đánh dấu phần đó và gán một bình luận cho trưởng nhóm kỹ thuật: ‘Bạn có thể xác nhận xem chúng ta vẫn sử dụng plugin phát triển Figma ở đây không?’
Giờ đây, đây là một công việc cụ thể, không còn là một câu hỏi mơ hồ.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập tài liệu là công khai hoặc riêng tư, và tùy chỉnh quyền truy cập để xem, bình luận hoặc chỉnh sửa — giúp bạn mời đúng người tham gia đồng thời bảo vệ thông tin nhạy cảm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các nhân vật đại diện vào tài liệu bằng cách mô tả người dùng hoặc bên liên quan điển hình cho các quy trình cụ thể. Điều này giúp các nhóm thấu hiểu và điều chỉnh phương pháp tiếp cận của mình.
Bước #3: Tạo bản đồ cấu trúc của bạn
Hãy xem tài liệu của bạn như một trang web; nó cần có các phần rõ ràng và luồng logic. Dù là tài liệu hướng dẫn onboarding, hướng dẫn sử dụng hay tài liệu quy trình, hãy quyết định một cấu trúc phản ánh cách công việc của nhóm.
Định dạng văn bản phong phú trong ClickUp Tài liệu thực sự nổi bật ở đây. Bạn không bị giới hạn bởi văn bản thuần túy—bạn có thể sử dụng tiêu đề, các phần có thể thu gọn, danh sách kiểm tra, chú thích, bảng, khối mã và thậm chí các chế độ xem nhúng như bảng Kanban hoặc lịch.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản nếu bạn đang tài liệu hóa quy trình kiểm thử chất lượng (QA), bạn có thể thêm:
- Trang con cho nội dung chi tiết mà không phải ai cũng cần xem ngay lập tức
- danh sách kiểm tra *với ngày đáo hạn cho việc kiểm thử hồi quy
- giao diện bảng điều khiển tích hợp chế độ xem *hiển thị các lỗi đang mở
- Ghi chú cho các khu vực có rủi ro cao hoặc các bước cần sự chú ý đặc biệt
🧠 Thú vị: Hải tặc vào thế kỷ 18 đã sử dụng 'The Articles' để ghi chép các quy tắc về chiến lợi phẩm, hành vi và thậm chí cả bồi thường thương tích. Mỗi thành viên trong đoàn phải đồng ý trước khi ra khơi, khiến nó trở thành phiên bản sơ khai của một cuốn sổ tay nhóm.
Bước #4: Sử dụng mẫu để đảm bảo tính nhất quán
Mẫu tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo các tài liệu của bạn có phong cách thống nhất. Tạo các mẫu chuẩn cho quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), hướng dẫn onboarding, ghi chú cuộc họp và bất kỳ tài liệu nào bạn cần sử dụng lặp lại.
Bạn có thể tạo một hướng dẫn phong cách nhỏ gọn bao gồm giọng điệu, thuật ngữ, định dạng và các cụm từ thông dụng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa.
Dưới đây là một mẫu ClickUp tuyệt vời để thử:
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp giúp bạn tổ chức, chia sẻ và truy cập tài liệu nội bộ mà không bị rối rắm như thông thường.
Nó phân loại nội dung thành các phần như Onboarding, Hướng dẫn sử dụng, Trường hợp sử dụng, Mẫu, Hướng dẫn video và Tài nguyên cộng đồng. Việc phân loại này loại bỏ sự phỏng đoán và giúp bạn truy cập các tài nguyên liên quan một cách dễ dàng.
⚙️ Bonus: Bạn cũng có thể thử các mẫu quản lý sản phẩm và kỹ thuật của chúng tôi để tổ chức ý tưởng tính năng, chi tiết kỹ thuật và kế hoạch dự án.
Bước #5: Viết nội dung rõ ràng
Loại bỏ những chi tiết thừa và đi thẳng vào vấn đề. Nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn.
Ưu tiên tài liệu hỗ trợ các quy trình làm việc quan trọng, câu hỏi thường gặp hoặc sự phối hợp giữa các bộ phận. Nếu đó là điều mà mọi người hiếm khi hỏi đến hoặc thay đổi liên tục, có thể không cần tài liệu riêng biệt.
Để加快 quá trình viết và giảm thiểu sự phỏng đoán, hãy sử dụng ClickUp Brain. Công cụ AI Writer của nó giúp bạn tạo, chỉnh sửa hoặc tóm tắt tài liệu trực tiếp trong một tài liệu.
Cần chuyển đổi một quy trình phức tạp thành hướng dẫn thân thiện với người dùng? Hãy yêu cầu AI đơn giản hóa nó bằng ngôn ngữ đơn giản hoặc áp dụng giọng điệu cụ thể. Đang cố gắng tóm tắt một tài liệu kỹ thuật phức tạp cho các bên liên quan không chuyên môn? Tạo bản tóm tắt TL;DR ngay lập tức.
ClickUp Brain là trợ lý hàng ngày, nhận biết không gian làm việc của bạn — nó đọc các công việc, tài liệu và dữ liệu dự án để các phản hồi bạn nhận được là phù hợp và có thể thực hiện được. Và khi bạn cần sự cân bằng khác nhau giữa tốc độ và độ sâu, Brain cho phép bạn chọn mô hình AI phù hợp với công việc: chọn mô hình nhanh cho các ghi chú họp nhanh, hoặc mô hình có khả năng suy luận sâu hơn cho các tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) phức tạp hoặc các bài viết kỹ thuật. Như vậy, bạn sẽ có được sự cân bằng phù hợp giữa tốc độ, sáng tạo và độ chính xác mà không cần rời khỏi ClickUp.
Khi nào nên chuyển đổi mô hình
- Cập nhật nhanh / tóm tắt ngắn → chọn mô hình tối ưu hóa tốc độ
- Ngôn ngữ phức tạp về chiến lược, pháp lý hoặc kỹ thuật → chọn mô hình độ sâu/sự tinh tế
- Brainstorming sáng tạo hoặc cách diễn đạt thay thế → chọn mô hình tập trung vào sự sáng tạo/tông giọng
clickUp Brain MAX — sức mạnh trên desktop cho tài liệu nội bộ sống động*
Khi tài liệu của bạn không chỉ là trang tham khảo mà là hệ thống sống động (Quy trình tiêu chuẩn, lý do ra quyết định, hướng dẫn onboarding), bạn cần một trải nghiệm desktop được thiết kế cho công việc dài hạn: đó chính là Brain MAX. Đây là phiên bản tối ưu hóa cho desktop của ClickUp Brain, được thiết kế để xử lý các tác vụ tài liệu đa tài liệu, đa giờ, giúp kiến thức của công ty trở nên hữu ích — không chỉ được lưu trữ.
Tại sao Brain MAX giúp tài liệu của bạn thực sự trở thành công việc
- Tổng hợp thông tin phân tán nhanh chóng: Nhập nhiều ghi chú cuộc họp, tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) và chuỗi ticket vào Brain MAX và yêu cầu nó tạo ra một tài liệu nội bộ duy nhất, chuyên nghiệp (ví dụ: “Tạo Hướng dẫn Quy trình Kiểm thử Chất lượng từ ba ghi chú sprint và tài liệu PRD này”).
- Tự động trích xuất quyết định & bối cảnh: Chuyển đổi các đoạn trò chuyện hoặc cuộc họp không chính thức thành phần Bối cảnh Quyết định rõ ràng, giải thích tại sao một lựa chọn được đưa ra và ai chịu trách nhiệm theo dõi — hoàn hảo để tránh việc phải tìm hiểu lại “tại sao chúng ta làm điều này?” trong các sprint tương lai.
- Tạo hàng loạt công việc kiểm tra và bảo trì: Yêu cầu Brain MAX quét tài liệu và tạo các công việc kiểm tra định kỳ, chỉ định người chịu trách nhiệm, và cài đặt các trường "lần kiểm tra cuối cùng / lần kiểm tra tiếp theo" để tài liệu không bị lỗi thời.
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản để ghi chép nhanh chóng: Sử dụng Chuyển đổi giọng nói thành văn bản để ghi chép các buổi đánh giá sau sự cố, bàn giao công việc hoặc chia sẻ kiến thức nội bộ; Brain MAX sẽ tổ chức nội dung đầu vào thành các tiêu đề lớn, tóm tắt và các mục hành động mà bạn có thể xuất bản ngay lập tức.
- Chuyển đổi giọng điệu và mẫu cho đối tượng: Chuyển đổi phong cách phản hồi (tóm tắt nhanh bằng dấu đầu dòng cho lãnh đạo so với hướng dẫn chi tiết từng bước cho kỹ sư) để một nguồn thông tin chính xác có thể phục vụ nhiều đối tượng mà không cần viết lại thêm.
Các gợi ý thực tiễn cho quy trình làm việc tài liệu
- “Kết hợp ba ghi chú retro này và bảng công việc ‘Release 4.2’ thành một tài liệu ‘Release Retrospective’ với những điểm chính và các nhiệm vụ theo dõi được giao.”
- “Quét tài liệu onboarding 20 trang này và thêm phần ‘Quick Start’ với 5 công việc cần làm cho nhân viên mới, cùng với công việc kiểm tra định kỳ cho người quản lý tài liệu.”
- ghi lại 8 phút của phiên chuyển giao kiến thức và chuyển đổi nó thành Quy trình giải quyết sự cố (SOP) với các bước kiểm tra tích hợp và trường hợp thử nghiệm
Ai là người được hưởng lợi nhiều nhất?
- Các nhóm vận hành và kỹ thuật chuyển đổi kiến thức truyền miệng thành các tài liệu hướng dẫn có thể lặp lại
- Quản lý sản phẩm xây dựng nhật ký quyết định có thể tìm kiếm liên kết với công việc phát triển tính năng
- Bộ phận Nhân sự (HR) và Quản lý Nhân sự (People Ops) tạo ra các hướng dẫn onboarding linh hoạt và luôn cập nhật
Thử nghiệm trong tài liệu của bạn: Brain MAX giúp các chỉnh sửa dài, tổng hợp nhiều tài liệu và quy trình bảo trì trở nên ít quản trị viên hơn và mang lại cảm giác tiến độ hơn. Tìm hiểu thêm về Brain MAX và cách sử dụng Talk-to-Văn bản tại đây: ClickUp Brain MAX và Talk to Văn bản.
Muốn thử thêm? Hãy thử Clips!
Và khi cần thiết, ClickUp cho phép bạn vượt ra ngoài văn bản. Thêm hình ảnh, ảnh chụp màn hình, sơ đồ hoặc thậm chí một video ngắn. Bạn có thể ghi lại màn hình trực tiếp với ClickUp Clips để minh họa chính xác cách thức hoạt động của một quy trình, như quy trình phát triển đa bước, cách cài đặt bảng sprint hoặc nơi ghi lại yêu cầu tính năng.
Đây là cách nhanh chóng và trực quan hơn để nắm bắt những chi tiết mà văn bản có thể bỏ sót, đặc biệt là đối với các nhóm đa hàm hoặc làm việc không đồng bộ.
Tìm hiểu thêm về ClickUp Clips:
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của ClickUp cho thấy gần một nửa số cuộc họp (46%) chỉ có 1-3 người tham gia. Mặc dù các cuộc họp nhỏ hơn này có thể tập trung hơn, nhưng chúng có thể được thay thế bằng các phương pháp giao tiếp hiệu quả hơn, chẳng hạn như tài liệu tốt hơn, cập nhật không đồng bộ được ghi lại hoặc các giải pháp quản lý kiến thức của công ty.
Chức năng "Assigned Comments" trong các nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn thêm bối cảnh trực tiếp vào nhiệm vụ, chia sẻ tin nhắn âm thanh nhanh chóng hoặc ghi lại cập nhật video bằng ClickUp Clips — giúp nhóm tiết kiệm thời gian quý báu đồng thời đảm bảo các cuộc thảo luận quan trọng vẫn diễn ra — mà không tốn thời gian!
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như Trinetrix đang giảm 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết nhờ ClickUp.
Bước #6: Đảm bảo tài liệu dễ tiếp cận và cập nhật thường xuyên
Tài liệu nội bộ của nhóm chỉ thực sự hữu ích nếu nó có thể được tìm kiếm dễ dàng. Lưu trữ tài liệu trong một nguồn thông tin duy nhất như ClickUp Docs Hub, nơi nhóm của bạn có thể duyệt, tìm kiếm và truy cập thông tin liên quan mà không cần phải lục lọi qua vô số thư mục hoặc chủ đề trò chuyện.
Bạn có thể gắn thẻ nội dung, phân loại theo hàm (ví dụ: onboarding, quy trình phát triển, thông số kỹ thuật sản phẩm) và liên kết các tài nguyên liên quan để giữ cho cơ sở kiến thức nội bộ của bạn được kết nối chặt chẽ và dễ sử dụng.
Để kiểm tra, hãy yêu cầu một thành viên trong nhóm tìm kiếm một tài liệu chỉ bằng tính năng tìm kiếm. Nếu họ gặp khó khăn, cấu trúc của bạn cần được làm công việc.
ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa từng tài liệu. Điều này đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo mật đồng thời vẫn cho phép những người có quyền truy cập để đóng góp hoặc tiếp cận kiến thức.
Ngoài ra, đừng quên rằng tài liệu lỗi thời còn tồi tệ hơn so với việc không có tài liệu. Giao quyền sở hữu rõ ràng cho từng tài liệu và thiết lập lịch trình kiểm tra định kỳ—tháng hoặc quý là điểm khởi đầu tốt. Bạn có thể thêm ngày "Được kiểm tra lần cuối vào" và "Kiểm tra tiếp theo bởi" ở đầu tài liệu để quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
Nghe chia sẻ từ Mitch Stephens, PMP:
Kể từ khi áp dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển sang sử dụng ClickUp thay vì Tài liệu Google cho việc lập tài liệu, và thực tế là chất lượng tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Kể từ khi áp dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển sang sử dụng ClickUp thay vì Tài liệu Google cho việc lập tài liệu, và thực tế là chất lượng tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Có nhiều lựa chọn thay thế cho Tài liệu Google phù hợp cho tài liệu nội bộ—từ các trình chỉnh sửa đơn giản đến các nền tảng cơ sở kiến thức đầy đủ. Video này đánh giá 11 tùy chọn và so sánh các tính năng như hợp tác, kiểm soát phiên bản, mẫu, quyền truy cập, tích hợp và giá cả để giúp bạn chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu tài liệu của nhóm.
💡 ClickUp AI Notetaker: Ghi chép cuộc họp tự động
ClickUp AI Notetaker tự động ghi chú nội dung cuộc họp và lưu trữ chúng trong Docs Hub dưới mục “Meeting Notes” chuyên dụng. Dù bạn đang tổ chức cuộc họp 1:1, kiểm tra tiến độ nhóm hay lập kế hoạch sprint, bạn sẽ có một bản ghi chú nhất quán, tập trung mà không cần ghi chú thủ công. Đây là cách mạnh mẽ để biến các cuộc hội thoại thành tài liệu dễ truy cập, xem xét và chia sẻ.
Các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu nội bộ
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật tốt nhất để tạo tài liệu kỹ thuật:
- Chỉ định các chuyên gia kiến thức: Xác định các chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể và chỉ định họ làm chủ sở hữu hoặc người xem xét cho các khu vực tài liệu cụ thể
- Sử dụng ma trận RACI: Thêm các thẻ ‘Chịu trách nhiệm, Chịu trách nhiệm cuối cùng, Được tham khảo ý kiến, Được thông báo’ để làm rõ vai trò trong quá trình tạo/lập và xem xét tài liệu
- Tiêu chuẩn hóa các phần: Cho phép các phần chung trong mọi tài liệu, như phần giới thiệu, tổng quan, hướng dẫn từng bước, khắc phục sự cố và tham khảo
- Tạo danh sách kiểm tra tài liệu: Thêm danh sách kiểm tra cho mỗi mẫu để đảm bảo tất cả các yếu tố cần thiết đều được bao gồm
- Sử dụng ma trận MECE: Phân loại thông tin theo khung 'Độc lập lẫn nhau, Tổng hợp đầy đủ' để phân loại thông tin sao cho không có sự trùng lặp
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm phần ‘Lý do ra quyết định’ để giải thích tại sao một số quy trình hoặc chính sách được tạo ra. Điều này giúp người dùng hiểu lý do thay vì chỉ tuân theo quy tắc một cách mù quáng.
Tạo tài liệu nội bộ động với ClickUp
Việc tạo ra tài liệu nội bộ chất lượng cao không nên là một dự án phụ mà bạn ngại cập nhật. Khi được hoàn thành đúng cách, tài liệu của bạn sẽ trở thành hệ thống hỗ trợ cho đội ngũ: quá trình onboarding diễn ra nhanh hơn, ít câu hỏi hơn và các quy trình được tuân thủ đúng như ý định ban đầu.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Với các tính năng như tài liệu lồng nhau, quyền chia sẻ dễ dàng, hợp tác thời gian thực và tìm kiếm mạnh mẽ, bạn có thể tích hợp tài liệu vào quy trình làm việc của mình. Ngoài ra, ClickUp Brain tự động hóa việc viết các hướng dẫn dài trong khi Clips giúp bạn ghi lại các hướng dẫn bằng biểu mẫu âm thanh/hình ảnh.
Vậy tại sao phải chờ đợi? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅