Bạn đã bao giờ thử tạo danh sách kiểm tra trong Excel nhưng không thể tìm thấy biểu tượng hộp kiểm chưa? Đừng lo, bạn không phải là người duy nhất.
Theo thống kê, khoảng 1,5 tỷ người trên toàn thế giới sử dụng Microsoft Excel. Tuy nhiên, chỉ có 6% trong số đó tự tin rằng mình thành thạo phần mềm này. Bất ngờ? Không hẳn!
Nếu bạn không phải là người dùng Excel thường xuyên, việc sao chép và dán một giá trị vào trang tính có thể là một thách thức, huống chi là chèn menu thả xuống và hộp kiểm.
Bạn có thể tiếp tục tìm kiếm giữa các tab và nhóm bao nhiêu tùy thích và thử làm theo công thức được cung cấp trực tuyến, nhưng sẽ không có kết quả nếu bạn không biết các bước chính xác!
Vì vậy, hãy đọc bài viết này và tìm hiểu từng bước cách chèn hộp kiểm trong Excel. ✅
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là cách thêm hộp kiểm trong Excel:
- Có năm cách khác nhau để thực hiện việc này: Sử dụng tab Developer Sử dụng ActiveX Controls Sử dụng xác thực dữ liệu Sử dụng ký hiệu làm hộp kiểm Sử dụng phương pháp sao chép-dán
- Sử dụng tab Phát triển
- Sử dụng các điều khiển ActiveX
- Sử dụng xác thực dữ liệu
- Sử dụng ký hiệu làm hộp kiểm
- Sử dụng phương pháp sao chép-dán
- Nhược điểm của Excel bao gồm: Tùy chỉnh hạn chế Không có tính năng quản lý công việc tích hợp Nguy cơ lỗi cao do nhập dữ liệu thủ công Vấn đề hiệu suất trong bảng tính lớn
- Tùy chọn tùy chỉnh giới hạn
- Không có tính năng quản lý công việc tích hợp sẵn
- Rủi ro lỗi cao do nhập dữ liệu thủ công
- Vấn đề hiệu suất trong bảng tính lớn
- Khám phá ClickUp để đơn giản hóa việc tạo/lập danh sách kiểm tra. ClickUp cung cấp một cách thông minh hơn, trực quan hơn để tạo, theo dõi và quản lý danh sách kiểm tra một cách liền mạch — tất cả chỉ trong một nơi.
- Các tính năng phổ biến của ClickUp bao gồm Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp, Mẫu danh sách kiểm tra và hơn thế nữa
- Sử dụng tab Phát triển
- Sử dụng các điều khiển ActiveX
- Sử dụng xác thực dữ liệu
- Sử dụng ký hiệu làm hộp kiểm
- Sử dụng phương pháp sao chép-dán
- Tùy chọn tùy chỉnh giới hạn
- Không có tính năng quản lý công việc tích hợp sẵn
- Rủi ro lỗi cao do nhập dữ liệu thủ công
- Vấn đề hiệu suất trong bảng tính lớn
Các bước để thêm hộp kiểm trong Excel
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp tất cả các phương pháp có thể để thêm hộp kiểm vào bảng tính Excel. Hãy cùng phân tích chi tiết từng phương pháp:
1. Sử dụng tab Phát triển
Đây là cách phổ biến nhất để thêm hộp kiểm trong Excel và tạo danh sách công việc.
Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo tab Developer hiển thị trong trang tính của mình để sử dụng phương pháp này.
Để kích hoạt tab Developer:
a. Chọn tab Tệp
b. Khi cửa sổ mở ra, bạn sẽ thấy tùy chọn "Options" ở góc dưới bên trái màn hình
c. Sau đó, trong hộp Options, nhấp vào Customize Ribbon
d. Sau khi nhấp vào tùy chọn Tùy chỉnh Ribbon, chọn Nhà phát triển trong Tab chính và nhấp OK
Các điều khiển biểu mẫu hộp kiểm
Sau khi tab Developer được bật, truy cập tùy chọn Checkbox Form Control và làm theo các bước sau:
a. Chuyển đến tab Developer (Nhà phát triển) và chọn Insert (Chèn) để mở Form Controls (Điều khiển biểu mẫu)
b. Trong Form Controls (Điều khiển biểu mẫu), nhấp vào biểu tượng Check Box (Hộp kiểm)
c. Sau khi nhấp vào biểu tượng ô chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng thập giá (+). Nhấp và kéo trên bảng tính nơi bạn muốn ô chọn xuất hiện. Điều chỉnh kích thước hoặc vị trí của ô chọn theo nhu cầu
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn thay đổi hộp kiểm hoặc các hộp kiểm trong Excel, có một cách để thực hiện việc này một cách dễ dàng. Đầu tiên, nhấp chuột phải vào hộp kiểm và chọn hộp thoại Format Control (Định dạng điều khiển) để thực hiện các thay đổi cần thiết. ⚙️
2. Sử dụng các điều khiển ActiveX
Nếu bạn có kỹ năng Excel ở mức trung bình hoặc muốn tạo biểu mẫu và danh sách kiểm tra động, hãy sử dụng ActiveX Controls để nhúng hộp kiểm vào bảng tính của bạn. Thực hiện các bước đơn giản sau:
a. Chuyển đến tab Developer và chọn Insert một lần nữa. Bạn sẽ thấy các nút tùy chọn ActiveX ngay bên dưới Form Controls
b. Trong phần ActiveX Controls, nhấp vào biểu tượng hộp kiểm
c. Bây giờ, nhấp chuột vào bất kỳ đâu trong bảng tính để đặt hộp kiểm ActiveX
➡️ Đọc thêm: Các ứng dụng danh sách kiểm tra hàng ngày hàng đầu để duy trì năng suất 💃🏻
3. Sử dụng xác thực dữ liệu
Xác thực dữ liệu là một tính năng khác của Excel rất hữu ích để tạo danh sách việc cần làm, danh sách ưu tiên và menu thả xuống đơn giản:
a. Chọn ô hoặc phạm vi nơi bạn muốn đặt menu thả xuống giống hộp kiểm
b. Chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào Kiểm tra dữ liệu trong nhóm Công cụ Dữ liệu
c. Trong menu thả xuống Cho phép, chọn Danh sách công việc
d. Trong trường Nguồn, chèn biểu tượng hộp kiểm (🗹)
e. Nhấp vào 'OK' để tìm hộp kiểm tại ô mong muốn
🔍 Bạn có biết? Hộp kiểm trong Excel là tương tác. Điều này có nghĩa là khi hộp kiểm được chọn hoặc bỏ chọn, giá trị của tất cả các ô được liên kết với nó sẽ thay đổi (ví dụ: từ TRUE thành FALSE).
4. Sử dụng ký hiệu làm hộp kiểm
Nếu bạn cần tạo danh sách việc cần làm cơ bản trong Excel, hãy sử dụng các ký hiệu để thêm hộp kiểm vào bảng tính của bạn. Dưới đây là các bước thực hiện:
a. Chọn ô bạn muốn đặt hộp kiểm
b. Chuyển đến tab Insert và chọn Symbols
c. Chọn Wingdings hoặc Wingdings 2 làm phông chữ. Sau đó, tìm và chèn biểu tượng ô chọn (☑)
d. Nhấp chuột phải và sao chép biểu tượng vào các ô khác
📚 Cũng nên đọc: Mẫu danh sách công việc miễn phí trong Excel và ClickUp 📋
5. Sử dụng phương pháp sao chép-dán
Giả sử bạn không có thời gian để thực hiện một loạt các bước, hãy sao chép và dán hộp kiểm vào bảng tính của bạn.
Dưới đây là cách thực hiện:
a. Truy cập vào bảng tính có hộp kiểm. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn hộp kiểm vào bảng tính hiện tại bằng cách sử dụng tab Developer, như đã mô tả ở trên
b. Nhấp chuột phải vào hộp kiểm và chọn tùy chọn sao chép hoặc nhấn Ctrl+C để sao chép nó
c. Chọn ô hoặc phạm vi để thêm các hộp kiểm
d. Bây giờ, nhấp chuột phải và nhấn Ctrl+V để dán. Bạn thậm chí còn có tùy chọn kéo hộp kiểm qua các ô nơi bạn muốn tạo thêm hộp kiểm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Excel cho phép thêm và xóa hộp kiểm dễ dàng. Cách thực hiện như sau:
- Thêm phím tắt cho hộp kiểm vào thanh công cụ Truy cập nhanh
- Sử dụng phím Delete để xóa hộp kiểm
Nhược điểm của việc sử dụng Excel để tạo danh sách kiểm tra
Mặc dù việc tạo danh sách kiểm tra trong Excel có thể không quá khó, nhưng các tính năng và hàm của nó bị giới hạn so với các nền tảng khác. Dưới đây là một số đối tượng/kỳ/phiên bản cho thấy lý do tại sao hộp kiểm trong Excel hoạt động kém hiệu quả hơn:
- Tính năng tùy chỉnh giới hạn: Microsoft Excel không cung cấp các hàm chỉnh sửa nâng cao như kéo và thả, mã hóa màu sắc. Việc tốt nhất bạn có thể làm là tạo các hộp kiểm và tùy chỉnh chúng để thêm các giá trị cơ bản như kiểm, bỏ kiểm, đúng, sai và các giá trị khác ❌
- Vấn đề kiểm soát phiên bản: Các tệp Excel ngoại tuyến và thiết lập cũ không có tính năng kiểm soát phiên bản. Điều này làm tăng khả năng ghi đè dữ liệu, đặc biệt là khi làm việc với nhóm vì không ai theo dõi các thay đổi ❌
- Không có tính năng quản lý công việc: Excel không có các công cụ và hàm tích hợp để quản lý công việc. Là người dùng, bạn không thể theo dõi tiến độ công việc, đặt ưu tiên, phụ thuộc, v.v., điều này rất tốn thời gian ❌
- Rủi ro lỗi: Excel có tính năng tự động hóa hoặc tích hợp AI giới hạn. Để tạo danh sách kiểm tra, bạn phải nhập thủ công từng điểm dữ liệu, công thức, v.v. Điều này khiến cho việc tạo danh sách dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là khi tạo danh sách dài ❌
- Vấn đề về hiệu suất: Nhiều người dùng Excel gặp vấn đề về hiệu suất khi quản lý danh sách công việc cần làm có nhiều hàng, cột, trang tính hoặc công thức phức tạp. Điều này đặc biệt nổi bật trong các phiên bản cũ của công cụ này ❌
📌 Bonus: Để làm việc với Excel dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo những mẹo hay sau đây!
Sử dụng ClickUp để tạo và quản lý danh sách kiểm tra
Excel đặt ra hai thách thức lớn trong việc xây dựng và quản lý danh sách kiểm tra: quy trình tẻ nhạt và thiếu các tính năng hấp dẫn. Nhưng đây chính là điểm mạnh của ClickUp!
Ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp, là công cụ quản lý công việc thân thiện với người dùng với các tính năng trực quan đến mức bạn sẽ khó chọn được tính năng nào!
Bạn cần tạo một danh sách công việc hàng ngày mà không bị lộn xộn?
Với Danh sách việc cần làm của ClickUp, bạn có thể làm điều đó và hơn thế nữa:
- Tạo danh sách phức tạp trong nháy mắt: Hãy bỏ qua những danh sách kiểm tra cơ bản. Với ClickUp, bạn có thể tạo danh sách lồng nhau đa chức năng, hoàn hảo cho mục đích cá nhân và công việc. Và không, bạn không cần phải làm gì quá khó khăn để làm điều đó — trình tạo kéo và thả giúp toàn bộ quá trình trở nên đơn giản và hiệu quả ✅
- Tùy chỉnh mọi thứ theo ý muốn: Tạo danh sách kiểm tra độc đáo cho từng quy trình kinh doanh. ClickUp sẽ hỗ trợ bạn! Chỉnh sửa và tùy chỉnh mọi yếu tố, từ định dạng đến màu sắc, để tạo danh sách kiểm tra theo ý muốn của bạn ✅
- Hợp lý hóa quy trình: Với ClickUp, đừng chỉ tạo danh sách việc cần làm. Hãy tích hợp chúng với Nhiệm vụ ClickUp và tận dụng lợi ích của quản lý công việc. Tạo mục hành động, theo dõi tiến độ, đặt ưu tiên, xác định phụ thuộc và phân công trách nhiệm để lập kế hoạch, tổ chức và hợp lý hóa quy trình một cách chưa từng có ✅
- Tuân thủ lịch trình của bạn: Không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào. ClickUp gửi nhắc nhở tự động mỗi khi một nhiệm vụ trong danh sách được chọn, bỏ chọn hoặc xóa để bạn luôn cập nhật thông tin ✅
- Tạo danh sách công việc toàn cầu: Không giống như Excel, ClickUp cho phép bạn tạo và quản lý danh sách công việc từ điện thoại di động và tab trình duyệt. Vì vậy, bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi; danh sách của bạn luôn chỉ cách bạn một cú chạm màn hình ✅
Dưới đây là ý kiến của một trong những người dùng:
"Bằng cách tạo danh sách kiểm tra, chúng tôi có thể rút ngắn thời gian ghi chi tiết cho các bước nhỏ vẫn cần được ghi chú dựa trên dự án, sau đó chuyển sang các công việc con hoặc thậm chí làm việc trong từng không gian theo sự thay đổi trạng thái. Cách ClickUp cho phép thiết lập nhiều thời hạn phù hợp nhất cho công việc quản lý. "- Tulio Gómez Vargas, Trợ lý tự động hóa, iVisa
"Bằng cách tạo danh sách kiểm tra, chúng tôi có thể rút ngắn thời gian ghi chú các chi tiết cho những bước nhỏ vẫn cần được ghi chú dựa trên dự án, sau đó chuyển sang các công việc con hoặc thậm chí làm việc trong từng không gian theo sự thay đổi trạng thái. Cách ClickUp cho phép thiết lập nhiều thời hạn phù hợp nhất cho công việc quản lý. "- Tulio Gómez Vargas, Trợ lý tự động hóa, iVisa
Làm thế nào để tạo và quản lý danh sách kiểm tra trong ClickUp?
Hãy bắt tay vào thực hiện! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để tạo và quản lý danh sách kiểm tra bằng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp:
1. Mở ClickUp và chọn nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn tạo danh sách kiểm tra
2. Cuộn xuống phần Danh sách kiểm tra. Nhấp vào dấu + để bắt đầu tạo danh sách
3. Thêm từng mục danh sách kiểm tra. Ngoài ra, tại sao không yêu cầu ClickUp Brain tạo nhiệm vụ cho danh sách kiểm tra của bạn dựa trên bản tóm tắt bạn cung cấp?
Nếu việc này vẫn còn quá phức tạp, đừng lo lắng — ClickUp cũng cung cấp nhiều mẫu danh sách kiểm tra sẵn sàng sử dụng.
Mẫu danh sách kiểm tra dự án ClickUp
Với sự trợ giúp của chúng, hãy tạo danh sách kiểm tra được cá nhân hóa cho bản thân và nhóm của bạn. Mặc dù có nhiều tùy chọn, nhưng một trong những tùy chọn tốt nhất cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp là Mẫu danh sách kiểm tra dự án ClickUp.
Mẫu danh sách kiểm tra dự án ClickUp giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án. Nó chia dự án thành các bước nhỏ hơn để thực hiện hiệu quả. Với Trạng thái và Chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể sắp xếp công việc, tự động hóa quy trình làm việc và phân công trách nhiệm. Hơn nữa, bạn có thể cộng tác bằng cách thêm thông tin nhóm và bình luận trực tiếp trên tài liệu.
Điều bạn sẽ thích hơn nữa:
- Phân công công việc, chỉnh sửa thời hạn và theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Cộng tác bằng cách thêm chi tiết nhóm và để lại nhận xét
- Lưu trữ tất cả thông tin dự án ở một nơi để dễ dàng truy cập và cập nhật
➡️ Đọc thêm: Danh sách kiểm tra 9 điểm về quản lý dự án cho nhà quản lý
Tạo danh sách kiểm tra tự động chỉ với vài cú nhấp chuột với ClickUp
Danh sách kiểm tra là công cụ hữu ích để duy trì sự tổ chức và tăng năng suất cá nhân hoặc công việc. Chúng giúp bạn theo dõi nhiều công việc và làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, việc tạo các danh sách này trong Excel có thể khá phức tạp, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu. Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng!
Với các tính năng dễ sử dụng, ClickUp cho phép bạn tạo và chỉnh sửa danh sách kiểm tra với nhiều tùy chọn một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể nhóm các công việc, theo dõi tiến độ và thậm chí cộng tác với nhóm của mình tại một nơi.
Không giống như Excel, cách tiếp cận của ClickUp rất đơn giản và trực quan, đảm bảo các nhiệm vụ của bạn luôn được tổ chức và kiểm soát. Đăng ký tại đây để dùng thử miễn phí và xem ClickUp giúp bạn tạo/lập hộp kiểm và tăng hiệu quả như thế nào!