Cách sử dụng AI cho Agile

Bao lâu thì nhóm của bạn phải gấp rút thay đổi kế hoạch khi kế hoạch ban đầu không thành công? Thay vì phản ứng, bạn có thể dự đoán, thích ứng và phản hồi kịp thời mà không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào không?

Cốt lõi của phương pháp Agile là một sự thật đơn giản: 'phản ứng với thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch'. Nhưng ngay cả các nhóm Agile cũng phải vật lộn để theo kịp những thay đổi liên tục. Đó là lúc trí tuệ nhân tạo bước vào.

Hãy coi AI như là đồng nghiệp Agile của bạn. AI không chỉ phân tích dữ liệu, mà còn có vai trò xác định các mẫu, báo hiệu rủi ro và đề xuất các hướng đi thông minh hơn. Kết quả? Ít tắc nghẽn hơn, ra quyết định nhanh hơn và mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng của bạn.

Bạn tò mò muốn biết AI phù hợp với các nguyên tắc Agile như thế nào? Hãy cùng khám phá cách AI định hình lại sprint, scrum và mọi thứ liên quan.

Trí tuệ nhân tạo (AI) trong Agile là gì?

Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản. Tích hợp các công cụ AI vào quy trình làm việc Agile bao gồm tự động hóa công việc, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và tận dụng thông tin chi tiết từ AI để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

AI nâng cao Agile bằng cách:

Tại sao nên sử dụng AI trong Agile?

Theo Báo cáo tình hình Agile, khoảng 30% tổ chức đang khám phá việc sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) và trợ lý mã hoặc đã bắt đầu tích hợp các công cụ AI này vào sản phẩm và dịch vụ của họ.

Tôi dự đoán một xu hướng trong đó một số "công việc chuyên môn" sẽ dần chuyển sang AI tạo ra nội dung và những lời khuyên truyền thống được cung cấp bởi ScrumMaster hoặc Agile Coach sẽ đến từ ChatGPT.

Mục tiêu ở đây rất đơn giản: sử dụng AI để làm việc thông minh hơn, không phải làm việc nhiều hơn. AI cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, tăng tốc độ giải quyết vấn đề và giúp tránh sự chậm trễ bằng cách loại bỏ các phỏng đoán khỏi phương trình. Dưới đây là lý do tại sao các nhóm sử dụng AI trong quy trình làm việc Agile hiện tại:

AI và Agile kết hợp rất tốt với nhau vì cả hai đều tập trung vào hiệu quả và khả năng thích ứng. Agile là về việc mang lại giá trị nhanh chóng, và AI giúp quá trình đó trở nên tốt hơn. Vậy, việc thêm AI vào quy trình Agile của bạn có thể thay đổi cách bạn làm việc như thế nào? Và bạn bắt đầu từ đâu?

Cách sử dụng AI trong Agile: Các ứng dụng chính

Dưới đây là cách AI và các công cụ Agile có thể hỗ trợ hành trình Agile của bạn.

1. Lập kế hoạch và quản lý sprint

Lập kế hoạch sprint là một giai đoạn trong phương pháp Agile, trong đó các nhóm xác định các công việc cần hoàn thành trong sprint sắp tới và lập kế hoạch để hoàn thành chúng. Giai đoạn này đặt ra hướng đi cho sprint tiếp theo bằng cách giúp các nhóm xác định mục tiêu, phân bổ công việc và lập bản đồ công việc sắp tới.

Tuy nhiên, việc lập kế hoạch và quản lý sprint trong Agile có thể gây khó khăn cho việc ước lượng nỗ lực và thời gian do câu chuyện của người dùng thay đổi, điều này có thể làm phức tạp việc ước lượng và lập kế hoạch công việc. Các nhóm có thể cam kết quá mức, nhận nhiều công việc hơn mức có thể hoàn thành, dẫn đến chậm trễ. Ngoài ra, việc ước lượng sai độ phức tạp của công việc, không quản lý được các phụ thuộc hoặc cho phép phạm vi công việc mở rộng có thể làm gián đoạn tiến độ.

🤖 AI giúp ích như thế nào trong việc lập kế hoạch sprint:

ClickUp Sprints đơn giản hóa việc quản lý sprint bằng cách tiết kiệm thời gian và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể đặt ngày sprint, phân công điểm và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ công việc nào chưa hoàn thành, chúng có thể tự động chuyển sang sprint tiếp theo. Nó thậm chí còn tích hợp với các công cụ như GitHub, GitLab và Bitbucket để giữ cho quá trình phát triển của bạn diễn ra suôn sẻ và kết nối.

Bạn cũng có thể sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để cấu trúc và làm rõ kế hoạch sprint của mình. Với hệ thống cờ đơn giản — khẩn cấp, cao, bình thường và thấp — bạn có thể nhanh chóng phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và đảm bảo mọi người đều biết những việc cần được xử lý ngay lập tức.

2. Tự động hóa công việc

Quản lý sprint trong phát triển phần mềm thường liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại có thể làm gián đoạn sự tập trung và làm chậm tiến độ. Cho dù là cập nhật trạng thái công việc, phân công trách nhiệm mới hay gửi thông tin cập nhật, những hành động thường ngày này có thể tiêu tốn thời gian mà lẽ ra có thể được sử dụng cho những công việc có ý nghĩa hơn.

Tự động hóa công việc có thể giải quyết thách thức này bằng cách hợp lý hóa các quy trình, đảm bảo quy trình làm việc trơn tru hơn và giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

🤖 AI giúp tự động hóa công việc như thế nào:

Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc bằng ClickUp Automations. Chỉ cần cho AI biết công việc hoặc quy trình làm việc bạn muốn tự động hóa, và nó sẽ thiết lập các kích hoạt. Ví dụ: khi một công việc mới được chuyển sang 'Đang xem xét', AI tự động phân công các công việc con, thiết lập ngày đáo hạn dựa trên mức độ ưu tiên và đề xuất các tài liệu liên quan hoặc thông tin chi tiết về dự án trước đây.

Một lĩnh vực quan trọng khác là phân công công việc.

Khi một nhiệm vụ được tạo hoặc trạng thái của nó thay đổi, ClickUp có thể tự động giao nhiệm vụ đó cho người hoặc nhóm phù hợp, giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không gặp thêm rắc rối.

ClickUp cũng cung cấp hơn 100 mẫu tự động hóa sẵn có để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Các mẫu linh hoạt này bao gồm mọi thứ, từ cập nhật trạng thái và đăng bình luận đến gửi thông báo và phân công công việc.

Không có đủ thời gian để thiết lập từng quy trình nhỏ một cách thủ công? Trình tạo tự động hóa dựa trên AI của ClickUp sẽ giúp bạn. Chỉ cần mô tả những việc bạn muốn tự động hóa thực hiện, ClickUp sẽ tạo ra nó cho bạn trong vài giây — không cần kỹ năng kỹ thuật.

Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, nhật ký kiểm tra cho phép bạn theo dõi mọi hành động của các quy trình tự động hóa. Bạn luôn có thể nắm rõ mọi chi tiết và tự tin quản lý quy trình làm việc.

Tìm hiểu cách sử dụng AI để tự động hóa công việc. 👇

3. Theo dõi tiến độ thời gian thực

Bạn tự tin đến mức nào rằng nhóm của bạn sẽ đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng hạn? Quản lý tiến độ bằng bảng tính hoặc ghi chú rải rác có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và gây ra sự nhầm lẫn.

Theo dõi tiến độ thời gian thực giúp loại bỏ việc phỏng đoán và cung cấp thông tin chi tiết tức thì về tiến độ công việc.

🤖 AI giúp theo dõi dự án như thế nào:

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tổng quan về trạng thái dự án. Từ một giao diện có thể tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, giám sát khối lượng công việc của nhóm và xác định chính xác các yếu tố cản trở.

Điều này giúp đảm bảo rằng các kết quả quan trọng nhất được giải quyết trước, phù hợp với mục tiêu sprint của bạn. Ngoài ra, nó giúp nhóm của bạn tập trung vào các ưu tiên phù hợp, giảm thiểu sự nhầm lẫn và làm cho các cuộc họp hàng ngày trở nên hiệu quả hơn.

ClickUp Brain nâng cao tính năng này bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và phân tích dữ liệu tự động. Tối ưu hóa dòng thời gian, xác định rủi ro và duy trì hiển thị rõ ràng ở mọi giai đoạn của dự án. Đúng vậy, bạn không cần phải mất hàng giờ để xem xét dữ liệu. (Thật tuyệt vời, phải không?)

Nó tạo ra tóm tắt công việc, nhận xét và cập nhật trong vài giây. Nó đảm bảo bạn luôn được cập nhật thông tin mà không mất thời gian.

Dùng thử ClickUp Brain miễn phí

Phần hay nhất là gì? Các cập nhật như thay đổi trạng thái, bình luận và chỉnh sửa được đồng bộ ngay lập tức trên mọi nền tảng. Không có sự chậm trễ hay nhầm lẫn — chỉ có sự hợp tác trơn tru, theo thời gian thực giúp nhóm của bạn luôn làm việc nhịp nhàng.

ClickUp giúp theo dõi tiến độ trở nên đơn giản với các tính năng như chế độ xem Dòng thời gian và Biểu đồ Gantt. Các chế độ xem này cho bạn cái nhìn rõ ràng về cả bức tranh tổng thể và các chi tiết nhỏ. Chế độ xem Lịch ClickUp thậm chí còn cho phép bạn dễ dàng kéo và thả các nhiệm vụ vào vị trí.

Bạn tò mò muốn biết thời gian thực tế của nhóm mình so với ước lượng ban đầu? Sử dụng Ước lượng thời gian, Bảng chấm công và Báo cáo thời gian để phát hiện sự chậm trễ sớm. Dễ dàng điều chỉnh kế hoạch trước khi chúng trở thành vấn đề!

4. Tăng cường sự hợp tác trong nhóm

Hợp tác nên diễn ra một cách tự nhiên, không hỗn loạn, phải không? Nhưng khi mọi người đều bận rộn với công việc và đóng góp ý kiến, rất dễ cảm thấy mất đồng bộ.

Các nhóm cần có công cụ để giữ mọi người kết nối và làm việc hiệu quả, ngay cả khi họ ở các địa điểm hoặc múi giờ khác nhau.

🤖 AI giúp hợp tác nhóm như thế nào:

ClickUp Docs có thể giúp công việc nhóm trở nên dễ dàng. Bạn sẽ biết chính xác khi nào đồng nghiệp đang xem một nhiệm vụ hoặc nhập bình luận, do đó không có sự trùng lặp hoặc bỏ lỡ thông tin cập nhật.

Đang cùng nhau làm việc trên một tài liệu? ClickUp cho phép bạn chỉnh sửa trong thời gian thực, hiển thị các thay đổi ngay khi chúng xảy ra. Giống như đang ngồi trong cùng một phòng, dù cách nhau hàng ngàn dặm.

5. Ra quyết định với phân tích dự đoán

Phân tích dự đoán dự báo kết quả, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và giúp các nhóm chủ động giải quyết những thách thức tiềm ẩn.

Nhưng đây là vấn đề—ngay cả những dự đoán chính xác nhất cũng vô dụng nếu chúng khó hiểu hoặc khó thực hiện. Đó chính là nơi các công cụ trực quan hóa dữ liệu và báo cáo AI phát huy tác dụng, giúp lấp đầy khoảng cách đó.

AI giúp các nhóm xử lý các tập dữ liệu phức tạp trong vài giây và khám phá những thông tin hữu ích. AI ưu tiên những vấn đề quan trọng, nêu bật những rủi ro tiềm ẩn và đề xuất hành động tốt nhất.

🤖 AI giúp hợp tác nhóm như thế nào:

ClickUp tích hợp phân tích dự đoán vào quy trình làm việc của bạn, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực cho các nhóm Agile và DevOps. Nó giúp các nhóm điều chỉnh dự báo phù hợp với mục tiêu dự án và nhanh chóng thích ứng.

6. Đánh giá lại và cải tiến liên tục

Mọi nhóm Agile đều biết giá trị của việc dừng lại để suy ngẫm. Phản hồi là cơ hội hoàn hảo để đánh giá những gì đang hoạt động hiệu quả, những gì không hiệu quả và cách cải thiện cho sprint tiếp theo. Điều này không chỉ là xác định vấn đề, mà còn là cài đặt các mục tiêu có thể thực hiện được để tạo ra văn hóa phát triển liên tục.

Để tận dụng tối đa các buổi tổng kết, các nhóm cần có một phương pháp có cấu trúc để theo dõi tiến độ và đảm bảo các thông tin chi tiết dẫn đến những cải tiến rõ rệt. AI tăng cường khả năng này bằng cách phân tích các mẫu, nêu bật các xu hướng và cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để giúp các nhóm xác định cơ hội cải tiến nhanh hơn.

🤖 Cách AI hỗ trợ trong các buổi đánh giá lại:

ClickUp Goals đơn giản hóa quá trình điều chỉnh nỗ lực của nhóm với mục tiêu của tổ chức. Đặt, theo dõi và giám sát các mục tiêu để đảm bảo mọi sprint đều đi đúng hướng để đạt được tiến độ có ý nghĩa.

Bạn cũng có thể bắt đầu với Mẫu quản lý dự án Agile của ClickUp. Mẫu này hoàn hảo cho các nhóm không phải là nhóm phần mềm sử dụng Agile, như Kanban hoặc Scrum. Tính năng Biểu mẫu cho phép bạn chuyển các yêu cầu trực tiếp vào danh sách công việc tồn đọng để dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên. Sử dụng chế độ xem Bảng hoặc Sprint để tập trung vào việc thực thi và theo dõi chính xác tiến độ so với mục tiêu của bạn.

Thách thức trong việc tích hợp AI vào Agile

Hãy cùng xem xét một số trở ngại phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi tích hợp AI vào quản lý dự án Agile (và cách khắc phục chúng).

1. Chất lượng và tính sẵn có của dữ liệu

⚠️ AI dựa vào dữ liệu để đưa ra dự đoán và thông tin chi tiết chính xác. Các đề xuất của AI sẽ không đáng tin cậy nếu dữ liệu không đầy đủ, lỗi thời hoặc được tổ chức kém. Đối với các nhóm Agile, điều này có nghĩa là phải truy cập dữ liệu được cấu trúc tốt, theo thời gian thực để đảm bảo AI hoạt động hiệu quả.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ quản lý dự án dựa trên AI để chuẩn hóa việc theo dõi dữ liệu, tự động hóa việc thu thập dữ liệu và tích hợp các bản cập nhật thời gian thực. Điều này sẽ đảm bảo AI có thông tin cập nhật nhất để ra quyết định thông minh hơn.

2. Cân bằng giữa quyết định của con người và thông tin từ AI

⚠️ AI cung cấp những thông tin dựa trên dữ liệu, nhưng Agile phụ thuộc vào sự hợp tác,直觉 và kinh nghiệm của đội ngũ. Thách thức nằm ở việc tìm ra sự cân bằng hợp lý giữa việc tin tưởng vào dự đoán của AI và duy trì phán đoán của con người. Việc phụ thuộc mù quáng vào AI có thể dẫn đến sai lầm, đặc biệt trong những tình huống đòi hỏi sự đồng cảm hoặc sáng tạo.

✅ Giải pháp: AI nên được xem như một công cụ hỗ trợ chứ không phải là sự thay thế. Kết quả tốt nhất đến từ việc kết hợp những hiểu biết của AI với phán đoán của con người. AI có thể cải thiện quá trình ra quyết định, nhưng luôn cần áp dụng kinh nghiệm và trực giác của con người khi cần thiết.

3. Quản lý thay đổi và triển khai

⚠️ Việc giới thiệu AI cho một nhóm hoặc tổ chức có thể gây ra sự lo ngại, đặc biệt là khi mọi người đã quen với các phương pháp truyền thống. Có thể có sự kháng cự do sợ hãi, thiếu hiểu biết hoặc cảm giác không thoải mái với những điều chưa biết.

✅ Giải pháp: Cho thấy AI có thể đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại và nâng cao năng suất, giúp quy trình làm việc của nhóm trơn tru hơn. Khuyến khích thử nghiệm, bắt đầu từ những việc nhỏ và nhấn mạnh cách AI có thể xử lý các công việc thường ngày, giải phóng thời gian cho những công việc có giá trị hơn.

4. Độ phức tạp trong quá trình triển khai

⚠️ Việc tích hợp AI vào quy trình làm việc Agile không phải lúc nào cũng đơn giản. Các nhóm có thể gặp phải những trở ngại kỹ thuật, vấn đề tích hợp với các công cụ hiện có hoặc những lỗ hổng trong việc hiểu cách các mô hình AI phù hợp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc nhầm lẫn nếu các nhóm không được trang bị để quản lý quá trình chuyển đổi.

✅ Giải pháp: Bắt đầu với các nền tảng trực quan, thân thiện với người dùng, như Phần mềm quản lý dự án Agile ClickUp giúp đơn giản hóa việc tích hợp AI có thể giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Bắt đầu với các trường hợp sử dụng đơn giản để tránh làm nhóm quá tải. Tập trung vào việc mang lại giá trị, cải thiện hiệu quả và giải quyết các tích hợp phức tạp hơn khi bạn ngày càng quen thuộc với AI.

5. Sự không chắc chắn về độ chính xác của dự đoán

⚠️ AI dự đoán xu hướng và kết quả dựa trên dữ liệu lịch sử và thuật toán học máy. Tuy nhiên, dự đoán không phải lúc nào cũng chính xác, đặc biệt là khi có các biến số bất ngờ xuất hiện. Các thành viên trong nhóm Agile thường làm việc trong môi trường năng động, và việc dựa vào dự đoán không chính xác có thể làm kế hoạch bị trật bánh.

✅ Giải pháp: Tích hợp vòng phản hồi trong các công cụ AI. Các nhóm Agile nên liên tục theo dõi và xác thực các dự đoán của AI và điều chỉnh khi cần thiết. Điều này cho phép hệ thống học hỏi và thích ứng nhanh chóng, giúp AI trở nên chính xác hơn và linh hoạt hơn trước những thay đổi.

Làm cho AI trong Agile trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn với ClickUp

Có thể khẳng định rằng AI không thay thế tư duy Agile; nó chỉ giúp nâng cao tư duy này khi được áp dụng một cách cân nhắc và hỗ trợ bởi các công cụ và quy trình phù hợp.

AI đang định hình lại cách các nhóm Agile tiếp cận công việc của họ bằng cách cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và hỗ trợ ra quyết định thông minh hơn. AI giúp xác định xu hướng, nêu bật rủi ro và hợp lý hóa quy trình công việc để các nhóm có thể tập trung vào chiến lược và hợp tác.

Sẵn sàng mang lại hiệu quả nhờ AI để tăng tính linh hoạt trong kinh doanh? ClickUp giúp bạn dễ dàng tích hợp thông tin chi tiết từ AI, hợp lý hóa quy trình và trao quyền cho các nhóm Agile để tập trung vào những việc quan trọng. Đăng ký ClickUp để bắt đầu ngay hôm nay!