Chọn công cụ tài liệu phù hợp giống như chọn loại cà phê hoàn hảo — bạn cần một thứ phù hợp với quy trình làm việc, giúp nhóm của bạn tràn đầy năng lượng và không để lại vị đắng.
Đối với người dùng Almanac Docs, cảm giác như món ăn yêu thích của bạn bị lấy ra khỏi kệ. Với việc Almanac Docs ngừng hoạt động vào ngày 31 tháng 1 năm 2025, nhiều người dùng đang tìm kiếm một công cụ tài liệu mới, mạnh mẽ hơn.
Một lựa chọn thay thế phổ biến cho nó là Notion. Notion rất tuyệt vời nhờ tính linh hoạt và phạm vi tính năng, khiến nó trở thành lựa chọn hấp dẫn cho những người bị bỏ rơi sau khi Almanac ngừng hoạt động.
Hãy cùng tìm hiểu cách hai công cụ hợp tác Almanac và Notion so sánh với nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh Almanac và Notion, các tính năng nâng cao, mức độ dễ sử dụng và tính đa dạng của chúng, đồng thời giới thiệu một giải pháp thay thế hoàn hảo cho Almanac và Notion (đó là ClickUp ). Hãy bắt đầu.
Almanac là gì?
Almanac là một nền tảng quản lý tài liệu hợp tác được thiết kế để hợp nhất các tài liệu chuyên nghiệp và hợp lý hóa quy trình phê duyệt của nhóm.
Các tính năng chính của Almanac bao gồm:
- Chỉnh sửa tài liệu cộng tác
- Không gian làm việc và thư mục dành riêng cho quản lý tài liệu
- Thư viện các mẫu có thể tùy chỉnh cho các loại tài liệu khác nhau
- Bình luận, phản hồi và phê duyệt tài liệu trong ứng dụng
Tuy nhiên, với việc Almanac Docs sắp ngừng hoạt động, những người dùng thường xuyên của nó đang tìm kiếm các giải pháp thay thế đáng tin cậy. Vì vậy, trước khi đi sâu vào so sánh, hãy cùng đánh giá các tính năng tốt nhất của Almanac.
Các tính năng tốt nhất của Almanac
Các tính năng của Almanac phù hợp với các nhóm duy trì kiểm soát phiên bản nghiêm ngặt đối với từng tài liệu được chia sẻ. Dưới đây là một số tính năng nổi bật cho đến nay:
Tính năng #1: Theo dõi cột mốc
Almanac thay thế dấu thời gian bằng các cột mốc để giúp bạn dễ dàng điều hướng lịch sử công việc của mình.
Tính năng theo dõi cột mốc cho phép các nhóm đặt các cột mốc quan trọng trong tài liệu, từ xác định mục tiêu cụ thể đến cài đặt thời hạn và theo dõi tiến độ trực tiếp trong tệp. Hơn nữa, tính năng này cho phép bạn liên kết quy trình phê duyệt tài liệu với các cột mốc cụ thể, từ đó cải thiện khả năng giám sát và trách nhiệm giải trình của dự án.
Công cụ này hoạt động hiệu quả nhất cho các dự án yêu cầu giám sát và phối hợp cẩn thận, đặc biệt là cho các dự án ra mắt sản phẩm, chiến dịch tiếp thị hoặc các vụ kiện pháp lý phức tạp.
Tính năng #2: Chỉnh sửa cộng tác thời gian thực
Trình chỉnh sửa tài liệu của Almanac cho phép nhóm của bạn làm việc trên một tài liệu cùng lúc. Nghĩa là, bạn có thể:
- Xem các thay đổi khi chỉnh sửa diễn ra trong thời gian thực
- Xác định ai đã chỉnh sửa tài liệu thông qua thẻ tên cho tất cả những người đang hoạt động trên tài liệu
- Gạch chân và ghi chú các điểm quan trọng
- Đánh thẻ người và để lại nhận xét cho họ trên tài liệu
Tuy nhiên, nó rất hữu ích cho các nhóm cần đồng tác giả tài liệu. Một số ví dụ bao gồm nhóm tiếp thị nội dung, nhóm pháp lý soạn thảo hợp đồng hoặc nhóm sản phẩm phát triển hướng dẫn sử dụng.
Bài đọc bổ sung: Khám phá cách tạo mẫu tài liệu hiệu quả.
Tính năng #3: Quản lý quy trình làm việc tài liệu
Công cụ quản lý quy trình làm việc của Almanac giúp hợp lý hóa quá trình tạo/lập tài liệu. Bạn có thể thiết lập quy trình phê duyệt, phân công công việc cho các bộ phận (và thành viên nhóm) cụ thể, đồng thời theo dõi tiến độ hoàn thành tài liệu trong các giai đoạn của dự án.
Kết hợp với khả năng tích hợp của Almanac với các công cụ bên thứ ba phổ biến, phương pháp quản lý quy trình làm việc này giúp giảm thiểu điểm nghẽn và đảm bảo tài liệu của bạn được xem xét và phê duyệt đúng hạn.
Giá cả của Almanac
- Miễn phí vĩnh viễn
- Nhóm (dành cho nhóm nhỏ): 59 USD/tháng
- Pro (dành cho nhóm đang phát triển): 149 USD/tháng
- Enterprise (dành cho các nhóm tùy chỉnh): Giá tùy chỉnh
Bạn có biết? Almanac được thành lập vào năm 2019 bởi CEO Adam Nathan tại San Francisco.
Notion là gì?
Notion là một không gian làm việc kỹ thuật số kết hợp các chức năng ghi chú, quản lý dự án, theo dõi công việc, tạo/lập cơ sở kiến thức, tổ chức dữ liệu và hoạt động chung của nhóm vào một nền tảng duy nhất.
Giống như một phần mềm wiki nội bộ công ty, Notion giúp bạn tổ chức công việc, quản lý công việc, tạo danh sách việc cần làm và cộng tác trong thời gian thực để quản lý dự án tốt hơn.
Sự linh hoạt này giúp Notion trở thành công cụ tuyệt vời để cải thiện quản lý kiến thức và loại bỏ các silo dữ liệu trong tổ chức.
Nhưng Notion còn có nhiều điều thú vị hơn nữa. 👇
Các tính năng tốt nhất của Notion
Điểm mạnh chính của Notion nằm ở kiến trúc của nó. Một không gian làm việc đơn giản, gọn gàng và đa chức năng, có thể điều chỉnh để phù hợp với các nhu cầu dự án đa dạng trong các tổ chức.
Dưới đây là một số tính năng chính của không gian làm việc thống nhất này:
Tính năng #1: Cơ sở dữ liệu Notion
Cơ sở dữ liệu của Notion là tập hợp các trang Notion được liên kết với nhau, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
Bạn có thể tùy chỉnh các cơ sở dữ liệu này với nhiều loại trường và thuộc tính khác nhau, từ văn bản và số đến ngày tháng và hộp kiểm.
Sử dụng Relations và Rollups, bạn có thể liên kết các thuộc tính hoặc cơ sở dữ liệu giữa các trang và xác định mối quan hệ giữa các mục để quản lý dữ liệu động.
Ví dụ: cơ sở dữ liệu công việc có thể được liên kết với lịch dự án, tự động cập nhật dòng thời gian khi công việc được thêm hoặc hoàn thành.
Tính năng #2: Tích hợp khả năng AI
Notion tích hợp AI vào nền tảng của mình để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể:
- Sử dụng AI để tự động điền các trường dữ liệu và thuộc tính với nội dung/dữ liệu phù hợp từ cơ sở dữ liệu của bạn
- Tạo, chỉnh sửa và định dạng nội dung bằng Notion AI writer
- Hỏi và Đáp để trả lời các câu hỏi về nhóm, dự án cụ thể và hơn thế nữa bằng cách tìm kiếm trong không gian làm việc
Tính năng #3: Tùy chỉnh mạnh mẽ và mẫu
Notion chứa hàng ngàn mẫu sẵn có để lập kế hoạch cá nhân và theo dõi năng suất (ngay cả trong tài khoản miễn phí) để giúp nhóm của bạn luôn nắm rõ khối lượng công việc và nhiệm vụ của mình.
Cho dù là bảng dự án cho các lĩnh vực khác nhau hay ghi chú cuộc họp cho các tương tác âm thanh-video với các nhóm từ xa, giao diện kéo-thả cho phép bạn sắp xếp lại nội dung một cách tự do và thích ứng với hầu hết mọi quy trình làm việc.
Tính năng #4: Tùy chọn xem nhiều chế độ và chuyển đổi danh sách
Việc hiển thị thông tin từ cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng trên Notion, vì nó hỗ trợ hiển thị dữ liệu ở nhiều chế độ xem. Chọn từ bảng, bảng Kanban và các phương tiện hiển thị dữ liệu khác để hiểu rõ hơn về nhu cầu của sản phẩm, khách hàng và dịch vụ của bạn.
Tương tự, danh sách chuyển đổi và các phần có thể thu gọn cho phép bạn ẩn và hiển thị nội dung có liên quan, giữ cho trang gọn gàng và tập trung vào các chỉ số cần thiết.
Bạn sẽ thấy tính năng này cực kỳ hữu ích trong các tình huống quản lý dự án, khi các thành viên trong nhóm có thể cần các chế độ xem khác nhau cho cùng một tập dữ liệu.
Giá cả của Notion
- Miễn phí vĩnh viễn
- Ưu đãi đặc biệt: $12/tháng
- Kinh doanh: 18 USD/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Bài đọc bổ sung: Học cách sử dụng Notion AI
Almanac và Notion: So sánh tính năng
Trong khi Almanac phù hợp nhất cho các tổ chức cần kiểm soát tài liệu nghiêm ngặt và hợp tác có cấu trúc, Notion cung cấp một không gian làm việc hợp nhất linh hoạt, được hỗ trợ bởi AI cho các công việc ngoài quản lý tài liệu.
Dưới đây là đánh giá nhanh so sánh các tính năng của từng nền tảng:
Tính năng #1: Tính năng quản lý tài liệu và cộng tác
Almanac nổi trội trong quản lý tài liệu với tính năng chỉnh sửa cộng tác thời gian thực và phần mở rộng kiểm soát phiên bản mạnh mẽ. Nó cũng cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên một tài liệu cùng lúc.
Mặc dù Notion cung cấp các tính năng tương tự, nhưng nó tích hợp các tính năng này trên nhiều định dạng nội dung khác nhau, từ ghi chú và công việc đến cơ sở dữ liệu. Cuối cùng, Notion trở thành một nền tảng đa năng, tất cả trong một để quản lý wiki kiến thức, tài liệu và dữ liệu.
🏆Người chiến thắng: Trong cuộc so sánh giữa Almanac và Notion, Notion giành chiến thắng vì nó có thể cộng tác và quản lý một kho lưu trữ tài liệu lớn, gần như hoạt động như một trung tâm dữ liệu.
Tính năng #2: Khả năng quản lý công việc và dự án
Các nhóm phát triển phần mềm sử dụng Notion để theo dõi báo cáo lỗi và lên lịch sprint trên chế độ xem bảng Kanban. Mức độ tích hợp này cho phép quản lý dự án nhanh chóng, trong đó các thay đổi được phản ánh trên các cơ sở dữ liệu phụ thuộc.
Khả năng xem dữ liệu dưới dạng danh sách, lịch hoặc bảng của Notion giúp nhiều bên liên quan, như nhà phát triển, nhà tiếp thị và quản lý dự án, có thể kết nối với cùng một dữ liệu cơ bản thông qua các chế độ xem khác nhau.
Mặt khác, các hàm quản lý dự án của Almanac được thiết kế chặt chẽ cho các dự án sử dụng nhiều tài liệu. Các nhóm phát triển sản phẩm có thể sử dụng tính năng này để theo dõi tài liệu cùng với các giai đoạn như hình thành ý tưởng ban đầu và báo cáo tuân thủ quy định.
🏆Người chiến thắng: Giữa Notion và Almanac, Notion chiếm ưu thế trong quản lý dự án vì nó tạo và liên kết cơ sở dữ liệu để quản lý công việc, lập kế hoạch sprint và phân bổ tài nguyên phức tạp.
Tính năng #3: Tùy chỉnh mẫu và hệ sinh thái tích hợp
Người dùng Notion có thể nhanh chóng tạo tài liệu bằng các mẫu có thể tùy chỉnh cho các quy trình công việc như giới thiệu khách hàng và đường ống nội dung. Thay vì các biểu mẫu tĩnh, các mẫu Notion đi kèm với các khối xây dựng động như trình theo dõi tiến độ, hộp kiểm và thậm chí cả video nhúng.
Tốt hơn nữa, Notion hoạt động nhanh chóng với các công cụ phổ biến của bên thứ ba như Slack, Trello, Google Drive, Microsoft Office, v.v. Do đó, các nhóm có thể lấy dữ liệu từ các nền tảng khác và giữ tất cả các công cụ của họ kết nối với nhau.
Ví dụ: nhóm sản phẩm của bạn có thể tích hợp lộ trình của họ trong Notion với bảng Trello! Và nếu bạn đang cố gắng học cách tạo wiki cho công ty, Notion cũng làm khá tốt việc này.
🏆Người chiến thắng: Xét đến tính hữu dụng giới hạn của Almanac đối với các công việc liên quan đến tài liệu, Notion vượt trội hơn hẳn về các yếu tố này.
Almanac vs. Notion trên Reddit
Nhiều người dùng Reddit thích Notion vì tính linh hoạt trong quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu. Nó cải thiện năng suất thông qua các tùy chọn cá nhân hóa mẫu và đơn giản hóa các nhiệm vụ quản lý dự án.
Bảng điều khiển cá nhân của tôi chỉ hiển thị các công việc phải hoàn thành trong ngày, được phân loại theo dự án (hoặc lĩnh vực). Tôi có thể chuyển đổi để xem dòng thời gian của các công việc khác trong dự án (hoặc lĩnh vực) đó. Tôi sử dụng chế độ xem bảng điều khiển này để thiết lập công việc vào buổi sáng, phân loại công việc trong ngày, sau đó tổng kết và điều chỉnh ngày hoàn thành khi cần thiết khi kết thúc công việc.
Bảng điều khiển cá nhân của tôi chỉ hiển thị các công việc phải hoàn thành trong ngày, được phân loại theo dự án (hoặc lĩnh vực). Tôi có thể chuyển đổi để xem dòng thời gian của các công việc khác sắp tới trong dự án (hoặc lĩnh vực) đó. Tôi sử dụng chế độ xem bảng điều khiển này để thiết lập vào buổi sáng, phân loại công việc trong ngày, sau đó tổng kết và điều chỉnh ngày hoàn thành khi cần thiết khi kết thúc công việc.
Dù Notion có hấp dẫn đến đâu, nhiều người dùng Almanac vẫn yêu thích tính năng 'phiên bản giống Git' của công cụ này. Công cụ này tập trung vào tài liệu hóa, cho phép người dùng lập kế hoạch và ghi chép từng chi tiết nhỏ nhất của dự án.
Almanac có một số điểm tương đồng với GitHub ở tính năng kiểm soát nhánh – điều này có thể rất hữu ích, nhưng tôi lo ngại về quá trình học tập cách làm việc này khi tôi cần hướng dẫn những người chưa quen với việc lập kế hoạch và ghi chép tài liệu.
Almanac có một số điểm tương đồng với GitHub ở tính năng kiểm soát nhánh – điều này có thể rất hữu ích, nhưng tôi lo ngại về quá trình học tập cách làm việc này khi tôi cần hướng dẫn những người chưa quen với việc lập kế hoạch và ghi chép tài liệu.
Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Almanac và Notion
Với việc Almanac ngừng hoạt động và những giới hạn của Notion, điều quan trọng là tìm kiếm các công cụ quản lý không gian làm việc kỹ thuật số có thể làm tất cả mọi việc. Và ClickUp đã trở thành một nền tảng duy nhất đáp ứng tất cả nhu cầu năng suất của bạn.
Một công cụ quản lý dự án giàu tính năng như ClickUp sẽ giúp bạn có được sự kết hợp mạnh mẽ giữa tính linh hoạt trong quản lý, khả năng tùy chỉnh cao cấp và hơn 1.000 tích hợp.
Từ cộng tác tài liệu đến tận dụng AI để giảm khối lượng công việc thủ công, bạn phải thử nghiệm xem công cụ tài liệu dự án này có thể trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc của bạn hay không. Tin tưởng chúng tôi, ứng dụng này thực sự nổi bật so với các ứng dụng khác.
ClickUp vượt trội hơn #1: Quản lý tài liệu nâng cao
Các tính năng tạo tài liệu của ClickUp Docs được thiết kế để thay đổi cách các nhóm của bạn cộng tác trên các tệp kỹ thuật số. Kết hợp nhiều định dạng nội dung được liên kết với các nhiệm vụ và chuyển đổi nhận xét thành các hành động có thể thực hiện được, đồng thời định dạng tài liệu của bạn bằng bảng, tiêu đề lớn, chỉ mục và hơn thế nữa.
Tốt hơn nữa, bạn có thể tạo các trang lồng nhau và trang con trong tài liệu để phản ánh ý định kiểm soát phiên bản. Các nhóm của bạn cũng có thể chỉnh sửa các tài liệu này trên nhiều nền tảng đồng thời và làm việc với các tính năng bình luận nâng cao trên các phần cụ thể.
ClickUp vượt trội hơn #2: Tính năng dựa trên AI
ClickUp Brain cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn liên quan đến tài liệu và dự án được ghi lại. Ngoài ra, các nhắc nhở dựa trên AI giúp dự án của bạn đi đúng hướng mà không cần can thiệp thủ công hàng ngày.
Đừng quên, AI writer hoạt động như một công cụ tạo/lập nội dung, giúp bạn tạo báo cáo, email và thậm chí là bản tin nội bộ trong vài giây.
Ưu điểm thứ 3 của ClickUp: Mẫu Wiki toàn diện
Quan trọng nhất, Mẫu Wiki của ClickUp cung cấp cho các nhóm của bạn một nơi tập trung tất cả dữ liệu dự án được thu thập từ các nguồn nội bộ và bên ngoài. Trung tâm dữ liệu tập trung này cho phép tất cả các bộ phận truy cập thông tin theo yêu cầu, loại bỏ sự cần thiết phải có những cuộc hội thoại tốn thời gian để tìm kiếm tài liệu phù hợp.
Tùy chỉnh theo phong cách thương hiệu của bạn, chỉ định chủ sở hữu và người đóng góp cho từng tệp và tạo danh sách toàn bộ quy trình (SOP) — tất cả trong ClickUp.
Lưu trữ mẫu: Ngoài ra, hãy xem các Mẫu Wiki tuyệt vời này để tìm thêm các định dạng phù hợp với nhu cầu của bạn.
Công cụ nào tốt hơn cho quản lý không gian làm việc: Almanac, Notion hay ClickUp?
Almanac có thể đã chiếm lĩnh không gian quản lý tài liệu trong một thời gian dài. Nhưng kể từ khi nó ngừng hoạt động, Notion và ClickUp đang thu hút nhiều sự chú ý hơn.
Thực tế, khi nói đến năng suất trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, các nhóm của bạn không thể chấp nhận sự thỏa hiệp.
Các hàm dễ sử dụng và tính năng liên tục được nâng cấp của ClickUp đã giúp các tổ chức có thể sử dụng một công cụ đa năng. Và theo chúng tôi, đây là sự lựa chọn tốt nhất cho mọi nhu cầu của bạn.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và xem bạn có đồng ý không nhé!