Điều gì sẽ xảy ra khi bạn mất dấu những chi tiết nhỏ trong chuỗi cung ứng của mình?
📦 Giao hàng chậm ở đây, tính toán sai hàng tồn kho ở kia — trước khi bạn nhận ra, các khiếu nại của khách hàng chồng chất, chi phí tăng cao và năng suất bị ảnh hưởng. Quản lý chuỗi cung ứng là một công việc phức tạp, nhưng thách thức thực sự nằm ở việc biết cần đo lường những gì và cách tối ưu hóa hiệu suất.
Đó chính là nơi các chỉ số KPI chuỗi cung ứng giúp bạn:
✅ Xác định các điểm không hiệu quả trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn✅ Tối ưu hóa quy trình để cắt giảm chi phí và cải thiện thời gian thực hiện✅ Nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo giao hàng suôn sẻ
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các KPI quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng, lý do tại sao chúng quan trọng và cách theo dõi chúng có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn, nhanh hơn và thông minh hơn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các chỉ số KPI trong chuỗi cung ứng là các chỉ số đo lường có thể định lượng, dùng để đánh giá hiệu quả và hiệu suất của chuỗi cung ứng
- Các chỉ số KPI có thể được phân loại thành các chỉ số hoạt động, tài chính và dịch vụ khách hàng
- Các chỉ số chuỗi cung ứng quan trọng bao gồm độ chính xác của đơn đặt hàng, giao hàng đúng hạn, vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng và thời gian chu kỳ tiền mặt. Các KPI này giúp doanh nghiệp xác định các điểm nghẽn, giảm sự chậm trễ và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng
- Để chọn được các chỉ số KPI phù hợp, cần phải điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh, tập trung vào các chỉ số có thể thực hiện được và sử dụng các tiêu chuẩn ngành
- Để triển khai KPI một cách hiệu quả, các doanh nghiệp nên đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi các chỉ số bằng dữ liệu thời gian thực và liên tục phân tích hiệu suất
- Sử dụng phần mềm cài đặt và theo dõi KPI như ClickUp để đặt mục tiêu thông minh, nhận thông tin chi tiết về chuỗi cung ứng theo thời gian thực và tự động hóa các quy trình để đạt được các KPI chuỗi cung ứng
Hiểu về các chỉ số KPI trong chuỗi cung ứng
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của chuỗi cung ứng là các chỉ số có thể đo lường được, dùng để đánh giá hiệu quả, độ tin cậy và sự phù hợp của chuỗi cung ứng với các mục tiêu kinh doanh.
📌 Ví dụ:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp: Đo lường mức độ tin cậy của nhà cung cấp trong việc đáp ứng thời hạn
- Thời gian hoàn thành đơn đặt hàng: Theo dõi tốc độ xử lý đơn đặt hàng từ khi đặt hàng đến khi giao hàng
- Độ chính xác của kho hàng: Đảm bảo mức tồn kho khớp với số lượng thực tế, giảm thiểu lãng phí hoặc thiếu hụt
Các loại chỉ số KPI trong chuỗi cung ứng
Các chỉ số KPI trong chuỗi cung ứng được chia thành ba loại:
- 📦 Hoạt động: Các chỉ số như thời gian hoàn thành đơn đặt hàng và tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho theo dõi hiệu quả và hiệu suất của quy trình chuỗi cung ứng
- 💵 Tài chính: Các chỉ số như chi phí hàng bán (COGS) và chi phí vận chuyển tập trung vào quản lý chi phí và lợi nhuận
- 🚚 Tập trung vào khách hàng: Các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo giúp đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu suất giao hàng
Các danh mục này kết hợp với nhau để đảm bảo chế độ xem toàn diện về tình trạng chuỗi cung ứng.
Mối quan hệ giữa các chỉ số KPI chuỗi cung ứng và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Các chỉ số KPI hoạt động song song với hệ thống ERP. Hãy nghĩ về nền tảng ERP như một trung tâm kết nối dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty, cho phép bạn đo lường hiệu suất chuỗi cung ứng trong thời gian thực và biến những thông tin chi tiết đó thành hành động có ý nghĩa.
Các chỉ số KPI quan trọng trong chuỗi cung ứng
Chúng tôi đã chọn ra các chỉ số KPI chuỗi cung ứng hàng đầu mà bạn có thể theo dõi; đó là:
Tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo
Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (POR) đo lường tỷ lệ phần trăm đơn hàng không có lỗi được giao từ đầu đến cuối. Điều này có nghĩa là mọi bước trong quy trình, từ đặt hàng đến chọn hàng, đóng gói, vận chuyển và giao hàng, đều được hoàn thành một cách hoàn hảo. Không có sự chậm trễ, hư hỏng, sai mục và thiếu tài liệu. Đây là tiêu chuẩn vàng cho sự hài lòng của khách hàng, kế hoạch hàng tồn kho và hiệu quả chuỗi cung ứng.
Tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo (%) = (Số đơn đặt hàng hoàn hảo / Tổng số đơn đặt hàng) × 100
Đạt được tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo cao phản ánh trực tiếp hiệu quả hoạt động của kho hàng. Khi mọi thứ trong kho hoạt động trơn tru — quản lý hàng tồn kho chính xác, chọn hàng chính xác và quy trình đóng gói hiệu quả — sẽ giảm thiểu lỗi và đảm bảo đơn đặt hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
🚀 Cách cải thiện POR:
- Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng tự động
- Áp dụng quét mã vạch để giảm lỗi chọn và đóng gói
- Thường xuyên kiểm tra và tối ưu hóa quy trình làm việc trong kho
💡Mẹo chuyên nghiệp: Ngay cả khi POR giảm 1% cũng có thể dẫn đến mất khách hàng. Ưu tiên giảm thiểu lỗi ở mọi giai đoạn thực hiện đơn đặt hàng.
Thời gian chu kỳ tiền mặt
Thời gian chu kỳ tiền mặt (C2C) đo lường thời gian cần thiết để biến tiền mặt chi cho hàng tồn kho thành doanh thu từ bán hàng. Chỉ số này theo dõi thời gian từ khi thanh toán cho nhà cung cấp đến khi nhận thanh toán từ khách hàng. C2C càng ngắn, hiệu quả và tính thanh khoản càng cao.
Bằng cách tối ưu hóa C2C, bạn có thể tăng cường tính thanh khoản và vốn lưu động, đảm bảo hoạt động tài chính suôn sẻ và mối quan hệ với nhà cung cấp vững chắc hơn.
C2C (Ngày) = DIO + DSO − DPO
Địa điểm:
- DIO: Số ngày hàng tồn kho chưa thanh toán
- DSO: Số ngày bán hàng chưa thu tiền
- DPO: Số ngày phải trả chưa thanh toán
Tài khoản phải trả (AP) đóng vai trò quan trọng trong thời gian một công ty thanh toán hóa đơn. Khi được quản lý tốt, nó cho phép các doanh nghiệp gia hạn thời hạn thanh toán mà không phải chịu phí trả chậm. Ngoài ra, phần mềm logistics có thể giúp giải phóng tiền mặt, cải thiện luồng tiền và đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp. Tất cả là để giữ cho tài chính của bạn linh hoạt và mối quan hệ của bạn bền vững!
🚀 Cách cải thiện C2C:
- Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng tự động
- Áp dụng quét mã vạch để giảm lỗi
- Thường xuyên kiểm tra và tối ưu hóa quy trình làm việc trong kho
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng của khách hàng
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng của khách hàng (COCT) đo lường tổng thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng — từ khi đặt hàng đến khi giao hàng. Chỉ số này nêu bật hiệu quả của quy trình quản lý và hoàn thành đơn đặt hàng của bạn và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
Thời gian chu kỳ chuỗi cung ứng ngắn hơn thường dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và kinh doanh lặp lại.
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng của khách hàng (ngày) = Ngày giao hàng - Ngày đặt hàng
🚀 Cách cải thiện COCT:
- Sử dụng hệ thống quản lý đơn đặt hàng tự động
- Tối ưu hóa quy trình chọn hàng, đóng gói và vận chuyển
- Theo dõi và giải quyết các điểm nghẽn trong giao hàng
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng của khách hàng (COCT) đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) và là KPI mua hàng quan trọng. Chỉ số này cho biết bạn có giữ lời hứa giao hàng hay không.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
Tỷ lệ hoàn thành cho biết mức độ hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng từ kho hiện tại. Đây là chỉ số đơn giản nhưng mạnh mẽ, phản ánh mức độ hiệu quả của kho hàng trong việc đáp ứng nhu cầu.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng có mối liên hệ chặt chẽ với tình trạng hết hàng và quản lý hàng tồn kho. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng thấp thường dẫn đến tình trạng hết hàng, dẫn đến mất doanh số và khách hàng không hài lòng. Quản lý hàng tồn kho tốt, như dự báo chính xác và bổ sung hàng kịp thời, là chìa khóa để duy trì tỷ lệ hoàn thành đơn hàng cao.
Tỷ lệ hoàn thành (%) = (Số mục được giao đúng hạn / Tổng số mục trong đơn đặt hàng) × 100
🚀 Cách cải thiện tỷ lệ hoàn thành đơn hàng:
- Sử dụng dự báo nhu cầu chính xác
- Thực hiện quy trình bổ sung hàng kịp thời
- Tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng
🧠 Bạn có biết? Khi duy trì mức tồn kho phù hợp, bạn sẽ giảm tình trạng hết hàng và giữ cho khách hàng hài lòng và trung thành. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng cao cho thấy bạn làm việc hiệu quả và cam kết đáp ứng mong đợi và nhu cầu của khách hàng.
Số ngày tồn kho
Số ngày cung cấp hàng tồn kho (IDS) đo lường số ngày hàng tồn kho hiện tại của bạn có thể sử dụng dựa trên mức sử dụng hoặc doanh số trung bình hàng ngày. Đây là chỉ số quan trọng để cân bằng mức tồn kho với nhu cầu, đảm bảo bạn không tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng các sản phẩm khóa.
Để tối ưu hóa IDS, bạn nên sử dụng dữ liệu lịch sử để phát hiện xu hướng và tính đến yếu tố mùa vụ. Ngoài ra, phân tích thời gian thực, như đơn đặt hàng hiện tại và thay đổi thị trường, giúp điều chỉnh dự báo. Sự hợp tác giữa các bộ phận bán hàng, tiếp thị và chuỗi cung ứng đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm.
IDS (Ngày) = Hàng tồn kho hiện tại / Sử dụng trung bình hàng ngày
🚀 Cách cải thiện IDS:
- Sử dụng dữ liệu lịch sử để cải thiện dự báo nhu cầu
- Theo dõi phân tích thời gian thực về sự thay đổi của thị trường
- Điều chỉnh kế hoạch tồn kho phù hợp với nhóm bán hàng và tiếp thị
💡Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi độ chính xác của dự báo thường xuyên và điều chỉnh dựa trên mô hình nhu cầu thực tế để liên tục cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng.
Độ chính xác của hóa đơn vận chuyển
Độ chính xác của hóa đơn vận chuyển đảm bảo rằng hóa đơn vận chuyển của bạn khớp với mức giá, dịch vụ và chi tiết vận chuyển đã thỏa thuận. Khi hóa đơn chính xác, bạn tránh được việc thanh toán quá mức, tranh chấp và những rắc rối không đáng có trong quy trình logistics của mình.
Hóa đơn vận chuyển chính xác giúp chuỗi cung ứng của bạn hoạt động trơn tru. Sai sót có thể dẫn đến chi phí cao hơn, chậm thanh toán và làm hỏng mối quan hệ với nhà vận chuyển. Trong vận chuyển LTL, nơi các lô hàng chia sẻ không gian và chi phí phụ thuộc vào trọng lượng, kích thước và dịch vụ bổ sung, lỗi thanh toán có thể nhanh chóng chồng chất.
Độ chính xác hóa đơn vận chuyển (%) = (Tổng số hóa đơn vận chuyển / Số hóa đơn vận chuyển chính xác) × 100
🚀 Cách cải thiện độ chính xác của hóa đơn vận chuyển:
- Sử dụng hệ thống kiểm toán vận chuyển hàng hóa tự động
- Xác minh chi tiết đơn hàng trước khi xuất hóa đơn
- Thường xuyên rà soát và đối chiếu hợp đồng vận chuyển
Số ngày bán hàng chưa thu tiền
DSO (Days Sales Outstanding) đo lường số ngày trung bình mà một doanh nghiệp cần để thu được thanh toán sau khi bán hàng. Đây là chỉ số quan trọng cho thấy mức độ hiệu quả của công ty trong việc quản lý các tài khoản phải thu.
DSO thấp hơn có nghĩa là thu tiền nhanh hơn và luồng tiền mặt lành mạnh hơn, cho phép các doanh nghiệp tái đầu tư vào hoạt động và giảm sự phụ thuộc vào nguồn tài chính bên ngoài. Ngược lại, DSO cao cho thấy sự chậm trễ trong thanh toán, làm bị ứ đọng tiền mặt và tăng rủi ro nợ xấu.
DSO (Ngày) = (Tổng doanh số tín dụng / Tài khoản phải thu) × Số ngày
🚀 Cách cải thiện DSO:
- Đặt ra các điều khoản và chính sách thanh toán rõ ràng
- Sử dụng hệ thống lập hóa đơn và thanh toán tự động
- Thực hiện các quy trình thu hồi nợ chủ động
📖 Đọc thêm: Cách tính công thức thời gian dẫn
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
Doanh thu hàng tồn kho theo dõi tần suất một doanh nghiệp bán và bổ sung hàng tồn kho theo thời gian, phản ánh hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao cho thấy quản lý hàng tồn kho hiệu quả và doanh số bán hàng mạnh, nhưng có thể tiềm ẩn rủi ro thiếu hàng. Tỷ lệ luân chuyển thấp cho thấy tồn kho quá nhiều hoặc doanh số bán hàng chậm, dẫn đến tăng chi phí lưu kho.
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho = Chi phí hàng bán (COGS) / Giá trị hàng tồn kho trung bình
🚀 Cách cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho:
- Nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu
- Tối ưu hóa quy trình đặt hàng lại và bổ sung hàng tồn kho
- Tối ưu hóa mức tồn kho để phù hợp với nhu cầu
📖 Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho hàng thương mại điện tử tốt nhất
Lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư
Tỷ suất lợi nhuận gộp trên đầu tư (GMROI) đo lường lợi nhuận của hàng tồn kho bằng cách đánh giá tỷ suất lợi nhuận gộp của doanh nghiệp cho mỗi đô la đầu tư vào hàng tồn kho. Chỉ số này nêu bật hiệu quả tài chính của việc quản lý hàng tồn kho.
GMROI cũng giúp xác định chính xác các mục mang lại lợi nhuận cao nhất và tối ưu hóa kho hàng để đạt kết quả tốt hơn. Việc theo dõi thường xuyên cho phép bạn điều chỉnh giá cả, quản lý kho hàng thông minh hơn và tập trung vào các sản phẩm có lợi nhuận cao, đảm bảo lợi nhuận bền vững.
GMROI = Lợi nhuận gộp / Chi phí tồn kho trung bình
Trong đó, tỷ suất lợi nhuận gộp là chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và chi phí hàng bán (COGS). GMROI cao có nghĩa là hàng tồn kho của bạn mang lại lợi nhuận cao, trong khi GMROI thấp cho thấy sự kém hiệu quả như tồn kho quá nhiều hoặc sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận thấp.
🚀 Cách cải thiện GMROI:
- Tập trung vào các sản phẩm có lợi nhuận cao
- Tối ưu hóa mức tồn kho để giảm chi phí lưu kho
- Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chiến lược định giá
Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho
Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho theo dõi tốc độ hàng tồn kho di chuyển qua chuỗi cung ứng, từ mua đến bán. Chỉ số này cho thấy mức độ hiệu quả của bạn trong việc quản lý hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh hơn giúp giảm chi phí lưu kho và cải thiện dòng tiền, tác động trực tiếp đến chi phí sản xuất. Doanh thu nhanh hơn có nghĩa là chi phí lưu trữ ít hơn và giảm rủi ro sản phẩm hết hạn sử dụng.
Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cũng giúp định hình chiến lược giá cả. Các mục có tốc độ luân chuyển cao có thể chịu được tỷ suất lợi nhuận thấp hơn do khối lượng bán hàng cao hơn, trong khi các mục bán chậm có thể cần giảm giá hoặc khuyến mãi để thanh lý hàng tồn kho.
Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho = Chi phí hàng bán (COGS) / Chi phí hàng tồn kho trung bình
🚀 Cách cải thiện Tốc độ xoay vòng hàng tồn kho:
- Cải thiện dự báo nhu cầu để đảm bảo lượng hàng tồn kho phù hợp với doanh số bán hàng
- Tối ưu hóa quy trình mua hàng và bổ sung hàng tồn kho
- Sử dụng các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá để thanh lý hàng tồn kho bán chậm
📖 Đọc thêm: Phần mềm tối ưu hóa kho hàng tốt nhất
Các phương pháp hay nhất để lựa chọn KPI phù hợp
Việc lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho chuỗi cung ứng có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy. Dưới đây là một số mẹo thực tiễn để giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn:
Điều chỉnh KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh
Hãy tự hỏi bản thân: "Chúng ta thực sự muốn đạt được điều gì?" Mỗi KPI chuỗi cung ứng mà bạn chọn phải liên quan đến các mục tiêu chiến lược cốt lõi của bạn, cho dù đó là giảm chi phí hoạt động, tăng tốc độ giao hàng hay cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
🌻 Ví dụ: Nếu mục tiêu kinh doanh của bạn là cải thiện luồng tiền mặt, hãy tập trung vào các chỉ số như thời gian chu kỳ tiền mặt đến tiền mặt và số ngày bán hàng chưa thanh toán. Nếu trải nghiệm khách hàng là ưu tiên hàng đầu, hãy nhấn mạnh tỷ lệ đơn đặt hàng hoàn hảo và thời gian chu kỳ đơn đặt hàng.
Đảm bảo các chỉ số KPI có thể đo lường và có thể thực hiện được
Các mục tiêu mơ hồ như "hiệu suất tốt hơn" sẽ không giúp bạn tiến xa. Hãy tập trung vào các chỉ số cụ thể, có thể đo lường được mà nhóm của bạn có thể ảnh hưởng.
🌻 Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu "cải thiện quản lý hàng tồn kho", hãy đặt mục tiêu rõ ràng như "giảm số ngày cung cấp hàng tồn kho từ 45 xuống 30 trong quý tiếp theo". Thay thế "Giao hàng nhanh hơn" bằng "Rút ngắn thời gian chu kỳ đơn đặt hàng 10% trong sáu tháng".
Điều này giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và cung cấp cho nhóm của bạn mục tiêu rõ ràng để phấn đấu.
Chọn những gì phù hợp
Không phải mọi chỉ số đều quan trọng đối với mọi người. Tùy chỉnh các chỉ số KPI của bạn cho đối tượng mục tiêu.
🌻 Ví dụ:
- Nhóm kho: Theo dõi vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ hoàn thành đơn hàng để đo lường hiệu quả tồn kho
- Nhóm mua hàng: Tập trung vào thời gian giao hàng của nhà cung cấp và chi phí cho mỗi đơn đặt hàng để hợp lý hóa hiệu suất của nhà cung cấp
- Nhóm dịch vụ khách hàng: Ưu tiên độ chính xác của đơn đặt hàng và thời gian chu kỳ đơn đặt hàng của khách hàng để giữ khách hàng hài lòng
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy để mỗi nhóm tham gia vào việc lựa chọn KPI của họ. Khi các nhóm có quyền quyết định những gì họ đang theo dõi, các chỉ số sẽ trở thành mục tiêu của họ, không chỉ là nhiệm vụ của công ty.
Cần thêm hướng dẫn về cài đặt KPI? Xem video này. 👇
Ít hơn là nhiều
Đừng làm bản thân hoặc nhóm của bạn quá tải bằng cách theo dõi quá nhiều KPI. Việc theo dõi mọi thứ rất hấp dẫn, nhưng điều đó thường gây ra sự nhầm lẫn và làm mất tập trung. Thay vào đó, hãy chọn một vài chỉ số chuỗi cung ứng quan trọng nhất.
- Bắt đầu với 3-5 KPI khóa cho từng lĩnh vực trong chuỗi cung ứng của bạn
- Đối với hàng tồn kho, thay vì theo dõi 15 chỉ số, hãy tập trung vào chỉ số vòng quay hàng tồn kho, số ngày cung cấp và tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
📖 Đọc thêm: Phần mềm theo dõi KPI miễn phí
Kiểm tra các chỉ số KPI thường xuyên
Các chỉ số KPI không cố định; chúng cần phát triển theo sự thay đổi của kinh doanh và điều kiện thị trường. Việc xem xét thường xuyên giúp các chỉ số này luôn phù hợp với mục tiêu hiện tại của bạn.
Tiến hành kiểm tra hàng quý. Đánh giá xem các KPI hiện tại của bạn có mang lại kết quả hay không. Chúng có còn phù hợp với mục tiêu của bạn không?
🌻 Ví dụ: Trong quá trình ra mắt sản phẩm, bạn có thể tập trung vào việc giao hàng đúng hạn và độ chính xác của đơn đặt hàng, nhưng sau đó chuyển sang tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả chi phí.
Triển khai và theo dõi các chỉ số KPI trong chuỗi cung ứng
Việc theo dõi các KPI chuỗi cung ứng có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Với rất nhiều quy trình giám sát, bạn rất dễ mất đi cái nhìn tổng thể. Do đó, bạn cần một phần mềm giúp triển khai và giám sát các KPI chuỗi cung ứng.
Công cụ và công nghệ để theo dõi các chỉ số KPI
Các công cụ phù hợp giúp việc thu thập, tổ chức và phân tích dữ liệu theo thời gian thực trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là một số công cụ thiết yếu cần xem xét:
- Phần mềm thông tin kinh doanh (BI): Cung cấp bảng điều khiển và hình ảnh trực quan theo thời gian thực để theo dõi hiệu suất và nhanh chóng phát hiện xu hướng
- Nền tảng phân tích dữ liệu: Giúp phân tích dữ liệu lịch sử và thời gian thực để phát hiện thông tin hữu ích và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận, đảm bảo theo dõi KPI chính xác và nhất quán
- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng: Giám sát hoạt động logistics, hàng tồn kho và hiệu suất của nhà cung cấp, cung cấp khả năng hiển thị chi tiết các chỉ số KPI chuỗi cung ứng
Một công cụ tuyệt vời không chỉ hiển thị các con số; nó còn kết nối các điểm giữa các chỉ số chuỗi cung ứng và mục tiêu kinh doanh của bạn, giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn, nhanh hơn.
ClickUp làm chính xác điều đó. Đây là một nền tảng toàn diện giúp đơn giản hóa việc theo dõi, phân tích và hành động KPI để giám sát các chỉ số chuỗi cung ứng của bạn tại một nơi với bảng điều khiển KPI chuỗi cung ứng. Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn luôn nắm vững các KPI của mình:
ClickUp Goals để đơn giản hóa việc theo dõi KPI
ClickUp Goals giúp bạn dễ dàng thiết lập, theo dõi và đo lường tiến độ thực hiện các KPI quan trọng. Bạn có thể xác định và chia nhỏ các mục tiêu cụ thể thành các bước hành động có thể thực hiện được, gắn liền với việc theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Ví dụ: quản lý hàng tồn kho không hiệu quả làm tăng tổng chi phí chuỗi cung ứng và làm tắc nghẽn vốn lưu động. Dưới đây là cách ClickUp Goals có thể giải quyết vấn đề này:
Đặt mục tiêu giảm 25% lượng hàng tồn kho dư thừa trong quý tiếp theo. Chia mục tiêu này thành các bước thực hiện cụ thể, chẳng hạn như:
- Thực hiện chiến lược thanh lý hàng tồn kho chậm bán thông qua giảm giá hoặc bán gói
- Hoàn thiện dự báo nhu cầu để đồng bộ hóa mức tồn kho với xu hướng bán hàng thực tế
- Đàm phán với nhà cung cấp để có số lượng đặt hàng tối thiểu linh hoạt hơn
Khi các nhiệm vụ được hoàn thành, ClickUp sẽ tự động cập nhật tiến độ, để bạn luôn biết mình còn bao xa để đạt được mục tiêu.
Bảng điều khiển ClickUp để có thông tin chi tiết theo thời gian thực
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem thời gian thực, có thể tùy chỉnh về các chỉ số KPI chuỗi cung ứng để đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn.
Ví dụ: chậm trễ trong giao hàng có thể làm giảm sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn. Với ClickUp, bạn có thể thiết lập bảng điều khiển chỉ số chuỗi cung ứng theo thời gian thực để theo dõi tỷ lệ giao hàng đúng hạn bằng biểu đồ và thanh tiến độ. Dữ liệu được cập nhật tự động, giúp bạn dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn như chậm trễ do nhân viên kho không đủ người.
Dù là hàng tồn kho, thời gian giao hàng hay chi phí, Bảng điều khiển KPI của ClickUp giúp mọi thứ rõ ràng và tập trung. Nó giúp bạn phát hiện vấn đề sớm, hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, giúp theo dõi hiệu suất trở nên đơn giản và dễ thực hiện.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để thu thập và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ thông tin kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp , bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Tích hợp với hệ thống ERP
Quản lý việc giao hàng đúng hạn có thể là một thách thức, đặc biệt là khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp và thời hạn gấp rút. Sự chậm trễ trong cập nhật thủ công hoặc thông tin liên lạc giữa các nhóm thường dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, khách hàng không hài lòng và chi phí tăng cao.
Tích hợp ClickUp hoạt động liền mạch với các hệ thống Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP), lấy dữ liệu thời gian thực trực tiếp từ các hoạt động chuỗi cung ứng của bạn. Cập nhật trạng thái lô hàng tự động được điền vào các trường tùy chỉnh như ngày giao hàng dự kiến, trạng thái hiện tại và chi tiết nhà vận chuyển. Nhóm của bạn có thể hiển thị ngay lập tức các lô hàng bị trễ hoặc chậm trễ.
Bạn cũng có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để kích hoạt thông báo khi một lô hàng bị chậm trễ hoặc có nguy cơ không giao hàng đúng hạn. Ví dụ: nếu thời gian dự kiến đến của lô hàng chậm hơn 24 giờ, nhóm hậu cần sẽ nhận được cảnh báo để hành động ngay lập tức. Bộ phận mua hàng, hậu cần và dịch vụ khách hàng có thể hợp tác trong thời gian thực để cập nhật cho khách hàng hoặc điều chỉnh dòng thời gian.
Kết quả?
Số lượng hàng hóa giao chậm giảm nhờ các cảnh báo tự động và dữ liệu thời gian thực giúp nhóm của bạn chủ động hơn, từ đó tăng độ tin cậy trong giao hàng và niềm tin của khách hàng.
Quản lý KPI bằng các mẫu
Quản lý KPI trong chuỗi cung ứng thường giống như phải xoay xở giữa độ chính xác của đơn đặt hàng, dòng thời gian giao hàng, doanh thu hàng tồn kho và hiệu quả của nhà cung cấp, đồng thời đảm bảo sự thống nhất giữa các nhóm. Nếu không có công cụ phù hợp, điều này có thể dẫn đến sự cô lập, cập nhật chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội. Mẫu KPI của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và duy trì sự tổ chức.
Hãy tưởng tượng bạn có thể giảm số ngày cung cấp hàng tồn kho (IDS) từ 45 xuống 30 đồng thời cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng và giao hàng đúng hạn. Với các Trường Tùy chỉnh như giá trị mục tiêu, giá trị thực tế và tiến độ, bạn có thể chỉ định các chỉ số chuỗi cung ứng cụ thể cho từng nhóm, theo dõi chúng trong thời gian thực và thực hiện ngay các biện pháp khắc phục khi hiệu suất giảm.
Cảnh báo thời gian thực về sự chênh lệch KPI
Chờ đến cuối tháng để xác định các vấn đề về hiệu suất có thể gây tốn kém. ClickUp cho phép cảnh báo thời gian thực để thông báo ngay cho các nhóm về các sai lệch KPI để họ có thể hành động chủ động.
Ví dụ về trường hợp sử dụng:
- ⚠️ Cảnh báo tỷ lệ hoàn thành thấp: Nếu tỷ lệ hoàn thành giảm xuống dưới 90%, ClickUp sẽ kích hoạt cảnh báo cho nhóm quản lý hàng tồn kho
- ⏳ Thông báo đơn đặt hàng bị chậm trễ: Nếu đơn đặt hàng vượt quá thời gian chu kỳ dự kiến, nhóm hậu cần sẽ được thông báo
- 🔄 Cảnh báo thời gian chu kỳ C2C cao: Nếu thời gian chu kỳ tiền mặt tăng vượt quá ngưỡng, nhóm tài chính sẽ nhận được cảnh báo
Cách thiết lập cảnh báo KPI trong ClickUp?
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa hiệu suất KPI theo thời gian thực
- Đặt Tự động hóa để kích hoạt thông báo dựa trên ngưỡng KPI
- Sử dụng ClickUp Goals để theo dõi tiến độ và tự động cập nhật cho các bên liên quan
- Tích hợp với hệ thống ERP để đồng bộ hóa dữ liệu chuỗi cung ứng và tự động hóa cảnh báo
ClickUp tích hợp liền mạch với email, Slack và Microsoft Teams, đảm bảo cảnh báo đến đúng người ngay lập tức để các sai lệch KPI được xử lý trước khi trở nên nghiêm trọng.
Kiểm soát chuỗi cung ứng của bạn với ClickUp
Quản lý KPI chuỗi cung ứng không nhất thiết phải phức tạp. Với các công cụ mạnh mẽ của ClickUp như Mục tiêu và Bảng điều khiển, bạn có thể dễ dàng theo dõi, phân tích và hành động dựa trên các chỉ số chính trong thời gian thực để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Từ cài đặt mục tiêu rõ ràng đến tự động hóa báo cáo và tích hợp với hệ thống ERP, ClickUp đơn giản hóa mọi bước trong quy trình.
Nó kết hợp theo dõi thời gian thực, báo cáo tự động và tích hợp liền mạch để cung cấp sự rõ ràng và kiểm soát cần thiết để cải thiện hiệu quả, giảm chi phí chuỗi cung ứng và mang lại kết quả.
Cho dù là tối ưu hóa tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số, rút ngắn thời gian chu kỳ hay cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng, ClickUp biến dữ liệu thành hành động trong một nền tảng dễ sử dụng.
Kiểm soát toàn bộ hiệu suất chuỗi cung ứng của bạn ngay hôm nay. Đăng ký ClickUp và nhanh chóng thấy kết quả có thể đo lường được.