Bạn đã từng phải hoàn thành công việc gấp rút trước khi dự án đi vào hoạt động? Hoặc phải xoay xở với các deadline dự án liên tiếp nhau?
Cho dù điều này chỉ thỉnh thoảng hay thường xuyên xuất hiện, nó đều gây ra sự bực bội. Nhưng có một giải pháp: Phương pháp Đường dẫn quan trọng (CPM) và Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình (PERT). Hãy nghĩ về CPM như một GPS để cải tiến và PERT như một bộ tăng áp để thực thi.
Cả hai phương pháp này hiện là tiêu chuẩn vàng của PMO trong các ngành công nghiệp. Kết hợp cả hai, bạn sẽ có được phép thuật quản lý dự án cấp độ cao hơn — Đường dẫn quan trọng PERT.
Blog này giải thích các khái niệm khóa, lợi ích và sáu bước đơn giản để áp dụng chúng, cùng với cách ClickUp có thể giúp bạn thực hiện cả hai một cách liền mạch.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Hiểu về PERT và CPM: PERT tập trung vào việc quản lý các yếu tố không chắc chắn bằng ước lượng thời gian xác suất, trong khi CPM lập bản đồ thời lượng cố định để xác định các công việc quan trọng
- Tại sao bạn nên kết hợp chúng? Kết hợp khả năng thích ứng của PERT với cấu trúc của CPM để quản lý rủi ro, phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch toàn diện và ra quyết định tốt hơn
- Các bước để áp dụng PERT và CPM: Xác định tất cả các hoạt động của dự án và huy động các nhóm liên chức năng Xếp thứ tự các công việc và lập bản đồ các mối phụ thuộc Tạo sơ đồ mạng liên kết các công việc và cột mốc Ước tính thời lượng công việc bằng công thức PERT Xác định đường dẫn quan trọng bằng cách tính toán độ trễ công việc Theo dõi tiến độ và điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết
- Xác định tất cả các hoạt động của dự án và huy động các nhóm liên chức năng tham gia
- Xếp thứ tự các công việc và lập bản đồ các mối phụ thuộc
- Tạo sơ đồ mạng liên kết các công việc và cột mốc
- Ước tính thời lượng công việc bằng công thức PERT
- Xác định đường dẫn quan trọng bằng cách tính toán độ trễ công việc
- Theo dõi tiến độ và điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết
- Các giải pháp giúp vượt qua thách thức Việc theo dõi nhiệm vụ có thể trở nên quá tải và được giải quyết tốt nhất bằng các công cụ chuyên dụng như phần mềm quản lý dự án ClickUp Yêu cầu ước lượng thời gian chính xác và tốn nhiều công sức, điều này được thực hiện tốt nhất bằng các công thức tự động của ClickUp Việc hợp tác với nhiều nhóm trở nên rườm rà và yêu cầu một công cụ tài liệu giàu tính năng như ClickUp Docs
- Việc theo dõi công việc có thể trở nên quá tải và tốt nhất nên được giải quyết bằng các công cụ chuyên dụng như phần mềm quản lý dự án ClickUp
- Yêu cầu ước lượng thời gian chính xác và chuyên sâu, được thực hiện tốt nhất bằng các công thức tự động của ClickUp
- Việc hợp tác với nhiều nhóm trở nên phức tạp và đòi hỏi một công cụ tài liệu giàu tính năng như ClickUp Docs
- Xác định tất cả các hoạt động của dự án và huy động các nhóm liên chức năng tham gia
- Xếp thứ tự các công việc và lập bản đồ các mối phụ thuộc
- Tạo sơ đồ mạng liên kết các công việc và cột mốc
- Ước tính thời lượng công việc bằng công thức PERT
- Xác định đường dẫn quan trọng bằng cách tính toán độ trễ công việc
- Theo dõi tiến độ và điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết
- Việc theo dõi công việc có thể trở nên quá tải và tốt nhất nên được giải quyết bằng các công cụ chuyên dụng như phần mềm quản lý dự án ClickUp
- Yêu cầu ước lượng thời gian chính xác và tốn nhiều công sức, điều này được thực hiện tốt nhất bằng các công thức tự động của ClickUp
- Việc hợp tác với nhiều nhóm trở nên phức tạp và đòi hỏi một công cụ tài liệu giàu tính năng như ClickUp Docs
PERT là gì?
Kỹ thuật đánh giá chương trình (PERT) là một công cụ lập kế hoạch mạng để thiết kế, lên lịch và điều hành các dự án phức tạp. Hãy coi nó như quả cầu pha lê của dự án, giúp bạn tính toán các yếu tố không chắc chắn và dẫn đến một dòng thời gian tối ưu.
Bằng cách nào? Nó tập trung vào ước lượng thời gian chính xác, có xác suất cho từng hoạt động. Việc triển khai nó giúp hình dung các công việc khóa, cột mốc, phụ thuộc và thời lượng hoạt động.
Các thành phần của PERT
Dưới đây là các thành phần khóa tạo nên biểu đồ PERT:
| Thành phần | Ý nghĩa của nó |
|---|---|
| Nút | Đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của các hoạt động Mỗi nút thường là một sự kiện hoặc cột mốc liên quan đến tiến độ của dự án |
| Mũi tên | Hình dung luồng công việc và các mối phụ thuộc trong khi liên kết hai nút. Mỗi mũi tên đại diện cho trình tự và hoạt động cần thiết để đạt được cột mốc tiếp theo |
| Ước lượng thời gian PERT | Mô tả thời gian thực hiện mỗi hoạt động và được đặt phía trên các mũi tên. Mỗi thời lượng PERT được tính toán dựa trên các ước tính lạc quan và bi quan |
Khi tất cả được kết hợp lại, đây là cách nó hoạt động.
Phương pháp PERT nổi bật nhờ khả năng ước lượng thời gian rất chính xác. Các tính toán có tính đến rủi ro để tạo ra dòng thời gian dự án thực tế.
➡️ Đọc thêm: 10 phần mềm tạo biểu đồ PERT cho dự án
Ứng dụng của PERT
Với các thành phần khóa đã rõ ràng, đây là một số ứng dụng tuyệt vời của PERT:
- Phát triển sản phẩm: Theo dõi tiến độ ra mắt sản phẩm mới bằng cách tập trung vào biểu đồ thời gian và cột mốc. PERT giúp các nhóm thống nhất từ giai đoạn ý tưởng đến khi ra mắt thị trường. Ngoài ra, chế độ xem chi tiết của PERT rất phù hợp cho các dự án nghiên cứu và phát triển
- Lập lịch dự án: PERT sắp xếp các công việc theo trình tự để đáp ứng thời hạn, lý tưởng cho việc quản lý các dự án phức tạp. Bằng cách chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, PERT đảm bảo mọi cột mốc đều có thể đạt được
- Phân tích rủi ro: Xác định các khả năng chậm trễ bằng cách ước tính các kịch bản tốt nhất, xấu nhất và có khả năng xảy ra nhất cho mỗi công việc. Giải pháp biểu đồ PERT giúp dự đoán các trở ngại và lập kế hoạch sao lưu. Khi được áp dụng hiệu quả, nó tạo ra một lưới an toàn và bảo vệ bạn khỏi những bất ngờ
- Phân bổ nguồn lực: Bản đồ hóa các công việc phụ thuộc lẫn nhau để phân bổ thành viên và công cụ trong nhóm một cách hiệu quả. Với PERT, bạn có thể tránh được tình trạng tắc nghẽn và quá tải trong nhóm, rất lý tưởng cho các doanh nghiệp phát triển phần mềm
- Lập kế hoạch sự kiện: PERT đơn giản hóa dòng thời gian cho các sự kiện như hội thảo và hội nghị công ty. Nó giúp mọi công việc đi đúng hướng, từ đặt địa điểm đến gửi thư mời
Tuy nhiên, việc tạo biểu đồ PERT phải đơn giản bất kể ứng dụng nào.
Để hỗ trợ bạn, ClickUp cung cấp nhiều mẫu biểu đồ PERT sẵn sàng sử dụng. Chỉ cần vài cú nhấp chuột là bạn có thể sử dụng chúng.
Mẫu biểu đồ PERT của ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp sơ đồ mạng không có giới hạn? Mẫu biểu đồ PERT của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo. Giải pháp kiểu canvas này được thiết kế sẵn với các nút, mũi tên và thời lượng rõ ràng.
Mẫu này cũng có phần chú giải cho người dùng mới. Mọi nội dung trong không gian đó có thể được chuyển thành công việc với ngày đáo hạn, người được giao và mức độ ưu tiên.
➡️ Đọc thêm: Biểu đồ PERT so với biểu đồ Gantt: Ưu điểm, nhược điểm và cách tạo biểu đồ của riêng bạn
Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) là gì?
CPM là một phương pháp lập bản đồ mạng dự án để cải thiện dự án. Trong việc thực hiện dự án, các hoạt động tắc nghẽn là những hoạt động tốn nhiều thời gian và tài nguyên. Đây là những lĩnh vực khóa cần giải quyết và tối ưu hóa để dự án diễn ra suôn sẻ.
CPM trực quan hóa mạng lưới thông qua thời lượng công việc cố định, giúp dễ dàng xác định các hạn chế này. Ngoài ra, phương pháp này còn phát hiện chuỗi công việc phụ thuộc dài nhất (đường dẫn quan trọng của dự án). Kết quả là, bạn có thể tập trung nỗ lực một cách liền mạch và tối ưu hóa các hoạt động tiêu tốn nhiều tài nguyên.
Các khái niệm khóa trong CPM
Sau khi nắm vững các kiến thức cơ bản, chúng ta sẽ tìm hiểu các thành phần chính của phân tích đường dẫn quan trọng.
| Thành phần | Ý nghĩa của nó |
|---|---|
| Nút | Đại diện cho các công việc hoặc hoạt động trong mạng dự án (không giống như PERT) Các nút thường được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật và đôi khi là hình tròn |
| Mũi tên | Chỉ ra trình tự các công việc. Các mũi tên kết nối các nút và hiển thị sự phụ thuộc giữa các hoạt động. |
| Ước lượng thời gian | Được tính là thời lượng cố định cho mỗi hoạt động. Vì chúng là ước tính của nút, chúng được đặt dưới tên hoạt động. Điều này giúp dễ dàng phát hiện đường dẫn quan trọng hơn. |
Không có quy tắc cứng nhắc nào về vị trí của từng thành phần. Tất cả đều được điều chỉnh để đơn giản hóa logic và dễ hiểu hơn. Vì CPM lập bản đồ các công việc có thời lượng cố định, nên không có chỗ cho sự chậm trễ. Do đó, các nhà quản lý dự án cũng tính toán thời gian trôi nổi hoặc thời gian trễ trong mỗi hoạt động để ứng phó với những tình huống bất ngờ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xem lại ý nghĩa của từng thành phần CPM. Mặc dù tương tự như PERT, nhưng mỗi sắc thái nhỏ nhưng quan trọng sẽ thay đổi cách CPM mô tả dự án của bạn.
Ứng dụng của CPM
Dưới đây là một số không gian để sử dụng CPM một cách hiệu quả:
- Đánh giá thiết lập và bảo trì: CPM trực quan hóa các hoạt động thường ngày như cài đặt, thử nghiệm và chạy thử cuối cùng. Phương pháp này lý tưởng để cải thiện các khía cạnh phải lặp lại mà không được sai lệch. Ngoài ra, phương pháp này giúp tránh trùng lặp và chậm trễ tốn kém trong các dự án như thiết lập dây chuyền
- Quản lý quy trình cố định: Cách tiếp cận này đơn giản hóa việc chuẩn bị công trường, công việc nền móng và hoàn thiện. Nó xác định các hoạt động quan trọng để sự chậm trễ trong một công việc không làm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Điều này làm cho nó trở nên hoàn hảo để giữ cho dòng thời gian của các công trình xây dựng lớn đi đúng hướng
- Cải thiện bố cục: CPM tối ưu hóa quy trình làm việc trong các hoạt động tuần tự như thiết lập thiết bị, sản xuất và kiểm tra chất lượng. Bằng cách đi sâu vào các quy trình kỹ thuật, CPM rất hữu ích trong việc giảm thiểu thời gian chết trên các dây chuyền sản xuất
- Hợp lý hóa quy trình xử lý: Nó vạch ra các bước cố định cho các quy trình yêu cầu thực hiện vật lý. Trong logistics, CPM giúp dễ dàng tránh gián đoạn trong việc lưu trữ, truy xuất và vận chuyển vật liệu. Điều này cũng cải thiện luồng tài nguyên và thúc đẩy sự thống nhất giữa công việc và mục tiêu
Mặc dù CPM cũng có thể được áp dụng giống như PERT, nhưng nó phù hợp hơn với các dự án ổn định và nhu cầu khách hàng có thể dự đoán trước. Với thư viện mẫu phong phú, ClickUp còn có các mẫu được thiết kế riêng cho CPM.
🚀 Mẫu phân tích đường dẫn quan trọng của ClickUp
Mẫu Phân tích Đường dẫn quan trọng của ClickUp là giải pháp lý tưởng để phát hiện các trở ngại và chi tiết công việc quan trọng. Biểu đồ Gantt nổi bật của nó dễ dàng lập bản đồ luồng công việc và các phụ thuộc, trong khi Chế độ xem Lịch sắp xếp các công việc và cuộc họp để lập kế hoạch sức chứa của nhóm một cách liền mạch.
Mẫu này cũng có bảng Kanban giúp hiển thị trách nhiệm và trạng thái để mọi thành viên trong nhóm có thể phối hợp nhịp nhàng. Danh sách công việc giúp đơn giản hóa việc xác định đường dẫn quan trọng bằng các trường như ước tính thời lượng.
➡️ Đọc thêm: 10 Phần mềm phân tích đường dẫn quan trọng mạnh mẽ
ClickUp đã giúp chúng tôi loại bỏ việc sử dụng nhiều kênh khác nhau và hợp lý hóa cuộc hội thoại để hành động và giải quyết vấn đề nhanh hơn, trở thành nền tảng duy nhất cho quản lý dự án của chúng tôi…Việc có tất cả các phụ thuộc, vai trò được phân công, công việc được ghi chép đầy đủ và các tài liệu tiêu chuẩn đã được suy nghĩ kỹ lưỡng trong một định dạng có thể tái sử dụng sẽ giúp chúng tôi đạt được mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc nhanh hơn.
ClickUp đã giúp chúng tôi loại bỏ việc sử dụng nhiều kênh khác nhau và hợp lý hóa cuộc hội thoại để hành động và giải quyết vấn đề nhanh hơn, trở thành nền tảng duy nhất cho quản lý dự án của chúng tôi…Việc có tất cả các phụ thuộc, vai trò được phân công, công việc được ghi chép đầy đủ và các tài liệu tiêu chuẩn đã được suy nghĩ kỹ lưỡng trong một định dạng có thể tái sử dụng sẽ giúp chúng tôi đạt được mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc nhanh hơn.
Cách thức hoạt động của PERT và CPM
Có sự khác biệt về trọng tâm và mục đích. PERT nhắm vào những yếu tố không chắc chắn, trong khi CPM tuân thủ lịch trình cố định. Tuy nhiên, nhiều yếu tố vẫn trùng lặp nhau.
Ngoài việc trực quan hóa, PERT quản lý các tình huống giả định, và CPM đảm bảo thời điểm phải thực hiện.
Với khả năng tương thích bẩm sinh như vậy, việc kết hợp cả hai sẽ dễ dàng nâng cao chất lượng thực hiện dự án của bạn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
Kết hợp xác suất với lập lịch xác định
PERT cung cấp ước tính xác suất về thời lượng công việc, trong khi CPM cung cấp một cấu trúc ưu tiên dòng thời gian cố định và lịch trình định trước.
Một bên giảm thiểu rủi ro, bên kia duy trì sự ổn định. Khi kết hợp, các công việc không chắc chắn được tính vào tài khoản PERT, và CPM giữ cho dự án thực hiện theo thời gian thực tế.
Lợi ích của việc sử dụng cả hai kỹ thuật
Dưới đây là bốn lợi ích chính mà bạn chắc chắn sẽ thu được từ đường dẫn quan trọng PERT:
- Quản lý rủi ro tốt hơn: Kết hợp cả hai phương pháp giúp dự đoán sự chậm trễ mà không mất tập trung vào các công việc quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn và xử lý rủi ro một cách hiệu quả
- Phân bổ tài nguyên nâng cao: Khi kết hợp cả hai phương pháp, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hoạt động và hiển thị cột mốc sẽ được cải thiện. Chúng cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về các phụ thuộc trong dự án, ngăn ngừa tình trạng quá tải và các thách thức
- Kế hoạch toàn diện: Họ hình dung các bước cố định và công việc không chắc chắn để thực hiện kế hoạch dự án toàn diện, từ đầu đến cuối. Ngoài ra, sự kết hợp giữa tính linh hoạt và cấu trúc giúp tạo ra dòng thời gian chính xác và hoàn thành dự án một cách suôn sẻ
- Cải thiện quá trình ra quyết định: PERT và CPM cho phép lập dòng thời gian thực tế đồng thời chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ. Đối với những người ra quyết định và các bên liên quan quan trọng, điều này giúp định hình lại sự ổn định và tiến độ của dự án
➡️ Đọc thêm: Muốn hoàn thiện việc theo dõi cột mốc trên một công cụ trực quan hóa khác? Hãy tham khảo Biểu đồ Gantt: Hướng dẫn cơ bản.
Các bước áp dụng PERT và đường dẫn quan trọng trong dự án
Với nền tảng đã được thiết lập, hãy cùng tìm hiểu cách triển khai cả hai công cụ này.
🚀 Tình huống: Chúng tôi cần ra mắt một sản phẩm điện thoại thông minh mới. Dưới đây là sáu bước để áp dụng PERT và CPM cùng nhau.
Bước 1: Xác định các hoạt động của dự án
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc cần thiết cho việc ra mắt.
🚀 Cách thực hiện:
- Phân chia các mục tiêu cấp cao thành các công việc cụ thể (ví dụ: chuẩn bị demo sản phẩm thành phát triển nguyên mẫu và thử nghiệm nguyên mẫu)
- Thu hút tất cả các nhóm đa chức năng để xác định tất cả các bước cần thiết. Tốt hơn nữa, hãy tổ chức một buổi hội thảo hấp dẫn về chủ đề này
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại tất cả các hoạt động trong một tài liệu riêng. Khi nhiều nhóm tham gia, việc lưu giữ tất cả ý tưởng trong một không gian cũng giúp giữ cho mọi thứ được tổ chức.
Bước 2: Xếp thứ tự các hoạt động
Tiếp theo, sắp xếp các công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Ví dụ: bạn không thể kiểm tra nguyên mẫu trước khi phát triển nó, và thiết kế sản phẩm phụ thuộc vào kết quả nghiên cứu thị trường.
🚀 Cách thực hiện:
- Sử dụng bảng tính hoặc công cụ lập kế hoạch để tạo danh sách các công việc theo trình tự
- Lập bản đồ các mối phụ thuộc giữa các công việc. Điều này bao gồm sắp xếp các công việc bạn phải hoàn thành trước khi chuyển sang công việc tiếp theo
Bước 3: Tạo sơ đồ mạng
Hình dung các công việc và sự phụ thuộc của chúng trong sơ đồ mạng.
🚀 Cách thực hiện:
- Vẽ các nút cho từng hoạt động và kết nối chúng bằng các mũi tên thể hiện trình tự
- Đảm bảo có luồng logic từ đầu đến cuối
Bước 4: Ước lượng thời gian cho từng hoạt động
Tính toán ước lượng thời gian PERT và phân bổ thời lượng cho từng công việc.
🚀 Cách thực hiện:
- Ghi lại thời lượng công việc lạc quan, bi quan và khả năng xảy ra nhất
- Sử dụng công thức trung bình có trọng số PERT:
[Thời lượng lạc quan + (4 x Thời lượng có khả năng xảy ra nhất) + Thời lượng bi quan]_____________________________________________________________ 6
- Sau đó, vẽ bản đồ ước tính lên sơ đồ mạng
Bước 5: Xác định đường dẫn quan trọng
Xác định chuỗi công việc phụ thuộc nhau dài nhất trong dự án này.
Lưu ý: Phần đầu tiên (tính toán đường dẫn quan trọng) có nhiều số!
🚀 Cách thực hiện:
- Tiến từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng. Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất có thể của mỗi hoạt động Bắt đầu sớm nhất: Kiểm tra hoạt động trước đó và thêm thời gian Kết thúc sớm nhất của hoạt động đó vào thời lượng công việc PERT của hoạt động hiện tại
- Bắt đầu sớm nhất: Kiểm tra hoạt động trước đó và thêm thời gian Hoàn thành sớm nhất của hoạt động đó vào thời lượng công việc PERT của hoạt động hiện tại
- Bắt đầu sớm nhất: Kiểm tra hoạt động trước đó và thêm thời gian Kết thúc sớm nhất của hoạt động đó vào thời lượng công việc PERT của hoạt động hiện tại
- Hoàn thành sớm nhất: Thêm thời lượng công việc PERT của hoạt động hiện tại với Thời gian bắt đầu sớm nhất của cùng một công việc
Ghi chú: Thời gian hoàn thành sớm nhất của hoạt động cuối cùng là tổng thời lượng của dự án. Ở đây, thời lượng là 70,83 ngày
- Chuyển từ bước dự án trước đó sang bước đầu tiên, bắt đầu với tổng thời lượng dự án. Tại đây, chúng tôi tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc muộn nhất có thể mà không làm chậm trễ dự án Thời gian kết thúc muộn nhất: Thời gian bắt đầu muộn nhất của hoạt động 'tiếp theo', được đặt ở trên trong bảng của bạn, sẽ là thời gian kết thúc muộn nhất của hoạt động hiện tại của bạn
- Hoàn thành muộn nhất: Thời gian bắt đầu muộn nhất của hoạt động 'tiếp theo', được đặt ở trên bảng của bạn, sẽ là thời gian hoàn thành muộn nhất của hoạt động hiện tại của bạn
- Hoàn thành muộn nhất: Thời gian bắt đầu muộn nhất của hoạt động 'tiếp theo', được đặt ở trên bảng của bạn, sẽ là thời gian hoàn thành muộn nhất của hoạt động hiện tại của bạn
- Thời gian bắt đầu muộn nhất: Trừ thời gian hoàn thành muộn nhất của hoạt động hiện tại khỏi thời lượng công việc PERT để tính ra thời lượng bắt đầu mới nhất
- Quá trình tính toán này được gọi là "quá trình lùi", và đây là cách nó hoạt động
- Xác định các công việc không có thời gian trễ. Chỉ những công việc không có thời gian trễ mới là một phần của đường dẫn quan trọng, vì chúng không có thời gian dự phòng cho sự chậm trễ. Thời gian trễ là khoảng thời gian giữa thời gian bắt đầu sớm nhất và muộn nhất (hoặc thời gian hoàn thành sớm nhất và muộn nhất)
- Bây giờ, đánh dấu tất cả các công việc không có thời gian trễ trên sơ đồ mạng để tìm ra Đường dẫn quan trọng (được đánh dấu màu đỏ)
Bước 6: Giám sát và điều chỉnh
Khi quá trình ra mắt tiến triển, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và điều chỉnh dòng thời gian. Ví dụ, đường dẫn quan trọng có thể thay đổi nếu "Thử nghiệm beta" mất nhiều thời gian hơn kế hoạch.
🚀 Cách thực hiện:
- Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc để phản ánh thời lượng thực tế của công việc
- So sánh tiến độ thực tế với lịch trình đã kế hoạch
- Xem lại đường dẫn quan trọng và phân tích xem các nguồn lực của bạn có đang được giải phóng hay đang chịu gánh nặng hơn
- Sửa đổi dòng thời gian, phân bổ nguồn lực và cam kết giao hàng cho khách hàng nếu cần thiết
Thách thức thường gặp và cách vượt qua chúng
Mặc dù đường dẫn quan trọng PERT thúc đẩy tiến độ dự án, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức nhất định.
Dưới đây là danh sách các trở ngại phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải và cách giải quyết chúng:
Theo dõi công việc không hiệu quả
Việc theo dõi các hoạt động trong mạng PERT trở nên khó khăn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Các hoạt động đường dẫn quan trọng cần được giám sát liên tục để đảm bảo không có sự chậm trễ, và nhiều công việc và sự phụ thuộc làm tăng thêm sự phức tạp.
Nếu không có hệ thống hoặc công cụ theo dõi rõ ràng, sự hiểu lầm và việc bỏ lỡ thời hạn là không thể tránh khỏi.
✅ Giải pháp: ClickUp cung cấp một công cụ để trực quan hóa, theo dõi và quản lý các công việc của dự án mà không làm phức tạp sơ đồ mạng PERT.
🚀 Nhiệm vụ ClickUp
Từ tạo/lập nhiệm vụ đến phân công và thực hiện liền mạch — Nhiệm vụ ClickUp là một công cụ quản lý mạnh mẽ. Ngoài việc lập bản đồ các hoạt động của dự án, nó còn cho phép bạn tạo các phụ thuộc nhiệm vụ trong nhiệm vụ. Bằng cách này, luồng dự án sẽ rõ ràng và dễ quản lý.
Công cụ này cũng giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động đường dẫn quan trọng và giữ cho mọi người luôn được cập nhật thông tin. Ngoài ra, bạn có thể đính kèm tài liệu, liên kết trang và công việc con nếu một công việc có nhiều thành phần.
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprint, ClickUp là một công cụ năng động để tổ chức các nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị trên toàn công ty.
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprint, ClickUp là một công cụ năng động để tổ chức các nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị trên toàn công ty.
Đánh giá chủ quan và tốn nhiều tài nguyên
PERT có thể không chính xác nếu không được lập kế hoạch hoặc tính toán cẩn thận. Nó phụ thuộc vào thời lượng công việc chính xác, điều này có thể không đáng tin cậy đối với các dự án mới hoặc không quen thuộc. Ngoài ra, các tính toán của nó có thể khó theo dõi trên sơ đồ mạng.
✅ Giải pháp: ClickUp giúp lập bản đồ các biến số bằng các công thức tự động hóa và được điều chỉnh riêng để giải quyết lỗi của con người và các phép tính tốn tài nguyên.
🚀 Trường Tùy chỉnh ClickUp
Trường Tùy chỉnh ClickUp là một tính năng được thiết kế để đơn giản hóa và mở rộng cách bạn lập bản đồ các biến dự án. Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh các trường dữ liệu để phù hợp với nhu cầu của mình, bao gồm sử dụng logic điều kiện và công thức nâng cao. Ngoài ra, mỗi trường được cập nhật theo thời gian thực, cho dù đó là thời lượng PERT hay thời lượng của từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Nó tập trung tất cả các biến số và áp dụng ngay lập tức cùng một logic trên các trường. Điều này giúp loại bỏ việc sao chép-dán thủ công và các phép tính tốn nhiều tài nguyên. Kết quả? Các ước lượng luôn nhất quán, chính xác và đáng tin cậy.
Quản lý các đầu vào hợp tác
Các dự án thường phụ thuộc vào công việc, đầu vào và ước tính từ nhiều nhóm. Để lập bản đồ mọi thứ một cách chính xác, bạn cần đầu vào từ tất cả các chuyên gia, không phải phỏng đoán. Nhưng nếu không có không gian hợp tác tập trung, mọi thứ sẽ trở nên phức tạp. Đầu vào sẽ xuất hiện rải rác và các chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót.
✅ Giải pháp: Giải pháp là một tài liệu mà mọi người có thể ghi lại ý kiến của mình. Mặc dù ClickUp có tính năng cộng tác trong mọi công cụ, nhưng một công cụ tài liệu nổi bật hơn cả.
🚀 Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là một công cụ chuyên dụng với các tính năng giúp tăng cường sự hợp tác và đơn giản hóa việc lập tài liệu. Nó được thiết kế để lập bản đồ mọi thứ, từ yêu cầu đến giao thức. ClickUp Docs cũng cung cấp tính năng chỉnh sửa trực tiếp và chia sẻ liền mạch, lý tưởng cho nhiều nhóm để liệt kê các hoạt động của dự án.
Công cụ này cũng có tính năng định dạng phong phú để lập bản đồ chi tiết mọi thứ chỉ trong một lần. Ngoài ra, nếu mỗi nhóm cần một không gian riêng, ClickUp Docs cho phép bạn bao gồm nhiều trang con.
Luồng dự án bị phân mảnh
Phương pháp quan trọng PERT tối ưu hóa các dự án thông qua trực quan hóa, nhưng việc lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện thường yêu cầu các công cụ riêng biệt. Điều này có thể dẫn đến sự kém hiệu quả, thiếu sự thống nhất và tiến độ theo dõi tốn nhiều công sức.
✅ Giải pháp: Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là một hệ thống thống nhất. Cách tiếp cận một không gian giúp đơn giản hóa việc trực quan hóa, theo dõi tiến độ và quản lý dự án tích cực. ClickUp cung cấp một nền tảng tất cả trong một để hoàn thiện mọi giai đoạn của dự án PERT của bạn.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp là một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa và thực thi. Phần mềm này có tính năng bảng điều khiển phân tích để theo dõi kết quả từ thông tin chi tiết của sơ đồ PERT.
Đó chưa phải là tất cả. Phần mềm này còn giúp xây dựng quy trình làm việc trực quan và sơ đồ mạng bằng các công cụ trực quan hóa như Bảng trắng ClickUp.
Với hơn 1000 tích hợp, việc kết nối các ứng dụng và tính năng bên ngoài trở nên đơn giản. Các công cụ quản lý dự án tích hợp sẵn cung cấp cập nhật thời gian thực, tự động hóa nâng cao và báo cáo. Nó thậm chí còn có tính năng Biểu đồ Gantt, chế độ xem khối lượng công việc và theo dõi thời gian để tối đa hóa hiệu quả cho dự án và nhóm của bạn.
Ngoài ra, truy cập vào ClickUp Brain, một công cụ AI, giúp giảm công việc thủ công, cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét và tóm tắt mục tiêu.
➡️ Đọc thêm: 12 biểu đồ quản lý dự án hàng đầu
Vượt qua sự chắc chắn và củng cố kế hoạch với ClickUp
Kết hợp đường dẫn quan trọng PERT sẽ biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng. Áp dụng hiệu quả, bạn sẽ có kế hoạch có cấu trúc, giảm thiểu rủi ro và kết quả dự án lành mạnh.
Tóm lại, nó giúp bạn loại bỏ các hạn chót bị bỏ lỡ và những rắc rối không dứt.
Mặc dù hướng dẫn của chúng tôi đã bao gồm tất cả mọi thứ, bạn vẫn cần công cụ phù hợp để kết hợp sức mạnh này vào quản lý dự án. Đó là nơi ClickUp tỏa sáng.
Ngoài hình ảnh ấn tượng, ClickUp còn cung cấp AI và tự động hóa thông minh, quản lý công việc liền mạch và phân tích mạnh mẽ trong một nơi. Sẵn sàng nâng cấp bản đồ dự án của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!