Cách nhúng tệp PDF vào Excel một cách dễ dàng và hiệu quả

Nhân viên văn phòng tại Hoa Kỳ sử dụng tiếng Anh, trong khi các chuyên gia tại Pháp thường sử dụng tiếng Pháp, và tại Đức, chủ yếu là tiếng Đức.

Nhưng có một ngôn ngữ mà mọi nhân viên văn phòng trên toàn thế giới đều thành thạo: Excel.

Bảng tính và tệp PDF là những công cụ không thể thiếu trong môi trường làm việc, đến nỗi đôi khi có cảm giác như một nửa công việc là quản lý chúng. Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy các chuyên gia dành trung bình 20 giờ mỗi tháng để làm việc trong Excel.

Tuy nhiên, mặc dù dành hàng giờ đồng hồ cho Excel, hầu hết mọi người vẫn không biết những thủ thuật đơn giản có thể giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Lấy ví dụ như việc nhúng tệp PDF vào Excel. Hầu như không ai biết cách làm việc này, nhưng một khi bạn đã biết — và bạn sẽ biết sau khi đọc xong bài viết này — bạn sẽ có ngay một mẹo tăng năng suất trong tay.

Tại sao nên nhúng tệp PDF vào Excel?

Chèn tệp PDF vào Excel giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách giữ tất cả các tài liệu liên quan ở một nơi. Chúng ta đang nói đến hóa đơn, báo cáo hoặc tài liệu tham khảo trực quan; mọi thứ được sắp xếp gọn gàng mà không cần rời khỏi bảng tính của bạn. Điều này có nghĩa là:

Các phương pháp nhúng tệp PDF vào Excel

Hãy cùng tìm hiểu các cách tốt nhất để chèn tệp PDF vào bảng tính Excel—mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

1. Phương pháp nhanh: Chèn PDF dưới dạng đối tượng

Nếu bạn cần một cách đơn giản để chèn PDF vào Excel, đây là cách làm. Thực hiện theo các bước sau

Phương pháp này giúp lưu trữ mọi thứ ở một nơi, nhưng tệp PDF sẽ không được cập nhật nếu tệp gốc bị thay đổi.

2. Phương pháp liên kết: Giữ cập nhật thời gian thực

Đối với những người cần PDF phản ánh các cập nhật mới nhất, liên kết tệp này với tệp gốc là một lựa chọn tốt hơn. Bằng cách này, bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện trong tệp PDF sẽ tự động hiển thị trong sổ làm việc Excel.

Điều này rất hữu ích cho các báo cáo được cập nhật thường xuyên, nhưng hãy lưu ý rằng việc di chuyển tệp PDF đến một địa điểm khác sẽ làm hỏng liên kết.

3. Cách tiếp cận trực quan: Hiển thị trang đầu tiên của tệp PDF

Đôi khi, bạn cần hiển thị trang đầu tiên của tài liệu PDF trong trang tính Excel, chẳng hạn như hóa đơn hoặc hợp đồng để tham khảo nhanh. Cách thực hiện như sau:

Nên sử dụng phương pháp nào?

✅ Cần một cách đơn giản để chèn tệp PDF? Sử dụng phương pháp hộp thoại Đối tượng

✅ Muốn cập nhật thời gian thực? Chọn tùy chọn "Liên kết đến tệp"

✅ Muốn xem trước tệp PDF? Chèn hình ảnh của trang đầu tiên

Cách xem và chỉnh sửa tệp PDF được nhúng

Vậy là bạn đã nhúng thành công tệp PDF vào Excel. Tuy nhiên, bây giờ phải làm gì tiếp theo? Làm thế nào để mở, chỉnh sửa hoặc cập nhật tệp PDF mà không làm xáo trộn bảng tính Excel của bạn? Dưới đây là những điều bạn cần biết.

Chế độ xem tệp PDF được nhúng trong Excel

Sau khi chèn tệp PDF vào Excel, bạn có thể mở tệp đó bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng PDF trong trang tính Excel. Nếu cách này không hiệu quả, hãy thử các bước sau:

Chỉnh sửa tệp PDF được nhúng trong Excel

Nếu bạn cần chỉnh sửa tệp PDF đã nhúng, đây là những việc cần làm:

Các phương pháp tốt nhất để nhúng tệp PDF vào Excel

Việc nhúng đối tượng giờ đây đã trong tầm tay bạn, nhưng đừng quên mục tiêu thực sự. Chúng ta nhúng tệp PDF để thêm bối cảnh cho dữ liệu hiện có, không phải để làm lộn xộn trang tính Excel với các tệp đính kèm ngẫu nhiên.

Điều đó có nghĩa là căn chỉnh các tài liệu PDF với nội dung bảng tính có liên quan và đảm bảo định dạng gọn gàng, có tổ chức. Vì vậy, đây là một số phương pháp hay nhất để giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp và thẩm mỹ:

✅ Trước khi chèn tệp PDF vào Excel, nhấp vào ô chính xác nơi bạn muốn tệp xuất hiện. Điều này giúp các đối tượng không bị trôi nổi lung tung và giữ cho tệp Excel của bạn có cấu trúc rõ ràng

✅ Luôn chọn Tạo từ tệp khi nhúng tài liệu PDF. Điều này cho phép bạn chọn một tệp PDF cụ thể từ hệ thống của mình thay vì tạo một đối tượng trống

✅ Bản xem trước PDF đầy đủ có thể chiếm nhiều không gian. Để giữ mọi thứ gọn gàng, chọn Hiển thị dưới dạng biểu tượng—bằng cách này, tài liệu PDF vẫn có thể truy cập được mà không làm quá tải trang tính Excel

✅ Không có gì tệ hơn việc mở một sổ làm việc Excel đầy những biểu tượng vô danh. Thêm mô tả hoặc liên kết bên cạnh các tệp PDF được nhúng để người dùng biết từng tệp dùng để làm gì

Khắc phục các vấn đề thường gặp

Ngay cả khi bạn làm mọi việc đúng, Excel vẫn có thể gây ra những trở ngại bất ngờ trên con đường của bạn.

Trước khi đổ lỗi cho Microsoft về những rắc rối của bạn, hãy cùng xem qua một số vấn đề phổ biến nhất và cách khắc phục chúng.

Thử thách 1: Lỗi "Không thể chèn đối tượng"

Bạn đã làm theo tất cả các bước và nhấp vào Chèn > Đối tượng, nhưng thay vì nhúng tài liệu PDF, Excel lại hiển thị lỗi. Thật khó chịu.

Điều này thường xảy ra khi tệp PDF có các hạn chế bảo mật ngăn chặn việc nhúng hoặc nếu Microsoft Excel gặp vấn đề về khả năng tương thích.

✨ Giải pháp:

Thử thách 2: PDF không mở khi nhấp vào

Bạn nhấp đúp vào tệp PDF được nhúng, mong nó sẽ mở ra, nhưng không có gì xảy ra. Hoặc tệ hơn, Excel hiển thị một thông báo lỗi không có nghĩa. Điều này thường xảy ra khi trình xem PDF mặc định không được cài đặt chính xác.

✨ Giải pháp:

Thử thách 3: PDF hiển thị dưới dạng hình ảnh

Bạn đã nhúng tài liệu PDF, nhưng thay vì tệp tương tác, Excel chỉ hiển thị bản xem trước tĩnh của trang đầu tiên. Điều này không hữu ích khi bạn cần điều hướng nhiều trang.

✨ Giải pháp:

Thử thách 4: Giới hạn chỉnh sửa

Bạn đã nhúng tệp PDF vào Excel, nhưng giờ bạn nhận ra rằng cần cập nhật nội dung của tệp đó. Vấn đề là khi nhấp vào tệp, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong trang tính Excel.

✨ Giải pháp:

Thử thách 5: Vấn đề định dạng

Bạn chèn một tệp PDF vào Excel và đột nhiên, bảng tính được sắp xếp gọn gàng của bạn trông như vừa trải qua một trận động đất. Tài liệu PDF không được căn chỉnh đúng và bố cục bị xáo trộn.

✨ Giải pháp:

Thử thách 6: Vấn đề tương thích giữa các nền tảng

Tài liệu PDF được nhúng hoàn hảo trên máy tính của bạn, nhưng khi đồng nghiệp mở cùng tệp Excel trên một thiết bị khác, mọi thứ trông hoàn toàn khác — hoặc tệ hơn, tệp PDF nhúng biến mất hoàn toàn.

✨ Giải pháp:

Giới hạn khi sử dụng Excel

Mặc dù Microsoft Excel là công cụ quản lý dữ liệu và xử lý số liệu được hầu hết mọi người sử dụng, nhưng nó không phải là công cụ trực quan hóa dữ liệu hoặc quản lý dự án tốt nhất. Dưới đây là một số giới hạn quan trọng cần lưu ý khi sử dụng nền tảng này:

ClickUp là giải pháp thay thế cho Excel

Công việc đã đủ khó khăn rồi, tại sao còn làm cho nó phức tạp hơn với các bảng tính cứng nhắc khi có những lựa chọn tốt hơn?

Lựa chọn tốt hơn là ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, trực quan hóa dữ liệu và cộng tác tài liệu.

Giả sử bạn đang quản lý hóa đơn của khách hàng. Trong Excel, bạn sẽ chèn tệp PDF, thay đổi kích thước biểu tượng PDF và hy vọng rằng đồng nghiệp của bạn sử dụng máy Mac vẫn có thể xem được.

Tuy nhiên, với ClickUp Docs, bạn có thể nhúng tệp PDF và liên kết từ các nền tảng như YouTube, Google Drive, Figma, v.v. Nội dung nhúng được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện trên nền tảng gốc sẽ được phản ánh trong nội dung nhúng trong ClickUp.

Để tạo tài liệu nhúng trong ClickUp Docs, hãy làm theo các bước sau:

Ngoài ra, bạn còn có nhiều tùy chọn định dạng văn bản phong phú, như băng rôn, danh sách kiểm tra và khối! Không chỉ có vậy. Nhiều người có thể làm việc trên ClickUp Docs trong thời gian thực và cùng nhau thực hiện thay đổi thông qua Bình luận được chỉ định và văn bản được trích dẫn để hợp tác dễ dàng hơn.

Đó là vì ClickUp không chỉ lưu trữ tệp; nó còn cho phép các nhóm làm việc trực tiếp trên tệp ngay trong nền tảng. Điều này làm cho quá trình này trở nên tương tác hơn so với việc chỉ nhúng tài liệu PDF vào trang tính Excel.

Sau đó, có Chế độ xem Bảng ClickUp, một cách tiếp cận hiện đại đối với dữ liệu có cấu trúc. Nó giống như một bảng tính nhưng tốt hơn. Chỉ cần nhập dữ liệu của bạn vào ClickUp từ Excel, thêm Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh, và ngay lập tức, tất cả dữ liệu của bạn trở nên có thể hành động!

Để thêm chế độ xem Bảng trong ClickUp, hãy làm theo các bước sau:

Vâng, thật dễ dàng. Bạn thậm chí có thể nhúng bảng này vào tài liệu ClickUp như sau:

Để nhúng Chế độ xem bảng vào tài liệu ClickUp:

Thay vì chèn tệp PDF vào Excel theo cách thủ công và nhìn bảng tính của bạn trở nên lộn xộn, ClickUp cho phép bạn nhúng tệp hoặc liên kết vào chế độ xem dự án cụ thể, theo dõi tiến độ dự án và phân công công việc — tất cả trong một giao diện trực quan được cập nhật theo thời gian thực.

Không giống như Excel, nơi nhúng PDF có nghĩa là phải đối phó với các hộp thoại đối tượng, vấn đề định dạng và liên kết tệp bị hỏng, ClickUp giúp mọi thứ trở nên dễ truy cập, tương tác và dễ cập nhật.

Gặp sự cố với tệp? Chuyển sang ClickUp!

ClickUp làm rất tốt việc thay thế nhiều nền tảng bằng một công cụ duy nhất, tất cả trong một, bao gồm mọi thứ bạn cần — quản lý nhiệm vụ, trực quan hóa dữ liệu, cộng tác tài liệu và hơn thế nữa.

Và không chỉ chúng tôi nói vậy, người dùng ClickUp cũng đồng ý. Kayla, Giám đốc Tiếp thị Kỹ thuật số tại Agora, chia sẻ:

"ClickUp là một giải pháp tất cả trong một tuyệt vời, thay thế Docs, Excel và các công cụ quản lý dự án khác. Nó giúp nhóm của tôi tổ chức công việc tốt hơn, nâng cao hiệu quả hoạt động và hiển thị rõ hơn tác động của công việc chúng tôi. "

ClickUp cung cấp Tài liệu, Bảng, Bảng điều khiển và tích hợp liền mạch để cộng tác, theo dõi dữ liệu và quản lý dự án mà không cần nhúng PDF khác vào Excel nữa.

Muốn trải nghiệm hiệu quả tương tự? Đăng ký ClickUp ngay bây giờ và đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn!