Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách việc cần làm đang điều khiển bạn thay vì bạn điều khiển danh sách đó?
Trợ giúp luôn sẵn sàng. Notion, một công cụ phổ biến để tổ chức mọi thứ ở một nơi, có tính năng chế độ xem lịch mà nhiều người dùng tin cậy. Chế độ xem này cho phép người dùng hình dung các hoạt động đang chờ xử lý và thời hạn của chúng dưới dạng định dạng lịch.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu từng bước cách thêm lịch vào Notion. Sau đó, chúng tôi sẽ xem xét một số giới hạn của công cụ này và chứng minh tại sao một giải pháp thay thế có thể là lựa chọn mạnh mẽ hơn cho nhu cầu lập lịch của bạn.
Hãy bắt đầu ngay! 🙌
Cách tạo Lịch trong Notion
Tạo lịch trong Notion tương đối đơn giản, nhưng không phải lúc nào cũng rõ ràng nếu bạn là người mới sử dụng nền tảng này. Đọc tiếp và bạn sẽ có lịch Notion tùy chỉnh của mình hoạt động ngay lập tức.
Bước 1: Tạo một trang mới `
Bước đầu tiên để tạo Lịch Notion là mở một trong các trang Notion hiện có hoặc tạo một trang mới.
Nếu bạn đang bắt đầu từ đầu, hãy nhấp vào nút Trang mới trong không gian làm việc của bạn. Từ đây, bạn có thể đặt tên cho lịch, thêm biểu tượng, chèn ảnh bìa và thiết lập các phần còn lại theo ý muốn.
Bước 2: Thiết lập cơ sở dữ liệu của bạn
Sau khi thiết lập các trang Notion, bạn phải tạo cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu trong Notion rất linh hoạt, đóng vai trò là xương sống cho nhiều loại tổ chức nội dung.
Để tạo một lịch mới, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Trên trang mới, chọn 'Bảng' từ các tùy chọn nội dung (điều này sẽ tạo một cơ sở dữ liệu cơ bản)
- Thêm các cột như Tên dự án, Ngày đáo hạn, Ưu tiên hoặc bất kỳ trường nào khác có liên quan
- Đổi tên từng cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột và chọn một thuộc tính (ví dụ: văn bản, người, v.v.)
- Nhập dữ liệu vào các hàng của bảng
Cơ sở dữ liệu của bạn đã sẵn sàng!
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu đã có cơ sở dữ liệu trên bất kỳ trang Notion nào đã tạo trước đó.
Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể biến cơ sở dữ liệu hiện có thành bố cục lịch. Hãy xem cách thức hoạt động trong bước tiếp theo.
Bước 3: Chọn chế độ xem lịch
Sau khi đã thiết lập trang và cơ sở dữ liệu, đã đến lúc chuyển sang chế độ xem lịch và tận dụng Notion làm ứng dụng lập lịch công việc của bạn. Ở góc trên bên phải của trang Notion trong cơ sở dữ liệu của bạn, bạn sẽ thấy ba chấm.
Nhấp vào nó và một menu thả xuống sẽ mở ra. Từ các tùy chọn có sẵn, nhấp vào "Bố cục". Chọn "Lịch" để chuyển từ chế độ xem "Bảng" sang chế độ xem khác.
Bây giờ, bạn có chế độ xem lịch cho tất cả các mục nhập của mình. Notion tự động chuyển đổi các thuộc tính hiện có sang chế độ xem này, hiển thị tất cả các công việc và mục nhập đã lên lịch trong định dạng lịch dễ đọc.
Bước 4: Tùy chỉnh lịch của bạn
Bây giờ bạn đã thiết lập lịch, đã đến lúc sử dụng nó cho công việc của mình. Trong Notion, bạn có thể tùy chỉnh lịch bằng cách thêm các thuộc tính khác nhau vào mỗi sự kiện.
Ví dụ: bạn có thể gán các thuộc tính khác nhau cho từng mục nhập, đặt mức độ ưu tiên hoặc trạng thái và thậm chí liên kết đến các trang khác. Bạn cũng có thể kéo và thả công việc giữa các ngày để điều chỉnh thời hạn nhanh chóng.
Một trong những lợi ích của Notion là tính linh hoạt. Nếu bạn đang quản lý nhiều dự án hoặc công việc, bạn có thể lọc lịch để chỉ hiển thị các mục bạn cần tập trung, tránh tình trạng quá tải.
Bước 5: Lên lịch các mục trực tiếp từ lịch
Sau khi thiết lập lịch trực tuyến, bạn có thể tiếp tục lên lịch và đồng bộ các kết quả dự án của mình! Thêm sự kiện, thời hạn và hơn thế nữa bằng cách nhấp vào một ngày trong lịch. Điền các chi tiết, chẳng hạn như mô tả và cộng tác viên.
Bước 6: Điều chỉnh cài đặt lịch
Đừng quên tinh chỉnh cài đặt lịch của bạn. Ví dụ: Notion cho phép bạn chọn tuần bắt đầu vào một ngày cụ thể, chọn múi giờ và hiển thị công việc ở các chế độ xem khác nhau tùy theo sở thích của bạn. Tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn, bạn có thể chuyển đổi giữa tổng quan hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Giới hạn của việc sử dụng Notion để tạo lịch
Mặc dù tạo lịch trong Notion rất hữu ích, nhưng nền tảng này có một số giới hạn có thể cản trở hiệu quả của nó đối với các nhóm lớn hơn hoặc quy trình làm việc phức tạp hơn. Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải:
- Thiếu tính năng nhắc nhở gốc: Yêu cầu tích hợp với các công cụ bổ sung để gửi thông báo, gây bất tiện cho người dùng đang tìm kiếm giải pháp tất cả trong một
- Tùy chỉnh hình ảnh giới hạn: Cung cấp hình ảnh cơ bản với các tùy chọn tối thiểu về mã màu hoặc bố cục tùy chỉnh, cản trở khả năng hiển thị lịch trình phức tạp trong nháy mắt
- Không có cách sâu sắc để cấu hình các phụ thuộc: Thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao như phụ thuộc công việc, khiến các nhóm quản lý dự án lớn khó theo dõi tác động của sự chậm trễ đối với kết quả công việc
- Quá tải thông tin: Gây lộn xộn và quá tải cho người dùng quản lý nhiều dự án, làm giảm khả năng mở rộng cho khối lượng công việc lớn
- Theo dõi thời gian giới hạn: Yêu cầu tích hợp bên ngoài để theo dõi thời gian hiệu quả, có thể không đáp ứng nhu cầu của người dùng cần chức năng quản lý thời gian tích hợp sẵn
Những giới hạn này có thể khiến lịch Notion không phù hợp với người dùng có nhu cầu lập lịch phức tạp hoặc những người cần tích hợp liền mạch với các hệ thống lịch khác. May mắn thay, một giải pháp mạnh mẽ hơn đã khắc phục những giới hạn này và cung cấp các tính năng còn mạnh mẽ hơn.
Xem thêm: 15 Phần mềm thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất cho Notion
Tạo Lịch với ClickUp
Nếu bạn lo lắng về việc gặp trở ngại khi thiết lập các dự án và công việc phức tạp trên lịch Notion, ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Là một công cụ quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện có thể tăng năng suất của bạn đáng kể.
Chế độ xem Lịch của ClickUp hoạt động rất hiệu quả; cho dù bạn đang sắp xếp các cam kết cá nhân, quản lý khối lượng công việc của nhóm hay điều phối nhiều dự án, ClickUp mang đến trải nghiệm lịch giúp lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi một cách liền mạch.
Hãy xem Lịch của ClickUp có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn như thế nào bằng cách cung cấp sự linh hoạt và sức mạnh hơn những gì bạn có thể đã trải nghiệm với Notion.
Đọc thêm: ClickUp Vs. Notion: Công cụ tài liệu tốt nhất để lựa chọn trong năm 2024
Chế độ xem Lịch hợp nhất và thông minh trên tất cả các dự án
Hãy tưởng tượng: thay vì phải chuyển qua lại giữa nhiều lịch hoặc cố gắng xem các kết quả công việc của bạn phù hợp với nhau như thế nào, bạn có thể xem tất cả các dự án của mình ở một nơi. Đó chính xác là những gì Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn làm.
Đây không chỉ là danh sách việc cần làm hoặc lịch sự kiện đơn giản. Trong cùng một không gian, bạn có thể lấy các sự kiện từ nhiều dự án, hiển thị thời hạn và thậm chí lên lịch và quản lý các cuộc họp.
Cần thay đổi thời hạn hoặc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của sản phẩm cần giao? Không có vấn đề gì. Giao diện mô-đun giúp di chuyển các sự kiện trở nên vô cùng dễ dàng, dễ hơn nhiều so với việc điều chỉnh các mục nhập trong Lịch Notion theo cách thủ công.
Ngoài ra, ClickUp cho phép bạn tận dụng AI cho chế độ xem lịch. Trình quản lý dự án AI của ClickUp Brain cung cấp thông tin cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng và thông minh trong Chế độ xem Lịch, nên bạn không cần chuyển đổi sang màn hình khác để kiểm tra.
Như Mike Coombe, MCM Agency, đã chia sẻ,
Với sự bổ sung của ClickUp AI, tôi làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết! Nó giúp tôi tiết kiệm 3 lần thời gian so với trước đây dành cho các công việc quản lý dự án. Nó không chỉ nâng cao năng suất của tôi mà còn khơi dậy sự sáng tạo của tôi.
Với sự bổ sung của ClickUp AI, tôi làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết! Nó giúp tôi tiết kiệm 3 lần thời gian so với trước đây dành cho các công việc quản lý dự án. Nó không chỉ nâng cao năng suất của tôi mà còn khơi dậy sự sáng tạo của tôi.
Bạn muốn có một lịch được sắp xếp trực quan hơn? ClickUp cho phép bạn gán mã màu cho các nhiệm vụ, thêm Trường Tùy chỉnh và điều chỉnh chế độ xem để điều chỉnh lịch theo nhu cầu của bạn.
Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất mà không bị quá tải bởi thông tin. Bạn đang tổ chức các dự án hoặc nỗ lực của nhóm? Mã hóa màu theo mức độ ưu tiên, thành viên nhóm hoặc loại dự án để lịch của bạn rõ ràng nhất có thể
Những tính năng này làm cho ClickUp trở nên hoàn hảo cho những người quản lý nhiều dự án quy mô lớn hoặc các sản phẩm dựa trên nhóm — điều mà Lịch Notion không thể theo kịp.
Tích hợp Lịch Google liền mạch
Một trong những tính năng nổi bật giúp ClickUp vượt trội hơn Notion là tính năng tích hợp Lịch Google nâng cao. Với tính năng đồng bộ hai chiều, mọi cập nhật bạn thực hiện trong ClickUp sẽ tự động phản ánh trong lịch của bạn và ngược lại. Tính năng tích hợp này là một bước đột phá cho những người phải xoay xở giữa lịch cá nhân và lịch công việc.
Bạn không còn phải lo lắng về việc đặt lịch trùng hoặc bỏ lỡ cuộc họp vì quên đồng bộ giữa các công cụ. Tất cả đều được thực hiện tự động cho bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hoặc những người có lịch trình linh hoạt, cần quản lý thời gian trên các nền tảng khác nhau.
Cũng nên đọc: 20 mẫu Lịch Google miễn phí cho năm 2024
Quản lý và theo dõi thời gian: hơn cả việc lên lịch đơn giản
ClickUp không chỉ là một công cụ lịch; nó là một hệ thống quản lý thời gian và hướng dẫn năng suất hoàn chỉnh. Hãy tưởng tượng bạn có một ngày bận rộn với các cuộc họp, công việc và thời hạn. ClickUp không chỉ giúp bạn lên lịch các sự kiện này mà còn cho phép bạn theo dõi thời gian của mình.
Đối với freelancer, các công ty hoặc bất kỳ ai làm việc trong các dự án dựa trên khách hàng, tính năng này rất hữu ích để thanh toán cho khách hàng hoặc đơn giản là theo dõi thời gian làm việc của bạn.
Hơn nữa, các nhắc nhở và thông báo của ClickUp đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ cuộc họp hoặc thời hạn quan trọng. Bạn có thể đặt nhắc nhở tự động cho cả nhiệm vụ riêng lẻ và toàn bộ dự án, giúp bạn luôn nắm vững công việc của mình.
Cũng nên đọc: 10 mẫu lịch miễn phí trong Excel, Google Trang tính và ClickUp
Mẫu lịch để tăng năng suất
Chúng ta đều đã từng trải qua cảm giác này: nhìn chằm chằm vào lịch trống rỗng và không biết bắt đầu từ đâu. Bắt đầu từ con số không có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt là khi phải quản lý lịch trình bận rộn hoặc các dự án phức tạp.
Tại sao phải mất thời gian thiết lập lịch từ đầu khi ClickUp đã có các mẫu tối ưu hóa, có thể tùy chỉnh để lập kế hoạch, giúp bạn bắt đầu chỉ với một cú nhấp chuột? Dưới đây là phân tích chi tiết về hai mẫu nổi bật có thể thay đổi cách bạn quản lý thời gian và công việc.
Mẫu Lập kế hoạch Lịch ClickUp
Khi bạn phải xoay xở giữa nhiều dự án, cuộc họp và thời hạn, Mẫu Lập kế hoạch Lịch ClickUp giống như một trợ lý có tổ chức bên cạnh bạn. Đây không chỉ là một lịch cơ bản, mà còn là một công cụ năng động cho phép bạn quản lý mọi thứ, từ công việc hàng ngày đến mục tiêu dài hạn, tất cả ở một nơi.
Mặc dù mẫu này cung cấp cấu trúc tuyệt vời ngay từ đầu, nhưng sức mạnh thực sự của nó nằm ở tính linh hoạt. Bạn có thể điều chỉnh mẫu này dựa trên nhu cầu chính xác của mình. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc để ra mắt sản phẩm, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh như giai đoạn ra mắt, phân công nhóm và phụ thuộc công việc. Nếu bạn cần một công cụ lập kế hoạch hàng ngày, chỉ cần giảm bớt độ phức tạp là bạn đã có một công cụ cá nhân dễ quản lý.
Mẫu Lập kế hoạch lịch của ClickUp cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem tùy theo mục tiêu của bạn. Muốn xem tất cả các sự kiện trong tuần này? Sử dụng chế độ xem lịch hàng tuần. Cần một góc nhìn rộng hơn? Chuyển sang chế độ xem hàng tháng.
Nếu bạn đang quản lý nhiều dự án của nhóm, mẫu này giúp bạn dễ dàng hình dung khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm, đảm bảo công việc được phân phối đồng đều và hoàn thành đúng hạn. Bạn thậm chí có thể tích hợp các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp để theo dõi thời gian dành cho từng công việc trong chính Chế độ xem Lịch, biến nó thành một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa năng suất.
Mẫu danh sách việc cần làm trong Lịch ClickUp
Không phải mọi dự án đều yêu cầu kế hoạch phức tạp, và đó là lý do tại sao Mẫu danh sách việc cần làm trong Lịch ClickUp rất có giá trị. Mẫu này được thiết kế cho các cá nhân hoặc nhóm cần một cách hợp lý để theo dõi các công việc hàng ngày, việc vặt hoặc các dự án nhỏ mà không bị lộn xộn.
Mẫu này được thiết kế cho những người dùng cần một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả. Cho dù bạn đang quản lý danh sách việc cần làm hàng ngày cho cá nhân hay theo dõi các công việc cho một dự án nhỏ, Mẫu danh sách việc cần làm trong Lịch sẽ cung cấp cho bạn một cấu trúc rõ ràng, có tổ chức, giúp bạn tập trung vào những việc cần làm.
Đôi khi, bạn chỉ cần một danh sách để theo dõi các ưu tiên của mình. Mẫu này cho phép bạn nhanh chóng đặt thời hạn, chỉ định ưu tiên và đánh dấu các mục đã hoàn thành.
Một tính năng độc đáo của mẫu này là khả năng thiết lập công việc lặp lại. Ví dụ: giả sử bạn cần theo dõi một dự án vào mỗi thứ Hai hoặc gửi báo cáo hàng tuần. Trong trường hợp đó, mẫu này có thể tự động điền các công việc đó, giúp bạn không phải nhập thủ công cùng một công việc mỗi lần.
Chọn ClickUp để có trải nghiệm lịch mạnh mẽ
Cả Notion và ClickUp đều là những ứng dụng lịch chia sẻ hữu ích. Mặc dù Lịch Notion rất tốt cho việc lập lịch cơ bản và quản lý nhiệm vụ, nhưng nó có thể không cung cấp độ sâu và tính linh hoạt mà nhiều người dùng cần cho các quy trình công việc phức tạp hơn. Mặt khác, ClickUp cung cấp một giải pháp tích hợp mạnh mẽ hơn, bao gồm mọi thứ từ dòng thời gian dự án đến theo dõi thời gian và quy trình công việc tùy chỉnh.
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải chuyển đổi giữa các công cụ hoặc tìm cách khắc phục những hạn chế của Notion, hãy dẫn đầu với ClickUp. Với các tính năng nâng cao, tích hợp liền mạch và tùy chỉnh linh hoạt, ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.